Policy per la gestione del servizio di stampa per il personale dell Ateneo. Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 1 di 16

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1 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 1 di 16 Sommario Introduzione... 2 Funzionalità del servizio di stampa... 2 Ambiente operativo degli utenti... 3 Stampa da Postazioni lavoro connesse alla rete di Ateneo... 3 Stampa via Stampa da apparecchiature mobili... 3 Produzione documentale... 3 Stampa su Apparecchiature di Tipo Stampa via su Apparecchiature di Tipo Scansione di documenti su Apparecchiature di Tipo Fotocopiatura di documenti da Apparecchiature di Tipo Modalità operative Personale con postazione nel dominio UNIBS.local Personale con postazione al di fuori del dominio UNIBS.local Supporto PRINT.UNIBS.IT Gestione del PIN Documentazione di riferimento /16

2 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 2 di 16 Introduzione Il presente documento ha lo scopo di illustrare le funzionalità e strumenti erogati e definire ambito di utilizzo regole e limiti del servizio. I destinatari del presente documento sono il personale di Ateneo che utilizzano le postazioni windows. I rilasci dell intero sistema sono suddivisi per fasi: Fase 1: Apparecchiature di tipo 1 presso le sedi dell Ateneo Fase 2: Apparecchiature di tipo 2 presso le sedi dell Ateneo Funzionalità del servizio di stampa Tutti gli apparati di produzione documentale del sistema di stampa sono connessi alla rete e gestiti centralmente dal server di stampa UniFlow. Le funzionalità principali del sistema sono: profilazione utente, riconoscimento e gestione autorizzazioni; diagnostica e manutenzione proattiva delle apparecchiature; gestione dei consumabili; eventuale gestione del budget assegnato agli utenti. Gli utenti del servizio sono: Personale dell Ateneo; Studenti dell Ateneo; Esterni paganti presso le biblioteche. Per usufruire del servizio gli utenti interni devono essere registrati nel sistema di gestione delle anagrafiche di Ateneo. Il sistema di stampa (UniFlow) viene mantenuto sincronizzato con le anagrafiche di Ateneo. Gli apparati di stampa sono suddivisi in due categorie: Tipo 1: multifunzione condivise ad elevata tiratura le cui principali caratteristiche sono: o accessibili ad un elevato numero di utenti; o collocate presso gli spazi comuni; o formato A4/A3 o colore o funzionalità di stampa, copiatura, scansione e invio fax o sistema di autenticazione per il rilascio del documento (Follow Me Print); 2/16

3 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 3 di 16 o drive e coda di stampa unica; Tipo 2: multi funzione a bassa tiratura le cui principali caratteristiche sono: o accessibili a piccoli gruppi di lavoro o ad uso individuale; o collocate presso spazi comuni controllati o in uffici singoli; o formato A4 o colore o funzionalità di stampa, copiatura, scansione e invio fax o drive e coda di stampa specifica. Ambiente operativo degli utenti Stampa da Postazioni lavoro connesse alla rete di Ateneo Per postazione lavoro si intende qualsiasi personal computer fisso o portatile connesso alla rete cablata dell Ateneo o alle reti WiFi ATENEO, STUDENTI, EDUROAM e OSPITI. In questo ambiente il documento da stampare viene inviato al sistema di stampa dall applicazione in uso (Office, Acrobat, browser, ecc) e quindi sono accettati tutti i formati di file gestiti dalle applicazioni. Tutte le postazioni lavoro disporranno di una unica coda di stampa predefinita valida per le apparecchiature di Tipo 1. Se disponibile per l utente, sulla postazione lavoro sarà presente anche una coda di stampa per apparecchiature di Tipo 2. Stampa via E disponibile una funzionalità che consente l invio di un documento ad apposito indirizzo mail ed il successivo ritiro da una apparecchiature di Tipo 1. Stampa da apparecchiature mobili Da apparecchiature mobili (smartphone, tablet) è possibile sfruttare lo stesso meccanismo di stampa via mail o apposita app da configurare (UniFLOW di NTware) disponibile sugli store Android ed Apple. Produzione documentale Stampa su Apparecchiature di Tipo 1 Sulle apparecchiature di Tipo 1 è disponibile la funzionalità follow me print. 3/16

4 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 4 di 16 Ovvero il lavoro di stampa viene effettivamente prodotto dopo che il richiedente ha sbloccato la stampante con un proprio identificativo personale (smart card o PIN vedi apposita sezione gestione del PIN). Le operazioni da eseguire sono: 1. Inviare il lavoro di stampa su apposita coda 2. Recarsi presso una qualsiasi apparecchiatura multifunzione di tipo 1 presente in Ateneo; 3. Effettuare l autenticazione tramite PIN; 4/16

5 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 5 di Selezionare il lavoro da stampare dalla lista che viene presentata sul display dell apparecchiature; 5. Se necessario formattare il lavoro di stampa (modalità fronteretro, colore, pinzatura, ecc.); 6. Inviare la stampa effettiva selezionando il pulsante "stampa+elimina". 5/16

6 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 6 di 16 Stampa via su Apparecchiature di Tipo 1 Il documento da stampare deve essere inviato al sistema di stampa mediante e- mail all indirizzo .print@unibs.it e deve essere nel formato pdf. Il ritiro del documento avviene nelle stesse modalità descritte del paragrafo Stampa su Apparecchiature di Tipo 1 Scansione di documenti su Apparecchiature di Tipo 1 I documenti scansionati possono essere salvati su USB driver o inviati via al proprio indirizzo di posta elettronica Le operazioni da eseguire per ricevere il lavoro scansionato via sono: 1. Recarsi presso una qualsiasi apparecchiatura presente in Ateneo 2. Effettuare l autenticazione tramite PIN o Smart card 3. Posizionare il lavoro da scansionare nell apposito lettore 4. Selezionare dal display il menù principale e il pulsante "Scansione e invio"; 6/16

7 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 7 di Procedere alla scansione Per salvare i documenti scansionati vu penna USB: 1. Recarsi presso una qualsiasi apparecchiatura presente in Ateneo 2. Effettuare l autenticazione tramite PIN o Smart card 3. Posizionare il lavoro da scansionare nell apposito lettore 4. Collegare la penna USB alla multifunzione 5. Selezionare il pulsante "Scansione e memorizzazione"; 7/16

8 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 8 di Selezionare supporto di memoria 7. Selezionare la penna USB 8/16

9 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 9 di Eseguire la scansione 9. Terminata la scansione rilasciare il supporto USB 9/16

10 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 10 di 16 Fotocopiatura di documenti da Apparecchiature di Tipo 1 Per produrre fotocopie o scansioni l'utente deve sbloccare la multifunzione utilizzando il proprio PIN. Selezionare il pulsante copia e procedere alla copia. 10/16

11 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 11 di 16 Modalità operative Il server di stampa (UNIFLOW) è inserito nel dominio (Active Directory) di Ateneo denominata UNIBS.local. Per tal emotivo la configurazione delle code di stampa le modalità operative sono differenti a secondo dell appartenenza della postazione lavoro al dominio UNIBS.local. La verifica della appartenenza della postazione al dominio può essere facilmente effettuata come nell immagine seguente: 11/16

12 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 12 di 16 Personale con postazione nel dominio UNIBS.local Tutte le postazioni lavoro verranno configurate introducendo a cura del Servizio ICT una coda di stampa unica per tutte le apparecchiature di tipo 1. Tale coda è rappresentata dalla stampante: \\SRV-PRINT02.UNIBS.LOCAL\FollowMe_Dominio 12/16

13 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 13 di 16 Se l utente è autorizzato all uso anche di apparecchiature di tipo 2 sarà cura del servizio ICT o del supporto Informatico del Dipartimento inserire la coda di stampa corrispondente. Personale con postazione al di fuori del dominio UNIBS.local Per gli utenti che utilizzano computer non inseriti nel dominio è necessario l installazione di un client che permette di fornire le credenziali dell'utente mediante la compilazione di un form. Le credenziali sono quelle utilizzate per l'accesso alla piattaforma MyPortal del sito di Ateneo. Per connettersi alla coda di stampa virtuale unica messa a disposizione dal server di stampa fare riferimento al documento tecnico. Al primo utilizzo il client chiederà le credenziali MyPortal. Per ritirare il documento dagli apparati di tipo 1 è necessario autenticarsi sulla stampante con il PIN personale. Per ritirare il documento dagli apparati di tipo 2 non è necessario autenticarsi sulla stampante ma il documento verrà prodotto in modo automatico. Se necessaria, l'installazione del client verrà effettuata dal personale tecnico informatico dedicato al supporto informatico. Supporto Le apparecchiature dispongono di una etichetta riportante un numero verde per il supporto. Tale supporto è dedicato a problematiche delle apparecchiature quali inceppamenti, guasti, ecc. Il numero verde effettua una prima diagnosi della problematica e se necessario richiede l intervento del supporto informatico locale. 13/16

14 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 14 di 16 Le richieste di supporto relative a problematiche che si manifestano sulla postazione lavoro o del software di office automation, possono essere inserite direttamente nel consueto sistema di HelpDesk selezionando la categoria Servizio di Stampa PRINT.UNIBS.IT E disponibile un portale raggiungibile all indirizzo print.unibs.it. Tale portale consente di: Visualizzare i propri lavori in coda di stampa non ancora ritirati Eliminare un lavoro senza recarsi alla stampante Visualizzare e gestire le modalità di accesso al sistema (vedi Gestione del PIN) Accedere a risorse aggiuntive quali driver universali di stampa, client UNIFlow Accedere ad una sezione di help sul sistema L accesso al portale avviene per le postazioni inserite nel dominio UNIBS.local con un semplice click sul corrispondente metodo di accesso, oppure digitando Nome utente e PIN. Per le postazioni NON inserite nel domino UNIBS.local l accesso al portale avviene digitando Nome utente e PIN e cliccando sul secondo metodo. 14/16

15 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 15 di 16 Gestione del PIN Il PIN viene consegnato via al primo utilizzo del servizio inviando dalla propria postazione un lavoro in stampa. Il PIN viene trasmesso all indirizzo di posta elettronica istituzionale. In caso di smarrimento è possibile recuperare il proprio PIN inviando una con oggetto "PIN" all'indirizzo di posta elettronica recuperopin.print@unibs.it. Per modificare il proprio PIN è necessario seguire i seguenti passi: collegarsi al sito print.unibs.it; autenticarsi; scegliere il tab "identità" e rimuovere il TIC; inviare una con soggetto "PIN" all'indirizzo di posta elettronica recuperopin.print@unibs.it per generare un nuovo PIN. 15/16

16 Servizi agli Utenti e DTM Servizi ICT Pagina 16 di 16 Una volta ottenuto il PIN, è possibile associare alla propria utenza una qualsiasi tessera personale con a bordo un RFID. Tale tessera potrà essere poi utilizzata per ritirare i lavori di stampa in alternativa al PIN semplicemente avvicinandola al lettore installato a bordo di ogni apparecchiatura di tipo 1. Documentazione di riferimento Nome documento Servizio di stampa - note operative per l'installazione del client. Indicativo file _servizio_stampa_v2_installazione_client.pdf 16/16