PRATICHE TELEMATICHE PRESENTATE DA NOTAIO AL REGISTRO IMPRESE

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1 PRATICHE TELEMATICHE PRESENTATE DA NOTAIO AL REGISTRO IMPRESE Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Savona - Registro delle Imprese -

2 INDICE REQUISITI FONDAMENTALI (Hardware e Software) P. 2 MODALITÀ DI FIRMA DI UNA PRATICA TELEMATICA PRESENTATA DA NOTAIO P. 3 PREDISPOSIZIONE DI UNA PRATICA TELEMATICA P. 4 Atto P. 4 Firma dell atto da allegare alla pratica telematica P. 4 Fedra (programma sostitutivo della modulistica cartacea) P. 5 Il Riepilogo della pratica Fedra P. 5-6 Compilazione della distinta Fedra (esempi) P. 8-9 Invio di una pratica Telematica alla Camera di Commercio P. 10 PRECISAZIONI SU DIRITTI, BOLLI E IMPOSTA DI P. 15 REGISTRO Diritti di una pratica telematica P. 15 Imposta di Bollo di una pratica telematica P. 16 Imposta di Registro P. 16 ALLEGATO A) modello procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà P. 17 ALLEGATO B) esempio di atto notarile riportante le diciture previste per l invio telematico P. 18 ALLEGATO C) sintesi dell iter di una pratica telematica P. 19 1

3 INVIO TELEMATICO PRATICHE PRESENTATE DA NOTAIO REQUISITI FONDAMENTALI: REQUISITI MINIMI HARDWARE: Processore Intel Pentium II 350 Mhz o superiore; Almeno 64 Mb di RAM, almeno 100 Mb di spazio disco disponibili; Sistema Windows 9x,NT, 2000, XP; Collegamento Internet via Modem, LAN o altro; Lettore di Smart Card compatibile col sistema operativo; Scanner. Possesso di Smart Card da parte del Notaio. Si ricorda che il C.N.N. ha affidato a B.N.L. MULTISERVIZI SPA il rilascio ai notai di una Smart Card che contiene anche la certificazione della qualifica. Aver installato i seguenti programmi, scaricabili gratuitamente e previa registrazione dal sito 1. FEDRA, programma per il caricamento dei dati in sostituzione della modulistica cartacea; 2. un programma per l utilizzo delle Smart Card (per quelle rilasciate da InfoCamere è Dike ); tale programma, nell apporre una firma digitale, aggiunge al file firmato l ulteriore estensione P7M ; 3. un programma di conversione di file di testo in formato PDF ; si veda, a tal proposito, l elenco dei software, commerciali o gratuiti, contenuto nella Guida all invio telematico presente sul sito di Infocamere all indirizzo nelle Notizie e Informazioni utili Aver sottoscritto un contratto per l invio delle pratiche telematiche (TelemacoPay, NOTARTEL, ecc.) e per il pagamento dei diritti di segreteria. Per ulteriori informazioni vi consigliamo di consultare la Guida all invio telematico presente sul sito di Infocamere all indirizzo nelle Notizie e Informazioni utili ovvero di contattare il nostro Call Center al nr

4 MODALITÀ DI FIRMA DI UNA PRATICA TELEMATICA Una pratica telematica si firma utilizzando l apposito software ( Dike per le Smart Card rilasciate da InfoCamere): Il Notaio deve avere la Smart Card. Il legale rappresentante nelle società di persone (socio accomandatario nelle SAS, socio amministratore nelle SNC e S.S., se obbligati al deposito dell atto), o l amministratore unico, i consiglieri, i sindaci che devono iscrivere la propria nomina al Registro delle Imprese (nelle Società di Capitali, Cooperative, etc.), con l attuale normativa dovrebbero possedere la Smart Card. Si rammenta, tuttavia, che è possibile semplificare gli adempimenti nei seguenti modi: 1. per le società di persone che si costituiscano o che modifichino i patti sociali, anche con scrittura privata, è sufficiente la sola firma digitale del Notaio il quale firma come obbligato al deposito sulla distinta Fedra (si veda l art.31, comma 2-ter della L. 24/11/2000, n. 340); 2. per le società di capitali, in cui la firma degli amministratori è necessaria ai sensi dell art. 2383, 4 comma, e quella dei sindaci ai sensi del 2399 c.c. (si veda il punto 8 delle istruzioni generali per la compilazione e la presentazione dei modelli nell'allegato alla circolare n. 3450/C del 27/10/1998) è sufficiente la sola firma digitale del Notaio qualora la comunicazione di nomina degli amministratori avvenga per il tramite del Notaio e nell'atto che contiene la nomina (o in altro atto separato) vi sia l'accettazione della carica ovvero esplicito incarico al Notaio ad effettuare le comunicazioni ai fini degli adempimenti pubblicitari presso il Registro delle Imprese (si veda il punto "H" del protocollo d'intesa tra Unioncamere, C.N.N. Infocamere, Notartel, del 29/11/2002). Nei casi in cui sia necessario acquisire la firma di persona non in possesso di Smart Card e non si possano utilizzare le modalità sopra indicate, sarà necessario utilizzare il modello Procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà predisposto da Unioncamere (si veda infra, ALLEGATO A) e scaricabile all indirizzo 3

5 PREDISPOSIZIONE DI UNA PRATICA TELEMATICA ATTO Predisporre l ATTO con l editor di testo normalmente utilizzato. FIRMA DELL ATTO DA ALLEGARE ALLA PRATICA TELEMATICA A questo punto le possibili alternative sono tre: 1. scandire in un unico file, avente estensione TIF, l atto originale, munito del sigillo e delle firme, e il foglio allegato contenente la dicitura di conformità all originale della copia e dell esazione in modo virtuale dell imposta di bollo ai sensi del D.M. 17 maggio 2002, n. 127, e della relativa autorizzazione dell Agenzia delle Entrate (si veda esempio di cui all allegato B); tale file verrà firmato dal Notaio con la propria Smart Card e il software di firma; 2. convertire in formato PDF con apposito programma di conversione (Ghostscript, Adobe Acrobat, etc.) l atto formato con il proprio editor di testo, con aggiunte in calce le diciture di conformità all originale della copia e dell esazione in modo virtuale dell imposta di bollo, ai sensi del D.M. 17 maggio 2002, n. 127, e della relativa autorizzazione dell Agenzia delle Entrate (si veda esempio di cui all allegato B); il file PDF così ottenuto dovrà essere firmato dal Notaio con la propria Smart Card e il software di firma; 3. convertire in formato PDF con apposito programma di conversione (Ghostscript, Adobe Acrobat, etc.) l atto formato con il proprio editor di testo, con aggiunta in calce la dicitura dell esazione in modo virtuale dell imposta di bollo, ai sensi del D.M. 17 maggio 2002, n. 127, e della relativa autorizzazione dell Agenzia delle Entrate; il file PDF così ottenuto dovrà essere firmato dal Notaio e da tutte le persone interessate all atto con la propria Smart Card e il software di firma. Questo terzo caso dà come risultato un documento informatico originale valido a tutti gli effetti al pari dell originale cartaceo. 4

6 FEDRA Con questo programma si caricano i dati relativi all atto da depositare/iscrivere presso il Registro delle Imprese, in sostituzione della tradizionale compilazione della modulistica cartacea. L utilizzo del programma Fedra è ormai conosciuto dalla maggior parte degli studi notarili della nostra provincia e non dovrebbe presentare problemi, se non in casi particolari per i quali è possibile consultare l help contestuale (premendo il tasto F1 ) o chiedere assistenza al nostro Call Center ( ). Terminata la compilazione della modulistica con Fedra, occorre aprire il RIEPILOGO dove si andranno ad allegare, partendo dall allegato n. 3 in poi, i files che comporranno il pacchetto che verrà confezionato per la spedizione telematica. 5

7 Si precisa che gli allegati 1 e 2 sono creati in automatico dal programma Fedra e non vanno modificati dall utente che normalmente non li dovrebbe visualizzare. I dati di riferimento dei files che si vogliono allegare alla pratica andranno indicati, dunque, partendo dal primo allegato che viene visualizzato in automatico che è, appunto, il n. 3, come dall esempio che segue: Facendo un esempio di costituzione di società: Nell allegato n. 3 si andrà ad indicare il percorso che consenta al programma di trovare nell hard disk il file che, per esempio, si chiamerà ATTOSOCIETÀ.PDF.P7M, prodotto con un qualsiasi programma di video scrittura, convertito in formato PDF e firmato con il software di firma dal Notaio mediante la sua Smart Card (se l atto non fosse ancora stato firmato dal Notaio o dai soggetti tenuti a firmarlo si può utilizzare il tasto firma per firmarlo al momento dell inserimento nel riepilogo). Nella campo Cod. tipo documento si metterà, nel caso del nostro esempio, C01, che corrisponde all atto costitutivo di una società, mentre nel campo Cod. Atto si metterà A01. 6

8 A questo punto la pratica è teoricamente pronta per effettuare scarico per la spedizione telematica cliccando sull apposita icona (stampantina azzurra). Occorre ora creare una distinta telematica lasciando selezionati l indicatore Firma Digitale come da esempio sotto riportato: Con OK si procede alla compilazione della distinta necessaria al deposito del modello Fedra dichiarando l obbligato al deposito e i firmatari possessori di Smart Card. Si ricorda di porre la massima attenzione nell indicare correttamente la Camera di Commercio destinataria della pratica ed i relativi estremi di autorizzazione al bollo virtuale, dal momento che di default appaiono quelli dichiarati nell inizializzazione di Fedra. Premendo F4 sul campo della dicitura si ottiene la lista di tutte le Autorizzazioni al bollo virtuale rilasciate alle varie Camere di Commercio. 7

9 Facciamo un esempio pratico: Deposito di atto di costituzione di SAS L obbligato al deposito, ai sensi di legge, è il/i socio/i accomandatario/i o il Notaio. Il trasmittente in questo esempio è il Notaio. Ipotesi n. 1 Entrambi sono muniti di Smart Card e possono quindi apporre la loro firma digitale. La distinta verrà compilata con: - obbligato al deposito: il socio accomandatario oppure il Notaio; - firmatari: - socio accomandatario e Notaio, se il socio si qualifica come soggetto che effettua il deposito; - il solo Notaio qualora questi si qualifichi come soggetto che effettua il deposito. In questo caso non occorrerà fare la scansione dell autentica delle firme. Ipotesi n. 2 Solo il Notaio è munito di Smart Card ed egli solo può quindi apporre la propria firma digitale. La distinta verrà compilata come da esempio che segue con: - obbligato al deposito: il Notaio (anche il socio accomandatario potrebbe qualificarsi come obbligato al deposito, ma non avendo la Smart Card sarebbe costretto ad apporre la propria firma su una distinta cartacea da acquisire con scanner ovvero a rilasciare apposito incarico finalizzato al deposito al Notaio); - firmatario: il solo Notaio. In questo caso, dunque: se a qualificarsi come soggetto che effettua il deposito è il Notaio non occorreranno altre firme (digitali o acquisite con scanner); se a qualificarsi come soggetto che effettua il deposito è il legale rappresentante non in possesso di smart card, occorrerà fare la scansione del foglio con la sua firma autografa su carta ed allegarla alla pratica con la firma digitale del Notaio ovvero con copia di un documento di identità. In tal caso il notaio avrà funzione di intermediario che provvede alla trasmissione. In alternativa il legale rappresentante può rilasciare apposito incarico al Notaio. 8

10 La distinta di deposito, che dalla versione 5.8 in poi di Fedra non prevede più il modello firme ed i relativi titoli di firma, apparirà così: Facciamo un altro esempio pratico: Deposito di atto costituzione di SRL/SPA/COOP contenente la delega al Notaio per il deposito/iscrizione dell atto. L obbligato al deposito è il Notaio. Il trasmittente è il Notaio. In questo esempio non servono le firme degli amministratori e/o sindaci in quanto gli stessi hanno accettato la carica in atto ovvero hanno incaricato il Notaio ad effettuare le iscrizioni delle proprie nomine (se così non fosse il Notaio dovrà utilizzare il modello Procura speciale, domiciliazione e dichiarazioni sostitutive dell atto di notorietà predisposto da Unioncamere (si veda infra, ALLEGATO A) e scaricabile all indirizzo In questo esempio non serve, dunque, allegare la scansione del foglio firme cartaceo 9

11 INVIO DI UNA PRATICA TELEMATICA Terminata la compilazione della distinta con i relativi firmatari, cliccando sull icona per la trasmissione telematica (stampantina azzurra) il programma chiede se i firmatari vogliono procedere immediatamente ad apporre le loro firme digitali: CASO 1 Le persone che devono firmare con la Smart Card sono presenti e pertanto si può procedere immediatamente alla firma rispondendo Sì. Si apre automaticamente il software di firma che consente l apposizione della firma digitale. Questa operazione di firma viene richiesta per il file che rappresenta la distinta (che dovrà essere firmata da tutti coloro che posseggano una Smart Card e che siano interessati alla firma). Questo file assumerà il nome: numeropratica.pdf.p7m e verrà salvato nella directory: c:\prtele\dati\ numeropratica.u3a\ CASO 2 Le persone che devono firmare con la Smart Card non sono presenti, quindi alla richiesta di firma si risponde No. Il programma avvisa che il file che si crea e che rappresenta la distinta (che dovrà essere firmata da tutti coloro che posseggano una Smart Card e siano interessati alla firma) viene salvato nella directory: c:\prtele\dati\ numeropratica.u3a\, assumendo il nome: numeropratica.pdf Esempio: A questo punto si può chiudere la pratica FEDRA con File Chiudi e uscire dal programma FEDRA con File Esci o ciccando sulle corrispondenti icone. Quindi: nel CASO 1 si può accedere a Telemaco e provvedere direttamente all invio della pratica; nel CASO 2 occorrerà accedere a Telemaco e provvedere a parcheggiare la pratica, in modo che non venga erroneamente spedita senza le necessarie firme; quindi si provvederà a far firmare i due files di cui sopra con il software di firma (le firme dei vari firmatari possono essere apposte anche in momenti diversi) e, una volta raccolte tutte le 10

12 firme necessarie sui files, si rientrerà in Telemaco per togliere la pratica dal Parcheggio e spedirla. Per entrare in Telemaco come si è già detto occorre aver sottoscritto la relativa convenzione. Quindi si procede come segue: attivare la connessione Internet al seguente indirizzo: cliccare su Invio Telematico 11

13 cliccare su Spedizione inserire le proprie USER e password attribuite in fase di sottoscrizione del contratto TELEMACO; rispondere Sì per installare ed eseguire c:\windows\temp\ nomefile.tmp (questa operazione viene richiesta solo la prima volta in cui si accede alla spedizione da un determinato PC) 12

14 e cliccare su Spedizione pratiche (attendere che nel riquadro sia apparsa la dicitura Applet OK ): 13

15 appare la maschera con le pratiche in lavorazione: A questo punto, accertato che le pratiche siano state debitamente confezionate e firmate in ogni loro parte (file distinta, file firme digitali, atto allegato, eventuale foglio firma con autentiche annesso, ecc.), possono essere inviate alla CCIAA cliccando su Spedisci la pratica. Per non inviare ovvero per cancellare una o più pratiche in elenco occorre evidenziarla, cliccare su Scheda e quindi, rispettivamente, inserire un flag su Parcheggiata o cliccare sul tasto Elimina (si veda immagine seguente). 14

16 PRECISAZIONI SU DIRITTI, BOLLI E IMPOSTA DI REGISTRO I DIRITTI DI UNA PRATICA TELEMATICA IN VIGORE DAL 30/10/2001 sono i seguenti (per il prospetto completo, corredato anche delle note alle singole voci, si rimanda al D.M. 22/12/1997 e successive modificazioni, scaricabile anche all indirizzo 1 Prima Iscrizione SOCIETÀ DI CAPITALI CONSORZI Diritti in EURO In vigore dall 1/1/ Su supporto informatico/modalità Telematiche 119,00 2 Iscrizione di modifica e cancellazione 2.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 77,00 3 Deposito bilanci - elenco soci 57,00 4 Prima Iscrizione SOCIETÀ DI PERSONE 4.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 93,00 5 Iscrizione di modifica e cancellazione 5.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 62,00 IMPRESA INDIVIDUALE - SOGGETTI e DATI REA - SOCIETÀ SEMPLICE 6 Prima Iscrizione 6.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 21,00 7 Iscrizione di modifica 7.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 13,00 8 Cancellazione imprese individuali 0,00 10 Altre domande iscrizione o deposito e rettifiche modelli 10.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 8,00 19 DEPOSITO PER ISCRIZIONE DELLA DELIBERAZIONE DI CONVERSIONE IN EURO DEL CAPITALE SOCIALE. SENZA ARROTONDAMENTO 19.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 15,00 20 DEPOSITO PER ISCRIZIONE DELLA DELIBERAZIONE DI CONVERSIONE IN EURO DEL CAPITALE SOCIALE. CON ARROTONDAMENTO 20.2 Su supporto informatico/modalità Telematiche 23,00 15

17 IMPOSTA DI BOLLO Il pagamento virtuale dell imposta di bollo sulla pratica telematica è regolato dal Decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze n. 127 del 17/5/2002, così come interpretato dalla circ. Agenzia delle Entrate n. 67/E del 7/8/2002. In base alla normativa suddetta, l importo dell imposta dovuta complessivamente per la domanda o denuncia e per la relativa documentazione, è di: 32,00 se presentata da ditte individuali; 45,00 se presentata da società di persone; 50,00 se presentata da società di capitali. Il bollo può essere assolto in modo virtuale in due modi: mediante eventuale autorizzazione di cui sia titolare il denunciante (detto bollo assolto all origine ); mediante l autorizzazione dell Agenzia delle Entrate, Direzione Regionale della Liguria n del 23/03/2001, di cui è titolare la Camera di Commercio di Savona. (detto bollo assolto in entrata). In questo caso i suddetti importi verranno fatturati, insieme ai diritti di segreteria, tramite Notartel. In ogni caso la modalità di esazione del bollo utilizzata dovrà essere specificata, come già detto, sull atto, sulla distinta Fedra e sugli altri eventuali allegati soggetti a tale imposta. IMPOSTA DI REGISTRO Per quanto riguarda gli atti cui il Notaio è tenuto al deposito, non si ritiene necessario acquisire informazioni circa la registrazione dell atto. Per tutti gli altri tipi di atti, nell originale (o copia informatica) devono essere riportati gli estremi di registrazione (data, numero, importo). 16

18 ALLEGATO A) MODELLO PROCURA SPECIALE, DOMICILIAZIONE E DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL ATTO DI NOTORIETÀ I sottoscritti dichiarano A) Procura Codice univoco di identificazione della pratica [ ] di conferire al sig. procura speciale per l esecuzione delle formalità pubblicitarie di cui alla sopra identificata pratica. B) Dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà sulla corrispondenza degli allegati di attestare in qualità di amministratori - ai sensi e per gli effetti dell articolo 47 del D.P.R. 445/2000 e consapevoli delle responsabilità penali di cui all articolo 76 del medesimo D.P.R. 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci - la corrispondenza delle copie dei documenti (non notarili) allegati alla precitata pratica ai documenti conservati agli atti della società. C) Domiciliazione di eleggere domicilio speciale, per tutti gli atti e le comunicazioni inerenti il procedimento amministrativo, presso l indirizzo di posta elettronica del soggetto che provvede alla trasmissione telematica, a cui viene conferita la facoltà di eseguire eventuali rettifiche di errori formali inerenti la modulistica elettronica. (nel caso in cui non si voglia domiciliare la pratica presso l indirizzo elettronica del soggetto che provvede alla trasmissione telematica occorre barrare la seguente casella ) D) Cariche sociali (rilevante nelle sole ipotesi di domanda di iscrizione della nomina alle cariche sociali) che non sussistono cause di ineleggibilità ai fini dell iscrizione delle cariche assunte in organi di amministrazione (art c.c.) e di controllo (art c.c.) della società 1 COGNOME NOME QUALIFICA (amministratore, sindaco, ecc.) FIRMA AUTOGRAFA Il presente modello va compilato, sottoscritto con firma autografa, acquisito tramite scansione e allegato, con firma digitale, alla modulistica elettronica. Al presente modello deve inoltre essere allegata copia informatica di un documento di identità valido di ciascuno dei soggetti che hanno apposto la firma autografa Dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà Colui che, in qualità di procuratore, sottoscrive con firma digitale la copia informatica del presente documento, consapevole delle responsabilità penali di cui all articolo 76 del medesimo D.P.R. 445/2000 per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, dichiara ai sensi dell art lett. u) del D.P.R. 445/2000 di agire - anche in qualità di procuratore speciale (sopra lettera A) o di procuratore incaricato ai sensi dell art c.c. (con procura depositata per l iscrizione nel registro delle imprese di n. prot. ) - in rappresentanza dei soggetti che hanno apposto la propria firma autografa nella tabella di cui sopra. che le copie informatiche degli eventuali documenti non notarili allegati alla sopra identificata pratica corrispondono ai documenti consegnatigli dagli amministratori per l espletamento degli adempimenti pubblicitari di cui alla sopra citata pratica. Ai sensi dell art. 48 del D.P.R. 445/2000 e dell art. 13 del D.Lgs. 196/2003 si informa che i dati contenuti nel presente modello saranno utilizzati esclusivamente ai fini della tenuta del registro delle imprese di cui all art c.c. 17

19 ALLEGATO B) ESEMPIO DI ATTO CARTACEO DA ACQUISIRE CON SCANNER (PER PRODURRE UN FILE CON ESTENSIONE TIF ) O DA CONVERTIRE IN FORMATO PDF : ATTO COSTITUTIVO SOCIETA XXYY TESTO DELL ATTO FIRME SOCI E NOTAIO <<Le seguenti dichiarazioni, o similari, andranno scritte nel file di testo che si convertirà in formato PDF o che si allegheranno su foglio a parte se si acquisisce con scanner l atto originale salvandolo in formato TIF >> Copia su supporto informatico conforme all originale del documento su supporto cartaceo, ai sensi dell art. 23, commi 3, 4 e 5, del D.Lgs. n. 82/2005 "Imposta di bollo assolta in modo virtuale mediante Autorizzazione dell Agenzia delle Entrate, Ufficio di Savona, n del 23/03/2001" IL NOTAIO XXXX YYYYYY FIRMA E SIGILLO (se si è scandito l originale) 18

20 Schema di una pratica telematica Originale Cartaceo + diciture bollo e conformità: scansione.tif + firma tramite apposito software Atto Notarile File testo + diciture bollo e conformità: conversione.pdf + firma tramite apposito software Tutti i firmatari hanno la Smart Card Firme Solo il Notaio è munito di Smart Card: salvo i casi in cui solo il Notaio sia autorizzato a firmare, gli altri firmatari firmano su distinta cartacea con dicitura per autentiche, conformità e bollo: scansione.tif + firma Notaio con Smart Card tramite apposito software Fedra (programma che sostituisce la modulistica cartacea) Riepilogo Fedra All. 1 corrispondente della compilazione della modulistica cartacea All. 2 distinta di deposito dei dati caricati firmata con Smart Card tramite apposito software All. 3 Attonotarile.TIF (se acquisito con scanner) o.pdf (se convertito con apposito programma) + firma Notaio con Smart Card tramite apposito software All. 4 e segg. quant altro necessario a corredare la pratica purché acquisito con scanner in formato TIF o convertito in formato PDF e firmato con Smart Card tramite apposito software Telemaco strumento necessario per la spedizione sicura per via telematica di una pratica in Camera di Commercio ed equipollente al plico postale raccomandato. 19

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