AZIONI, non parole. Manuale del Codice di Condotta di CareFusion
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- Jacopo Castellano
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1 AZIONI, non parole Manuale del Codice di Condotta di CareFusion
2 Chi è CareFusion La nostra missione Fornire prodotti e servizi clinicamente testati che consentano di migliorare significativamente l'assistenza al paziente. I nostri valori La creazione di valore comincia con i clienti. Ci interessano le persone come individui. Un operato eccellente è la base per risultati eccellenti. L'innovazione è la nostra linfa vitale. Il lavoro di squadra è fondamentale per il nostro successo. 1
3 Presentazione Lettera del CEO L'impegno a tenere un comportamento etico e garantire qualità è alla base dei nostri valori ed è essenziale ai fini delle performance aziendali. Siamo convinti che lavorare in modo eccellente sia la base per raggiungere risultati eccellenti e tale convinzione è corroborata da un impegno esplicito a gestire la società in un'ottica di lungo periodo e a non compromettere mai la nostra integrità per raggiungere risultati. Il nostro Codice di Condotta fornisce una visione di ampio respiro degli obblighi che ci assumiamo per una condotta aziendale responsabile. Esso prevede esempi di situazioni che potreste trovarvi ad affrontare e riferimenti ad alcune delle nostre principali politiche, procedure e risorse a cui potete attingere per prendere le decisioni più giuste per CareFusion da un punto di vista etico. La capacità di assumersi responsabilità è una forte componente della nostra cultura. A livello individuale, essa include il prendere l'iniziativa di comprendere le proprie responsabilità, porre domande, chiedere consiglio e trovare soluzioni. Alcune situazioni in cui potreste venirvi a trovare potrebbero non essere chiaramente delineate e le risposte non così facili da trovare, pertanto vi invitiamo a far presenti le vostre preoccupazioni. In questo opuscolo vengono elencati vari contatti e le risorse che possono esservi utili per trovare le risposte alle vostre domande e per riferire eventuali problemi. Ciascuno di noi contribuisce ogni giorno alla reputazione di CareFusion. Insieme, possiamo continuare a rafforzare la nostra cultura di rispetto delle regole e assunzione di responsabilità e vantarci di essere una società che migliora la vita dei propri clienti e dei loro pazienti. Dave Schlotterbeck Presidente e Chief Executive Officer 2
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5 Panoramica Nel Codice di Condotta di CareFusion viene illustrata la condotta responsabile che deve tenere chiunque lavori per CareFusion al fine di tutelare la fiducia che i nostri dipendenti, clienti, fornitori, enti regolatori e azionisti ripongono in noi. Tutti i dipendenti, il personale temporaneo, i funzionari, i dirigenti, i collaboratori a contratto, nonché le società controllate o affiliate di CareFusion e le terze parti che agiscono per nostro conto sono vincolati dalla lettera e dallo spirito di questi standard e sono tenuti a conformarsi ad esse. Il Codice di Condotta di CareFusion rappresenta la base del programma a cui facciamo riferimento- per lavorare in modo responsabile e con integrità ed è pienamente approvato e sostenuto dal Consiglio di amministrazione e dalla dirigenza superiore di CareFusion. La responsabilità generale del programma, incluse la formazione, la certificazione e la verifica della conformità, è affidata al chief compliance officer di CareFusion, sotto la supervisione del Chief Executive Officer e del Comitato di controllo del Consiglio di amministrazione. Sotto la direzione del chief compliance Officer, il reparto Etica e Conformità è incaricato di rispondere alle richieste di indicazioni su questioni di etica e conformità. Il Codice di Condotta di CareFusion fornisce una panoramica degli standard che siamo tenuti a rispettare ed è supportato e ulteriormente delineato dalle politiche e procedure o dai requisiti legali applicabili al proprio ruolo. Gli esempi riportati in questo opuscolo riguardo ai comportamenti doverosi e ai comportamenti, invece, da evitare sono tratti da queste politiche più dettagliate e, pur non essendo esaustivi, mirano a far comprendere l'importanza di chiedere ulteriore consiglio. Inoltre, il Sistema di Gestione Qualità svolge un ruolo fondamentale come strumento di supporto del Codice di Condotta di CareFusion e ci consente di garantire prodotti e servizi clinicamente testati e di alta qualità che migliorano la vita dei nostri clienti e dei loro pazienti. Un dipendente che non si attenga a questi standard e alle nostre politiche e procedure verrà considerato come se agisse al di fuori dell'ambito delle sue mansioni e potrebbe, in conformità con le leggi applicabili, essere sottoposto a provvedimenti disciplinari, incluso il licenziamento. In molti casi, i dipendenti potrebbero inoltre incorrere in sanzioni civili e penali per tutte le violazioni. Qualsiasi deroga a una disposizione contenuta nel presente documento richiede l'approvazione scritta del chief compliance officer. Inoltre, qualsiasi deroga richiesta per un responsabile esecutivo o un dirigente richiede l'approvazione del Comitato di Controllo del Consiglio di amministrazione e l'immediata comunicazione agli azionisti. Le deroghe possono essere accordate solo in conformità con le leggi applicabili e in circostanze straordinarie. 4 Copie del Codice di Condotta di CareFusion sono disponibili nella rete Intranet della società e su Internet. Nella rete Intranet della società sono inoltre disponibili informazioni sul Sistema di Gestione Qualità nonché riferimenti a politiche e procedure applicabili all'intera azienda per ciascuna sezione. Per qualsiasi domanda, contattate il vostro manager, il reparto Etica e Conformità o la CareFusion Conduct Line come descritto in maggiore dettaglio nel presente Codice di Condotta.
6 Codice di Condotta di CareFusion 01 Agire con integrità a 02b Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni - All'esterno dello spazio economico europeo, della Svizzera e del Canada Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni - All'interno dello spazio economico europeo, della Svizzera e del Canada Trattare gli altri in modo corretto e promuovere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo Evitare i conflitti di interessi Competere in modo leale e onesto sul mercato Interagire in modo appropriato con i clienti Evitare la corruzione Tutelare la qualità di prodotti e servizi Rispettare gli enti pubblici, le loro persone e regole Mantenere libri e registrazioni contabili accurati Proteggere le informazioni e le risorse Essere dei buoni cittadini nella vita e sul lavoro
7 Standard 01 Agire con integrità Come dipendenti, lavoriamo insieme rispettando i medesimi standard e valori fondamentali, in modo da promuovere un ambiente dove integrità e condotta aziendale responsabile siano le basi di chi siamo e del modo in cui svolgiamo la nostra attività. 6
8 OPPORTUNITÀ, non sfide 7
9 Perché è importante Rispettando le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion, creiamo un ambiente in cui i dipendenti lavorano volentieri, i clienti e i fornitori sono interessati a fare affari e gli investitori desiderano riporre la loro fiducia. I dipendenti vogliono un ambiente di lavoro in cui possono contare sull'onestà e sull'integrità degli altri. Esempi di comportamenti ritenuti doverosi da parte di un dipendente Agire con integrità e tenere una condotta aziendale responsabile Comprendere e aderire al Codice di Condotta, alle politiche di CareFusion e alle leggi e normative applicabili - Chiedere al vostro manager informazioni sulle politiche e procedure specifiche per reparti o mansioni - Partecipare alle iniziative di formazione e istruzione correlate a tali politiche e tutte le leggi e normative applicabili - Chiedere consiglio all'ufficio legale nel caso emerga un conflitto tra le leggi applicabili Rispettare i limiti della propria competenza nell'agire per conto di CareFusion e non intraprendere alcuna azione che esuli dalla propria competenza o la eluda Collaborare a tutte le indagini e le verifiche, incluse a titolo esemplificativo e non esaustivo controversie o richieste di enti pubblici e altre agenzie esterne in conformità con le leggi applicabili - Dire la verità - Non alterare o distruggere documenti e registrazioni - Non discutere di un'indagine o una verifica con altre persone, a meno che non riceviate l'incarico di farlo Esempi di comportamenti ritenuti doverosi da parte di un responsabile Fungere da esempio e da modello di comportamento etico Ricordare ai dipendenti che i risultati aziendali sono meno importanti dell'agire con integrità e del rispettare leggi e normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion Creare una cultura di conformità in cui i dipendenti comprendono le proprie responsabilità e si sentono liberi di fare presenti le preoccupazioni senza timore di atti di ritorsione - Non partecipare ad atti di ritorsione e non tollerarli - Organizzare iniziative opportune di orientamento e formazione continua Valutare se i dipendenti (e le terze parti che agiscono per nostro conto) rispettano le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion Tenere presenti l'impegno e i risultati in termini di conformità nel valutare e nel premiare i dipendenti Identificare i rischi legati alla conformità dell'attività aziendale e adottare sollecite misure per risolvere i problemi rilevati al riguardo Affrontare le eventuali problematiche associate alla condotta aziendale che potrebbero insorgere e adottare le misure disciplinari opportune in conformità con le leggi applicabili 8
10 - Contattare il reparto Etica e conformità in presenza di una situazione che comporta una problematica a livello di conformità - Contattare il reparto Risorse Umane o Etica e Conformità in presenza di una situazione nuova o eccezionale oppure in caso di indecisione riguardo alla misura da adottare Collaborare con il reparto Etica e conformità o con l'ufficio legale per effettuare le dovute segnalazioni agli enti regolatori e alle autorità incaricate dell'applicazione della legge Responsabilità al termine dell'impiego Al termine dell'impiego presso CareFusion, sussistono in capo all'ex dipendente alcuni obblighi di responsabilità, definiti nelle politiche di impiego di CareFusion e nelle leggi inerenti l'impiego, inclusi a titolo esemplificativo ma non esaustivo i seguenti obblighi: Restituire tutte le risorse e i dati aziendali alla società Mantenere la riservatezza sulle informazioni della società Non negoziare azioni o titoli in base a informazioni sostanziali e non di pubblico dominio ottenute durante l'impiego presso CareFusion Collaborare con CareFusion in merito a indagini, controversie e al trasferimento e alla tutela della proprietà intellettuale correlata all'impiego presso CareFusion, laddove richiesto D. R. Una mia dipendente ha segnalato a me, in qualità di suo manager, una questione etica. Dopo aver letto il Codice di Condotta di CareFusion non sono ancora certo di aver individuato la risposta più giusta, ma ritengo di dover dare una risposta per dimostrare di essere un bravo manager. Come dovrei comportarmi? In caso di dubbi sulla risposta, chiedete delucidazioni al reparto Etica e Conformità. In questo modo individuerete la risposta giusta e sottolineerete l'importanza di porre domande. 9
11 Standard 02a Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Linee guida per i dipendenti di CareFusion che operano al di fuori dello spazio economico europeo*, della Svizzera e del Canada. La capacità di assumersi responsabilità è una parte importante dei valori alla base della nostra cultura e una delle condotte più significative che potete adottare per dimostrare il vostro senso di responsabilità è porre domande, chiedere consiglio o fare presenti le preoccupazioni. Qualsiasi dipendente che ponga domande in buona fede, chieda consiglio o faccia presente una preoccupazione si comporta nel modo giusto. Tutti commettiamo errori involontari, ma l'occultamento di un problema non può mai essere in buona fede. CareFusion non licenzierà, degraderà, sospenderà, minaccerà, molesterà o esporrà ad alcun atto di ritorsione un dipendente che fa presente una preoccupazione in buona fede riguardo a una cattiva condotta presunta o effettiva o altri rischi per l'attività aziendale. Se ritenete di aver subito atti di ritorsione per avere fornito informazioni di questo tipo, contattate immediatamente il reparto Etica e Conformità o Risorse umane, l'ufficio legale o la CareFusion Conduct Line. 10 *Spazio economico europeo: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Regno Unito, Ungheria
12 SOLUZIONI, non problemi 11
13 Perché è importante È responsabilità di ognuno di noi agire con integrità e rispettare le leggi e le normative applicabili, gli standard del Codice di Condotta di CareFusion e le politiche e procedure di CareFusion ovunque operiamo. Un comportamento difforme può comportare gravi danni alla nostra reputazione, perdita di clienti, una minore fiducia nei nostri confronti da parte di enti regolatori e azionisti, la sospensione o il ritiro di licenze nonché sanzioni e altri provvedimenti. Le singole persone potrebbero inoltre incorrere in sanzioni civili o penali. Se ogni dipendente fa presenti le sue preoccupazioni in modo appropriato, si verrà a creare un ambiente etico che va a vantaggio di tutti. Esempi di comportamenti doverosi Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Parlare con il proprio manager Chiamare o contattare tramite posta elettronica il reparto Etica e Conformità per fare presenti le preoccupazioni Chiamare la CareFusion Conduct Line in modo anonimo o inoltrare una una domanda online sul sito Esempi di comportamenti da evitare Eludere la gestione delle questioni complicate Decidere di non compiere alcuna azione dando per scontato che gli altri agiscano in modo appropriato Scegliere ciò che è sbagliato ma facile anziché ciò che è giusto ma difficile Dare per scontato che una condotta sia giusta semplicemente perché si è sempre agito in quel modo Risorse e contatti Reparto Etica e conformità Per questioni di Etica e Conformità, contattate il reparto Etica e Conformità per telefono al numero , via fax al numero , tramite posta elettronica presso GMB-CFN-Ethics&Compliance oppure tramite posta ordinaria all'indirizzo 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA Contabilità, auditing, controlli interni o relazioni sulle questioni finanziarie Oltre che al reparto Etica e conformità e alla CareFusion Conduct Line, potete inoltrare per iscritto perplessità o relazioni su possibili violazioni riguardanti contabilità, controllo, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie al presidente del Comitato di Controllo di CareFusion del Consiglio di amministrazione, all'attenzione del chief compliance officer, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA, USA. CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line per telefono ai numeri riportati di seguito oppure tramite Internet al seguente indirizzo: La CareFusion Conduct Line, che è gestita da una terza società indipendente, dispone di rappresentanti multilingua pronti ad ascoltare la vostra chiamata nella massima riservatezza 24 ore al giorno e sette giorni su sette Vi verrà fornito un numero di pratica per consentirvi di richiamare o accedere per controllare lo stato della vostra richiesta. Le informazioni fornite verranno inoltrate ai rappresentanti appropriati di CareFusion per le indagini e la risoluzione del problema a seconda dei casi La riservatezza sarà garantita nella misura in cui avete la scelta di mantenere l'anonimato, salvo laddove vietato da leggi o normative 12
14 Riceverete una risposta alla vostra richiesta se avete comunicato alla società una modalità di contatto Se una preoccupazione relativa ad una violazione si conferma fondata, la situazione verrà risolta con gli opportuni provvedimenti correttivi CareFusion gestisce le richieste e le indagini in maniera confidenziale. Il contenuto della vostra richiesta e/o la vostra identità (nel caso in cui decidiate di rivelarla) verranno divulgati solo se strettamente necessario, nella misura ritenuta necessaria da CareFusion al fine di condurre un'indagine esaustiva e rispondere in modo appropriato alla questione sollevata. D. Sono in dubbio se chiamare la Conduct Line. Il mio manager mi ha chiesto di fare qualcosa che mi sembra pericoloso e potrebbe essere anche illegale. Ritengo di doverne discutere con qualcuno che possa analizzare la questione, ma temo che il mio manager possa rendere disagevole il mio lavoro, se lo faccio. Come dovrei comportarmi? CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line tramite Internet all'indirizzo oppure per telefono ai numeri verdi riportati di seguito. Paese Numero di telefono Argentina Australia Brasile Cile Cina Giappone Messico Nuova Zelanda Repubblica dominicana Stati Uniti Sudafrica Taiwan Da tutti gli altri paesi effettuare una chiamata a carico del destinatario al Politiche di riferimento Obblighi di segnalazione R. Anche nelle grandi società, il personale a volte fa cose che non dovrebbe. Avete identificato una questione che a vostro avviso potrebbe essere grave. In caso di dubbio in merito alla correttezza di una situazione, il Codice di Condotta prevede di sollevare la questione. Spesso è consigliabile rivolgersi alla dirigenza per fare presenti le proprie preoccupazioni, ma poiché a preoccuparvi è una richiesta da parte del vostro manager, la scelta di chiamare la Conduct Line è quella giusta. In tal caso, CareFusion esaminerà la situazione e non tollererà alcuna ritorsione nei vostri confronti da parte del vostro manager o di altre persone per avere fornito tali informazioni. La cosa giusta da fare è fare presenti le vostre preoccupazioni. 13
15 Standard 02b Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Linee guida per i dipendenti di CareFusion che operano all'interno dello spazio economico europeo*, della Svizzera e del Canada. La capacità di assumersi responsabilità è una parte importante dei valori alla base della nostra cultura. Una delle condotte più significative che potete adottare per dimostrare il vostro senso di responsabilità è porre domande, chiedere consiglio o fare presenti le preoccupazioni. Qualsiasi dipendente che ponga domande in buona fede, chieda consiglio o faccia presente una preoccupazione si comporta nel modo giusto. Tutti commettiamo errori involontari, ma l'occultamento di un problema non può mai essere in buona fede. CareFusion non licenzierà, degraderà, sospenderà, minaccerà, molesterà o esporrà ad alcun atto di ritorsione un dipendente che fa presente una preoccupazione in buona fede riguardo a una cattiva condotta presunta o effettiva o altri rischi per l'attività aziendale. Se ritenete di aver subito atti di ritorsione per avere fornito informazioni di questo tipo, contattate immediatamente il reparto Etica e Conformità o Risorse umane oppure l'ufficio legale. 14 *Spazio economico europeo: Austria, Belgio, Bulgaria, Cipro, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Irlanda, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Regno Unito, Ungheria
16 SOLUZIONI, non problemi 15
17 Perché è importante È responsabilità di ognuno di noi agire con integrità e rispettare le leggi e le normative applicabili, il Codice di Condotta e le politiche e procedure di CareFusion ovunque operiamo. Un comportamento difforme può comportare gravi danni alla nostra reputazione, perdita di clienti, una minore fiducia nei nostri confronti da parte di enti regolatori e azionisti, la sospensione o il ritiro di licenze nonché sanzioni e altri provvedimenti. CareFusion, i rappresentanti di CareFusion o il singolo dipendente interessato potrebbe inoltre incorrere in sanzioni civili o penali. Ogni dipendente è invitato a fare presenti le sue preoccupazioni in modo appropriato perché ciò contribuisce a creare un ambiente etico che va a vantaggio di tutti. Esempi di comportamenti incoraggiati Porre domande, chiedere consiglio e fare presenti le preoccupazioni Chiamare o contattare tramite posta elettronica il reparto Etica e Conformità, l'ufficio legale o il reparto Risorse umane locale per fare presenti le preoccupazioni (fate riferimento alle informazioni sui contatti locali nell'elenco di Consultazione Rapida delle Risorse) Esempi di comportamenti da evitare Eludere la gestione delle questioni complicate Decidere di non compiere alcuna azione dando per scontato che gli altri agiscono in modo appropriato Scegliere ciò che è sbagliato ma facile anziché ciò che è giusto ma difficile Dare per scontato che una condotta sia giusta semplicemente perché si è sempre agito in quel modo Risorse e Contatti per preoccupazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie In caso di preoccupazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie - ognuna delle quali è considerata una questione di grave rilevanza che influisce sull'interesse di CareFusion Corp. quale società capogruppo -chiamate o contattate tramite posta elettronica il reparto Etica e conformità negli Stati Uniti o la CareFusion Conduct Line oppure inoltrate una domanda online sul sito L'utilizzo della CareFusion Conduct Line è facoltativo. Quando segnalate una preoccupazione, avete il diritto di non accusare voi stessi. Reparto Etica e Conformità Per questioni di etica e conformità riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie, contattate il reparto Etica e conformità ai seguenti recapiti: - Telefono: Posta elettronica: Etica e conformità (GMB-CFN-Ethics&compliance) - Posta ordinaria: 3750 Torrey View Court San Diego, CA USA - Fax: CareFusion Conduct Line Di seguito sono riportate informazioni sulla Conduct Line e su come utilizzarla. L'utilizzo della CareFusion Conduct Line è facoltativo e di secondaria importanza rispetto agli altri canali di segnalazione nonché a qualsiasi azione perseguibile in base alle leggi locali. Potete contattare la CareFusion Conduct Line per telefono ai numeri riportati di seguito oppure tramite Internet al seguente indirizzo: La vostra richiesta o gli eventuali dati personali forniti verranno trattati in maniera confidenziale da CareFusion, salvo laddove vietato da leggi o normative. 16
18 CareFusion ha adottato le misure necessarie per conformarsi ai requisiti in materia di trattamento dei dati personali. I dati personali vengono trattati in conformità con le leggi dello Spazio Economico Europeo, della Svizzera e del Canada che disciplinano l'archiviazione, il trattamento, l'accesso e il trasferimento dei dati personali*. La società esterna che gestisce la CareFusion Conduct Line mette a disposizione rappresentanti multilingua pronti ad ascoltare la vostra chiamata nella massima riservatezza, 24 ore al giorno e sette giorni su sette. Vi verrà fornito un numero di pratica per consentirvi di richiamare o accedere per controllare lo stato della vostra richiesta. Le informazioni fornite verranno inoltrate ai seguenti rappresentanti di CareFusion Corp., a seconda dei casi, per le indagini e la risoluzione del problema: Vice Presidente, Etica e Conformità, Centro di Consiglio e Consulenza e personale responsabile della conformità, reparti interni addetti a controllo, questioni legali, contabilità, risorse umane, dipartimenti Sicurezza Globale e IT, dirigenza senior, Comitato di Controllo del Consiglio di amministrazione di CareFusion e altre persone competenti in grado di analizzare le relazioni in base alla loro natura e al loro contenuto. È preferibile rivelare la propria identità. È infatti più difficile progredire nell'analizzare una questione se non è possibile ottenere ulteriori informazioni. Inoltre, le preoccupazioni sollevate in modo anonimo possono indurre a soffermarsi sull'identità della persona che effettua la segnalazione e a sospettare che tale persona abbia agito in mala fede. Infine, è più facile tutelare contro atti di ritorsione una persona la cui identità è nota. In alcuni paesi, tra cui la Spagna, i requisiti locali impongono ai dipendenti di identificarsi quando effettuano una segnalazione in quanto le segnalazioni anonime sono vietate. Riceverete una risposta alla vostra richiesta se avete comunicato alla società una modalità di contatto. Se una sospetta violazione viene confermata, la situazione verrà risolta con appropriati provvedimenti correttivi. Verranno raccolti, elaborati e utilizzati i seguenti dati personali nell'ambito dell'utilizzo della Conduct Line: - Informazioni sull'identità di chi effettua la segnalazione, se rivelate: nome e cognome, rapporto con il datore di lavoro, qualifica, orario in cui desidera essere contattato, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica. - Informazioni sulla questione segnalata: identità delle persone coinvolte nelle questioni segnalate e relative qualifiche, dettagli sulle circostanze della questione, come è venuto a conoscenza della questione chi effettua la segnalazione, eventuale documentazione disponibile che potrebbe agevolare l'indagine da parte della società, altre persone che potrebbero essere a conoscenza della questione, inclusi dipendenti di CareFusion incaricati di gestire le segnalazioni effettuate tramite la Conduct Line e nome e dettagli di un eventuale supervisore a cui sia già stata segnalata la questione. Vengono raccolti, elaborati e utilizzati dati personali al fine di rilevare e valutare da un punto di vista legale le presunte violazioni segnalate. Tali dati vengono inoltre utilizzati per condurre ulteriori indagini in relazione alle segnalazioni effettuate dai dipendenti. CareFusion Corp. collaborerà con la società CareFusion interessata per svolgere le indagini inerenti tutte le segnalazioni pervenute tramite la Conduct Line. La Conduct Line di CareFusion Corp. è stata istituita allo scopo di ottemperare alla legge Sarbanes-Oxley che prevede l'obbligo di installare adeguati sistemi per consentire ai dipendenti di effettuare segnalazioni. La comunicazione dei dati personali alla Conduct Line contribuisce a semplificare nel corso dell'indagine la verifica della conformità con le leggi dello stato o del paese in cui si è verificata la questione segnalata. Queste informazioni consentono inoltre di fornire a chi effettua la segnalazione alcuni dettagli obbligatori inerenti l'elaborazione dei dati personali ai sensi delle leggi applicabili sulla privacy. Per ulteriori informazioni, fate riferimento alla documentazione sulla privacy che vi è già stata fornita dalla società CareFusion presso cui siete impiegati. CareFusion gestisce le richieste e le indagini in maniera confidenziale. Il contenuto della vostra richiesta e/o la vostra identità, (nel caso in cui decidiate di rivelarla) verranno divulgati solo se strettamente necessario, nella misura ritenuta necessaria da CareFusion al fine di condurre un'indagine esaustiva e rispondere in modo appropriato alla questione sollevata. La vostra identità verrà trattata in modo strettamente confidenziale e non verrà rivelata alle persone che avete accusato, a meno che non sia richiesto per legge, (ad esempio in sede giudiziale oppure nel caso di segnalazioni fatte in mala fede allo scopo di arrecare pregiudizio). *La CareFusion Conduct Line è gestita da una società esterna indipendente negli Stati Uniti (per conto della società CareFusion presso cui siete impiegati e di CareFusion Corp., 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA). In linea generale, il livello di protezione dei dati previsto negli Stati Uniti non è paragonabile a quello del vostro paese di residenza. Per questo motivo CareFusion Corp. negli Stati Uniti ha stipulato accordi con la società CareFusion presso cui siete impiegati, considerata il responsabile del trattamento dei dati. Come risultato, CareFusion Corp. è adesso in grado di garantire un livello adeguato di protezione dei dati. Inoltre, la società esterna che gestisce la CareFusion Conduct Line ha ottenuto la certificazione Safe Harbor, attestante che la società garantisce un livello adeguato di protezione dei dati. Infine, la società CareFusion per la quale lavorate, nonché responsabile del trattamento dei dati, ha stipulato un contratto con la società esterna al fine di garantire che i dati personali vengano utilizzati esclusivamente per fini legittimi. Ciò prevede anche il rispetto delle istruzioni della società CareFusion presso cui siete impiegati. 17
19 CareFusion Conduct Line Potete contattare la CareFusion Conduct Line tramite Internet all'indirizzo oppure per telefono ai numeri verdi riportati di seguito. Paese Numero di telefono Belgio Canada Francia Germania Irlanda Italia Norvegia Paesi Bassi Polonia Regno Unito Spagna Svezia Svizzera Ungheria Da tutti gli altri paesi effettuare una chiamata a carico del destinatario al Comitato di controllo di CareFusion del Consiglio di amministrazione Diritto di accesso, rettifica e opposizione Se avete effettuato una segnalazione o siete stati identificati tramite la CareFusion Conduct Line oppure siete stati altrimenti accusati in relazione a una questione di etica e conformità, potreste avere diritto di accedere ai vostri dati personali. Il diritto di accesso vi potrebbe consentire di richiedere la rettifica o l'eliminazione dei dati personali nel caso in cui siano incompleti o imprecisi. Se la segnalazione viene effettuata in buona fede, potreste avere diritto di opporvi al trattamento dei dati. Qualsiasi azione deve essere intrapresa in conformità con le leggi applicabili del paese in cui siete impiegati presso CareFusion. Se desiderate esercitare uno qualsiasi di questi diritti e ottenere informazioni che vi riguardano, potete contattare il reparto Risorse Umane locale. Se siete stati oggetto di una segnalazione, verrete informati non appena la segnalazione viene effettuata, a meno che le leggi locali non vietino a CareFusion di fornire tali informazioni. L'inoltro di tali informazioni può tuttavia essere posticipato se necessario per la conservazione di prove. 1 La linea diretta svizzera consente di chiedere consiglio o sollevare domande o preoccupazioni su questioni correlate alla Svizzera. In base alle leggi svizzere, CareFusion è tenuta a tutelare i segreti aziendali svizzeri definiti molto sommariamente. CareFusion ha pertanto istituito una Conduct Line separata per le questioni correlate alla Svizzera al fine di adempiere a questo requisito. Oltre che al reparto Etica e Conformità e alla CareFusion Conduct Line, potete inoltrare per iscritto perplessità o rapporti su possibili violazioni riguardanti contabilità, controlli, verifiche interne o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie al presidente del Comitato di Controllo del Consiglio di amministrazione di CareFusion, all'attenzione del Chief compliance officer, 3750 Torrey View Court, San Diego, CA USA. Risorse e contatti per tutte le altre questioni Per questioni di Etica e Conformità non riguardanti contabilità, auditing, controlli interni o relazioni sulle questioni finanziarie, corruzione, frodi contabili, insider trading, frodi o irregolarità finanziarie, contattate il vostro manager locale, il reparto Etica e Conformità o Risorse umane locale oppure l'ufficio legale locale. Fate riferimento alle informazioni sui contatti locali nell'elenco di consultazione rapida delle Risorse. 18
20 Politiche di riferimento Obblighi di segnalazione D. R. Sono in dubbio se chiamare la CareFusion Conduct Line. Il mio manager mi ha chiesto di fare qualcosa che mi sembra scorretto perché potrebbe violare le norme contabili applicabili. Ritengo di doverne discutere con qualcuno che possa analizzare la questione, ma temo che il mio manager possa rendere disagevole il mio lavoro, se lo faccio. Come dovrei comportarmi? Anche nelle grandi società, il personale a volte fa cose che non dovrebbe. Avete identificato una questione che a vostro avviso potrebbe essere grave. In caso di dubbio in merito alla correttezza di una situazione, il Codice di Condotta prevede di sollevare la questione. Spesso è consigliabile rivolgersi alla dirigenza per fare presenti le proprie preoccupazioni, ma poiché a preoccuparvi è una richiesta da parte del vostro manager, la scelta di chiamare la CareFusion Conduct Line è quella giusta. Se la vostra perplessità riguarda uno degli aspetti finanziari indicati sopra, potete chiamare la CareFusion Conduct Line e CareFusion esaminerà la situazione senza commettere né tollerare alcuna ritorsione nei vostri confronti da parte del vostro manager o di altre persone per avere fornito tali informazioni. La cosa giusta da fare è segnalare le vostre preoccupazioni. Se al contrario la vostra perplessità non riguarda uno degli aspetti finanziari indicati sopra, fate riferimento all'elenco di consultazione rapida delle Risorse per informazioni sui contatti locali. 19
21 Standard 03 Trattare gli altri in modo corretto e promuovere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo Trattare gli altri con dignità e rispetto è alla base di una buona condotta aziendale e contribuisce a mantenere un ambiente di lavoro sicuro e produttivo. In CareFusion, ci interessano le persone come individui e agire con integrità significa apprezzare e rispettare il carattere peculiare di ogni dipendente e il contributo che ognuno di essi apporta per la creazione di valore e il successo della società. 20
22 ASPIRAZIONI, non avversità 21
23 Perché è importante Offrire alle persone pari opportunità per sfruttare appieno il loro potenziale favorisce una qualità superiore e un lavoro più produttivo, riduce il ricambio di personale e accresce il morale e l'impegno dei dipendenti. In un posto di lavoro che è sicuro e in cui le persone trattano gli altri in modo corretto, i dipendenti saranno più soddisfatti del loro lavoro e dell'ambiente. Esempi di comportamenti doverosi Trattare gli altri con rispetto Mantenere un ambiente di lavoro sicuro, privo di discriminazione, molestie o atti di bullismo Accogliere positivamente la diversità dei propri colleghi e delle persone con cui CareFusion intrattiene rapporti di affari Conformarsi alle politiche e procedure riguardanti impiego, ambiente, salute e sicurezza e risolvere o segnalare qualsiasi perplessità Esempi di comportamenti da evitare Comportarsi in modo non rispettoso, ostile, violento, intimidatorio, minaccioso o molesto Discriminare sulla base di qualsiasi categoria protetta dalla legge Accettare o tollerare molestie sessuali, inclusi avance sessuali indesiderate, richieste di favori sessuali o altri comportamenti fisici o verbali inopportuni a sfondo sessuale Vendere, detenere o far uso di droghe illegali o creare rischi per la sicurezza mediante l'uso di droghe (ad esempio, l'assunzione di farmaci che possono indurre sonnolenza durante l'uso di macchinari pesanti) oppure l'intossicazione all'interno della proprietà di CareFusion o durante lo svolgimento di attività per CareFusion Comportarsi in modo non sicuro o non rispettoso nei confronti dell'ambiente con conseguenti rischi per se stessi o i propri colleghi Portare armi da fuoco, esplosivi o qualsiasi altra arma sul luogo di lavoro o durante lo svolgimento di una funzione senza l'espressa autorizzazione a farlo 22
24 Politiche di riferimento Ambiente, salute e sicurezza Politica sulla qualità Prevenzione delle molestie e del bullismo Restrizioni relative alle armi Prevenzione della violenza sul lavoro Pari opportunità di impiego/non discriminazione D. R. Un collega si è rifiutato più volte di fornirmi informazioni essenziali per il mio lavoro, mi ha dato nomi spregevoli e ha detto ad altri dipendenti che non sono qualificato per svolgere il mio lavoro. Come devo gestire questa situazione? Esistono molte forme di molestie e intimidazioni. In questo caso, sembra che un dipendente compia intenzionalmente e ripetutamente atti di bullismo nei confronti di un altro. Qualsiasi dipendente che si venga a trovare in una situazione di questo tipo deve contattare il proprio manager. Il bullismo attenta al rispetto e alla fiducia, valori fondamentali su cui poggia la condotta aziendale di CareFusion, e non è permesso. D. Sono entrato da poco in CareFusion e non conosco tutte le norme inerenti la sicurezza. Mi sento in imbarazzo a porre domande, come dovrei comportarmi? R. CareFusion invita i propri dipendenti a porre domande, soprattutto quando è in gioco la loro sicurezza. Parlatene con il vostro manager. Il vostro manager sa che dovete ricevere una formazione appropriata per svolgere il vostro lavoro ed è tenuto ad assicurarsi che ciò avvenga. 23
25 Standard 04 Evitare i conflitti di interessi Al fine di sostenere i nostri valori fondamentali, i dipendenti devono evitare qualsiasi attività o interesse personale che causi, o sembri causare, un conflitto di interessi in merito alle loro responsabilità presso CareFusion. Un conflitto di interessi si manifesta quando le vostre attività personali, sociali, finanziarie o politiche possono potenzialmente ostacolare lo svolgimento del vostro lavoro nel migliore interesse di CareFusion. 24
26 COLLABORAZIONE, non individualismo 25
27 Perché è importante Evitando sia conflitti di interessi effettivi che conflitti di interessi apparenti, sarete in grado di agire esclusivamente sulla base di una buona capacità di giudizio commerciale anziché in base a interessi personali, pressioni derivanti da altri rapporti o possibilità di ottenere un vantaggio personale. Gestire i conflitti di interessi significa agire sempre nel migliore interesse della società ed evitare rischi di difformità rispetto a previsioni di leggi e regolamenti, nonché danni alla reputazione. Esempi di comportamenti doverosi Prendere decisioni nel migliore interesse di CareFusion Porre domande su e risolvere qualsiasi situazione che potrebbe potenzialmente essere interpretata in modo errato da altri, inclusi altri dipendenti, clienti, fornitori e il pubblico Discutere con il proprio manager qualsiasi situazione che potrebbe essere percepita come un potenziale conflitto di interessi Risolvere i conflitti di interessi pubblicamente e in modo trasparente Esempi di comportamenti da evitare Sfruttare a vantaggio personale delle opportunità emerse grazie all'uso di proprietà o informazioni aziendali o alla posizione occupata in azienda Detenere una partecipazione rilevante in un cliente o un fornitore di CareFusion, salvo che tramite un fondo comune o un'altra forma di investimento che non consente un controllo diretto o indiretto di tale società Effettuare la compravendita di titoli o indicare ad altri di farlo sfruttando informazioni interne rilevanti su CareFusion o un'altra società sulla base di informazioni riservate ricevute in qualità di dipendente di CareFusion - Ricordate che per informazioni interne rilevanti si intendono informazioni non di pubblico dominio che potrebbero essere utili a un ragionevole investitore per stabilire se acquistare, vendere o conservare un'azione o altri titoli - Tenete presente che l'esercizio di opzioni può essere considerato una compravendita - Contattate l'ufficio legale per qualsiasi domanda Utilizzare proprietà e informazioni aziendali o la propria posizione per ottenere un vantaggio personale Richiedere o ottenere un prestito o una garanzia di un'obbligazione dalla società Entrare in concorrenza in qualsiasi modo con CareFusion Far parte del consiglio amministrativo di un cliente 26
28 Politiche di riferimento Conflitti di interessi Richiesta e accettazione di pasti, regali e intrattenimento Restrizioni relative alla compravendita di azioni e titoli (Insider trading) Contributi di beneficenza a professionisti del settore sanitario D. Sono al corrente che la società sta acquisendo una grande azienda in Australia. L'operazione produrrà notevoli vantaggi per entrambe le aziende, ma non è ancora stata resa nota pubblicamente. Posso acquistare azioni della società australiana se non acquisto azioni di CareFusion? R. No. Tu sei in possesso di informazioni rilevanti non di pubblico dominio ed è illegale per te acquistare o vendere azioni di CareFusion o dell'azienda australiana fino a quando la transazione non verrà resa nota pubblicamente e il pubblico avrà avuto il tempo di reagire. Fino a quando le informazioni non diventeranno di pubblico dominio, non dovete divulgare questa informazione riservata ad alcuna persona che non abbia necessità per motivi professionali di esserne a conoscenza, inclusi a titolo esemplificativo ma non esaustivo altri dipendenti, parenti e amici. 27
29 Standard 05 Competere in modo leale e onesto sul mercato La cultura di CareFusion è un'esempio di applicazione dello standard che prevede una concorrenza diligente, trasparente e onesta. Ogni dipendente deve pertanto comportarsi in modo corretto con i nostri clienti, fornitori e concorrenti. Questo significa, ad esempio, rispettare le leggi antitrust degli Stati Uniti, le leggi sulla concorrenza dell'unione Europea e leggi analoghe di altri paesi in cui CareFusion opera. Le decisioni di acquisto di CareFusion vengono prese in funzione sia del raggiungimento di un vantaggio ottimale per la società che dell'allineamento agli standard e agli obiettivi aziendali. Trattiamo in modo corretto i nostri fornitori, senza alcuna discriminazione, sebbene sia lecito operare delle differenze tra i fornitori sulla base di opportune considerazioni commerciali. CareFusion pretende che i suoi fornitori rispettino le leggi applicabili e gestiscano gli affari con integrità e onestà. 28
30 COMPRENSIONE, non incertezza 29
31 Perché è importante Una leale e onesta concorrenza sul mercato ci consente di instaurare rapporti a lungo termine con fornitori e clienti e favorisce la crescita di CareFusion grazie al miglioramento della sua reputazione. La concorrenza leale è un tema sempre più importante per i legislatori e gli enti regolatori dei paesi in cui operiamo. Tenete presente che il modo in cui svolgiamo affari influisce anche sulla reputazione delle singole persone. Esempi di comportamenti doverosi Promettere solo ciò che si può effettivamente offrire e mantenere le promesse - Attenetevi agli standard di CareFusion inerenti il marketing e fate controllare tutto il materiale di marketing a chi di dovere prima della diffusione - Fornite informazioni pertinenti, esaustive, chiare e corrette Rispondere ai reclami dei clienti in modo educato, efficiente e tempestivo Coinvolgere sempre il reparto Etica e Conformità o l'ufficio legale se un reclamo adduce comportamenti illeciti o immorali oppure può dare adito a una controversia o ad un reclamo presso l'ente regolatore Essere consapevoli delle procedure e delle istruzioni relative a qualità e procedure regolamentari (Quality and Regulatory procedures) per la gestione di reclami riguardanti i prodotti e seguirle Attenersi alle leggi che regolano il commercio internazionale - Ricordate che i nostri prodotti e servizi devono conformarsi alle normative applicabili in tutti i paesi in cui CareFusion intrattiene rapporti di affari - Tenete accurate registrazioni su importazioni, esportazioni, passaggi presso le dogane ed effettuate i dovuti controlli - Chiedete consiglio al reparto Commercio Globale per il trasferimento di prodotti, servizi o informazioni all'estero in conformità con le leggi applicabili Prestare massima cautela durante l'espletamento di funzioni di associazioni di categoria per garantire il rispetto delle leggi antitrust e sulla concorrenza nonché della politica di CareFusion sulle interazioni con i concorrenti Domandarsi come è stata ottenuta una qualsiasi informazione su un concorrente che si può ragionevolmente supporre sia riservata oppure che viene presentata in maniera sospetta e chiedersi se si tratta di informazioni riservate - Rispettate l'obbligo a carico di una persona di tutelare le informazioni riservate di datori di lavoro attuali o precedenti Richiedere l'approvazione al reparto Commercio Globale prima di avviare qualsiasi transazione quando è noto che la destinazione finale del prodotto o del servizio è un paese sottoposto a embargo Esempi di comportamenti da evitare Discutere o stipulare qualsiasi altro accordo con un concorrente che mira a limitare il commercio Discutere o stipulare un accordo con un concorrente su un qualsiasi argomento rilevante ai fini della concorrenza, tra cui prezzi precedenti, correnti o futuri, politiche di definizione dei 30
32 prezzi, tassi di leasing, offerte, sconti, promozioni, profitti, costi, termini o condizioni di vendita, royalty, garanzie, scelta di clienti, mercati territoriali, capacità di produzione o piani e inventari Fare dichiarazioni false o fuorvianti su prodotti, servizi o prezzi di CareFusion o dei nostri concorrenti Utilizzare pubblicità comparativa di qualsiasi tipo, come annunci scritti, dimostrazioni, commenti o insinuazioni senza sufficienti ricerche a sostegno del confronto Divulgare informazioni non di pubblico dominio riguardanti prezzi applicati da fornitori, o altro tipo di informazione riservata Ottenere informazioni su altre società, tra cui clienti, fornitori e concorrenti, attraverso mezzi impropri o illeciti come lo spionaggio industriale Stipulare un contratto con un consulente, un agente o un partner di joint venture per fare qualcosa che sarebbe altrimenti vietato Assumere un dipendente di un concorrente per ottenere da esso informazioni riservate oppure chiedere a un dipendente di un concorrente di divulgare informazioni riservate sul suo datore di lavoro Politiche di riferimento Concorrenza leale e antitrust Politiche sul commercio globale Uso delle società di investigazione Intelligence competitiva Esportazione o ri-esportazione di merci oltre i confini internazionali D. R. Come mi devo comportare se durante una riunione di un'associazione di categoria ha luogo una discussione inadeguata in un contesto di gruppo? Dovete immediatamente opporvi all'argomento trattato e porre fine alla discussione. In un contesto di gruppo, come nel caso di una riunione di un'associazione di categoria, se la discussione prosegue dopo la vostra opposizione potreste dover abbandonare la sala. Nel caso la discussione inadeguata proseguisse, il mancato abbandono del gruppo potrebbe essere utilizzato a sostegno di un'argomentazione secondo cui esisteva un accordo nonostante l'opposizione sollevata. Se viene tenuta una registrazione della riunione, chiedete che l'opposizione, e se necessario il vostro abbandono, vengano messi agli atti e chiedete una copia della registrazione. Qualsiasi discussione inadeguata dovrebbe essere segnalata senza indugio all'ufficio legale, indipendentemente dalle azioni intraprese per opporsi e documentare l'opposizione. 31
33 Standard 06 Interagire in modo appropriato con i clienti Dai valori di CareFusion emerge che la creazione di valore comincia con i clienti. Promuoviamo rapporti di natura globale con i nostri clienti, al fine di meglio comprendere le loro attività e aiutarli a risolvere le problematiche più ostiche del settore sanitario. Il nostro processo di sviluppo dei prodotti affonda le sue radici in questo approccio. Il termine cliente comprende qualsiasi persona in una posizione tale da poter acquistare prodotti o servizi di CareFusion o influenzare una decisione di acquisto degli stessi. I dipendenti devono interagire in modo appropriato con i clienti e prestare particolare attenzione a norme speciali applicabili quando si ha a che fare con funzionari ed enti pubblici (come nel caso di ospedali di proprietà pubblica o a gestione pubblica, etc.) I dipendenti non possono fornire o offrire donazioni, sovvenzioni, borse di studio, contributi, sostegni, contratti di consulenza o regali a un cliente in cambio dell'acquisto, dell'incentivazione all'acquisto o dell'organizzazione dell'acquisto di prodotti né di un impegno al continuo acquisto. È vietato offrire o fornire qualsiasi cosa, indipendentemente dal relativo valore, in maniera tale che possa essere intesa come una forma non appropriata di persuasione all'acquisto di prodotti o servizi. 32
34 RISULTATI, non inattività 33
35 Perché è importante Le interazioni con i professionisti del settore sanitario sono disciplinate da politiche di CareFusion e numerose leggi e normative di tutto il mondo. L'offerta o l'accettazione di pasti, regali o intrattenimento in violazione delle leggi e normative applicabili, del Codice di Condotta di CareFusion o delle politiche di CareFusion può comportare gravi danni alla reputazione e una potenziale responsabilità a carico del dipendente e della società. Esempi di comportamenti doverosi Comprendere le politiche, le procedure e le discipline di settore rilevanti applicabili alle interazioni con i clienti presso il luogo di lavoro Accettare pasti o regali solo se espressamente consentito dalle politiche di CareFusion Stipulare contratti con i clienti sulla base di termini e condizioni appropriati nonché illustrare con precisione e chiarezza i prezzi, gli sconti, le agevolazioni e così via Organizzare programmi di formazione e istruzione e dimostrazioni in conformità con le politiche di CareFusion e le leggi applicabili Se ci si avvale della consulenza di un professionista del settore sanitario, contattare l'ufficio legale per documentare anticipatamente il compenso che si intende corrispondere e i servizi che il professionista deve fornire Esempi di comportamenti da evitare Promettere o fornire un qualsiasi corrispettivo di valore allo scopo di indurre o incoraggiare un cliente all'acquisto, alla prescrizione, all'utilizzo o alla raccomandazione di prodotti o servizi - In alcuni paesi, questo divieto potrebbe essere esteso anche a campioni e articoli didattici di valore irrisorio Partecipare a eventi di intrattenimento con i clienti se ognuno dei due soggetti non paga per la propria parte - Gli eventi di intrattenimento considerati offensivi, degradanti, abusanti o inappropriati a causa di contenuti a sfondo sessuale, razziale o religioso sono vietati indipendentemente dalla parte che ne sostiene i costi Offrire pasti, regali o intrattenimento a funzionari governativi, dipendenti di enti regolatori o dipendenti di enti di proprietà pubblica, salvo che ciò non venga espressamente autorizzato dalle politiche di CareFusion 34
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