Procedura di affiliazione

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1 Procedura di affiliazione ACCESSO: si accede al programma tramite un link nella home page del sito federale od anche digitando direttamente l indirizzo AUTENTICAZIONE: Per accedere ai dati della propria società occorre autenticarsi inserendo il codice di società e la password. Chi avesse smarrito la password potrà rivolgersi al proprio comitato o utilizzare l apposita procedura di richiesta dal link presente sulla pagina di login. La password sarà inviata all indirizzo registrato per la società. Nel caso si sia smarrita la password potete richiederla con una apposita procedura attraverso il link Hai dimenticato la password? presente nella pagina di login. Le società di nuova affiliazione invece devono scegliere il link l affiliazione di una nuova società Richiesta codici di accesso per

2 La scheda va riempita indicando i comitati di appartenenza, regionale e provinciale. In pratica la regione e la provincia dove è ubicata la sede sociale. Completare con la ragione sociale, il nome sportivo (il nome che comparirà sulla tessera, in genere più breve della ragione sociale) l indirizzo e soprattutto la mail alla quale verranno inviati i dati di autenticazione. Si riceverà così il codice di società e la password via . Attraverso questi autenticarsi ed accedere al sistema. Autenticatevi nella pagina di login attraverso i dati che avete ricevuto via mail Dopo essere entrati nel sistema nell area riservata alla propria società, scegliere nel menù in alto la voce Riaffiliazione 2013 Aprirete così la scheda con i campi da riempire relativi all affiliazione 2013.

3 Una particolarità del sistema è il fatto che, quando si accede, dopo l autenticazione ai dati della propria società, ci si trova sempre nella stagione precedente a quella attuale. Per questo è sempre necessario, dopo l operazione di login, entrare nella stagione attuale tramite il link di menu riaffiliazione Questo vale anche per le nuove società, che per completare la propria scheda di affiliazione devono accedere alla stagione in corso. Successivamente la navigazione resterà sempre nella stagione attuale. Il menù permette di tonare alla pagina di riaffiliazione 2012 tramite la voce Home e cui accedere alla stagione precedente tramite la voce società Di seguito la schermata che si presenta. La scheda di affiliazione per le società già precedentemente affiliate, riporterà tutti i dati anagrafici essenziali inseriti precedentemente, mentre per le società di prima affiliazione, riporterà solamente la ragione sociale e l indirizzo. Compilate con cura la scheda inserendo tutti i dati obbligatori.

4 ************************************************************************ NOVITA 2012 Nella scheda della società è stato inserito il campo obbligatorio classificazione società attraverso il quale dovrete indicare il tipo di struttura sociale. Le scelte differiscono a seconda se la vostra società è di tipo non professionistico o professionistico. La quasi totalità delle società è una ASD semplice però sono presenti tra le affiliate anche alcune polisportive, srl o onlus. In base al tipo di società che avete costituito indicate la voce corrispondente. Società non professionistiche Società professionistiche ************************************************************************** Suggerimenti: 1) preparate prima tutti i dati richiesti perché in mancanza di un dato obbligatorio il sistema non permetterà di salvare la scheda. 2) Compilate correttamente l indirizzo per l invio della corrispondenza anche se questo è lo stesso della sede sociale, questo indirizzo potrà essere dai voi cambiato nel corso dell anno. 3) Inserite un indirizzo esistente ed utilizzabile, le comunicazioni della Federazione passeranno tramite Nella prima parte della scheda, oltre a tutti i dati anagrafici necessari, subito sotto il tipo di società trovate alcune che influenzeranno il costo della vostra affiliazione. Dichiarate infatti: se intendete tesserare atleti di categoria elite o under 23 (in questo caso è previsto un costo suppletivo) se siete una società professionistica e chiedete l iscrizione al CCP o infine se la vostra società tessera esclusivamente atleti disabili Se siete fuori dai casi descritti lasciate in bianco, altrimenti spuntate la casella relativa. *********************************************************************** NOVITA 2012 Per le società che organizzano gare professionistiche, a partire dal 2012 sono state distinte le procedure di affiliazione da quelle di abilitazione a svolgere l attività di organizzazione di manifestazioni professionistiche. Pertanto queste società non potranno più selezionare la voce corrispondente. Dovranno effettuare l affiliazione presso il proprio Comitato Regionale e successivamente chiedere l abilitazione (inviando tutta la documentazione necessaria) agli uffici del CCP di Milano. Successivamente al riconoscimento dell abilitazione sarà spuntata nella scheda di affiliazione l apposita voce e verranno addebitati i relativi costi. *********************************************************************** Compilate tutta l anagrafica richiesta, compresa di codice fiscale o partita iva. Per le associazioni sportive dilettantistiche è fatto obbligo come minimo di avere un codice fiscale. Nel caso abbiate la partiva iva

5 avete necessariamente anche un codice fiscale pertanto dovrete indicare tutti e due. Completate la scheda con i colori sociali Scelta del Medico: Se avete necessità di scegliere un medico sociale, fate click sull' icona (a forma di cartellina) vicino a MEDICO SOCIALE, vi verrà proposto un elenco di tutti i medici sociali abilitati e tesserati. Fate click accanto al nome del medico e questo verrà inserito automaticamente nella scheda. Inserite la data dell assemblea che ha stabilito denominazione sociale e consiglio direttivo. Per le nuove società è la data di costituzione, per le società già affiliate è la data nella quale è stato modificato o confermato l ultimo consiglio direttivo. Ricordiamo che l assemblea dei soci è prevista almeno ogni 4 anni. Per inserire la data dovete utilizzare l apposita funzione di calendario Proseguite inserendo l indirizzo per la corrispondenza e l indirizzo della società. Particolarmente importante è l indirizzo che deve essere corretto e funzionante perché la maggior parte delle comunicazioni verranno inviate tramite posta elettronica. Come novità è stato inserito il campo cellulare per SMS. Se indicate un numero di cellulare potrete essere contattati via SMS per eventuali comunicazioni urgenti. Questa parte della scheda sarà sempre disponibile per eventuali variazioni, anche dopo la validazione della vostra affiliazione. Potrete modificare l indirizzo mail o l indirizzo postale a seconda delle vostre necessità anche durante la stagione. L apposto bottone salva indirizzo permetterà di salvare i dati della corrispondenza se effettuate le modifiche dopo l affiliazione. Per ultimo date il vostro consenso al trattamento dei dati. Il documento informativo è scaricabile dall apposito link.

6 SALVATE ORA TUTTI I DATI PREMENDO L APPOSITO BOTTONE Dirigenti sociali Per completare la richiesta di affiliazione da inviare al proprio comitato inserite, controllate e se il caso modificate i dati dei dirigenti societari. Premendo sull opzione di menù Dirigenti si accede all elenco dei dirigenti sociali. Da lì potete aprire le schede per inserire o modificare i dati. Se la vostra società era già affiliata troverete l elenco dei dirigenti e soci dello scorso anno. Cancellate eventuali nominativi che non fanno più parte della società e aggiungetene di nuovi se il Consiglio Direttivo è variato rispetto alla scorsa stagione. Vi ricordiamo che la completezza e la correttezza dei dati è necessaria sia ai fini assicurativi che fiscali. Dirigenti sociali. Per completare la richiesta di affiliazione da inviare al proprio comitato inserite, controllate e se il caso modificate i dati dei dirigenti societari. Premendo sull opzione di menù Dirigenti si accede all elenco dei dirigenti sociali. Da lì potete aprire le schede per inserire o modificare i dati. Se la vostra società era già affiliata troverete l elenco dei dirigenti e soci dello scorso anno. Cancellate eventuali nominativi che non fanno più parte della società e aggiungetene di nuovi se il Consiglio Direttivo è variato rispetto alla scorsa stagione (ricordiamo che in questo caso è necessario far pervenire al comitato il verbale di assemblea che modifica il direttivo). Vi ricordiamo che la completezza e la correttezza dei dati è necessaria sia ai fini assicurativi che fiscali. Se la vostra è una nuova società non dovrete far altro che scegliere il bottone + ed inserire i dati dei

7 dirigenti da tesserare. Inserite l anagrafica del dirigente avendo cura di scegliere la giusta categoria. Inserite anche l indirizzo (non obbligatorio). Invieremo periodicamente la nostra newsletter e settimanalmente la rubrica prossime gare e comunicati. Salvate i dati con Salva Modifiche. Il sistema controllerà la correttezza del codice fiscale e vi avvertirà in caso non sembri corretto. I dati saranno comunque salvati. Potete modificare il CF e salvare di nuovo. Dopo aver salvato i dati potete inserire la foto. Società che hanno più di 10 componenti sociali: Nella tassa di affiliazione è compresa la copertura assicurativa e l emissione della tessera per 10 componenti sociali. Le società che volessero inserire un numero maggiore di soci assicurati e con rilascio della tessera dovranno provvedere al versamento della quota prevista per ciascun socio eccedente a quota di 10.

8 Ricordiamo che è comunque obbligatorio tesserare tutti i membri del consiglio direttivo mentre è facoltativo tesserare i semplici soci. NOTA IMPORTANTE: Si ricorda che non è consentito per legge essere presidente e dirigente per più di una società. Pertanto il sistema impedirà ai Comitati Regionali la validazione di affiliazioni in casi di incompatibilità nel tesseramento dei Dirigenti. Completate le anagrafiche dei dirigenti potrete calcolare quanto versare per l affiliazione. E possibile versare le tasse di tesseramento e affiliazione con tre diverse modalità di pagamento: Carta di credito on-line (all interno della procedura informatica) Bonifico bancario Bollettino postale Inoltre non è necessario fare versamenti differenziati per affiliazione e tesseramento. Potrete pagare anche tutto subito in una unica soluzione. Sarà il sistema informatico, una volta registrato il vostro versamento che calcolerà i costi di ogni operazione da voi richiesta e scalerà il vostro credito. Inoltre nel sistema è inserito un semplice strumento di calcolo che vi permetterà di sapere sempre quanto dovete pagare. Fate click sulla voce di menù prospetto, si aprirà una pagina che permetterà il calcolo. Spuntare la voce affiliazione per il calcolo dell affiliazione. La data è quella nella quale presumete farete la richiesta di affiliazione (per default la data del giorno), il tipo di società viene ricavato in base ai campi selezionati nella scheda di affiliazione. Se avete delle tessere da richiedere spuntate tesseramento e indicate le quantità.

9 Alla fine con il bottone calcola avrete il conto del versamento da fare considerando anche eventuali crediti derivanti da versamenti precedenti. A questo punto potete procedere con il versamento. Potete utilizzare la carta di credito attraverso il sistema on-line o anche pagare tramite bonifico bancario o bollettino postale. Con la carta di credito il vostro versamento sarà immediatamente disponibile. Utilizzando gli altri sistemi dovrete registrare il versamento e o inviare copia della ricevuta al Comitato per il necessario controllo o allegare la copia digitalizzata di tale ricevuta all interno della registrazione del versamento. NOVITA 2012 Dallo scorso anno è possibile allegare copia della ricevuta di versamento alla registrazione senza dover in questo modo trasmettere il cartaceo. Per i dettagli visualizzare l apposita guida: GUIDA ALLA TRASMISSIONE DIGITALE DELLE RICEVUTE DI VERSAMENTO

10 Facendo click su versamenti si aprirà la pagina di registrazione. Usate il bottone nuovo versamento per registrare un versamento effettuato con bollettino postale o bonifico bancario. Inserite i dati generali come in figura. Poi premete salva. Comparirà la parte di dettagli dove inserire la cifra. La cifra potrà essere imputata all area Affiliazione e Tesseramento o a quella gare. Lo stesso versamento può essere suddiviso per le 2 aree. La cifra immessa nell area affiliazione e tesseramento potrà essere usata solo per queste operazioni e non per le tasse gara e viceversa. Per allegare la copia della ricevuta di versamento utilizzate l apposito bottone carica documento che sarà disponibile dopo il salvataggio dei dati.

11 Usate il bottone nuovo versamento con carta di credito per accedere alla procedura che permette di effettuare il pagamento con carta di credito. In questo caso la procedura vi presenterà le due sezioni contemporaneamente ed al salvataggio potrete effettuare il pagamento sul server sicuro di Banca Sella. Terminata l operazione troverete la vostra registrazione nella pagina dei versamenti. Se avete effettuato una registrazione di un versamento postale o di un bonifico troverete accanto alla riga registrata la crocetta rossa di cancellazione. Significa che la registrazione non è ancora stata validata, pertanto dovrete mandare la ricevuta al vostro comitato che verificherà il versamento e lo validerà. Nel caso di pagamento con carta di credito il versamento è automaticamente validato e la crocetta rossa non sarà cliccabile. In questo caso non dovete mandare nessun documento al comitato. Ora siete pronti a chiedere la vostra affiliazione e le vostre tessere. E ARRIVATO IL MOMENTO DI STAMPARE LA RICHIESTA DI AFFILIAZIONE. Quando avrete completato l inserimento dei dati richiesti dalla scheda di affiliazione, premete il bottone di Stampa modello 1AF per stampare il modello di richiesta di affiliazione comprensivo di tutti i componenti sociali che intendete tesserare.

12 Questo modello dovrà essere firmato dal presidente e da tutti i componenti sociali indicati ed inviato al Comitato Regionale Il modulo di richiesta affiliazione va firmato in tutte le sue parti e fatto firmare ai dirigenti e soci dei quali si chiede il tesseramento. Fatto questo inviate la richiesta elettronica di affiliazione facendo click sul bottone Richiesta affiliazione. Richiesta di Affiliazione La vostra richiesta sarà inviata tramite il sistema al comitato competente per la validazione. Sarà presa in considerazione però solo quando arriverà anche la documentazione cartacea e, nel caso in cui il pagamento non sia stato effettuato tramite carta di credito, anche la ricevuta che attesti il versamento. Attenzione: nel caso in cui non abbiate inserito un versamento che copre i costi dell operazione nella vostra area versamenti, il sistema rifiuterà la vostra richiesta. E inutile inviare i documenti cartacei senza avere fatto anche la richiesta elettronica perché i Comitati non potranno validare. Se tutto è a posto il sistema registrerà la data della richiesta. I documenti firmati devono pervenire al comitato entro 15 giorni dalla data di richiesta pena l annullamento della stessa. La data registrata dal sistema farà fede ai fini dell effettiva volontà di affiliarsi. La data del versamento non avrà più nessun significato. La ricevuta del versamento dovrà essere fatta pervenire al comitato per la necessaria verifica. Se il comitato non riceve l attestazione di pagamento non potrà rendere validi i vostri versamenti ed il sistema impedirà la validazione dell affiliazione o dei tesseramenti. ************************************************************************** NOVITA 2012 Potete trasmettere la documentazione necessaria per l affiliazione inserendo la copia digitalizzata (scansione) all interno della nuova sezione documenti presente nel menù della vostra pagina di affiliazione.

13 Accederete in questo modo alla pagina, attraverso la quale potrete inserire on-line i documenti che normalmente dovreste inviare al comitato. In questo modo potete evitare la trasmissione del cartaceo. La guida completa a questa procedura è scaricabile nella pagina delle guide per le procedure di affiliazione sul sito federale: GUIDA ALLA TRASMISSIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI DI AFFILIAZIONE ************************************************************** CONCLUSIONE Inviate i documenti cartacei completi al comitato regionale o provinciale competente. Potete allegare la ricevuta di versamento che verrà controllata e validata dal comitato. Nel caso abbiate fatto un versamento eccedente la semplice quota di affiliazione la cifra eccedente rimarrà utilizzabile per le operazioni di tesseramento senza che dobbiate più inviare altra documentazione. In pratica potreste anche fare un unico versamento per tutte le operazioni dell anno.

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