Libro Soci dell Associazione in Excel e come conservarlo

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1 Libro Soci dell Associazione in Excel e come conservarlo Alcune regole sulla tenuta del Libro Soci dell Associazione: compilarlo e conservarlo. [scarica il modello EXCEL]. Apriamo questo post sulla tenuta del Libro Soci dell Associazione, come compilarlo e come conservarlo. Come al solito il suggerimento è quello di controllare nel vostro statuto sociale poiché non vi sono regole universali, ma spesso ogni statuto, da Associazione a Associazione, ricomprende regole diverse. Vediamo di rispondere a qualche domanda utile sul Libro Soci. Il Libro Soci deve contenere anche chi non è più socio? Il Libro Soci deve essere aggiornato con l elenco dei Soci attivi dell Associazione. Pertanto, nel caso più classico il Socio che non è in regola con la quota associativa può Quando può esserti d aiuto il Libro Soci Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa sia per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti. Pensiamo ad esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci, in caso di ispezione dovreste dare evidenza ai controllori dell effettiva

2 regolarità dell ammissione del Socio. Il Libro Soci può essere tenuto in formato digitale oppure solo cartaceo? Se non vi sono precise indicazioni dettate dallo Statuto Sociale dell Associazione, che ne preveda un formato speciale, il Libro Soci può essere tenuto anche in formato digitale attraverso file excel oppure attraverso un software che ne consenta la gestione dello stesso. Un consiglio utile, suggerito da più parti, è quello di stampare annualmente il Libro Soci nel Libro dei verbali dell Assemblea dei Soci Come ulteriore aiuto nella compilazione del Libro Soci e nella gestione dello stesso, leggi l articolo con le 3 regole per compilare il Libro Soci. Di seguito potete scaricare il file Excel per la compilazione e la tenuta del Libro Soci dell Associazione che potete utilizzare. libro-soci

3 Puoi utilizzare la demo gratuita per un periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita 3 regole per compilare il libro soci A seguito della costituzione di un associazione, devono essere istituiti i Libri Sociali.

4 Affrontiamo come compilare il Libro Soci dell Associazione. Fra questi vi sono il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo (1) e Verbali dell Assemblea dei Soci (2) ed il Libro Soci (3). Inoltre, a seconda di quanto dettato dallo statuto dell associazione potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempi o quello del Collegio Sindacale se presente. Libri non soggetti a vidimazione In genere per le ASD, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale, detti Libri non sono soggetti ad autentica, ovvero alla vidimazione da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario Comunale). Possono quindi essere tenuti su fogli liberi sottoscritti da Presidente dell Assemblea e dal Segretario. Quando può esserti d aiuto il Libro Soci Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa sia per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, SIAE, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti. Pensiamo ad esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci, in caso di ispezione dovreste dare evidenza ai controllori dell effettiva regolarità dell ammissione del Socio. 3 regole per compilare il Libro Soci il Socio deve compilare una Domanda di Ammissione [scarica il formato word]; il Consiglio Direttivo deve valutare e accettare/respingere la domanda di ammissione del Socio; i dati del socio devono essere immediatamente riportati nel Libro Soci (Nome, Cognome, Qualifica, Data di nascita, Residenza, Data di ammissione, Regolarità nel

5 pagamento della quota, ecc.). Il Libro Soci deve essere aggiornato, reale e mantenuto (datato) nella Associazione. In considerazione delle regole che nella maggior parte dei casi sono comune a tutte le Associazioni, la raccomandazione è sempre quella di controllare il proprio Statuto per verificare l iter di accettazione/rifiuto del Socio e degli eventuali diritti/doveri ad esso spettanti. Sanzioni in caso di mancata tenuta del Libro Soci Gli enti devono fornire la prova che la vita associativa è ispirata a principi di democraticità e che non è temporanea al fine di fruire occasionalmente di taluni servizi (Sent. CTP di Pisa n. 8/2011 secondo cui la formale appartenenza all associazione e la apparente regolarità statutaria non è di per sé sufficiente all ammissione al regime fiscale agevolato.). Nel caso di accertamento e di mancanza di vita associativa, l Agenzia delle Entrate disconosce ogni introito ricavi istituzionali assoggettandoli a normale tassazione. In una recente presentazione dell Agenzia delle Entrate è stato presentato un caso di una Associazione a cui è stato recuperato un imponibile di Euro per un anno e Euro nell anno successivo. Puoi utilizzare la demo gratuita per un

6 periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita Ammissione del Socio nell ASD In sede di controllo di una Associazione e per il rispetto dello Statuto Sociale, le procedure di ammissione/dimissione dei Soci è un attività fondamentale. In tali casi si presta particolare attenzione alla domanda di ammissione, rispetto della privacy, ecc., elementi spesso al centro di contestazioni. Tale attività è ancora più importante al fine del riconoscimento delle agevolazioni nelle palestre o centri sportivi. La gestione del Libro Soci e tutto il processo della gestione degli stessi soci viene chiamata democraticità della vita Associativa. Riepiloghiamo in breve, l iter previsto in un generico Statuto di Associazione Sportiva o di volontariato. N.B.: Badate bene a ciò che è previsto nello Statuto della vostra Associazione poiché spesso vi sono regole differenti da caso a caso. LA PROCEDURA PER DIVENTARE SOCIO 1. Domanda di ammissione: E necessario che ogni persona che intenda partecipare alla vita associativa debba

7 necessariamente fare richiesta per iscritto all Associazione stessa, dopo lettura ed approvazione dello Statuto, del Regolamento interno (se presente). 2. Privacy: E necessario, nel rispetto delle leggi in materia di tutela dei dati personali che il richiedente, sotto la propria responsabilità, sottoscrivi l autorizzazione con cui riconosce come vengano trattati i dati 3. Verbale del Consiglio Direttivo: la richiesta di ammissione a socio deve essere sottoposta al Consiglio Direttivo dell Associazione che accetta la richiesta e dà quindi la possibilità di far parte della vita associativa; 4. Il Consiglio Direttivo, tuttavia, si riunisce previa convocazione dello stesso entro i termini ed è auspicabile che ai presente venga fatta firmare la Scheda Presenze per dare che il Direttivo fosse davvero presente; 5. Libro Soci: dopo l avvenuta accettazione del nuovo socio, il rinnovo o l esclusione dello stesso da parte del Consiglio Direttivo, tali modifiche devono essere apportate anche al Libro Soci. Puoi utilizzare la demo gratuita per un periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita

8 CHE COS E IL LIBRO SOCI? A seguito della costituzione di un associazione, devono essere istituiti i libri sociali dove formalizzare la vita associativa. Fra questi vi sono il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo e dell Assemblea dei Soci ed il Libro Soci. Inoltre, a seconda di quanto dettato dallo statuto dell associazione potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempi o quello del Collegio Sindacale se presente. In genere per le ASD, le Associazioni Culturali o di Promozione Sociale, detti Libri non sono soggetti a autentica, ovvero alla vidimazione da parte di un pubblico ufficiale (Notaio, Segretario Comunale). Il Libro Soci è un libro utile ai fini della dimostrazione della vita associativa (date di iscrizione, quote sociali, ecc.) sia per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti, pensiamo ad esempio ai casi in cui si intrattengono feste per soli soci ed in caso di controllo non si riesce a dare atto della Il Libro Soci deve essere quindi aggiornato, reale e mantenuto (datato) nella sede sociale. Vuoi scaricare il MODELLO per l ammissione del Socio? Richiesta Ammissione Socio ALTRI ACCORGIMENTI: DEMOCRATICITA. Altri accorgimenti sono poi molto importanti: quelli relativi al recepimento dello Statuto e l osservanza delle regole dei principi di democrazia e uguaglianza. La circolare n. 9/E del 24 aprile 13, in tema di violazioni formali agli obblighi

9 statutari afferma che l inosservanza di tali regole comporta la decadenza dai benefici fiscali previsti dalla legge 398/91. Soci o Tesserati, cosa cambia? Quali sono le differenze fra Socio o tesserato (iscritto) ad una Associazione Sportiva Dilettantistica? Questa è una domanda ricorrente che spesso ci viene posta. In varie Associazioni abbiamo riscontrato comportamenti diversi: diciamo che la raccomandazione del Commercialista è spesso la motivazione che porta una ASD a considerare Soci chiunque o a prassi diverse. Per esaminare quali sono le differenze e che comportamento tenere, dobbiamo prendere in considerazione almeno 3 fattori. IL SOCIO DI UNA ASD In base a quanto sancito dallo Statuto, vi possono essere differenti categorie di Soci come ad esempio i Soci Fondatori, Ordinari, Onorari, ecc.. Ciascuno di questi, a seconda di ciò che sarà previsto nello Statuto, avrà poteri e responsabilità diverse. In genere il Socio dell Associazione è colui che: assume diritti e doveri sanciti nello Statuto; per assumere la carica di Socio deve presentare una regolare domanda di ammissione all Associazione; assume la carica solo dopo la formale approvazione dello stesso dal Consiglio Direttivo previo controllo di alcuni fattori (pagamento della quota sociale,

10 approvazione dello statuto e del regolamento interno, ecc.); partecipa appieno alla vita istituzionale dell ASD e ne condivide gli obiettivi; non obbligatoriamente partecipa alla vita sociale (es. socio sostenitore, oppure socio non attivo); 2 Chi è il TESSERATO o ISCRITTO L iscritto è colui che aderisce ad una Associazione Sportiva Dilettantistica o ad una SSD riconosciuta dal CONI, pertanto ad una Federazione Sportiva Nazionale affiliata al CONI stesso. Il soggetto iscritto ha pertanto come finalità quella di praticare l attività sportiva senza per forza di cose partecipare alla vita associativa dell ASD, pertanto il tesserato: può non essere allo stesso tempo anche socio; pratica l attività sportiva promossa dall Associazione seguendo regolamenti della stessa o comunque l organizzazione delle attività stabilita; è configurabile all interno dell ASD quale un soggetto che ha i requisiti previsti per la partecipazione all attività sportiva seguendone perciò ogni regola fissata dal CONI o dalla Federazione di riferimento (ad esempio con riguardo al tesseramento presso una Federazione per la partecipazione a gare agonistiche). 3 STATUTO DELL ASD Qualora foste nella condizione di voler modificare la vostra organizzazione, dovreste come prima cosa: 1. controllare attentamente lo statuto, perché è l unico vero strumento che vi possa dare certezza rispetto la correttezza del vostro operare; 2. dialogate con un consulente per dare una giusta

11 impostazione alla vostra Associazione. Come si distingue un Socio da un tesserato? In generale, il Socio si distingue per avere il diritto a: approvare il Bilancio; nominare il Consiglio Direttivo; altro (definito dallo statuto). Ora facciamo un esempio, vi risulta che in una qualunque squadra di calcio dilettante (come il calcio anche negli altri sport) siano convocati i genitori dei ragazzini ad approvare il bilancio dell Associazione Sportiva? In alcuni casi probabilmente si, nella maggior parte dei casi non avviene questo poiché c è una separazione fra l Assemblea dei Soci ed i tesserati che partecipano alle attività sportive. Se vuoi sapere altro, scarica la guida agli adempimenti contabili nelle ASD. Puoi utilizzare la demo gratuita per un periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita

12 Domanda di ammissione a Socio di in una Associazione La domanda di ammissione a Socio è uno dei documenti fondamentali per l associazione per dimostrare la democraticità della associazione. In sede di controllo di una Associazione e per il rispetto dello Statuto Sociale, le procedure di ammissione/dimissione dei Soci è un attività fondamentale. In tali casi si presta particolare attenzione alla domanda di ammissione, rispetto della privacy, ecc., elementi spesso al centro di contestazioni. Tale attività è ancora più importante al fine del riconoscimento delle agevolazioni nelle palestre o centri sportivi. La gestione del Libro Soci e tutto il processo della gestione degli stessi soci viene chiamata democraticità della vita Associativa. Riepiloghiamo in breve, l iter previsto in un generico Statuto di Associazione Sportiva o di volontariato. N.B.: Badate bene a ciò che è previsto nello Statuto della vostra Associazione poiché spesso vi sono regole differenti da caso a caso. LA PROCEDURA PER DIVENTARE SOCIO

13 1. Domanda di ammissione: E necessario che ogni persona che intenda partecipare alla vita associativa debba necessariamente fare richiesta per iscritto all Associazione stessa, dopo lettura ed approvazione dello Statuto, del Regolamento interno (se presente). 2. Privacy: E necessario, nel rispetto delle leggi in materia di tutela dei dati personali che il richiedente, sotto la propria responsabilità, sottoscrivi l autorizzazione con cui riconosce come vengano trattati i dati 3. Verbale del Consiglio Direttivo: la richiesta di ammissione a socio deve essere sottoposta al Consiglio Direttivo dell Associazione che accetta la richiesta e dà quindi la possibilità di far parte della vita associativa; 4. Il Consiglio Direttivo, tuttavia, si riunisce previa convocazione dello stesso entro i termini ed è auspicabile che ai presente venga fatta firmare la Scheda Presenze per dare che il Direttivo fosse davvero presente; 5. Libro Soci: dopo l avvenuta accettazione del nuovo socio, il rinnovo o l esclusione dello stesso da parte del Consiglio Direttivo, tali modifiche devono essere apportate anche al Libro Soci. SCARICA la Domanda RICHIESTA AMMISSIONE SOCIO CHE COS E IL LIBRO SOCI? A seguito della costituzione di un associazione, devono essere istituiti i libri sociali dove formalizzare la vita associativa. Fra questi vi sono il Libro dei Verbali del Consiglio Direttivo e dell Assemblea dei Soci ed il Libro

14 Soci. Inoltre, a seconda di quanto dettato dallo statuto dell associazione potrebbero essere istituiti altri libri come ad esempi o quello del Collegio Sindacale se presente. Puoi utilizzare la demo gratuita per un periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita Differenze tra socio e tesserato in una Associazione Sportiva Dilettantistica Quali sono le differenze fra Socio o tesserato (iscritto) ad una Associazione Sportiva Dilettantistica? Questa è una domanda ricorrente che spesso ci viene posta. In varie Associazioni abbiamo riscontrato comportamenti diversi: diciamo che la raccomandazione del Commercialista è spesso la motivazione che porta una ASD a considerare Soci chiunque o a prassi diverse.

15 Per esaminare quali sono le differenze e che comportamento tenere, dobbiamo prendere in considerazione almeno 3 fattori. 1 IL SOCIO DI UNA ASD In base a quanto sancito dallo Statuto, vi possono essere differenti categorie di Soci come ad esempio i Soci Fondatori, Ordinari, Onorari, ecc.. Ciascuno di questi, a seconda di ciò che sarà previsto nello Statuto, avrà poteri e responsabilità diverse. In genere il Socio dell Associazione è colui che: assume diritti e doveri sanciti nello Statuto; per assumere la carica di Socio deve presentare una regolare domanda di ammissione all Associazione; assume la carica solo dopo la formale approvazione dello stesso dal Consiglio Direttivo previo controllo di alcuni fattori (pagamento della quota sociale, approvazione dello statuto e del regolamento interno, ecc.); partecipa appieno alla vita istituzionale dell ASD e ne condivide gli obiettivi; non obbligatoriamente partecipa alla vita sociale (es. socio sostenitore, oppure socio non attivo); Puoi utilizzare la demo gratuita per un periodo illimitato ed attivare l abbonamento quando lo riterrai opportuno. Prova La Demo Gratuita

16 2 Chi è il TESSERATO o ISCRITTO L iscritto è colui che aderisce ad una Associazione Sportiva Dilettantistica o ad una SSD riconosciuta dal CONI, pertanto ad una Federazione Sportiva Nazionale affiliata al CONI stesso. Il soggetto iscritto ha pertanto come finalità quella di praticare l attività sportiva senza per forza di cose partecipare alla vita associativa dell ASD, pertanto il tesserato: può non essere allo stesso tempo anche socio; pratica l attività sportiva promossa dall Associazione seguendo regolamenti della stessa o comunque l organizzazione delle attività stabilita; è configurabile all interno dell ASD quale un soggetto che ha i requisiti previsti per la partecipazione all attività sportiva seguendone perciò ogni regola fissata dal CONI o dalla Federazione di riferimento (ad esempio con riguardo al tesseramento presso una Federazione per la partecipazione a gare agonistiche). 3 STATUTO DELL ASD Qualora foste nella condizione di voler modificare la vostra organizzazione, dovreste come prima cosa: controllare attentamente lo statuto, perché è l unico vero strumento che vi possa dare certezza rispetto la correttezza del vostro operare; dialogate con un consulente per dare una giusta impostazione alla vostra Associazione. Come si distingue un Socio da un tesserato?

17 In generale, il Socio si distingue per avere il diritto a: approvare il Bilancio; nominare il Consiglio Direttivo; altro (definito dallo statuto). Ora facciamo un esempio, vi risulta che in una qualunque squadra di calcio dilettante (come il calcio anche negli altri sport) siano convocati i genitori dei ragazzini ad approvare il bilancio dell Associazione Sportiva? In alcuni casi probabilmente si, nella maggior parte dei casi non avviene questo poiché c è una separazione fra l Assemblea dei Soci ed i tesserati che partecipano alle attività sportive.