L enterprise content management è strategico per le imprese

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1 Speciale L enterprise content management è strategico per le imprese Gestire meglio i contenuti per migliorare le attività aziendali, rendere più efficienti i processi decisionali, accrescere la collaborazione tra le persone è sempre più importante. Per questo le soluzioni ECM stanno diventando indispensabili. Lorenza Peschiera Un area tra le più strategiche in ambito ICT. Così avevamo definito, qualche tempo fa, il segmento dell enterprise content management (ECM), un settore che manterrà la propria importanza anche nei prossimi mesi dal momento che le imprese, che molto spesso avevano migliorato la gestione dei propri contenuti per adeguarsi alle normative, oggi stanno sempre più comprendendo che è importante gestire meglio i contenuti per ottimizzare i processi aziendali e rendere più efficienti i processi decisionali, per favorire la collaborazione tra le persone e sfruttare anche le potenzialità dei social media. Nel 2009, secondo Gartner, il mercato italiano dell enterprise content management aveva avuto un valore di circa 45 milioni di euro, in crescita del 5% sul 2008; l analista aveva stimato, per il 2010, una crescita dell 8% sull anno precedente. Come ha evidenziato il Real Story Group, il mercato, a livello internazionale, anche nel 2010 ha continuato a crescere; in particolare si è verificato un consolidamento in ambito ECM nella fascia alta di mercato. È aumentato anche l interesse per le soluzioni basate su open source e cloud; Share Point di Microsoft si è rivelata come una soluzione vincente per molte imprese, ma non come la soluzione esclusiva in ambito ECM. Capire cosa è necessario, partire dai propri bisogni individuando aree prioritarie di intervento era stato indicato da Gartner, in un nostro precedente articolo, come la strategia utile alle aziende per comprendere come orientarsi nell implementazione o nell ampliamento di un sistema ECM. Ma per ampliare ulteriormente lo scenario sul tema, abbiamo deciso di dare spazio al punto di vista su questo argomento delle aziende attive nel settore dell ECM. 54 office automation marzo 2011

2 Gestire i contenuti in azienda Per le imprese oggi l elaborazione collaborativa dei contenuti è centrale, insieme al consolidamento dei silos applicativi, che usano sistemi ECM acquisiti o sviluppati internamente nel corso degli anni, esordisce Maurizio Turatti, senior solutions engineer di Alfresco Italia. Le aziende stanno implementando sistemi di social business per aumentare l efficienza dei dipendenti. Se non controllati, questi sistemi rischiano di creare volumi di contenuti non gestiti. Piattaforme che usano standard aperti, come CMIS & JSR-168, in grado di coesistere con i sistemi di social business, possono facilitare la gestione e la conservazione dei contenuti creati da questi sistemi. Per raggiungere l obiettivo è necessario lavorare al consolidamento e alla federazione delle applicazioni documentali già presenti in azienda, spesso differenti e cresciute in modo disordinato nei vari dipartimenti. Secondo Gartner prosegue Turatti la crescita di contenuti di tipo social creati in sistemi di engagement richiede nuove discipline per la gestione del ciclo di vita utile, dell archiviazione e delle più recenti disposizioni. Le applicazioni di social software hanno il potenziale di creare masse di contenuti non gestiti che potrebbero diventare significativi in futuro nel caso di cause legali o indagini normative. Comprendere la natura di questi sistemi e il relativo ruolo finale è fondamentale per usarli con successo. Come spiega Alessandro De Pasquale, direttore servizi consulenza di DocFlow Italia, si stanno imponendo sempre più regole stringenti alle aziende, imposte da enti esterni, come la Sarbanes-Oxley americana, la legge 231/2001 sulla responsabilità delle imprese, i regolamenti relativi alla diffusione di informazioni finanziarie, alle disposizioni sulle public utilities e così via. Un ulteriore problema chiarisce De Pasquale è dato dalla creazione di documenti dotati di contrassegni di autenticità che assicurino l autenticità dei propri documenti. Le esigenze maggiori sono il controllo di sicurezza a tutti i livelli e la gestione e monitoraggio dei processi di formazione o di ricezione dei documenti aziendali. Per Michele Mantovani, regional country manager, IIG (Intelligent Information Group), EMC, oggi le Competenze tecnologiche, conoscenze di mercato, capacità di collaborare con il vendor e con i clienti finali sono le caratteristiche ideali del business partner in grado di proporre soluzioni di ECM in modo vincente aziende hanno bisogno di contare su funzionalità di base dei contenuti, come acquisizione di dati da documenti su formato cartaceo o elettronico, classificazione e archiviazione sicura, collaborazione e composizione documentale, insieme alla possibilità di costruire soluzioni e automatizzare processi fortemente guidati dai contenuti in modo rapido ed efficace. Pensiamo a una banca o a una utility, dice Mantovani. Entrambe hanno necessità di funzioni base dell ECM distribuite a molti utenti in azienda, associate all esigenza di gestire processi guidati da contenuti nelle aree relative all acquisizione di nuovi clienti, alla gestione di cambiamenti nei contratti, comunicazioni personalizzate alla clientela In questi ambiti (e in altri, come le aree legale, amministrativa o risorse umane di ogni azienda o ente pubblico) è sempre più importante abbinare alle funzionalità più tradizionali dell ECM applicazioni di case management che comprendono processi automatizzati e informazioni che si muovono nelle organizzazioni, che indirizzano le esigenze di competitività sul mercato, la conformità a normative in evoluzione e più in generale l ottimizzazione dei costi e delle performance. Nel panorama economico attuale le aziende sono alla ricerca di soluzioni ECM per ottimizzare i propri processi aziendali e la relativa gestione delle informazioni da, verso e nell organizzazione, puntualizza Annalisa Franzetti, marketing manager, Esker Italia. La soluzione ideale dovrebbe ridurre i costi, portare risparmi sia in termini di denaro sia di tempo dedicato dalle risorse in attività non core, ridurre le attività manuali e gli errori commessi, evitare l acquisto di hardware o software aggiuntivi, semplificando l infrastruttura IT esistente. Paolo Cattolico, TRIM marketing manager, HP Emea, ritiene che l enterprise content management risponde a esigenze diverse delle aziende, non sempre complementari. Oggi afferma il manager le soluzioni di ECM sono adottate per progetti di gestione tradizionale, per esempio la gestione contratti o la conservazione delle fatture, ma anche per progetti di enterprise search o per la creazione e gestione di portali web. Molti fornitori di sistemi ECM, però, si basano su software non integrati, la cui implementazione ha marzo 2011 office automation 55

3 L enterprise content management è strategico per le imprese spesso costi molto elevati. Gli analisti (come Forrester) individuano un tasso di insuccesso nella realizzazione di progetti ECM di oltre il 60%. Davide Pannuto, IBM software industry solutions market manager, evidenzia che un problema è la difficoltà nel governare il patrimonio informativo: Si tratta di documenti e contenuti digitali sparsi su vari repository aziendali che si sono costituiti nel tempo. Diversi sono i problemi da affrontare: la conservazione di informazioni non più necessarie, con conseguente spreco in ambito storage, la difficoltà a rispondere a compliance di settore o normative in caso di esibizione di prove documentali nei tempi richiesti. Non da ultimo, lo scarso utilizzo dei contenuti, sia come driver di processi di business efficaci e trasparenti, sia per le informazioni intrinseche presenti che, adeguatamente analizzate, possono portare all attenzione del business nuove opportunità o rischi potenziali. Oggi le aziende devono gestire una mole considerevole di informazioni in continua crescita che include tipologie diverse di dati (strutturati e non), ammette Chiara Patitucci, product manager, Interzen Consulting. Se non gestito correttamente e in modo strategico, uno degli asset principali rischia di diventare un onere pesante e non uno strumento che crea valore aggiunto. L esigenza principale è di gestire le informazioni in maniera centralizzata, favorendone la condivisione ma garantendo la compliance aziendale in termini di rispetto dei requisiti di sicurezza e di accesso che oggi molte normative, sia italiane che internazionali, richiedono. Affinché un azienda sia di successo e al passo coi tempi, dovrebbe poter rispondere in maniera efficace e pronta alle sollecitazioni di un mercato in continua evoluzione, e questo è possibile solo attraverso l implementazione di strumenti che consentono di avere l informazione giusta al momento giusto. Oggi, le aziende devono gestire rischi e costi legati ai contenuti e alle persone, migliorare i processi decisionali, favorire la versatilità e l innovazione dei processi di business, ponendo attenzione anche ai problemi di conformità, dichiara Antonio Matera, indirect sales manager per l Italia di OpenText. Inoltre, a completamento di una strategia di gestione dei contenuti è necessario offrire agli utenti un esperienza coinvolgente tramite tool intuitivi e un interfaccia semplice da usare e gestire. Stiamo anche assistendo a una rivoluzione in ambito web: le aziende si stanno sempre più avvicinando ai social media e vogliono 56 office automation marzo 2011

4 usarli anche al loro interno. Infine, non dimentichiamoci dei dispositivi mobili, indispensabili per dare fluidità e continuità al proprio business. Le imprese devono far fronte a una crescente mole di contenuti non strutturati, come documenti, spreadsheet, presentazioni, , immagini, video, creati anche in virtù del crescente uso di strumenti Web 2.0 e di social networking secondo il modello Enterprise 2.0, dice Stefano Bucci, sales consultant director, Oracle Italia. È sempre più sentita l esigenza di fornirsi di una piattaforma capace di gestire questo crescente insieme di dati non strutturati alla stessa stregua di quelli strutturati, per poterli restituire, nel formato più opportuno, alle diverse applicazioni e sistemi mission critical presenti nell organizzazione: in questo modo l azienda può efficacemente costruire nuove applicazioni e servizi di tipo content-rich, riusare i contenuti e integrarli con le applicazioni esistenti. L esigenza primaria è quella di confidare su una piattaforma unificata e aperta capace di controllare e centralizzare le operazioni di revisione, conservazione, archiviazione e gestione dei contenuti, con la quale sia possibile non solo integrarsi con le soluzioni applicative esistenti ma anche aprirsi a nuove forme di lavoro collaborativo e di condivisione della conoscenza, con più efficacia organizzativa, senza scendere a compromessi in termini di produttività e di compliance. L ECM è uno strumento utile alle aziende per archiviare e gestire i documenti non strutturati, conclude Pier Luigi Zaffagnini, amministratore Top Consult. Ma una gestione documentale stand-alone non serve a nulla, la sua forza sta nella capacità di integrarsi nel contesto aziendale con il sistema informativo e con le informazioni strutturate, diventando così una funzione vitale per l impresa e per il business. Implementare una soluzione ECM Ma che consigli dare a un azienda che vuole implementare una soluzione di enterprise content management o che vuole migliorare il proprio sistema di ECM? Il primo passo per l implementazione di una soluzione di ECM è la visione completa delle esigenze legate alla natura dei contenuti presenti in azienda, afferma Turatti. Partendo da questa analisi, le organizzazioni possono comprendere quanti contenuti e documenti prodotti nell impresa non sono realmente gestiti e controllati. marzo 2011 office automation 57

5 58 office automation marzo 2011 Il processo di consolidamento della gestione dei contenuti deve puntare all implementazione di una piattaforma di erogazione di servizi centralizzati per la gestione ed elaborazione di tutti i documenti presenti in azienda, ma questo processo deve essere gestito tramite fasi più piccole e tutte sotto controllo. Solo introducendo nuovi servizi e progetti in modo controllato, incrementale e open-standard si garantisce un rapido ritorno dell investimento, unito al perseguimento di una razionalizzazione strutturale strategica. Secondo Turatti i processi di gestione documentale spesso sono quelli che impattano di più sulla produttività individuale quotidiana delle persone; un analisi preventiva delle interfacce utente e dei workflow è fondamentale per evitare fenomeni di rigetto da parte degli utenti finali. È necessario abbinare una piattaforma di back-end solida e completa alla flessibilità delle interfacce utenti e un motore di workflow che si integri con tutti gli altri sistemi informativi dell azienda. L adozione di una piattaforma aperta lascia spazio alle personalizzazioni e integrazioni necessarie. I documenti aziendali sono di due tipi principali, quelli che riportano un atto o un fatto, i documenti propriamente detti, e quelli che contengono informazioni non riferite a un atto o un fatto specifico, dichiara De Pasquale. Al primo tipo appartengono fatture, ordini, listini, al secondo articoli o manuali di istruzioni. Anche se i due tipi di documento hanno caratteristiche comuni, dal punto di vista del trattamento sono molto diversi. Identificare le varie tipologie di documenti e identificare i processi associati in modo da integrarli in procedure informatiche porta un reale vantaggio all azienda rendendo vivi i documenti. Per Mantovani è importante rivolgere l attenzione a infrastrutture aperte agli standard, che offrono una vasta scelta di funzioni base di ECM, in associazione a un framework che consenta il disegno e la messa in opera di applicazioni personalizzate in modo rapido, per sfruttare al meglio le funzionalità out of the box e realizzare soluzioni applicative anche basate su modelli pay per use. Questo porta a una riduzione dei costi di infrastruttura e a una maggiore flessibilità operativa delle aziende, per rispondere alle sfide che il mercato impone. In qualità di vendor di soluzioni e servizi di automatizzazione dei processi di gestione documentale, il nostro suggerimento è di prestare attenzione ai benefici e al valore aggiunto offerti, dice Franzetti. L obiettivo principale delle imprese deve essere l ot-

6 timizzazione dei processi dei clienti, pertanto è importante analizzarli in dettaglio, individuando gli eventuali colli di bottiglia. Successivamente, il consiglio per le aziende utenti è di cercare la soluzione on-premise, on-demand o ibrida, che risponda meglio alle esigenze dell impresa, flessibile, in grado di integrarsi nell infrastruttura aziendale e scalabile, per stare al passo con eventuali sviluppi futuri. È necessario analizzare le soluzioni disponibili e testarle, per verificare che soddisfino sin da subito le esigenze di uno specifico processo e per avere una visione realistica dei tempi di implementazione richiesti e del risultato finale, dice Cattolico. In secondo luogo, bisogna studiare le opportunità che offre nel medio-lungo termine, privilegiando tecnologie semplici ed estensibili. Infine, devono essere analizzati i costi, non solo quelli delle licenze software, ma anche quelli legati alla consulenza, che hanno un peso in media del 60-70% sul progetto totale. Sarebbe consigliabile fare un veloce assessment sul patrimonio informativo (dove sono residenti, oggi, le informazioni: su quali sistemi, chi le utilizza, qual è il loro ciclo di vita) e sulle aree in cui la gestione documentale può portare ritorni immediati, dice Pannuto. L adozione di uno strumento di gestione documentale può partire anche attraverso l acquisizione di soluzioni che affrontano uno specifico tema di business: sia la gestione dei documenti tecnici integrati con il CAD, sia l automazione di una pratica di credito. Fondamentale è avere un architettura di riferimento, che consenta l adozione graduale delle funzionalità di cui si ha bisogno e fornisca strumenti condivisi a livello aziendale. È importante definire una strategia unitaria per la gestione delle informazioni a livello enterprise, supportata dalla sponsorship del top management e da un coinvolgimento diffuso del progetto in azienda, dice Patitucci. Bisogna quindi porsi obiettivi chiari, definirne le priorità e calcolarne i benefici, tramite strumenti di misurazione quali il ROI e il Pay Back Period. L azienda che vuole implementare un sistema ECM deve considerare che l uso di questi strumenti apporta un miglioramento della produttività grazie a una maggiore condivisione e sfruttamento delle informazioni aziendali, consente una riduzione dei costi grazie alla diminuzione dei disservizi legati alla perdita o alla dispersione di informazioni rilevanti e garantisce più sicurezza nel gestire i dati aziendali sensibili. Secondo Matera alle aziende servono strategie che permettano di gestire al meglio i contenuti in contimarzo 2011 office automation 59

7 L enterprise content management è strategico per le imprese devono quindi scegliere il partner giusto: autorevole e affidabile, con l esperienza necessaria per dare la certezza di raggiungere i risultati attesi. Essenziale, inoltre, è la vicinanza del partner al cliente. L importanza dei business partner nua crescita: Una soluzione di enterprise content management integrata è essenziale per la gestione delle fatture, il coordinamento e la condivisione dei documenti nell azienda stessa. Inoltre, l ECM è indispensabile per la conformità a norme e leggi e per un più efficace flusso lavorativo. È necessario che le organizzazioni cambino mentalità: non ci si deve più limitare alla creazione di repository comuni, ma è opportuno scegliere livelli più alti di condivisione dei contenuti. Non è una questione di disponibilità di informazioni, ma di come i singoli dipendenti utilizzano dati e contenuti preziosi per supportare la crescita dell azienda. Per Bucci, nell implementazione di una soluzione di ECM è importante comprendere i processi in essere che caratterizzano il ciclo di vita dei contenuti e che devono essere gestiti in modo da ottenere il massimo livello di supporto e di efficienza di ogni fase del ciclo di vita stesso, individuando anche aree che potrebbero subito beneficiare di un possibile intervento. Pertanto è necessaria un attenta analisi dei processi e dell organizzazione in essere, delle applicazioni e delle funzionalità delle infrastrutture tecnologiche a supporto, per poi unificare e razionalizzare le procedure documentali e organizzative. Il successo di un progetto di gestione dei contenuti poggia molto sulla disponibilità di competenze di rivisitazione dei processi, di appropriate metodologie e best practice. Il ricorso a una specifica piattaforma tecnologica può semplificare la realizzazione del progetto, riducendone i tempi e i costi e garantendo un elevata accettazione e usabilità da parte degli utenti. Nei progetti di ECM afferma Zaffagnini per non sottovalutarne l impatto su organizzazione e processi e cogliere i possibili vantaggi di efficienza e competitività, fondamentale è l esperienza del partner-fornitore. Le aziende, in particolare quelle medio-piccole, Competenze tecnologiche, conoscenze di mercato, capacità di collaborare con il vendor e con i clienti finali. Questi sono, per le aziende da noi intervistate, le caratteristiche che devono avere i business partner ideali per proporre in modo vincente soluzioni di ECM. Il nostro business partner ideale ha una conoscenza approfondita della tecnologia ECM e fiducia nel modello open source, afferma Turatti. Il recruitment dei partner è sempre in corso, perché crediamo che una presenza capillare nei diversi settori di mercato sia un valore aggiunto quantificabile. I nostri partner certificati hanno a disposizione una intranet dedicata per accedere a contenuti personalizzati e a un supporto di informazioni e best practice di valore. Alfresco mette anche a disposizione dei partner webinar interattivi in italiano, alcuni dedicati allo studio di specifici casi di successo e lavora con i partner ad attività di marketing congiunto. Ai partner chiediamo disciplina nell affrontare il mercato con noi e nel proporre progetti dispiegabili in fasi controllate e rapidamente produttivi per i clienti finali. Il partner ideale comprende e sa divulgare il valore del modello open-source enterprise ed è in grado di guidare il cliente finale nelle fasi di analisi e realizzazione del progetto, aiutandolo a sfruttare al meglio il potenziale della piattaforma Alfresco e dei nostri servizi di supporto. La gestione dei documenti e dei relativi processi richiede una grande esperienza che non si improvvisa, sostiene De Pasquale. Le competenze richieste al business partner ideale devono essere consolidate da profonda conoscenza in ambito tecnologico, di processo e normativo. Queste competenze non possono essere acquisite riunendo specialisti dei tre campi e mettendoli insieme. Queste capacità si devono fondere in modo da poter formare un insieme armonico e proporre al cliente soluzioni non sbilanciate in uno dei tre pilastri ma adeguate alle singole realtà aziendali. Per EMC, come spiega Mantovani, il business partner ideale associa una buona esperienza di mercato alla conoscenza tecnologica che gli permette di rea- 60 office automation marzo 2011

8 lizzare soluzioni che vanno rapidamente in produzione e favoriscono un breve ritorno degli investimenti alle aziende clienti. Il canale, nella proposizione di soluzioni di ECM, affianca il vendor e ne amplifica le potenzialità di vendita e installazione delle soluzioni vivendo a stretto contatto con l azienda cliente, precisa Franzetti. Il business partner ideale è un evangelizzatore della nostra offerta di soluzioni e servizi. Ne conosce modalità di funzionamento, caratteristiche chiave e valore aggiunto; sa come proporle al target corretto e implementarle; si fa promotore del nostro brand e delle nostre soluzioni fra colleghi, prospect e clienti; ci aggiorna con regolarità e in modo preciso; riconosce l unicità della nostra proposta e ne percepisce il valore e i ritorni per la propria azienda. Diffonde mission e vision della nostra azienda, crede nella nostra offerta di soluzioni e servizi e nelle loro potenzialità. Per Cattolico le caratteristiche del partner ideale per l implementazione di un progetto ECM sono l abilità nel supportare l azienda (per esempio tramite survey o interviste agli utenti) nella ottimizzazione dei processi documentali e la capacità di integrare e attivare le applicazioni. Un altro aspetto importante è la capacità di gestione del pregresso, sia cartaceo (da dematerializzare e/o conservare) o elettronico, proveniente da applicazioni legacy o obsolete. Il canale è fondamentale, soprattutto nel mercato delle piccole-medie imprese, dove i partner possono fornire risposte puntuali ai bisogni delle aziende sul territorio, puntualizza Pannuto. Molte sono le soluzioni rese disponibili dai partner italiani su temi e bisogni specifici di mercato: dalla gestione del processo documentale legato ai cicli attivo e passivo di fatturazione, al protocollo informatico, alla conservazione a norma di legge, alla gestione dei processi di content engineering, alla gestione dei reclami Il partner ideale? Quello che ha competenza su applicazioni verticali o orizzontali, per le quali conosce bene le esigenze dei clienti e le coniuga in un contesto applicativo sviluppato sulle tecnologie IBM ECM. Il ruolo del canale è importante per la natura stessa del partner: conosce bene la sua realtà locale e sa come approcciarla, recepisce in maniera diretta le richieste del cliente e le trasferisce attivamente a noi fungendo da stimolo per lo sviluppo del business e della soluzione, chiarisce Patitucci. Affinché le reciproche filosofie di sviluppo business possano essere allineate, per una collaborazione di successo il rapporto con il business partner dovrebbe fondarsi su una intensa comunicazione e condivisione delle modalità di lavoro e della roadmap di sviluppo delle soluzioni. Il business partner ideale ci accompagna in un percorso di crescita e di scambio reciproco continuo, volto a elaborare strumenti innovativi sia dal punto di vista del processo sia dell usabilità, pensati e creati sulla base delle esigenze dei clienti. Secondo Matera i partner di canale sono una parte fondamentale della strategia di vendita di OpenText: Un buon network di partner consente più efficacia e vicinanza al territorio nazionale e ci supporta nel raggiungere particolari segmenti di mercato. Oggi OpenText ha molti partner e rinnova costantemente l impegno nei loro confronti tramite il supporto tecnico e la formazione. In particolare, l azienda fornisce supporto al canale sulla certificazione dei suoi tecnici, affin- Interrogarsi sui propri bisogni individuando aree ché abbiano eccellenti competenze ed esperienza da for- prioritarie di intervento è importante per le aziende che nire ai clienti sui prodotti e vogliono implementare o sulle soluzioni. ampliare un sistema ECM Il ruolo dei partner è importante nel modello di business di Oracle, che conta sulle competenze di processo e di mercato della propria rete di partner locali per adattare al meglio le proprie soluzioni alle esigenze di ogni business, dichiara Bucci. Nell ambito delle soluzioni di ECM, contano molto le competenze non solo tecnologiche, ma anche di rivisitazione dei processi che i partner riescono a mettere a disposizione del cliente. Il ruolo del canale è centrale, il partner di canale non deve essere considerato come un cliente al quale vendere un prodotto ma come un collaboratore con cui sviluppare un business congiunto, dice Zaffagnini. In questo quadro, la rete di partner qualificati e certificati con cui Top Consult opera sul territorio è un canale di soluzioni, costituito in larga misura da solution provider che conoscono bene gli strumenti per la gestione elettronica dei documenti e sono in grado di integrarli con il sistema informativo dei loro clienti. marzo 2011 office automation 61

9 L enterprise content management è strategico per le imprese L offerta di alcuni player del mercato ABLE Tech Secondo ABLE Tech, enterprise content management (ECM) è un acronimo che come ERP e CRM identifica più un idea che non una soluzione specifica. Sotto questo ombrello spesso si nascondono semplici soluzioni di archiviazione documentale. ARXivar in questo contesto copre tutte le aree che sono tipiche di un sistema ECM: dall acquisizione massiva di documenti da ciclo attivo e passivo, dalla completa gestione documentale che prevede l organizzazione delle informazioni attraverso collegamenti e fascicoli, all integrazione tra documenti di office, mail e fax. Inoltre gestisce le revisioni dei documenti e i loro permessi di accesso. Ma la cosa più interessante, a detta dell azienda, è che, integrato nell applicativo, esiste un modellatore di processi che permette di trasformare le informazioni in entità attive che possono muoversi all interno dell impresa e permettere una vera collaborazione tra gli utenti e i diversi sistemi. A completamento del concetto di ECM, ARXivar offre l accesso alle informazioni attraverso un portale o un client web permettendo la collaborazione con clienti, fornitori o utenti esterni. Un esempio lo possiamo avere dall installazione presso Banca Etruria che attraverso ARXivar sta per condividere più di 10 milioni di documenti tra le proprie 200 filiali. Una soluzione che attraverso la gestione di decine di processi permette la condivisione di documenti elettronici e la collaborazione attiva tra gli utenti. ARXivar evita lo spostamento della carta e velocizza i processi con risparmio in termini di tempo e di logistica con il recupero dei costi di impianto già in questa prima fase. Alfresco Alfresco, azienda attiva in ambito ECM, è nata come alternativa ai sistemi proprietari sviluppati negli anni 90 con l obiettivo di abbinare l innovazione dell open source alla stabilità di una vera piattaforma di classe enterprise. Oggi la strategia Alfresco sta evolvendo verso lo sviluppo di una piattaforma aperta per il social content management. In febbraio l azienda ha presentato la nuova release Alfresco Enterprise 3.4, piattaforma che coniuga nuove funzionalità di erogazione di servizi content-based insieme a un interfaccia utente migliorata, orientata a una gestione documentale ancora più incentrata sull elaborazione collettiva e collaborativa dei contenuti aziendali, anche multimediali. Si tratta di una piattaforma per la gestione di contenuti affidabile su cui realizzare applicazioni ricche di contenuti, insieme a un interfaccia utente che guarda ai più moderni strumenti di social networking per la collaborazione e la gestione collettiva di documenti. La piattaforma sarà usata da sviluppatori e aziende per realizzare applicazioni in cui i contenuti aziendali siano social-ready, cioè condivisi, utilizzati in gruppo, discussi sul web e acquisiti ai fini della conformità, della conservazione e del controllo. Essendo focalizzata sull ECM, la reale differenziazione dai fornitori di tipo proprietario è il modello open source e soprattutto open standard, che consente ad Alfresco di usare tecnologie aperte e best-of-breed per ottenere un software di qualità più elevata, prodotto più velocemente e a costi inferiori. DocFlow eprocs, soluzione resa disponibile da DocFlow, ha l obiettivo di gestire la corrispondenza aziendale, accettata dal sistema in ingresso e in uscita in qualunque formato: documenti cartacei, fax e posta elettronica normale e certificata. eprocs supporta le firme elettroniche e dispone di meccanismi per apporre contrassegni di autenticità ai documenti come numeri di protocollo e codici di controllo per rivelare manipolazioni dei documenti. I documenti inseriti nel sistema sono catalogati in modo strutturato ma possono essere ricercati anche con sistemi full text. eprocs consente la navigazione tra i documenti seguendo l andamento di domande e risposte ai vari messaggi. Le funzionalità prevedono la completa configurabilità dei processi di approvazione per i documenti in uscita, completi di gestione delle firme olografe o elettroniche e dei processi di smistamento e inoltro per i documenti in uscita. I documenti sono assegnati agli utenti del sistema e la visibilità degli stessi può essere regolata in modo da consentire l accesso solo agli utenti che ne hanno diritto. L accesso ai documenti e ai processi associati può avvenire anche tramite collegamenti Internet. La sicurezza dei documenti può essere garantita da un sistema di cifratura. Possibile è mostrare agli utenti non autorizzati copie contenenti omissis su parti sensibili del documento stesso. Un cruscotto di controllo permette di monitorare il sistema fornendo informazioni sul carico di documenti assegnati alle varie unità aziendali, sui documenti in attesa di trattamento, sui tempi di lavoro, ma anche il collegamento tra i vari documenti e la collocazione delle copie cartacee se presenti. EMC Le metodologie di sviluppo delle applicazioni sono cambiate notevolmente negli ultimi anni. Nuove pratiche aiutano a mitigare i rischi e assicurare i risultati attesi. Le interfacce grafiche e i componenti configurabili di EMC Documentum xcp facilitano i responsa- 62 office automation marzo 2011

10 L enterprise content management è strategico per le imprese bili delle linee di business nella stretta collaborazione con gli sviluppatori di applicazioni. Gli acceleratori e gli esempi applicativi facilitano la prototipazione in modo che gli utenti possano interagire con un prototipo nelle fasi iniziali di disegno di un processo. Inoltre, tutti i componenti sono espressi in modelli con la possibilità di apportare cambiamenti sia prima sia dopo il go live di un applicazione. In questo modo, con Documentum xcp è possibile migliorare il modo in cui si prendono decisioni di business: infatti xcp rende minimi i tempi di ricerca delle informazioni, perché i dati rilevanti sono automaticamente indirizzati a chi ne ha bisogno. xcp rende disponibili i risultati più rilevanti di una ricerca estraendo i metadati dai contenuti e rendendoli ricercabili. Grazie a xcp le applicazioni di case management migliorano in termini di gestibilità e trasparenza. Dashboard personalizzabili forniscono dettagli in tempo reale sullo stato dei processi attivi a ogni livello, garantendo visibilità, metriche e carichi di lavoro. Strumenti di Business Activity Monitoring (BAM) forniscono business data analytics per analizzare i trend operativi e identificare colli di bottiglia per un azione di miglioramento continuo. Esker Nell ambito delle soluzioni di enterprise content management (ECM), Esker, realtà specializzata nella distribuzione di soluzioni e servizi di dematerializzazione dei processi documentali, rende disponibile Esker Accounts Payable (AP), soluzione di automatizzazione della gestione delle fatture fornitori. Si tratta della prima soluzione per la gestione delle fatture fornitori disponibile sia in modalità on-premise sia on-demand SaaS (software as a service), completa e totalmente integrata nell ERP aziendale. La soluzione AP Esker consente di leggere le fatture fornitori in ingresso, catturare in modo intelligente le informazioni e reindirizzarle alla business unit appropriata. Una volta inviate, il personale autorizzato riceve la notifica di ricezione del documento, lo controlla, approva e valida apponendo la propria firma. In questo modo, grazie all automatizzazione è ottimizzata la gestione delle fatture passive e il workflow approvativo delle stesse è semplificato, consolidato e velocizzato. Secondo Esker, questa soluzione apporta molti benefici. Le aziende posso tagliare del 40-60% i costi operativi e amministrativi legati alla gestione delle fatture fornitori, ridurre i tempi di gestione e di conseguenza le chiamate dei fornitori per ritardi nei pagamenti, eliminare la carta e gli errori legati a una gestione manuale delle attività e avere una tracciabilità 24/7 dell intero processo in ogni sua fase e di ogni singola fattura. HP HP TRIM è la soluzione HP in ambito enterprise content management che ha l obiettivo di consentire di ridurre i rischi di business associati alla crescente domanda di compliance normativa e di documentazioni legali. HP TRIM è oggi, a detta di HP, market leader nel segmento del Records Management, ossia la gestione, archiviazione e catalogazione nel lungo periodo di documenti sensibili, elettronici e cartacei. Rispetto ad altre soluzioni ECM spesso costituite da un mix di prodotti diversi, provenienti dalle acquisizioni e integrati successivamente, HP ha selezionato un solo prodotto per erogare in modo efficace funzioni essenziali. HP TRIM supporta le aziende nella gestione del ciclo di vita del record, integrando prodotti di terze parti specializzate nel business process management. Grazie al suo approccio document-centric e long-term, HP TRIM è adatto per ambiti applicativi in cui è necessario conservare i documenti in modo sicuro. Tra i settori e clienti di riferimento, ci sono il mondo giuridico e militare (Corte criminale europea, ministero della Giustizia inglese, US Navy), la pubblica amministrazione locale (le città di Westminster e Camden) e il settore privato; importanti clienti sono negli ambiti farmaceutico, alimentare e finanziario. Pur essendo una soluzione relativamente nuova sul mercato italiano (la data di rilascio risale al marzo 2010), HP ha avviato progetti pilota di implementazione in molte aziende. L offerta di HP in ambito enterprise content management si completa con soluzioni hardware, software e servizi di information governance. IBM IBM offre una strategia che amplia i concetti del case management aggiungendo funzioni studiate per velocizzare e migliorare i processi di gestione aziendali. La strategia di advanced case management di IBM raggruppa informazioni, processi e persone per fornire una visione a 360 gradi: si avvale di informazioni, processi, strumenti di analisi avanzati, regole di business, collaborazione e social computing per contribuire al conseguimento di risultati di successo. Le soluzioni di case management avanzato consentono di racchiudere in framework e template le best practice del settore per dare agli utenti nuovi strumenti di conoscenza e accelerare il ROI. Le soluzioni di case management proposte da IBM sono concepite per apportare miglioramenti chiave: conoscenze approfondite, migliori capacità di risposta, flessibilità, servizio clienti migliore e conformità alle normative. Nello specifico, il case management avanzato permette di assegnare le priorità e di basare il processo decisionale su informazioni in tempo reale e sugli indicatori chiave di performance (KPI). Mette a disposizione le informazioni giuste con cui gestire e risolvere un caso; questo si traduce in un ottimizzazione dei risultati. Il case management avanzato permette anche di trarre vantaggio dalle informazioni provenienti da più fonti per operare scelte migliori sui casi futuri. L analisi dei contenuti può fornire conoscenze cruciali sui prodotti o servizi che danno spesso origine a casi parti- 64 office automation marzo 2011

11 colari. Le aziende possono migliorare i risultati gestionali e le prestazioni di business tramite provvedimenti proattivi. Interzen Consulting Interzen Consulting propone ZenShare come sistema integrato di enterprise content e document management (ECM/DMS) per la gestione delle informazioni e dei documenti all interno delle organizzazioni. La soluzione ZenShare si è evoluta in direzione dell enterprise information management grazie alla capacità di gestire a tutto tondo le informazioni aziendali, andando modularmente a coprire tutte le funzionalità che impattano sui processi di business. La parte ECM include al suo interno funzionalità di tipo portal, che facilitano la comunicazione aziendale come la gestione di news, FAQ e link, servizi di rubrica integrata, agenda condivisa, prenotazione di risorse aziendali e funzionalità di tipo collaborative per l interazione diretta tra gli utenti quali forum, sondaggi, bacheca virtuale, canali news RSS e un area dedicata a team e progetti. La parte DMS consente di svolgere tutte le tipiche operazioni documentali come l archiviazione, la ricerca e il versioning, la modifica e l approvazione dei documenti attraverso il motore di workflow. A corredo, sono proposti numerosi servizi avanzati che consentono l automazione dei flussi documentali in generale e del ciclo attivo e passivo in particolare, la definitiva dematerializzazione dei documenti a norma di legge attraverso la conservazione digitale e l integrazione con i sistemi presenti in azienda quali ERP e gestionali in genere. A breve sarà rilasciato anche il modulo di CRM come Add-on di ZenShare. Microsoft La soluzione per il content management proposta da Microsoft è Office Share Point 2010, applicazione che consente alle aziende di migliorare i processi di gestione delle informazioni (ECM, business intelligence, search collaboration e Internet) favorendo la condivisione di documenti, processi, idee e conoscenze. Gli strumenti di web content management aiutano le persone a lavorare insieme e a gestire in modo più intuitivo e razionale contenuti che spesso risiedono in spazi diversi (pc aziendale, intranet, Internet), con un effetto positivo sulla produttività. Usando SharePoint 2010 gli utenti possono creare siti web per condividere, aggiornare o modificare risorse e informazioni ovunque si trovino e attraverso i dispositivi a loro disposizione in quel momento. Office Share Point sfrutta le potenzialità di una piattaforma online, implementata a scelta in sede o nella cloud, condivisa da tutto il gruppo e dalla quale poter accedere a strumenti Office e documenti comuni. Tutto questo determina un benefico cambiamento anche nel modo di lavorare degli utenti che, avendo sempre a portata di mano i documenti e potendo individuare facilmente le persone cui sono interessati, possono ridurre il numero di o di telefonate, evitare pesanti allegati o svolgere analisi dati in modo più immediato e con processi di autorizzazione più celeri. Office Share Point 2010, secondo Microsoft, presenta vantaggi anche in termini di riduzione di costi grazie a un infrastruttura unificata che necessita di spese di manutenzione inferiori e alla riduzione della formazione IT. OpenText Nello scorso ottobre, OpenText ha presentato la nuova OpenText ECM Suite 2010; questa soluzione, definita da OpenText come la versione più innovativa nella storia dell azienda, è stata progettata per essere una suite ECM estremamente completa e integrata. La ECM Suite 2010 punta sulla capacità di combinare diverse tecnologie che coprono tutti gli ambiti dell enterprise content management. OpenText ha aggiunto nuove funzionalità caratterizzate da numerosi punti di integrazione che comprendono 90 prodotti e moduli e che riguardano la compliance, la gestione dei processi di business e i portali, il supporto mobile integrato e l archiviazione delle informazioni aziendali. Si tratta di un sistema di gestione dei contenuti completo, che offre ai clienti la possibilità di supportare molteplici tipologie di contenuti, linguaggi, applicazioni, esigenze degli utenti e processi di business all interno delle organizzazioni. ECM Suite 2010 ha l obiettivo di spingere l ECM oltre i tradizionali progetti e implementazioni funzionali in azienda, e questo all interno di sistemi e dipartimenti in cui l ECM è presente in modo trasversale, distribuendo così ancora più valore, aiutando a ridurre i costi e ad aumentare la produttività in azienda. Punto di forza della suite sono i servizi sottostanti servizi di processo per l interfaccia utente e servizi per l enterprise library, elemento chiave che offre archiviazione, gestione dei metadati, search e records management integrati. Tutti i componenti della suite sono integrati in questo livello sottostante. Oracle Per la gestione dei contenuti e degli asset digitali aziendali, Oracle propone Oracle Enterprise Content Management Suite 11g. Si tratta di una piattaforma unificata, completa e ad alte prestazioni per la gestione end-to-end dei contenuti web, dei documenti, dell imaging e delle risorse digitali, dotata di funzioni integrate per la memorizzazione, archiviazione e fruizione di questi tipi di informazioni. Le novità introdotte hanno l obiettivo di assicurare una semplicità di utilizzo senza precedenti e consentono di mettere a disposizione degli utenti un set completo di funzioni di content management attraverso la pre-integrazione nativa con i processi, le applicazioni aziendali e gli strumenti per la produttività presenti sul desktop. Anche dal punto di vista della gestione operativa, la nuova suite semplifica le operazioni di installazione, gestione e monitoraggio marzo 2011 office automation 65

12 L enterprise content management è strategico per le imprese essendo completamente basata sull infrastruttura tecnologica Oracle 11g (Database 11g, WebLogic Server 11g, Enterprise Manager 11g) ed ereditando da questa le caratteristiche di scalabilità, affidabilità e performance. Oracle ECM Suite 11g si pone l obiettivo di massimizzare l efficienza della gestione dei contenuti, ridurre i costi e ottimizzare la sicurezza tramite una soluzione completa di ECM a supporto di tutte le informazioni destrutturate presenti in azienda, ben integrata all interno dei processi di business e allineata ai processi operativi. Top Consult NED for NAV e NED for ACG sono due nuove applicazioni a valore aggiunto per l area amministrativa, che integrano la piattaforma documentale Top Consult con i sistemi gestionali Erp Microsoft Dynamics NAV (Navision) e Ibm ACG. Sviluppate insieme a partner specializzati, sono applicazioni semplici e pacchettizzate del sistema Top Media NED che aggiungono agli Erp NAV e ACG le capacità di gestione e navigazione elettronica dei documenti, di conservazione sostitutiva a norma di legge in house o in outsourcing, di spedizione massiva e multicanale dei documenti, di fatturazione elettronica, di integrazione office ed e- mail. Direttamente dalle schermate gestionali, gli utenti NAV o ACG possono archiviare nel sistema documentale i documenti emessi e gestiti da questi Erp, visualizzare i documenti associati alle transazioni e archiviati in Top Media NED e navigare attraverso quelli correlati. NED for NAV e NED for ACG sono pronte all uso, già personalizzate per l ambiente amministrativo del ciclo attivo e passivo: Top Consult le mette a disposizione di potenziali partner interessati a definire un offerta congiunta e integrata che consenta ai loro clienti di beneficiare, a basso costo e in tempi ridotti, dei vantaggi di efficienza e competitività indotti dalla gestione elettronica dei documenti. Quando i clienti vorranno estendere la gestione documentale ad altre aree aziendali (personale, vendite, produzione, qualità eccetera) potranno passare facilmente alla versione enterprise di Top Media NED pagando solo per le nuove funzioni introdotte. 66 office automation marzo 2011

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