ESTRATTO DAL VERBALE DELLE DELIBERAZIONI DELLA GIUNTA COMUNALE. Deliberazione N. 376 Seduta del 20/12/2012

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1 ESTRATTO DAL VERBALE DELLE DELIBERAZIONI DELLA GIUNTA COMUNALE Deliberazione N. 376 Seduta del 20/12/2012 Oggetto: AUTORIZZAZIONE PER L'ACCESSO ALLE BANCHE DATI DEL COMUNE DI PISTOIA PER LA FRUIBILITA' TELEMATICA DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E DEI GESTORI DEI PUBBLICI SERVIZI CHE NE FACCIANO RICHIESTA PER L'ADEMPIMENTO DEI PROPRI COMPITI ISTITUZIONALI - ADOZIONE SCHEMA TIPO DI CONVENZIONE L anno il giorno venti del mese di Dicembre alle ore 11:00 nel Palazzo Comunale e nella sala delle proprie sedute, si e riunita la Giunta Comunale. Sono intervenuti i Signori : Qualifica Componente Presente Sindaco BERTINELLI SAMUELE S Vice Sindaco BELLITI DANIELA S Assessore TUCI MARIO S Assessore LOMBARDI GINEVRA VIRGINIA N Assessore BECHERI ELENA S Assessore NUTI TINA N Totale: Presenti n. 4 Assenti n. 2 Partecipa il Vice Segretario Generale del Comune, Dr.ssa VITALE DARIA Il Presidente BERTINELLI SAMUELE da atto che il numero dei presenti e quello richiesto dalla legge per poter validamente deliberare. Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 1

2 LA GIUNTA COMUNALE Udita la relazione dell Assessore Daniela Belliti in merito all argomento in oggetto; PREMESSO che: gli Enti Locali ai sensi degli artt. 12, comma 1, e 14, comma 1, del Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267 Testo Unico delle Leggi sull'ordinamento degli Enti Locali (TUEL) Esercitano i compiti conoscitivi e informativi concernenti le loro funzioni in modo da assicurare, anche tramite sistemi informativo-statistici automatizzati, la circolazione delle conoscenze e delle informazioni fra le amministrazioni, per consentirne, quando prevista, la fruizione su tutto il territorio nazionale.; Il comune gestisce i servizi elettorali, di stato civile, di anagrafe, di leva militare e di statistica. Il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico sulla documentazione amministrativa, contiene disposizioni relative alla semplificazione della documentazione amministrativa prevedendo in particolare all art. 43 comma 4 che : Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali; gli articoli 46 e 47 del sopra citato DPR introducono e disciplinano rispettivamente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà; l art. 71, stesso DPR, regolamenta le modalità di attuazione dei controlli sulla veridicità delle dichiarazioni stabilendo che: Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47. (R) 2. I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall'amministrazione procedente con le modalità di cui all'articolo 43 consultando direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi. (R) 3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di tale irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (R) 4. Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi consentono di cui all'articolo 2, l'amministrazione competente per il rilascio della relativa Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 2

3 certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi. (R) - il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale (d ora in avanti CAD ), così come modificato ed integrato dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale, a norma dell articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69 stabilisce che: art. 50. Disponibilità dei dati delle pubbliche amministrazioni.1. I dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l uso delle tecnologie dell informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, alle condizioni fissate dall ordinamento, da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dai privati; restano salvi i limiti alla conoscibilità dei dati previsti dalle leggi e dai regolamenti, le norme in materia di protezione dei dati personali ed il rispetto della normativa comunitaria in materia di riutilizzo delle informazioni del settore pubblico. 2. Qualunque dato trattato da una pubblica amministrazione, con le esclusioni di cui all articolo 2, comma 6, salvi i casi previsti dall articolo 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, è reso accessibile e fruibile alle altre amministrazioni quando l utilizzazione del dato sia necessaria per lo svolgimento dei compiti istituzionali dell amministrazione richiedente, senza oneri a carico di quest ultima, salvo per la prestazione di elaborazioni aggiuntive; è fatto comunque salvo il disposto dell articolo 43, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Al fine di rendere possibile l utilizzo in via telematica dei dati di una pubblica amministrazione da parte dei sistemi informatici di altre amministrazioni l amministrazione titolare dei dati predispone, gestisce ed eroga i servizi informatici allo scopo necessari, secondo le regole tecniche del sistema pubblico di connettività di cui al presente decreto. Art 58. Modalità della fruibilità del dato1. Il trasferimento di un dato da un sistema informativo ad un altro non modifica la titolarità del dato. 2. Ai sensi dell articolo 50, comma 2, nonché al fine di agevolare l acquisizione d ufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica predispongono, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, apposite convenzioni aperte all adesione di tutte le amministrazioni interessate volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico. Le convenzioni valgono anche quale autorizzazione ai sensi dell articolo 43, comma 2, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del DigitPA provvede al monitoraggio dell attuazione del presente articolo, riferendo annualmente con apposita relazione al Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione e alla Commissione per la valutazione, la trasparenza e l integrità delle amministrazione pubbliche di cui all articolo 13 del Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 3

4 decreto legislativo 27 ottobre 2009, n bis. In caso di mancata predisposizione delle convenzioni di cui al comma 2, il Presidente del Consiglio dei Ministri stabilisce un termine entro il quale le amministrazioni interessate devono provvedere. Decorso inutilmente il termine, il Presidente del Consiglio dei Ministri può nominare un commissario ad acta incaricato di predisporre le predette convenzioni. Al Commissario non spettano compensi, indennità o rimborsi.3-ter. Resta ferma la speciale disciplina dettata in materia di dati territoriali. Richiamati inoltre i seguenti atti: - le Linee Guida per la stesura di convenzioni per la fruibilità di dati delle pubbliche amministrazioni, emanate da DigitPA in data 22 aprile 2011 che forniscono indicazioni riguardo al contenuto delle suddette convenzioni con particolare riferimento agli impegni assunti ed alle garanzie fornite dall Amministrazione richiedente l accesso alle banche dati, definito Ente Fruitore, al riconoscimento della titolarità della banca dati, all individuazione delle responsabilità del fruitore, alla durata della convenzione, alle modalità di accesso ed alle modalità per l individuazione dei responsabili del trattamento, le misure di sicurezza, la privacy e i livelli di servizio; - il Decreto Legislativo 30 marzo 2003, n.196 Codice in materia di protezione dei dati personali ( Codice della Privacy ); - l art. 15 della Legge 12 novembre 2011, n. 183 Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (cd. Legge di Stabilità 2012 )che ha introdotto nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive prevedendo in particolare che con decorrenza 1 gennaio 2012 le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide ed utilizzabili solo nei rapporti tra privati mentre nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e dei gestori di pubblici servizi, i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni di cui agli artt.46 e 47 del DPR 445/2000, prevedendo altresì che per l attuazione degli accertamenti e controlli previsti dagli articoli 43 e 71, oltre alle convenzioni quadro ex articolo 58 del CAD le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire e verificare la trasmissione dei dati o l accesso diretto degli stessi da parte delle amministrazioni procedenti - la Direttiva del Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione n. 14 del 22 aprile 2011 Adempimenti urgenti per l applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive che ne illustra gli adempimenti attuativi; - i pareri del Garante per la protezione dei dati personali in materia di consultazione diretta dei dati anagrafici per via telematica; - Legge 24 dicembre 1954, n Ordinamento delle anagrafi della popolazione residente ; - Decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223 Approvazione del nuovo regolamento anagrafico della popolazione residente ; - il Decreto Legislativo 25 luglio 1998, n. 286 Testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell immigrazione e norme sulla condizione dello straniero ; Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 4

5 - la Legge 5 febbraio 1992, n. 91 Nuove norme sulla cittadinanza e ss.mm.ii.; - il Decreto del Presidente della Repubblica 12 ottobre 1993, n. 572 Regolamento di esecuzione della legge 5 febbraio 1992, n.91, recante nuove norme sulla cittadinanza ; - il Decreto del Presidente della Repubblica 14 settembre 2011, n. 179 Regolamento concernente la disciplina dell accordo di integrazione tra lo straniero e lo Stato, a norma dell articolo 4-bis, comma 2, del testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell immigrazione e norme sulla condizione dello straniero, di cui al decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286 ; - Legge 27 ottobre 1988, n. 470 Anagrafe e censimento degli italiani all estero ; - Decreto del Presidente della Repubblica 6 settembre 1989, n. 323 Approvazione del regolamento per l esecuzione della Legge 27 ottobre 1988, n. 470, sull anagrafe ed il censimento degli italiani all estero ; - La Circolare n. 33 del della Direzione Centrale per i Servizi Demografici del Ministero dell Interno che ha richiesto ai Prefetti di sollecitare i Sindaci nell attuazione delle norme sopra indicate e agevolare l applicazione delle nuove disposizioni; Dato atto che: - Il Comune di Pistoia già da tempo rende disponibili una notevole quantità di dati ed informazioni a richiesta di altre Pubbliche Amministrazioni e gestori di pubblici servizi per le finalità istituzionali loro proprie, attraverso accordi singoli e procedure che non sempre sono omogenee. - Sussistono le condizioni tecnologiche ed organizzative per consentire l accesso dei dati detenuti dal Comune di Pistoia con modalità idonee a garantire la tutela della privacy e la sicurezza delle medesime banche dati; - in particolare sono oggetto di interesse alla fruibilità le banche dati gestite dall U.O. Demografici da parte delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali e per l attuazione degli accertamenti e controlli previsti dagli articoli 43 e 71 del DPR 445/2000, Preso atto che: - gli Enti Fruitori dei dati possono essere solo le Pubbliche Amministrazioni ed i Gestori di pubblici servizi che hanno necessità di accedere ai dati trattati dal Comune di Pistoia per l esercizio dei propri fini istituzionali o ai fini di agevolare l acquisizione d ufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 del DPR 445/ che le Linee Guida attuative dell art. 58 del CAD individuano all art. 3.1.i destinatari delle medesime come segue: tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni,le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio industria artigianato ed Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 5

6 agricoltura e loro associazioni, tutti gli Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli Enti del Servizio sanitario nazionale, l Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni e le agenzie di cui al D. Lgs n. 300/1999 (art. 1 comma 2 del D. Lgs. 165/2001); le società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della p.a. come individuate dall ISTAT; i gestori di servizi pubblici e gli organismi di diritto pubblico. Ritenuto, al fine di dare piena attuazione ai dettati normativi sopra ricordati ed alle finalità sopra indicate attraverso una uniforme gestione dei rapporti, che sia necessario: - Autorizzare la fruibilità dei dati contenuti nelle banche dati demografiche agli enti fruitori rappresentati dalle pubbliche amministrazioni e dai gestori di servizi pubblici e gli organismi di diritto pubblico. - Approvare lo schema di convenzione allegato (Allegato A) predisposto secondo le Linee Guida emanate dalla DigitPA contenente tutte le garanzie ivi previste e riguardanti in particolare il riconoscimento della titolarità della banca dati in capo al Comune di Pistoia, l individuazione delle responsabilità dell Ente fruitore, le limitazioni di responsabilità del Comune di Pistoia, gli oneri economici, la durata della convenzione, redatto d intesa con il Servizio Personale, Comunicazione e Informatica; - Demandare al dirigente responsabile degli uffici Demografici la stipulazione delle singole convenzioni e i conseguenti adempimenti comunicativi alla DigitPA previsti dalle Linee Guida. Dato atto che: - con Delibera del C.C. n. 75 del e' stato approvato il bilancio di previsione anno 2012; - con Delibera del C.C. n. 123 del e' stato approvato l assestamento generale al bilancio di previsione anno 2012; con Delibera di Giunta Comunale n.331 del è stato approvato il PEG anno 2012, che prevede tra gli obiettivi dell amministrazione l obiettivo R16.02 denominato ANAGRAFE ON-LINE allo scopo di consentire alle Pubbliche Amministrazioni ed ai privati gestori di servizi pubblici tramite apposite convenzioni di accedere direttamente ai dati anagrafici in possesso dell anagrafe, anche per la verifica delle autocertificazioni. Visto il parere di regolarità tecnica, rilasciato ai sensi dell art. 49, 1 comma del D.Lgs. 267/2000, dal Dirigente del Servizio Entrate, Demografici e Decentramento, Dr.ssa Daria Vitale, allegato all originale della presente; Visto il D.Lgs. 267/2000; Ritenuto di dover provvedere in ordine a tutto quanto sopra; Preso atto della proposta formulata dal Dirigente competente; Ad unanimità di voti dei presenti e partecipanti alla votazione; Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 6

7 DELIBERA 1) di aderire al sistema individuato dalla normativa vigente ed in particolare dalle Linee Guida, richiamate in narrativa, in modo da agevolare la circolazione delle conoscenze e delle informazioni fra le amministrazioni, nonché la semplificazione della documentazione amministrativa, attraverso l accesso alle banche dati demografiche del Comune di Pistoia; 2) di autorizzare la fruibilità dei dati contenuti nelle banche dati demografiche agli enti fruitori rappresentati dalle pubbliche amministrazioni e dai gestori di servizi pubblici e gli organismi di diritto pubblico; 3) di approvare lo schema di convenzione allegato alla presente deliberazione quale parte integrante, (Allegato A) predisposto secondo le Linee Guida emanate dalla DigitPA contenente tutte le garanzie ivi previste e riguardanti in particolare il riconoscimento della titolarità della banca dati in capo al Comune di Pistoia, l individuazione delle responsabilità dell Ente fruitore, le limitazioni di responsabilità del Comune di Pistoia, gli oneri economici, la durata della convenzione; 4) di demandare al dirigente responsabile degli uffici Demografici la stipulazione delle singole convenzioni e i conseguenti adempimenti comunicativi alla DigitPA previsti dalle Linee Guida; 5) di trasmettere copia della presente deliberazione ai responsabili preposti alle seguenti strutture per i provvedimenti connessi e conseguenti di attuazione: - Dr. Raffaele Pancari Segretario Comunale - Dr.ssa Daria Vitale Dirigente Servizio Entrate, Demografici e Decenramento - Dott.ssa Annarita Settesoldi - Dirigente del Servizio Personale, Informatica e Comunicazione; Dr. Franco Ancillotti Dirigente Servizio Finanziario e Patrimonio 6) di comunicare la presente deliberazione ai Capigruppo consiliari, ai sensi dell art. 125 del D.lgvo 18 Agosto 2000, n ENTRA L ASSESSORE TINA NUTI. Del. G.C.n. 376 del 20/12/ Foglio n. 7