MANUALE DI UTILIZZO DELLE FUNZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLE PRESENZE

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1 MANUALE DI UTILIZZO DELLE FUNZIONI DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLE PRESENZE Numero Documento 2 Data documento 28 ottobre 2011 Identificativo documento Tipologia documento Unità di Servizio Emittente Destinatario Manuale d uso applicativo Personale Personale Luspio Redazione Verifica Approvazione Andrea Poggi Emanuele Imbrighi Alessandro Mecarelli Muarizio Bausi Cristiano Nicoletti

2 SOMMARIO 1. TIMBRATURA SUL LETTORE DI BADGE.. Pag SISTEMA DI GESTIONE DELLE PRESENZE 2.1 Accesso al sistema Modalità di accesso. Pag.2 Uso di Username e password Pag Visualizzazione al menù principale. Pag CONSULTAZIONE Cartellino Composizione cartellino. Pag. 5 Orario e timbrature elaborate/originali e voci base.. Pag. 6 Totali e stampe.. Pag Riepilogo mensile. Pag GESTIONE Giustificativi Pag. 9 Inserimento nuovi giustificativi. Pag. 10 Modifica e cancellazione giustificativo Pag Timbrature Inserimento timbrature. Pag. 14 Gestione timbrature: Stato/Esito Pag. 15 Cancellazione/Modifica timbrature. Pag. 16

3 1 TIMBRATURA SUL LETTORE DI BADGE Il badge deve essere strisciato nell apposita scanalatura con la banda magnetica rivolta verso l alto. ENTRATA : Il passaggio del badge attraverso il lettore marcatempo deve essere effettuata da sinistra verso destra. USCITA : Il passaggio del badge attraverso il lettore marcatempo deve essere effettuata da destra verso sinistra. Se la timbratura è stata accettata il lettore emetterà un solo suono (Bip) e apparirà sul display il numero di posizione ed il messaggio entra o esce. Se la timbratura non è stata accettata il lettore emetterà un doppio suono (Bip,Bip) ed il display mostrerà il messaggio RIPETERE. 1

4 2 SISTEMA DI GESTIONE DELLE PRESENZE 2.1 Accesso al sistema tramite web Per la consultazione dei propri dati relativi alle presenze ed agli orari si può accedere al servizio intranet usando l indirizzo (URL) oppure L accesso, sia dall interno che dall esterno dell Ateneo, alla procedura avviene cliccando sul collegamento presente nella pagina del sito dell Ateneo, seguendo il percorso: Home/Ateneo/Servizi per il Personale/Servizi per il personale Tecnico-Amministrativo e cliccando sulla voce Sistema di rilevazione presenze tramite web (come indicato nella figura di seguito) ovvero: 2

5 Per accedere al sistema inserire i dati di autenticazione usando le credenziali della posta elettronica. Digitare nel campo Username la propria username della posta elettronica (es. per e.imbrighi@luspio.it dovrà digitare e.imbrighi); Digitare nel campo Password la password associata alla propria casella di posta elettronica. Per accedere selezionare il tasto Conferma. 3

6 2.2 Visualizzazione Menù principale Una volta effettuato l accesso verrà visualizzata la pagina personale dell utente come illustrato nella figura sottostante: La pagina mostra nella parte superiore della schermata il menù principale dell applicazione Time Web che è suddiviso in: CONSULTAZIONE: le voci di questo menù servono per consultare: cartellino (visualizza le timbrature originali e/o elaborate e il vostro orario). riepiloghi mensili prospetti giustificativi GESTIONE: le voci di questo menù vengono utilizzate per gestire l inserimento di: giustificativi (relativi alle vostre assenze). timbrature (relative alle modifiche inerenti le omissioni di timbrature). la voce LOGOUT consente di uscire dal sistema.. 4

7 2.3 CONSULTAZIONE Cartellino Per consultare il proprio cartellino, inserire nelle apposite caselle i dati di selezione (inizio e fine periodo) nel seguente formato gg/mm/aa (oppure posizionarsi sul calendario e scegliere direttamente il giorno) e digitare il tasto Aggiorna. Il cartellino risulta composto dai seguenti campi: 1. DATA: visualizza il giorno del mese; 2. STATO: visualizza lo stato di elaborazione da parte del sistema, che può indicare le seguenti tipologie: a. ELAB. GG. Indica che la giornata è stata chiusa correttamente e non presenta quindi anomalie; b. CORR. GG: indica che la giornata è stata elaborata, ma presenta delle anomalie, per cui il programma non ne consente la chiusura; c. DA ELAB: indica che la giornata non è stata ancora elaborata. 3. TIMBRATURE ELABORATE: visualizza le timbrature elaborate dalla procedura in base all orario svolto. 4. TIMBRATURE ORIGINALI: visualizza le timbrature originali effettuate con il badge dal dipendente. 5. VOCI BASE: visualizza lo stato di elaborazione della giornata con l orario ordinario diurno con la propria pausa pranzo e le indicazioni di eventuali giustificativi, assenze, straordinari. 6. ANOMALIE: V = la spunta verde indica che nella giornata non si segnala alcuna anomalia X = la crocetta rossa indica che nella giornata esistono delle anomalie Cliccando sulla X rossa l applicazione segnala il motivo della anomalia. 7. GIUST.: indica l icona dell eventuale giustificativo richiesto. 5

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9 Per visualizzare i totali del lavoro straordinario e del numero di incentivi relativi al periodo in esame, selezionare il link Visualizza totali. Per effettuare la stampa è sufficiente cliccare il link Stampe, selezionare (nella finestra che appare come illustrato nella figura seguente) la tipologia di stampa e premere su Conferma. 7

10 CONSULTAZIONE Riepilogo mensile Permette di visualizzare nel periodo di riferimento il riepilogo dei giustificativi richiesti, delle indennità accessorie e della situazione oraria positiva/negativa. Cliccando sul tasto Aggiorna viene visualizzata una tabella contenente le informazioni relative al mese di riferimento (indicato nelle colonne). 8

11 2.4 GESTIONE Giustificativi Le voci di questo menù vengono utilizzate per gestire l inserimento dei giustificativi di assenza e delle omesse timbrature (giustificativi timbrature) Accedendo al menù e cliccando su Giustificativi viene visualizzata la seguente finestra: 9

12 Inserimento nuovi giustificativi Per inserire un nuovo giustificativo: Selezionare la voce inserisci Selezionare nel campo Voce la tipologia del giustificativo da richiedere Inserire la Data inizio e Data fine Selezionare il tasto Conferma Il giustificativo richiesto verrà inviato al proprio diretto responsabile. Lo stato inviato viene evidenziato e visualizzato nel campo Esito. Lo stato validato verrà evidenziato e visualizzato nel campo Esito solo dopo la relativa convalida del responsabile. Se il giustificativo copre l intera giornata lavorativa basta selezionare la voce relativa alla giustificazione, inserire il periodo e premere Conferma 10

13 Se il giustificativo è relativo ad un riposo parziale (ovvero che copre una parte della giornata lavorativa es. riposo compensativo parziale, permesso per vis. medica, servizio esterno) dovrà essere obbligatoriamente specificata la Durata della propria giornata di lavoro espressa in ore (Es. giornata di 4 ore digitare 0400; giornata di 8 ore digitare 0800). Modifica e cancellazione di un giustificativo E possibile modificare un giustificativo già inserito, ma non ancora validato dal Responsabile. E sufficiente posizionarsi sulla riga relativa al giustificativo che si vuole modificare e cliccando due volte apparirà la finestra con i dati relativi al giustificativo da modificare 11

14 La cancellazione dei giustificativi richiesti potrà avvenire solo prima della convalida del proprio responsabile, selezionando il giustificativo da cancellare e successivamente il tasto annulla. Se il giustificativo è già stato validato dal Responsabile, la procedura non consente la modifica. In questo caso è necessario contattare l Ufficio del Personale che provvederà alla cancellazione del giustificativo inserito erroneamente. 12

15 GESTIONE Timbrature In caso di omessa timbratura per dimenticanza o smagnetizzazione del badge attenersi al seguente procedimento: Selezionare la voce gestione dal menù principale Selezionare la voce timbrature 13

16 Inserimento Timbrature Selezionare la voce inserisci Selezionare nel campo Motivazione la tipologia della richiesta Inserire l eventuale Causale Inserire la Data Inserire la Ora Inserire il Verso (entrata / uscita) Selezionare il tasto Conferma 14

17 La timbratura richiesta verrà inviata al proprio diretto responsabile. Lo stato inviato viene evidenziato e visualizzato nel campo Esito. Lo stato validato verrà evidenziato e visualizzato nel campo Esito solo dopo la relativa convalida del responsabile. 15

18 Cancellazione Timbrature La cancellazione delle timbrature richieste potrà avvenire solo prima della convalida del proprio responsabile, selezionando la timbratura da cancellare e successivamente il tasto elimina. Modifica Timbrature La modifica delle timbrature richieste potrà avvenire solo prima della convalida del proprio responsabile, quindi con lo stato Aperto, cliccando due volte sulla timbratura da modificare. L Ufficio del Personale è a disposizione per qualsiasi chiarimento ai seguenti numeri telefonici: 06/ / ufficio.personale@luspio.it 16