3. PROTOCOLLO CORRISPONDENZA IN ARRIVO ED IN PARTENZA

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Marina Bosco
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1 ATER Belluno Procedura PG 03 Protocollo in arrivo ed in partenza 3. CORRISPONDENZA IN ARRIVO ED IN PARTENZA 1. SCOPO La presente procedura illustra la sequenza delle attività relative al processo di protocollazione, archiviazione e smistamento della in entrata ed in uscita. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura si applica alla e agli allegati in partenza o destinati a tutti gli uffici dell Azienda. Fanno eccezione: materiale pubblicitario senza o riviste in abbonamento, inoltrate direttamente al ; personale, inviata direttamente all interessato. La procedura è suddivisa nei seguenti sottoprocessi: in partenza; in arrivo. interna. RESPONSABILITA La responsabilità di attribuire la in entrata è della Direzione. La responsabilità di provvedere alla protocollazione, archiviazione è del responsabile è dell incaricato dell Ufficio Protocollo unitamente alla, mentre la pura spedizione è di responsabilità dell incaricato al Protocollo, entrambi in organico al Settore Amministrativo. La responsabilità della distribuzione, nonché dell assegnazione della ai singoli addetti è dei Responsabili di Area e di Ufficio. ALLEGATI non ci sono allegati Dirig. Area Amministrativa dott. Alberto Pinto Ed.1 Rev.3 del Pag. 1 di 8

2 ATER Belluno Procedura PG 03 Protocollo in arrivo ed in partenza CORRISPONDENZA IN PARTENZA 1 Consegna in partenza Posta Destinatari solo postali? SI 2 Archiviazione nel del informartico della NO 7 Scansione del documento* (non ancora protocollato, ma siglato) da parte dell Ufficio Segreteria 8 Copiatura del file scansionato in una cartella di rete accessibile al Direttore 3 Apposizione del numero di su copia cartacea del documento 4 Scansione del documento cartaceo numerato A 5 Eventuale consegna della copia riportante la protocollazione all Ufficio mittente 6 Spedizione via busta della cartacea 9 Firma digitale da parte del Direttore (creazione file p7m) direttamente sulla cartella di rete Destinatari solo P.E.C.? SI P.E.C 10 Protocollazione automatica da parte della Segreteria con allego del file p7m e degli eventuali allegati passati in cartella di rete da parte degli uffici o dei responsabili firmatari digitalmente 11 Invio automatico della PEC tramite Protocollo infotmatico NO Mista 13 Copiatura del file firmato digitalmente ed annessi allegati, in una cartella di rete accessibile all Ufficio Protocollo 14 Archiviazione nel del informartico della 15 Allego del file firmato digitalmente tramite tasto [Sfoglia] 16 Apposizione del numero di su copia cartacea del documento 12 Eventuale consegna delle ricevute all Ufficio mittente A PROTOCOLLAZIONE E INVIO TERMINATO Ed.1 Rev.3 del Pag. 2 di 8

3 Processo: IN ARRIVO Responsabilità: SEGRETERIA GENERALE 1 Consegna da inviare Documento da protocollare Regolamento circolari interne Ufficio segreteria di 2 Archiviazione nel del della o o Protocollaz. Regolamenti A.I.P.A. + N. 3 Apposizione del numero di dell uff. spedizioni 4 Scansione del documento cartaceo già Protocollato dell uff. spedizioni Scanner in dotazione al Protocollo Documento digitalizzato 5 Consegna della copia all dell uff. spedizioni Fotocopiatrice Copia interna protocollata 6 Spedizione cartacea della dell uff. spedizioni Francopost Distinta corrispondenz Regolamento PPTT Busta affrancata Ufficio postale Ed.1 Rev.3 del Pag. 3 di 8

4 Processo: IN ARRIVO Responsabilità: SEGRETERIA GENERALE 7 Scansione del documento NON protocollato Scansione da fotocopiatrice Documento digitalizzato 8 Copiatura del file in rete PC File condiviso in rete Direzione 9 Firma digitale da parte del Direttore Direzione Direttore PC - Penna firma digitale File firmato digitalmente p7m 10 Protocollazione del documento digitalizzato Regolamenti A.I.P.A. + N. 11 Invio automatico PEC tramite del Protocollo o o Invio PEC Destinatario 12 Consegna ricevuta PEC cartacea o o PC Ricevuta PEC Ed.1 Rev.3 del Pag. 4 di 8

5 Processo: IN ARRIVO Responsabilità: SEGRETERIA GENERALE 13 Copiatura file in rete PC File condiviso in rete 14 Archiviazione nel del della Protocollaz. Regolamenti A.I.P.A. + N. 15 Allego al del documento digitale Protocollaz. Ed.1 Rev.3 del Pag. 5 di 8

6 CORRISPONDENZA IN ARRIVO (non PEC) 1 Ricezione Corrsisp. personale si 1a Consegna all' interessato no 2 Consegna al Direttore per primo smistamento 3 Inserimento dei dati nel 4 Attribuzione del numero di 5 Assegnazione informatica e consegna originale cartaceo ai Dirigenti 6 Smistamento da parte dei dirigenti ai capi ufficio 7 Smistamento da parte dei capi ufficio al 8 Eventuale richiesta dell'originale cartaceo 9 Eventuale evasione della pratica Ed.1 Rev.3 del Pag. 6 di 8

7 Processo: IN ARRIVO (non PEC) Responsabilità: SEGRETERIA GENERALE 1 Ricezione 2 Consegna al Direttore per primo smistamento 3 Inserimento dei dati nel 4 Attribuzione del numero di 5 Assegnazione informatica e consegna originale cartaceo ai Dirigenti 6 Smistamento da parte dei dirigenti ai capi ufficio 7 Smistamento da parte dei capi ufficio al destinatari 8 Eventuale richiesta dell originale cartaceo Direzione Direzione Dirigente di area Dirigente di area Capi ufficio Capi ufficio Messaggio Originale lettera Regolamenti A.I.P.A. Disposizioni Dirigenziali Disposizioni dirigenziali Ufficio Destinatari lettera Disposizioni Dirigenziali Corrispondenza in arrivo timbrata e datata Corrispondenza siglata e assegnata ai Dirigenti di Area + N. Originale lettera con protocollazione Messaggio Messaggio Messaggio Direttore Dirigente di area Capi ufficio Destinatari lettera Dirigente di area stesso giorno della ricezione stesso giorno dell assegnazi one entro il giorno successivo Ed.1 Rev.3 del Pag. 7 di 8

8 Processo: IN ARRIVO (non PEC) Responsabilità: SEGRETERIA GENERALE 9 Eventuale evasione della pratica Ufficio Destinatari lettera Destinatari lettera alla conclusione della pratica Ed.1 Rev.3 del Pag. 8 di 8

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