Manuale Utente

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1 Manuale Utente 1

2 Sommario Login... 5 Schermata Principale... 6 Posta Elettronica... 8 Componi... 8 Rispondi, Rispondi tutti, Inoltra, Cancella, Stampa Cerca Filtri Cartelle Gestione cartelle Opzioni Posta Elettronica Certificata Calendario Calendari Multipli Creazione di eventi Contatti La nuova interfaccia Web Nuovo contatto Nuova Lista di distribuzione Nuova Rubrica Importa da CSV Rubriche condivise Concetti generali Condivisione di una rubrica

3 Mailing List Liste Contatti Mail Mailing List SMS ( Lista SMS ) Fax SMS File Manager Panoramica dell interfaccia utente Caricamento di nuovi file Cartelle e raccolte Condivisione di documenti con altri utenti Notifiche Sistema di versioning Preferenze Sincronizza Plugins Preferenze Generale Impostazioni account Calendario Sincronizzazione Password

4 Backup Software per client... Errore. Il segnalibro non è definito. Sincronizzazione della rubrica e del calendario con OutlookErrore. Il segnalibro non è definito. Sincronizzazione della rubrica e degli appuntamenti con Smartphone e BlackBerry... Errore. Il segnalibro non è definito. Opzioni avanzate di sincronizzazione... Errore. Il segnalibro non è definito. Sync Direction... Errore. Il segnalibro non è definito. Filter... Errore. Il segnalibro non è definito. Installazione del client Windows per la spedizione dei fax da qualsiasi applicazione... Errore. Il segnalibro non è definito. ESEMPIO PRATICO DI UTILIZZO... Errore. Il segnalibro non è definito. Note Finali Appendice A : Termini Informatici Indice delle figure

5 Login Per ottenere accesso alla propria Webmail, occorre connettersi al sistema attraverso l indirizzo https://posta.aovv.it e se l indirizzo è corretto dovrebbe apparire la seguente schermata: Figura 1 Home Page Lo username richiesto è il nome utente per l accesso al pc nominale. Per motivi di sicurezza/privacy la password non deve essere divulgata in nessun modo. Una volta inseriti i due parametri si avrà accesso alla schermata iniziale della Webmail. 5

6 Schermata Principale A login effettuato la schermata che si presenta sarà simile alla seguente: Figura 2 Schermata principale Nella sezione di sinistra sono presenti i raggruppamenti: Posta elettronica: apre la sezione relativa alle mail (normalmente questa sezione è aperta di default); Contatti: apre la sezione per la gestione della rubrica; Mailing List: consente di utilizzare per le mailing list; Nella barra in basso si vedono le seguenti opzioni: 6

7 Nome utente: viene visualizzato il nome completo dell utente che sta utilizzando la webmail; Impostazioni: apre la sezione per le personalizzazioni delle opzioni della propria webmail; Plugins: apre le opzioni per l Antispam, l Antivirus, la Blacklist e la Whitelist; Password: permette di modificare la password di accesso alla webmail; Backup: consente di passare alla schermata dei backup; Disconnetti: pulsante che permette di uscire dalla webmail. Nella sezione di destra vengono visualizzate tutte le cartelle che hanno almeno un messaggio nuovo (non letto) con i relativi link per accedervi direttamente e gli eventi del calendario in base alla selezione scelta nella sezione calendario del menù preferenze (sarà spiegato in seguito). 7

8 Posta Elettronica Nel menu in alto della schermata principale si potrà osservare la seguente barra delle opzioni: Componi Figura 3 Menu della mail Selezionando il bottone Componi compare la seguente schermata: Questa Finestra è composta da tre parti: Figura 4 Form nuovo messaggio - Parte superiore : è composta da vari bottoni che hanno funzioni molto esplicite: 8

9 o Salva : salva il messaggio nella cartella Draft in Posta in arrivo. o Stampa : stampa il messaggio che è stato creato o che in quel momento è visualizzato. o Chiudi : chiude la finestra Componi. o Allega : permette di allegare dei file, cliccando su questo bottone apparirà la seguente finestra : Figura 5 Conferma di lettura Per inserire un file come allegato la procedura è la seguente : o Click su aggiungi, apparirà la seguente finestra : 9

10 Figura 6 Conferma di lettura Da qui si potrà scegliere il file da allegare, una volta scelto, fate click su apri - Click su Carica e chiudi per caricare il file. 10

11 Figura 7 Caricamento dei dati o Conferma di lettura: se selezionato, permette di ricevere una mail di notifica in caso di avvenuta lettura dell spedita. o Destinatario o Priorità alta o Priorità bassa - Parte centrale : qui è possibile scegliere: o I vari destinatari, inserendo l indirizzo oppure cercando nella rubrica con un click sui bottoni : è il destinatario principale; è la copia conoscenza, viene utilizzata per informare altre persone, il destinatario sarà a conoscenza di chi vedrà la sua mail; (o Bcc) è la copia conoscenza nascosta, viene utilizzata per informare altre persone però senza che il destinatario ne venga a conoscenza. Cliccando su un bottone qualsiasi tra questi tre la schermata che apparirà sarà questa : 11

12 Figura 8 Aggiungere un destinatario Da qui è possibile aggiungere i contatti alla A, Cc, Ccn o Bcc o L account con cui inviare la mail, questa operazione è possibile cliccando sul pulsante Account o Di inviare la mail con il tasto Invia mail - Parte inferiore: in quest ultima è possibile scrivere il testo della mail e formattarlo a nostra scelta grazie al menu di formattazione. Nel menu relativo alla stesura del testo si trovano le funzioni di scrittura più comuni, come il grassetto oppure il corsivo. È sufficiente soffermarsi per circa due secondi col mouse sopra le icone per vedere il significato di ogni bottone: 12

13 Figura 93 Inserimento del testo È possibile scegliere fra le classiche opzioni di formattazione di un testo: oltre ai noti grassetto, corsivo, sottolineato e barrato, ci sono le opzioni di pedice, apice, formato, font, dimensione, colore del testo, colore dello sfondo, link ipertestuale, rimozione link ipertestuale, ancora, immagine, tabella, riga orizzontale, emoticon, carattere speciale, elenchi puntati e numerati, formattazione, rientri, ecc Se è stata impostata la firma nel menu Preferenze (si veda il capitolo 2.2), questa verrà aggiunta ai piedi del testo inserito: 13

14 Figura 10 Messaggio con firma Una volta inserito il testo si può inviare il tutto premendo il tasto Invia oppure salvare nelle bozze tramite il bottone Salva. 14

15 Rispondi, Rispondi tutti, Inoltra, Cancella, Stampa Questi bottoni offrono le opzioni standard per l inoltro, la risposta, la risposta multipla, la cancellazione e la stampa dei messaggi: Cerca Figura 11 Opzioni varie Per attivare la ricerca bisogna selezionare una cartella in cui si vuole cercare, successivamente bisogna cliccare sul tasto avanzata di una parola nella propria casella. si entra nella sezione di ricerca Figura 12 - a Ricerca 15

16 Da qui è possibile cercare anche il Tutte le cartelle oppure selezionare le cartelle. Cliccando accanto a Tutte la ricerca avverrà in tutte le cartelle, invece, se si clicca accanto a Selezionate apparirà la seguente schermata : Figura 12 - b Ricerca Dal menu che è apparso sarà possibile selezionare tutte le cartelle, nessuna e applicare la scelta delle cartelle anche alle sottocartelle, ovvero al click su una cartella, se l opzione Applica a figli è attivata, verranno selezionate anche le sue sottocartelle : 16

17 Figura 12 - c Ricerca 17

18 Filtri Tramite un filtro è possibile analizzare e quindi spostare a piacimento una nel momento stesso in cui essa viene ricevuta. Entrando alla schermata dei Filtri, cliccando sull apposito bottone, troviamo una tabella riassuntiva di tutti i filtri già definiti dall utente. Ovviamente al primo utilizzo la pagina sarà vuota: Figura 13 regole di filtraggio Cliccando sul pulsante Nuovo si apre la seguente finestra: 18

19 Figura 14 Nuovo filtro Si può scrivere un indirizzo particolare nel campo Da, si può scegliere cosa l oggetto contiene (ad esempio la parola SPAM ) oppure si può selezionare a chi è diretta la mail (A:). Si possono anche scegliere più opzioni contemporaneamente, come mostra la seguente immagine: Figura 15 Opzioni multiple per il filtraggio Si può inoltre selezionare la cartella in cui spostare la mail in ingresso (Spam, Cestino) oppure eliminarla definitivamente. Una volta create le regole si vede come vengano abilitate in automatico. Se si desidera abilitare/disabilitare o modificare una certa regola è sufficiente cliccare su di essa col pulsante destro del mouse e selezionare l opzione desiderata: 19

20 Figura 16 Regole disabilitate 20

21 Cartelle Una delle caratteristiche peculiari di è la possibilità di poter gestire anche caselle di posta aggiuntive che supportano lo standard IMAP. Pertanto nella porzione del frame sinistro riservato alla visualizzazione delle caselle postali troveremo anzitutto la casella corrispondente all account con il quale si ha avuto l accesso e di seguito tutte le altre caselle specificate nell apposita schermata nella sezione Impostazioni (per maggiori dettagli si torni al capitolo 2.2). La visualizzazione della casella selezionata si articola in due parti: nel frame sinistro troviamo un albero lungo il quale compaiono le cartelle di cui è composta la casella; nella parte di destra è presente la visualizzazione della cartella selezionata o della mail selezionata. Ogni casella è composta da un certo numero di cartelle fisse predefinite unite a tutte le altre man mano create dall utente. Le cartelle predefinite sono Posta in Arrivo, Bozze (Drafts), Posta Inviata (Sent-Items) e Cestino (Trash-Can). Tali cartelle si trovano sempre all inizio dell albero di visualizzazione. Per accedere alla visualizzazione di una cartella è sufficiente premere sul nome corrispondente nell apposita sezione nel frame sinistro. A questo punto la visualizzazione del frame destro si presenterà all incirca in questo modo: Figura 17 Albero delle cartelle L intestazione della tabella riporta per esteso in quale casella ci troviamo. In alto a destra vi è un campo di testo con cui possiamo effettuare una ricerca rapida 1 delle mail, presenti nella cartella selezionata, contenti i termini specificati. Nel momento in 21

22 cui si esegue la ricerca, vengono visualizzate solo le che corrispondono al criterio indicato. Per tornare alla visualizzazione dell intera cartella occorre premere nuovamente sul link nel frame sinistro. Nella parte centrale della schermata sono proposti tutti i messaggi della cartella in esame, ordinati secondo le preferenze dell utente; è infatti sufficiente cliccare sull intestazione di ogni colonna per ordinare l intera tabella secondo quel campo. Cliccando ancora una volta si ottiene l ordine inverso. 22

23 Gestione cartelle Si vedrà ora come è possibile creare cartelle e sottocartelle in modo da poter realizzare un albero. Posizionando il mouse su Posta in arrivo e premendo il tasto destro apparirà l'immagine presente nella seguente figura. Figura 18 Finestra gestione cartelle Questo menù permette di creare una nuova cartella allo stesso livello di Posta in arrivo. Sulle cartelle così create sarà possibile ripetere l operazione avendo a disposizione maggiori proprietà (il tutto verrà ripreso in seguito). Selezionando Nuova cartella apparirà una finestra dove è possibile inserire il nome della nuova cartella che si vuole creare: Figura 19 Nome nuova cartella Se si preme il pulsante sinistro del mouse sul 5 a sinistra della cartella Posta in arrivo si vede che la cartella creata è sotto al suo livello: 23

24 Figura 20 Esempi di sottocartelle di Posta in arrivo La Nuova cartella è allo stesso livello di Drafts, Sent-Items e Trash-Can. Se invece si preme il pulsante destro del mouse su una cartella differente da Posta in arrivo e si crea una cartella, questa risulterà essere una sottocartella di quella selezionata: Figura 21 Esempio di sottocartella Nella figura precedente è possibile vedere che è stata creata una cartella Cartella di prova sotto Bozze. Sempre selezionando una cartella differente dalla Posta in arrivo il menù che appare è leggermente differente ed è quello presente nella figura seguente. Ecco come appare: 24

25 Figura 22 Menù completo In questo menù completo si può vedere come per la cartella selezionata è possibile: Aprire Spostare Eliminare Rinominare Creare un ulteriore nuova cartella Segnare i messaggi al suo interno come già letti Spostare il suo contenuto nel cestino Attenzione: eliminare la cartella fa sì che i messaggi al suo interno spariscano! Se si decide di spostare la cartella, appare la seguente finestra che consente di selezionare la nuova cartella di destinazione: 25

26 Figura 23 Menu Sposta 26

27 Opzioni Se si vuole accedere alle opzioni di ogni mail è sufficiente cliccare col pulsante destro sulla mail scelta per far apparire il seguente menu: Figura 24 Menu di ogni mail Per selezionare più messaggi è sufficiente tenere premuto il tasto CTRL e selezionare col mouse le mail desiderate: 27

28 Figura 25 Selezione multipla Come si nota in Figura 25 se poi si preme il pulsante destro del mouse posso impostare le opzioni che preferisco, ad esempio Segna come nuovo, ottenendo il seguente risultato: Figura 26 messaggi non letti Si può notare che l icona a sinistra del nome è ora di colore giallo, ad indicare che quelle non sono ancora state lette. 28

29 Posta Elettronica Certificata Nel menu a sinistra è possibile (se opportunamente attivata) accedere al menu relativo alla posta elettronica certificata: Figura 27 Menu PEC Si nota immediatamente che l albero delle cartelle è uguale a quello della mail classica. L interfaccia della mail subisce un notevole cambiamento, passando da una skin di colore blu ad una di colore rosso: Figura 28 Menu rosso 29

30 Il funzionamento della PEC è identico a quello della mail tradizionale. Il traffico passa però attraverso server di posta certificati, che utilizzano cifratura SSL (sia il POP3 / IMAP che l'smtp). Inoltre le caselle di posta certificate sono legate ad una persona fisica durante la registrazione presso l'ente che le gestirà, motivo per il quale è negata ogni possibilità di inviare e ricevere SPAM. Infine, per ogni mail inviata, il mittente si vedrà recapitare indietro una mail di avvenuta accettazione (presa in carico da parte del server del destinatario), e una mail di avvenuta consegna (che indica l'avvenuta consegna al destinatario). Quando invece si riceveranno delle mail si verrà avvertiti sul fatto che si tratta di posta elettronica certificata. 30

31 Calendario Con la versione di viene introdotta la funzionalità Calendario. Tramite essa sarà possibile creare uno o più calendari propri, condividerli con altri utenti decidendone i permessi, e programmare attività singole o ricorrenze in modo semplice ed intuitivo. La funzionalità Calendario viene attivata in modo automatico per ogni utente. Dalla propria Webmail, l utente potrà accedere alla funzione semplicemente cliccando sull apposito pulsante: Funzione Calendario Figura 29 Webmail richiamo funzione calendario 31

32 Cliccando sul pulsante si aprirà una schermata: Figura 30 Calendario Schermata principale Qui si nota che, sotto la voce Calendari Personali, un calendario predefinito è già stato creato in automatico dal sistema. E possibile aggiungere altri calendari personali. La schermata mostra anche la sezione Calendari altri utenti, in cui come vedremo in seguito avremo l elenco dei calendari condivisi dagli altri utenti. Per quanto riguarda le funzionalità dei pulsanti in alto, da sinistra a destra abbiamo: - Nuovo evento: cliccando su questo pulsante viene richiamata la procedura per creare un nuovo evento. Inoltre un menu a tendina consente di creare un nuovo calendario. - Nuovo calendario: viene creato un nuovo calendario PERSONALE. 32

33 - Giornaliero, Settimanale, Settimana Lavorativa, Mensile: si tratta delle varie modalità di visualizzazione del calendario. L impostazione predefinita è Settimanale, ma può essere cambiata agendo sulle Preferenze. - Categorie: cliccando su questo pulsante verrà visualizzata la finestra di personalizzazione delle categorie. L utente avrà a disposizione un elenco di voci con un colore e un nome predefinito. Ogni utente avrà la possibilità di rinominarle in base alle proprie esigenze. Inoltre ad ogni categoria sarà possibile associare un elenco di partecipanti. Quando successivamente verrà creato un evento, sarà possibile selezionare la categoria a cui associare l evento e aggiungerà automaticamente i partecipanti associati. Ad esempio, sarà possibile associare alla categoria di colore Rosso gli indirizzi mail del personale commerciale. Quando si andrà a creare un evento di tipo commerciale, basterà selezionare la categoria Rosso per inviare l invito a tutti i commerciali. Le categorie possono essere rinominate usando il doppio click sul nome della categoria. - Preferenze: consente di specificare alcune preferenze del calendario: la modalità predefinita di visualizzazione (giornaliera, settimanale, settimanale lavorativa, mensile), l ora di inizio e di fine della giornata, la categoria predefinita da assegnare agli eventi, il tipo di promemoria predefinito (mail / SMS) e infine l impostazione sull invio del promemoria (impostazione predefinita). - PDF Elenco: esporta l elenco degli eventi del calendario visualizzato nel range di date. - PDF Tabella: esporta, in formato tabellare, l elenco degli. Premendo il pulsante sarà possibile selezionare il calendario, le categorie e il range di date da prendere in considerazione per l esportazione. 33

34 Si vedrà comunque nel dettaglio ogni singola funzione. La griglia del calendario si compone di più parti: anzitutto in base alla visualizzazione richiesta (giornaliera, settimanale, settimanale lavorativa, mensile) cambia di volta in volta in modo dinamico. Nelle visualizzazioni giornaliera, settimanale e settimanale lavorativa la colonna si compone di due parti: la prima in alto (quella che si pone sopra l orario di inizio giornata) conterrà gli eventi che occupano l intera giornata oppure gli eventi su più giornate consecutive. La seconda parte invece contiene tutti gli eventi con un orario di inizio e fine all interno della stessa giornata. A sinistra della griglia è presente un mini calendario del mese corrente che cambia in base alla modalità di visualizzazione, ed evidenzia i giorni interessati. Cliccando sui vari giorni la griglia si modificherà di conseguenza. Sotto l agenda è presente un pulsante Oggi che permette di tornare immediatamente alla giornata attuale. Infine sono presenti delle frecce che consentono di spostarsi fra i mesi (mese precedente / mese prossimo). Ogni calendario creato, può essere condiviso facendo in modo che altri utenti possano utilizzarlo. 34

35 Per effettuare questa operazione è necessario cliccare con il pulsante destro del mouse su uno dei calendari personali, si avranno queste possibilità: Figura 31 Calendario Schermata principale RINOMINA: consente di rinominare il calendario. Anche se a prima vista può sembrare una cosa non molto importante, lo diventa invece quando si lavora in un ambiente multiutente dove ognuno condivide un calendario. Se nessuno rinominasse il calendario, verrebbero visualizzati i calendari condivisi ognuno con lo stesso nome, con conseguente difficoltà organizzativa. Un consiglio è quello di rinominare subito il calendario con il nome dell utente, ad esempio Calendario Giuseppe in modo che gli altri utenti successivamente vedano nei calendari condivisi Calendario Giuseppe e non Calendario. Di conseguenza sapranno subito di che calendario si tratta. Il calendario può essere rinominato a piacere. ELIMINA: il calendario può essere eliminato. Al successivo login però verrà ricreato automaticamente un nuovo calendario vuoto. 35

36 IMPOSTA COME PREDEFINITO: è possibile impostare un calendario come predefinito, in modo da accedervi automaticamente ad ogni login Webmail. Può essere impostato come predefinito soltanto un calendario PERSONALE e non condiviso. PROPRIETA : questo è il pannello di controllo delle autorizzazioni e condivisioni del calendario. Da qui è possibile associare gli utenti con i quali condividere le informazioni. Inoltre per ogni utente si possono specificare i permessi, come si vede dall immagine di seguito: Figura 32 Calendario proprietà 36

37 Cliccando sul pulsante Aggiungi potremo selezionare gli utenti con i quali condividere il calendario. in automatico propone gli utenti di dominio: Figura 33 Calendario scelta utenti per condivisione 37

38 A questo punto selezioniamo uno o più utenti e premiamo Applica, verremo indirizzati alla schermata precedente, in modalità Editing dei permessi utente, come mostrato nella figura successiva: Figura 34 Calendario editing dei permessi Il segno rosso nell elenco degli utenti in alto indica che siamo in modalità editing. Infatti è possibile selezionare sotto i vari permessi di ogni utente. 38

39 Selezioniamo ad esempio Roberto, vedremo che in automatico l autorizzazione Lettura è spuntata e non possiamo modificarla (per una condivisione valida l utente deve per lo meno leggere il calendario dell utente), mentre possiamo agire sui permessi di scrittura. Vediamo tutte le voci nel dettaglio: Scrittura Crea Eventi: consente di dare all utente con cui si sta condividendo il calendario la possibilità di fargli creare nuovi eventi. Scrittura Modifica Propri: consente di dare all utente con cui si sta condividendo il calendario la possibilità di scrivere degli eventi propri, e di modificare solo quelli. Scrittura Modifica Tutti: consente di dare all utente con cui si sta condividendo il calendario la possibilità di scrivere eventi propri, di modificarli e in più consente di modificare anche gli eventi del proprietario del calendario. In pratica si avranno privilegi totali sul calendario in modalità modifica. Eliminazione Eventi I propri: consente all utente a cui si da la condivisione di eliminare gli eventi creati da lui. Eliminazione Eventi Tutti: consente all utente a cui si da la condivisione di eliminare anche gli eventi creati dal proprietario del calendario. Altro Riceve Promemoria: Se attivato, a questo utente arriveranno in automatico i Promemoria degli eventi, sia di tipo mail che SMS (se deciso in fase di creazione di un evento). Altro Gestione autorizzazioni: permette all utente in condivisione di poter modificare le autorizzazioni DEGLI ALTRI UTENTI CONDIVISI MA NON DEL PROPRIETARIO. A piacere potremo modificare gli opportuni settaggi, alla fine salveremo premendo Applica. Una volta salvato, un messaggio ci avverte che le impostazioni del calendario sono state salvate, e si ritorna alla schermata principale del calendario. 39

40 Facendo un refresh (basta un Aggiorna della pagina) notiamo che il Calendario è ora condiviso (l icona cambia e si aggiunge una mano come avviene per le normali condivisioni Windows). A questo punto vediamo come si presenta al login la Webmail di un altro utente a cui abbiamo condiviso il calendario: Figura 35 Calendario Webmail utente condiviso Come si vede, a sinistra sotto Calendari Personali, appare la voce Calendario (quello creato in modo predefinito da ) e sotto la voce Condivisi vengono visualizzati Sotto il nome del calendario sarà visibile la mail del proprietario del calendario. Si noti che cliccando con il destro su Calendario Giuseppe l unica cosa che si può fare è accedere alle proprietà, mentre non è possibile rinominarlo / eliminarlo. 40

41 Dalle proprietà, se all utente è stato concesso di gestire le autorizzazioni, potremo modificare a piacere i permessi e salvare. Se ad un utente non viene concesso di modificare le autorizzazioni, viene fuori invece un messaggio come mostrato in figura: Figura 36 Calendario Modifica permessi non consentita 41

42 Calendari Multipli Dalla versione viene aggiunta la possibilità di visualizzare più calendari contemporaneamente a schermo, e di conseguenza è possibile gestire gli eventi in modalità scrittura / modifica, a patto di averne le opportune autorizzazioni. Una volta impostate le autorizzazioni, per abilitare i calendari multipli è sufficiente spuntare il calendario condiviso che si vuole visualizzare, come in schermata di esempio: Figura 37 Calendari multipli Come si vede in questa schermata sono stati visualizzati i calendari degli utenti Fabio, Mauro e Pippo, ognuno con un colore diverso. Da qui possiamo gestirne gli eventi facendo doppio click sul calendario di riferimento (ATTENZIONE!! PER CREARE UN EVENTO SU UN CALENDARIO CONDIVISO E NECESSARIO FARE DOPPIO CLICK SUL CALENDARIO CONDIVISO, SE SI CLICCA SU 42

43 NUOVO APPUNTAMENTO SULLA BARRA DEGLI STRUMENTI L EVENTO VERRA MEMORIZZATO SUL CALENDARIO PERSONALE). La visualizzazione dei calendari multipli inevitabilmente occupa uno spazio maggiore della visualizzazione a calendario singolo. Di conseguenza una ipotetica visualizzazione mensile anche di solo due calendari risulterebbe inutilizzabile. Per ovviare a ciò, è stato fatto in modo che la visualizzazione mensile di calendari multipli risulta un unione degli eventi dei singoli calendari. Figura 37b Calendari multipli in visualizzazione mensile 43

44 Creazione di eventi Ora si apprenderà nello specifico come creare eventi ed associare dei partecipanti, inoltre si familiarizzerà con i concetti di ricorrenza e promemoria. Per creare un nuovo evento il metodo migliore è quello di cliccare sul pulsante Nuovo Evento. Sebbene sia possibile fare doppio click sulla griglia per inserire un evento direttamente, dalla scheda nuovo evento si possono già scegliere tutte le caratteristiche che lo compongono, come ad esempio gli orari di inizio e di fine, i partecipanti, i promemoria, le ricorrenze e così via. Nel caso in cui si preferisca creare con un semplice doppio click sulla griglia l evento, è possibile solo darne il nome, ma poi bisogna editarlo per specificarne tutte le opzioni aggiuntive. Cliccando sul pulsante Nuovo Evento, ecco la schermata che appare: Figura 38 Creazione evento Tab Generale 44

45 Come si vede è possibile specificare numerose impostazioni: Nel Tab Generale ci chiede l OGGETTO in cui specificheremo l oggetto dell evento, il LUOGO in cui indicheremo la località in cui si svolgerà l evento, la DATA INIZIO dell evento, la DATA FINE dell evento, l ORA DI INIZIO e l ORA DI FINE. Ricordiamo che se l evento si svolge in più giornate oppure comprende tutta la giornata (flag giornata intera) allora verrà collocato nella parte alta della griglia. Il Tab Ricorrenza indica la possibilità di impostare una ricorrenza sull evento (esempio un pagamento mensile di una rata): Figura 39 Creazione evento Tab Ricorrenza 45

46 La ricorrenza può essere Disabilitata, Giornaliera, Settimanale, Mensile, Annuale. In base alla preferenza scelta, la parte destra della schermata cambierà in modo automatico. Nella schermata di esempio è stata scelta una ricorrenza settimanale; in questo caso si può scegliere ogni quante settimane far ricorrere l evento, e il giorno (o i giorni). Infine è possibile specificare il termine della ricorrenza (predefinito Mai), con un numero di ricorrenze massimo oppure entro una data. Il Tab Partecipanti consente di specificare i contatti che dovranno partecipare all evento. Figura 40 Creazione evento Tab Partecipanti 46

47 Cliccando su Aggiungi Partecipante si apre una schermata in editing dove è possibile impostare la mail del partecipante, e il numero di cellulare. Nella colonna partecipazione si hanno 3 opzioni: - PARTECIPA: se si tratta di un partecipante obbligatorio. - FACOLTATIVO: se si tratta di un partecipante facoltativo. - RISORSA: si tratta non di persone fisiche ma di risorse (es. Sala Riunioni) da impiegare per l evento. Infine è inoltre possibile selezionare Richiedi conferma partecipazione ad ogni contatto al quale viene inviata la richiesta. Il Tab Promemoria consente infine di specificare il promemoria, via mail o via SMS, che verrà inviato ai partecipanti dell evento. Il promemoria verrà inviato anche ai contatti a cui è stato selezionato, in fase di condivisione calendario, il flag Riceve Promemoria. Figura 41 Creazione evento Tab Promemoria 47

48 Nella figura in esempio viene inviato un promemoria 15 minuti prima dell evento al proprietario (per impostazione predefinita), poi un altro 15 minuti prima dell evento ai partecipanti. Da notare il tipo di promemoria, che può essere di tipo Mail o SMS. Infine possono essere impostati anche il livello di priorità (Alta, Bassa) e si può selezionare se l evento è di tipo privato. Una volta compilati gli opportuni, cliccare su Salva e Chiudi per salvare l evento. Esso verrà inserito nella griglia e visualizzato sul calendario personale e nei calendari condivisi se l utente ha deciso di condividere i suoi appuntamenti con altri. Ecco come appare la griglia con un appuntamento di esempio: Figura 42 Evento creato ed inserito in calendario 48

49 Come si vede nell esempio, l evento RIUNIONE SECOGES è stato inserito nella giornata di Sabato 9 dalle alle in SALA RIUNIONI SECOGES. Facendo successivamente doppio click sull evento creato sarà possibile accedere alle opzioni avanzate dell evento, per un eventuale modifica. Inoltre cliccando sull evento con il destro del mouse è possibile eliminarlo. 49

50 Contatti Dalla versione 2.0 di viene implementato un nuovo sistema di gestione delle rubriche e dei contatti che introduce per la prima volta nell'appliance il concetto di groupware. Con la nuova versione infatti, non solo l'interfaccia utente per la gestione delle rubriche è stata completamente ridisegnata per essere più intuitiva e semplice da utilizzare, ma allo stesso tempo sono state introdotte nuove funzionalità orientate alla condivisione dei contatti e delle rubriche da parte degli utenti del sistema e la possibilità di sincronizzare queste informazioni attraverso diversi software per la gestione della posta elettronica (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) e dispositivi mobile (cellulari smartphones, symbian, Windows mobile, BlackBerry). Nei paragrafi che seguiranno l'utente verrà introdotto alle nuove funzionalità che mette a disposizione. 50

51 La nuova interfaccia Web Dalla schermata principale della WebMail, cliccando sul pulsante Contatti in basso a sinistra si accede alla gestione dei contatti e delle rubriche. Figura 43 Gestione contatti e rubriche La videata presenta nella parte sinistra dello schermo una visualizzazione ad albero che mostra le rubriche dell'utente. Figura 44 Rubriche personali e condivise 51

52 Selezionando una delle rubriche presenti sulla sinistra, verranno visualizzati nella porzione di destra i contatti in essa contenuti. La parte alta della schermata è caratterizzata da una barra di pulsanti che permettono: La creazione di un nuovo contatto all'interno della rubrica selezionata. La creazione di una nuova lista di distribuzione. La creazione di una nuova rubrica. L'avviamento delle procedure di sincronizzazione (che vedremo in seguito). 52

53 Nuovo contatto Cliccando sul pulsante Nuovo Contatto verrà presentato un form che potrà essere compilata inserendo i relativi dettagli; i campi obbligatori sono contrassegnati con (*) e un'evidenziazione di colore rosso sul campo apparirà qualora quest'ultimo non fosse stato compilato correttamente. Figura 45 Compilazione campi di un contatto 53

54 Nuova Lista di distribuzione La creazione di una nuova lista di distribuzione consente di creare una lista di contatti che può essere utilizzata nel momento in cui si ha la necessità di mandare delle comunicazioni per posta elettronica a molteplici destinatari. Figura 46 Liste di distribuzione In fase di compilazione, all'interno di una lista possono essere aggiunti contatti già presenti all'interno della rubrica, oppure se ne potranno aggiungere di nuovi; in quest'ultimo caso i contatti inseriti verranno anche aggiunti alla contestuale rubrica come singole entità. 54

55 Nuova Rubrica Cliccando sul pulsante Nuova Rubrica verrà visualizzato un form dove l utente potrà specificare un nome per la nuova rubrica che verrà creata. Figura 47 Nuova rubrica 55

56 Importa da CSV Cliccando sul pulsante e scegliendo la voce Importa da CSV, si aprirà una finestra in cui sarà possibile inserire i contatti da un CSV. Figura 48 Nuova rubrica 56

57 Rubriche condivise Come già accennato nel paragrafo introduttivo, 2.0 offre all utente la possibilità di condividere le proprie risorse, quali appuntamenti e rubriche, con altri utenti del sistema, in modo da semplificare notevolmente l attività di collaborazione tra i diversi membri di una società o di un organizzazione. In questo paragrafo verranno illustrate le operazioni da eseguire e verranno riassunti i concetti che stanno alla base della condivisione dei propri contatti con altri utenti. Concetti generali Per comprendere nel dettaglio e per poter sfruttare appieno le funzionalità di condivisione delle rubriche è necessario prima di tutto prendere coscienza di alcuni concetti essenziali sulla gestione delle condivisioni, sui permessi di accesso, modifica e cancellazione, e sul modo in cui i singoli contatti ereditano queste proprietà dalla rubrica di appartenenza. In uno scenario di condivisione delle risorse come quello proposto da sono presenti le seguenti entità: - Gli Utenti - Le Rubriche - I Contatti e le seguenti autorizzazioni: - Lettura - Scrittura/Modifica - Cancellazione - Gestione Autorizzazioni L utente proprietario (Alice) può attribuire ad un altro utente (Bob) i permessi sopra citati sull oggetto rubrica. Automaticamente l oggetto rubrica propagherà in maniera gerarchica i permessi ai contatti in essa contenuti. 57

58 ES: Alice crea una rubrica Contatti condivisi e inserisce al suo interno il contatto David. Successivamente conferisce a Bob i permessi per leggere la rubrica Contatti condivisi A questo punto Bob avrà la possibilità di visualizzare le informazioni su David, ma non potrà modificarle Successivamente Alice conferisce a Bob i permessi di Scrittura/Modifica sulla rubrica Contatti Condivisi, da questo momento Bob potrà non solo visualizzare le informazioni su David, ma anche modificarle nonché creare un nuovo contatto Eric. Inoltre è importante sapere che ogni contatto eredita i permessi direttamente e unicamente dalla rubrica nel quale questi è stato creato. Poiché è possibile per un utente creare un collegamento simbolico ad un contatto da una rubrica condivisa ad una propria rubrica personale, è necessario sapere che se l utente che ci ha condiviso la risorsa sarà sempre in grado, in qualsiasi momento di attribuire o revocare i permessi, che inevitabilmente si propagheranno anche al collegamento da noi creato. 58

59 Condivisione di una rubrica Se i concetti teorici sulla condivisione di una rubrica potevano risultare particolarmente complessi, il passaggio all atto pratico non solo chiarirà molte cose, ma risulterà estremamente semplice ed intuitivo. Per condividere una rubrica con un altro utente è sufficiente cliccare con il tasto destro del mouse sulla rubrica che si desidera condividere e selezionare proprietà Figura 49 Condivisione Rubrica Successivamente vi verrà presentata una schermata che vi permetterà di specificare gli utenti coi quali si desidera condividere la rubrica in oggetto e decidere quali permessi attribuire loro. Figura 50 Impostazione permessi Dalla schermata di esempio, cliccando su aggiungi vengono proposti gli utenti EVERYONE e gli utenti del dominio. EVERYONE permette di specificare una policy di permessi unica valida per tutti gli utenti del dominio. Aggiungendo invece il singolo utente, i permessi vengono ristretti solo a quell utente. 59

60 Una volta terminata la configurazione dei permessi sarà sufficiente cliccare su Applica per rendere effettive le modifiche. Da quel momento in poi gli utenti con i quali è stata condivisa la rubrica, analogamente per quanto succede con il calendario già dalla versione 1.6.1, avranno accesso alla risorsa con i permessi da voi specificati. Figura 51 Visualizzazione rubriche personali e condivise 60

61 Mailing List Il menu relativo alla gestione delle mailing list appare come segue: Figura 52 Gestione mailing list Prima di iniziare a spiegare come configurare la sezione Mailing List (per la maggior parte utilizzata per gestire pubblicità) è meglio fare una digressione sul suo funzionamento interno. La legge dice che è necessario raccogliere il consenso della persona a ricevere una qualsiasi proposta pubblicitaria ed lavora in questo senso. Prima di spedire una qualsiasi mail pubblicitaria ne spedisce una dove chiede al destinatario il consenso ad inserirlo in una mailing-list pubblicitaria. Se 61

62 l utente risponde concedendo il consenso lo classifica come contatto che può ricevere posta, in caso contrario, sia che il contatto non risponda sia che risponda in maniera negativa, viene considerato come contatto perso cioè non gli verrà spedita alcuna mail. A tale scopo, prevede due tipi di mailing list: la mailing list Marketing per rispondere alle esigenze legali sopra descritte, e la mailing list semplice, che non ha bisogno di consenso da parte del destinatario. Si immagini, ad esempio, una mailing list di tipo commerciale, in cui un azienda informa periodicamente i propri clienti delle ultime novità: in questo caso non è necessario fornire il consenso. Ad ogni modo, tutte le mail che recapiterà ai vari destinatari (sia inseriti in Mailing List normali che Mailing List Marketing) saranno seguite in calce da un messaggio di invito ad un eventuale Unsubscribe (rimuovere la propria iscrizione) dalla mailing list. 62

63 Liste Nella webmail 2.0 sono presenti due tipi di liste : - lista semplice (utilizzata per mail e fax) Creando una nuova lista appare la seguente schermata: Figura 53 Nuova lista Il passo successivo consiste nell'associare dei contatti (indirizzi ) alla lista appena creata. Nel frame di sinistra compare la nuova lista creata: Figura 54 Nuova lista creata 63

64 Contatti Cliccando sul tasto Contatti si nota che in alto apparirà questo menu: Figura 55 Menu Contatti Selezionando Aggiungi contatto si apre una schermata in cui è possibile aggiungere un indirizzo . 64

65 Figura 56 Aggiunta contatto da rubrica Grazie al tasto Importa da lista è possibile invece contatti da liste preesistenti. Figura 57 Toolbar MailingList Cliccando sul tasto Importa da CSV compare la seguente schermata: Figura 58 Importazione da CSV in cui è possibile specificare di importare dei contatti da file.csv (creato ad esempio tramite Outlook o Outlook Express). 65

66 Una volta inserito un contatto è possibile inviare la richiesta per l'invio della mailing list.. Per questa operazione si guardi la seguente figura: Figura 59 Invio richiesta di consenso come si vede bisogna cliccare sulla voce Contatti a sinistra, in questo modo verranno visualizzati i contatti associati alla lista. Poi selezionare un contatto, cliccare con il destro del mouse e apparirà Invia richiesta consenso (per inviare la richiesta), rinvia richiesta consenso (per inviarla in caso quest'ultima non sia andata a buon fine oppure bisogna rinviarla), oppure Elimina se si vuole eliminare il contatto. A destra viene anche riportato se la richiesta di invio del consenso è stata inviata (Si / No) e l'esito del destinatario (Si/No). Se il destinatario non risponde, viene automaticamente preso No come risposta. 66

67 L'utente finale riceverà un messaggio ipertestuale simile a questo: Figura 60 Mail per la pubblicità in cui avrà la possibilità di sottoscriversi alla mailing list (cliccando su Si, voglio ricevere periodicamente le informazioni) oppure no (Non mi interessa, grazie comunque). Se si accetta si apre una nuova finestra contenente il messaggio apposito: Figura 61 Accettazione Mailing List Fatto ciò si torna alla visualizzazione dei contatti ed appare un menu simile a questo: Figura 62 Consenso A destra si vede se l utente ha dato il suo consenso a ricevere o meno le informazioni. 67

68 Mail Se nel frame di sinistra premiamo il tasto Mail è possibile creare un nuovo messaggio da inviare ad una lista: Figura 63 Creazione mail per liste Selezionando Mail e poi Nuovo Messaggio si apre la classica finestra per la composizione di una nuova Figura 64 Nuova mail per liste Osserviamo però che al posto del solito bottone c è il menu a tendina per la scelta della Lista. Per il resto la composizione del messaggio è standard. 68

69 Una volta compilato, il messaggio verrà inviato a tutti gli appartenenti alla lista scelta. Con la nuova versione è possibile comporre più mail, quindi si ha la possibilità di avere più finestre di composizione, che possono essere minimizzate, massimizzate o chiuse una per una, oppure tutte grazie alla barra che si trova nella parte inferiore della finestra. Figura 65 Nuova mail per liste 69

70 Mailing List SMS ( Lista SMS ) oltre che all invio SMS ad un singolo contatto prevede anche la possibilità di creare delle liste personalizzate di destinatari SMS, e all occorrenza di inviare a tutta la lista il medesimo messaggio. In questa sezione si imparerà a creare prima una lista di SMS, poi importare dei contatti da associare alla lista, e infine ad inviare SMS alla lista creata. Per creare una nuova lista, accedere alla sezione Webmail. Si accede alla seguente figura: Mailing List dalla propria Figura 66 Mailing List Qui in alto sono presenti, tra gli altri, i pulsanti Nuova Lista SMS e Nuovo SMS a Lista. 70

71 Come suggerisce il nome, cliccando su Nuova Lista SMS verrà visualizzata la schermata per la creazione della lista. Figura 67 Creazione nuova lista SMS Qui dovremo inserire solo il nome della lista, quindi cliccare su Salva. La nuova lista verrà visualizzata a sinistra. Selezionando la lista ed espandendola, si ottengono le due sottosezioni Contatti e Messaggi, come mostrato in figura Figura 68 Contatti lista SMS 71

72 A questo punto in alto appaiono i pulsanti per aggiungere un contatto (Aggiungi Contatto), per aggiungerlo da Rubrica (Aggiungi Contatto da Rubrica), per importarlo da una lista preesistente (Importa da Lista), per importarlo da file.csv (Importa da CSV) N.B. Per importare un contatto da rubrica, deve essere compilato il campo Cellulare. Cliccando su Aggiungi Contatto viene visualizzata una semplice schermata in cui inserire il numero di cellulare del destinatario. Figura 69 Aggiungi nuovo contatto Inserire semplicemente il numero di telefono e premere Salva. Per importare invece un contatto da Rubrica, selezionare Aggiungi da Rubrica, verrà visualizzata la seguente schermata riportante i contatti CON IL CAMPO CELLULARE COMPILATO. Figura 70 Aggiungi nuovo contatto da rubrica 72

73 Per inserire il contatto, selezionarlo e fare click su Conferma La funzionalità Importa da Lista è utile quando si ha già una lista esistente e si vogliono copiare i contatti in una nuova. Cliccando su Importa da lista vengono visualizzate le liste esistenti (se presenti) e se si clicca sul nome di una lista sotto verranno riportati i relativi contatti che possono essere importati. Figura 71 Aggiungi contatti da lista Infine, è possibile importare da elenchi in formato.csv. Una volta presente il file.csv con i numeri di telefono, si possono importare in Selezionare la lista SMS dove importare i contatti, selezionare la voce Contatti e in alto selezionare Importa da CSV. Si aprirà la seguente schermata: Figura 72 Importa da CSV Primo passo 73

74 Qui dovremo inserire il nome del file da caricare, cliccando su Carica si aprirà un menu dove si potrà fare uno Sfoglia delle cartelle del disco. Una volta selezionato il file, cliccare su Aggiungi File. La schermata successiva ci chiede di definire alcune proprietà del file: Figura 73 Importa da CSV Secondo passo In particolare viene chiesto se la prima riga definisce i nomi dei campi (opzione abilitata di default) e il delimitatore del campo (se virgola o punto virgola). Questo dipende dall applicazione utilizzata per la creazione del file.csv, normalmente il carattere delimitatore del campo è il punto virgola, per variarlo basta selezionare una delle voce nel combo accanto a Separatore, come si vede nella successiva immagine: 74

75 Figura 74 Separatore CSV Prima di importare i file è cliccare Seleziona campo al di sopra del nome delle colonne ( Nome, Cognome,. ) e cliccare su una delle voci contenute nel combo, il risultato sarà il seguente : Figura 75 Importazione contatti da CSV 75

76 A questo punto, cliccando su Importa, verrà visualizzata una finestra di informativa riguardanti i contatti che sono stati importati. Figura 76 Riepilogo contatti da CSV 76

77 Fax La schermata relativa ai fax è simile alla seguente: Figura 77 Fax La spedizione di un fax avviene in due modi differenti, questi sono: 1) Tramite la webmail: accedendo alla web mail sezione fax, scegliere nuovo fax. Quindi, specificare il numero di fax del destinatario, inserire l'eventuale allegato (è possibile allegare solo file.pdf), l'oggetto e il testo. A tutti gli effetti è come inviare una mail normalissima; 2) Attraverso un client Windows che permette di installare una stampante virtuale sul proprio PC. Il client di stampa virtuale dovrà essere configurato in maniera tale che il suo output venga indirizzato all indirizzo IP che è stato assegnato ad 77

78 E' possibile infine inviare il fax tramite la funzionalità Posta Elettronica, in questo caso il destinatario deve avere la sintassi Solo così riconoscerà che si tratta di un fax, e lo invierà come tale. Nella visualizzazione Fax, nella sezione di sinistra, è possibile effettuare una ricerca dei fax (tra quelli inviati),mentre nella sezione di destra sono visualizzati i fax inviati, con le varie informazioni tra cui, il numero, l oggetto, l eventuale messaggio di informativo in caso di errore e lo stato di invio del fax, nello specifico: - invio completato - invio in corso - invio fallito Attenzione : i fax ricevuti vengono visualizzati nella posta in arrivo!!!! L utilizzo dei fax è praticamente uguale a quello delle . Cliccando col pulsante destro su un fax (che compare nel frame centrale) appare il seguente menu: Figura 78 Menu fax Il pulsante Apri consente di visualizzare il fax, Rinvia i fax selezionati permette di rinviare i fax agli stessi destinatari, per inviare i fax ad altri destinatari si deve utilizzare il pulsante Rinvia a nuovi destinatari, infine il tasto Modifica per il rinvio permette la modifica di un fax già presente nell elenco dei fax inviati. Nel frame in basso (dove si visualizzano i fax) si nota uno schema simile a quello di figura: 78

79 Figura 79 Visualizzazione fax A sinistra c è il campo Jid che indica l identificativo del fax selezionato (è un numero sequenziale), Data indica la data e l ora di invio fax, Pagine indica il numero di pagine da spedire, Destinatario indica il numero a cui si sta inviando il documento, Stato può essere In coda, Inviato oppure Fallito. I tentativi effettuati sono al massimo 3, dopodiché il fax passa dallo stato In coda allo stato Fallito (in caso di problemi) oppure Inviato (in caso di successo). In caso di fallimento accanto al messaggio di errore appare una breve descrizione del problema riscontrato. Nella figura sottostante viene visualizzata la schermata di invio del fax. E sufficiente inserire il numero di Fax del destinatario, l oggetto, il testo, e selezionare invia. E possibile cliccare sul pulsante Allegati per allegare documenti.pdf Infine, lo stile del fax può essere salvato come modello, in questo modo può essere richiamato in seguito per l invio di altri fax simili. 79

80 N.B. E presente l opzione Usa Cover Page che antepone al fax un frontespizio con le informazioni generali. Può essere disabilitato a piacere, deselezionando l opzione Usa Cover Page. Figura 80 Menu decomposizione / apertura fax 80

81 SMS Con la release viene introdotta la possibilità di inviare SMS tramite L operazione può essere effettuata in 2 modi: Tramite Webmail Tramite Client Outlook o similari Per inviare SMS è necessario prima di tutto sottoscrivere un abbonamento al servizio SMS, dopo di che sarà disponibile il plug-in da attivare su (attività che eseguirà l amministratore della macchina). Una volta che tutto è pronto, entrando in Webmail, l utente si troverà di fronte la schermata Webmail, dove è stata aggiunta la funzionalità SMS, come illustrato in figura: Figura 81 Webmail utente 81

82 A questo punto l utente cliccando su SMS avrà in alto a sinistra l albero delle cartelle SMS come in figura: Figura 82 Albero cartelle SMS Le cartelle sono totalmente personalizzabili, se ne possono creare di nuove, rinominare quelle già esistenti, cancellare. L unica eccezione è rappresentata dalla cartella SMS Inviati, che è già presente nel sistema. Questa è una cartella speciale, che ha il compito di contenere tutti gli SMS inviati se non si specifica una cartella diversa per il salvataggio. Inoltre, nel caso in cui si voglia eliminare una cartella contenente SMS oppure un SMS soltanto, questo verrà comunque riportato sempre nella cartella SMS Inviati, per tenere sempre una traccia. Per creare una nuova cartella cliccare sulla radice dell albero SMS con il destro del mouse, quindi selezionare Nuova Cartella. Per eliminare una cartella creata, cliccare su di essa con il destro del mouse, quindi selezionare Elimina. 82

83 N.B. Con questa operazione si possono anche rinominare e spostare le cartelle. Figura 83 Rinomina cartelle SMS Per comporre un nuovo SMS, cliccare semplicemente sul pulsante Nuovo. Apparirà la seguente schermata: Figura 84 Finestra di composizione degli SMS 83

84 In questa schermata, molto semplice ed intuitiva, dovremo compilare i campi per l invio dell SMS. Da: consente di specificare una personalizzazione del mittente dell SMS (es. prova SMS) A: qui bisogna inserire il numero di cellulare del destinatario. E presente il tasto A che richiama la rubrica in caso ci siano dei contatti già presenti. La ricerca nella rubrica mostra SOLO i contatti che hanno il campo Cellulare correttamente compilato. Se il campo è vuoto non lo mostra nell elenco. Oggetto: l oggetto dell SMS Sotto nello spazio bianco bisogna scrivere il testo dell SMS. Dei comodi contatori aiutano a capire quando vengono superati i 160 caratteri standard dell SMS, in tal caso i messaggi da inviare possono essere più di uno e verrà visualizzato il numero nella colonna Totale messaggi da inviare. Una volta completate queste operazioni, cliccando su Invia viene inviato il messaggio al destinatario. Una copia del messaggio, insieme all esito dell invio, si troverà nella cartella scelta per l invio oppure se non è stata scelta nessuna cartella, negli SMS Inviati, come in figura: 84

85 Figura 85 report SMS Da questa schermata, cliccando sull SMS desiderato, possiamo decidere di rinviarlo in caso il primo tentativo non sia andato a buon fine; inoltre possiamo inoltrarlo a uno o più destinatari diversi da quelli a cui l abbiamo inviato inizialmente cliccando con il tasto destro, dopo aver selezionato i destinatari e aver cliccato la voce Rinvia i falliti del gruppo selezionato. Figura 86 Menu per il rinvio degli SMS 85

86 File Manager Dalla versione 2.X.0, in è stata introdotta la nuova funzionalità File Manager che va ad aggiungersi agli strumenti di comunicazione già presenti offrendo all utente una piattaforma completa per la gestione e condivisione di file e documenti. In questo capitolo verrà illustrato nel dettaglio il sistema di gestione e condivisione file tramite interfaccia web, e verrà illustrata una panoramica di tutte le opzioni messe a disposizione dell utente. Panoramica dell interfaccia utente. Per accedere all applicazione file manager è sufficiente cliccare sul pulsante corrispondente nella barra applicazioni in basso a sinistra: Una volta effettuato l accesso all utente verrà presentata un interfaccia come quella mostrata nell immagine seguente. 86

87 Nella parte alta dello schermo è presente la barra delle funzioni, dalla quale è possibile svolgere le attività di creazione cartelle, caricamento dei file, creazione di una raccolta e rispettiva eliminazione, nonché operare le attività di condivisione. Nell area a sinistra vengono mostrati l albero delle cartelle e la lista delle raccolte (che descriveremo nel dettaglio nei paragrafi successivi), suddivise tra quelle che sono di proprietà dell utente e quelle che invece sono state condivise da altre persone o gruppi del sistema; selezionando una cartella o una raccolta il riquadro centrale verrà aggiornato e mostrerà i file contenuti nella cartella/raccolta selezionata. Selezionando un file nel riquadro centrale il pannello a destra si popolerà con i dettagli relativi all oggetto selezionato: data di creazione, ultima modifica revisioni disponibili e, nel caso in cui si tratti di un immagine o di un documento (pdf, word excel ecc.), verrà mostrata anche una anteprima del file in oggetto; in caso contrario, verrà visualizzata.un icona rappresentate il tipo di file. 87

88 Espandendo le varie voci sarà inoltre possibile accedere ad informazioni più dettagliate quali - Una breve descrizione dell elemento selezionato - Le revisioni disponibili - Le eventuali raccolte di cui fa parte - Se il file è condiviso con altri utenti. 88

89 Caricamento di nuovi file Per caricare nuovi file all interno del file manager sarà sufficiente selezionare la voce carica nuovo documento dalla barra delle funzioni. Selezionando tale pulsante all utente verrà presentata la seguente schermata: dalla quale l utente avrà la possibilità di selezionare i file di cui desidera fare l upload dal disco fisso del proprio computer.2 Terminata la selezione dei file e cliccando sul pulsante Apri3 all utente verrà presentata una schermata nella quale verrà mostrato un riepilogo dei file che si stanno per caricare. 2 L upload multiplo e la funzionalità drag and drop sono disponibili solo nei browser compatibili con HTML5 (Firefox e Chrome) 3 Può variare in base al sistema operativo utilizzato (Windows, MacOS X, Linux) 89

90 A questo punto l utente potrà avviare la procedura di caricamento cliccando su carica oppure selezionare ulteriori file, aggiungendoli tramite l apposito pulsante o trascinandoli nella finestra. La barra in basso mostrerà il progresso dell attività di caricamento. Una volta terminato il processo, sarà possibile accedere ai nuovi file nelle modalità illustrate nel paragrafo precedente. Cartelle e raccolte Mentre file e cartelle rappresentano per molti un concetto assodato, in quanto estremamente comuni in tutti i sistemi operativi al giorno d oggi in uso (Windows, MacOS X, linux), si ritiene opportuno spendere qualche parola sul concetto di raccolta, che potrebbe non essere immediatamente chiaro. E possibile definire la raccolta come un aggregatore di file per associazione logica. Infatti mentre le cartelle solitamente rappresentano una struttura gerarchica, le raccolte costituiscono un insieme di file che per diverse ragioni possono essere correlati tra loro, inoltre mentre un file, come entità può esistere in una sola cartella, lo stesso file può essere associato a diverse raccolte. Le raccolte trovano applicazione soprattutto nell attività di condivisione di file con altri utenti, infatti se si desidera condividere più file, sparsi in diverse cartelle con uno 90

91 specifico utente, è sufficiente associare tutti i file alla raccolta e quindi procedere alla condivisione di quest ultima. Esempio: Se Alice vuole condividere con Bob dei documenti sparsi in diverse cartelle /foto/esempio.jpg /rapporti/contabilità.doc Alice può creare una raccolta denominata Per Bob e quindi associare i due file a quest ultima procedendo in seguito alla condivisione (verrà descritta nel paragrafo seguente.) Le raccolte in compenso non hanno una struttura gerarchica, pertanto non sarà possibile inserire delle raccolte all interno di altre raccolte, o cartelle all interno di raccolte, ma solamente file. File appartenenti a diverse cartelle possono far parte della medesima raccolta e sarà compito dell utente definire il modo più opportuno di effettuare l associazione, che solitamente, come detto in precedenza, avviene in base ad associazioni logiche o a caratteristiche che accomunano i diversi elementi. Per creare una nuova raccolta è sufficiente cliccare il pulsante nuova raccolta presente nella barra delle attività in altro, e quindi assegnarle un nome. Per associare un file ad una raccolta esistente invece è possibile selezionare il file, cliccare col tasto destro e quindi selezionare la voce di menù Aggiungi a raccolta per poi selezionare la raccolta a cui si vuole associare il file, oppure trascinare il file dalla griglia alla raccolta nel riquadro a sinistra. 91

92 Condivisione di documenti con altri utenti Come si conviene in ogni sistema di collaborazione, anche nel filemanager di è possibile condividere cartelle e raccolte con altri utenti o gruppi di utenti del sistema o utilizzare funzionalità avanzate per l invio di file presenti nel sistema via posta elettronica ad utenti esterni. Cliccando col tasto destro su una raccolta o una cartella e selezionando la voce condividi verrà mostrata all utente una finestra di dialogo all interno della quale sarà possibile definire i criteri di condivisione e i permessi associati ai vari utenti e/o gruppi. Analogamente a quanto visto nel paragrafo relativo alla condivisione di contatti e calendari, anche per l applicazione file manager si applicano i medesimi criteri. Selezionando le voci aggiungi utente o aggiungi gruppo è possibile specificare gli utenti e/o i gruppi con i quali si desidera condividere una specifica risorsa; gli utenti selezionati verranno quindi mostrati nella parte superiore della finestra di dialogo. E possibile, utilizzando l utente speciale EVERYONE definire permessi globali associati automaticamente a tutti gli utenti del sistema. 92

93 Nella sezione inferiore invece sarà possibile definire i permessi consentendo attività di lettura, scrittura, modifica e definendo se un utente/gruppo è autorizzato a sua volta a modificare i permessi oppure no. Nel caso in cui si tratti di raccolte o cartelle, la condivisione prevede la possibilità di definire se l utente può modificare/cancellare qualsiasi file oppure solamente quelli da lui creati, evitando che eventuali contenuti già esistenti possano venire intaccati. Una volta che una raccolta o una cartella vengono condivisi, l utente al quale verranno assegnati i permessi visualizzerà gli elementi condivisi nella sezione sinistra della schermata principale dell applicazione. 93

94 Notifiche Per consentire all utente di tenere sempre sotto controllo le attività relative ai propri documenti caricati e condivisi, dispone di un sistema di notifiche che registra e mostra in tempo reale tutte le attività recentemente svolte sui file, sulle raccolte e sulle cartelle: - Caricamento di nuovi documenti - Condivisione - Modifica di un file - Rinomina di un file - Associazione/dissociazione di un file ad/da una raccolta 94

95 Per accedere alla dashboard all interno della quale viene visualizzato il registro eventi è sufficiente cliccare sulla voce notifiche presente nella parte alta della finestra dell applicazione. E inoltre possibile attraverso il menù delle opzioni definire dei criteri di notifica per i quali si desidera ricevere anche una segnalazione via . Questo può risultare molto utile nel caso in cui si vogliano tenere sotto controllo le attività svolte dagli utenti sui file posti in condivisione con essi; il livello di granularità è molto specifico e permette all utente di affinare in modo molto accurato le proprie preferenze. Sistema di versioning. Il file manager presente in implementa una funzionalità molto particolare che estende le possibilità offerte ai propri utenti per il controllo sui documenti caricati: si tratta del cosiddetto sistema di versioning. Attraverso il sistema di versioning è possibile creare molteplici versioni (o revisioni) dello stesso file/documento e accedere in qualsiasi momento alle versioni precedenti o eseguire un Rollback ad una qualsiasi revisione, ripristinandola. Questo può essere estremamente utile nel caso in cui erroneamente vengano apportate modifiche non desiderate, vengano cancellate porzioni di testo o alterati dei contenuti, e si desideri annullare le modifiche errate senza per questo dover rieffettuare le modifiche a ritroso. 95

96 Non sarà più necessario preoccuparsi del fatto che un utente, col quale è stato condiviso un documento, possa apportare modifiche non desiderate, perché sarà sempre e comunque possibile tornare indietro e ripristinare le versioni precedenti del file. All interno del menù delle preferenze l utente potrà inoltre decidere quale sia il comportamento dell applicazione nel caso all interno di una cartella o raccolta, venga caricato un file con il medesimo nome di un documento già esistente. Le opzioni a disposizione sono le seguenti: - Caricare un nuovo file modificando in automatico il nome - Caricare in automatico una nuova versione del documento già esistente. E inoltre possibile forzare il caricamento di file di tipo eterogeneo come nuova versione di un documento già esistente: per esempio è possibile caricare un file PDF come nuova versione di un documento di word. Questa procedura tuttavia va esplicitamente forzata dall utente che dovrà richiedere l esplicito caricamento di una nuova versione; se i tipi di file sono eterogenei, per ogni versione verrà mostrato il tipo di file, e nel nome presente sulla griglia verrà mostrata l icona dell ultimo tipo di documento caricato. 96

97 Preferenze Nel menu in basso si trovano i seguenti pulsanti: Sincronizza Figura 87 Menu delle opzioni Figura 88 Preferenze per la sincronizzazione Selezionando il pulsante Sincronizza vi si presenterà una finestra di dialogo attraverso la quale sarà possibile modificare le impostazioni relative alla sincronizzazione. 97

98 Plugins Figura 89 Configurazione Plugins Accedendo alla finestra plugins è possibile personalizzare le preferenze relative al filtro antispam, all antivirus ed impostare le risposte automatiche per quando si è fuori sede. 98

99 Preferenze Cliccando sul tasto Preferenze appare la seguente schermata: Figura 90 Menu delle Preferenze Generale Attraverso questa Tab è possibile definire le proprie preferenze per quanto riguarda la lingua della web mail, selezionare quale applicazione verrà aperta in sede di accesso (WebMail, Calendario, Contatti etc.) oltre che selezionare il tema che caratterizzerà l aspetto dell applicazione. 99

100 La Tab mette a disposizione dell utente una serie di opzioni che permettono di personalizzare la composizione dei messaggi e la finestra di visualizzazione. Figura 91 Preferenze Posta Elettronica E possibile infatti impostare le preferenze sulla richiesta di lettura e sull accodamento delle informative sulla privacy in calce alla mail. Inoltre è possibile, attraverso questa schermata, personalizzare la visualizzazione delle mail e definire la posizione della lista contenente i messaggi. 100

101 Impostazioni account La scheda Impostazioni Account permette all utente di definire le preferenze per il proprio account di posta elettronica, nonché di aggiungere account secondari. In questo modo l utente avrà la possibilità di concentrare in un unica applicazione la visualizzazione di tutte le proprie caselle di posta elettronica, siano essere presenti su o di altri provider/gestori. Figura 92 Impostazioni Account Cliccando sul pulsante Nuovo nella barra in alto è possibile configurare un account di posta secondario per renderlo consultabile da mentre selezionando 101

102 un account già esistente e selezionando l opzione modifica è possibile modificarne le preferenze. Selezionando Nuovo, o facendo doppio click su un account esistente vi verrà presentata una finestra simile alla seguente: Figura 93 Impostazioni Account Nella scheda Impostazioni Server è necessario specificare il proprio nome, cognome e indirizzo Accedendo alla scheda Identità è possibile aggiungere delle identità aggiuntive e associarle all account, questa opzione può essere utile se per esempio un utente ha la 102

103 propria personale e desidera però inviare la posta elettronica con la mail del proprio reparto (es. Nel menu Cartelle si possono impostare le cartelle di default: Posta inviata: cartella in cui vengono spostate le mail dopo l invio. Cestino: cartella utilizzata per eliminare i messaggi in modo non definitivo (è consigliato vuotare tale cartella saltuariamente. Bozze: cartella utilizzata per il salvataggio dei messaggi (per un futuro riutilizzo). Figura 94 Cartelle di default 103

104 Nel Tab Firma è possibile inserire la firma che potrà essere utilizzata nelle mail. Figura 95 La Firma Cliccando sul tasto Salva si ritornerà nel menu Impostazioni account. Da questo momento sarà possibile creare acconti secondari cliccando su Nuovo nel menu Impostazioni Account si possono aggiungere altri account di posta elettronica da consultare attraverso la webmail di Tali account devono risiedere su un server raggiungibile dall utilizzando i protocolli IMAP (o IMAPS) per la lettura messaggi) e SMTP (o SMTPs) per l invio. 104

105 Nella maschera di configurazione sono presenti tutti i parametri da impostare per accedere all account: Nome: nome della persona (opzionale) Cognome: cognome della persona (opzionale) Mail: indirizzo della persona da utilizzare per le mail spedite Server IMAP: nome / indirizzo IP del server IMAP da contattare Username: nome utente da usare per effettuare il login Password: password dell utente da usare per effettuare il login Conferma password: reinserimento della password utente per avere la conferma del corretto inserimento di tale campo IMAPS: flag di impostazione per l utilizzo del protocollo cifrato IMAPS invece del tradizionale protocollo IMAP Server SMTP: indirizzo IP/host del server smtp da utilizzare per la spedizione delle mail Username: nome utente da usare per effettuare il login Password: password dell utente da usare per effettuare il login SMTPS: flag di impostazione per l utilizzo del protocollo cifrato SMTPS invece del tradizionale protocollo SMTP Premendo il pulsante Salva i valori impostati verranno inseriti/modificati. Premendo il pulsante Pulisci vengono eliminati i valori inseriti nei campi di testo. Nella parte bassa della finestra è presente l elenco di tutti gli account inseriti. Selezionandoli è possibile premere il pulsante Modifica per modificare delle impostazioni, oppure Elimina per eliminare l account. 105

106 Figura 96 Impostazioni altri account 106

107 Calendario Il menu Calendario contiene gli elementi per personalizzare a piacere il calendario : Figura 97 Calendario Mostra : da qui è possibile selezionare il tipo di visualizzazione del calendario, in questa voce troviamo : Giornaliero, Settimana lavorativa, Settimanale e Mensile Ora inizio e Ora fine : l ora di inizio e l ora di fine in tra cui è visibile il calendario Mail e SMS : danno la possibilità di scegliere il tipo di invio degli eventi Promemoria : da qui è possibile inserire un avviso precedentemente all ora stabilità, impostando quindi un tempo di preavviso, il tipo, destinatario con un doppio click. 107

108 Figura 98 Impostare il Promemoria 108

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