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1 Manuale d uso applicazione web presenze della L attuale normativa sulla tenuta del registro presenze consente di liberarsi dal legame cartaceo a condizione che venga utilizzato, in sostituzione, un sistema informatico che possa garantire l inalterabilità, la consultabilità, la sicurezza dei dati. Allo stato attuale, essendo in studio un sistema che possa garantire l inalterabilità (ovvero la modificabilità anche postuma) del dato, si è accettato il compromesso carta/informatica concedendo, ai datori di lavoro che intendono utilizzare la tecnologia informatica per la rilevazione e registrazione delle presenze dei lavoratori dipendenti, la possibilità di trasferire solo a fine mese, su documento cartaceo preventivamente vidimato, le registrazioni delle presenze (o durante il mese in caso di richiesta ispettiva) in alternativa alla registrazione manuale giornaliera. Col nostro sistema la registrazione giornaliera delle ore di presenza, se standard, viene effettuata automaticamente dal programma; il datore di lavoro deve preoccuparsi di apportare esclusivamente le modifiche alla presenza standard, per non incorrere nelle sanzioni previste, entro le ore 24 del giorno successivo a quello di prestazione. Queste sono le condizioni legali per il corretto utilizzo ed evitare qualsiasi tipo di sanzione: Prima dell utilizzo preoccuparsi di avere la scorta sufficiente di fogli A4 vidimati e preintestati. Aggiornare quotidianamente, entro le ore 24 del giorno successivo, il cartellino presenze di eventuali giustificativi o aggiunte alla presenza standard. In caso di visita ispettiva concedere la possibilità di consultazione immediata delle presenze a video e, a richiesta, stampare su foglio vidimato, i dati fino a quel momento presenti; produrre in visione anche il cartaceo dei mesi precedenti. Non effettuare mai sul cartaceo vidimato correzioni con prodotti coprenti, il dato eventualmente corretto deve essere sempre visibile e decifrabile. Osservare rigorosamente la numerazione dei fogli vidimati e la cronologia di stampa; in caso di errore per salto foglio lo stesso ma conservato ma annullato e non utilizzato. Conservare il foglio presenze per almeno 5 anni dal mese cui si riferisce la registrazione o dalla vidimazione se non utilizzato. Corretto utilizzo. All avvio, tramite icona sul desktop o tramite il sito vi si presenta la presente maschera su cui digitare le credenziali di accesso. Username e password vengono gestite esclusivamente dalla consolle di Zoffoli & Pasini; rivolgersi allo studio per eventuale cambiamento in caso di pericolo o sospetto pericolo di diffusione non autorizzata.

2 Cliccare sul bottone cartellino per entrare a gestire il cartellino marcatempo dei singoli dipendenti o sul bottone exit per uscire dall applicazione L EVIDENZIATO INDICA IL GIORNO CORRENTE La schermata successiva ci propone il cartellino presenze singolo vero e proprio. Le ore che appaiono sono automaticamente inserite dal programma in base ad un profilo orario gestito da consolle di Zoffoli & Pasini ed attribuito al dipendente; per ogni variazione quindi del totale orario sia settimanale che giornaliero è necessario avvisare preventivamente lo Studio di Consulenza del Lavoro per le opportune modifiche. Ora facciamo una carrellata del significato dei singoli pulsanti. Selezione del mese tramite menù a finestra Icona/tasto uscita dai cartellini, ritorno alla schermata precedente Scorrimento avanti/indietro del mese Scorrimento Avanti/indietro dei dipendenti Frecce scorrimento sinistra/destra della visualizzazione sezione del cartellino ore/causale qualora fossero insufficienti le 3 parti visualizzate.

3 Tasto per Facilitare la ricerca in presenza di molti dipendenti Registrazioni giornaliere create in automatico dal programma restituiscono immediatamente rispettivamente i totali mensili, generali e settimanali del lavoratore e di tutte le causali trovate Nel caso in cui il dipendente effettui il suo orario giornaliero standard il programma è autocompilante e non è necessario intervenire in alcun modo. Se invece il dipendente ha dei giustificativi di assenza e/o degli orari eccedenti è necessario intervenire nei seguenti modi: A 1 cliccare in corrispondenza della colonna giorni sul campo della giornata (ad es. giovedì 6) cui si desidera intervenire (immissione assenze o eccedenze) questo sistema è da utilizzare principalmente per variare il contenuto, sia in eccedenza di orario che in giustificazione assenza, della singola giornata; si aprirà infatti la seguente maschera che consentirà le

4 variazioni sulla singola giornata. Consente l inserimento di più causali d assenza per la medesima giornata. NON UTILIZZARE MAI QUESTA ZONA. SERVE UNICAMENTE A RIPORTARE I DATI DELLE TIMBRATURE PER CHI UTILIZZA LA RILEVAZIONE PRESENZE LA PRIMA O L UNICA CAUSALE D ASSENZA VA INSERITA SCEGLIENDO LA CAUSALE ED IMMETTENDO LE ORE RELATIVE (A2 SEZIONE b)) A 2 a) Per la seconda causale d assenza o per aggiungere ore in eccedenza, cioè per aggiungere ore di straordinario o lavoro supplementare senza che venga intaccata la presenza giornaliera, effettuare i seguenti passi: 1 )impostare Gestite manualmente nella maschera condizione della giornata 2) nella 1 riga libera della sezione Totali giornalieri (ad es. sotto a quella del lavoro ordinario) inserire le ore (ad es. 1) e la causale (ad es. Str diurno) 3) cliccare su OK

5 Ecco come appare la schermata del cartellino dopo avere confermato l operazione: In caso di errore ripetere le operazioni dal A - 1. b) Per le variazioni di giustificativi assenza, cioè per togliere ore a quelle di normale presenza giornaliera, effettuare i seguenti passi: 1) selezionare la causale che giustifica l assenza fra quelle che appaiono nella finestra a tendina di Giustificativo assenza ed inserire nell apposito campo le ore di assenza 2) Confermare cliccando su OK. Ed ecco come appare la schermata dopo avere inserito nel giorno 7 settembre 4 ore di permesso ROL.

6 B 1 cliccare in corrispondenza della colonna Assenze sulla giornata (ad es. giovedì 6) cui si vuol effettuare l intervento questo sistema si utilizza, di norma, per variare il contenuto in giustificazione assenza, di un lasso di tempo più ampio della singola giornata (anche se può essere utilizzato anche per variare una singola giornata); si aprirà infatti la seguente maschera che consentirà l impostazione di una UNICA causale di assenza. 1) Cliccare sul calendarietto del campo Alla Data per impostare la data finale del periodo (ad esempio 11). 2) Impostare la causale relativa (ad esempio Malattia). 3) Immettere il numero delle ore di assenza o lasciare in bianco se l assenza interessa l intera giornata 4) Confermare cliccando su OK

7 Il campo ore deve essere attivato unicamente nel caso in cui il giustificativo dell assenza non interessa l intera giornata per il periodo impostato, ma una parte di esse. Se, ad esempio, il lavoratore ha effettuato 1 ora e 30 min di ROL tutti i giorni dal giorno 7 al giorno 11 basta inserire il giorno 11 nel campo Alla data, scegliere ROL nel campo Causale e nel campo Ore il valore di 1,30. Ecco come appariranno i cartellini nei 2 diversi casi. Col sistema B è possibile gestire unicamente giustificativi di assenza e non orari in eccedenza. Può essere utilizzato come alternativa al metodo A anche per la singola giornata impostando un intervallo temporale di 1 giorno. Può essere utilizzato anche come registrazione preventiva per i giorni ancora a venire se si conosce anticipatamente la causale di assenza (malattia, ferie, infortunio, ecc). Nei primi giorni del mese successivo (non prima del primo giorno lavorativo dopo il 3 del mese) lo Studio Zoffoli & Pasini provvederà a prelevare le registrazioni per elaborare gli stipendi e inviarvi un file in formato.pdf per effettuare la stampa su cartaceo vidimato. Documento elaborato il 11 settembre 2007 Rag. Stefano Zoffoli Rag. Luca Pasini

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