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1 «LTR_Name» «LTR_Name_2» Chief Financial Officer «LTR_Street» «LTR_Postal_Code» «LTR_Region» «LTR_City» ITALY Account: «Vendor» FO-PTP/ Procedure più snelle con la fatturazione elettronica ???? ???? Gentile Signore, Gentile Signora, nell'ambito dei costanti sforzi di Henkel volti a ottimizzare ulteriormente l efficienza e il servizio, stiamo attualmente implementando una nuova fase della nostra strategia globale di eliminazione della gestione cartacea delle operazioni finanziarie. Le modifiche che stiamo implementando condurranno all eliminazione definitiva delle fatture in formato cartaceo quale nostra modalità di ricezione e gestione dei conti fornitori in Europa e Nord America. A decorrere da Maggio 2012, i reparti Contabilità Fornitori di Henkel in Europa e Nord America non accetteranno più fatture in formato cartaceo. Al contrario, le fatture in formato elettronico inviate a mezzo dell interfaccia del partner da noi scelto, OB10, saranno l unica modalità per avviare con successo la procedura di pagamento. La politica No ordine, no pagamento sarà rafforzata. La sua azienda otterrà vantaggi significativi dall implementazione di questa nuova procedura: riduzione dei tempi necessari per l invio a Henkel delle fatture e conferma dell avvenuta ricezione delle stesse; notifica immediata delle fatture emesse all atto dell invio delle stesse. Ciò consente la risoluzione fattiva di eventuali problematiche ed evita costosi follow-up; riduzione delle spese per l acquisto di formulari cartacei, di stampa e spedizione; riduzione della Carbon Footprint. Abbiamo chiesto a OB10 di contattarla nei prossimi dieci giorni per aiutarla ad apportare le modifiche necessarie per la fatturazione elettronica. Una volta che sarà entrato nella rete di OB10, sarà in grado di utilizzarla per inviare fatture in formato elettronico a tutti i suoi clienti che adottino questa metodologia, snellendo e ottimizzando ulteriormente le efficienze delle sue procedure.

2 Seite 2 / 2 La scheda informativa allegata evidenzia le opzioni e i costi del servizio di OB10 e fornisce ulteriori informazioni sulla rete e i numerosi vantaggi di cui, a nostro parere, la sua attività potrà beneficiare. Tali informazioni le verranno inoltre comunicate anche quando OB10 la contatterà. Abbiamo chiesto a OB10 di informarci sull avanzamento della sua iscrizione. Il programma di fatturazione elettronica di Henkel OB10 in Europa e Nord America è ora attivo e rimaniamo in attesa di ricevere le sue fatture in formato elettronico entro il 1 Maggio Al fine di conformarsi a questa scadenza le sarà necessario effettuare la sua iscrizione a OB10 entro il 30 Marzo La ringraziamo anticipatamente per il suo sostegno a questa importante iniziativa. Qualora desiderasse contattare OB10, le basterà scrivere una all indirizzo Qualora intendesse contattare Henkel in merito a questa iniziativa, inoltri la sua richiesta a Distinti saluti, Henkel AG & Co. KGaA Bertrand Conquéret Corporate Senior Vice President Purchasing Dr. Joachim Jaeckle Corporate Senior Vice President Financial Operations

3 Seite 3 / 3 Domande frequenti Quali vantaggi comporta l'utilizzo di OB10? Consegna delle fatture sicura e garantita: mai più documenti smarriti nella posta L'elaborazione delle fatture richiede meno tempo, consentendoci di pagarvi puntualmente Mai più ritardi dovuti a informazioni mancanti, fatture recapitate alla scrivania sbagliata o interventi manuali. Applicheremo in modo rigoroso la politica No Order, No Payment : i pagamenti avvengono solo in presenza del relativo ordine. Tecnologia di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY: non occorrono hardware o software aggiuntivi Conformità alla disciplina IVA, indipendentemente dal Paese in cui vengono emesse o ricevute le fatture Invio delle fatture semplice e conveniente - in qualsiasi momento. Perché dovrei usare OB10 per inviare le mie fatture? A breve diventerà l'unico sistema impiegato da Henkel per ricevere e accettare le fatture dei fornitori in Europa e Nord America. Fatturare tramite OB10 è una condizione per intrattenere rapporti commerciali con Henkel in Europa e Nord America? Sì. A partire da Marzo 2012, Henkel non sarà in grado di garantire pagamenti puntuali se i fornitori continueranno a spedire fatture cartacee. La nostra azienda collabora con Henkel anche al di fuori di Europa e Nord America. Questa soluzione sarà adottata a livello globale? No. Al momento il programma di fatturazione elettronica riguarda unicamente le fatture riferite ai debiti verso i fornitori Henkel in EUROPA E NORD AMERICA. La fatturazione elettronica sarà obbligatoria per le nuove offerte e i nuovi fornitori? Sì. La fatturazione elettronica tramite OB10 sarà inclusa nel processo di valutazione dei nuovi fornitori e delle nuove offerte. Le fatture elettroniche sostituiranno gli accordi di autofatturazione? No. Nel caso in cui Henkel abbia sottoscritto un accordo di autofatturazione, non è necessario implementare il sistema di fatturazione elettronica. Dovrò ricorrere a questo servizio anche se il mio conto viene già pagato puntualmente? Sì. L'uso del servizio OB10 le garantirà di continuare a ricevere pagamenti puntuali. Cosa accade se continuo a inviare fatture cartacee? Fino a quando sarà in contatto con OB10 per completare la registrazione, saremo lieti di continuare a ricevere fatture cartacee. Marzo 2012 è comunque il termine ultimo per completare la transizione al network OB10.Non appena inizierà a inviare le fatture tramite OB10, si accerti di aver sospeso l'invio delle copie cartacee. Posso ancora inviare fatture cartacee al consueto indirizzo di fatturazione? No, le fatture cartacee saranno respinte e l'eventuale invio provocherà ritardi nell'elaborazione della fattura.

4 Seite 4 / 4 Quali riferimenti devo inserire sulle fatture cartacee ed elettroniche? Si assicuri di specificare in fattura il numero dell'ordine d'acquisto Henkel e la linea d'ordine. In questo modo, potremo sveltire l'approvazione interna delle fatture e, quindi, le operazioni di pagamento. Le fatture senza Ordine d'acquisto Henkel saranno respinte. Il servizio prevede delle spese? Se sceglie la Soluzione Integrata, è previsto il versamento di una quota di adesione annuale e delle spese di transazione. Consulti il documento relativo alle opzioni in allegato per il tariffario aggiornato. Se sceglie invece di ricorrere al Modello Web, non è richiesto il pagamento di quote di adesione o di setup per iniziare a usufruire del servizio. Dovrà pagare solo le spese di transazione relative a ciascuna fattura. In ogni caso, l'esperienza di OB10 dimostra che i vantaggi offerti dal sistema tendono ad ammortizzare i costi complessivi. Che cosa è compreso nella quota di adesione per la Soluzione Integrata? La quota di adesione copre i costi sostenuti per inserire la sua azienda nel network OB10 e le spese di gestione generali della rete. Il pagamento viene richiesto una sola volta all'anno, indipendentemente dal numero di clienti contattati tramite il network. Perché le spese non sono a carico di Henkel? Per utilizzare OB10 è previsto un costo sia a carico della sua azienda che di Henkel, in quanto entrambi usufruiamo del servizio. Attualmente, Henkel non copre le spese sostenute dai fornitori per produrre fatture cartacee. Non dimentichi che emettere fatture elettroniche le consentirà di tagliare i costi legati a carta, stampa e spedizione postale. In base alle nostre analisi, passare a un sistema di fatturazione elettronica è vantaggioso per i fornitori, perché consente di ottimizzare le procedure e di ridurre in modo significativo i tempi di pagamento. Henkel effettuerà i pagamenti usando OB10? OB10 non è una piattaforma di pagamento. Henkel continuerà a corrispondere i pagamenti con il metodo attuale. Dovrò sottoscrivere un contratto con OB10? Sì, se sceglierà di utilizzare la Soluzione Integrata, sottoscriverà un contratto specifico con OB10. Se invece sceglierà di utilizzare il Modello Web, dovrà accettare i Termini e condizioni standard esposti. Ho bisogno di installare un software? No, non occorre installare alcun software. OB10 fornisce una soluzione di facile utilizzo: invece di imporre standard di dati, la funzione di FORMATTAZIONE DEI DATI ANY-TO-ANY di OB10 accetta fatture in qualunque formato e struttura di file. Invio già alcuni dati di fatturazione direttamente ad altri clienti; posso inviare fatture EDI/XML direttamente a Henkel? Per OB10, EDI e XML sono semplicemente formati di dati; pertanto, qualora scelga di utilizzare la Soluzione Integrata, per farci pervenire i dati potrà utilizzare il formato che preferisce. Henkel non preleverà alcun dato elettronico direttamente dai fornitori, in quanto preleva da OB10 un unico file di fatturazione consolidato, contenente le fatture di tutti i nostri fornitori.

5 Seite 5 / 5 Dispongo già di una funzionalità che fornisce le fatture ai miei clienti attraverso Internet, consentendo loro di visualizzare sul web un'immagine del documento. Posso utilizzare questa funzionalità al posto di OB10? No, la rete di OB10 garantisce la ricezione da parte di Henkel dei dati da lei inviati in un formato che verrà caricato sul nostro software di contabilità e, laddove applicabile, associato a un record di ricevimento merci. Fornire a Henkel un'immagine della fattura o la possibilità di scaricare i dati in un formato fisso non rientra nei processi aziendali di Henkel. Cosa accade se non dispongo di un sistema in grado di creare fatture elettroniche? Accedendo al sito web protetto di OB10 potrà creare le fatture online con il Modello Web. Non è necessario installare software: è sufficiente disporre di una connessione a Internet e di un comune browser. Posso inviare fatture elettroniche a tutti i miei clienti con OB10? Sì. Una volta aderito alla rete OB10, sarà abilitato a inviare fatture elettroniche ad altri clienti membri della rete. Sono in procinto di cambiare il mio software di fatturazione. Posso aspettare? L'obiettivo che ci siamo prefissati è che tutti i fornitori siano registrati e in grado di inviare fatture elettroniche entro Giugno La rete di OB10 accetta qualunque formato di dati in entrata, perciò può già aderire alla rete e inviare le sue fatture; quando sarà pronto a utilizzare il suo nuovo software, non dovrà fare altro che comunicare a OB10 le modifiche all'output dei dati, in modo da impostare di conseguenza la rete e garantire così una transizione fluida senza interrompere la consegna delle fatture. OB10 offre assistenza in diverse lingue? Si, OB10 fornisce servizi di Vendita, Implementazione e Supporto in inglese, francese, tedesco, olandese, spagnolo e italiano. Inoltre, OB10 dispone di numeri locali per l'assistenza clienti nei seguenti Paesi: Australia +61 (0) Belgio +32 (0) Danimarca +45 (0) Finlandia +358 (0) Francia +33 (0) Germania +49 (0) Irlanda +353 (0) Italia Malesia +60 (0) Paesi Bassi +31 (0) Nuova Zelanda +64 (0) Singapore +65 (0) Spagna +34 (0) Svezia +46 (0) Sono disponibili ulteriori informazioni sul servizio offerto da OB10? Sì, visiti il sito Dove posso trovare maggiori informazioni su come diventare un acquirente iscritto al servizio di OB10? Visiti il sito

6 1 / 3 Funzionamento e presentazione delle opzioni Passando a OB10, beneficerà di innumerevoli vantaggi: Consegna delle fatture sicura e garantita: mai più documenti smarriti nella posta L'elaborazione delle fatture da parte del cliente richiede meno tempo e si traduce in un pagamento più puntuale Mai più ritardi dovuti a informazioni mancanti, fatture recapitate alla scrivania sbagliata o interventi manuali OBconnect non prevede l installazione di software o hardware aggiuntivi, semplificando l'invio della fattura Maggiore trasparenza nell'elaborazione e migliore gestione del flusso di cassa, grazie all'accesso e al reporting 24 ore su 24, 7 giorni su 7 Conformità alla disciplina IVA, indipendentemente dal Paese in cui vengono emesse o ricevute le fatture Invio delle fatture semplice e conveniente - in qualsiasi momento Esistono due metodi principali per inviare transazioni di fattura e di credito tramite OB10: è possibile inviare un file di dati direttamente a OB10 utilizzando la Soluzione Integrata o, in alternativa, creare fatture online compilando il Modello Web. Le spese sono prelevate direttamente da OB10 e variano a seconda del servizio utilizzato. Legga il presente documento per intero prima di scegliere l'opzione più adatta alle esigenze della sua azienda. Come funziona Fornitore Acquirente OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 2 / 3 Le fatture vengono controllate per evitare duplicati e convalidate in modo che ognuna riporti le informazioni necessarie a garantirne l'elaborazione automatica e completa, consentendo così un pagamento puntuale. Tramite il portale di OB10 avrà accesso a OBarchive e a diverse funzioni di reporting. OB10 offre due opzioni per l'invio delle fatture elettroniche: la Soluzione Integrata e il Modello Web. Legga attentamente quanto segue per maggiori dettagli. 1. Inviare i file con i dati estratti usando la Soluzione Integrata Questa soluzione consente di usufruire di una procedura completamente automatica, in quanto i dati di fatturazione sono estratti direttamente dal suo sistema di fatturazione utilizzando il formato, il contenuto e la struttura di sua scelta. OB10 provvede a crearle un account sulla rete, garantendo una perfetta integrazione con il sistema attualmente in uso. OBexchange accetta la fattura e i dati inseriti e li converte direttamente nel formato richiesto dai clienti della sua rete. I file di dati possono essere inviati alla rete attraverso OBportal, EDI o FTP. Seguendo le istruzioni fornite dal sistema durante la creazione dei file di dati, non sarà necessario apportare ulteriori modifiche quando altri clienti le richiederanno una fattura tramite OB10. Costi della Soluzione Integrata Adesione annuale 1100* Spese di transazione per fattura 1 20 fatture al mese 1, fatture al mese 0, fatture al mese 0, fatture al mese 0, fatture al mese 0,32 * Si applicano le tariffe di connessione dell'acquirente. La quota annuale copre la creazione e la gestione dell'account per una sola entità fiscale. In caso di più entità fiscali, è probabile che vengano calcolate spese aggiuntive. Tali spese aggiuntive variano a seconda del numero di formati, di connessioni separate ecc. La preghiamo di rivolgersi direttamente al suo rappresentante OB10. Nota: l'addebito delle transazioni viene effettuato su base incrementale mensile. 2. Inviare fatture elettroniche usando il Modello Web Il Modello Web di OB10 è stato ideato per le aziende che inviano ai singoli acquirenti un volume annuo di fatture piuttosto contenuto. OB10 fornisce un servizio basato su web all'avanguardia, che consente di inviare fatture online mediante una connessione protetta. OB10 garantisce la consegna della fattura entro poche ore: il cliente potrà così elaborarla e procedere immediatamente al pagamento. OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

8 Costi del Modello Web Le tariffe del Modello Web riflettono la flessibilità del servizio. Dopo aver completato la registrazione le verrà richiesto di acquistare il primo lotto di transazioni, che comprende il setup e l accesso al Modello Web di OB10. Costi di pre-acquisto Fascia Transazioni , ,00 3* ,00 * Il numero minimo acquistabile è 25. Se desidera il rilascio della fattura, dovrà acquistare almeno 125 transazioni e corrispondere per il loro acquisto una commissione di gestione pari al 15% dell importo complessivo. ** Il primo lotto di transazioni sarà valido per 12 mesi a partire dalla sua data di acquisto. 3 / 3 Come utilizzare il Modello Web Per cominciare a usare il Modello Web OB10, il suo rappresentante OB10 le invierà un link via e- mail. Una volta completata la registrazione, le verrà richiesto di acquistare il primo lotto di fatture. Dopo aver fornito i suoi dati, riceverà un' di conferma contenente i dettagli per il login e potrà iniziare a inviare fatture elettroniche tramite OB10. OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

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