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1 Soluzioni di risparmio Alla ricerca delle spese nascoste Visibile Gestita totalmente Aereo Treno Gestita tradizionalmente Servizi generalmente prenotati in anticipo e approvati dal line manager Meno potenziale di saving Noleggio auto Facciamo chiarezza Spesa nascosta Spesa nascosta Spesa nascosta Gestita superficialmente o non gestita affatto Mobile Vitto e intrattenimento Trasporto locale/pubblico Servizi generalmente acquistati on the go Influenzabile quando possibile attraverso le nuove tecnologie Per i viaggi internazionali, incoraggiate i viaggiatori a disabilitare il traffico dati in favore dell utilizzo del wi-fi La maggiore delle voci di spesa nascosta Impegnatevi per negoziare tariffe corporate con catene di ristoranti o adottate un programma per questi servizi già esistente Quando possibile e sicuro, chiedete ai viaggiatori di utilizzare il trasposto pubblico invece dei taxi; per l utilizzo delle macchine, invece, assicuratevi che siano prenotate in anticipo. Non solo questo metodo vi permette di contenere i costi, ma aumenta anche la sicurezza dei vostri viaggiatori È ora di dare un occhiata! Gli ostacoli Nuove tecnologie Risultato Un problema del passato? Scoprire la spesa nascosta Gestione della spesa nascosta Nessun metodo di prenotazione sistematico ma decisioni prese ad hoc Dati scarsi e poco accessibili Abilità di influenzare le decisioni dei viaggiatori App per il cellulare con filtri per il rispetto della travel policy Fonti: Concur, Advito Research, AT Kearny

2 Vitto, telefonia mobile e trasporto locale Un opportunità emergente di saving Stimiamo che queste categorie, che noi indichiamo come spesa secondaria, rappresentino una media del 18% della spesa business travel negli USA (e siano altrettanto significative nel resto del mondo). Crediamo che rappresenteranno una grande opportunità di saving nel Controllare la spesa secondaria è tradizionalmente difficile perché non è mai stata comprata attraverso canali di prenotazione regolari. Questo rende difficile ottenere una gestione dell informazione affidabile e limitare le scelte dei fornitori da parte dei viaggiatori. Nonostante tutto, la tecnologia sta facendo un enorme passo avanti per influenzare il comportamento del viaggiatore in due modi: Attraverso la telefonia mobile, per esempio inviando sms automatici al viaggiatore all arrivo in aeroporto che li avvisa di viaggiare in treno e non in taxi per arrivare al centro città. Con una crescita dei canali di prenotazione telefonica per la vendita di servizi secondari dai fornitori preferenziali alle tariffe concordate. Un esempio è rappresentato da Dinova, che negozia per i clienti business sconti per ristoranti che possono essere prenotati direttamente sul suo sito web. Stimiamo che le aziende potranno ridurre la loro spesa travel secondaria del 10% se sfrutteranno le nuove opportunità tecnologiche.

3 Spesa secondaria Vecchio problema, nuove soluzioni Vitto, telefonia mobile e trasporto locale hanno contribuito al totale dei costi travel per molti anni. La ragione per cui li stiamo coprendo solo ora è che stanno finalmente emergendo delle opportunità pratiche di poter risparmiare attraverso la tecnologia. Precedentemente, gestire le categorie secondarie è stato difficile perché esse non vengono spesso prenotate in anticipo o attraverso gli stessi canali ufficiali come per l air, gli hotel o l autonoleggio. Anche ottenere dati affidabili è stata una sfida. Continuerà ad essere difficile dirigere le scelte della spesa secondaria dei viaggiatori in modo così controllato come le categorie primarie, per le seguenti ragioni: La reportistica standardizzata della spesa rimane una sfida E difficile limitare le numerose scelte di fornitori che possono fare i viaggiatori Ma la buona notizia è che è diventato più facile influenzare la scelta di un viaggiatore grazie a due tipi di innovazione: Possono essere inviati messaggi ai viaggiatori nel momento più importante del loro viaggio. Per fare un semplice ma efficiente esempio, le aziende possono inviare ai viaggiatori un sms automatico all arrivo all aeroporto di Londra Heathrow per comunicargli di prendere l Heathrow Express diretto in centro invece di un molto più costoso e molto più lento taxi. Stanno aumentando le opportunità di acquistare i servizi secondari da fornitori preferenziali attraverso i canali di prenotazione di telefonia mobile (leggere sotto per alcuni esempi). La maggior parte di questi canali sono al momento più disponibili negli USA che in altri paesi, ma siamo convinti che si diffonderanno anche altrove. Basandoci sulle nostre ricerche, stimiamo che le aziende possono risparmiare dal 20 al 25% sulla spesa secondaria se iniziano ad utilizzare nuovi metodi per influenzare i viaggiatori.

4 Le nostre raccomandazioni ai travel manager Utilizzate i dati della carta aziendale per comprendere la vostra spesa sulle categorie secondarie meglio che potete. Rivedete la vostra policy riguardo le categorie di spesa secondaria, per esempio stabilendo un massimale di spesa su quanto i viaggiatori possono spendere per i pasti in ogni città. Utilizzate i social network per sostenere la vostra policy, ad esempio raccomandando ristoranti all interno dei massimali vicini alle località più visitate dalla vostra azienda. Lanciate campagne marketing per promuovere i siti di prenotazione della spesa secondaria che volete far utilizzare ai vostri viaggiatori.

5 Vitto Ci sono diversi tipi di siti web e app per trovare opzioni di vitto che portano benefici sia i viaggiatori che alle loro aziende. Beneficio per l impiegato: rende più facile trovare un posto per mangiare in un luogo non familiare. Beneficio per il datore di lavoro: c è una buona possibilità di ottenere un saving finanziario e il sito o l app può essere presentato come benefit per l impiegato, non per il datore di lavoro. Esempi: - Corporate dining programs (es. Dinova) Dinova negozia sconti per clienti business presso ristoranti che possono essere prenotati direttamente dal suo sito web. - Siti di sconti per il consumatore (es. Groupon) I viaggiatori possono trovare un ristorante vicino al loro alloggio attraverso Groupon e utilizzare i voucher sconto online per abbassare il costo dei propri pasti. - Siti che consegnano cibo a domicilio (es. Delivery.com) I viaggiatori possono trovare menù da vicini ristoranti take-away e ordinare scegliendo tra una più vasta gamma di cibo rispetto al servizio in camera dell hotel che notoriamente è anche più costoso.

6 Telefonia mobile Il costo dell utilizzo dei telefonini all estero è sempre stato molto alto, ma negli ultimi anni il problema è diventato ancora maggiore per il fatto che i viaggiatori utilizzano telefoni con l accesso ad internet. Il trasferimento dati costa molto e per aumentare le preoccupazioni dei travel manager è solitamente invisibile e imprevedibile. Due tipi di servizio possono ridurre questi costi in maniera significativa: Servizi che forniscono numeri internazionali multipli (es. Tru) Fornitori come Tru forniscono ai viaggiatori numeri di telefono locali per il paese che stanno visitando. I numeri multipli possono essere utilizzati su un unico telefono e un unica SIM card, e operano anche su un singolo servizio di segreteria, per cui i viaggiatori non devono utilizzare il proprio telefono in modo differente. I risparmi sono stimati tra il 30% e il 60%. Servizi che permettono di parlare via internet (es. Skype) I viaggiatori possono chiamare anche gratis con i loro portatili se hanno accesso ad internet. Scoprite chi si occupa della strategia di telefonia mobile nella vostra azienda e iniziate a lavorarci insieme. Istruite i viaggiatori su quanto sono dispendiose le telefonate, l accesso ad internet e le all estero. Spiegate loro che generalmente è più economico utilizzare il wi-fi che non il mobile roaming. Stipulate una convenzione per un pacchetto data roaming con il vostro abituale gestore telefonico, ma iscrivete i viaggiatori anche ai servizi riportati sopra

7 Trasporto locale Gli aumenti del costo della benzina porteranno ad un aumento drastico delle tariffe dei taxi e delle limousine. Ci sarà un nuovo round di aumenti delle tariffe dei taxi a New York a partire da settembre Il prezzo di un viaggio da Manhattan al JFK aumenterà da 45 a 52 dollari (esclusi caselli e mance). Incentivare l utilizzo del trasposto pubblico Beneficio per il datore di lavoro: contenimento dei costi Beneficio per il lavoratore: maggiore sicurezza del viaggiatore Beneficio per l ambiente: meno emissioni di CO2 Incoraggiate l uso di trasporti pubblici, dove sicuro e appropriato. E più economico, più considerato nei confronti dell ambiente e alle volte più veloce, specialmente nelle città con sistemi di transito ferroviario di massa. Comunicate le opzioni di trasporto pubblico attraverso la messaggistica e non dimenticate di spiegare perché queste opzioni sono migliori. Quando sono preferibili i servizi limousine, consolidatene l utilizzo con pochi fornitori preferenziali che abbiano sistemi di prenotazione efficienti, per esempio usando servizi online come GroundLink o Limos. com. Per i travel manager offrono anche un accurato servizio di reportistica e addebitamento. Ci sono servizi simili disponibili anche per taxi regolari, ad es. Taxi Magic. I viaggiatori possono prenotare il loro taxi grazie ad un app sul telefonino, seguire il veicolo su una mappa fino al punto di raccolta e pagare attraverso il telefonino, ricevendo anche una ricevuta via mail. Un altra opzione è il noleggio per breve periodo attraverso servizi come Zipcar, che permette ai viaggiatori di noleggiare a ore e sbloccare e far partire i veicoli con una chiave elettronica.

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