Manuale della trasparenza digitale

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1 Indice 1. Scopo 2. Campo di applicazione 3. Riferimenti 4. Definizioni 5. Responsabilità 6. Indicazioni operative 6.1. Plan La trasparenza e la pubblicazione degli atti e dei contenuti sul sito istituzionale e sui siti tematici I contenuti del sito istituzionale e dei siti tematici Criteri per la pianificazione degli adempimenti per la gestione del sito internet istituzionale e dei siti tematici 6.2. Do Determinazione delle responsabilità e dei compiti Visibilità e accessibilità del sito istituzionale, dei siti tematici e delle informazioni pubblicate Raccolta, pubblicazione e aggiornamento delle informazioni Check Gestione della pubblicazione di atti e di informazioni di competenza di ciascuna U.O. Determinazione della validità delle informazioni Controllo dei contenuti pubblicati sul sito istituzionale e sui siti tematici Aggiornamento delle sezioni dei siti e dei contenuti 6.4 Act 7. Allegati Il presente manuale operativo, in linea con le indicazioni in tema di gestione dei sistemi di qualità, segue l impostazione della ruota di Deming. Pertanto, il presente documento è strutturato e descrive i 4 momenti fondamentali di un sistema di gestione: - PLAN = PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE DELLE ATTIVITA' - DO = ESECUZIONE E MONITORAGGIO DEL PROCESSO - CHECK = RISCONTRI E VERIFICA DEL PROCESSO - ACT = REAZIONE ALL ESITO DELLA VERIFICA ACT PLAN CHECK DO 1

2 1. - SCOPO Il presente Manuale, adottato ai sensi dell art. 2 del Regolamento dell Istituto nazionale per il Commercio Estero (I.C.E.) recante disciplina della trasparenza dell attività amministrativa, della pubblicazione dei contenuti sul sito internet istituzionale e della gestione della comunicazione e diffusione di dati personali (di seguito per brevità Regolamento ), individua i criteri e le modalità per la pubblicazione di documenti, dati e informazioni sul sito istituzionale dell I.C.E. e sui siti tematici, al fine di perseguire gli obiettivi di trasparenza, pubblicità, efficacia ed efficienza CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente Manuale, allegato al Regolamento sulla trasparenza e la conoscibilità dei dati personali, è stato redatto a conclusione di un progetto di formazione, che ha interessato personale proveniente dai dipartimenti e dalle U.O. dell istituto, che ha partecipato ad un percorso di formazione basato su lezioni di tipo frontale, didattica partecipata e lavori di gruppo, che hanno consentito di approfondire la conoscenza delle specificità di ciascuna U.O. al fine di individuare chi fa che cosa. Il presente manuale, avente ad oggetto la gestione del sito internet istituzionale e dei siti tematici dell I.C.E, è destinato ai Direttori di Dipartimento, ai Dirigenti e Responsabili delle singole U.O., ai responsabili delle sedi in Italia e all Estero e agli incaricati della redazione dei contenuti, ciascuno per quanto di competenza RIFERIMENTI Per la redazione della presente procedura si è fatto riferimento alle seguenti norme nell ultima revisione corrente: - Legge 7 giugno 2000, n. 150 Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni - Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi - D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice per la protezione dei dati personali (codice della privacy) - Allegato B Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza - Legge 9 gennaio 2004, n. 4 Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici - Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali art. 6, commi 1 e 2 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n DPR 11 febbraio 2005, n. 68 Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell articolo 27 della L. 16 gennaio 2003, n. 3 - D. Lgs. 07 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione (CAD) - D.L. 29 novembre 2008, n. 185 (convertito con modificazioni dalla Legge 28 gennaio 2009, n. 2) Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione 2

3 anti-crisi il quadro strategico nazionale (articoli 16 e 16bis in tema di utilizzo della posta elettronica certificata da parte di PA, imprese, professionisti e cittadini) - Legge 18 giugno 2009, n. 69 Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile (articoli 21 e ss. in tema di trasparenza e pubblicazione di dati e provvedimenti) - Legge 4 marzo 2009, n. 15 Delega al Governo finalizzata all ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e alla efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni nonché disposizioni integrative delle funzioni attribuite al Consiglio nazionale dell economica e del lavoro e alla Corte dei conti - D. Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni - Direttiva 8/09 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione - Linee guida per i siti web della PA art. 4 della Direttiva 8/09 del Ministro per la pubblica amministrazione e l innovazione (versione preliminare del 09 marzo 2010) 4. - DEFINIZIONI Ai fini del presente manuale, oltre alle definizioni contenute nei testi normativi richiamati al paragrafo precedente, si applicano le definizioni di seguito riportate: - CMS: content management system, ossia il sistema utilizzato per la realizzazione e la gestione dinamica dei siti dell I.C.E.; - Direttore: il Direttore di Dipartimento; - Dirigente: il Dirigente di U.O.; - documentale: il sistema di gestione informatica dei documenti in uso presso l I.C.E.; - I.C.E.: l Istituto nazionale per il Commercio Estero; - indirizzo la casella di posta elettronica istituzionale dell I.C.E. facente capo ad un Dipartimento, Area amministrativa, ufficio o persona fisica; - pubblicità: conoscibilità degli atti e dei provvedimenti amministrativi; - responsabile della conservazione: responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dall art. 5 della deliberazione n. 11/2004 CNIPA; - responsabile di U.O.: il soggetto, responsabile di sede o ufficio, che provvede alla pubblicazione degli atti e dei contenuti di propria competenza; - sito istituzionale: il sito internet creato e mantenuto dall I.C.E. con l obiettivo prioritario di presentare l ente, di descriverne l organizzazione, i compiti istituzionali ed i servizi di competenza; - sito tematico: sito internet realizzato o gestito dall I.C.E. per una specifica finalità; - trasparenza: conoscibilità dell attività amministrativa; 3

4 - trasparenza : piena conoscenza delle informazioni relative all organizzazione dell I.C.E., alle attività amministrative e ai servizi erogati, alle prestazioni del personale e alla valutazione delle relative performance; - U.O.: unità organizzativa, che nel caso di I.C.E. corrisponde ad un Area amministrativa o ufficio della rete Italia o della rete estero; - validità dell informazione o dell atto: determinazione dell intervallo di tempo necessario ai fini dell aggiornamento delle informazioni o degli atti oggetto di pubblicazione sul sito. - web designer: il soggetto (operante all interno o all esterno) che cura ed è responsabile della progettazione tecnica, strutturale e grafica del sito; - webmaster: il soggetto che gestisce e amministra il sito, curando l analisi e lo sviluppo delle applicazioni basate su web, provvedendo a dare indicazioni al responsabile del coordinamento del sito. 5. RESPONSABILITÀ Si individuano le seguenti funzioni: - responsabilità della trasparenza e della pubblicazione dei contenuti sul sito: ha ad oggetto la redazione di testi e contenuti che descrivono servizi e attività di competenza dell I.C.E. e la cura della pubblicazione di queste informazioni sul sito o sui siti tematici, rispondendo della certezza istituzionale della fonte e dell aggiornamento dei dati oggetto di diffusione; - responsabilità della pubblicità legale degli atti: riguarda la cura della pubblicazione sul sito e sui siti tematici degli atti, al fine di consentire la conoscibilità da parte di terzi, con la garanzia della certezza istituzionale della fonte, nonché dell integrità, dell attualità e della vigenza dell atto o del provvedimento oggetto di diffusione in rete; - responsabilità del coordinamento della gestione del sito: ha ad oggetto la gestione coordinata delle informazioni e dei documenti pubblicati sul sito e sui siti tematici, al fine di assicurarne la completezza, l appropriatezza e l attualità; - responsabilità della conservazione dei documenti e delle informazioni: riguarda la conservazione dei dati e dei documenti per finalità amministrative, legali e per scopi storico-archivistici; - responsabilità della gestione informatica del sito: concerne l attività di analisi, progettazione, sviluppo e realizzazione grafica e tecnologica dei servizi del sito e dei siti tematici, nonché la garanzia del suo corretto funzionamento, della continuità operativa, dell accessibilità e dell usabilità; - responsabilità della gestione e manutenzione degli strumenti elettronici e della protezione dei dati personali: si rinvia ai compiti e alle responsabilità individuate nel Documento Programmatico sulla Sicurezza, adottato e aggiornato dall I.C.E., ai sensi dell art. 34 del codice privacy e dell allegato B al codice privacy. 4

5 6. - PROCEDURA 6.1 PLAN LA TRASPARENZA DIGITALE E LA PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI E DEI CONTENUTI SUL SITO ISTITUZIONALE L art. 1 della legge 241/1990 prevede che l attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza secondo le modalità previste dalla presente legge. Trasparenza e pubblicità costituiscono pertanto criteri generale dell agire amministrativo, per cui mentre in passato la regola era il segreto e la trasparenza l eccezione, con l adozione della legge 241/90 si è avuto un cambiamento radicale di prospettiva:: la regola per ciascuna amministrazione è garantire la trasparenza della propria attività e la pubblicità degli atti. Con l adozione della legge 15/2009 e il conseguente decreto legislativo di attuazione (cfr. d. lgs. 150/2009) il criterio della trasparenza ha assunto una nuova accezione, rispetto alla definizione generalmente riconosciuta (e richiamata al paragrafo 5, cui si rinvia): la trasparenza non è solamente un criterio generale dell attività amministrativa, atto a consentirne la conoscibilità da parte dei soggetti (mediante gli istituti della partecipazione o il diritto di accesso), ma assume la connotazione di garanzia della piena conoscibilità dell attività amministrativa, al fine di favorire il controllo e la valutazione (da parte di cittadini e imprese) della attività amministrativa e dei singoli funzionari. In particolare, la trasparenza (ai sensi dell art. 11, comma 1 del decreto 150/2009, nel accezione che abbiamo definito ) è la garanzia della piena conoscibilità degli assetti organizzativi della pubblica amministrazione, delle risorse utilizzate (umane e strumentali) e dei relativi strumenti e criteri di valutazione, dando anche atto delle retribuzioni che sono erogate e degli obiettivi raggiunti rispetto a quanto pianificato (misurazione della performance). Pertanto, la trasparenza ha ad oggetto l obbligo di pubblicazione in internet delle informazioni e degli atti previsti dall art. 11 del d. lgs. 150/2009, in apposita sezione del sito denominata Trasparenza, valutazione e merito. A seguito della cd. riforma Brunetta, pertanto, vi sono due diverse accezioni del criterio della trasparenza: a) amministrativa: avente ad oggetto la conoscibilità dell attività amministrativa, mediante gli istituti della partecipazione al procedimento amministrativo, l accesso agli atti procedimentali, la comunicazione dei motivi di rigetto; b) : che si sostanzia nell obbligo della pubblicazione in internet di informazioni e atti, ai sensi dell art. 11 del d. lgs. 150/2009, al fine di garantire la piena conoscenza da parte di cittadini e imprese di informazioni relative alla PA e alla attività e di favorire la valutazione, il controllo e il confronto tra diverse pubbliche amministrazioni, anche da parte di soggetti estranei ai processi e ai procedimenti gestiti dall I.C.E.. La pubblicazione sul sito e sui siti tematici di atti e documenti contenenti dati personali (ossia, secondo la definizione del codice della privacy, informazioni relative a persone o soggetti identificati o comunque identificabili) deve avvenire tuttavia nel rispetto dei principi generali stabiliti dal codice della privacy. In particolare secondo i principi di: 5

6 a) finalità: per cui qualsiasi trattamento di dati (nel nostro caso di specie la pubblicazione mediante sito) deve avvenire per uno scopo determinato (quindi definito e chiaro sin dall inizio), esplicito (ossia il terzo deve esserne a conoscenza, quindi obbligo di trasparenza) e legittimo (non contrastante con regole di diritto); b) proporzionalità ed adeguatezza: ci si riferisce ai dati che devono essere pertinent, non eccedenti e completi rispetto allo scopo del trattamento (che nel caso di specie è la garanzia del controllo e della valutazione dell operato amministrativo e della performance delle risorse umane); c) qualità dei dati: ha ad oggetto il controllo della esattezza, dell aggiornamento e della correttezza del dato oggetto di trattamento e di comunicazione o diffusione. Ai principi considerati, devono aggiungersi i limiti previsti dal codice della privacy: - il divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute, ai sensi dell art. 22, comma 8 del d. lgs. 196/2003 cd. codice privacy; - il diritto all oblio, previsto dall art. 11, comma 1 lett. e) del codice privacy, per cui un dato può essere conservato in forma identificativa non oltre il periodo necessario al raggiungimento del fine per cui poteva essere trattato. Questo, con specifico riguardo alla pubblicazione di dati o atti in internet, comporta che ove le informazioni siano riferite a persone identificate o comunque identificabili, occorrerà stabilire il termine finale di pubblicazione o comunque di accesso libero all informazione ivi considerata. La trasparenza (intesa come detto come piena conoscibilità di dati e informazioni) deve essere contemperata rispetto ai principi e alle regole in tema di protezione dei dati personali, soprattutto nell ipotesi di pubblicazione e diffusione di dati in internet, per cui si parla di trasparenza cd. ponderata. Nel rispetto di quanto previsto dall art. 5 del Regolamento, l allegato del presente Manuale contiene le modalità operative per procedere alla pubblicazione e diffusione sul sito istituzionale e sui siti tematici dell I.C.E. dei dati, degli atti e dei contenuti, anche al fine di garantire il rispetto dei principi e dei limiti stabiliti dal codice della privacy I CONTENUTI DEL SITO ISTITUZIONALE Il sito istituzionale dell I.C.E. garantisce la trasparenza e la pubblicità dell attività amministrativa e costituisce, altresì, lo strumento per favorire il processo di digitalizzazione dell attività amministrativa, poiché consente di fornire servizi informativi e dispositivi ai propri utenti, favorendo l effettivo esercizio di quattro diritti fondamentali: - diritto all accesso; - diritto all informazione; - diritto alla formazione; - diritto alla partecipazione. Occorre, tuttavia, considerare l art. 19, comma 3 del codice della privacy, che dispone che la diffusione di dati personali da parte di un soggetto pubblico è ammessa unicamente quando sia prevista da una norma di legge o di regolamento. A tal proposito, l articolo 6 del Regolamento individua i criteri adottati dall I.C.E. per la determinazione delle comunicazioni e della diffusione dei dati personali, secondo quanto indicato dall allegato 02 del Regolamento. 6

7 Ciò comporta che, fermi i principi di trasparenza dell azione amministrativa, di pubblicità dei provvedimenti amministrativi e della partecipazione attiva da parte dei cittadini, al fine di poter pubblicare dati personali relativi a terzi sul proprio sito istituzionale, un ente pubblico deve verificare che vi sia una espressa previsione normativa (legge o regolamento), che autorizzi l operazione considerata. In relazione alla progettazione e allo sviluppo dei siti web, il Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) ha fornito indicazioni di carattere generale e norme specifiche riferite ai contenuti minimi, che il sito istituzionale delle amministrazioni statali deve contenere, per garantire il livello minimo di servizio al cittadino. Negli allegati e al presente Manuale sono riportati i contenuti minimi obbligatori, previsti per legge, che devono essere pubblicati a cura dei Direttori, dei Dirigenti e dei Responsabili di U.O. sul sito istituzionale e sui siti tematici, con specifica indicazione del riferimento normativo e della validità dell informazione o dell atto CRITERI PER LA PIANIFICAZIONE DEGLI ADEMPIMENTI PER LA GESTIONE DEL SITO ISTITUZIONALE E DEI SITI TEMATICI Il sistema di gestione del sito istituzionale si basa sui seguenti principi e indirizzi generali: determinazione delle responsabilità connesse alla redazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti; individuazione di un responsabile unico della gestione e della verifica del sito; determinazione degli obblighi preventivi relativi alla scelta e alla rintracciabilità del nome di dominio; iscrizione a indici o elenchi pubblici e aggiornamento delle informazioni per favorire la ricerca in rete del sito e per facilitare la conoscenza dei dati minimi riferiti all I.C.E.; individuazione degli scopi e degli obiettivi del sito, sia a livello istituzionale, sia a livello di unità organizzativa, al fine di determinare le tipologie di atti e dati da pubblicare; verifica delle informazioni minime e delle tipologie di atti da pubblicare, secondo gli obblighi normativi vigenti; verifica dello stato della digitalizzazione dei processi interni e dei procedimenti; determinazione del livello di interazione da realizzare tra I.C.E. e utenti dei servizi del sito; individuazione delle tipologie di informazioni da pubblicare, oltre ai contenuti minimi, da parte di ciascun responsabile; previsione di politiche di garanzia dell aggiornamento continuo delle informazioni pubblicate; razionalizzazione dei contenuti del sito internet, mediante la definizione di procedure di controllo e di definizione dei bisogni, anche mediante questionari di customer satisfaction. I presenti indicati, ove applicabili, valgono anche per i siti tematici. Per quanto riguarda i contenuti e le modalità di relazione tra utenti dei servizi e I.C.E., quest ultimo non deve limitarsi a pubblicare sul sito istituzionale solamente informazioni relative alla propria attività, ma, come raccomandato e indicato nelle Linee guida sui siti web, deve cercare di raggiungere il massimo livello di funzionalità dei servizi offerti all utenza, che possono variare in relazione alle finalità del sito medesimo e al livello di interazione con l utenza, che si intende realizzare. In via generale, si possono distinguere cinque diversi livelli di interazione, così come riportati nella tabella seguente: Livello Obiettivi primari Servizi offerti interazione Livello 1 Informazione Fornire all utente informazioni sul procedimento amministrativo o sui servizi offerti (oggetto, termini di richiesta, condizioni) e sulle modalità di espletamento (servizi disponibili, importi, 7

8 condizioni) Livello 2 Interazione a una via Oltre alle informazioni, sono resi disponibili all utente i moduli per la richiesta di interesse che dovrà poi essere inoltrata attraverso canali tradizionali Livello 3 Interazione a due vie L utente può avviare il procedimento di interesse e viene garantita online solo la presa in carico dei dati immessi dall utente e non la loro contestuale elaborazione Livello 4 Transazione L utente può avviare il procedimento di interesse fornendo i dati necessari ed eseguire la transazione corrispondente interamente online, incluso l eventuale pagamento dei costi previsti Livello 5 Personalizzazione e pro-attivo L utente, oltre ad eseguire online l intero ciclo del procedimenti di interesse, riceve proattivamente informazioni (scadenze, esito procedimento, ). Pertanto, ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O., per quanto di specifica competenza, è responsabile di: - svolgere azioni continue di verifica e aggiornamento dei contenuti web pubblicati nel sito; - rendere evidente l attività di monitoraggio e di verifica; - valutare l opportunità di avviare interventi di razionalizzazione dei contenuti; - promuovere una verifica dell utilità del sito o delle sezioni del sito. 6.2 DO DETERMINAZIONE DELLE RESPONSABILITA E DEI COMPITI Da diversi anni, l I.C.E. è impegnato nel miglioramento della qualità dei propri servizi e nel processo di digitalizzazione dell attività amministrativa e di dematerializzazione dei documenti e degli archivi cartacei. L I.C.E. ha un sito istituzionale e siti tematici, gestiti secondo quanto previsto nel presente Manuale. Nell ambito della politica di garanzia della trasparenza, della pubblicità degli atti e della digitalizzazione dell attività amministrativa, anche con riferimento all utilizzo di sistemi di gestione dei contenuti (CMS), nel determinare chi deve fare che cosa, l I.C.E. ha optato per una architettura di responsabilità diffusa. Il Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese è responsabile: 1) della proposta al Direttore Generale dell eventuale aggiornamento o integrazione del presente manuale e degli allegati tecnici, recependo i suggerimenti e le proposte eventualmente formulate dai Direttori, dai Dirigenti e dai Responsabili di U.O.; 2) della pubblicazione sul sito istituzionale e sui siti tematici dei contenuti di propria competenza, nel rispetto della procedura operativa indicata nell allegato al presente Manuale; 8

9 3) della pubblicazione sul sito istituzionale e sui siti tematici dei contenuti minimi indicati nell allegato al presente Manuale; 4) del coordinamento della gestione e dell aggiornamento del sito istituzionale e dei siti tematici di competenza, con poteri di indirizzo e di controllo nei confronti dei Direttori, dei Dirigenti e del Responsabile di U.O.; 5) della descrizione dei servizi e delle attività di competenza; 6) della indicazione ai Direttori, ai Dirigenti e ai Responsabili di U.O. della necessità di procedere all aggiornamento delle informazioni pubblicate sul sito istituzionale e sui siti tematici, per quanto di competenza, anche a seguito di novità normative o di indicazioni o indirizzi del Consiglio di amministrazione dell I.C.E.; 7) della verifica, mediante l utilizzo della lista di controllo (allegato 01.04), dei contenuti di propria competenza pubblicati sul sito istituzionale e sui siti tematici di competenza; 8) della redazione di un report annuale, da presentare al Direttore Generale, da predisporre sulla base delle risultanze dei controlli svolti da ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O.. Ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O. (per quanto di competenza) deve: 1) procedere alla redazione e alla pubblicazione dei contenuti e degli atti nel rispetto della procedura operativa di cui all allegato 01.01; 2) pubblicare sul sito i contenuti minimi di propria competenza, secondo quanto indicato nell allegato al presente Manuale; 3) redigere la descrizione delle attività e dei servizi di competenza della propria U.O.; 4) predisporre la redazione e l aggiornamento della modulistica di competenza da pubblicare sul sito istituzionale o sui siti tematici; 5) determinare l ambito di accesso ai contenuti e agli atti, secondo quanto indicato al paragrafo del presente Manuale; 6) individuare la validità degli atti e delle informazioni, al fine di determinare la periodicità dell aggiornamento o la scadenza della pubblicazione; 7) redigere un report annuale, avente ad oggetto la verifica e lo stato della pubblicazione sul sito istituzionale e sui siti tematici degli atti e dei contenuti di propria competenza, compilando il modello riportato all allegato 01.04, da consegnare al Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese entro il mese di giugno di ciascun anno. Il Dirigente dell Area Sistemi Informativi deve: 1) procedere alla attivazione delle caselle di posta elettronica certificata, prescrivendo eventuali modalità operative per gli incaricati dell I.C.E.; 2) procedere alla registrazione presso l indice delle pubbliche amministrazioni (all indirizzo: del sito istituzionale e delle informazioni relative alla casella di posta elettronica certificata e alla casella istituzionale; 3) curare la formazione del personale su profili e argomenti di natura tecnologica e organizzativa, favorendo la conoscenza e la distribuzione delle procedure previste nel presente manuale; 9

10 4) implementare procedure informatiche per una corretta conservazione dei messaggi di posta elettronica (inviati e ricevuti sulle cartelle di PEC e sulle caselle di posta elettronica istituzionale); 5) tenere i rapporti con il Ministero della Pubblica Amministrazione e dell Innovazione e con il DigitPa; 6) curare e mantenere le relazioni tra I.C.E. ed eventuali service provider esterni per quanto riguarda la progettazione, l architettura e l aggiornamento del sito con riferimento agli obblighi previsti dalla normativa in tema di trasparenza e agli indirizzi del Consiglio di amministrazione o del Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese VISIBILITA E ACCESSIBILITA DEL SITO ISTITUZIONALE E DELLE INFORMAZIONI L I.C.E. è tenuto ad informare gli utenti dei propri servizi dell esistenza del sito istituzionale, segnalandone chiaramente l indirizzo: nella carta intestata dell I.C.E. e nei biglietti da visita dei dipendenti; nella firma istituzionale delle dei dipendenti; nella modulistica; nei manifesti; nei documenti a circolazione esterna; nelle pubblicazioni cartacee di ogni tipo; nei comunicati pubblicitari, comunicati stampa. Per quanto riguarda il tema dell accessibilità, la legge 9 gennaio 2004, n. 4, recante Disposizioni per favorire l accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici, ha introdotto l obbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di siti web accessibili. In base a questa legge, l accessibilità è definita come la capacità dei sistemi informatici, nelle forme e nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni particolari. L accessibilità non riguarda solamente profili tecnologici, ma deve riguardare anche la conoscibilità e la diffusione dell indirizzo del sito istituzionale, nonché la chiarezza e la completezza delle informazioni relative ai servizi da fornire agli utenti. Pertanto, si prevedono le seguenti azioni, che devono essere svolte dal responsabile dei sistemi informativi, eventualmente coadiuvato da personale interno o esterno: Oggetto Modalità Termine Iscrizione al dominio.gov.it Secondo la procedura indicata nelle linee guida dei siti web 10

11 Attivazione casella di posta elettronica certificata PEC collegata con protocollo informatico Iscrizione all indice delle PA Secondo quanto previsto dal CAD Secondo quanto indicato nelle linee guida dei siti web Pubblicazione sulla home page del sito dell indirizzo PEC istituzionale e dell elenco completo degli indirizzi di posta elettronica Verifica rispetto legge 4/2004 L accessibilità ai dati riguarda, altresì, la determinazione dell ambito di conoscibilità delle informazioni istituzionali. Pertanto, si prevedono tre diversi canali di accesso, a seconda della natura delle informazioni: a) dati pubblici: sono quelli indicati dall art. 54 del CAD, dall art. 11 del d. lgs. 150/2009. Costituiscono informazioni liberamente consultabili mediante accesso pubblico e senza necessità di autenticazione. Costituiscono dati pubblici le informazioni e i dati personali per i quali leggi o regolamenti prevedono un regime di pubblicità legale o la diffusione in internet; b) dati a rilevanza esterna ad accesso selezionato: rappresentano informazioni che possono essere conosciute solamente da chi ha una posizione qualificata (ad esempio utente di servizi ovvero soggetto che ha partecipato ad una procedura ad evidenza pubblica), per cui, sebbene siano dati a rilevanza esterna, potranno essere conosciuti solamente previa autenticazione del richiedente, mediante user-id e password o utilizzo di smart card con certificato di autenticazione forte (cd. strong authentication); c) dati a rilevanza interna: sono accessibili solamente da enti e soggetti che svolgono funzioni di indirizzo e di controllo o attività di natura gestionale. Per ciascuna tipologia di dato, il Direttore, il Dirigente e i Responsabili di U.O., ciascuno per quanto di propria competenza, devono determinare l ambito di conoscibilità, nel rispetto dei criteri e delle regole indicati nell allegato al presente Manuale RACCOLTA, PUBBLICAZIONE E AGGIORNAMENTO DELLE INFORMAZIONI ISTITUZIONALI L articolo 11 del d. lgs. 150/2009 definisce la trasparenza come accessibilità totale, anche attraverso lo strumento della pubblicazione sui siti istituzionali delle amministrazioni pubbliche, delle informazioni concernenti ogni aspetto dell organizzazione, degli indicatori relativi agli andamenti gestionali e all utilizzo delle risorse per il perseguimento delle funzioni istituzionali, dei risultati dell attività di misurazione e valutazione svolta dagli organi competenti, allo scopo di favorire forme di diffuse di controllo del rispetto dei principi di buon andamento e imparzialità. 11

12 Il Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese è responsabile della redazione e della pubblicazione sul sito istituzionale dei contenuti minimi (riportati in allegato del Manuale). Considerato che l articolo 19, comma 3 del d. lgs. 196/2003 (codice privacy) ammette la diffusione dei dati personali solamente ove prevista da legge o da regolamento e nel rispetto dei principi generali previsti dall art. 11 del medesimo codice, ciascun addetto alla pubblicazione di atti, provvedimenti e atti deve procedere nel rispetto di quanto previsto nel Regolamento ed in particolare secondo le determinazioni riportate nelle tabelle di cui all allegato 02 del Regolamento medesimo. Inoltre, secondo quanto previsto in precedenza, la diffusione di dati personali riferiti a terzi deve avvenire nel rispetto dei principi di finalità e proporzionalità e adeguatezza rispetto allo scopo del trattamento (ossia alla garanzia delle esigenze di trasparenza e conoscibilità dell azione amministrativa) GESTIONE DELLA PUBBLICAZIONE DI ATTI E DI INFORMAZIONI DI COMPETENZA DI CIASCUNA UNITA ORGANIZZATIVA Ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O., per quanto di propria competenza, provvede alla raccolta, redazione e pubblicazione dei contenuti, secondo quanto indicato nell allegato al presente Manuale. Il Dirigente e il Responsabile di U.O. sono comunque responsabili della redazione dei contenuti e della pubblicazione sul sito istituzionale e sui siti tematici dei contenuti minimi di propria competenza. Al fine di favorire la trasparenza dell attività è in facoltà del Direttore, del Dirigente e dei Responsabili di U.O. determinare contenuti aggiuntivi da pubblicare sul sito istituzionale dell I.C.E. nella sezione di propria competenza, individuando l ambito di accesso, secondo le regole ed i limiti previsti dal codice della privacy e indicati nell allegato DETERMINAZIONE DELLA VALIDITA DELLE INFORMAZIONI Direttori, Dirigenti e Responsabili di U.O., ciascuno per quanto di propria competenza, devono definire, per ogni tipologia di contenuto, i criteri di validità, al fine di favorire e consentire l aggiornamento continuo dei contenuti medesimi. Nel rispetto delle indicazioni fornite dal Ministro della Pubblica Amministrazione e dell Innovazione, con le Linee guida per i siti web delle PA, gli attributi di validità, associabili ad una sezione o ad un contenuto, possono essere di tre tipologie: permanente: la sezione o il contenuto in sé non è soggetto ad obsolescenza, potendo sempre essere modificato o integrato, ma non perdendo mai di significatività (ad esempio, nel caso dell I.C.E., il riferimento è alla istituzione e alla storia); collegata: il contenuto è collegato ad un evento che ne determina la necessità di aggiornamento (es. il contenuto Il Presidente o Organigramma è collegato alla variazione di nomine o dell assetto organizzativo dell I.C.E.); a termine: il contenuto ha una scadenza che ne determina l eliminazione ovvero lo spostamento in un archivio (es. un avviso, una notizia, ). 12

13 Pertanto, le politiche di verifica, di controllo e di aggiornamento, descritte nella sezione 6.3. del presente manuale, sono collegate alla validità attribuita ai contenuti medesimi. 6.3 CHECK CONTROLLO DEI CONTENUTI PUBBLICATI SUL SITO ISTITUZIONALE E SUI SITI TEMATICI I contenuti pubblicati sul sito istituzionale e sui siti tematici devono essere soggetti a controllo periodico, da parte dei Direttori, Dirigenti e Responsabili di U.O., nel rispetto dei criteri di validità indicati negli allegati e Considerato che si utilizza un CMS, per la tenuta e la gestione del sito istituzionale e dei siti tematici, si richiama l attenzione di ciascun soggetto preposto alla pubblicazione dei contenuti a prestare attenzione alla natura delle informazioni e alla loro validità, dovendo altresì rispettare eventuali indicazione relative alla data di inizio e a quella di fine della pubblicità dell informazione). Il Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese, in qualità di responsabile della gestione del sito istituzionale e dei siti tematici di competenza, deve segnalare a ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O. le esigenze di aggiornamento o di integrazione dei contenuti di propria competenza, che attraverso verifiche o controlli, anche a campione, risultino non in linea con i criteri di validità indicati negli allegati e Tuttavia, al fine di favorire il controllo organico dell aggiornamento dei contenuti pubblicati sul sito istituzionale e sui siti tematici, si deve utilizzare la checklist (allegato 01.04), da utilizzare ai fini del report annuale da parte di ciascun Direttore, Dirigente e Responsabile di U.O. da consegnare al Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese entro il mese di giugno di ciascun anno AGGIORNAMENTO DELLE SEZIONI E DEI CONTENUTI DEL SITO ISTITUZIONALE E DEI SITI TEMATICI In base alle risultanze dell attività di controllo, si procede all aggiornamento delle sezioni e dei contenuti ciascuno per quanto di propria competenza. L attività di aggiornamento è soggetta a registrazione nel file di log del CMS, da conservarsi a cura del service provider o del Dirigente dell Area Sistemi Informativi, a seconda dei contratti di servizio sottoscritti dall I.C.E.. Il responsabile della registrazione e della tenuta dei contenuti dei file di log, relativo alle registrazioni delle operazioni di pubblicazione dei contenuti e degli atti, deve garantire la continuità operativa e conseguentemente l accessibilità agli atti pubblicati, in particolar modo per quelli relativi agli obblighi di pubblicità, ai sensi dell art. 4 del Regolamento. A seguito dell attività di controllo, svolta utilizzando il modello allegato del Manuale, il Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese: 13

14 - raccoglie le schede redatte da ciascun Direttore, Dirigente o Responsabile di U.O., al fine di redigere un report da presentare al Consiglio di amministrazione, da utilizzare anche al fine dell aggiornamento del programma triennale della trasparenza, ai sensi del d. lgs. 150/2009 e successive modificazioni e integrazioni; - verifica, coadiuvato dal Dirigente dell Area Sistemi Informativi, lo stato della pubblicazione dei contenuti e la corretta tenuta dei file di log del CMS, adottando le misure e gli accorgimenti, sia di natura tecnologica, sia organizzativa che siano necessari; - segnala ai singoli responsabili di area e ai dipendenti le necessità di aggiornamento dei contenuti. 6.4 ACT Il Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese, all esito dell attività di controllo, segnala eventuali non conformità rispetto alle procedure organizzative ed operative previste dal presente manuale e provvede a raccogliere eventuali proposte di aggiornamento, modifica o integrazione del presente manuale o degli allegati tecnici. Il responsabile dell Area dei sistemi informativi può redigere circolari esplicative o linee guida di natura tecnologica, atte a favorire il corretto utilizzo degli strumenti di comunicazione elettronica e delle procedure per la pubblicazione dei contenuti sul sito. I materiali redatti, a corredo del presente Manuale, sono pubblicati sul sito in area ad accesso riservato o resi disponibili sul documentale ai dipendenti e ai collaboratori dell I.C.E., che hanno l onere di visionare e di rispettare le indicazioni fornite, fatta salva la possibilità di richiedere eventuali azioni di formazione e di informazione mirate. 7 ALLEGATI.01 Linee guida per la pubblicazione dei dati, degli atti e dei contenuti.02 Check-list per la pubblicazione sul sito dei contenuti minimi istituzionali da parte del Direttore del Dipartimento Servizi alle Imprese.03 Check-list per la pubblicazione sul sito dei contenuti minimi da parte dei Direttori di Dipartimento e Dirigenti di Area.04 Lista di controllo per la verifica dei contenuti pubblicati sul sito 14

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