ACCORDO PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO MEDIA LIBRARY ONLINE (MLOL)

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1 Allegato A) ACCORDO PER LA GESTIONE DEL SERVIZIO MEDIA LIBRARY ONLINE (MLOL) Tra Il CONSORZIO SISTEMA BIBLIOTECARIO NORD OVEST (nel seguito, CSBNO), PI: , legalmente rappresentato dal direttore GIANNI STEFANINI, che interviene in quest atto esclusivamente in nome e per conto del Consorzio che rappresenta in qualità di capofila per il network Media Library OnLine e Il COMUNE DI CREMONA, con sede in Cremona, Piazza del Comune n.8, codice fiscale , nella persona della dr.ssa Maurizia Quaglia, Direttore del Settore Cultura Musei e City Branding, che interviene in quest atto esclusivamente in nome e per conto del Sistema bibliotecario che rappresenta, denominato Rete Bibliotecaria Cremonese Premesso che - si è interessati alla crescita dei servizi di distribuzione di oggetti digitali ad accesso aperto o commerciale attraverso un portale di digital asset management; - si intende, in un quadro di cooperazione, sviluppare le politiche di utilizzo dei supporti informatici, nel rispetto dell autonomia dei singoli enti; - si mira a ottimizzare la gestione delle attività per quanto riguarda la negoziazione, l acquisizione e la gestione dei metodi per l accesso alle risorse elettroniche; - si persegue la razionalizzazione degli interventi, minimizzando i costi e massimizzando i benefici per le biblioteche e per gli utenti, attraverso un efficace diffusione delle informazioni, l eliminazione di duplicazioni e diseconomie, il miglioramento della tempestività, dell entità e della qualità delle conoscenze; - si vuole dar vita a un sistema di condivisione, uso e riuso delle risorse tecnologiche, organizzative e di innovazione nelle biblioteche; - si condivide l opportunità di realizzare un progetto di biblioteca digitale da mettere a disposizione dei propri utenti; - il CSBNO ha ottenuto un finanziamento pari a ,00 per il quadriennio per creare tra i sistemi bibliotecari della Regione Lombardia un network di biblioteche pubbliche per l offerta di contenuti digitali, mediante l utilizzo del progetto Media Library OnLine (in seguito indicato come progetto MLOL ) di Horizons; - in particolare, tale finanziamento ha vincolato Horizons a offrire alle biblioteche e ai sistemi bibliotecari della Regione Lombardia la possibilità di aderire al progetto MLOL a condizioni di favore e ha consentito a CSBNO di stipulare una convenzione con i sistemi bibliotecari della Regione Lombardia e anche di altre Regioni per la condivisione dell utilizzo della piattaforma MLOL, della fornitura di contenuti su richiesta e della relativa assistenza tecnica, al fine di costituire un network di biblioteche pubbliche per l offerta di contenuti digitali; - per effetto della collaborazione così instauratasi tra CSBNO, i sistemi bibliotecari

2 convenzionati e Horizons, il progetto MLOL risulta caratterizzato da assoluta specificità, pronto all uso, senza necessità di adeguamenti, modifiche ed ulteriori incrementi, salvo quelli che nel corso del tempo dovessero essere ulteriormente suggeriti dai sistemi bibliotecari convenzionati, con la conseguenza che non sussistono i presupposti per la messa in concorrenza dell acquisto della fornitura del progetto MLOL e dei relativi servizi, per cui per le forniture e i servizi si procede ai sensi dell'art. 63, comma 2, lettera b), punto 2) del D. Lgs. 19 aprile 2016 n. 50; - la condivisione del progetto MLOL tra i sistemi bibliotecari convenzionati con CSBNO ha consentito di conseguire importanti risultati in favore dell utenza del network dei sistemi bibliotecari, quale la sperimentazione del prestito interbibliotecario digitale, risultati tali da rendere necessario stipulare un nuovo contratto tra Horizons e il CSBNO per la fornitura della piattaforma MLOL, dei suoi contenuti digitali e della relativa assistenza tecnica fino al 31 dicembre 2017; tutto ciò premesso si conviene e si stipula quanto segue: 1. Il presente accordo ha per finalità l a realizzazione di servizi che, mediante il progetto Media Library OnLine (MLOL), facilitino e sostengano la diffusione di risorse digitali e banche dati, che promuovano l uso e la produzione di materiali multimediali da parte della comunità locale e contribuiscano all accesso universale all informazione e al superamento del digital divide. Tale servizio sarà realizzato in forma cooperativa: i soggetti sottoscrittori agiranno in un ottica coordinata e di sistema, collaborando alla realizzazione di un patrimonio comune, strutturato e organizzato secondo diversi gradi di fruizione anche in un ottica di raggruppamento dei Sistemi. Al CSBNO è attribuito il ruolo di ente capofila per i rapporti con i terzi e per la gestione dei servizi di cui al comma 1. I soggetti sottoscrittori individuano inoltre come obiettivo prioritario l ampliamento delle risorse a disposizione di MLOL. 2. Il presente accordo definisce l organizzazione nel dettaglio, gli strumenti organizzativi, le funzioni attribuite in ordine alle modalità concrete di gestione dei ruoli, gli spazi formali di confronto tra gli enti, e le responsabilità di ciascun sottoscrittore ispirandosi al principio della pari dignità di ciascun soggetto sottoscrittore. 3. La piattaforma MLOL realizzata e distribuita da Horizons Unlimited srl di Bologna è lo strumento individuato per la gestione dei servizi di biblioteca digitale nel biennio I servizi inclusi nella licenza Media Library OnLine oggetto di un accordo specifico tra Ente capofila e Horizons Unlimited srl sono elencati in allegato al presente accordo. 4. I Soggetti sottoscrittori costituiscono un organismo di coordinamento, composto da un rappresentante per ogni ente sottoscrittore, cui sono affidati i seguenti compiti: 4.1 stabilire gli indirizzi nei confronti dell Ente capofila per le relazioni con i terzi e per la gestione dei servizi di cui al punto 1; 4.2 definire e autorizzare il piano economico annuale che stabilirà il piano dei contenuti e i tempi di versamento delle relative quote. Con il piano economico annuale, l organismo di coordinamento in particolare determinerà le quote per lo svolgimento delle seguenti attività: a) Utilizzo del software e assistenza tecnica Help desk; b) compiti di coordinamento e di rappresentanza dell Ente capofila; c) contenuti definiti in sede di coordinamento da fornire sulla piattaforma MLOL; d) eventuali progetti speciali o sviluppi definiti in sede di coordinamento. In ogni caso, la quota che il Sistema bibliotecario dovrà versare per le utilità di cui alle lettere a) e b) non potrà eccedere l importo di Euro/annui 4.000,00=; relativamente alle utilità di cui alle lettere c) e d), la quota a carico del Sistema bibliotecario sarà definita dall organismo di coordinamento entro il 30 settembre di ciascuno degli anni di durata del presente accordo. Il Sistema bibliotecario

3 potrà liberamente scegliere utilità ulteriori rispetto alle precedenti, facendosi carico dei correlativi costi; 4.3 individuare le relazioni rilevanti con soggetti esterni che l ente capofila dovrà attuare; 4.4 stabilire le logiche di servizio pubblico (visibilità dei contenuti, criteri di accesso, ecc.) della piattaforma, da commissionare, previa contrattazione, al gestore del software; 4.5 decidere sull adesione di altri Sistemi e autorizzare la sottoscrizione della relativa convenzione con l ente capofila. 5. Il pagamento delle quote a carico del Sistema bibliotecario, di cui al punto 4.2, saranno versate all Ente capofila entro il 31 ottobre per l'anno 2016, entro il 30 aprile per l'anno I soggetti sottoscrittori assegnano al capofila il compito di mantenere le relazioni tecnico-amministrative con il soggetto produttore della piattaforma MLOL per la realizzazione degli obiettivi stabiliti al punto Al soggetto capofila viene affidato il compito di gestire eventuali finanziamenti, sponsorizzazioni o investimenti pubblicitari che riguardino l insieme dei soggetti sia nei termini di utilizzo condiviso delle risorse che in termini di rendicontazione. I finanziamenti di carattere territoriale o che comunque riguardino solo una parte dei partner potranno essere gestiti dal soggetto locale riconosciuto dal finanziatore come interlocutore designato. 8. Il servizio di assistenza tecnica e di help desk viene assicurato dal soggetto fornitore della piattaforma MLOL. 9. L acquisizione dei contenuti avviene secondo le seguenti modalità: 9.1. Il piano economico annuale definisce le risorse che i soggetti sottoscrittori mettono a disposizione per l acquisto dei contenuti 9.2. L acquisizione dei contenuti può avvenire per prodotti che riguardano la totalità dei soggetti partecipanti, solo una parte di essi o singole reti La contrattazione con i produttori di contenuti viene effettuata su mandato dell Organismo di Coordinamento dall ente capofila per l ottenimento delle migliori condizioni di mercato L acquisto che riguardi la totalità dei soggetti, solo una parte o la singola rete dovrà essere effettuato previa esplicita autorizzazione da parte degli stessi per la quota di rispettiva competenza Le regole di suddivisione delle quote per l acquisto dei prodotti verranno stabilite sulla base delle caratteristiche di licenza dei prodotti stessi E comunque lasciata facoltà ai singoli soggetti di provvedere autonomamente alla scelta ed acquisto di contenuti da immettere nella piattaforma Potranno essere istituiti specifici gruppi per l approfondimento e la selezione dei contenuti. 10. Il presente accordo scade il ; tuttavia le parti possono recedere dal presente accordo, a partire dal secondo anno della sua vigenza, mediante comunicazione scritta che deve essere trasmessa alla sede del CSBNO con lettera raccomandata almeno sei mesi prima dall efficacia del recesso. 11. Per qualsiasi controversia sarà competente il Foro di Milano. Letto, firmato e sottoscritto Novate Milanese,

4 Per il Consorzio Sistema Bibliotecario Nord Ovest (MI) Per il Comune di Cremona

5 SERVIZI DI BASE INCLUSI NEL COSTO BASE DELLA PIATTAFORMA MLOL (1/2) SERVIZIO PORTALE E ACCESSI UTENTE DESCRIZIONE Accesso ai servizi MLOL attraverso il portale o attraverso il portale personalizzato. Sarà attivato un pannello di gestione via Internet che vi permetterà di gestire la consegna delle credenziali di accesso via agli utenti. PORTALE PERSONALIZZATO Versione personalizzata del portale accessibile da postazioni/utenti specifici o rispondenti a un URL specifico, sulla base di: una testata specifica ed eventuali altri loghi ed elementi fissi in home page da fornirci in versione ad alta definizione; menu di navigazione specifici; gestione di un area news e immagine in evidenza autonoma sotto-dominio personalizzato (ad esempio: trieste.medialibrary.it) CMS web based per la gestione autonoma di news, immagine in evidenza e pagine Info FORMAZIONE DI BASE VIA TELEFONO/SKYPE GESTIONE ACQUISTO CONTENUTI DIGITALI GESTIONE UTENTI SHOP MLOL Il costo include la formazione (via telefono/skype) di un vostro operatore all'uso di tutti gli strumenti di navigazione e consultazione del sistema A richiesta del sistema Horizons gestisce l'acquisto di contenuti digitali per conto del cliente sulla base di indicazioni del cliente stesso e sulla base dell'approvazione da parte del cliente di preventivi specifici per i singoli pacchetti di contenuti da acquisire. Il canone base di piattaforma include anche un sistema di gestione utenti fornito da MLOL o l'integrazione attraverso web service con un vostro database utenti. Il canone base per il costo annuale di piattaforma include l'uso dello Shop MLOL per l'acquisto e la gestione contabile di contenuti come ebook, audiolibri, video on demand, edicola. O per la gestione di servizi quali il prestito interbibliotecario digitale. Il budget caricato nello Shop MLOL è indipendente dal costo annuale di piattaforma. 1

6 SERVIZI DI BASE INCLUSI NEL COSTO BASE DELLA PIATTAFORMA MLOL (2/2) SERVIZIO HELP DESK DESCRIZIONE Assistenza tecnica via nei normali giorni lavorativi (attraverso help-desk presente nella Media Library): lun-ven 9-13 Intervento per correzione errori: 2 BD Intervento per ripristino sistema in caso di impossibilità di accesso: 1BD Garantito 98% di uptime su base annua (ad eccezione dei tempi di manutenzione programmata e di interruzioni per forza maggiore) CONTENUTI STRUMENTI DI COMMUNITY PER LE STRUTTURE ADERENTI MLOL include contenuti commerciali e contenuti ad accesso aperto. L acquisizione di una licenza MediaLibraryOnLine dà diritto di accesso a tutti i contenuti ad accesso aperto sinora indicizzati. Per quanto concerne i contenuti commerciali il sistema bibliotecario potrà integrare sulla piattaforma i contenuti digitali acquisiti autonomamente o attraverso acquisti consortili con gli altri sistemi bibliotecari aderenti al network. I contenuti sulla piattaforma sono suddivisi nelle seguenti tipologie principali: Audio: questa tipologia raccoglie una vasta gamma di file musicali ascoltabili in streaming o in download a seconda del content provider; Audiolibri: la collezione comprende soprattutto i classici della letteratura mondiale anche in lingua originale; Banche dati: raccolta di basi dati giuridiche, artistiche, giornalistiche, economiche, geografiche, scientifiche. E-Book: libri digitalizzati in una pluralità di formati, collezioni di e-book provenienti dai grandi processi di mass digitization nel mondo; Immagini: raccolte di documenti iconografici, fotografie, disegni e materiali storici. E-Learning: corsi di formazione online erogati da piattaforme di e-learning esterne prevalentemente della pubblica amministrazione; Presentazioni: questa tipologia raccoglie presentazioni realizzate utilizzando Power Point o altri software simili. Quotidiani e periodici: raccolta di quotidiani e periodici, italiani e stranieri, strumenti di rassegna stampa, archivi storici dei quotidiani italiani; Video: film e documentari italiani e stranieri commerciali e di pubblico dominio (prevalentemente in streaming). MediaLibraryOnLine ha una pagina pubblica su Facebook aperta anche ai non iscritti: STATISTICHE Il sistema include un cruscotto di monitoraggio statistico in tempo reale che permette di misurare in maniera analitica il livello di consultazione dei propri utenti. 2