Enterprise Content Management. Terminologia. KM, ECM e BPM per creare valore nell impresa. Giovanni Marrè Amm. Del., it Consult

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1 KM, ECM e BPM per creare valore nell impresa Giovanni Marrè Amm. Del., it Consult Terminologia Ci sono alcuni termini che, a vario titolo, hanno a che fare col tema dell intervento KM ECM BPM E20 Enterprise Content Management

2 Enterprise 2.0 Il termine Enterprise 2.0 descrive un insieme di approcci organizzativi e tecnologici orientati all abilitazione di nuovi modelli organizzativi basati sul coinvolgimento diffuso, la collaborazione emergente, la condivisione della conoscenza e lo sviluppo e valorizzazione di reti sociali interne ed esterne all organizzazione. Dal punto di vista organizzativo l'enterprise 2.0 è volto a rispondere alle nuove caratteristiche ed esigenze delle persone ed a stimolare flessibilità, adattabilità ed innovazione. Dal punto di vista tecnologico l Enterprise 2.0 comprende l applicazione di strumenti di social computing riconducibili al cosiddetto Web ovvero blog, wiki, RSS e folksonomie e, in un accezione allargata, l adozione di nuovi approcci tecnologici ed infrastrutturali come SOA, BPM, RIA e di nuovi modelli di offerta come il Software-as-a-Service. Enterprise Content Management Enterprise content management (ECM) è un "umbrella term" che descrive una visione e un framework tecnologico per l integrazione di una ampia gamma di tecnologie e di formati. ECM costituisce uno spettro di capacità e può essere disponibile come servizi di base - basic content services (BCS) o come full ECM.

3 Business Process Management Competenze individuali Fattori Tecnologici Business Process Un insieme strutturato tt rato di attività ità da eseguire da diversi attori (persone o sistemi) per ottenere un risultato definito La gestione per processi favorisce il lavoro per obiettivi e la produzione di output specifici Spesso si ottiene senza modificare la struttura organizzativa, ma gli uffici divengono fornitori di risorse ai proc. input PROCESSO output Competenze organizzative Business Process Management (BPM) Un sistema manageriale per la gestione e l automazione dei processi di business Implica l utilizzo della tecnologia software (BPMS) BPM: i must Modellazione dei processi di business Effettuata attraverso un linguaggio grafico, intuitivo ma rigoroso I modelli non devono essere semplici disegni, ma devono essere intesi come oggetti vivi 4 proprietà fondamentali dei modelli Espliciti formalizzati graficamente e consultabili Intuitivi comprensibili sia alle persone dell IT che a quelle del business Reali che riflettano gli effettivi processi in uso Attivi con esecuzione automatica a partire dai workflow e raccolta di metadati dall esecuzione

4 Knowledge Management Il KM - Gestione della Conoscenza è l'insieme linsieme delle metodologie e degli strumenti informatici che consentono di raccogliere, capitalizzare, distribuire la conoscenza delle persone che formano una organizzazione Altre definizioni Davenport e Prusak: l insieme delle azioni che catturano, distribuiscono e favoriscono il riutilizzo della conoscenza Maglitta: la capacità di mappare la distribuzione della Conoscenza di un sistema organizzativo e trasformarla in valore per l impresa, attraverso la creazione di soluzioni che ne facilitino la mobilizzazione Myers: i processi di identificazione e gestione della Conoscenza catturata dell organizzazione ECM & BPM vs. E20 & KM ENTERPRISE 2.0 KNOWLEDGE MANAGEMENT ECM BPM

5 ECM & BPM vs. E20 & KM ECM BPM ECM e BPM sono parzialmente sovrapposte e, insieme ad altre componenti, fanno parte sia di Enterprise 2.0 che di KM D ora innanzi, per catturare alcune prassi e tecnologie, parleremo quindi di KM Un paragone Il MOTORE Gli AIRBAG L intera AUTO Le RUOTE I SEDILI

6 Un paragone Il MOTORE Il BPM (business process mngmt) Gli AIRBAG Le app. verticali (che possono da sole giustificare l investim.) L intera AUTO Il KM (knowledge mngmt) Le RUOTE L infrastruttura di rete I SEDILI L ECM (enterprise content mngmt) Architettura Enterprise Portal BPMS eople mngmt P Search c. mngmt Do We eb 2.0 Un nified Comm

7 Architettura: un esempio Un nified Comm We eb 2.0 Search Doc.mngmt WF KMAP DM People mngmt BPMS p Enterprise Portal DM Collaboration Mash up Mash-up Directory Database josh: cos è Una piattaforma software enterprise basata su tecnologie Microsoft Componenti server e client essenzialmente web Dotato di 3 moduli fondamentali 1. Sistema Documentale Avvolge ed estende Microsoft SharePoint Server 2. Sistema di Mappatura delle Competenze 3. Sistema di Gestione dei Processi Un completo sistema software di BPM SharePoint non è solo il sottosistema doc. Gli strumenti client sono ospitati nel portale L utente ha tutte le caratteristiche di collaboration Moduli aggiuntivi verticali per Conservazione Sostitutiva e Protocollo Informatico a norma Pag. 7

8 Workflow esempio Workflow: Task activity

9 Mappatura Ruoli e Competenze Quali benefici Sono tanti, tutti con una ricaduta economica, anche se in molti casi sono di difficili da misurare, specie ex-ante In genere gli investimenti sono giustificabili anche considerando solo ciò che è facile misurare Ad esempio Solvay Solexis ci ha raccontato t che in pochi mesi sono rientrati da un investimento solo misurando il minor tempo impiegato dalle risorse in un unico processo di gestione delle modifiche di un impianto chimico

10 Quali benefici (2) Scavolini ha usato una esigenza impellente, facilmente misurabile e budgetabile, come occasione per dotarsi di una infrastruttura completa di knowledge management Conservazione sostitutiva a norma basata su josh e SharePoint Reattività il beneficio n 1 Efficienza: oggi resta necessaria ma non è più sufficiente Agilità ed Efficacia: questo KM migliora radicalmente la Reattività dell impresa Ad es. il modello dei processi è comprensibile agli esperti di dominio (e non solo dall IT) usato come i/f utente di monitoraggio ed assegnazione di task soprattutto, è eseguibile direttamente. I cambiamenti ai processi e alle risorse che eseguono il lavoro si fanno molto più facilmente e velocemente di qualunque software ad-hoc Ciò comporta, come sostiene Gartner, operational excellence and business agility.

11 Altre fonti sul KM Sul sito Questa e le altre presentazioni del Knowledge Box Autumn 2009 articoli white paper recensioni Grazie per l attenzione!

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