ALLEGATO SUB 1 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015

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1 ALLEGATO SUB 1 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Comune di Bareggio Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei Documenti e dell Archivio (artt. 3 e 5 DPCM 31/10/2000; DPCM 3/12/2013)

2 Sommario SEZIONE 1. DISPOSIZIONI GENERALI Ambito di applicazione Definizioni dei termini Area organizzativa omogenea Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Unicità del protocollo informatico Modello operativo adottato per la gestione dei documenti... 5 SEZIONE 2. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Formato dei documenti informatici Sottoscrizione dei documenti informatici Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche... 7 SEZIONE 3. RICEZIONE DEI DOCUMENTI Ricezione dei documenti informatici Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Ricevute attestanti la ricezione dei documenti e Conservazione delle ricevute PEC Apertura della posta e ricevimento della documentazione cartacea... 9 SEZIONE 4. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Documenti soggetti a registrazione di protocollo Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti Registrazione dei documenti interni Segnatura di protocollo Annullamento delle registrazioni di protocollo Differimento dei termini di protocollazione Registro di emergenza SEZIONE 5. DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dei responsabili dei servizi, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale e altri tipi di verbalizzazioni previsti dalla legge o da regolamenti, pubblicazioni all albo on line e notifiche Documentazione di gare d'appalto Gestione delle fatture elettroniche Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell ente, lettere anonime e documenti non firmati Documenti inviati via fax Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza Allegati Documenti di competenza di altre amministrazioni Oggetti plurimi Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Modelli pubblicati Gestione della posta elettronica Produzione di copie cartacee di documenti informatici Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 2

3 5.14 Trasmissioni telematiche Sito Internet Istituzionale SEZIONE 6. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Assegnazione Consegna dei documenti informatici Consegna dei documenti analogici SEZIONE 7. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Classificazione dei documenti Formazione e identificazione dei fascicoli Processo di formazione dei fascicoli Modifica delle assegnazioni dei fascicoli Fascicolo ibrido Tenuta dei fascicoli dell archivio corrente Movimentazione dei fascicoli dall archivio SEZIONE 8. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL ESTERNO Spedizione dei documenti informatici Spedizione dei documenti analogici SEZIONE 9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO Documenti soggetti a scansione Processo di scansione SEZIONE 10. CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei Manuale di Conservazione Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software SEZIONE 11. ACCESSO Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione Accesso esterno Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 3

4 SEZIONE 1. DISPOSIZIONI GENERALI 1.1 Ambito di applicazione Il presente manuale è adottato ai sensi della normativa vigente (allegato 18) per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell Amministrazione e dei documenti relativi ai servizi dati in gestione esterna (Allegato n. 15). Il manuale è adottato dalla Giunta comunale con suo provvedimento proprio, su proposta del Responsabile del Servizio Archivistico, dopo avere ricevuto il nulla osta della competente Soprintendenza archivistica. Su iniziativa del Responsabile del servizio archivistico il manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista. Le modifiche al manuale sono comunicate alla Soprintendenza archivistica. Per la modifica o l aggiornamento di uno o più allegati è sufficiente l adozione degli stessi da parte della Giunta Comunale. Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell Amministrazione e la pubblicazione all albo on-line degli atti di adozione e revisione. 1.2 Definizioni dei termini Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato al DPCM 3/12/2013 (Allegato n. 1). 1.3 Area organizzativa omogenea Ai fini della gestione dei documenti, è individuata con provvedimento Delibera della Giunta Comunale n 154 del (allegato n. 11) una sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata Comune di Bareggio, composta dall insieme di tutte le sue unità organizzative come da elenco allegato (Allegato n. 2). Il codice identificativo dell area è c_a652. Per qualsiasi informazione statistica relativa all Amministrazione comunale si rimanda alle pagine del sito: Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 4

5 1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell area organizzativa omogenea, ai sensi della normativa vigente, è istituito, con Deliberazione di G.C. n 154 del (allegato n. 11) il Servizio archivistico per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, di seguito denominato Servizio Archivistico. Il servizio ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il responsabile del servizio (Allegato n.11) svolge le funzioni attribuitegli dalla normativa vigente. L Ente ha individuato il Responsabile della Conservazione (Allegato n.11). Durante l assenza del responsabile è nominato un sostituto. 1.5 Unicità del protocollo informatico La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all anno solare ed è composta da almeno sette numeri, sono possibili registrazioni particolari (Allegato n. 3). Il sistema informatico di gestione del protocollo è sintonizzato per il calcolo dell ora all Istituto Galileo Ferraris di Torino. L Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari che non siano quelle individuate nell elenco allegato (Allegato n. 3). Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso. 1.6 Modello operativo adottato per la gestione dei documenti Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo parzialmente decentrato che prevede la partecipazione attiva di più soggetti abilitati a svolgere soltanto le operazioni di loro competenza di cui all elenco allegato (Allegato n. 2). Le abilitazioni sono rilasciate dal responsabile del servizio archivistico. I dati in entrata e quelli in uscita sono gestiti dalle UU.OO. di cui all allegato n. 2. Si rimanda all allegato n. 15 per il dettaglio delle società che gestiscono documenti e dati informatici per conto dell ente. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 5

6 SEZIONE 2. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dall Amministrazione Comunale da quanto previsto dal presente manuale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni: - denominazione dell'amministrazione, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dall amministrazione (carta intestata); - indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; - indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica certificata dell'ente); - data: luogo, giorno, mese, anno; - destinatario, per i documenti in partenza -oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto); - classificazione (categoria, classe e fascicolo); - numero degli allegati, se presenti; - numero di protocollo; - testo; -indicazione dello scrittore del documento (nome e cognome anche abbreviato); - estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); - sottoscrizione autografa o digitale del responsabile. 2.2 Formato dei documenti informatici Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. L originale è informatico e dotato di firma digitale. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronica adeguata a seconda della tipologia documentaria, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale, sono recepiti dal sistema e convertiti in uno dei formati standard previsti. In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del servizio archivistico, in veste di pubblico ufficiale. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 6

7 2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di digitale. Tutti i Responsabili di Settore ed alcuni dipendenti con specifiche mansioni, in base all organigramma dell Ente pubblicato sul sito internet comunale, sono dotati di firma digitale. L Ente ha stipulato un contratto di fornitura di servizio di firme digitali con un certificatore accreditato (allegato n.16). L assegnazione della firma digitale spetta al Responsabile dei Servizi Informativi, su richiesta dei Responsabili di Settore dell Ente e/o del Segretario Generale. Il responsabile dei Sistemi Informativi dell Ente ha l obbligo del controllo della scadenza dei certificati di firma e del loro eventuale rinnovo, di concerto coi responsabili di settore. 2.4 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche Le eventuali modifiche alle tipologie di documentazione sottoposta a trattamento specifico e a registrazione particolare sono evidenziate nell allegato elenco (Allegato n. 3). Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull opportunità della protocollazione, si rimanda alla Sezione 5 Documentazione particolare. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 7

8 SEZIONE 3. RICEZIONE DEI DOCUMENTI 3.1 Ricezione dei documenti informatici Un documento informatico può essere recapitato: - a mezzo posta elettronica certificata (PEC); - a mezzo posta semplice; - tramite trasmissioni telematiche ; - tramite cooperazione applicativa; - su supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, etc,) consegnato all ufficio competente il procedimento. In questo caso, l ufficio ricevente verifica la compatibilità del supporto presentato e la leggibilità dello stesso e lo consegna all ufficio protocollo per la relativa registrazione. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile solo al Servizio Archivistico. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente, ovvero non siano dotati di firma elettronica e si renda necessario attribuire agli stessi efficacia probatoria, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine, protocollato, smistato, assegnato e gestito. La valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quello di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del procedimento amministrativo. Per l'indirizzo della casella di posta elettronica certificata si rimanda al sito istituzionale dell Ente. Il responsabile del Servizio Archivistico provvede a rendere pubblico l indirizzo di posta certificata e a trasmetterlo all Ente Preposto ai sensi della normativa vigente, Nel caso di ricezione di documenti informatici e PEC su altri indirizzi mail comunali, il ricevente richiederà al mittente l invio all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente, al fine di garantirne la corretta registrazione. Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica si veda quanto previsto all articolo Ricezione dei documenti su supporto cartaceo I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all ente attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta al Servizio Archivio, abilitato dall'amministrazione al ricevimento della documentazione; Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 8

9 c) apparecchi telefax. I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Quelli arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei e devono essere consegnati al servizio archivistico entro il giorno lavorativo successivo alla loro ricezione. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente correlati tra loro. Non è pertanto consentito, in nessun caso, l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l Amministrazione. L Ufficio protocollo non è competente a ricevere alcuna documentazione relativa ai servizi esternalizzati (Allegato n. 15). 3.3 Ricevute attestanti la ricezione dei documenti e Conservazione delle ricevute PEC La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita o dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con apposizione della segnatura di protocollo (etichetta) e del timbro Copia per utente - o dalla ricevuta, generata automaticamente dalla procedura di protocollo informatico. Qualora non sia possibile procedere all immediata protocollazione del documento, la ricevuta della consegna può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno di ricezione. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. Le ricevute delle PEC, in quanto documenti informatici, sono salvate ogni giorno nell archivio digitale della procedura di protocollo informatico e sono soggette alle operazioni di conservazione secondo quanto previsto dal Piano di Sicurezza Informatica. Il sistema elettronico associa in automatico le ricevute delle PEC al protocollo di trasmissione. 3.4 Apertura della posta e ricevimento della documentazione cartacea Il Servizio archivistico apre tutta la corrispondenza cartacea pervenuta all ente salvo i casi particolari specificati nella Sezione n. 5, compresa la posta elettronica certificata. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 9

10 Sono conservati, a seconda delle necessità, i contenitori cartacei pervenuti (buste di assicurate, corrieri, espressi, raccomandate etc.). Il Servizio Archivistico (ufficio protocollo) riceve la documentazione negli orari di apertura al pubblico, pubblicati sul sito internet comunale. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 10

11 SEZIONE 4. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 4.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al protocollo. 4.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: - bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione; - materiale statistico; - giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico - amministrativa presente o futura; E tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente, il cui elenco è allegato al presente manuale (Allegato n. 3) 4.3 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato); h) assegnazione; i) tipo documento; j) forma del documento che identifica mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere,fax ecc.); Inoltre possono essere aggiunti: k) data di arrivo; l) allegati; Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 11

12 m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) ufficio di competenza; o) livello di riservatezza; p) tipo documento; q) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario. Le variazioni su oggetto, mittente, destinatario e impronta del documento informatico sono autorizzate dal responsabile del Servizio archivistico e vengono mantenute con un criterio di storicizzazione dall applicativo informatico di gestione del protocollo, evidenziando data, ora, utente che ha effettuato la modifica e variazioni apportate. Variazioni di campi obbligatori diversi da quelli sopraindicati, comportano l annullamento della registrazione di protocollo (articolo 4.6). 4.4 Registrazione dei documenti interni Di norma i documenti prodotti dall'ente a solo uso interno non vengono protocollati. Nel caso in cui sia necessario dare valenza giuridico-probatoria a documenti che costituiscono atti preparatori (pareri tecnico-legali), essi potranno essere protocollati mediante la specifica funzione del software di protocollo. 4.5 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo mediate l apposizione di etichette. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: a) codice identificativo dell amministrazione, per i protocolli informatici; b) codice identificativo dell area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici; c) data di protocollo; d) numero di protocollo; e) indice di classificazione; Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible Markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche: f) oggetto del documento; g) mittente/destinatario; Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 12

13 Inoltre possono essere aggiunti: a) persona o ufficio destinatari; b) identificazione degli allegati; c) informazioni sul procedimento e sul trattamento; d) classificazione e fascicolazione di competenza. 4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo Le registrazioni di protocollo possono essere annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del servizio archivistico a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra il provvedimento autorizzativo redatto dal servizio archivistico. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire al servizio archivistico tramite apposita funzione del software di gestione documentale. E cura del Responsabile del servizio conservare un apposito registro dei numeri di protocollo annullati, sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta l annullamento. Il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del servizio archivistico. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. 4.7 Differimento dei termini di protocollazione La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell arco della giornata o nella successiva giornata lavorativa. Il responsabile del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti. 4.8 Registro giornaliero di protocollo Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico è salvato giornalmente mediante procedure di backup, secondo quanto previsto dalla normativa vigente e in base alle modalità previste dal Piano di Sicurezza Informatica. Il registro giornaliero, tramite apposita procedura, viene prodotto, salvato e inviato in conservazione, come previsto dalla normativa vigente, sulla base del Manuale di Conservazione. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 13

14 Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza cartacea. Per quanto riguarda le procedure di conservazione della memoria informatica vedi anche la Sezione Registro di emergenza Il responsabile del servizio archivistico autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza, a norma dell'articolo 63 del DPR 445/2000, su supporto cartaceo da archiviare a cura del Responsabile del servizio archivistico e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all attivazione del registro (Allegato n. 6). All inizio di ogni anno, il responsabile del servizio archivistico provvede a istituire il registro di emergenza su supporto cartaceo (Allegato n. 6). Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 14

15 SEZIONE 5. DOCUMENTAZIONE PARTICOLARE 5.1 Deliberazioni di giunta e consiglio, determinazioni dei responsabili dei servizi, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale e altri tipi di verbalizzazioni previsti dalla legge o da regolamenti, pubblicazioni all albo on line e notifiche. Le deliberazioni di giunta e consiglio, le determinazioni dirigenziali, i decreti, le ordinanze, i contratti, i verbali della polizia locale e altri tipi di verbalizzazioni previsti dalla legge o da regolamenti, se sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell ente possono non essere registrati al protocollo. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente: a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile); b) dati di classificazione e fascicolazione; c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile). Per quanto riguarda le pubblicazioni all albo on line e le notifiche si rimanda alle apposite linee guida in allegato (Allegato n. 7). 5.2 Documentazione di gare d'appalto Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all Ente in busta chiusa non vengono aperte, sono registrate al protocollo e consegnate all ufficio interessato che ne cura la custodia. Dopo l'apertura della busta a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento contenuto : 1) data apertura busta; 2) data e numero di protocollo della busta. In caso di gare nel mercato elettronico o acquisti effettuati mediante piattaforme informatiche, tutta la documentazione è ricevuta telematicamente direttamente nel sistema, che ne garantisce la sicurezza e riservatezza.(allegato n.15) Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 15

16 5.3 Gestione delle fatture elettroniche L ufficio ragioneria è responsabile della gestione delle fatture elettroniche attraverso un sistema informatico di gestione della contabilità. Le fatture, pervenute all indirizzo PEC del Comune, vengono protocollate dall Ufficio Protocollo, assegnate all Ufficio Ragioneria e in copia conoscenza all ufficio di competenza, ove identificabile. 5.4 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell ente, lettere anonime e documenti non firmati Di norma la posta indirizzata nominalmente non viene aperta. Il destinatario ha l obbligo di richiederne la protocollazione se rappresenta documentazione rilevante per l ente. Lettere anonime, intestate genericamente al Comune, con firma illeggibile o mancante, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si registrano a protocollo, ma si inviano al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione a seguito di eventuali accertamenti, indicando i dati necessari per la registrazione. Nel caso in cui risulti possibile identificare il mittente, anche se la firma è illegibile o mancante (es. carta intestata o indicazione del nominativo), il documento verrà protocollato. 5.5 Documenti inviati via fax Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra pubbliche amministrazioni deve avvenire di norma tramite l uso della posta elettronica (Articolo 5.12). Pertanto di norma non si spediscono documenti via fax. In caso di necessità è consentito l utilizzo del fax verso destinatari coi quali risulti impossibile comunicare in altro modo. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento (lettera) e non sulla copertina di trasmissione del fax. 5.6 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento. Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all ente, si faranno copie informatiche degli stessi. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 16

17 5.7 Allegati Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati di un documento elettronico. Sugli allegati cartacei viene apposto il timbro della segnatura di protocollo (etichetta). 5.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni Qualora pervengano all'ente documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno restituiti al mittente. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al mittente. 5.9 Oggetti plurimi Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall altra. L originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Nel caso in cui l individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente da parte del destinatario, questi deve inviare all ufficio protocollo apposita comunicazione affinché si provveda nel medesimo modo. La documentazione in partenza deve avere un unico oggetto per ciascuna comunicazione Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), potranno essere utilizzate due modalità: - utilizzo della funzione protocollazione multipla del software di protocollo informatico, che consente la registrazione di un documento con un protocollo per ogni destinatario; - registrazione di un unico numero di protocollo al quale deve essere allegato un documento con gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili del documento base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base, deve essere firmato in autografo o con firma elettronico/digitale. Per quanto riguarda la produzione dei documenti in serie si veda l articolo 2.5. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 17

18 5.11 Modelli pubblicati Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet o sulla rete intranet dell Ente sono classificati secondo il piano di classificazione in uso. Non possono essere pubblicati modelli, formulari ecc. che non siano classificati Gestione della posta elettronica Si puntualizza che la trasmissione di documenti informatici tramite la posta elettronica deve attenersi alle norme ed alle regole vigenti al fine di garantirne la validità legale ed amministrativa e la loro corretta gestione nell ambito del sistema adottato per la classificazione, l archiviazione e la conservazione dei documenti e dei fascicoli. In particolare, come stabilito dall'articolo 6 del Codice dell'amministrazione digitale, il Comune di Bareggio utilizza la posta elettronica certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con tutti i soggetti interessati (pubbliche amministrazioni, imprese, professionisti) ed i cittadini che ne fanno richiesta. La casella istituzionale di posta elettronica certificata, collegata con il sistema di protocollo informatico è quindi l indirizzo elettronico ufficiale atto a ricevere messaggi da altre pubbliche amministrazioni, cittadini, professionisti ed imprese dotati di analoghi strumenti di trasmissione (PEC). Il Comune ha adempiuto a tali obblighi dotandosi di un indirizzo di posta elettronica certificata, pubblicando tale indirizzo sulla home page del proprio sito Internet e comunicandolo all Indice P.A. ( Qualora il messaggio pervenga a caselle di ufficio e si ritenga opportuno attribuire egualmente un efficacia probatoria al messaggio stesso, dovrà essere rispettata la seguente procedura: il corpo del messaggio e/o il/i documento/i ad esso allegati dovranno essere inoltrati (senza alcuna annotazione aggiunta) alla casella di posta istituzionale dell ente e successivamente registrati a cura del servizio archivistico. Il messaggio sarà successivamente assegnato dal servizio archivistico, attraverso il software di protocollo, al responsabile del procedimento amministrativo che ne ha precedentemente richiesto la protocollazione. Per la spedizione di documenti a firma digitale è prevista I apposita casella di posta elettronica certificata. In caso di ricezione di PEC o di documenti informatici su indirizzi di posta elettronica individuale o di ufficio, gli stessi saranno re-inoltrati dal mittente all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente per la registrazione. (vedi paragrafo 3.2 Ricezione dei documenti informatici). La casella di posta elettronica di settore o ufficio va utilizzata dalle strutture per comunicazioni aventi solamente carattere informale e/o gli scambi di documenti non definitivi o per i quali non è necessario acquisire certezza di Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 18

19 invio e di ricezione, sia fra le strutture dell ente che fra queste ultime e altre amministrazioni. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: Questo messaggio di posta elettronica ed ogni suo eventuale allegato possono contenere informazioni di carattere privato o confidenziale, rivolte esclusivamente ai destinatari sopra indicati. Se non siete quindi tra i corretti destinatari o se avete ricevuto erroneamente questo messaggio, siete pregati di rispondere immediatamente al mittente segnalando l accaduto e successivamente cancellare quanto ricevuto, compresi gli eventuali allegati. A tal riguardo, vi rendiamo noto che l utilizzo, la divulgazione, la copia o la distribuzione anche parziale di questo messaggio costituisce violazione dell obbligo di non prendere cognizione della corrispondenza tra altri soggetti, sia ai sensi dell art.616 del Codice Penale, sia ai sensi del D.Lgs.196/03 ed espone quindi il responsabile alle relative conseguenze. Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni vedi gli articoli del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/ Produzione di copie cartacee di documenti informatici Nel caso della produzione di copie cartacee di documenti informatici dovrà essere obbligatoriamente riportata l indicazione di cui ai modelli dell allegato n Trasmissioni telematiche I dati di cui all allegato n. 4 sono trasmessi/ricevuti dall Ente con immissione diretta dei dati sul server dell Ente destinatario, senza la produzione e conservazione dell originale cartaceo. I documenti sono trasmessi senza firma digitale (salvo casi specifici ove richiesto) in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione Sito Internet Istituzionale Sul sito internet istituzionale ( sono pubblicate le sezioni dedicate all Albo on line, gestito secondo le linee guida previste dall allegato n.7, e la Sezione relativa all Amministrazione Trasparente, in cui sono indicati i contenuti previsti nel Dlgs. 33/2013. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 19

20 SEZIONE 6. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 6.1 Assegnazione L assegnazione dei documenti ai Responsabili di Settore e ai rispettivi delegati è effettuata dal servizio archivistico sulla base dell elenco allegato dei Settori e Servizi (Allegato n. 2). I documenti ricevuti dall Ente, al termine delle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici competenti. La registrazione a protocollo sulla procedura informatica risulta in carico ad un determinato settore: è compito dell ufficio di protocollo procedere ad eventuale modifica di assegnazione. Il Responsabile del Settore, o suo delegato, provvede a smistare ciascun documento in arrivo al responsabile del procedimento. Spettano al Responsabile del Procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo e l invio delle copie per conoscenza. 6.2 Consegna dei documenti informatici I documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono resi disponibili agli settori tramite il sistema informatico di gestione documentale; vedi anche Sezione Consegna dei documenti analogici I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari mediante l'uso di cassette per ogni servizio situate presso l ufficio protocollo, previa visione da parte del Sindaco e Segretario Comunale. Il servizio archivistico provvede allo smistamento dei documenti cartacei settimanalmente (ogni lunedì o il primo giorno lavorativo della settimana). La relativa copia per immagine scansionata è immediatamente disponibile agli uffici mediante il software di protocollo informatico. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 20

21 SEZIONE 7. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 7.1 Classificazione dei documenti Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Sono classificati anche le minute o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. I documenti in arrivo sono classificati dal Servizio Archivistico. I documenti prodotti dall Ente sono classificati dalle postazioni di protocollo in uscita. Il programma di protocollo informatico non permette la registrazione in uscita di documenti non classificati, pertanto i documenti in entrata verranno classificati dal Servizio Archivistico ed i documenti in uscita dai singoli responsabili di procedimento o loro delegati. 7.2 Formazione e identificazione dei fascicoli Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono forniti, devono essere riuniti in fascicoli attraverso l opportuna funzione del sistema di protocollo informatico. La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata dal Responsabile del procedimento ed avviene attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni: a) titolo e classe del titolario di classificazione; b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe); c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura; e) ufficio a cui è assegnato; f) responsabile del procedimento; g) livello di riservatezza eventualmente previsto; h) tempo previsto di conservazione. Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli. 7.3 Processo di formazione dei fascicoli In presenza di un documento da inserire in un fascicolo i Responsabili di Servizio/Procedimento stabiliscono, consultando le funzioni del protocollo informatico o il repertorio dei fascicoli, se esso si collochi nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 21

22 I documenti in arrivo sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento, il Servizio archivistico mantiene comunque un attività di supervisione sulla documentazione fascicolata. I documenti in partenza sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento che hanno cura di inserirli fisicamente nel fascicolo, in caso di documenti cartacei; nel caso di documenti informatici, il sistema provvede automaticamente, dopo l assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. I documenti pertanto verranno protocollati già con l indicazione del numero/identificativo di fascicolo. Se il documento dà avvio a un nuovo affare, i Responsabili di Procedimento aprono un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). 7.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell ufficio o dell unità organizzativa che ha in carico il fascicolo, dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli. 7.5 Fascicolo ibrido Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico, afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti; l unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e il numero di repertorio. 7.6 Tenuta dei fascicoli dell archivio corrente I fascicoli dell archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i fascicoli informatici, vedi Sezione Movimentazione dei fascicoli dall archivio Per il trasferimento dei fascicoli cartacei dall archivio corrente all archivio di deposito si rimanda alle linee guida allegate (Allegato 19). I fascicoli informatici, mediante specifiche funzionalità di sistema, vengono trasferiti nel sistema di conservazione adottato. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 22

23 SEZIONE 8. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL ESTERNO 8.1 Spedizione dei documenti informatici La spedizione dei documenti informatici avviene all interno del sistema informatico di gestione dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo essere stati classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali: 1. i documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via elettronica, tramite casella di posta elettronica certificata; 2. per la spedizione l amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata e dei servizi di autenticazione e marcatura (art. 27, comma 3, DPR 445/00); 3. l ufficio protocollo/le postazioni decentrate di protocollo provvedono: - a effettuare l invio elettronico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale; - a verificare l avvenuto recapito dei documenti spediti per via elettronica; - ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo. Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a quanto prescritto dall articolo 49 del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/10 e successive modifiche ed integrazioni. Per l uso della posta elettronica si rimanda all articolo n La spedizione di documenti informatici può avvenire anche attraverso canali telematici, previsti nell allegato n.4. La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi. 8.2 Spedizione dei documenti analogici I documenti da spedire sono trasmessi all ufficio protocollo completi della firma autografa del responsabile del procedimento, della segnatura di protocollo, della classificazione e del numero di fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 23

24 dell ufficio produttore. I documenti potranno pervenire anche in busta chiusa già intestata. All ufficio protocollo competono le eventuali operazioni di imbustamento, di calcolo delle spese postali e tenuta della relativa contabilità. Gli uffici devono far pervenire la posta in partenza all ufficio protocollo il giorno prima della spedizione entro e non oltre le ore 12,00 delle giornate a orario ridotto ed entro le ore 15,00 per gli altri giorni. Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del servizio archivistico. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 24

25 SEZIONE 9. SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 9.1 Documenti soggetti a scansione I documenti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, possono essere acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner. L Ente adotta il seguente modello operativo: 1) l Ente produce ove possibile documentazione informatica a firma digitale; 2) tutta la documentazione è classificata e fascicolata; 3) i documenti ricevuti dall esterno su formato cartaceo vengono registrati al protocollo generale e classificati, etichettati con codice a barre e successivamente scansionati; successivamente alla scansione la copia immagine del documento è resa disponibile sulla postazione di lavoro del responsabile di settore e suo delegato; 4) i documenti sono spediti all esterno agli indirizzi di posta elettronica oppure in copie cartacee tramite servizi di postalizzazione; sulla copia cartacea è apposta la dichiarazione di conformità della stessa all originale informatico. 9.2 Processo di scansione Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi: 1) acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; 2) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; 3) collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; 4) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile; I documenti analogici soggetti a riproduzione sostitutiva si conservano nell archivio dell ente fino a procedimento legale di scarto. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 25

26 SEZIONE 10. CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI 10.1 Conservazione e memorizzazione dei documenti analogici, informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei I documenti dell amministrazione, in formato analogico, sono conservati a cura del Responsabile del Servizio Archivistico. La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al trasferimento in archivio di deposito. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, e conservati nell archivio informatico a cura del Responsabile della Conservazione. Le rappresentazioni digitali dei documenti originali su supporto cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione Manuale di Conservazione Il Responsabile della Conservazione (Allegato n. 11) provvede, con il supporto della tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici, salvo quelli previsti dall allegato 15 (le cui modalità di gestione, conservazione ed eventuale restituzione all Amministrazione sono dettagliate nei rispettivi contratti di servizio), presso conservatori esterni (Allegato n. 14) ai quali si è provveduto a chiedere il piano di conservazione. (Allegato n. 14 b). Il manuale di gestione e i relativi aggiornamenti devono essere conservati integralmente e perennemente nell archivio dell ente. Il manuale di conservazione dell Ente, costituito da quanto qui indicato, prevede che la memoria dell Ente gestita mediante procedure di backup è conservata secondo le procedure di conservazione previste dal Piano di Sicurezza Informatica. La conservazione dei documenti effettuata presso conservatori esterni è regolamentata dai manuali di conservazione dei conservatori stessi, previsti nell allegato n Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software Il responsabile del servizio archivistico provvede ad effettuare il censimento dei depositi documentari, dei registri particolari (vedi sezione 5), delle banche dati e dei software di gestione documentale in uso all ente, per programmare i versamenti dei documenti cartacei all archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione e per predisporre, di concerto con il responsabile dei sistemi informativi, il Piano di Sicurezza Informatica e i relativi aggiornamenti. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 26

27 SEZIONE 11. ACCESSO 11.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. L operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo, al momento dell apertura di un nuovo fascicolo, deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare, un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l eventuale livello maggiore. Per quanto riguarda i documenti riservati, si rimanda alle normative che regolano tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. L accessibilità e la riservatezza delle registrazioni di protocollo sono garantite dal sistema attraverso l uso di profili utente e password. I livelli di accesso interno sono i seguenti: visualizzazione, inserimento, modifica e annullamento Accesso esterno Come previsto dal Dlgs. 33/2013, è garantito a tutti i cittadini, mediante l istituzione dell Accesso Civico, l accesso e la libera consultazione a tutti gli atti dell Ente per i quali è prevista la pubblicazione. Sul sito istituzionale è consultabile l apposita sezione Amministrazione Trasparente a cui il cittadino ha libero accesso e nella quale sono disponibili informazioni integre e conformi all originale. Per ogni altro obbligo inerente la pubblicazione di documenti e atti dell Ente sul sito internet istituzionale, si fa riferimento al Dlgs. 33/2013 e per quanto riguarda il diritto di accesso, alle leggi specifiche in materia. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico 27

28 ALLEGATO SUB 2 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 ELENCO ALLEGATI AL MANUALE DI GESTIONE Allegato n. 1 - Glossario dei termini utilizzati nel manuale di gestione Allegato n. 2 - Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell ente, abilitate all utilizzo del protocollo informatico e all inserimento dei dati Allegato n. 3 - Elenco delle registrazioni particolari dell ente Allegato n. 4 - Elenco trasmissioni telematiche Allegato n. 5 - Regolamento per l accesso ai documenti amministrativi ex 241/1990 Allegato n. 6 - Registro di emergenza guida per l attivazione Allegato n. 7 - Linee guida pubblicazioni albo on line Allegato n. 8 - Piano di fascicolazione Allegato n. 9 - Massimario di selezione per la conservazione dei documenti Allegato n Linee guida scrittura Allegato n Delibera individuazione AOO e istituzione servizio archivistico, nomina responsabile del servizio archivistico e nomina Responsabile Conservazione dei documenti informatici Allegato n Certificazione Software protocollo rilasciata dalla ditta fornitrice del prodotto Allegato n Titolario di classificazione Allegato n. 14 Elenco Conservatori Esterni Allegato n. 14 a Contratto Conservazione Parer Allegato n. 14 a 1 Nulla osta Allegato n. 14 b Piani Conservazione Allegato n. 15 Servizi esternalizzati Allegato n. 16 Contratto fornitura servizio certificazione Allegato n. 17 Modelli per riproduzione cartacea di documenti informatici Allegato n. 18 Normativa di Riferimento Allegato n. 19 Linee guida Gestione Archivio

29 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 ALLEGATO 1 GLOSSARIO/DEFINIZIONI 11

30 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 Indice 1 2 INTRODUZIONE... DEFINIZIONI... 12

31 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 1 INTRODUZIONE Di seguito si riporta il glossario dei termini contenuti nelle regole tecniche di cui all articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni. 13

32 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 2 DEFINIZIONI accesso TERMINE accreditamento affidabilità aggregazione documentale informatica archivio archivio informatico area organizzativa omogenea attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico autenticità base di dati certificatore accreditato DEFINIZIONE operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici riconoscimento, da parte dell Agenzia per l Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione caratteristica che esprime il livello di fiducia che l utente ripone nel documento informatico aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell ente complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell attività archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico un insieme di funzioni e di strutture, individuate dalla amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico collezione di dati registrati e correlati tra loro soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall Agenzia per l Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza 14

33 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 TERMINE ciclo di gestione classificazione Codice codice eseguibile conservatore accreditato conservazione contrassegno a stampa Coordinatore della Gestione Documentale copia analogica del documento informatico copia di sicurezza destinatario duplicazione dei documenti informatici esibizione estratto per riassunto evidenza informatica fascicolo informatico DEFINIZIONE arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell aggregazione documentale informatica o dell archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall Agenzia per l Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall Agenzia per l Italia digitale insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione contrassegno generato elettronicamente, apposto a stampa sulla copia analogica di un documento amministrativo informatico per verificarne provenienza e conformità all originale responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato produzione di duplicati informatici operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella 15

34 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 formato TERMINE funzionalità aggiuntive funzionalità interoperative funzionalità minima funzione di hash generazione automatica di documento informatico identificativo univoco immodificabilità impronta insieme minimo di metadati del documento informatico integrità interoperabilità leggibilità log di sistema DEFINIZIONE pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall articolo 41 del Codice. modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l estensione del file le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l individuazione caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell allegato 5 del presente decreto, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l intero ciclo di gestione dei documenti registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le 16

35 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 TERMINE DEFINIZIONE transazioni introducono in una base di dati strumento che descrive il sistema di conservazione dei manuale di documenti informatici ai sensi dell articolo 9 delle regole conservazione tecniche del sistema di conservazione strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all articolo 5 delle regole tecniche del manuale di gestione protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, memorizzazione attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il metadati contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell allegato 5 del presente decreto pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o pacchetto di più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute archiviazione nell allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione pacchetto di pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione distribuzione all utente in risposta ad una sua richiesta pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di pacchetto di versamento conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni pacchetto informativo documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, piano della sicurezza del descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di sistema di conservazione conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti piano di conservazione piano generale della sicurezza presa in carico documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell ambito dell organizzazione di appartenenza strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell ambito dell organizzazione di appartenenza accettazione da parte del sistema di conservazione di un 17

36 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 TERMINE processo di conservazione produttore rapporto di versamento registrazione informatica registro particolare registro di protocollo repertorio informatico responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi responsabile della conservazione responsabile del trattamento dei dati responsabile della sicurezza riferimento temporale DEFINIZIONE pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale. documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all utente registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l identificazione univoca del documento informatico all atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l identificazione univoca del dato all atto della sua immissione cronologica dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. soggetto responsabile dell insieme delle attività elencate nell articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza informazione contenente la data e l ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è 18

37 GAZZETTA UFFICIALE DELLA REPUBBLICA ITALIANA Serie generale - n. 8 TERMINE DEFINIZIONE responsabile il soggetto che forma il documento operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla scarto normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo sistema di un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle classificazione attività dell'amministrazione interessata sistema di conservazione dei documenti informatici di cui sistema di conservazione all articolo 44 del Codice sistema di gestione nell ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui informatica dei all'articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati documenti è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico Caratteristica che garantisce l assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici staticità eseguibili, e l assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione particolare evento caratterizzato dall atomicità, consistenza, transazione informatica integrità e persistenza delle modifiche della base di dati decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. Testo unico 445, e successive modificazioni riferito ad un area organizzativa omogenea, un ufficio dell area ufficio utente stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema utente per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire versamento agli archivi di stato delle informazioni di interesse operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l'invio agli Archivi di Stato o all Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali 19

38 ALLEGATO SUB 4 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Allegato n. 2 ELENCO DEI SERVIZI/UFFICI ED UNITA ORGANIZZATIVE DELL ENTE ED ELENCO ABILITAZIONI ALLA PROTOCOLLAZIONE DENOMINAZIONE ENTE INDIRIZZO POSTALE CODICE IDENTIFICATIVO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA COMUNE DI BAREGGIO Piazza Cavour snc Bareggio (MI) c_a652 A.O.O. COMUNE DI BAREGGIO INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE protocollo@comune.bareggio.mi.it INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA comune.bareggio@pec.regione.lombardia.it ISTITUZIONALE TELEFONO WEB N. POSTAZIONI DI PROTOCOLLO SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO N. POSTAZIONI IN PARTENZA SEGRETARIO COMUNALE 0 1 Segreteria del Sindaco 1 1 SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO N. POSTAZIONI IN PARTENZA AFFARI GENERALI Sistemi Informativi Personale Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi Demografici 8 15 SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO N. POSTAZIONI IN PARTENZA FINANZIARIO Ragioneria Economato Tributi SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO TERRITORIO, AMBIENTE E S.U.A.P. 0 7 N. POSTAZIONI IN PARTENZA Urbanistica e Edilizia Privata 0 7 Ambiente e SUAP SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO PATRIMONIO Lavori Pubblici Manutenzioni Viabilità e Servizi Esterni N. POSTAZIONI IN PARTENZA 0 7 1

39 ALLEGATO SUB 4 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO FAMIGLIA E SOLIDARIETA Servizi Sociali SOCIALE Asilo Nido 0 7 SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO POLIZIA LOCALE E PROTEZIONE CIVILE Protezione Civile Polizia Locale SETTORE SERVIZIO N. POSTAZIONI IN ARRIVO EDUCAZIONE BIBLIOTECA E Biblioteca Cultura SPORT Servizi Scolastici N. POSTAZIONI IN PARTENZA N. POSTAZIONI IN PARTENZA 0 12 N. POSTAZIONI IN PARTENZA 0 5 2

40 ALLEGATO SUB 5 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Allegato n. 3 ELENCO DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE DENOMINAZIONE GESTITO Si/No Modalità Gestione Registro Accertamenti ICI IMU Si Procedura Datagraph Albo on-line Si Procedura Datagraph APR Si Procedura Datagraph Atti di cittadinanza Si Procedura Datagraph Atti di matrimonio Si Procedura Datagraph Atti di morte Si Procedura Datagraph Atti di nascita Si Procedura Datagraph Atti di pubblicazione di matrimonio Si Procedura Datagraph Atti rogati dal Segretario Si Repertorio Autorizzazione al seppellimento Si Procedura Datagraph Autorizzazione all esumazione Si Procedura Datagraph Autorizzazione alla cremazione Si Procedura Datagraph Autorizzazione alla estumulazione Si Procedura Datagraph Contratti Si Repertorio Decreti del Sindaco Si Procedura Datagraph Deliberazioni di Consiglio Comunale Si Procedura Datagraph Deliberazioni di Giunta Comunale Si Procedura Datagraph Determinazioni Si Procedura Datagraph Fatture emesse Si Procedura Datagraph Mandati di pagamento Si Procedura Datagraph Incidenti SI Verbatel Notifiche Si Procedura Datagraph- Procedura Verbatel Numeri di matricola degli ascensori Si Registro cartaceo Ordinanze Si Procedura Datagraph Permessi di costruire Si Procedura Starch Comunicazioni Manutenzione Ordinaria Si Procedura Starch Deposito cementi armati Si Registro cartaceo Certificati di destinazione urbanistica SI Procedura Starch Richieste di parere preventivo in materia edilizia SI Procedura Starch Certificati di idoneità alloggiativa SI Procedura Starch Frazionamenti SI Registro cartaceo Verbali commissione paesaggio SI Registro cartaceo Reversali Si Procedura Datagraph Segnalazioni Certificate inizio Attività Produttiva (S.C.I.A.) Si Procedura Starch 1

41 ALLEGATO SUB 5 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Verbali accertamenti violazione Codice della Strada SI Concilia Verbali delle commissioni consiliari Si Cartaceo Verbali delle violazioni comunicazioni ospitalità stranieri SI CONCILIA art. 147 TULPS STRANIERI Verbali delle violazioni in materia di commercio su aree SI CONCILIA pubbliche e private Verbali delle violazioni per ritardata/omessa denuncia di SI CONCILIA infortunio Verbali delle violazioni pubblici esercizi SI CONCILIA Verbali di fermo amministrativo e sequestro di veicoli SI VERBATEL Verbali organo di Revisione SI Cartaceo Verbali Ufficiale e commissione elettorale Si Procedura Datagraph 2

42 ELENCO TRASMISSIONI TELEMATICHE ENTE TIPO COMUNICAZIONE SERVIZIO CHE EFFETTUA LA TRASMISSIONE TELEMATICA Agenzia delle Entrate - ENTRATEL Modelli F24EP PERSONALE Modelli ricezione Mod. 730/4 dipendenti PERSONALE Modelli Certificazione Unica (C.U.) PERSONALE Modelli 770 ordinario e semplicato PERSONALE Dati intestatari delle Denunce Inizio Attività e dei permessi di costruire URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Dati intestatari autorizzazioni inizio attività commericale URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Agenzia delle Entrate - SIATEL Accertamenti anagrafici sui contribuenti TRIBUTI Agenzia delle Entrate - ISTATEL Emissione Codice Fiscale DEMOGRAFICI Invio statistiche a Istat DEMOGRAFICI Agenzia delle Entrate - SISTER Visure ed estrazione dati catastali TRIBUTI Portale dei comuni - Servizi catastali TRIBUTI - LAVORI PUBBLICI Agenzia del Territorio Validazione numeri civici URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Visure catastali e ipotecarie TERRITORIO - TRIBUTI Anagrafe tributaria Accertamenti anagrafici vari TRIBUTI ANCITEL / SGATE (Sistema gestione agevolazioni tariffe energetiche) Richieste di ammissione al bonus luce e bonus gas SERVIZI SOCIALI Banca Dati Assicurazioni POLIZIA LOCALE Banca dati veicoli rubati POLIZIA LOCALE Proprietà Veicoli POLIZIA LOCALE ARAN Rilevazione biennale deleghe sindacali PERSONALE Elezioni RSU PERSONALE Autorità Nazionale Anticorruzione - ANAC Richiesta codice CIG (in forma ordinaria SIMOG e semplificata SMARTCIG) TUTTI Certificati di esecuzione lavori TUTTI Servizio riscossione contributi TUTTI Anagrafe Unica delle Stazioni Appaltanti - AUSA TUTTI Sistema AVCPass TUTTI Comunicazioni avvalimento e specifiche comunicazioni inerenti gli appalti TUTTI Accesso al casellario informatico - contributi AVCP TUTTI Annotazioni riservate TUTTI Borsa Immobiliare Quotazioni immobiliari per determinazione prezzi alloggi edilizia convenzionata URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Camera di Commercio - Piattaforma TELEMACO Interrogazione per Visure Camerali POLIZIA LOCALE e SUAP Città Metropolitana di Milano Rifiuti abbandonati LAVORI PUBBLICI Prospetto informativo Legge 68/99 PERSONALE denuncia pozzi prelievo acqua sotterranea AMBIENTE e SUAP P.T.C.P. AMBIENTE e SUAP A.U.A. AMBIENTE e SUAP SINTESI - Sistema Integrato dei servizi per l'impiego PERSONALE CNSD INA SAIA Nascite DEMOGRAFICI Decessi DEMOGRAFICI Variazioni di stato civile anagrafe dei residenti DEMOGRAFICI Variazioni anagrafiche anagrafe dei residenti DEMOGRAFICI Variazioni residenza motorizzazione DEMOGRAFICI Codice fiscale DEMOGRAFICI Corte dei Conti - S.I.R.T.E.L. Rendiconto della gestione RAGIONERIA ENEL SOLE Segnalazione guasti punti luce LAVORI PUBBLICI EQUITALIA / ESATRI / RISCONET Provvedimenti scarico TRIBUTI Ruoli TRIBUTI

43 ELENCO TRASMISSIONI TELEMATICHE ENTE TIPO COMUNICAZIONE SERVIZIO CHE EFFETTUA LA TRASMISSIONE TELEMATICA Fondazione CARIPLO Rendicontazione Progetto PAES AMBIENTE INAIL Denuncia annuale per autoliquidazione premi assicurativi PERSONALE Denunce di infortunio PERSONALE INPS - GESTIONE EX INPDAP Mutui - piccoli prestiti - cessioni stipendi PERSONALE Pagamento note di debito PES Pagamento piani di ammortamento PERSONALE Cartolarizzazione crediti PERSONALE INPS UNIEMENS - DMA PERSONALE Pratiche relative Voucher lavorativi PERSONALE Richieste di visite mediche di controllo PERSONALE Assegno nucleo familiare e maternità SERVIZI SOCIALI ISTAT Rilevazione dei permessi di costruire, DIA, SCIA SUAP Rilevazione spesa sociale SERVIZI SOCIALI Ministero dell'economia e delle Finanze - MEF Dichiarazioni Delibere aliquote IMU e Addizionali Comunali e regolamento TRIBUTI Certificazioni dei crediti RAGIONERIA Comunicazioni assenza posizioni debitorie RAGIONERIA Pagamenti debiti P.A. RAGIONERIA Monitoraggio patto di stabilità RAGIONERIA Certificazione rispetto patto di stabilità RAGIONERIA Rilevazione dei Beni Immobili, delle Partecipazioni e delle Concessioni RAGIONERIA Invio esportazione versamenti ICI / IMU TRIBUTI Invio esportazione dati catastali TIA / TARES / TARI TRIBUTI Ministero dell'ecnomia e delle Finanze - Portale Acquisti in Rete della Acquisizione beni e servizi tramite convenzioni CONSIP TUTTI Pubblica Amministrazione - CONSIP Procedure di acquisizione beni e servizi mediante M.E.P.A. TUTTI Ordini diretti di acquisto mediante M.E.P.A. TUTTI Ministero dell'economia e delle Finanze - SICO Conto del personale e relazione allegata PERSONALE Ministero dell Interno ANAGAIRE DEMOGRAFICI Statistiche elettorali DEMOGRAFICI Certificazioni richiesta contributo erariale per aspettative sindacali PERSONALE Anagrafe Amministratori comunali SEGRETERIA Ministero dell'interno - SI.CE.ANT. Richiesta certificazione antimafia TUTTI Motorizzazione civile Dati veicoli, patenti, proprietari POLIZIA LOCALE ORSO Dichiarzione osservatorio per i rifiuti LAVORI PUBBLICI Patto dei Sindaci Rendicontazione Progetto PAES AMBIENTE e SUAP Presidenza del Consiglio dei Ministri - PERLAPA GEDAP -Gestione dei distacchi e dei permessi sindacali e per funzioni pubbliche elettive fruite dai dipendenti pubblici PERSONALE GEPAS - Gestione delle dichiarazioni di scioperi PERSONALE Rilevazioni assenze retribuite del personale PERSONALE Comunicazione Piano Triennale di Prevenzione della Corruzione ( P.T.P.C.) PERSONALE Rilevazione relativa agli Enti vigilati e/o finanziati" PERSONALE Rilevazione relativa ai Servizi strumentali PERSONALE Dichiarazione CONSOC società partecipate RAGIONERIA Permessi ex L. 104/92 PERSONALE Anagrafe delle prestazioni PERSONALE Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per la Programmazione e il Coordinamento della Politica Economica - DIPE (per conto CIPE) Richiesta Codice Unico di Progetto di Investimento Pubblico (CUP) TUTTI

44 ELENCO TRASMISSIONI TELEMATICHE ENTE TIPO COMUNICAZIONE SERVIZIO CHE EFFETTUA LA TRASMISSIONE TELEMATICA PILE Rifiuti pile e accumulatori LAVORI PUBBLICI Prefettura Milano Dati e statistiche elettorali DEMOGRAFICI SI.CE.ANT. TUTTI Sana- Ricorsi CdS POLIZIA LOCALE S.I.V.E.S.-veicoli sequestrati e rimossi POLIZIA LOCALE Incidenti POLIZIA LOCALE Questura Milano Cessione Fabbricati POLIZIA LOCALE RAEE Rifiuti elettrici elettronici LAVORI PUBBLICI Ragioneria dello Stato Rilevazione spesa sociale dei comuni SERVIZI SOCIALI Patto di stabilità RAGIONERIA Regione Lombardia Comunicazioni relative ai lavori, servizi e forniture pubblici a norma di legge (superiori a ) - Osservatorio Regionale Contratti Pubblici LAVORI PUBBLICI Bandi di gara e relativi esiti - Osservatorio Regionale Contratti Pubblici TUTTI Anagrafe Canina POLIZIA LOCALE Graduatorie ed Assegnazioni ERP SERVIZI SOCIALI Rendicontazione fondo sostegno affitti SERVIZI SOCIALI Contributi abbattimento barriere architettoniche URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA PEWEB-Piani emergenza comunali POLIZIA LOCALE Statistiche Commercio (Osservatorio regionale commercio) POLIZIA LOCALE Dote scuola SERVIZI SCOLASTICI RASDAL- Segnalazioni Protezioni civile post emergenza LAVORI PUBBLICI Accesso ai finanzimenti per il patrocinio della Regione (Gefo) LAVORI PUBBLICI VAS URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA PIANO DI GOVERNO DEL TERRITORIO (P.G.T.) URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Piattaforma MUTA per FER-CELL - FER-PASS - SCIA ATT. ECONOMICHE - AUA SPORTELLO UNICO DELL'EDILIZIA - SUAP CENED - Certificazioni energetiche edifici URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA CURIT - Catasto unico regionale impianti termici URBANISTICA e EDILIZIA PRIVATA Richieste spazi finanizari Patto Verticale RAGIONERIA Rendicontazione spese elezioni regionali RAGIONERIA Rendicontazione finanziamenti regionali TUTTI Regione Lombardia - BURL Pubblicazione atti, avvisi e concorsi TUTTI Regione Lombardia - ARCA Acquisizione beni e Servizi e Lavori Pubblici - SINTEL TUTTI Acquisizione beni e servizi tramite convenzioni NECA TUTTI Sportello Unico previdenziale Richiesta DURC TUTTI Tesoreria Comunale Flussi di pagamento stipendi PERSONALE Ordinativi di pagamento RAGIONERIA Ordinativi di incasso RAGIONERIA Stampa, postalizzazione e incassi affitti e spese immobili ERP e commerciali RAGIONERIA Incassi rette servizi scolastici RAGIONERIA Incassi rette asilo nido RAGIONERIA Incassi SAD, S.S. vari RAGIONERIA Modelli F24 RAGIONERIA

45 ELENCO TRASMISSIONI TELEMATICHE ENTE TIPO COMUNICAZIONE SERVIZIO CHE EFFETTUA LA TRASMISSIONE TELEMATICA

46 COMUNE DI BAREGGIO REGOLAMENTO SULL ACCESSO AGLI ATTI E DOCUMENTI AMMINISTRATIVI Approvato con delibera C.C. n. 27 del Modificato con delibera C.C. n. 104 del

47 INDICE Capo I - Principi generali Art.1 - Principi generali Art.2 - Oggetto Art 3 - Soggetti Capo II - Modalità di esercizio del diritto di accesso Art.4 - Accesso informale Art.5 - Accesso formale Art 6 - Termini e modalità del procedimento Art.7 - Visione dei documenti Art.8 - Estrazione copia mediante riproduzione Art.9 - Rilascio copie conformi Art.10- Diritto d accesso dei Consiglieri Comunali Art.11 -Difensore civico Art.12- Archivio delle istanze di accesso Capo III - Esclusione e differimento del diritto di accesso Art.13 - Esclusione del diritto di accesso Art.14 - Differimento del diritto di accesso Art.15 - Non accoglimento della richiesta Art.16 - Ricorsi e reclami Capo IV Disposizioni finali Art.17 - Rapporti con la normativa sulla tutela dei dati personali Art.18 - Norma di rinvio ALLEGATI: A ATTI E DOCUMENTI SOTTRATTI AL DIRITTO D ACCESSO B ATTI PER I QUALI SI PUO DIFFERIRE L ACCESSO C MODELLO DI RICHIESTA D ACCESSO AGLI ATTI/DOCUMENTI 2

48 CAPO I PRINCIPI GENERALI Art. 1 Principi generali 1. Il presente regolamento, adottato in attuazione dello Statuto, disciplina il diritto di accesso agli atti, alle informazioni e ai documenti amministrativi formati o detenuti stabilmente dal Comune di Bareggio, ai sensi dell art. 10 del Dlsg. 267/2000 e degli artt. 22 e seguenti della L. 241/1990 e successive modificazioni, al fine di assicurare la trasparenza e la pubblicità dell attività amministrativa ed il suo svolgimento imparziale. Art. 2 Oggetto 1. Per "accesso" si intende la possibilità di prendere conoscenza dei documenti amministrativi mediante visione o estrazione di copia, anche attraverso strumenti informatici, ovvero mediante qualsiasi altra modalità idonea a consentire l esame dell atto in qualsiasi forma ne sia rappresentato il contenuto. 2. Per "documento amministrativo" si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di documenti o atti, anche interni, formati dall Amministrazione comunale o comunque utilizzati per l attività amministrativa e conservati da questa. Non possono comunque essere oggetto del diritto di accesso gli appunti, le annotazioni, i promemoria redatti ad uso personale, le agende, il brogliaccio del Segretario Comunale, le bozze degli atti, e le elaborazioni di dati rimaste incompiute e non sottoscritte. 3. Il diritto di accesso si esercita nel rispetto della L. 675/1996 in materia di protezione dei dati personali. Art. 3 Soggetti 1. Ai sensi dell art. 10 del Dlgs. 267/2000 il diritto di accesso è garantito ai cittadini (da intendersi come cittadini residenti nel Comune) senza limiti di legittimazione sul piano della tutela degli interessi. 2. Per i cittadini non residenti il diritto di accesso è garantito esclusivamente per tutelare situazioni giuridicamente rilevanti. 3. Il diritto di accesso è assicurato dall Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) in collaborazione con gli altri uffici del Comune. Fanno parte dell URP gli uffici: Protocollo/Centralino/Messi e Segreteria. 3

49 CAPO II MODALITÀ DI ESERCIZIO DEL DIRITTO DI ACCESSO Art. 4 Accesso informale 1. Il diritto d accesso può essere esercitato informalmente, con istanza anche solo verbale, presso l URP. 2. L interessato dovrà far constare la propria identità e, nel caso in cui la richiesta sia presentata per conto di altri, i propri poteri rappresentativi; dovrà inoltre fornire ogni riferimento utile per l individuazione dell atto o del documento richiesto, nonché, ove occorra, il motivo della richiesta e la precisazione dell interesse relativo all oggetto della richiesta. 3. Sulla richiesta l URP si pronuncia, se possibile, immediatamente e senza formalità, salvo richiedere la firma per ricevuta della consegna dell atto o del documento o della presa visione dello stesso. Art. 5 Accesso formale 1. Qualora non sia possibile l accoglimento immediato della richiesta in via informale, o sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse, sull accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale contenente i requisiti di cui al precedente art. 4 n L URP facilita tali adempimenti fornendo modelli prestampati contenenti le indicazioni necessarie. 3. Anche al di fuori dei casi sopra indicati, il richiedente può sempre presentare richiesta formale, che verrà protocollata e della quale l URP è tenuto a rilasciare ricevuta, intendendosi per tale il timbro apposto sulla copia della richiesta. Se la richiesta perviene a mezzo posta, la data di presentazione sarà quella in cui l istanza viene protocollata. 4. Il procedimento deve concludersi nel termine di cui al successivo art Qualora la richiesta sia irregolare od incompleta l URP è tenuto, entro dieci giorni dal ricevimento della richiesta stessa, a comunicarlo al richiedente con mezzo idoneo ad accertare la ricezione. Il termine del procedimento comincerà a decorrere dalla presentazione della nuova istanza o dal completamento o regolarizzazione della precedente. 6. Quando le richieste di accesso pervengano direttamente ad altri uffici, questi le trasmettono senza ritardo all URP, insieme, ove possibile, alla copia dell atto richiesto. 7. Su richiesta dell interessato, la copia potrà essere trasmessa direttamente al recapito da questi indicato con addebito delle eventuali spese di riproduzione e di spedizione, fatte salve diverse valutazioni del Responsabile URP (ad es nel caso in cui l ammontare per la tassa a carico ecceda l importo da recuperare). 4

50 Art. 6 Termini e modalità del procedimento 1. La visione degli atti o il rilascio di copie sono assicurati con immediatezza compatibilmente con le esigenze di servizio dell URP e comunque entro il termine di trenta giorni decorrenti dalla data di ricezione della richiesta, come precisato negli articoli successivi, e in conformità a quanto previsto dal vigente Regolamento sui procedimenti amministrativi. 2. Ai fini dell evasione dell istanza di accesso, l U.R.P.: a. qualora sia richiesta la sola visione di un documento amministrativo, l URP concorda con l ufficio competente il giorno e l ora per la visione e ne dà comunicazione al richiedente; b. l URP provvede a consentire la visione dei documenti utilizzando procedure che salvaguardano i dati dalla distruzione, dalla perdita accidentale, dall alterazione o dalla divulgazione non autorizzata. c. concorda con il richiedente i tempi e le modalità per la consegna della copia richiesta; d. provvede a procurare la copia del documento dall ufficio competente nel tempo più breve possibile e comunque in modo che sia rispettato il termine di cui sopra; e. qualora il responsabile della unità organizzativa competente a formare l atto o a detenerlo stabilmente ritenga di non poter accogliere o di dover differire la richiesta, consegna il provvedimento di diniego o di differimento motivato all URP che lo trasmette al richiedente. Art. 7 Visione dei documenti 1. La visione dei documenti è gratuita. L esame viene effettuato dall interessato o da persona da lui incaricata in locali idonei e sotto la sorveglianza di personale addetto in giorni ed orari prestabiliti e compatibilmente con l'organizzazione dei Servizi e degli Uffici. 2. L interessato ha facoltà di prendere appunti, di trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. 3. Fatta salva l applicazione delle norme penali e civili vigenti, è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo. Art. 8 Estrazione di copie mediante riproduzione 1. La Giunta comunale quantifica i costi di riproduzione dei documenti amministrativi destinati all'accesso e le corrispondenti tariffe sulla base di apposita istruttoria condotta dagli uffici. 5

51 2. E' fatta salva la possibilità di prevedere la gratuità in presenza di costi di minima entità per i quali risulterebbero sproporzionati i costi di riscossione. Sono altresì gratuite le copie di testi di legge/normativa richieste per motivi di studio relativi a concorsi indetti dal Comune di Bareggio. 3. Quando il costo di riproduzione non risulti prefissato dalla Giunta e/o si debba far ricorso ad un servizio di riproduzione esterno, il richiedente la copia è tenuto a rimborsare i costi sostenuti per la riproduzione. 4. Il richiedente può versare la somma dovuta presso l Ufficio Economato che ne rilascia ricevuta. Art. 9 Rilascio di copie conformi 1. L interessato deve precisarlo nella richiesta se desidera ottenere copia conforme all originale. 2. Nel caso di cui al precedente n. 1, l URP provvede a richiedere la copia conforme all ufficio che ha emanato il documento amministrativo o lo detiene, nel caso in cui questo non sia già depositato presso l'ufficio segreteria. 3. Per il rilascio di copie conformi, oltre alle norme del presente regolamento, si applicano le disposizioni contenute nell art. 18 del DPR 445/2000 e successive modificazioni. 4. Il rilascio di copie conformi di deliberazioni o di contratti stipulati in forma di atto pubblico è effettuato esclusivamente dal Segretario Generale. 5. Oltre ai costi di riproduzione, il rilascio di copie conformi è soggetto al regime fiscale previsto dalle legge. Art. 10 Diritto d accesso dei Consiglieri Comunali Ai fini di agevolare l espletamento del loro mandato i consiglieri comunali hanno diritto di accesso a tutti gli atti e documenti formati e stabilmente detenuti dall Amministrazione comunale, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti. Ai consiglieri comunali non si applicano i casi di esclusione del diritto di acceso di cui al successivo art. 13, salvo i casi espressamente previsti dalla legge. Il diritto di accesso, inteso sia come presa visione che come rilascio di copia, è esercitato, mediante richiesta anche verbale alla Segreteria generale, che è tenuta ad evaderla nel più breve tempo possibile. I consiglieri sono tenuti al segreto nei casi specificamente determinati dalla legge. L accesso è esercitato nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali. Art. 11 Difensore Civico 6

52 1. Il Difensore civico ha diritto di accesso agli atti ed ai documenti formati dall Amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti e di ottenere copia degli stessi senza alcuna formalità per lo svolgimento delle sue funzioni, senza pregiudizio della normativa vigente in materia di protezione di dati personali. Art. 12 Archivio delle istanze di accesso 1. Al fine di consentire ad ogni cittadino la tutela dei propri diritti nel rispetto della normativa sulla privacy, è istituito presso l URP apposito archivio delle istanze di accesso. L archivio contiene i dati ricognitivi, oggettivi, soggettivi e cronologici delle richieste di accesso, i quali sono costantemente aggiornati con le informazioni attinenti al relativo corso. CAPO III ESCLUSIONE E DIFFERIMENTO DEL DIRITTO DI ACCESSO Art. 13 Esclusione del diritto d accesso 1. Ai sensi dell art. 10 del DLGS. 267/2000 sono sottratti all accesso gli atti che siano riservati per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del Sindaco che ne vieti l esibizione, conformemente a quanto previsto nel presente regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese. 2. Sono inoltre sottratti al diritto d accesso i seguenti atti: a. progetti e cartografie di edifici adibiti ad installazioni militari e penitenziarie, ad aziende a rischio di incidente rilevante, ad edifici destinati all'esercizio delle attività creditizie; b. documenti e provvedimenti in materia di prevenzione e repressione della criminalità; c. denunce, esposti, verbali di accertamento relativi a violazioni, irregolarità, infrazioni soggette a comunicazioni di notizie di reato all'autorità giudiziaria, in quanto coperti da segreto istruttorio; d. atti relativi a procedimenti disciplinari o irrogazione di sanzioni nei confronti del personale comunale, fino alla conclusione del procedimento disciplinare; e. atti relativi a procedimenti penali, accertamenti ispettivi ed amministrativi nei confronti del personale comunale, nonché documenti relativi a provvedimenti di dispensa dal servizio nei confronti del personale comunale; f. verbali e atti istruttori relativi alle commissioni di indagine il cui atto istitutivo preveda la segretezza dei lavori; g. documenti compresi nel fascicolo personale dei dipendenti comunali, eccetto lo stato di servizio; 7

53 h. dati relativi a procedimenti tributari; i. il registro delle annotazioni giornaliere della polizia municipale (c.d. brogliaccio di servizio, ove esista); k. notizie e documenti relativi alla vita privata dei cittadini, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Sono compresi in particolare tutti gli atti, le informazioni e i dati relativi alla situazione socio economica degli utenti dei servizi socio assistenziali e scolastici, ai trattamenti sanitari obbligatori, nonché i "dati sensibili" di cui alla legge 31 dicembre 1996 n. 675 e successive modifiche ed integrazioni. Rientrano tra i dati personali per cui è escluso l accesso: k.1. schede anagrafiche, tranne che per le persone appositamente incaricate (art.37 D.P.R. 223/89); k.2. informazioni e notizie sul rapporto di adozione risultante agli atti, salva espressa autorizzazione dell'autorità giudiziaria (artt.28 e 73 L. 184/83); k.3. cause di inidoneità al servizio militare, fatta salva la richiesta del diretto interessato (art. 1 L. 890/77); k.4. dati statistici in forma non aggregata dai quali sarebbe possibile trarre riferimenti di tipo individuale (art. 9 D. Lgs. 322/89); k.5. schede I.S.T.A.T. di morte (art. 1 D.P.R. 285/90); k.6. documenti contenenti l'indicazione di paternità e maternità di una persona, fatta salva la richiesta dell'interessato o dell'amministrazione in vista dell'esercizio di diritti o doveri derivanti dallo stato di filiazione (L. 1064/55; D.P.R. 432/57); k.7. notizie in ordine ai collaboratori della giustizia che hanno cambiato generalità e residenza (L. 82/91; D. Lgs.119/93); k.8. atti di stato civile, senza la preventiva autorizzazione del Procuratore della Repubblica (art. 185 R.D. 1238/39); k.9. vecchie generalità e sesso, per le persone cui è stata giudizialmente rettificata l'attribuzione di sesso (art. 5 L. 164/82). k.10 dati raccolti nell'ambito dell'attivazione di interventi economici di sostegno alle famiglienonché della prestazione di servizi socio assistenziali e scolastici. j l documenti che riguardino strutture, mezzi, dotazioni, personale ed azioni strettamente strumentali alla difesa dell ordine pubblico, alla prevenzione e repressione dei reati e degli illeciti, con particolare riferimento alle attività e alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione ed alla sicurezza delle persone e dei beni coinvolti, nonché all attività di polizia giudiziaria e alla conduzione di indagini e di accertamenti; relazioni, rapporti interni tra uffici, che coinvolgano valutazioni su qualità morali delle persone; le note meramente interne d ufficio, atti e documenti relativi a controversie legali, giudiziali o altre vertenze in corso sempre che ad essi non si faccia riferimento nei provvedimenti conclusivi dei procedimenti, nonché tutti quegli atti oggetto di vertenze giudiziarie la cui divulgazione potrebbe compromettere l esito dei giudizi o dalla cui diffusione potrebbe derivare violazione del segreto delle indagini preliminari; 8

54 m i pareri resi in relazione a liti in potenza o in atto e la inerente corrispondenza; atti defensionali e la relativa corrispondenza. 3. Il diritto di accesso è altresì escluso, senza limiti di tempo, per i documenti amministrativi coperti dal segreto di Stato, ai sensi dell art.12 della L , n. 801, nonché nei casi di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti dall ordinamento. 4. Il diritto d accesso è escluso nei casi previsti dal D.M. 415/1994 come modificato dal D.M. 508/1997 adottati ai sensi dell art. 24 comma secondo L. 241/1990 e successive modificazioni ed integrazioni (ALLEGATO A) per quanto tali atti possano concernere l attività del Comune. 5. E in ogni caso garantita ai richiedenti la visione degli atti dei procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere i propri interessi giuridici, fermo restando che, nel caso di relazioni e rapporti interni agli uffici che contengono valutazioni su qualità morali delle persone, è garantito l accesso al solo provvedimento finale. 6. Salvo diversa disposizione di legge, viene garantito anche per i documenti soggetti ad esclusione, ai sensi del presente articolo, il diritto di chiunque di conoscere le informazioni concernenti la propria persona, di cui l Amministrazione sia in possesso e la correzione gratuita di eventuali errori od omissioni. Art. 14 Differimento del diritto di accesso 1. Il Responsabile del servizio competente a formare l atto o a detenerlo stabilmente, con provvedimento motivato può disporre il differimento dell accesso: a. ove sia necessario assicurare una temporanea tutela agli interessi di cui all art. 24 comma secondo L. 241/1990 (sicurezza, difesa nazionale e relazioni internazionali; politica monetaria e valutaria; ordine pubblico, prevenzione e repressione della criminalità; riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese); b. per salvaguardare esigenze di riservatezza dell Amministrazione, specialmente nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromette il buon andamento e l imparzialità dell azione amministrativa; c. quando si verifichino documentabili difficoltà per l acquisizione e/o la riproduzione dei documenti amministrativi richiesti, in rapporto alla dotazione degli uffici che le devono soddisfare, tali da non consentire il loro accoglimento nel termine prescritto. 2. Il provvedimento di cui al primo comma indica la data in cui potrà essere esercitato il diritto di accesso. Detto provvedimento è comunicato senza indugio al richiedente. 3. I documenti il cui accesso è differito per motivi di riservatezza di terzi, persone, gruppi e imprese si intendono sottratti differiti nei limiti in cui riguardano soggetti diversi dal richiedente. 4. I casi di differimento sono indicati a titolo esemplificativo nell ALLEGATO B. 9

55 Art. 15 Non accoglimento della richiesta 1. Il rifiuto, la limitazione o il differimento dell accesso richiesto in via formale sono motivati a cura del Responsabile del settore competente con riferimento specifico alla normativa vigente e alle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta. 2. Il Responsabile consegna il provvedimento di diniego motivato all URP che lo trasmette al richiedente, nei termini previsti dall art. 6. Art. 16 Ricorsi e reclami 1. Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta. 2. In caso di rifiuto, espresso o tacito, o di differimento dell accesso, il richiedente può presentare ricorso entro trenta giorni al Tribunale Amministrativo Regionale, ovvero chiedere, nello stesso termine, al Difensore civico che sia riesaminato il provvedimento di diniego. 3. Se il Difensore civico ritiene illegittimo il diniego o il differimento, lo comunica a chi lo ha disposto. Se questi non emana provvedimento confermativo motivato del diniego o del differimento entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione del Difensore civico, l accesso è consentito. Qualora il richiedente l accesso si sia rivolto al Difensore civico, il termine di cui al precedente n. 2 decorre dalla data del ricevimento, da parte del richiedente, dell esito della sua istanza al Difensore Civico. CAPO IV DISPOSIZIONI FINALI Art. 17 Rapporti con la normativa sulla tutela dei dati personali 1. I rapporti tra la normativa in materia di accesso agli atti e quella in materia di tutela dei dati personali sono regolati dalla legge e dal vigente regolamento sulla tutela dei dati personali. Art. 18 Norma di rinvio Per quanto non espressamente previsto dalle disposizioni del presente regolamento si applicano le norme del Dlgs. 267/2000, della L. 241/1990, del DPR 352/1992 e successive modificazioni ed integrazioni. 10

56 ALLEGATO A Si riportano per intero i casi di esclusione del diritto d accesso previsti dalla normativa vigente ancorché non riguardanti espressamente l attività svolta dall Amministrazione comunale. ATTI E DOCUMENTI SOTTRATTI AL DIRITTO DI ACCESSO (D.M. 415/1994 coordinato con D.M. 508/1997) - 1) categorie di documenti inaccessibili per motivi attinenti alla sicurezza, alla difesa nazionale e alle relazioni internazionali: - documentazione relativa agli accordi intergovernativi stipulati per la realizzazione di programmi militari di sviluppo, approvvigionamento e/o supporto comune o di programmi per la collaborazione internazionale di polizia; - dichiarazioni di riservatezza e relativi atti istruttori dei documenti archivistici concernenti la politica estera o interna, secondo quanto previsto dagli artt. 21 e 22 DPR 1409/1963, nonché dall art. 1 DPR 854/1975; - relazioni, rapporti ed ogni altra documentazione relativa a problemi concernenti le zone di confine ed i gruppi linguistici minoritari, la cui conoscenza possa pregiudicare la sicurezza, la difesa nazionale o le relazioni internazionali; - documentazione relativa ai procedimenti di concessione, acquisto e riacquisto della cittadinanza la cui conoscenza può pregiudicare la sicurezza, la difesa nazionale o le relazioni internazionali; - atti concernenti la concessione del nullaosta di segretezza, ove non assoggettati a classifica di segretezza, ai sensi della L. 801/1977 ed atti che contengono riferimenti a situazioni connesse alla concessione del predetto nullaosta; - documentazione relativa ai procedimenti di riconoscimento e revoca dello stato di rifugiato la cui conoscenza può pregiudicare la sicurezza, la difesa nazionale o le relazioni internazionali; 2) categorie di documenti inaccessibili per motivazione di ordine e di sicurezza pubblica ovvero ai fini di prevenzione e repressione della criminalità - relazioni di servizio ed altri atti o documenti presupposto per l adozione degli atti o provvedimenti dell autorità nazionale e delle altre autorità di pubblica sicurezza, nonché degli ufficiali o agenti di pubblica sicurezza, ovvero inerenti all attività di tutela dell ordine e della sicurezza pubblica o di prevenzione e repressione della criminalità, salvo che si tratti di documentazione che, per disposizione di legge o di regolamento, debba essere unita a provvedimenti o atti soggetti a pubblicità; - relazioni di servizio, informazioni ed altri atti o documenti inerenti ad adempimenti istruttori relativi a licenze, concessioni o autorizzazioni comunque denominate o altri provvedimenti di competenza di autorità o organi diversi, compresi quelli relativi al contenzioso amministrativo, che contengono notizie relative a situazioni di interesse per l ordine e la sicurezza pubblica e all attività di prevenzione e repressione della criminalità, salvo che, per disposizioni di legge o di regolamento, ne siano previste particolari forme di pubblicità o debbano essere uniti a provvedimenti o atti soggetti a pubblicità; - atti e documenti attinenti ad informazioni fornite da fonti confidenziali, individuate o anonime, nonché da esposti informali di privati, di organizzazioni di categoria o sindacali; - atti e documenti concernenti l organizzazione e il funzionamento dei servizi di polizia, ivi compresi quelli relativi all addestramento, all impiego e alla mobilità del personale 11

57 delle Forze di Polizia, nonché i documenti sulla condotta dell impiegato rilevanti ai fini della tutela dell ordine e della sicurezza pubblica e quelli relativi ai contingenti delle Forze Armate poste a disposizione dell autorità di pubblica sicurezza; - documenti attinenti alla dislocazione sul territorio di presidi delle Forze di Polizia, esclusi quelli aperti al pubblico; - atti e documenti concernenti la sicurezza delle infrastrutture, la protezione e custodia di armi, munizioni, esplosivi e materiali classificati; - atti di pianificazione, programmazione, acquisizione, gestione e manutenzione, dismissione di infrastrutture ed aree nei limiti in cui detti documenti contengono notizie rilevanti al fine di garantire la sicurezza pubblica nonché la prevenzione e la repressione della criminalità; - atti e documenti in materia di ricerca, sviluppo, pianificazione, programmazione, acquisizione, gestione e conservazione dei mezzi, delle armi, dei materiali e delle scorte; - relazioni tecniche sulle prove d impiego dei materiali di sperimentazione; - documentazione relativa alla descrizione progettuale e funzionale di impianti industriali a rischio limitatamente alle parti la cui conoscenza può agevolare la commissione di atti di sabotaggio; - atti, documenti e note informative utilizzate per l istruttoria finalizzata all adozione dei provvedimenti di rimozione degli amministratori degli enti locali e dei provvedimenti di scioglimento degli organi ai sensi del Dlgs. 267/2000; - documentazione relativa all istruzione, alla definizione e all attuazione delle misure di protezione e dei programmi speciali di protezione previsti dalla L. 82/1991 e successive modificazioni e integrazioni, nonché di tutti gli atti concernenti i collaboratori di giustizia e le persone con essi sottoposte a misure tutorie ed assistenziali; - relazioni di servizio, informazioni ed altri atti o documenti inerenti a materiali ad alta tecnologia per le operazioni speciali e per gli interventi speciali 3) categorie di documenti inaccessibili per motivi di riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese - rapporti informativi sul personale dipendente del Ministero dell Interno, nonché notizie sugli aspiranti all accesso nei ruoli della Polizia di Stato; - notizie, documenti e cose comunque attinenti alle selezioni psico-attitudinali; - accertamenti medico legali e relativa documentazione; - documenti e atti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti le condizioni psicofisiche delle medesime; - documentazione attinente ai lavori delle commissioni di avanzamento e alle procedure di passaggio alle qualifiche superiori, fino alla data di adozione dei relativi decreti di promozione, e documentazione delle commissioni giudicatrici di concorso, fino all adozione, da parte dell Amministrazione, del provvedimento conclusivo del relativo procedimento; - documentazione caratteristica, matricolare e concernente situazioni private dell impiegato; - documentazione attinente a procedimenti penali e disciplinari, fino alla conclusione del procedimento stesso; - documentazione attinente ad inchieste ispettive sommarie e formali, nonché a verifiche ispettive ordinarie e straordinarie; - documentazione attinente ai provvedimenti di dispensa dal servizio, fino alla conclusione del procedimento; 12

58 - informazioni relative alla concessione di autorizzazione all accesso di infrastrutture di polizia o di interesse per la difesa nazionale; - documentazione relativa alla corrispondenza epistolare di privati, all attività professionale, commerciale e industriale, nonché relazioni, informazioni ed altri atti e documenti relativi alle offerte tecnico-economiche da cui emergano elementi coperti dalla tutela dei brevetti e delle privative industriali; - dichiarazioni di riservatezza e relativi atti istruttori dei documenti archivistici concernenti situazioni puramente private di persone o processi penali, secondo quanto previsto dagli artt. 21 e 22 DPR 1409/1963, nonché dall art. 1 DPR 854/1975; - rapporti alla Procura generale e alle Procure regionali della Corte dei Conti e richieste o relazioni di dette procure ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilità amministrative, contabili, penali; - atti di promuovimento di azioni di responsabilità di fronte alla Procura generale e alle procure regionali della Corte dei Conti nonché delle competenti autorità giudiziarie; - verbali di cui all art. 1 DPR 136/1990 in materia di riconoscimento dello status di rifiugiato, compresa la relativa documentazione istruttoria; - atti della commissione centrale per il riconoscimento dello status di rifugiato di cui all art. 2 DPR 136/1990; - atti e documenti relativi ai provvedimenti di concessione o di denegazione dei contributi di prima assistenza di cui aagli artt. 1,2,3 e 4 decreto interministeriale 237/1990 in materia di prima assistenza ai richiedenti lo status di rifugiato; - atti e inerente documentazione dei ricorsi avverso il provvedimento di diniego del contributo di prima assistenza ex art. 5 decreto interministeriale 237/1990; - elaborati progettuali relativi alle sedi di sevizio dei vigili del fuoco; - elaborati ed ogni altro atto tecnico concernente i prodotti soggetti ad omologazioni ed approvazioni ai fini della normativa antincendi; - relazioni sull attività di comitati, commissioni, gruppi di studi e di lavoro, il cui atto istitutivo preveda la segretezza dei lavori. 13

59 ALLEGATO B ATTI PER I QUALI SI PUÓ DIFFERIRE L ACCESSO (elencazione esemplificativa) - Elenco dei soggetti che nelle procedure per pubblici incanti hanno presentato le offerte, fino a che non sia scaduto il termine per la presentazione delle offerte; - Elenco soggetti invitati a trattativa privata o licitazione privata, fine a che non sia scaduto il termine per la presentazione delle offerte; - Elenco dei soggetti che hanno richiesto di essere invitati od hanno manifestato l interesse all invito nelle licitazioni private, appalto-concorso, gara informale antecedente alla trattativa privata, fino alla comunicazione ufficiale da parte dell appaltante o concedente dei candidati da invitare o del soggetto individuato per l affidamento a trattativa privata; - Verbali di gare ufficiose, verbali di commissione giudicatrice di appalto concorso; computi metrici estimativi; elenco prezzi unitari, fino al momento dell individuazione dell aggiudicatario; - Studi, progetti, istruttorie tecniche fino all emissione del provvedimento finale; - Elaborati concorsuali fino all avvenuta approvazione dei verbali della Commissione esaminatrice. 14

60 ALLEGATO C Fac simile OGGETTO: istanza di accesso agli atti. ALL UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO COMUNE DI BAREGGIO Il sottoscritto, nato a., il.., residente a.. in Via. al n, recapito telefonico. CHIEDE a titolo personale in qualità di rappresentante di prendere visione il rilascio di copie/copie conformi DEI SEGUENTI ATTI: per i seguenti motivi: (da compilare solo per i non residenti):. Bareggio,. IL RICHIEDENTE.. (DA BARRARE IN CASO DI RICHIESTA DI COPIE DI ATTI) Per il ritiro della suddetta documentazione contattare : il sottoscritto al seguente n. tel.. invio mediante servizio postale invio mediante fax al seguente n.. il Sig., dal sottoscritto delegato, da contattare al seguente n. tel PARTE RISERVATA ALL UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO Il Sig.è stato identificato mediante: conoscenza diretta C.I. n. rilasciata il.. dal Comune di. Patente n..rilasciata il.dalla Motorizzazione Civile di Passaporto n rilasciato il..dalla Questura di.. LA SUDDETTA ISTANZA E STATA EVASA IN DATA DA. IL RICHIEDENTE.. 15

61 Allegato. 6.1 Numeri da assegnare alle registrazioni 1-5 ALLEGATO SUB 8 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Numero Registr. emergenza Data Tipo Mittente/Destinatrio Oggetto Cat Classe Classificazione Sotto classe n. Fascicolo

62 ALLEGATO SUB 9 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Allegato n. 6.2 PROTOCOLLO DI EMERGENZA A NORMA ARTICOLO 63 DEL DPR 445/00 breve guida per l attivazione Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall altra: 1 guasto al software di protocollazione informatica; 2 guasto al sistema informatico di gestione; 3 mancanza di energia elettrica. Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo. Per l attivazione del protocollo di emergenza si deve: a redigere il verbale di attivazione (documento n. 1) b compilare il registro di emergenza [su supporto informatico; manuale (documento n. 2)]; c dare comunicazione alla struttura organizzativa dell amministrazione della attivazione dell emergenza; d comunicare alla Soprintendenza archivistica l attivazione del registro di emergenza. Al termine dell emergenza si deve: a revocare l autorizzazione al protocollo di emergenza (documento n. 3) b inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l apposita funzione, come previsto dal manuale di gestione; c dare comunicazione alla struttura organizzativa dell amministrazione della revoca dell emergenza; d conservare il registro di emergenza; 1

63 ALLEGATO SUB 9 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 e comunicare alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle funzionalità del registro di protocollo informatico. La numerazione del registro di emergenza è unica per l intero anno. Ricomincia dal numero successivo all ultimo generato per ogni attivazione. Nel caso di attivazione del protocollo manuale (documento n. 2) si possono utilizzare fogli singoli con numerazione indicata nel margine destro, in modo che più operatori possano lavorare contemporaneamente. La numerazione indicata deve essere riportata per ogni documento registrato. 2

64 ALLEGATO SUB 10 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Allegato n. 6.3 AUTORIZZAZIONE ALLO SVOLGIMENTO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO SUL REGISTRO DI EMERGENZA (art. 63 dpr 445/2000) Ai sensi dell art. 63 del dpr 28 dicembre 2000 n. 445: preso atto che, per le cause sotto riportate: Data interruzione Ora interruzione Causa della interruzione non è possibile utilizzare la normale procedura informatica; si autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul Registro di emergenza. Il Responsabile del servizio archivistico per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi 1

65 ALLEGATO SUB 11 ALLA DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 39 DEL 04/05/2015 Allegato n. 6.4 REVOCA AUTORIZZAZIONE ALLO SVOLGIMENTO DELLE OPERAZIONI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO SUL REGISTRO DI EMERGENZA (art. 63 dpr 445/2000) Ai sensi dell art. 63 del dpr. 28 dicembre 2000 n. 445: ricordato che, per le cause sotto riportate: Data interruzione Ora interruzione Causa della interruzione non essendo possibile utilizzare la normale procedura informatica, è stato autorizzato lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul Registro di emergenza; preso atto che, dalla data ed ora sotto riportate: Data ripristino Ora ripristino è stato ripristinato il normale funzionamento della procedura informatica; si revoca l autorizzazione allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul Registro di emergenza; si dispone il tempestivo inserimento delle informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza nel sistema informatico, con automatica attribuzione della numerazione di protocollo ordinaria, mantenendo la correlazione con la numerazione utilizzata in emergenza. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi 1

66 COMUNE DI BAREGGIO SETTORE AFFARI GENERALI SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI REGOLAMENTO ALBO PRETORIO ON LINE Approvato con deliberazione G.C. n. 3 del