Primo laboratorio PERLA PA Come migliorare la gestione degli adempimenti? Analisi risultati

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1 Primo laboratorio PERLA PA Come migliorare la gestione degli adempimenti? Analisi risultati Quadro sintetico Non è facile sintetizzare un lavoro con tanti contributi. Cominciamo con qualche numero sulle due edizioni del primo laboratorio. Partecipanti, enti partecipanti, proposte complessive discusse. Prima edizione Seconda edizione Totale Partecipanti Enti partecipanti Sessioni tematiche Ecco gli argomenti prevalentemente trattati nelle diverse sessioni. Si tenga presente che il numero degli argomenti trattati é maggiore di quello delle sessioni tematiche perché in alcune sessioni si è parlato di più argomenti. Argomento trattato Prima edizione Seconda edizione Totale Sistema in generale Anagrafe Assenze Consoc Gedap Gepas TOTALE La tabella seguente tabella riepiloga le modalità in cui i contenuti trattati sono stati sviluppati, cioè in concreto le indicazioni puntuali fatte dai partecipanti. Problematiche segnalate Proposte specifiche Azioni di supporto Totale GENERALE ANAGRAFE ASSENZE CONSOC GEDAP GEPAS TOTALE Infine ecco un quadro delle indicazioni generali emerse dalle diverse discussioni. 1

2 Criteri generali (come emergono dalla lettura dei report) Semplificazione Si propongono delle interfacce di navigazione più intuitive e facili da usare, e si chiede di realizzare un unico portale di accesso al sistema di banche dati che consenta condividere i dati identificativi di ogni singola amministrazione. Integrazione ed Integrare le diverse banche dati per ottimizzare il lavoro sugli ottimizzazione adempimenti, ed in particolare di evitare di dover re-inserire più volte gli stessi dati. Ogni dato relativo all amministrazione o ad un singolo dipendente immesso nelle banche dati dovrebbe sempre essere richiamabile e riutilizzabile. Armonizzazione Uniformare le banche dati, sia come interfaccia grafica che come Collaborazione (Community) FAQ ed Help Desk Trasparenza e reperibilità dati Azioni di supporto linguaggio, modalità di accesso e di immissione dati. Mantenere aperto un canale di comunicazione tra utilizzatori e utilizzatori e tra utilizzatori e dipartimento per mettere in circolo conoscenze, scambiare consigli, dialogare, ricevere informazioni e formazione on line. Sono due servizi considerati strategici. L Help Desk è considerato adeguato, mentre si chiede di rendere più fruibili ed interattive le FAQ. Il patrimonio di informazioni contenuto nelle banche dati deve essere valorizzato, integrato e reso facilmente fruibile dalle amministrazioni per aiutarle a migliorare la propria governance. Per migliorare la gestione degli adempimenti occorrono una serie di provvedimenti di regolamentazione, oltre che delle azioni a supporto delle amministrazioni impegnate. Quadro analitico Questo documento offre una lettura trasversale dei risultati delle due edizioni del primo laboratorio PERLA PA. Organizza i contributi raccolti in ciascun report distinguendo tra indicazioni di tipo generale ed indicazioni specifiche per singola banca dati. Rispetto al sistema in generale, segnala le problematiche evidenziate e le proposte raccolte, raggruppando queste ultime in funzione dei criteri generali precedentemente presentati: Semplificazione Integrazione ed ottimizzazione Armonizzazione Community FAQ ed Help Desk Trasparenza Azioni esterne di supporto Rispetto alle singole banche dati, elenca le problematiche specifiche evidenziate e le proposte, distinguendole tra: Proposte puntuali Azioni di supporto e regolamentazione Legenda Nelle pagine successive vengono presentate delle schede che in modo sintetico presentano, riorganizzandole, le diverse proposte raccolte nei report. Per ogni proposta, viene indicato tra parentesi la pagina del report in cui essa vene illustrata. Per questo le diverse proposte sono state così classificate. Ad esempio quelle emerse nella prima edizione sono numerate con il seguente criterio: 1.n = prima edizione, proposta n. Quelle della seconda edizione sono indicate con 2.n = seconda edizione, proposta n. Esempio: 2.11 = seconda edizione proposta 11 2

3 SISTEMA IN GENERALE Se ne sono occupati: 13 gruppi nella prima edizione 7 gruppi nella seconda edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE 1. Dati comuni a più banche dati, evitare la duplicazione (1.2) 2. Mancanza di un confronto tra le diverse amministrazioni (1.11) 3. Mancanza di ADSL (1.2; 1.26) 4. Eterogeneità delle banche dati sia per funzione pubblica sia per le singole amministrazioni (2.10) 5. Tempistica certa per gli adempimenti (2.10) 6. Necessità di trasmettere agli operatori (dipendenti pubblici) l importanza del valore della trasparenza per un etica della legalità (1.11) 7. Problema della tutela della privacy e del trattamento dei dati sensibili (2.20) SISTEMA IN GENERALE: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE Semplificazione 1. possibilità di avere una doppia registrazione, una per il responsabile del procedimento e una per chi inserisce i dati (1.20) 2. semplificazione dell utilizzo delle maschere con l inserimento di pulsanti per navigare nelle finestre (1.2) 3. operatività offline con upload cadenzato (1.6) 4. Programmi intuitivi per essere utilizzati senza grandi impegni di formazione (1.10) Integrazione ed ottimizzazione 5. Apertura dal portale unico di un menù con accesso diversificato per tutti i vari tipi di adempimenti telematica, con password unica per la consultazione ed accesso riservato con la propria login per i responsabili del procedimento di ogni amministrazione (2.1) 6. unica banca dati (1.9; 1.26) 7. evitare la duplicazione dei dati (1.2; 1.22; 2.6) 8. creare una piattaforma unica (1.9; 1.26, 2.20) 9. Portale unico per gli adempimenti (2.1; 2.10, 2.20) 10. Accesso unificato con un unica autentificazione per tutti gli adempimenti previsti dalla normativa vigente (1.6) 11. CV messi a disposizione una sola volta. Specificare quali sono gli elementi fondamentali da indicare nel CV e quali facoltativi e ogni quanto aggiornare i CV.(1.19; 2.10) 12. Uniformare in un unico documento di riconoscimento carta d identità, patente di guida, codice fiscale, tessera sanitaria, porto d armi ecc, al fine di unificare i dati personali, oltre a sostituire il badge personale del proprio ente di lavoro, quale deterrente alla falsa attestazione di presenza (1.23) 13. Consentire l inserimento di tutti gli adempimenti di raccolta e trasmissione dati negli obiettivi delle U.O.C. o dei settori dell Amministrazione al fine della considerazione del lavoro svolto dall Ufficio (2.6) 14. necessità che il portale unico comunichi con i data base esterni a Funzione Pubblica (SIDI, Comparto Scuola, ecc) (1.6) 15. valutare l opportunità di utilizzare un applicativo di base che consente l estrazione automatica dei dati secondo le varie finalità (adempimenti obbligatori) (es. università di Pavia) (1.9) 16. integrazione con SICO, rilevazione automatica del conto annuale da parte di Funzione Pubblica utilizzando i dati trasmessi mensilmente (1.3; 1.26) 17. recupero dello storico con la possibilità di modificare solo i campi necessari senza dover reinserire tutti i dati ogni anno 18. creazione di un fascicolo elettronico per il singolo dipendente che raccolga le informazioni relative a presenze/assenze, trasferimenti, comandi (2.20) 19. eliminare la necessità di produrre cartaceo in presenza di dati informatizzati (1.6) 20. ampliamento banche dati anche a DURC, CUP, EQUITALIA, CIG autorità di vigilanza sui contratti (1.17) 3

4 Armonizzazione Community FAQ ed Help Desk 21. avere tracciati record attinenti le varie applicazioni da popolare con i dati richiesti ed avere quindi la possibilità di caricare gli stessi nei singoli applicativi in maniera automatica (1.5) 22. è stata elaborata un ipotesi di struttura banca dati con particolare riferimento a GEDAP GEPAS vedi allegato 1 (1.8) 23. riscontro gestibile e sfruttabile di tutti i dati inseriti da parte delle singole amministrazioni (2.6) 24. definizione di tracciati record unici al fine di consentire trasmissioni di dati molto corposi e di consentire importazioni di file massivi (1.26) 25. prevedere l interlocuzione diretta con i singoli sistemi di rilevazione presenze delle amministrazioni, attraverso filtri che permettano di riconoscerne le causali per gli adempimenti, evitando la replica della rilevazione e inserimento dati, con conseguente moltiplicazione degli accessi (1.23) 26. omogeneità delle procedure e uso razionale dei dati inviati (cessare la rilevazione dei dati non utilizzati a livello centrale per determinare obiettivi e orientamenti) (1.9; 2.3; 2.15, 2.20) 27. modalità unica per la trasmissione dei dati per tutta la P.A., con possibilità di modifica ed integrazione dati (1.3; 2.2) 28. omogeneità dei programmi e loro accessibilità da un unica piattaforma della P.A. (1.10; 2.16) 29. assegnare codici comuni ai medesimi eventi da comunicare a più Enti per l aggiornamento di banche dati differenti (1.22; 2.1) 30. prevedere pagina che riepiloghi in maniera chiara gli obblighi di comunicazione e le relative scadenze (2.3) 31. creazione di un forum con la presenza di un moderatore (1.2; 1.20; 1.24) 32. Scambio di esperienze e di opinioni (2.16) 33. pubblicazione dei pareri forniti alle diverse amministrazioni costantemente aggiornati alle evoluzioni delle normative in materia affinché non sorgano diversità di interpretazioni (1.24) 34. condivisione buone pratiche (es. Sistema rilevazione assenze del Comune di Milano) (1.28) 35. apertura di un forum di discussione sul portale unico per le problematiche relative agli adempimenti delle P.A. con soluzioni immediate, auspicando nel corso delle discussione l intervento autorevole degli esperti del dipartimento Funzione Pubblica (2.12) 36. uso di strumenti telematica per l informazione continua a distanza e per l auto-formazione online (2.18) 37. videoconferenze (2.18) 38. portale gestito da figure professionali opportunamente formate che se ne occupino (2.18) 39. corsi mirati al lavoro che viene svolto (1.6; 2.18) 40. presenza di tutte le normative di riferimento per ogni adempimento, modalità di accesso, scadenza dell adempimento, stato di attuazione degli adempimenti, storico (2.1) 41. FAQ e Help Desk dovrebbero essere classificati con un indice ed un motore di ricerca (1.10) 42. Linee-guida online (1.15) 43. FAQ con risposte ai quesiti posti dal Forum (1.20; 2.16) 44. Migliorare l help desk (2.1) 45. Implementazione delle FAQ possibilmente anche con le risposte del call center (1.4) 46. aggiornamento ed arricchimento sul portale delle FAQ (1.15; 1.24; 2.12) 47. corsi di formazione da svolgere anche in videoconferenza (2.12) Trasparenza 48. Diffusione di una cultura partecipata della trasparenza (1.11) 49. dati scaricabili all occorrenza (2.1) 50. possibilità di conoscere le disponibilità di organico sul territorio nazionale (1.12) 51. report completi per ogni amministrazione per facilitare il confronto (1.8) 52. l elaborazione e l analisi del dato complessivo deve essere utilizzabile a livello locale per consentire una riflessione mirata (scostamenti dalla media come indicatore di performance o di obiettivo, parametrizzazione delle 4

5 assenze,trasparenza delle finalità, ecc.) (1.9) 53. indicare le singole responsabilità di fronte agli inadempimenti che ne provocano altri, quali indicatori negativi ai fini della misurazione delle performance (1.21) 54. rilascio online di una ricevuta o certificazione dell avvenuto invio dei dati relativi a quell adempimento (2.1) 55. possibilità di verifica e confronto dei dati tra le stesse tipologie di amministrazione (1.22) 56. possibilità di verifica e confronto dei dati tra le stesse tipologie di amministrazioni (1.3; 1.22; 2.6) AZIONI DI SUPPORTO 1. implementare linee wireless (1.18) 2. velocizzare il sistema di inserimento dati nei giorni immediatamente precedenti le scadenze (2.16) 3. Riepilogare in modo chiaro gli obblighi di comunicazione e le relative scadenze (2.14) 4. ottimizzare l utilizzo delle risorse umane con nuova e diversa valorizzazione delle competenze professionali e con maggiori possibilità operative (2.6) 5. necessità di formazione/comunicazione univoca per tutta la pubblica amministrazione (1.3) 6. predisposizione di un modello unico di comunicazione dati da utilizzare da parte di tutte le amministrazioni e spedirlo eventualmente online tramite PEC (2.2) QUADRO DI SINTESI SISTEMA IN GENERALE TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 7 Proposte specifiche 56 Azioni di supporto 6 5

6 ANAGRAFE PRESTAZIONI: LA DISCUSSIONE Se ne sono occupati: 7 gruppi nella prima edizione 5 gruppi nella seconda edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE 1. difficoltà nel reperimento all interno delle amministrazioni dei dati da comunicare all anagrafe qualora l ente sia di grandi dimensioni (1.24) 2. difficoltà a scaricare il report prodotto dai consulenti, inoltre il formato CVS non è immediatamente fruibile per successive elaborazioni (2.11) 3. aggiornamento delle FAQ (1.15) 4. il codice fiscale estero non sempre è riconosciuto dal sistema e nemmeno il codice fiscale di alcuni tribunali (2.13) 5. la data di autorizzazione di qualche anno addietro non viene riconosciuta in quanto l incarico può proseguire negli anni successivi (2.13) 6. problematiche connesse agli incarichi dei componenti CDA di società che ricevono finanziamenti pubblici in essere alla data del (2.19) 7. problematiche connesse all applicazione dell art. 20 CCNL Area Dirigenza Comparto Regioni e autonomie locali del che innova la disciplina dell omnicomprensività del trattamento economico del personale con qualifica dirigenziale (2.19) 8. problematiche in merito al silenzio-assenso relativo agli incarichi conferiti a dirigenti pubblici da parte di Amministrazioni Pubbliche (2.19) 9. difficoltà nelle concessioni delle autorizzazioni (richieste spesso difficili da interpretare) (1.7) 10. moltiplicarsi degli adempimenti obbligatori, replica di molti dati trasmessi secondo le varie finalità o i vari destinatari (1.9) 11. resistenza alle innovazioni tecnologiche (1.9) 12. difficoltà a gestire e leggere i dati (analisi ed elaborazione) per individuarne le finalità (1.9) 13. mancanza di integrazione dei dati e frammentazione degli interventi (1.9) 14. non si sa se i dati corrispondono esattamente alle motivazioni della rilevazione (1.9) 15. difficoltà nella gestione delle autorizzazioni e in particolare nel definire cosa sia saltuario ed occasionale (1.15) 16. i dipendenti o le società/enti non comunicano entro il 30 aprile gli importi erogati, nemmeno su sollecito (1.15) ANAGRAFE PRESTAZIONI: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE 1. nel caso di più incarichi allo stesso dipendente, riproporre i dati anagrafici senza doverli reinserire (2.2) 2. rendere possibile l invio dati con file.xml (2.16) 3. prolungamento del tempo della sessione (1.20) 4. Rendere disponibile l elenco dati già inserito: accesso più veloce ai dati attraverso un unico dato di ricerca (1.17) 5. Unificazione dei tracciati record (1.9) 6. Consentire il reperimento dati a livello decentrato (1.24) 7. Evitare i campi obbligatori per tipologia d incarico che impediscono l inserimento di ulteriori dati (2.3) 8. Tempistica inserimento dati e possibilità di esportazione dei report riepilogativi, nonché utilizzo di software da parte dei responsabili di settore sottoscrittori dei contratti di consulenza o del rilascio di autorizzazione di incarichi esterni ai propri dipendenti con apposite password (2.3) 9. Possibilità di stampare i report degli incarichi affidati ai dipendenti in corso di esercizio, in tempo reale (2.16) 10. conto annuale: avendo già il flusso mensile risulta inutile inviare anche il consuntivo (1.9) 11. elenco più analitico delle varie tipologie di incarico (2.2) 12. inserire l importo previsto in quanto a volte non è specificato se si tratta di saldo o acconto e può generare un errore (2.13) 13. incarichi di consulenza: possibilità di stampare i contratti direttamente dalla procedura valicando contestualmente la trasmissione richiesta dei dati (2.3) 14. indicazione del totale delle ore di incarico e il report per dipendente (2.2) 15. dare la possibilità di inserire la data di autorizzazione anche se successiva alla data di inizio 6

7 incarico (2.2) 16. eliminare il blocco dell inserimento dei pagamenti per anni precedenti (2.2) 17. report riepilogativo annuo che preveda anche l indicazione del dovere d ufficio (2.2) 18. togliere il vincolo dell obbligatorietà del campo della P.IVA o creare menù a tendina di corrispondenza amministrazione/p.iva (2.2) 19. Necessità di generare un report per gli incarichi non conclusi (1.20) 20. Per gli incarichi di consulenza, studio e ricerca, integrare i dati pubblicati sul sito web con la procedura dell anagrafe delle prestazioni, per evitare ripetizioni di inserimento dati (1.24) 21. Necessità di reperire report sugli incarichi e relativi compensi percepiti in un determinato arco temporale per valutare l autorizzabilità di altri incarichi al medesimo dipendente (1.24) AZIONI DI SUPPORTO 1. circolare esplicativa per chiarimenti sul dovere d ufficio, per l elenco analitico delle tipologie d incarico, per il modello unico di comunicazione dati (2.2) 2. monitoraggio periodico e controllo sull utilizzo effettivo dei dati (relazione annuale, elaborazione statistica, ) (1.9) 3. maggiori precisazioni sull attività di controllo a livello normativo e/o di DFP (1.27) 4. linee-guida per avere uniformità di comportamenti (1.27) 5. privilegiare i dipendenti nell assegnazione degli incarichi (1.30) 6. supporto nell individuazione degli incarichi professionali rispetto ad altre tipologie lavorative, alla luce dell evoluzione di nuove realtà (coach life, piccolo imprenditore agricolo, attività saltuarie nel mondo dello spettacolo, conciliatore, ) (2.16) QUADRO DI SINTESI ANAGRAFE DELLE PRESTAZIONI TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 16 Proposte specifiche 21 Azioni di supporto 6 7

8 Se ne sono occupati: 6 gruppi nella prima edizione 4 gruppi nella seconda edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE ASSENZE: LA DISCUSSIONE 1. difficoltà ad elaborare i dati richiesti per il monitoraggio mensile (1.16) 2. lo stesso dato deve essere aggregato ed elaborato in modo diverso (es. Lg. 69/09, flussi regionali, conto annuale, monitoraggio trimestrale ecc.) con dispendio di risorse economiche e umane (1.16; 1.19) 3. difficoltà a reperire i dati in tempo utile da parte degli uffici periferici dello Stato (2.7) 4. difficoltà a reperire, per le amministrazioni con organizzazione complessa i codici identificativi INPDAP richiesti per l accesso alla procedura online (2.21) 5. Problema dell obbligo di visita fiscale e dei mancati finanziamenti (1.28) ASSENZE: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE 1. Creazione di un report con possibilità di selezionare la motivazione dell assenza per malattia (2.21) 2. integrazione tra sistema di acquisizione online e gestione visite fiscali in caso di malattia (1.28) 3. Valutare la possibilità di differenziare la rilevazione per genere (1.14) 4. Banca dati unica che evidenzi i portatori di handicap come beneficiari dei permessi (1.25) 5. Uniformare i dati per le diverse tipologie statistiche (1.16) 6. unificare la metodologia e l invio dei dati al Dipartimento Funzione Pubblica sulla base di schemi di rilevazione condivisi per quanto possibile con gli addetti ai lavori (1.14) 7. uniformare le sanzioni previste per le assenze tra le varie amministrazioni (1.3) AZIONI DI SUPPORTO 1. chiarimento con circolare e/o direttive su cosa si intende per presenza (2.7) 2. eliminazione dai costi delle spese di personale i costi che, per il datore privato, sono a carico dell INPS (1.14) 3. chiarimento sulla sentenza della Corte Costituzionale che ha dichiarato l illegittimità dell art. 71 nella parte in cui attribuisce alle Regioni il costo delle visite medico-fiscali, tenendo conto dell obbligatorietà del medesimo controllo anche in casi di assenza per un solo giorno (2.21) 4. ricordare ai dipendenti di comunicare entro le ore 9 le motivazioni dell assenza dal posto di lavoro. Diversamente l assenza verrà considerata adesione allo sciopero se previsto in quel giorno 5. Uniformare gli adempimenti delle assenze/presenze già esistenti sul sito web dell azienda. La comunicazione deve avvenire per via informatica anche da parte del dirigente. (1.19) 6. ribaltare la discussione e denominare le rilevazioni come indici del tasso di presenza (1.14) 7. considerare non-presenze solo le seguenti casistiche: malattia; permessi retribuiti contrattuali e normativi. Considerare i congedi: matrimoniale, parentale, per formazione, congedo biennale ex Lg Testo unico per la concessione ed i controlli. (1.14; 1.25)) 8. Uniformare lo stampato medico con il quale viene riconosciuta la situazione di gravità e integrare con dati che qualificano la malattia (1.25; 2.3) 9. Inserimento e visualizzazione della diagnosi da parte dell Amministrazione ricevente nei casi specificatamente previsti (terapie salvavita, cause di servizio, ) (1.28) 10. Rapporti funzioni tra INPS ASL amministrazioni riceventi (1.28) 11. Estendere il lettore badge (in uso presso il MEF) ad altre amministrazioni pubbliche (2.5) 12. Rivedere dislivelli detrazioni malattia (es. CNR) (2.9) 13. Possibilità di ricevere online anche i referti medico-legali delle visite fiscali disposte dalle amministrazioni pubbliche (2.21) QUADRO DI SINTESI ASSENZE TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 5 Proposte specifiche 7 Azioni di supporto 13 8

9 Se ne sono occupati: 1 gruppo nella prima edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE CONSOC: LA DISCUSSIONE 1. Difficoltà nell inserimento dei dati (1.13) CONSOC: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE 1. recupero della tabella dell anno precedente per evitare il reinserimento dei dati annualmente e rendere possibile la modifica dei campi interessati che hanno subito delle modifiche. (1.13) 2. Introdurre un sistema più flessibile che tenga conto della natura delle Università, le quali, in moltissime Consorzi partecipano esclusivamente con apporto scientifico.(1.13) 3. migliore definizione della categoria di partecipazioni dell Università ad Enti esterni (Consorzi, Fondazioni, ecc.) (1.13) 4. maggiore flessibilità del campo sulla percentuale di partecipazione nel caso in cui l Università non abbia una quota del Fondo Consortile/Capitale Sociale (1.13) 5. necessità di unificare gli adempimenti amministrativi, in particolare unendo la comunicazione in una sola videata che permetta una navigazione a schede con avvisi delle future scadenze (1.13) 6. la necessità di una reportistica (1.13) AZIONI DI SUPPORTO QUADRO DI SINTESI CONSOC TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 1 Proposte specifiche 6 Azioni di supporto 0 9

10 Se ne sono occupati: 3 gruppi nella prima edizione 3 gruppi nella seconda edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE GEDAP: LA DISCUSSIONE 1. La struttura annuale non consente di monitorare il monte ore dei permessi sindacali per amministrazione (1.8) 2. Complessità nell inserimento dati (1.2; 1.8)) 3. difficoltà di accesso perché viene richiesta in modo ripetitivo la password (1.8) 4. maggior chiarezza tra rilevazioni annuali e giornaliere (1.8) 5. necessità di estrapolare i dati di una singola posizione individuale, riferita all anno, in ordine cronologico, mediante codice fiscale, indicando la sede di lavoro e la qualifica del dipendente(1.8) 6. eliminare anomalia relativa al dipendente in distacco sindacale part-time (1.8) GEDAP: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE 1. Possibilità di connettere GEDAP ad altri sistemi gestionali (tracciati record) (1.2) 2. Snellimento attraverso la possibilità di ricerca dipendenti (già iscritto o nuovo iscritto) (1.8) 3. Possibilità di caricare da parte delle singole amministrazioni il monte ore per l espletamento del mandato al fine di utilizzare un unica banca dati ai sensi dell Art. 11 CCNL 9/8/2000 e 10/2009 (1.2; 2.4) 4. Reportistica con ulteriori filtri (1.4) 5. Migliorare e semplificare la lettura del report di monitoraggio dei permessi sindacali (1.2) 6. controlli di congruità sui dati caricati (2.4) 7. visualizzare solo le organizzazioni sindacali che l Amministrazione gestisce e non tutte (1.8) 8. tracciabilità delle modifiche del responsabile del procedimento sui dati inseriti dalle utenze decentrate (1.8) 9. nell inserimento dei permessi giornalieri necessità di inserire solo la data d inizio e non quella di fine (1.8) 10. integrare la banca dati già esistente nelle amministrazioni per la rilevazione delle presenze con la procedura GEDAP (1.8) 11. gestione equivalente con GEPAS (1.2) 12. comunicazione del trasferimento da una sede di lavoro ad una sede centrale (2.8) 13. caricamento automatico del distacco sindacale (illimitato o frazionato) a cavallo dell anno (2.8) 14. eliminazione dei codici fiscali errati e accorpamento dei permessi già inseriti (2.8) 15. inserimento automatico di diverse tipologie di permessi sindacali per il medesimo dirigente sindacale (2.8) 16. possibilità di correggere il dato inserito in maniera errata nel rispetto delle 48 ore, mantenendo la corretta data di inserimento (2.8) 17. possibilità di gestire tutte le modifiche del dato inserito in particolare la sigla sindacale a cui appartiene il dipendente senza dover cancellare totalmente il dato già esistente nel sistema (1.4) 18. blocco di ulteriori inserimenti di permessi sindacali dal momento in cui risulta presente a sistema uno sforamento del monte ore a cui si riferisce l istituto contrattuale (es. monte ore organismi statutari art. 11 CCNQ/98) (1.4; 2.8) 19. implementare la sezione monitoraggio monte ore : monte ore aziendale da fruire, monte ore fruito, monte ore disponibile (1.4) 20. unica maschera che riporti tutti i campi da inserire (1.4) 21. report che consentano una stampa immediata semplificata di facile comprensione per inviare i dati alle Sigle interessate (1.4; 1.8) 22. introdurre la possibilità che la procedura riconosca un dipendente già iscritto alla GEDAP per una variazione o estrapolazione del dato in automatico rispetto ad un non iscritto (1.8) 10

11 AZIONI DI SUPPORTO 1. includere tutti i testi delle normative relative alle prerogative sindacali (1.4) 2. inserimento delle indicazioni da parte delle OO.SS. dell esatta titolarità a fruire delle prerogative sindacali (2.15) 3. evidenziare la responsabilità delle OO.SS. dell esatta imputazione relativamente al monte ore corrispondente (2.15) 4. formazione mirata (2.4) Possibilità di accreditamento dei dirigenti sindacali da parte delle OO.SS. direttamente dal sistema (2.4) 5. Possibilità di accreditamento dei dirigenti sindacali da parte delle OO.SS. direttamente dal sistema (2.4) 6. traslare la responsabilità di registrazione in GEDAP dalle amministrazioni ai lavoratori che usufruiscono dei permessi sindacali, pena la responsabilità disciplinare (1.8) 7. comunicazione trimestrale traslata dalle amministrazioni alle organizzazioni sindacali che dovrebbero interagire con la lettura dei dati GEDAP (1.8) 8. inserimento dati (anche nomine e revoche dei dirigenti sindacali) a cura delle OO.SS. cui spetterebbe così maggior responsabilità (2.4; 2.8) QUADRO DI SINTESI GEDAP TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 6 Proposte specifiche 22 Azioni di supporto 8 11

12 Se ne sono occupati: 3 gruppi nella prima edizione 2 gruppi nella seconda edizione PROBLEMATICHE SEGNALATE GEPAS: LA DISCUSSIONE 1. difficoltà nella rilevazione dati sul personale turnista (h. 12/24) (1.1) 2. tempi lunghi per la trasmissione dati (mancanza di ADSL) (1.1; 1.2) 3. molteplicità delle fonti dati (1.1) 4. invio dati parziali (1.1) 5. difficoltà nella raccolta dato di adesione allo sciopero entro le ore 12 della stessa giornata di proclamazione (1.29; 2.14) GEPAS: LE PROPOSTE PROPOSTE SPECIFICHE 1. Report annuali (2.17) 2. Database relazionale con GEDAP (1.2) 3. Necessità di comunicare online i dati dello sciopero con una procedura di accesso più facilitato (1.29; 2.17) 4. Necessità, rispetto al comparto scuola, di unificare la rilevazione dei dati dello sciopero con la procedura di decurtazione delle competenze stipendiali (vedi sciop.net) (1.29) AZIONI DI SUPPORTO 1. Consentire di effettuare la comunicazione dell assenza per sciopero entro il giorno successivo (2.14) 2. Comunicazione dei tassi d assenza entro il 15 del mese successivo (così da inserire le assenze per sciopero) (2.14) 3. Possibilità di inserimento in sede locale per le Amministrazioni con sedi periferiche (2.17) 4. impostare GEPAS come GEDAP nominando in ogni ufficio periferico del Personale, un responsabile del procedimento, munirlo di password e codice identificativo per trasmettere i dati al sistema centrale. (1.1) 5. Comunicazione preventiva degli scioperi da parte di Funzione Pubblica agli uffici del personale attraverso PEC (2.17) 6. Estensione del tempo necessario a fornire i dati definitivi a 3 giorni lavorativi (1.1; 1.29) 7. Chiarire quale modalità utilizzare per comunicare i dati (tra fax, con file Excel o altro) (1.29) QUADRO DI SINTESI GEPAS TOTALE PROPOSTE Problematiche segnalate 4 Proposte specifiche 5 Azioni di supporto 7 12

13 ALLEGATO 1 Come presentato in proposta 1.8 struttura banca dati con particolare riferimento a GEDAP GEDAS. Aspetto formale MASCHERA INIZIALE AUTENTICAZIONE UTENTE (USERNAME E PASSWORD) MASCHERA CON PULSANTI RELATIVI AI DIVERSI ADEMPIMENTI AI QUALI L UTENTE IN FASE DI REGISTRAZIONE È STATO AUTORIZZATO DAL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DELL AMMINISTRAZIONE DI APPARTENENZA. ES. GEDAP GEPAS ANAGRAFE ECC. SI CLICCA ES. SU GEDAP E APPARE UNA FINESTRA NELLA QUALE INSERIRE IL CODICE FISCALE PER LA RICERCA DEL DIPENDENTE CERCA SE LA RICERCA NON DA RISULTATI SI PROCEDE CON UN NUOVO INSERIMENTO N.B. OGNI DIPENDENTE DEVE ESSERE INSERITO UNA VOLTA SOLO E LA SUA MASCHERA DATI DEVE POTER ESSERE RICHIAMATA ANCHE SE SI ACCEDE AD ALTRE FUNZIONI TIPO GEDAS O ANAGRAFE PRESTAZIONI ECC. LA MASCHERA DEL DIPENDENTE DEVE CONTENERE I DATI ANAGRAFICI, I DATI DELL ENTE PER CUI LAVORA E IL TIPO DI CONTRATTO (INDETERMINATO, DETERMINATO ECC.) IN QUESTA MASCHERA DEVONO ESSERE PRESENTI I PULSANTI FUNZIONE VARIAZIONE DATI INSERISCI PERMESSO STAMPA REPORT O ESPORTA FILE VARIAZIONE DATI APERTURA SOTTOMASCHERA ES. FOGLIO REPORT DATI PRESENTI NELLA PER INSERIMENTO PERMESSO DIPENDENTE CON ELENCO MASCHERA DIPENDENTE MESI, ORE E MINUTI ED IL TOTALE NOME COGNOME ORE MINUTI GENN. FEBBR. MARZO APRILE TOTALE 13