IL SISTEMA DEI CONTROLLI E LA FUNZIONE COMPLIANCE

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1 GLI INTERMEDIARI SPECIALIZZATI: MODELLI DI BUSINESS E NUOVE REGOLE DI FUNZIONAMENTO IL SISTEMA DEI CONTROLLI E LA FUNZIONE COMPLIANCE Milano, 11 Aprile 2013 Claudio Cola 1

2 Organizzazione e controlli Il sistema dei controlli rafforza la capacità degli intermediari di gestire i rischi aziendali al fine di assicurare una gestione aziendale sana e prudente. Lo schema delle disposizioni di vigilanza (*) definisce l assetto organizzativo e di controllo degli intermediari; tale assetto tiene conto: 1. del principio di proporzionalità, in considerazione della complessità, operativa, dimensionale organizzativa, di attività degli intermediari contemperando l esigenza di flessibilità e di sana e prudente gestione; 2. della necessità di delineare un quadro organico e razionale tenendo conto delle disposizioni applicabili agli altri intermediari vigilati (banche, SIM, SGR, istituti di pagamento e istituti di moneta elettronica) e dei principi definiti in sede comunitaria ed internazionale. (*) documento in consultazione Banca d Italia gennaio 2012 Disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari (attuazione del D.lgs. 141/2010) 2

3 Organizzazione e controlli Il sistema dei controlli si inserisce nel più ampio tema del governo d impresa e del ruolo degli organi aziendali cui spetta il compito di formalizzare la politica di gestione dei rischi e dell assetto organizzativo. Il sistema di governo e controllo tiene conto dei seguenti aspetti: 1. requisiti generali di organizzazione, presidi per la gestione e il controllo dei rischi, flussi informativi interni, ecc.; 2. regole di governo societario, che delineano i compiti e le responsabilità minimali degli organi aziendali; 3. sistema dei controlli interni; 4. esternalizzazione delle attività; 5. caratteristiche del sistema informativo-contabile. Lo schema, introduce regole di governo societario che mirano ad assicurare che i sistemi di amministrazione e di controllo adottati dagli intermediari siano in grado di assicurare l efficienza e la correttezza della gestione e l efficacia dei controlli. 3

4 4 IL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Controllo Capogruppo Bancario Organismo Vig. 231/01 Comitato Controllo Interno Soc. di Revisione Organi Organi di amm.ne e controllo: CdA Coll. Sindacale Consiglieri indipendenti SUPERVISIONE STRATEGICA TERZO livello: Internal Audit CONTROLLI SULLA TENUTA DEL SISTEMA NEL SUO COMPLESSO SECONDO livello: COMPLIANCE Risk management Dirigente Preposto Affari Legali Tutela Aziendale Antiriciclaggio CONTROLLI DI CONFORMITA GESTIONE DEL RISCHIO PRIMO livello: Process owner delle singole attività CONTROLLI DI LINEA NEI SINGOLI PROCESSI differenziazione per OBIETTIVI DI CONTROLLO e NON per OGGETTO o CONTENUTO DELLE VERIFICHE 4

5 5 LE FIGURE DI CONTROLLO (dal 1994 ad oggi) 12 5

6 LA GOVERNANCE DEI CONTROLLI NEGLI INTERMEDIARI FINANZIARI (TIT. III, CAP. 1, SEZ. III) * Gli intermediari finanziari non inclusi tra gli intermediari minori istituiscono funzioni di controllo (compliance, risk, audit) tra loro separate sotto un profilo organizzativo. Gli intermediari finanziari minori possono non applicare il principio di separatezza. Tuttavia l attribuzione di controlli di audit a funzioni aziendali di controllo incaricate dello svolgimento di controllo di secondo livello è ammessa solo per gli intermediari finanziari che abbiano le seguenti caratteristiche: complessità operativa ridotta; esercizio della sola attività di finanziamento. (*) documento in consultazione Banca d Italia disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari (attuazione del D.Lgs. 141/2010) 6

7 LA GOVERNANCE DEI CONTROLLI NEGLI INTERMEDIARI FINANZIARI Organizzativamente, le disposizioni non individuano un modello univoco di riferimento, ma dettano principi e regole per il buon funzionamento dei controlli. Spetta agli intermediari definire la struttura dei controlli coerentemente con le proprie specificità e con il principio di proporzionalità assicurandone l efficacia. La governance dei controlli ricalca il modello seguito per i diversi intermediari, compresi quelli che offrono servizi d investimento; ed è rivolto a entità di diversa dimensione e complessità operativa. 7

8 Funzioni aziendali di controllo Gli intermediari finanziari istituiscono funzioni indipendenti di gestione del rischio, di Revisione interna e di controllo di conformità alle norme. Per assicurane l indipendenza è necessario che: 1. tali funzioni dispongano dell autorità, delle risorse e delle competenze necessarie per lo svolgimento dei loro compiti; 2. i responsabili non siano gerarchicamente subordinati ai responsabili delle funzioni sottoposte a controllo e siano nominati dall organo con funzione di gestione, d accordo con l organo di supervisione strategica, sentito l organo con funzione di controllo;inoltre, esse riferiscono direttamente agli organi aziendali; 3. coloro che collaborano alle funzioni aziendali di controllo non partecipino direttamente alla prestazione delle attività che essi sono chiamati a controllare; 4. le funzioni aziendali di controllo siano tra loro separate sotto un profilo organizzativo; 5. il metodo per la determinazione per la remunerazione di coloro che partecipano alle funzioni aziendali di controllo non ne comprometta l obiettività. 8

9 Funzioni aziendali di controllo: valutazioni Per gli intermediari finanziari il rispetto delle nuove regole comporta uno sforzo organizzativo notevole anche sul piano dei controlli. La Funzione compliance, tra le cui finalità la tutela dell interesse del cliente/consumatore assume un ruolo centrale, deve contribuire alla crescita di una cultura dei controlli interni. Le funzioni di controllo devono disporre dell autorità, delle risorse e delle competenze necessarie per lo svolgimento dei loro compiti e, più in generale, del convinto commitment degli organi aziendali. 9

10 Funzione di gestione del rischio Risk management La funzione di risk management: 1. collabora alla definizione delle politiche e del processo di gestione del rischio e delle relative procedure e modalità di rilevazione e di controllo; 2. presiede al funzionamento del sistema di misurazione e controllo dei rischi e ne verifica il rispetto da parte dell intermediario; 3. monitora costantemente l evoluzione dei rischi aziendali e il rispetto dei limiti operativi all assunzione delle varie tipologie di rischio; 4. analizza i rischi dei nuovi prodotti e servizi e di quelli derivanti dall ingresso in nuovi segmenti operativi e di mercato; 5. verifica l adeguatezza e l efficacia delle misure prese per rimediare alle carenze riscontrate nel sistema di controllo dei rischi. 10

11 Funzione di revisione interna Internal audit L internal audit valuta l adeguatezza e l efficacia del sistema dei controlli interni, l adeguatezza e sicurezza del sistema informativo, nonché l adeguatezza del piano aziendale di continuità operativa. Inoltre, verifica i seguenti punti: 1. regolarità delle diverse attività aziendali ed evoluzione dei rischi; 2. regolarità della rete distributiva; 3. rispetto delle norme da parte di tutti i livelli aziendali; 4. rispetto dei limiti previsti dai meccanismi di delega nonché del pieno e corretto utilizzo delle informazioni disponibili nelle diverse attività; 5. verifica della rimozione delle anomalie riscontrate nell operatività e nel funzionamento dei controlli. 11

12 La funzione di conformità Compliance La funzione compliance, al fine di valutare l adeguatezza delle procedure interne rispetto all obiettivo di prevenire la violazione di leggi, regolamenti e norme di autoregolamentazione applicabili all intermediario finanziario: 1. identifica le norme applicabili all intermediario e alle sue attività e valuta l impatto sui processi/ procedure aziendali; 2. propone modifiche organizzative e procedurali per il presidio della conformità alle norme; 3. predispone flussi informativi agli organi aziendali e alle altre funzioni di controllo; 4. verifica l efficacia degli adeguamenti organizzativi suggeriti; 5. valuta ex ante la conformità di tutti i progetti innovativi; 6. verifica la coerenza del sistema premiante aziendale con gli obiettivi di rispetto delle regole esterne e interne (leggi, statuto, codici etici, ecc.); 7. svolge attività di consulenza e di assistenza. 12

13 Rischio di non conformità La funzione di conformità (compliance) nasce in Europa nel settore bancario con il documento del Comitato di Basilea compliance in banks del 2005 che definisce per le banche il rischio di non conformità (compliance risk) Il rischio di incorrere in sanzioni giudiziarie o amministrative, perdite finanziarie rilevanti o danni in conseguenza di violazione, di norme di legge, di regolamenti ovvero di norme di autoregolamentazione o di codici di condotta. La funzione di conformità è posta a presidio di tale rischio 13

14 Principi informatori La funzione di compliance deve assicurare la conformità dei comportamenti alle norme garantendo che i processi operativi aziendali ne consentano il rispetto. L ambito applicativo teorico della funzione riguarda tutta l attività dell entità organizzativa. Nella prassi occorre presidiare in primo luogo i rischi più rilevanti* È indispensabile garantire l indipendenza e l autonomia della funzione. * Nel doc. in consultazione di Banca Italia (settembre 2012) disposizione di vigilanza potenziale per le banche. Sistema dei controlli interni, sistema informativo e continuità operativa il perimetro si estende a tutte le norme rilevanti riguardanti l attività bancaria e di intermediazione, la gestione dei conflitti d interesse, la trasparenza e in generale la tutela del consumatore. 14

15 Considerazioni L esigenza di istituire un presidio di compliance è sempre più avvertita da ogni tipo di organizzazione. Comuni sono le variabili che orientano in tal senso: un contesto operativo caratterizzato da accresciuta complessità e da sofisticazione dell attività; l incremento delle norme e della loro complessità; una maggiore declinazione delle regole interne per adeguarle a nuove esigenze anche di tipo normativo; la crescente sensibilità alla tutela del consumatore/cliente e la responsabilità nei confronti degli stakeholders. 15

16 Principali norme relative alla funzione compliance * B A N C H E M I F I D circolare Banca d Italia (luglio 2007) linee guida EBA (sett. 2011) documento in consultazione Banca d Italia vigilanza prudenziale per le banche. Sistema dei controlli interni (sett. 2012) documento in consultazione Banca d Italia disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari - attuazione D.lgs. 141/2010 n. 141 (genn. 2012) regolamento congiunto Banca d Italia Consob in materia di organizzazione e controlli degli intermediari di investimento e di gestione - ex art. 6, co. 2.bis TUF (ott. 2007) documento ESMA (luglio 2012) * La funzione compliance è obbligatoria anche per le assicurazioni (ISVAP reg. 20/2008) ed è oramai diffusa in diverse realtà imprenditoriali non bancarie. 16

17 La funzione compliance è: Principi Comuni funzione di controllo di secondo livello; funzione indipendente, autonoma, permanente; funzione, di regola, separata organizzativamente dalle altre funzioni di controllo (Audit, Risk Management); la funzione può non essere separata (in particolare dal Risk management) per le entità di piccole dimensioni (da valutare sulla base del principio di proporzionalità). 17

18 Aspetti peculiari e di criticità E S M A C O N S O B Pongono esclusiva attenzione alla normativa MIFID ( conformità MIFID ) ed evidenziano l aspetto di controllo nel continuo E B A A B I Attribuiscono alla compliance un approccio di ampia portata includendo nel perimetro della funzione tutta la normativa vigente 18

19 Documento congiunto Banca d Italia - Consob (ottobre 2007) in attuazione della Direttiva MiFID Gli intermediari istituiscono e mantengono funzioni permanenti, efficaci, indipendenti di controllo di conformità alle norme e, se in linea col principio di proporzionalità, di gestione del rischio d impresa e di revisione interna. N.B. alle banche e agli intermediari finanziari iscritti all art. 107 TUB si applicano, anche con riferimento alla prestazione di servizi d investimento, le disposizioni adottate in attuazione del TUB (art. 3). 19

20 ALCUNE AREE D IMPATTO COMPLIANCE TRASPARENZA* Gli intermediari finanziari sono tenuti al rispetto delle disposizioni sulla trasparenza bancaria in materia di pubblicità, informazione precontrattuale, comunicazioni alla clientela, tecniche di comunicazioni a distanza, servizi di pagamento, credito al consumo, requisiti organizzativi per la gestione dei reclami *Disposizioni di Vigilanza Banca d Italia del 29 luglio 2009 e succ. regolamentazione. 20

21 ALCUNE AREE D IMPATTO COMPLIANCE ANTIRICICLAGGIO * Agli intermediari finanziari si applicano gli obblighi antiriciclaggio: di identificazione e adeguata verifica della clientela; della registrazione delle operazioni (AUI); della segnalazione delle operazioni sospette di antiriciclaggio. *D.lgs. 231/2007; Disposizioni attuative B.I. 10 marzo 2011; v. anche Com. Banca Italia del 30 marzo 2012 in materia di esternalizzazione della funzione antiriciclaggio e di scrupolosa applicazione delle disposizioni del d.lgs. 231/

22 ALCUNE AREE D IMPATTO COMPLIANCE RESPONSABILITA D.lgs. 231/2001* Agli intermediari finanziari spetta l onere di dotarsi di un idoneo Modello Organizzativo a presidio del rischio di attribuzione della responsabilità amministrativa per reati compiuti da soggetti apicali o da collaboratori dell impresa, nell interesse o a vantaggio della stessa. * D.lgs. 8 giugno 2001 n. 231 in attuazione della Legge Delega 29 settembre 2000 n

23 ESTERNALIZZAZIONE DI FUNZIONI AZIENDALI (TIT. III, CAP. 1, SEZ. V)* Le disposizioni consentono di ricorrere ad esternalizzazioni, anche con riferimento alle funzioni di controllo, fermo restando che la responsabilità resta in capo all intermediario. L esternalizzazione non può pregiudicare la qualità del sistema dei controlli interni e deve prevedere, tra l altro: contratti formalizzati e chiaramente definiti con un contenuto minimo e livelli attesi di servizio; modalità di controllo e flussi informativi che consentano il governo dei fattori di rischio; piani d emergenza. L intermediario, inoltre, deve mantenere le competenze tecniche per reinternalizzare * Documento in consultazione gen Disposizione di vigilanza Banca d Italia per gli intermediari finanziari (attuazione D.lgs 141/2010) 23

24 ESTERNALIZZAZIONE DELLE FUNZIONI DI CONTROLLO* In particolare in caso di esternalizzazione in tutto o in parte delle funzioni di controllo, in aggiunta a quanto previsto nella sez. III dedicata a tali funzioni, vanno definiti: obiettivi, metodologia, frequenza dei controlli; modalità e frequenza della reportistica ; raccordi con l organo di controllo; possibilità di effettuare controlli ; proprietà esclusiva dei risultati; obblighi di riservatezza. * Particolari disposizioni sono inoltre previste nel caso di esternalizzazione di funzioni operative importanti. 24

25 CONCLUSIONE La funzione di compliance, oltre a contribuire alla diffusione nelle organizzazioni di una cultura che favorisca il rispetto delle regole e la consapevolezza dei rischi ai quali le condotte difformi espongono l organizzazione aziendale, interviene nei processi dando il suo contributo alla progettazione, alla predisposizione e alla verifica di adeguate procedure interne Claudio Clemente, Ragioniere Generale Banca d Italia, 8 incontro Compliance Aicom 25

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