Manuale Polizze Manager. ver 1.0

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1 Manuale Polizze Manager ver 1.0 Ultima revisione: 18/07/2011

2 Indice Manuale Polizze Manager Indice Introduzione Funzionamento di base Compagnie Agenti Agenti > Gestisci commissioni Configurazione > Commissioni agente > Nuova regola Anagrafiche Polizze Polizze > Filtro Polizze > Modifica stati... Polizze > Genera rinnovi... Polizze > Importa da file... (solo per agenzie Sara) Comunicazioni Comunicazioni > Archivio comunicazioni Comunicazioni > Comunicazioni in uscita Comunicazioni > Modelli di contatto Cassa Cassa > Registra movimento Cassa > Nuovo girocassa Gestisci casse Cassa > Riepilogo Configurazione Configurazione > Carte di credito Configurazione > Modalità di pagamento Configurazione > Impostazioni Configurazione > Cambio password Configurazione > Log out Configurazione > Assistenza Configurazione > Acquista SMS Configurazione > Info

3 Introduzione PolizzeManager è lo strumento nato per semplificare la gestione di un agenzia assicurativa e/ o di brokeraggio assicurativo. Per sua natura può essere utilizzato attraverso una moltitudine di dispositivi quali PC, Tablet e Smartphone, purché dotati di connessione ad internet e browser compatibile. L intera applicazione, infatti, opera attraverso un pool di server destinati alla gestione di un intero portafoglio clienti/contratti, consentendo l archiviazione di titoli, anagrafiche, incassi, provvigioni e quant altro possa servire alla conduzione quotidiana di una tipica agenzia di brokeraggio assicurativo. Particolare menzione va alla possibilità di gestire campagne campagne marketing mirate dirette ai propri clienti attraverso vari media quali , sms, fax, e posta nonché alla funzionalità di archiviazione documentale, sempre accessibile da qualsiasi terminale. Funzionamento di base L architettura dell'applicazione è stata studiata in modo da renderne immediato ed intuitivo l'utilizzo. Infatti, una volta compresa la logica di base (volutamente condivisa tra le varie aree) diverrà molto semplice destreggiarsi tra le varie funzionalità dell applicazione. L interfaccia è divisa in aree, quasi tutte organizzate con una logica comune che prevede: Un Archivio degli elementi inseriti Un pulsante Nuovo o Aggiungi per l'inserimento di nuovi elementi (in cima all'archivio e, molto spesso, nel menù dedicato all'area) Un Filtro per la ricerca degli elementi in archivio Una serie di Pulsanti accanto ad ogni singolo elemento in archivio, necessari alla gestione dell elemento stesso Il significato di elemento varia a seconda della sezione considerata. Ad esempio, nella sezione Anagrafiche troviamo: Un Archivo delle anagrafiche inserite Un pulsante Nuova anagrafica, presente sia in cima alla lista che nel menù Anagrafiche, necessario all'aggiunta di una nuova scheda Un Filtro per la ricerca di nominativi attraverso la definizione di uno o più parametri Una serie di Pulsanti, accanto ad ogni anagrafica, che ne consentono Modifica, Cancellazione, visualizzazione Dettaglio, etc. Particolare attenzione va dedicata al Filtro in quanto potente strumento che, grazie ad una moltitudine di parametri, consente di individuare elementi in archivio che condividono una o più caratteristiche.

4 Per ogni area, il sistema di filtraggio è strutturato in modo da rendere sempre più fine la grana di ricerca man mano che vengono valorizzati i parametri nello stesso. Una volta valorizzati i parametri necessari alla propria ricerca, Il filtro entra in azione facendo click sull'apposito pulsante Filtra ed in qualsiasi momento può essere rimosso facendo click sull'apposito tasto Elimina filtro. Al fine di evitare errate interpretazioni dei risultati delle ricerche, è importante sottolineare che, una volta impostato un filtro su di uno specifico campo, vengono visualizzate le sole voci che soddisfano tutti i vincoli imposti, escludendo automaticamente tutte le voci per le quali non è stato specificato il campo indicato. Ad esempio, specificando nel filtro un range di età, non rientreranno nei risultati le anagrafiche per cui non è stata specificata la data di nascita. Questo perché in fase di inserimento non è necessario compilare tutti i campi, bensì solo quelli strettamente necessari alle proprio contesto. Tuttavia la maggior parte delle schede è caratterizzata da alcuni campi che devono obbligatoriamente essere specificati per una corretta archiviazione delle informazioni. Sarà però sempre possibile individuare tali campi in quanto contrassegnati da un asterisco. Provando ad inserire una scheda senza compilare tutti i campi contrassegnati, sarà segnalata l'impossibilità di proseguire. Compagnie Consente di indicare le compagnie con cui l agenzia lavora, per poi collegare a queste i contratti in portafoglio. Sarà possibile inserire, modificare e cancellare compagnie a piacimento. Agenti Consente di definire gli agenti/subagenti che operano all interno dell agenzia ed ai quali andranno riconosciute provvigioni in relazione al portafoglio gestito. Per ogni agente è possibile specificare: Nome e Cognome/Ragione sociale. Consentono di individuare l agente e concorrono a definire il campo Archivia come, utile per le ricerche ed i riferimenti nelle altre aree del software. Il valore suggerito (generato come COGNOME+NOME) può anche essere modificato. Codice Agenzia. Corrisponde al codice ufficiale con cui l agente è censito a livello di Compagnia. Codice interno agente. Corrisponde ad un eventuale codice secondario (interno all agenzia e quindi ufficioso) con cui l agente è censito. Ritenuta d acconto. Definisce la ritenuta che va detratta in fase di calcolo provvigionale. Gruppo di appartenenza. Può essere utilizzato nel caso in cui il portafoglio di più agenti,

5 facenti capo ad una sola compagnia esterna, debba essere inteso come pacchetto unico in fase di calcolo provvigionale. Specificando quindi un gruppo di appartenenza, i titoli rimarrebbero collegati ai rispettivi agenti ma, in fase di calcolo provvigionale, verrebbe generato un singolo report facente capo al gruppo indicato. Per le agenzie SARA. Affinché venga mantenuto una corretta relazione tra agenti e polizze in portafoglio, è necessario che nome e cognome dell agente rispecchino ESATTAMENTE quanto estrapolato da Sara Power. Siccome il sistema crea automaticamente le schede degli agenti in fase di importazione dei report, si suggerisce di non creare preventivamente anagrafiche degli agenti bensì di estendere quelle importate dai report, specificando solo i parametri non definiti come ritenuta d acconto, codice interno agente, etc.. Agenti > Gestisci commissioni Da tale sezione è possibile definire le commissione da riconoscere ai vari agenti sulla base delle polizze incassate. E possibile specificare varie regole che possono concorrere al calcolo delle provviggioni. Per comprenderne il funzionamento, si analizza l inserimento di una singola regola e relative voci da specificare. Configurazione > Commissioni agente > Nuova regola In fase di inserimento viene chiesto di specificare quanto segue: Agente. Corrisponde all agente a cui riconoscere la provvigione in oggetto. E anche possibile valorizzare il campo con la voce Tutti gli agenti. Opzioni. Seleziona il ramo o l opzione su cui riconoscere la provvigione. Le voci in grigio servono solo come raggruppamento visivo e non possono essere selezionate. Tipologia. Stabilisce se riconoscere una commissione fissa o percentuale. L opzione selezionata in tale campo varia l interpretazione del campo successivo. Valore. Corrisponde al valore da riconoscere come commissione e può assumere sia un valore in Euro che in Percentuale, a seconda di quanto specificato nel campo precedente. Il campo deve essere specificato in forma numerica, senza simboli di o %. Calcola su. Definisce l importo base su cui calcolare le provviggioni (utile solo per Tipologia Percentuale). Il calcolo potrà essere effettuato sull Imponibile o sulle Commissioni Agenzia. E però da sottolineare che tale impostazione potrebbe essere sovrascritta per le polizze nelle quali viene specificata una Base per commissioni. Per tale specifica polizza, infatti, il calcolo si svolgerà sulla Base per Commissioni definita. Stesso discorso per ciò che concerne le polizze nelle quali è stata specificata una Commisione Fisse, per le quali eventuali parametri specificati in questa sezione verranno completamente ignorati. Aggiungendo varie regole, è possibile che una polizza soddisfi due o più regole che, in tal caso, coopereranno nel calcolo provvigionale facendo sì che i valori scaturiti dall applicazione delle regole coinvolte vengano sommati.

6 Ad es.: Supponiamo di definire, per uno specifico agente, le seguenti regole: Ramo Auto: provvigione del 5% sull imponibile Incendio e furto: provvigione fissa di 3 Per una polizza avente imponibile pari a 100,00, le commissioni riconosciute all agente saranno pari a 3 (commissione fissa scaturita dal ramo) + 5 (commissione del 5% su 100,00 per la garanzia accessoria Incendio e furto) = 8. Tale logica viene applicata anche alle commissioni definite per Tutti gli agenti e/o per uno specifico Agente. Ad es.: Supponiamo di definire le seguenti commissioni: Tutti gli agenti - Ramo Auto: commissione del 3% sull imponibile Agente Mario Rossi - Ramo Auto: commissione del 2% sull imponibile Per una polizza del Ramo Auto stipulata dall'agente Mario Rossi, la commissione riconosciuta sarà quindi pari al 3%+2%=5% dell imponibile. Gli esempi suddetti suppongono che la commissione venga calcolata sull'imponibile, ma nel caso di commissioni calcolate sulle Provvigioni Agenzia le considerazioni saranno le medesime, con l'unica differenza che l'importo alla base dei calcoli sarà naturalmente il valore imputato come Commissione Agenzia nella scheda della polizza. Si ricorda che e' possibile specificare anche valori negativi. Anagrafiche Consente di gestire le anagrafiche di clienti ed altri soggetti terzi a cui sarà possibile far riferimento nelle altre aree del software. Per ogni nuovo nominativo è possibile specificare: Nome e Cognome/Ragione sociale. Consentono di individuare il contraente e concorreranno a definire il campo Archivia come, utile sia per le ricerche che per i riferimenti nelle altre aree del software. Il valore suggerito (generato come COGNOME+NOME) può anche essere modificato. Codice fiscale/p.iva. Da compilare Codice Fiscale o Partita Iva a seconda che si tratti di un privato o di un azieda. Data di nascita e Sesso: da compilare con i rispettivi valori. Indirizzo. Nello specifico Via, Cap, Citta, Provincia e Nazione. Tali dati potranno essere utilizzati successivamente come indirizzi di destinazione nell invio di eventuali comunicazioni postali. Recapiti. Nello specifico Telefono, Fax, Cellulare, e Mezzo di contatto preferito. Cellulare ed saranno utili nell invio di eventuali comunicazioni via SMS o e- mail.

7 Dati statistici e di marketing. Quali Figli, Animali, Casa di proprietà, Titolo di studio, Attività, Professione, Consensi, Carte di credito, Hobby & Sport ed eventuali Note. Tali dati potranno risultare molto utili durante campagne di comunicazione mirate, destinate ad un target specifico. Degni di nota ulteriore sono il campo Attività, in cui sarà possibile specificare una qualsiasi attività censita con codice ATECO, ed il campo Professione nel quale sarà possibile inserire un qualsiasi testo libero (riutilizzabile negli inserimenti successivi). Sulla singola scheda anagrafica in archivio è possibile: Visualizzare il dettaglio della scheda Gestire un contatto diretto verso il cliente (vedi sezione Contatti per le specifiche). Aggiungere eventuali altri indirizzi al nominativo, così da tenerne traccia anche se non più attivi Modificare la scheda, aggiornandola e/integrandola con ulteriori informazioni Cancellare la scheda Le schede possono essere ricercate sia attraverso il navigatore per lettera che attraverso il filtro, entrambi posti in cima alla lista. Il navigatore per lettera consente, specificando l iniziale, di visualizzare tutti i nominativi che iniziano per tale lettera (verrà considerata la prima lettera del campo Archivia come che, se compilato come suggerito dal sistema, corrisponderà all iniziale del cognome). Il filtro, invece, consente di ricercare i nominativi definendo una o più proprietà da ricercare. Come ogni altro filtro, più numerosi saranno i valori specificati, più ristretta potrà essere la lista visualizzata. L archivio consente anche di effettuare comunicazioni di massa a tutte le anagrafiche visualizzate e/o estrapolate dal filtro. Per far ciò è sufficiente selezionare il mezzo attraverso il quale inviare il messaggio utilizzando uno dei pulsanti posti in cima alla lista (Invia SMS, Invia , Genera Fax, Genera Lettera). Ad esempio, attraverso un sapiente uso del filtro, potremmo contattare tutte le anagrafiche di sesso femminile in età compresa tra i 25 ed i 65 anni e proporre loro una nuova polizza dedicata alle casalinghe. Campi come Consenso e Mezzo preferito potrebbero essere utili per limitare il contatto ai soli clienti che avranno fornito il consenso, utilizzando il mezzo da questi preferito in fase di registrazione. In termini pratici tutto ciò si traduce nei seguenti semplici passaggi: Compilazione dei campi del filtro richiesti dalla campagna (es.: età e sesso) Pressione del tasto Filtra con conseguente visualizzazione delle anagrafiche in archivio rispondenti ai parametri impostati Pressione del pulsante dedicato al mezzo da utilizzare per contattare le anagrafiche visualizzate (sms, , fax, lettera). Se necessario, è anche possibile contattare i singoli contraenti facendo click sull apposito pulsante posto in corrispondenza di ogni nominativo. Si verrà rediretti allo storico contatti della

8 specifica anagrafica selezionata. Per i parametri specificabili in fase di invio di un messaggio, sia ai gruppi che ai singoli, si rimanda al paragrafo dedicato alla gestione dei contatti. Per le agenzie SARA. Affinché venga mantenuta una corretta relazione tra contraenti e polizze in portafoglio, è necessario che nome e cognome del contraente rispecchino ESATTAMENTE quanto estrapolato da Sara Power. Siccome il sistema crea automaticamente le schede dei contraenti in fase di importazione dei report, si suggerisce di non creare preventivamente anagrafiche dei contraenti bensì di estendere quelle importate dai report, specificando solo i parametri non definiti, ma necessari alla propria attività. Polizze Consente di archiviare e gestire tutto il portafoglio polizze dell'agenzia. L elemento principe di tale sezione è il titolo e pertanto le polizze stipulate vengono identificate dai titoli per queste emessi. Per ogni quietanza, sostituzione o rinnovo saranno presenti altrettanti titoli che consentiranno di ricostruire la storia della relativa polizza. In fase di inserimento di una nuova polizza e/o titolo è possibile specificare: Numero polizza. Identifica univocamente il contratto, come indicato dalla compagnia. Tipologia. Consente di specificare il ramo della polizza, se Auto, Vita o Danni. Contraente. Identifica il contraente della polizza, da ricercare all'interno delle anagrafiche in archivio. Nel caso in cui non fosse disponibile, è possibile creare contestualmente la scheda anagrafica necessaria. Data effetto. Corrisponde alla data di effetto del titolo. Frazione. Consente di specificare il frazionamento del contratto, ossia se Annuale, Semestrale, Quadrimestrale, Trimestrale o Unico. Specificando Data effetto e Frazione, il sistema calcolerà autonomamente la Data di scadenza del titolo. Movimentazione. Corrisponde allo motivazione per cui il titolo è stato emesso, ossia se corrisponde ad una polizza Nuova, ad una Quietanza, un'appendice, un Rinnovo od una Sostituzione. Per default viene impostato a Nuova. Data chiusura contratto. Corrisponde alla data di chiusura contratto, utile per i contratti pluriennali. Identifica quindi la data oltre la quale la polizza non dovrà più subire rinnovi. Importo lordo. Corrisponde all'importo lordo del titolo. Imponibile. Corrisponde all'imponibile del titolo. Può essere utilizzato anche come punto di partenza per il calcolo provvigionale. Stato pagamenti. Corrisponde allo stato del pagamento del titolo. Può assumere i valori Da Incassare, Incassata e Sostituita oppure assumere altri stati utili a gestire casistiche di Annullamento, Reso e Storno. Data incasso. Consente di memorizzare la data in cui la polizza è stata incassata. Mezzo di incasso. Consente di memorizzare il mezzo utilizzato per effettuare l'incasso. I valori specificabili possono essere personalizzati attraverso l'apposita sezione Modalità di pagamento.

9 Commissioni Agenzia. Consente di tenere traccia delle commissioni spettanti all'agenzia. Può essere utilizzato anche come base per il calcolo provvigionale. Agente. Consente di collegare la polizza ad uno specifico agente. Base per commissioni. Consente di specificare una base diversa per il calcolo provvigionale. Specificando tale valore, in fase di calcolo verranno ignorati Imponibile e Commissioni Agenzia, e le provvigioni verranno calcolate su tale valore. Può servire per assegnare una particolare commissione all'agente ignorando eccezionalmente le formule di calcolo provvigionale impostate. Commissioni fisse. Può essere compilato con un preciso importo e, come la Base per commissioni, serve ad assegnare una commissione diversa all'agente. Se specificato, avrà priorità rispetto alla Base per commissioni e renderà fissa la commissione riconosciuta all'agente per quella polizza. Targa/Rif. Consente di specificare la targa e/o un qualsiasi riferimento per la polizza in questione. Può essere utilizzato successivamente per individuare velocemente le polizze attraverso i filtri e/o essere utilizzato come riferimento nelle comunicazioni ai contraenti. Note. Consente di salvare delle note sulla scheda della polizza. Altri dettagli. Consenti di salvare, in forma testuale, altri dettagli normalmente non previsti nella scheda polizza. Documenti. Nella versione con archiviazione remota, è possibile allegare alla polizza uno o più documenti. Una volta caricati i file sarà possibile, attraverso un apposito elenco, specificare quale documentazione è stata allegata alla polizza per poi effettuare ricerche sulla base dei documenti caricati. Non vi sono limiti in termini di numero di file, né per singola polizza né nell intero archivio, ma vi sono limiti riguardanti lo spazio disco da questi occupato. Nello specifico, ogni file può avere una dimensione massima di 1Mb ed il totale dei file in tutte le polizze non può eccedere lo spazio acquistato. Una volta compilati i campi suddetti, sarà possibile premere sul tasto Prossimo passo per procedere con l'inserimento dei dati. Nella schermata successiva verranno richieste informazioni specifiche sulla polizza, strettamente collegate al ramo selezionato nel primo step. Tali dati non sono obbligatori e possono essere omessi se non necessario. Per le agenzie SARA. Per gran parte dei file importati da Sara Power, PolizzeManager è in grado di importare il codice prodotto del relativo titolo esportato. Una volta popolato l'archivio delle polizze, sarà possibile gestire le stesse attraverso la sezione Archivio (Polizze > Archivio polizze). Accanto ad ogni polizza verranno visualizzati i seguenti bottoni: Dettaglio. Mostra, in sola lettura, il dettaglio della polizza. Rinnova. Consente di generare un rinnovo del titolo, prorogando così la scadenza del contratto. In tal caso il titolo principale resterà in archivio e ne verrà aggiunto uno nuovo, con le medesime caratteristiche del precedente ad eccezione della data di emissione e di scadenza che saranno aggiornate sulla base del frazionamento scelto

10 originariamente. Verrà mantenuto un legame tra le due polizze per risalire dalla sostituita alla sostituente e vice-versa.

11 Sostituisci. Consente di effettuare la sostituzione di un titolo. Il nuovo titolo inserito andrà a sostituire l'originario. Verrà mantenuto un legame tra le due polizze per risalire dalla sostituita alla sostituente e vice-versa. Contatti. Visualizza tutti i contatti registrati per quella specifica polizza. Consente, inoltre, di pianificare nuovi invii per tale polizza. Per i dettagli sul funzionamento si rimanda al paragrafo che descrive la gestione dei Contatti. Modifica. Consente di apportare modifiche alla polizza selezionata. Elimina. Consente di cancellare la polizza selezionata. Verrà richiesta una conferma prima della cancellazione. In corrispondenza di ogni polizza, inoltre, potrà essere presente un segno di spunta etichettato come Versato. Tale flag consentirà di tener traccia del fatto che l importo lordo del titolo è stato versato nelle casse dell Agenzia. Per poter utilizzare al meglio la gestione di incassi e versamenti è necessario comprendere appieno la logica di funzionamento del software in tale contesto. Il sistema si basa sul fatto che gli stati della vita di una polizza si evolvono solitamente come segue: Da incassare > Incassata > Versata Nello specifico, in fase di emissione di una nuova polizza (e relativa creazione del nuovo titolo in PolizzeManager) la stessa viene considerata Da incassare. Il sistema propone infatti lo stato omonimo. Appena l agente (o la stessa Agenzia) incassa l importo, il corrispondente titolo viene considerato Incassato. Una corretto utilizzo del software richiede che il titolo venga modificato impostando ad Incassato anche lo stato della polizza nella scheda del titolo. Una volta che l agente versa la somma presso le casse dell Agenzia, la polizza dovrebbe infine essere marcata come Versata. Seguendo scrupolosamente questa logica è possibile tenere traccia di tutto il flusso di pagamenti effettuati per il titolo in oggetto, dall emissione, all incasso al versamento in Agenzia. Polizze > Filtro Nel caso in cui si renda necessario individuare una specifica polizza e/o un gruppo di polizze classificabili per una o più caratteristiche comuni, è possibile fare uso dei filtri posti in cima all'archivio. Come nelle altre sezioni, maggiori saranno i filtri valorizzati, più ristretto sarà il risultato ottenuto. Meritevole di particolare spiegazione è il campo Vista in quanto, a differenza degli altri campi, agisce sul layout delle polizze setacciate dal filtraggio. Se non diversamente specificato, infatti, i titoli vengono normalmente visualizzati attraverso la vista a Lista che prevede la visualizzazione dell intero archivio dei titoli, suddivisi in pagine, come memorizzati nella propria base dati. Selezionando la vista Report, invece, è possibile riorganizzare visivamente l archivio,

12 mostrando i titoli raggruppati per Agente in modo da poter consultare immediatamente anche uno snello riepilogo delle polizze incassate dall agente con relative provvigioni a questo spettanti. Nel caso in cui si desideri stampare il risultato così ottenuto sarà possibile procedere facendo click sull apposito pulsante Stampa. Se invece si necessita di un vero e proprio report da consegnare ai propri agenti (e che non riporti quindi le commissioni Agenzia ma altre utili informazioni di riepilogo utili all agente stesso) è possibile generare appositi report PDF da consultare e/o stampare successivamente. Nello specifico è possibile generare i seguenti report: Commissioni Agente, consistente in un prospetto delle polizze incassate dall agente, comprensivo delle commissioni a questo spettanti, e contenente un saldo tra gli importi da versare e le provvigioni maturate su tali incassi. Report Polizze, consistente in un più snello riepilogo delle polizze incassate dall agente che non riporta informazioni relative alle provvigioni. I report suddetti possono essere lanciati solo dopo aver selezionato la vista Report. Si sottolinea che gli estratti così generati, non potendo essere consultabili attraverso una navigazione per pagine, potrebbero risultare particolarmente lunghi nel caso in cui non si impostino degli opportuni filtri atti a limitare la lunghezza delle liste. Si suggerisce quindi di generare tali report limitandone i risultati attraverso uno o più filtri (ad esempio, si potrebbero generare dei report mensili impostando opportunamente le Date di inizio e fine emissione). I filtri suddetti verranno estesi nel caso in cui si disponga di un account con archiviazione ottica, all interno del quale sarà possibile ricercare polizze sulla base dei documenti a queste allegati. In tal caso il filtro sarà organizzato per Tab, etichettati rispettivamente come Generale e Documenti e le ricerche potranno coinvolgere uno od entrambi i Tab (un apposito flag ricorderà quali dei tab risultano attivi sulle polizze visualizzate). Una volta attivati i filtri di uno o più tab sarà possibile disattivarli sia premendo sull apposito pulsante Elimina filtro che eliminando il segno di spunta nel titolo del corrispondente tab. I filtri tornano utili anche nel caso in cui si decida di pianificare comunicazioni di massa per un determinato insieme di polizze in archivio. Attraverso i pulsanti posti in cima alla lista, infatti, è possibile inviare sms, , fax e lettere che verranno preparate per tutto l archivio visibile (eventualmente setacciato attraverso appositi filtri) con una logica analoga a quanto visto per le anagrafiche. Per il funzionamento delle comunicazioni si rimanda alla sezione dedicata. Polizze > Modifica stati... E possibile modificare in sequenza lo stato di più polizze all interno dell archivio, accedendo alla sezione Polizze > Modifica stati. Tale sezione consente infatti di modificare, uno dopo

13 l altro, gli stati stati di un insieme di titoli, ricercati volta per volta attraverso il corrispondente numero di polizza. Selezionando il flag Modifica lo stato di un altra polizza, è possibile inserire, uno dopo l altro, i numeri di polizza da trasformare nello stato indicato. Si sottolinea che verrà modificato il solo titolo con scadenza più prossima, e tutti gli eventuali altri titoli con lo stesso numero di polizza e medesima scadenza. Tale funzionalità potrebbe risultare utile per aggiornare velocemente le schede di tutte le polizze incassate in giornata, impostandone il relativo stato al valore Incassato. Polizze > Genera rinnovi... E possibile generare rinnovi multipli per le polizze in archivio la cui scadenza rientra nell intervallo di date specificato. Lanciando la generazione multipla si avrà lo stesso effetto della singola generazione di rinnovo, con l indubbio vantaggio di non dover effettuare l operazione polizza per polizza. Non verranno generati rinnovi per polizze giunte a scadenza naturale del contratto (quindi nel caso in cui un eventuale rinnovo superi la Data di chiusura contratto). Nota per le agenzie Sara. Importando volta per volta i titoli da incassare/incassati come estratti da Sara Power non sarà necessario generare rinnovi per le polizze in archivio in quanto verranno, volta per volta, importati i nuovi titoli emessi dalla compagnia. Polizze > Importa da file... (solo per agenzie Sara) Consente di importare svariati formati di file estratti da Sara Power. La sezione riporta tutti i formati supportati con relativa data di ultimo aggiornamento. E importante sottolineare che, affinché Polizze Manager sia in grado di interpretare correttamente i dati, tutti i report vanno estratti nel formato CSV e non vanno modificati prima dell importazione. Comunicazioni Tale sezione consente l invio di comunicazioni mirate ai propri clienti attraverso svartiati mezzi quali SMS, , Fax e Lettere. Consente inoltre di registrare eventuali comunicazioni effettuate telefonicamente e/o di persona e di conservare le eventuali risposte dei soggetti contattati. Per comunicazioni di massa, il sistema prepara i messaggi da inviare (che siano SMS od e- mail) ed accoda il tutto per un invio dilazionato nel tempo. Comunicazioni > Archivio comunicazioni

14 Visualizza l archivio di tutte le comunicazioni effettuate attraverso Polizze Manager. Usufruendo dei bottoni posti accanto ad ogni comunicazione, è possibile registrare una risposta, modificare i dettagli della segnalazione o cancellarla dallo storico. Ogni comunicazione viene identificata da un icona corrispondente al mezzo utilizzato. Dalla visualizzazione archivio è anche possibile inviare comunicazioni singole, facendo uso dei tasti posti in cima all elenco contatti. Nello specifico è possibile: Registrare un contatto telefonico. Supponendo che la comunicazione sia avvenuta telefonicamente, è possibile registrarne i dettagli per eventuali riferimenti futuri. Inviare un SMS. E possibile pianificare l invio di un SMS verso uno specifico cliente. In fase di inserimento sarà anche possibile controllare, in tempo reale, il numero di SMS generati nel caso di messaggi più lunghi di 160 caratteri. Affinché l invio possa avvenire è necessario aver acquistato crediti SMS sufficienti attraverso l apposita area raggiungibile dal menù Configurazione > Acquisto SMS. Sarà inoltre necessario specificare il nome che dovrà apparire come mittente degli SMS (massimo 11 caratteri) nell apposita sezione Configurazione > Impostazioni... Inviare un . E possibile pianificare l invio di un verso uno specifico cliente. Per effettuare l invio sarà necessario che siano stati specificati, nella sezione, Configurazione > Impostazioni..., i parametri utili alla connessione per l invio dell dal proprio indirizzo. Generare un fax. E possibile pianificare l invio di un fax generando il rispettivo documento da stampare. Il fax conterrà il riferimento al cliente destinatario. Generare una lettera. E possibile pianificare l invio di una lettera generando il rispettivo documento da stampare. La lettera conterrà l indirizzo del cliente destinatario. Registrare un incontro. Nel caso in cui si sia avuto un incontro diretto con il cliente, è possibile registrarne i dettagli per eventuali riferimenti futuri. Facendo click su uno qualsiasi dei bottoni sopra indicati si viene rediretti al modulo di pianificazione contatto nel quale potrebbero essere chieste una o più delle informazioni sotto indicate. Verranno naturalmente chiesti i soli dati utili ad un invio basato sul mezzo specificato. I campi che potrebbero essere richiesti sono i seguenti: Data e ora del contatto. Valorizzato automaticamente alla data e ora attuali, ma liberamente modificabile. L informazione non verrà richiesta per sms ed in quanto verrà inserita automaticamente all atto della reale spedizione del messaggio. Cliente. Corrisponde all anagrafica che dovrà ricevere la comunicazione. Numero polizza. Corrisponde ad una eventuale polizza oggetto della comunicazione. Il campo non è obbligatorio, ma valorizzandolo sarà successivamente possibile ricercare tutte le comunicazioni effettuate per quella specifica polizza. Destinatario (numero di cellulare, , indirizzo). A seconda del mezzo indicato, dovrà contenere il recapito del destinatario da contattare. Nello specifico, per gli SMS dovrà essere compilato con il numero di cellulare del cliente, per le con il suo indirizzo e per le lettere con il suo recapito postale. Ad ogni modo, in fase di selezione del cliente e nel caso in cui questi disponga di tali recapiti in archivio, il campo in oggetto verrà automaticamente compilato con i recapiti dello stesso.

15 Oggetto. Ove applicabile, conterrà l oggetto della comunicazione. Testo. Corrisponderà al vero e proprio testo del messaggio da inviare. Nel caso di invio di SMS, verranno visualizzati i caratteri a disposizione ed il numero di SMS necessari per l invio del testo inserito. Essendo la sezione di pianificazione raggiungibile da più aree dell applicazione, alcuni dei campi suddetti potrebbero non comparire in quanto non necessari e/o automaticamente compilati dal sistema stesso. Ad esempio i campi Cliente e Polizze naturalmente non compariranno per comunicazioni lanciate rispettivamente dal dettaglio cliente e dal dettaglio polizza, ed il campo Oggetto non comparirà per comunicazioni via SMS in quanto non applicabile. Per le comunicazioni di massa, invece, sarà possibile utilizzare dei meta tag per personalizzare le comunicazioni da inviare ai propri clienti personalizzandole con informazioni sul destinatario e/o sulla polizza oggetto della comunicazione. A tal proposito saranno elencati (in fase di inserimento) i tag disponibili che, se utilizzati, saranno rimpiazzati (in fase di invio) dagli specifici valori legati alle rispettive anagrafiche e/o polizze. Sarà anche possibile fare click su uno o più tag per inserire gli stessi all interno del corpo del messaggio, senza necessità di digitarli. Attenzione. Nel caso di invio via SMS, il contatore caratteri terrà conto dei caratteri digitati prima dell invio (quindi comprensivi dei meta tag) e non dei caratteri risultanti dalla sostituzione dei meta tag stessi. Pertanto gli SMS realmente inviati potrebbero essere maggiori (o minori) di quelli previsti. In ogni caso, come precedentemente anticipato, le comunicazioni di massa non verranno inviate immediatamente, ma verranno preparate per poter essere controllate prima dell invio effettivo. Le comunicazioni singole, invece, verranno processate immediatamente a meno che venga selezionata l apposita voce Prepara senza inviare in fase di inserimento del comunicato. In tal caso i messaggi andranno ad accodarsi ad eventuali comunicazioni in uscita nell apposita area Comunicazioni in uscita. Comunicazioni > Comunicazioni in uscita E l area preposta ad ospitare le comunicazioni già preparate, pronte per l invio. Da tale area è possibile controllare le comunicazioni in uscita ed eventualmente modificarle o cancellarle. Appena inserite, le comunicazioni si trovano nello stato Preparata. Affinchè possano partire è necessario fare click sul pulsante Invia/Genera tutti che inserisce le comunicazioni in coda così da consentire al sistema di processarle nei tempi opportuni. Nello specifico, facendo click sul pulsante Invia/Genera tutti: SMS ed verranno poste nello stato In coda attraverso il quale si comunicherà al sistema la richiesta di invio appena possibile. Il Dispatcher provvederà quindi ad inviare i messaggi ad intervalli regolari in modo da evitare che i messaggi possano essere considerati SPAM. Fax e Lettere confluiranno tutti in un unico PDF, immediatamente scaricabile per una

16 veloce consultazione ed una stampa su carta intestata. Nota. Nel caso in cui non si dispoga di crediti sufficienti per l invio di SMS verrà mostrato un alert indicante il numero di anagrafiche che verranno contattate a fronte dei crediti disponibili. Comunicazioni > Modelli di contatto Nel caso in cui le comunicazioni da inviare debbano ripetersi nel corso del tempo, è possibile creare dei Modelli di contatto utili per evitare di digitare spesso comunicazioni simili. Per creare un modello è sufficiente fare click su Nuovo template per poi compilare i seguenti campi: Mezzo. Indentifica il mezzo attraverso il quale i messaggi generati da questo template verranno inviati. Ogni mezzo, infatti, dispone dei suoi template dedicati che verranno mostrati solo quando si selezionerà lo specifico mezzo. Etichetta. Corrisponde ad una etichetta identificativa del modello in questione. Servirà per identificare velocemente il modello quando lo si vorrà selezionare per la compilazione degli altri campi. Oggetto. Corrisponde all oggetto del messaggio. Testo. Corrisponde al testo del messaggio. In fase di compilazione di una comunicazione, singola o di massa che sia, vengono mostrati i template utilizzabili che, se selezionati, provvedono ad auto-compilare i campi Oggetto e Testo della comunicazione. I contenuti di tali campi potranno essere modificati prima dell effettivo invio. Anche nella definizione di un template e possibile utilizzare i meta tag al fine di personalizzare i messaggi in uscita. Cassa La cassa consente di registrare tutti i movimenti di denaro, nominali e non, che vengono effettuati nell ambito della quotidiana gestione dell agenzia. I movimenti possono essere registrati sia come versamento di polizze (quindi direttamente dalla sezione Polizze) che come pagamenti diretti. Il comportamento è il medesimo con l unica differenza che, accedendovi da uno specifico titolo, campi come Numero Polizza e Controparte verranno compilati automaticamente. Cassa > Registra movimento Consente l inserimento di un nuovo movimento di cassa con le seguenti prorietà specificabili: Cassa. Identifica la cassa interessata nell operazione. Nell apposita sezione verrà illustrato come creare riferimenti a nuove casse.

17 Data movimento. Identifica il momento che dovrà corrispondere alla data di inserimento dell operazione. Viene normalmente valorizzato alla data e ora correnti, ma può essere modificato. Data di riferimento. Nel caso in cui il movimento interessi un titolo, e possibile specificare la data di incasso o di effetto del titolo. Numero polizza. Se specificato, consente di relazionare il movimento ad una determinata polizza. Dopo l inserimento verrà mostrato il saldo relativo a quanto versato per la polizza specificata. Versando l intero importo, la polizza verrà etichettata come Versata e comparirà il segno di spunta accanto al relativo titolo nell archivio polizze. Controparte. Identifica la controparte del movimento. Se specificata, consente di relazionare il movimento ad una determinata anagrafica. Dopo l inserimento verrà mostrato il saldo relativo a quanto versato dal cliente in oggetto. Agente. Identifica l agente che ha effettuato il versamento, se applicabile. Entrate. Identifica l importo entrato in cassa grazie al movimento di cassa. Uscita. Identifica l importo uscito dalla cassa grazie al movimento di cassa. Sconto. Identifica un eventuale sconto applicato. Può assumere sia valori positivi che negativi. Mezzo. Identifica il mezzo con cui è stato gestito il movimento di cassa. L elenco può essere personalizzato attraverso l apposita sezione Configurazione > Modalità di pagamento. Note. Consente di conservare eventuali note associate al movimento di cassa. Una volta registrati i movimenti di cassa, è possibile ricercarli attraverso l apposito filtro. I parametri di ricerca sono fondamentalmente equiparabili a quelli di inserimento e, come di consueto, maggiori saranno i parametri specificati, più precisa sarà la ricerca. Per ogni ricerca effettuata viene sempre calcolato il totale delle varie voci di importo. Unica differenza rispetto ai normali filtri è che i campi relativi alla (da/a) devono sempre essere valorizzati. All accesso alla sezione Cassa vengono automaticamente impostati alla data odierna, ma possono sempre essere valorizzati con date a piacimento. Si ricordi però che il risultato non viene suddiviso per pagine bensì visualizzato tutto in un unica pagina, pertanto intervalli di tempo molto lunghi potrebbero generare liste di movimenti altrettanto lunghe da scorrere. Nel caso in cui si decida di eliminare i filtri impostati è possibile premere sull apposito pulsante Mostra oggi che consente di visualizzare tutti i movimenti relativi alla data odierna. Cassa > Nuovo girocassa Nel caso in cui si desideri gestire un movimento da una cassa propria ad un altra cassa propria è possibile fare uso del pulsante Nuovo girocassa. In tal caso verrà chiesta la Cassa di Origine, la Cassa di Destinazione, le Date di Movimento ed effetto, l Ammontare ed il Mezzo. L operazione si tradurrà nell inserimento di due movimenti, uno in uscita dalla cassa di origine ed uno di entrata, per lo stesso ammontare, nella cassa di destinazione.

18 Gestisci casse Le casse selezionabili nelle varie operazioni di registrazione movimenti possono essere gestite in tale sezione. Nello specifico sarà possibile inserire, modificare e cancellare a piacimento le varie casse. Per comprendere appieno l utilità di tale funzionalità si pensi alla possibilità di gestire una Cassa contanti, intesa come cassa principale, ed una serie di Banche, intese come casse secondarie. Attraverso opportuni giricassa, sarà possibile tener traccia dei vari versamenti effettuati dalla Cassa contati alle varie Banche per aver sempre sotto controllo i relativi saldi. Per ciò che concerne inserimento, modifica e cancellazione delle casse, la gestione delle stesse è estremamente semplice, in quanto accomunabile agli altri archivi. L unica pariticolarità è che la Cassa principale non può essere eliminata ma solo rinominata. Cassa > Riepilogo Se si desidera avere una visione completa di incassi e versamenti, è possibile far riferimento alla sezione Riepilogo. In tale sezione è infatti possibile tenere sotto controllo sia gli incassi del agenzia che dei singoli agenti. Il quadro generale (da subito disponibile per Ieri, Questo mese ed il Mese precedente) può essere ottenuto anche in relazione ad uno specifico intervallo di tempo semplicemente inserendo le date di inizio e fine del relativo periodo di interesse. Qualsiasi sia l intervallo estratto, vengono riportati: Il totale incassi, suddiviso in incassi Nominali ed incassi Reali Il totale Versati e Da versare, come frazionamento degli incassi Nominali I totali Nominali, Reali, Versati e Da versare suddivisi per agente --- Configurazione La sezione configurazione consente di modificare i parametri di base utili all utilizzo del programma. Si tratta di parametri che, una volta impostati, solitamente non necessitano di modifiche, se non aggiornamenti in caso di nuove esigenze. Configurazione > Carte di credito Consente di gestire le carte di credito selezionabili in fase di definizione di un anagrafica al fine

19 di tenere traccia delle Carte di credito utilizzate dallo specifico contraente. E possibile inserire, modificare e cancellare nuove carte di credito a piacimento nonché definire alcune carte come non più attive per evitarne l inserimento in fase di creazione di nuove anagrafiche (in fase di modifica di un anagrafica, invece, sarà possibile selezionare anche carte disabilitate). Configurazione > Modalità di pagamento Consente di gestire le modalità di pagamento selezionabili sia in fase di registrazione di un movimento di cassa che nella registrazione dell incasso di una polizza. E possibile inserire, modificare e cancellare nuove modalità di pagamento nonché definire alcune modalità come non più attive. E inoltre possibile definire ogni modalità come Incasso diretto od Indiretto in modo che, in fase di Riepilogo, i pagamenti effettuati nelle varie modalità possano essere differenziati (vedi sezione Cassa > Riepilogo). Configurazione > Impostazioni In questa sezione è possibile specificare i parametri necessari all invio di messaggi ed sms. Nello specifico, per l invio di sarà necessario specificare i parametri di connessione ad server SMTP per far sì che i messaggi, essendo inviati attraverso un reale indirizzo , non corrano il rischio di essere come SPAM. I paramentri da specificare sono i seguenti: Nome mittente. Il nome che dovrà comparire come mittente delle . Indirizzo mittente. L indirizzo del mittente. Indirizzo del server. L indirizzo del server SMTP a cui connettersi per l invio dei messaggi. Porta del server. Porta del server suddetto. La maggior parte dei server SMTP funziona sulla porta 25. SMTP con autenticazione. Indica se il server SMTP necessita di autenticazione (la maggior parte dei server la richiede). Username. La username per l autenticazione al server SMTP. A volte coincide con l indirizzo . Password. La password dell account per l accesso al server SMTP. Per l invio degli SMS, invece, sarà sufficiente specificare il nome del mittente (massimo 11 caratteri) che dovrà apparire come mittente degli SMS. E possibile specificare anche un numero di telefono in modo che il destinatario possa identificare e/o rispondere al mittente. Configurazione > Cambio password Da questa sezione è possibile modificare la password di accesso a PolizzeManager. Affinché il cambio password sia sicuro, vengono richieste sia la vecchia che la nuova password. La nuova password verrà chiesta due volte per evitare errori di digitazione.

20 Configurazione > Log out Consente di effettuare il logout da Polizze Manager per evitare che altri utenti, abilitati all accesso alla postazione, possano accedere anche ai dati in Polizze Manager. In ogni caso, il sistema effettua il logout automatico dopo un ora di inutilizzo. Configurazione > Assistenza Per qualsiasi problema o dubbio di natura tecnico/commerciale, è possibile contattare il nostro staff attraverso l apposito modulo messo a disposizione in tale sezione. Cercheremo di rispondere nel tempo più breve possibile. Configurazione > Acquista SMS In tale sezione è possibile acquistare crediti per l invio di SMS. Il prezzo è variabile in funzione di eventuali promozioni in corso. Configurazione > Info Da questa sezione è possibile ottenere informazioni sulle software house sviluppatrici del software crediti nonché scaricare aggiornamenti di moduli addizionali.

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