Enterprise Content Management 2.0

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1 Enterprise Content Management 2.0

2 Nello scenario attuale di economia globale, le Organizzazioni si decentralizzano, con unità operative in zone remote che accedono ubiquamente alle risorse aziendali con reti wireless broadband ormai pervasive. La rinnovata attenzione ai temi di eco-sostenibilità ambientale (Green IT) e la necessità di ridurre costi operativi, snellendo i processi di business con la completa dematerializzazione, stanno spingendo sempre più le Aziende ad adottare sistemi di Enterprise Content Management (ECM). I principali benefici e finalità sono poter governare la crescita esponenziale dei contenuti, consentire ricerche più agevoli ed efficaci, integrare molteplici sorgenti informative, ottimizzare i processi con circolazione digitale delle pratiche, esprimere maggiori livelli di qualità e di sicurezza nell accesso alle informazioni, pur garantendo la conservazione ai fini legali, fiscali e di compliance. Cresce, inoltre, l esigenza di una base informativa di conoscenza per favorire la collaboration, costruita con un nuovo approccio (Enterprise 2.0): attraverso aree tematiche per gruppi e progetti, motori di ricerca testuale-semantica, pubblicazione su blog e wiki, link a community online e social network. La strategia ECM abilita così il Knowledge Management, aggregato di professional, processi e tecnologie per affermare la Corporate Culture basata sulla condivisione della competenza, sull empowerment personale e di gruppo, con processi decisionali distribuiti. ECM 2.0: LA PROPOSTA DI SELEX ES Selex ES opera in questo settore da oltre 20 anni, creando e diffondendo le tecnologie abilitanti in grado di gestire documenti lungo tutto il loro ciclo di vita, per estrarre i contenuti informativi dalle immagini (Intelligent Character Recognition - ICR, Imaging), utilizzarli in ricerche di Information Retrieval (Full Text), e conservarli in archivi datiimmagini in forma di fascicolielettronici. La strategia multipiattaforma e multiservizi adottata garantisce: un alto valore competitivo, grazie alla continua innovazione tecnologica (lettura ottica, elaborazione immagini, motori database relazionali e full text); la considerazione della carta come primo ed insostituibile media documentale da armonizzare, a complemento e non in sostituzione, dei nuovi formati elettronici (Postel, Archivi Storici Multimediali, Processo Civile Telematico). Il principale asset di Selex ES a disposizione dei Clienti è la Consulenza di Processo applicata ai flussi informativi e documentali, maturata attraverso l esperienza in grandi progetti nazionali ed internazionali. Soluzioni tecniche, metodologiche ed organizzative che coprono totalmente le tematiche di: formazione del documento digitale mediante dispositivi di acquisizione, la sua protocollazione e classificazione; trasformazione tra i due domini informativo e documentale (imaging, printing, connectors, delivery e distribution); integrazione con sistemi di firma digitale e posta elettronica certificata (PEC); ECM 2.0: THE SELEX ES OFFERING In the current global economic scenario, organisations are decentralising their operations by setting up units in remote areas that access corporate resources over now pervasive wireless broadband networks. Renewed concern over environmental eco-sustainability (green IT) and the need to reduce operating costs by streamlining business processes through total dematerialisation are increasingly driving companies to adopt Enterprise Content Management (ECM) systems. The main benefits and goals are to manage exponential content growth, to permit easier and more effective searching, to integrate multiple information sources, to optimise processes with digital file distribution, and to improve access quality and security, at the same time as ensuring conservation for legal, tax and compliance purposes. There is also a growing need for a knowledge base to encourage collaboration, implemented using a new approach (Enterprise 2.0) that involves theme areas for groups and projects, textual-semantic search engines, blogs and wikis, and links to online communities and social networks. The ECM strategy empowers Knowledge Management, a combination of professional skills, processes and technologies that promote corporate culture through shared competences, personal and group empowerment, and distributed decision-making processes. Selex ES has been working in this sector since the late 1970s, creating and distributing empowering technologies that manage documents and content throughout their entire life cycle, with a view to extracting information from images (Intelligent Character Recognition - ICR, Imaging), using it for Information Retrieval purposes (full text), and archiving it with other data and images in electronic folders. The multi-platform and multi-service strategy adopted ensures: excellent competitiveness through constant technological innovation (optical reading, image processing, relational and full text database engines; that paper is regarded as the primary and irreplaceable documentary media to harmonise, representing a complement to but not a replacement of new electronic formats (Postel, Multi-media historical archives, Online Civil Lawsuit project). The main asset that Selex ES provides to its customers is process consulting applied to information and document flows, drawing on experience gained working on large-scale national and international projects. Technical, methodological and organisational solutions provide comprehensive coverage for: digital document formation, involving acquisition devices, registration and classification; transformation between the two information and documentation domains (imaging, printing, connectors, delivery and distribution);

3 gestione di pratiche telematiche via XML all interno dei flussi di lavoro ; conservazione legale a valore di legge dei documenti e delle informazioni di business. Le soluzioni ECM 2.0 sono generate integrando diverse aree applicative: Web Portals di accesso, navigazione e ricerca (Front-End) integrati con la gestione Enterprise dei contenuti e processi aziendali (Back-End), animati dal fattore umano di discovery ed utilizzo della conoscenza (tramite Reti Sociali ed approcci Web 2.0). L erogazione di servizi di formazione, assistenza e gestione (anche in modalità Software as a Service) integra l offerta complessiva, coprendo l intera catena del valore. Dematerializzazione Automated Data Capture (scansione documenti, digitalizzazione in formato immagine, riconoscimento ottico dei caratteri tramite motori OCR e ICR). Document Imaging (archiviazione immagini e storage per l abilitazione dei processi amministrativi ERP, call center e CRM, amministrazione del personale [HR]) Enterprise Content Management Ciclo di vita dei documenti elettronici, Gestione Contenuti aziendali a livello enterprise, firma digitale e conservazione sostitutiva Business Process Management Reingegnerizzazione/Automazione dei processi gestionali ed amministrativi (workflow) Knowledge Management Portali documentali collaborativi in Intranet, integrazioni canali informativi e multimediali, conoscenza aziendale Web Content Management gestione del processo di authoring, pubblicazione e deployment dei contenuti multimediali di portali, siti intranet-internet Document Services Servizi di Acquisizione Ottica, Conservazione Sostitutiva, Web Retrieval, Data Center Storage, in modalità SaaS e BPO. integration with digital signature and certified electronic mail systems; management of online dossiers using XML in work flows; document and business information archiving for legal purposes. ECM 2.0 solutions are built by integrating diverse application areas: Web Portals providing access, navigation and search functions (front-end), integrated with Enterprise content and corporate process management (back-end), and enlivened by human discovery and knowledge application (through social networks and a Web 2.0-oriented approach). The provision of training, assistance and management services (also in Software as a Service mode) supplements the overall offering across the entire value chain. Dematerialisation Automated data capture (document scanning, digitalisation into image format, optical character recognition by OCR and ICR engines) Document imaging (image archiving and storage to enable ERP administration processes, call center, CRM and HR administration processes) Enterprise Content Management Electronic document life cycle, enterprise-wide content management, digital signatures and substitute archiving Business Process Management Re-engineering / automation of management and administration processes (workflow) Knowledge Management cooperative Intranet document portals, information and multi-media channel integration, corporate knowledge Web Content Management Management of authoring processes, multi-media content publication and deployment for portals, intranet/internet sites Document Services Optical Acquisition, Substitute Archiving, Web Retrieval and Data Center Storage, in SaaS and BPO modes.

4 DOCUMENT MANAGEMENT MATURITY MODEL INTEGRATION Selex ES ha costruito una propria metodologia per aiutare i Clienti a valutare il proprio livello di maturità e a pianificare il percorso ottimale di Change Management implicito nell introduzione della Gestione Documentale. Collaudato da Grandi Enti ed Istituzioni, può essere utilizzato per attività di benchmarking rispetto ad aziende analoghe per tipologia e missione, come pure per misurare il cambiamento e sviluppare eventuali strategie di crescita. PIATTAFORME E SOLUZIONI ECM 2.0 Selex ES è partner strategico dei principali technology vendor: IBM-FileNet, leader mondiale nell Enterprise Content & Process Management (di cui siamo ValueNet partner certificati dal 1992); Microsoft Sharepoint, diffusa piattaforma aziendale di accesso ai contenuti e social collaboration, Fatwire, leader nel Web Content Management (base per diversi portali istituzionali sia nazionali che europei); ISV e Best European Reseller di Kofax, leader nelle tecnologie di document scanning nonchè Solution Provider su Alfresco, piattaforma di CM e collaboration OpenSource. Oltre alle migliori piattaforme di mercato, Selex ES propone Suite e Soluzioni Verticali che inglobano high-value proprietary technology, finalizzate ad elevate prestazioni, massimi standard di sicurezza, abilitazione di servizi massivi (centralizzati o distribuiti) di dematerializzazione, e progetti o servizi speciali che richiedano ampia flessibilità di configurazione. Un unico framework di interoperabilità (ECM 2.0), composto da moduli di piattaforma (anche standard di mercato e/o open source) che supportano le diverse soluzioni applicative verticali. Imaging: piattaforme per la dematerializzazione massiva in centri servizi, tramite engine di riconoscimento caratteri e gestione immagini, processo di acquisizione, data entry fino all export dati-immagini sui sistemi gestionali (Archea); Firma Digitale: moduli PKI per la firma, verifica, marcatura temporale e trasmissione telematica dei procedimenti (FDD) e la Conservazione Ottica Sostitutiva (COS) a valore legale, secondo la normativa vigente. Dematerializzazione: soluzioni verticali per la dematerializzazione a norma di documenti aziendali e del ciclo attivo e passivo. La soluzione applicativa offre in maniera integrata moduli per: digitalizzazione intelligente, workflow euristico, sicurezza implicita, firma digitale e conservazione sostitutiva. Beni Culturali: (GEA) soluzione verticale per descrivere, gestire e consultare gli archivi storici sviluppato da Selex ES con la consulenza scientifica del Consorzio BAICR Sistema Cultura. Nasce come strumento informatico del progetto Archivi del Novecento, promosso dal BAICR e al quale partecipano alcune fra le più importanti istituzioni culturali italiane (www.archividelnovecento.it). DOCUMENT MANAGEMENT MATURITY MODEL INTEGRATION Selex ES has developed a proprietary approach to help customers assess their level of maturity and plan the optimum way to manage the change involved in introducing Document Management solutions. Tested by big organisations and institutions, it can be used for benchmarking against companies of a similar type and with a similar mission, as well as to measure change and to develop growth strategies where necessary. ECM 2.0 PLATFORMS AND SOLUTIONS Selex ES is a strategic partner of the main technology vendors: IBM-FileNet, world leading Enterprise Content & Process Management provider (we have been certified ValueNet partners since 1992); Microsoft Sharepoint, widely used corporate content access and social collaboration platform; Fatwire, leading Web Content Management provider (the platform used by many Italian and European institutions); ISV and Best European Reseller of Kofax, a leading document scanning technology player and a solution provider for open source CM and collaboration platform Alfresco. In addition to market leading platforms, Selex ES offers Suites and Ver tical Solutions containing high-value proprietary technology, designed to deliver high performance and maximum security standards, as well as to enable massive dematerialisation services (centralised or distributed) and special projects or services that require extreme configuration flexibility. A unified interoperability framework (ECM 2.0) consisting of various platform modules (including market standard and/or open source modules) supports the various vertical application solutions available: Imaging: platforms for massive dematerialisation in service centres, featuring character recognition and image management engines, acquisition processes, data entry, and data/image export functions to management systems (Archea); Digital signature: PKI modules to sign, verify, timestamp and transmit legal proceedings online (FDD) and Substitute Optical Archiving for legal purposes in compliance with current legislation; Dematerialisation: vertical dematerialisation solution for corporate documents and accounts payable and receivable. The application solution provides integrated modules for: intelligent digitalisation, heuristic workflow, implicit security, digital signature and substitute archiving; Cultural Heritage: (GEA) a vertical solution to describe, manage and consult historical archives, developed by Selex ES with scientific consulting provided by the BAICR Sistema Cultura consortium. The first implementation of the solution was for the Archivi del Novecento (Twentieth Centur y Archives) project promoted by BAICR, with contributions from leading Italian cultural institutions (www.archividelnovecento.it);

5 Enterprise: secure content platform per la gestione e condivisione di contenuti, collaboration, versioning, encryption (CA/PKI), ricerca documenti multilingua e multiformato (immagini da scanner, fogli elettronici, presentazioni, file multimediali, , rapporti e stampe da host); Search: enterprise search platform di Information Mining (Aton), organizza la conoscenza di business attraverso informazioni presenti su applicazioni analitiche, completandola ed integrandola con quelle provenienti da , contact center, fogli excel, e blog, utili a completare l universo della conoscenza secondo categorie personalizzate di ricerca. ECM AS A SERVICE BACKOFFICE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA L 80% dei costi dei processi documentali è legato al trattamento, solo il 20% alla conservazione ed archiviazione, mentre il rapporto tra produttori e consumatori è esattamente il contrario (molti utenti possono beneficiare dell opera di razionalizzazione e classificazione da parte di pochi specialisti). Per questo motivo, sempre più organizzazioni tendono ad esternalizzare a strutture industriali tali attività, in parte o come processi di business completi. Per la dematerializzazione massiva, la conservazione sostitutiva ed i processi di trattamento del documento digitale Selex ES è in grado di affiancare il Cliente nelle fasi iniziali di consulenza legale, amministrativa e fiscale, per la stesura del Manuale del Responsabile della Conservazione, l analisi delle tipologie documentali da trattare (ciclo attivo, ciclo passivo, libri e registri fiscali), scelta dei formati, supporti e media di storage, definizione delle procedure operative (tempistiche imposte dalla normativa), interazione con la Certification Authority individuata per i servizi di firma digitale e marcatura temporale, problematiche di alta affidabilità e disaster recovery. La soluzione può essere installata presso il Cliente, oppure richiesta in contratto di Full Outsourcing in connessione telematica remota come ASP documentale. Enterprise: secure platform for content management, sharing, collaboration, versioning, encryption (CA/PKI), and multilanguage, multi-format document search (scanned images, spreadsheets, presentations, multi-media files, , reports and host print-outs); Search: an enterprise search platform for information mining (Aton), which organises the business knowledge contained in analysis applications, supplementing and integrating it with data from s, contact centers, Excel spreadsheets and blogs, which are useful to provide comprehensive coverage of the knowledge universe based on personalised search categories. ECM AS A SERVICE - BACKOFFICE AND SUBSTITUTE ARCHIVING 80% of document process costs derive from handling and only 20% from conservation and archiving, but the relationship between producers and consumers is exactly the opposite (many users can benefit from the rationalisation and classification work of just a few specialists). For this reason, organisations increasingly tend to outsource this work either in part or as entire business processes to industrial operators. In the areas of massive dematerialisation, substitute archiving and digital document handling processes, Selex ES works with customers to provide preliminary legal, administrative and fiscal advice, prepare the Conservation Manager Manual, analyse the types of document to handle (accounts payable and receivable, fiscal registers and ledgers), choose formats, storage support and media, define operating procedures (statutory time limits), liaise with the Certification Authority selected to provide digital signature and timestamping services, and to resolve high reliability and disaster recovery issues. The solution can be implemented at the customer s premises or provided through Full Outsourcing contracts with remote online access as document ASP.

6 For more information please Selex ES S.p.A - A Finmeccanica Company This publication is issued to provide outline information only and is supplied without liability for errors or omissions. No part of it may be reproduced or used unless authorized in writing. We reserve the right to modify or revise all or part of this document without notice Copyright Selex ES S.p.A. CODE: ei-ict-ed-070/v1/11/z

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