GUIDA RAPIDA emagister-agora Edizione BASIC

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1 GUIDA RAPIDA emagister-agora Edizione BASIC Introduzione a emagister-agora Interfaccia di emagister-agora Configurazione dell offerta didattica Richieste d informazioni Gestione delle richieste d informazioni Iscrizioni Gestione dei ricavi

2 1. Introduzione a emagister-agora In questa appendice saranno descritte le caratteristiche principali dell edizione Basic di emagister-agora, il sistema completo di gestione aziendale dedicato ai centri di formazione. Con questo programma è possibile eseguire ogni tipo di operazione a livello didattico, contabile e amministrativo. Con emagister-agora saranno migliorate le prestazioni e la produttività del centro e tutte le informazioni necessarie per qualsiasi operazione saranno sempre a portata di mano. In questa Guida Rapida (e qui di seguito schematizzate) saranno presentate le funzionalità di base di emagister-agora per gestire il flusso di lavoro. Per un ulteriore approfondimento degli argomenti consultare il manuale. CONFIGURARE L OFFERTA DIDATTICA Creare i gruppi da proporre a studenti/clienti, che possono essere collegati a corsi pubblicati sulla piattaforma Emagister. RICEVERE RICHIESTE D INFORMAZIONI Esaminare le richieste d informazioni sull offerta didattica del centro, ricevute mediante la piattaforma Emagister e suoi partner o attraverso campagne pubblicitarie su altri mezzi di comunicazione. GESTIONE DELLE RICHIESTE Effettuare la gestione commerciale delle richieste d informazioni mediante il Gestore delle richieste e l Agenda incluse in emagisteragora. VENDITA O ISCRIZIONE Effettuare una vendita, ovvero iscrivere la persona interessata ad uno dei gruppi offerti, se la gestione della richiesta ha avuto risultati positivi. GENERAZIONE E INCASSO DEI RICAVI Generare i ricavi, che rappresentano le somme che i clienti devono al centro per il gruppo a cui sono iscritti. Si può procedere poi all incasso di queste somme. 3

3 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic 2. Interfaccia di emagister-agora Prima di presentare le funzioni principali di emagister-agora, è utile conoscere l interfaccia del programma. La parte più importante è la schermata principale, dalla quale è possibile accedere a tutte le opzioni dell applicazione. Finestra principale di emagister-agora. Si accede alle operazioni base del programma per mezzo della Barra multifunzione, collocata nella parte superiore della finestra principale. Quest ultima è suddivisa in varie schede che rendono più facile la classificazione tematica delle varie operazioni effettuabili con il programma. Immediatamente al di sotto della Barra multifunzione si trova la Barra dei messaggi. Sarà visualizzata ogni qual volta ci siano delle operazioni da effettuare o degli avvisi importanti che richiedano l intervento dell utente. La Barra dei messaggi, immediatamente sotto la barra multifunzione

4 Nella parte inferiore della finestra principale si trova invece la Barra di stato, in cui sono visualizzate le informazioni sull azienda o sull utente che sta utilizzando il programma, i messaggi sulle operazioni che è possibile effettuare o già in esecuzione e infine lo stato della connessione al server Emagister Tipologia delle finestre Dalla finestra principale di emagister-agora è possibile aprire diverse tipologie di finestre dedicate ad operazioni di vario genere. È possibile consultare o gestire i dati attraverso le cinque finestre di: elenco, modifica, gestione avanzata, query, e statistica. Nelle Finestre di elenco i dati sono organizzati in righe e colonne. Finestra di elenco degli studenti. Nella parte superiore di questo tipo di finestra è presente una barra degli strumenti (o barra dei pulsanti) grazie alla quale è possibile aggiungere dati, modificare la riga selezionata, effettuare per la riga desiderata un collegamento all efficiente servizio di mailing (invio multiplo di , SMS a numeri di telefono cellulare o per posta semplice). Si possono inoltre creare documenti di vario tipo, filtrare i dati da visualizzare, creare statistiche e query per i dati selezionati, cercare le righe desiderate (chiamate anche record), ordinare in elenco secondo vari criteri le righe desiderate, esportare i dati a MS Excel (Ctrl+E), copiare negli Appunti i record selezionati (Ctrl+C) ecc. Barra degli strumenti della finestra File studenti Ogni Finestra di elenco presenta una barra degli strumenti, formata da icone semplici e intuitive; tutte le finestre hanno la medesima grafica affinché l utente possa riconoscere più facilmente le varie opzioni. Inoltre è possibile sapere a che tipo di operazione corrisponde l icona semplicemente rimanendo per qualche secondo con il mouse sull icona desiderata: comparirà un etichetta o tooltip con una breve descrizione dell operazione corrispondente all icona. 5

5 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Tooltip del tasto Filtro dei record delle Finestre di elenco Nelle Finestre di modifica sono mostrati in dettaglio i dati di una riga o di un record in particolare. Da utilizzare principalmente per inserire nuovi dati, modificare dati già esistenti o anche per una visualizzazione dettagliata record dopo record. È disponibile anche una barra degli strumenti grazie alla quale effettuare diverse operazioni sui record da inserire, consultare o modificare. Finestra di modifica degli studenti Nelle finestre di Gestione avanzata l utente visualizza tutti i dati, per ottenere così una visione d insieme. In queste finestre sono disponibili tutte le opzioni presenti nelle altre finestre (aggiungere nuove iscrizioni, riscuotere pagamenti, visualizzare

6 statistiche ecc.). Le finestre di gestione avanzata di emagister-agora sono sei: studenti, clienti, dipendenti (con le varianti per venditori e insegnanti), gruppi, aule e materiale (biblioteca). Ogni finestra è a sua volta divisa in quattro parti: 1) Elenco principale: parte sinistra della finestra. Dall elenco si seleziona la voce di cui si vogliono consultare i dati. 2) Elementi collegati: parte sinistra della finestra. Consente di selezionare i dati relazionati che compariranno nella finestra di visualizzazione. 3) Dati sempre visualizzati: parte destra dell elenco principale e sopra la finestra di visualizzazione dei dati. Comprende i dati generali della voce selezionata dall elenco principale. 4) Schermata di visualizzazione dei dati: in primo piano, a destra delle icone di selezione. Consente di visualizzare i dati a seconda dell icona selezionata ed effettuare le operazioni richieste. Gestione avanzata studenti ; visualizzata l opzione elementi collegati Nelle Finestre di query sono visualizzati i dati risultanti da una query. Rappresentano un tipo particolare di Finestra di elenco e sono state create appositamente per la visualizzazione delle query di dati incrociati. La barra degli strumenti di questo tipo di finestre è molto simile a quella della Finestra di elenco. Barra degli strumenti di una Finestra di query 7

7 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Queste finestre differiscono dalle Finestre di elenco in quanto comprendono un riquadro destinato alla selezione del dato per il quale effettuare la query incrociata. Ad esempio, per la query Studenti suddivisi per gruppo sarà richiesto il gruppo specifico di cui si vuole sapere gli studenti iscritti, oppure per la query Lezioni suddivise per insegnante si richiede l insegnante del quale è necessario conoscere le lezioni tenute e così via. Una volta selezionato il record sul quale realizzare la query di dati incrociati saranno visualizzati i risultati ottenuti sui quali effettuare, nella stessa finestra, varie operazioni. Finestra di query di Studenti suddivisi per gruppo, dopo aver scelto di visualizzare gli studenti del gruppo CONTABILITÀ GENERALE Infine ci sono le Finestre statistica dove creare una rappresentazione grafica dei dati selezionati. È possibile, grazie a queste finestre, ottenere una visualizzazione rapida ed intuitiva dei dati confrontati e dei totali. Finestra statistica di Studenti suddivisi per origine del contatto

8 3. Configurazione dell offerta didattica L offerta didattica di emagister-agora si basa sui cosiddetti gruppi, che equivalgono ai prodotti di un azienda, ciò che viene venduto. I gruppi rappresentano quei servizi didattici che un centro offre a futuri clienti o studenti. Ogni gruppo è quindi un servizio che il centro di formazione vende separatamente ai propri clienti, che usufruiscono del prodotto una volta effettuata la vendita stessa, che su emagister-agora si chiama iscrizione. Ogni gruppo ha delle caratteristiche ben precise, come il nome, il prezzo, la data d inizio e di fine, le lezioni (con insegnante, materia ecc.), orari (aula, giorno, ora esatta, ecc.) e altro. Di tutte le informazioni, l unica fondamentale per creare il gruppo e poter così iscrivere in seguito gli studenti interessati è il nome. Tuttavia, affinché la gestione con emagister-agora sia la più completa possibile, conviene inserire diverse caratteristiche del gruppo, come ad esempio il numero massimo di studenti consentito, se si desidera ricevere una notifica quando si supera il limite massimo o aggiungere in automatico gli studenti alla lista di attesa. Si possono aggiungere poi le lezioni e gli orari per verificare le frequenze e gli insegnamenti tenuti, oppure è possibile stampare i calendari (degli studenti, dei gruppi, degli insegnanti ecc.), calcolare la redditività dei gruppi, calcolare il costo degli insegnamenti ecc. Finestra di modifica dei gruppi Qui di seguito saranno indicati i vari passaggi da effettuare su emagister-agora per creare o definire i gruppi e di conseguenza l offerta didattica. Sebbene l ordine indicato non sia obbligatorio, è bene tenerlo sempre in considerazione. 9

9 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic DEFINIRE LE AULE Si creano le aule del centro mediante l opzione Gestione aule della scheda Scuola. AGGINGERE LE NUOVE MATERIE Si aggiungono le materie mediante l opzione Materie della scheda Scuola. AGGIUNGERE GLI INSEGNANTI Si aggiunge il personale docente o gli insegnanti, indicando le materie insegnate. CREARE LA NUOVA OFFERTA DIDATTICA Si creano o si definiscono infine i gruppi (servizi offerti agli studenti o ai clienti). Percorso: scheda Scuola, opzione Calendario orari (o in forma meno graficamente intuitiva mediante l opzione File gruppi o Gestione gruppi ). Dal Gestore calendario orari è possibile aggiungere o modificare l offerta didattica in maniera semplice e veloce. Proprio per tale scopo sono a disposizione sulla barra multifunzione molti strumenti utili raggruppati sotto il nome Gestione calendario orari. Strumenti del calendario orari per la gestione dell offerta didattica Per aggiungere un nuovo gruppo, basta posizionarsi su un orario qualsiasi del giorno (nel caso si stia utilizzando la vista giornaliera o dei soli giorni lavorativi), o sul giorno esatto (in caso di vista settimanale o mensile) in cui si desidera far partire il gruppo e fare click sul tasto Nuovo gruppo. Ciò comporterà l apertura della Finestra di modifica con la data d inizio già impostata al giorno su cui si è posizionati (che può essere comunque modificata). È possibile quindi compilare gli altri campi. Una volta definita l offerta didattica (gruppi), è possibile effettuare diverse operazioni sulle richieste d informazioni dei potenziali clienti e/o studenti per la successiva gestione ed effettuare, infine, le operazioni amministrative necessarie per vendere i servizi offerti e ottenere una gestione economica completa delle vendite.

10 Aggiungere un nuovo gruppo a partire dal Gestore calendario orari Nota: Per utilizzare emagister-agora solamente come CRM (Gestione delle Relazioni coi Clienti), non effettuando la gestione dell offerta didattica e amministrativa, è possibile saltare questa sezione e andare direttamente alla successiva. 4. Richieste d informazioni Le richieste d informazioni rappresentano uno degli elementi fondamentali di emagister-agora. Mediante il Gestore delle richieste è possibile sapere di cosa i clienti o gli studenti hanno bisogno o visualizzare il loro interesse nei confronti di una specifica offerta didattica, rendendo così più facili per il centro le varie operazioni di vendita. Il Gestore delle richieste, consente di amministrare in maniera centralizzata il flusso di operazioni di vendita a clienti e studenti. La gestione delle richieste parte da quando i clienti/studenti mostrano interesse per l offerta didattica fino a quando avviene l iscrizione a uno dei gruppi di emagister-agora oppure quando viene scartata la richiesta stessa. Si ricevono le richieste d informazioni sincronizzandosi con la piattaforma Emagister (vengono scaricate le richieste dei visitatori del sito che hanno mostrato interesse per i corsi proposti dal centro di formazione), ma esiste comunque la possibilità di importare richieste da altre fonti diverse da Emagister o aggiungere manualmente una richiesta ricevuta da un cliente/studente che ha visitato il centro o che ha chiamato al telefono. 11

11 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Finestra Gestore delle richieste Le richieste d informazioni possono essere catalogate in cinque differenti status: Nuova : per le richieste non ancora lette. Le richieste entrano nell applicazione con questo stato mediante le varie forme precedentemente elencate. In sospeso : una richiesta rientra in questo stato quando non è stata effettuata nessuna operazione di tipo commerciale, ma il richiedente è stato già contattato o ha ricevuto le informazioni desiderate. Contattata : una richiesta rientra in questo stato quando è stata effettata un operazione di tipo commerciale e il centro ha ricevuto una risposta o un contatto da parte della persona che ha richiesto le informazioni in merito a una determinata offerta didattica. Iscritta : Per le richieste che sono diventate iscrizioni, ovvero per cui è stata effettuata una vendita. Scartata : Per le richieste che non sono diventate iscrizioni o che sono state scartate dal centro per un qualsiasi motivo. È possibile lavorare in maniera facile e comoda con l elenco delle richieste, selezionando una o più richieste e modificando il loro stato mediante la barra degli strumenti della finestra o attraverso il menu contestuale che compare cliccando con il tasto del mouse sulle richieste desiderate. Mediante il menu contestuale è possibile selezionare una o più richieste ed effettuare diverse operazioni. È possibile modificare lo stato, collegare la richiesta a un cliente o a uno studente, assegnarla a un venditore (incaricato della gestione della richiesta), assegnare un colore o un segno particolare alla richiesta, inviare un o un SMS ecc.

12 Menu contestuale Gestore delle richieste È possibile entrare e vedere in dettaglio o modificare i dati di qualunque richiesta. Basta solo fare doppio click sulla richiesta desiderata e cliccare sull opzione Modifica richiesta. Sarà visualizzata la Finestra di modifica con i dati della richiesta. Finestra di modifica di una richiesta 13

13 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic 5. Gestione delle richieste d informazioni Una volta ricevute le richieste d informazioni riguardanti l offerta didattca del centro, emagister-agora consente di gestirle in modo adeguato. Gli strumenti a disposizione sono predisposti affinché il maggior numero possibile di richieste si trasformi in vendite. Per questo motivo in questa sezione vi sono opzioni riguardanti la gestione commerciale e l Agenda Operazioni effettuabili sulle richieste d informazioni Nella parte destra della Finestra di modifica delle richieste d informazioni compare un elenco con tutte le operazioni commerciali già effettuate sulla richiesta selezionata. È possibile aggiungere, eliminare o modificare manualmente precedenti operazioni o anche effettuare operazioni automatiche (inviare un a chi ha richiesto le informazioni, segnare una richiesta come avvenuta iscrizione, indicare che è stata effettuata una chiamata al richiedente ecc.). Le operazioni effettate sia manualmente che in forma automatica possono modificare lo stato di una richiesta; ad esempio, se viene inviato un SMS riguardante una richiesta In sospeso, lo stato della richiesta passerebbe a Contattata, se viene effettuata l iscrizione di una richiesta Contattata, essa avrà lo stato di Iscritta e così via. Le operazioni su una richiesta sono le seguenti: assegnata all utente, commento, contattata, posta ordinaria, posta rinviata, scartata, inviata, ricevuta, invio di SMS, chiamata (assente), chiamata (numero non corretto), chiamata (OK), iscritta, dati modificati, in sospeso, preventivo e visita/riunione. Alcune operazioni possono essere effettuate manualmente (ad esempio visita/riunione o posta ordinaria), e bisognerà indicare la data di creazione e i commenti. Finestra di modifica di un operazione per una richiesta d informazioni Una volta selezionata l operazione, potranno essere modificati solo i commenti; se è stato commesso un errore bisognerà annullare l operazione ed effettuarla nuovamente. Con questo sistema è possibile salvare una cronologia di tutte le operazioni commerciali effettuate su un potenziale cliente (o studente) ed effettuare quindi una gestione completa delle relazioni esistenti tra il cliente /studente e il centro.

14 Invio di Una delle opzioni di emagister-agora più utilizzate per la gestione delle richieste d informazioni è sicuramente l invio di e- mail. Le sono inviate mediante un gestore presente nel programma. È possibile inviare da diverse parti dell applicazione e non solo dal Gestore delle richieste. Oltre al gestore già citato, ad esempio, è possibile inviare da qualunque Finestra di elenco o Finestra di modifica dove sono visualizzati i record con gli indirizzi di posta elettronica (studenti, clienti, insegnanti, dipendenti, fornitori, richieste in generale). Bisogna comunque ricordare che l invio di mediante il Gestore delle richieste, per rispondere a richieste ricevute da meno di sei mesi, sarà effettuato attraverso la piattaforma Emagister. Tuttavia, se le richieste sono precedenti ai sei mesi, sarà necessario utilizzare l account del programma stesso, così come avviene con un qualsiasi gestore di posta elettronica. Per configurare l account, cliccare sull opzione > Amminstrazione account della scheda Vendite. Finestra di modifica per la configurazione di account Sarà visualizzata una Finestra di elenco dalla quale aggiungere nuovi account, eliminare account esistenti, consultare i dati di configurazione ecc. Per aggiungere un nuovo account basterà inserire solo i dati normalmente richiesti per attivare un qualsiasi account. Bisognerà indicare l username e l indirizzo da creare, le informazioni sul server di posta in uscita, username e password per iniziare la sessione. Gli account creati potranno essere associati a un dipendente in particolare o a un gruppo di utenti; potrà essere anche creato un account pubblico (utilizzato da tutti gli utenti di un azienda di emagister-agora determinata). Sarà inoltre possibile creare account 15

15 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic predefiniti e non. Nel caso in cui esistano diversi account associati a uno stesso dipendente del centro, al momento di inviare un sarà visualizzato di default l account predefinito (che potrà essere solo uno). Dopo aver configurato l account di posta su emagister-agora, sarà quindi possibile inviare alle richieste con data precedente ai sei mesi ed effettuare inoltre da altre parti del programma invii con collegamento o manuali. Gli invii con collegamento sono quelli che fanno riferimento a uno o a vari record già presenti nel database (studenti, clienti, fornitori ecc.). Quando viene inviata l , essa sarà salvata nella Gestione avanzata della sezione inviate. Da qui sarà possibile consultare la cronologia di tutte le facenti riferimento a uno studente in particolare. L invio manuale, invece, (disponibile in > Gestione inviate per la scheda Vendite ) consente di creare un messaggio di posta, inserendo manualmente l indirizzo desiderato, ed inviarlo. Ovviamente, se si opta per questa seconda tipologia, il messaggio inviato non sarà collegato a nessun record del database e l invio sarà registrato nella Finestra di elenco della Gestione inviate. In ogni caso, per scrivere un sarà aperta la finestra Gestore di invio di . Nel campo Da andrà inserito un acccount precedentemente indicato nel programma (anche se, per le richieste d informazioni con meno di sei mesi si utilizzerà il gateway Emagister e non l account di posta dell utente). Nel campo A si aggiungono i destinatari, in forma manuale o con collegamento. Bisognerà poi indicare l oggetto dell e scrivere il messaggio nello spazio predisposto nella parte inferiore del gestore. Si può scrivere il messaggio come all interno di un qualsiasi editor di testo o direttamente in linguaggio HTML; sarà possibile inoltre aggiungere allegati se si desidera. Finestra del Gestore di invio di Con emagister-agora è possibile creare modelli di personalizzati da inviare a più utenti contemporaneamente.

16 Mediante l opzione > Gestione modello d invio di della scheda Vendite è possibile creare i modelli desiderati. Per creare un modello è necessario inserire il nome del modello da creare e indicare la tipologia. Quest ultimo dato è molto importante poiché, a seconda del tipo di modello selezionato, saranno presenti alcune opzioni personalizzabili. È possibile creare modelli senza destinatario definito oppure predisposti all invio a studenti, clienti, dipendenti, fornitori o a richieste d informazioni in generale. Per i modelli con destinatario definito è necessario inserire i campi specifici; ad esempio, per uno studente si può creare un messaggio che come variabili abbia il nome, il cognome, il numero di telefono ecc. dello studente selezionato. Così se viene effettuato l invio a vari destinatari mediante questo modello, i campi inseriti saranno riempiti automaticamente con i dati degli studenti. Ovviamente, se il modello ha un tipo di destinatario definito, l invio sarà possibile solo per quel tipo di destinatario (un modello per il tipo studente sarà utilizzato solo per l invio di posta a studenti); tuttavia, i modelli senza destinatario definito potranno essere utilizzati per l invio multiplo a qualsiasi destinatario (anche se non sarà possibile inserire i campi nel corpo del messaggio). Una volta selezionato il tipo di modello (nel caso di destinatari definiti), sarà possibile inserire nel corpo del messaggio i campi del tipo di destinatario. Per effettuare questa operazione basterà solo trascinare il record dalla colonna Campo situata in alto a destra della finestra Configurazione modello nella parte del messaggio desiderata. Durante la creazione dei modelli sarà inoltre possibile definire l oggetto ed eventuali file da allegare. Finestra di Configurazione modello per l invio di Oltre alle inviate, l applicazione consente di gestire le ricevute durante la sincronizzazione di emagister-agora alla piattaforma Emagister. Mediante l opzione > Gestione ricevute (con Emagister) della scheda Vendite è possibile visualizzare tutti i messaggi inviati dalla persona che ha richiesto informazioni su uno dei corsi pubblicati su Emagister e ricevuti attraverso la piattaforma. 17

17 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Nota: Se non viene configurato alcun account di posta elettronica su emagister-agora, è possibile inviare alle richieste ricevute da più di sei mesi mediante il client di posta predefinito del sistema operativo (ad esempio MS Outlook ), ma andrà così perduto il formato applicato al messaggio nel caso di utilizzo di modelli di . Tale limitazione non influisce sulle inviate attraverso la piattaforma Emagister L agenda Uno degli strumenti più importanti per una corretta gestione commerciale attraverso emagister-agora è l Agenda, alla quale è possibile accedere dalla scheda Vendite. Mediante questa parte dell applicazione, i dipendenti del centro possono gestire l agenda personale e organizzare il proprio lavoro in maniera efficace. Mediante l Agenda è possibile gestire su una schermata semplice ed intuitiva (stile calendario) i vari tipi di eventi (collegati a clienti e/o studenti e con l offerta didattica), o programmare dei promemoria. In sintesi, mediante l Agenda si collegano gli eventi e i dipendenti del centro al cuore dell applicazione, guadagnando in efficacia e organizzazione. Sarà possibile così seguire le richieste di clienti/studenti passo dopo passo e migliorare quindi i servizi a cui sono interessati. Gestore agende Su emagister-agora gli eventi dell agenda sono rappresentati da riunioni, avvisi, impegni ecc. Costituiscono la programmazione del lavoro svolto o da svolgere da parte dei dipendenti. Questi tipi di eventi possono essere gestiti attraverso le diverse opzioni della sezione Agenda della scheda Vendite, oppure mediante la Gestione centralizzata di clienti, studenti, gruppi, dipendenti e venditori, selezionando l elemento collegato da Eventi dell agenda o Eventi dell agenda con avviso. IMPORTANTE: L agenda tiene conto dell associazione obbligatoria di un utente emagister-agora a un dipendente del centro, cosicché nell agenda personale saranno visualizzati gli eventi del dipendente associato all utente autenticatosi all avvio della sessione del programma.

18 Per creare un nuovo evento in Agenda, fare doppio click sul punto dove inserire l evento o selezionare alcune caselle della fascia oraria (selezionando e trascinando) e con il tasto destro selezionare l opzione Nuovo evento dal menu contestuale. Finestra di modifica di un evento Nella finestra Nuovo evento sarà indicato l oggetto o la descrizione dell evento, la persona (il dipendente) che lo ha creato, la persona (dipendente) a cui è rivolto, la data e l ora d inizio, la data e l ora di fine (nel caso l evento non copra tutto il giorno selezionato). Inoltre sarà possibile aggiungere altre informazioni (sebbene non sia obbligatorio ma in ogni caso molto utile) come ad esempio il cliente o il rappresentate del cliente collegato all evento, lo studente e/o il gruppo associato all evento stesso, le opzioni di avviso (per esempio per indicare che c è una ritardo nella realizzazione di un impegno o per ricordare la prossimità di una riunione), indicare se l evento è ricorrente (se si ripete periodicamente, ad esempio, una riunione della divisione commerciale fissata una volta alla settimana per verificare se gli obiettivi siano stati raggiunti, oppure un promemoria per chiamare ogni mese gli studenti di un gruppo in particolare e sapere le loro opinioni sul gruppo stesso ecc.). È possibile selezionare cosa visualizzare sul calendario (ad esempio, una chiamata effettuata nel mese precedente per fare gli auguri a un cliente per il suo compleanno non è necessario che venga visualizzata in agenda); è possibile poi decidere se l evento si riferisce a tutta l azienda (cosicché l evento sarà visualizzato in tutte le agende e non solo in quella della persona a cui è diretto l avviso) e infine è presente anche il campo Commenti / Osservazioni per aggiungere altre informazioni rilevanti sull evento. 6. Iscrizioni Come è già stato indicato, uno degli obiettivi principali degli strumenti CRM di emagister-agora è quello di trasformare sempre di più le richieste d informazioni ricevute da potenziali studenti/clienti in vendite, ovvero in Iscrizioni. 19

19 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Tutte le richieste d informazioni prima o poi passeranno ad avere o lo stato di Scartate o quello di Iscritta. Per quanto riguarda la seconda eventualità è possibile effettuare l operazione da diverse parti dell applicazione. Una di queste è il Gestore delle richieste, dove è possibile selezionare le richieste da trasformare in iscrizioni e cliccare sull opzione Iscrivi dalla barra multifunzione. Lo stato delle richieste selezionate passerà ad essere quello di Iscritta. Tasto Iscrivi del Gestore delle richieste L utente avrà a disposizione varie alternative: - Aggiungere una nuova iscrizione su emagister-agora a partire dai dati della richiesta selezionata. Se la richiesta è già collegata a un cliente, studente e gruppo, sarà visualizzata la finestra Nuova iscrizione con tutti i dati relativi già inseriti. - Collegare la richiesta a un iscrizione esistente dell applicazione. - Utilizzare l opzione di cambiare solo lo stato in Iscritta senza dover aggiungere o collegare la richiesta a nessuna iscrizione esistente nell applicazione.

20 Qualunque sia l opzione selezionata, la richiesta o le richieste passeranno ad avere lo status di Iscritta. In ogni caso, comunque, con l ultima opzione non è possibile effettuare su emagister-agora la gestione economica (generare nuovi ricavi, incassare pagamenti ecc.). È importante considerare che, nel caso in cui non si desidera gestire le informazioni didattiche attraverso l applicazione o se non si desidera inserire i servizi offerti dal centro, ovvero l offerta didattica (gruppi), è possibile selezionare l opzione Segna solo stato ; per aggiungere una nuova iscrizione, infatti, (a partire dalla richiesta o in seguito collegarla alla richiesta) è indispensabile definire l offerta didattica del centro all interno di emagister-agora Nuova iscrizione Come già detto in precedenza, per effettuare una gestione didattica ed economica completa con emagister-agora è necessario aggiungere nuove iscrizioni. La finestra Nuova iscrizione presenta varie sezioni da compilare. Tuttavia, se si aggiunge un iscrizione a partire da una richiesta d informazioni a cui è collegato uno studente, un cliente o un venditore oppure un gruppo, praticamente tutti i dati necessari saranno già stati inseriti. È importante sottolineare che per aggiungere una nuova iscrizione, senza partire da una richiesta d informazioni, è possibile andare direttamente all opzione Nuova iscrizione della sezione Amministrazione, oppure dall opzione Nuova iscrizione del tasto emagister-agora, o anche mediante l opzione Nuovo record della Finestra di elenco della Gestione iscrizioni o infine anche nella sezione Iscrizioni della Gestione avanzata di studenti, clienti, dipendenti e gruppi. Finestra Nuova iscrizione per l edizione Basic 21

21 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Le sezioni studente, cliente, dipendente, venditore assegnato, tipo d iscrizione, date e codice del registro sono esattamente uguali tra loro, invece per la sezione delle Condizioni economiche vi sono alcune differenze. Saranno descritte ora le diverse sezioni della finestra Nuova iscrizione : - Studente e cliente (dati obbligatori) Su emagister-agora si distingue tra studente (colui che riceve la formazione) e cliente (colui che si fa carico dei costi della formazione). Il cliente può essere un genitore, un azienda, un istituzione ecc. o anche lo studente stesso. In quest ultimo caso non sarà necessario inserire nuovamente i dati personali perché il programma lo farà in automatico. Nella parte in alto a sinistra della finestra Nuova iscrizione saranno richiesti i dati dello studente (che riceve la formazione) e del cliente (che pagherà la formazione). Nel caso in cui la richiesta sia collegata allo studente e al cliente, le caselle corrispondenti saranno già compilate con i dati necessari. Se così non dovesse essere, è possibile comunque creare un nuovo cliente o studente cliccando sul tasto corrispondente o collegarli (se già esistono) al database cliccando sul tasto di ricerca (tasto con l icona del binocolo). - Venditore assegnato e tipo d iscrizione (dati opzionali) Venditore assegnato (opzionale): sarà indicato il dipendente a cui è stato commissionato di vendere l iscrizione. Dato presente quando l iscrizione viene creata a partire da una richiesta d informazioni di tipo commerciale. Tipo d iscrizione (opzionale): parametro necessario per creare successivamente filtri e query sulle iscrizioni. - Date (dati obbligatori) Data d iscrizione (obbligatoria): di default, è quella del giorno in cui è stata effettuata l iscrizione, ha puro valore informativo. Data d inizio (obbligatoria): di default, è quella del giorno in cui comincia la fatturazione periodica, ovvero il giorno a partire dal quale il cliente/studente paga per la formazione ricevuta. - Condizioni economiche (dati opzionali e obbligatori) Spese d iscrizione (opzionali): Dopo aver inserito lo studente, il cliente e le date, è possibile specificare l importo delle spese d iscrizione, se presenti. È possibile applicare inoltre uno sconto sulle spese d iscrizione, inserendo la quantità o la percentuale corrispondente. Dopo aver completato l iscrizione sarà emesso in automatico un ricavo per l importo indicato. Sezione Spese d iscrizione all interno della finestra Nuova iscrizione Opzione di pagamento (obbligatorio): Questa sezione ha solo valore informativo, dal momento che per l edizione Basic è prevista solo l opzione Pagamento a rate o in un unica soluzione (importo gruppo/i). (Consultare il manuale per ottenere informazioni sugli altri metodi di pagamento presenti a partire dall edizione Silver). Pagamento a rate o in un unica soluzione (obbligatorio): Sarà possibile indicare l Importo totale, che in principio sarà formato dalla somma di tutti i gruppi selezionati, sebbene l utente potrà comunque modificarli in qualsiasi

22 momento. L edizione Basic non consente di definire o personalizzare i piani di rateizzazione; di conseguenza verranno creati una rata unica e un solo ricavo a partire dall iscrizione. Il ricavo viene creato in automatico una volta completata l iscrizione, così come avviene per le spese d iscrizione. - Gruppi da aggiungere all iscrizione (obbligatorio) Infine, per completare la procedura d iscrizione, è necessario selezionare i gruppi a cui iscrivere lo studente (non c è un numero limite), ovvero i gruppi che saranno venduti al cliente. Basterà soltanto selezionare la casella a sinistra di ogni elemento dell elenco dei gruppi (nella parte destra della finestra d iscrizione). Sezione Gruppi della finestra Nuova iscrizione Se necessario, è possibile aggiungere un gruppo senza dover uscire dalla finestra dedicata (tasto con il simbolo [+] vicino al nome dei Gruppi ). Dopo il nome del gruppo, tra parentesi quadre, compare (nel caso in cui sia stata inserita la capienza massima del gruppo) il numero di posti ancora disponibili per quel gruppo. In questo modo, quando si vuole iscrivere uno studente a un gruppo determinato, sarà possibile sapere il numero di posti rimanenti. Ad esempio, se compare la dicitura [Posti: 0], significa che non ci sono più posti disponibili, invece se compare [Nessun limite di posti], significa che non è stata specificata la capienza del gruppo. Quando si completa l iscrizione ad uno dei gruppi, il programma aggiorna automaticamente il numero dei posti. Affianco al numero di posti disponibili compare, anch esso tra parentesi quadre, l importo precedentemente indicato nel campo Prezzo per studente del gruppo selezionato. Quando è completata la procedura d iscrizione si chiude così l operazione di vendita ; ciò vuol dire che un cliente e/o studente ha acquistato uno dei servizi presenti nell offerta didattica (gruppi). Saranno quindi generati due tipi di ricavi, uno con l importo per il servizio acquistato, l altro con le spese d iscrizione (se presenti). 7. Gestione dei ricavi Il ricavo in emagister-agora rappresenta il debito che il cliente ha contratto con il centro di formazione. L azienda ha quindi il diritto di riscuotere questa somma. È possibile incassare il ricavo totale o solo una sua parte, ed è possibile inoltre stampare una ricevuta dell avvenuta operazione. In sintesi, i ricavi rappresentano le entrate del centro di formazione, o meglio le entrate contabili, le operazioni di compravendita dei servizi docenti (gruppi) che incrementano il valore patrimoniale dell azienda. È quindi necessario operare una distinzione tra ricavi (entrate) e incassi; i primi non implicano un movimento effettivo di denaro, ma rappresentano il diritto di riscuotere una quota da un cliente. Gli incassi, invece, presuppongono un movimento monetario, che porta a incrementare il denaro a disposizione dell azienda. 23

23 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic È possibile gestire i ricavi generati dall applicazione (attraverso il sistema d iscrizione precedentemente descritto) mediante varie opzioni; ad esempio tramite i vari tipi di Gestione avanzata che abbiano come Elementi collegati i Ricavi (clienti, studenti e dipendenti) o mediante l opzione Contabilità > Ricavi > Gestione ricavi. Finestra di elenco, visualizzabile dall opzione Ricavi > Gestione ricavi della scheda Contabilità Una volta generati i ricavi, è possibile stamparli (sotto forma di avvisi di parcella), modificarli (il loro importo o le varie voci), incassarli (per intero o solo parzialmente) o eliminarli. - Stampare gli avvisi di parcella Per stampare i ricavi sotto forma di avvisi di parcella (un promemoria da consegnare a un cliente affinché sia a conoscenza della somma che deve al centro) basterà solo selezionare il ricavo desiderato dalla finestra Gestione ricavi (o dalla finestra Gestione avanzata di riferimento) y cliccare su Visualizza/stampa avviso di parcella : sarà così visualizzato l avviso di parcella che potrà poi essere stampato. Tasto Visualizza/Stampa avviso di parcella - Modificare i ricavi Para modificare un ricavo, entrare nella Finestra di modifica del ricavo a cui si può accedere, ad esempio, dall opzione Ricavi> Gestione ricavi della scheda Contabilità ; posizionare il mouse sul ricavo da modificare e cliccare su Modifica record (oppure doppio click sul record del ricavo). Una volta entrati nella Finestra di modifica, è possibile modificare le voci che compongono il ricavo come l importo, la data in cui è stato generato ecc. Le modifiche sull importo si ripercuotono anche sull importo da incassare, che sarà aggiornato in automatico.

24 Finestra di modifica di un ricavo - Incassare i ricavi Per incassare, totalmente o parzialmente, uno dei ricavi in elenco nella finestra Gestione ricavi, è necessario innanzi tutto selezionare con il mouse il ricavo desiderato e poi cliccare su Incassa ricavo. Tasto Incassa ricavo Si aprirà una finestra con i dati dell incasso da effettuare, così come l importo del ricavo. Sarà possibile indicare anche la modalità di incasso tra le varie a disposizione, precedentemente create mediante l opzione Parametri > Contabilità > Modalità di incasso dalla scheda Configurazioni. Cliccando su Accetta sarà confermato l incasso che verrà quindi registrato. Prima di completare l operazione è comunque possibile modificare l importo, potendo effettuare quindi un incasso parziale del ricavo. Una volta registrato l incasso, il programma chiederà se si desidera stampare una ricevuta del pagamento. In ogni caso è possibile stampare la ricevuta in qualsiasi momento. 25

25 Guida Rapida emagister-agora Edizione Basic Finestra di modifica visualizzata al momento di effettuare un incasso - Eliminare i ricavi Infine è possibile eliminare un ricavo; prima di tutto è necessario accertarsi che non sia stata effettuato un incasso su quel ricavo, in questo caso il ricavo non potrebbe essere eliminato. Eliminare innanzi tutto l incasso o gli incassi collegati al ricavo (mediante l opzione Operazioni in blocco > Ricavi > Cancellazione incassi della scheda Contabilità ). Per eliminare un ricavo a cui non è collegato nessun incasso, basta posizionarsi nella finestra Gestione ricavi e cliccare su Elimina record (icona dal simbolo - ) Generare nuovi ricavi Come già detto, i ricavi sono emessi dal programma in maniera automatica una volta completata la procedura d iscrizione. Tuttavia, potrebbe essere utile per un qualsiasi altro motivo generare dei nuovi ricavi collegati alla vendita (ovvero all iscrizione). Per creare nuovi ricavi con emagister-agora edizione Basic, utilizzare l opzione Generazione selettiva dei ricavi. È possibile generare nuovi ricavi per un iscrizione selezionata. Selezionare l opzione Genera ricavi > Generazione selettiva dei ricavi dalla scheda Contabilità. Sarà aperta una finestra con l elenco di tutte le iscrizioni effettuate. In questa finestra è possibile creare ricavi non preventivati per qualsiasi altra voce, come ad esempio per materiale, libri ecc. Per creare questo tipo di ricavo fare click su Genera ricavo da compilare a mano. Sarà aperta una finestra di modifica senza alcun dato inserito. Indicare il motivo per cui viene generato il ricavo e l importo. Volendo è possibile indicare anche lo sconto applicato, la data di scadenza, l IVA da applicare (se presente), eventuali osservazioni ecc.

26 Finestra di elenco dell opzione Genera ricavi> Generazione selettiva dei ricavi della scheda Contabilità Tasto Genera ricavo da compilare a mano 27

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