NUOVA PROCEDURA DI ACQUISTO DI BIGLIETTI TRENITALIA

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1 NUOVA PROCEDURA DI ACQUISTO DI BIGLIETTI TRENITALIA E stata sottoscritta una convenzione con Trenitalia che, a partire dal 1 marzo 2009, permette a tutti i dipendenti della Giunta Regionale e dell Arsia, di effettuare l acquisto dei biglietti ferroviari mediante procedura telematica. I vantaggi che tale convenzione offre sono i seguenti: possibilità di acquistare il biglietto tramite la procedura delle missioni in Italia nella Intranet il pagamento viene effettuato direttamente dal Settore Amministrazione del Personale, quindi il dipendente non deve anticipare alcuna somma eliminazione del rischio di smarrimento dei biglietti poiché i dipendenti non devono più fornire all amministrazione la documentazione cartacea del titolo di viaggio, in quanto Trenitalia ci rimette fattura mensile con l indicazione di tutti i biglietti acquistati possibilità di effettuare cambi di prenotazione in modo più agevole ISTRUZIONI TECNICHE Il dipendente che si reca in missione, deve chiedere tramite la procedura nei giustificativi: l autorizzazione al proprio dirigente, il dirigente autorizza la missione (al dipendente arriva una e.mail di conferma dell autorizzazione), il dipendente entra nell autorizzazione (nei documenti in itinere) e può effettuare l acquisto on-line del/i biglietto/i del treno. Infatti troverà attivato un bottone con cui la procedura si collega direttamente al sito delle ferrovie e potrà effettuare l acquisto del biglietto per una o più tratte. Una volta cliccato il bottone Biglietteria FS on line, si accede alla schermata successiva: 1

2 e, successivamente, dopo aver cliccato Acquista nuovo biglietto si dovrà compilare la schermata con i dati della missione autorizzata: località di partenza, destinazione, data ed orario e procedere con il bottone INVIA 2

3 A questo punto, Trenitalia offre diverse soluzioni tra le quali scegliere la proposta di viaggio visualizzata o la possibilità di cliccare su altre proposte: Effettuata la scelta si deve procedere con la compilazione della successiva schermata e 3

4 continuando con l operazione di acquisto, a seconda della tipologia di treno, si può avere la modalità di acquisto self-service, o ticketless. Si può acquistare un solo biglietto per tratta con la tipologia Tariffa Standard di prima o seconda classe. Modalità Ticketless: con questa modalità il dipendente può accedere direttamente al treno senza biglietto fisico ma è necessario portare con sé i dati relativi alla prenotazione (percorrenza, data e ora; numero del treno, della carrozza e del/i posto/i assegnato/i; il codice prenotazione PNR; il codice cambio prenotazione CP) per consentire al personale di servizio di confermare la presenza a bordo. Attenzione: per i biglietti ticketless la mancata comunicazione del PNR al personale di bordo equivale al mancato possesso del biglietto e, pertanto, comporta il pagamento del prezzo del biglietto e del previsto sovrapprezzo. Modalità Self-Service: il dipendente prima di partire, deve recarsi presso un distributore selfservice di biglietteria e digitare sulla tastiera il codice di prenotazione (PNR, attendere la stampa del biglietto, vidimarlo e salire sul treno (in questo caso il solo codice di prenotazione non dà diritto a salire sul treno). Particolarità per il ritiro del biglietto self-service: in caso di macchinetta self-service guasta e mancanza di biglietteria o biglietteria disabilitata, su esibizione della conferma di acquisto on-line, a bordo treno al cliente verrà rilasciato un biglietto senza prezzo e senza soprattasse: il personale di bordo compilerà un verbale AG 4.03 con gli estremi del viaggio effettuato e lo invierà a BTN che, dopo aver verificato l acquisto originario, autorizzerà l annullamento del verbale. In caso contrario verrà comunicato al cliente l importo da pagare, comprensivo del costo del biglietto e della sovrattassa dovuti. 4

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6 Una volta effettuato l acquisto, al dipendente arriva sempre un e.mail e se viene indicato il numero di cellulare, anche un SMS, con i dati necessari alla partenza (PNR- CP etc.). 6

7 CAMBIO DI PRENOTAZIONE Con la procedura on-line il dipendente può effettuare fino a due cambi di prenotazione gratuiti prima della partenza del treno con più modalità: tramite la intranet nell autorizzazione alla missione, collegandosi al sito o richiesta tramite Call Center di Trenitalia al numero (telefonata a pagamento 0,30 euro di scatto alla risposta più 0,54 euro al minuto), ai distributori self service e presso le biglietterie di stazione. E possibile fare il cambio di prenotazione una sola volta anche dopo la partenza del treno fino alle tre ore successive, però solamente ai distributori self service e presso le biglietterie di stazione. Il cambio della prenotazione è possibile soltanto se si tratta di viaggio effettuato con un solo treno. Il cambio deve interessare la stessa tratta, la stessa tariffa, la stessa tipologia di treno cui fa riferimento la richiesta originaria di acquisto. Dopo aver effettuato la nuova prenotazione, viene inviato un e.mail di conferma nel caso di richiesta on-line o, viene data conferma telefonica dall operatore in caso di richiesta tramite Call Center; a richiesta del cliente la conferma può essere data anche a mezzo sms. Dopo aver effettuato l eventuale acquisto del biglietto, il dipendente non possessore di carta di credito aziendale, può chiedere l anticipo al funzionario delegato per la parte di spese residuali (pasti, pernottamenti etc.), stampando dalla intranet l approvata autorizzazione: 7

8 Dopo aver svolto la missione il dipendente deve: - compilare il giustificativo on line Svolgimento missione ai fini del riconoscimento dell orario in missione; - richiamare il modulo Autorizzazione missione nei documenti in itinere e completarlo con i dati richiesti. Tale operazione deve essere effettuata anche in assenza di spese sostenute in quanto è necessaria a completare l iter del suddetto modulo. In base ai dati inseriti, la procedura effettua il calcolo completo delle somme dovute per la missione (il nuovo importo sostituisce quello indicato nella richiesta di autorizzazione, aumentando o diminuendo il budget della D.G.). Il modulo viene inviato automaticamente al dirigente per la validazione. Il dipendente deve consegnare al dirigente la documentazione con i giustificativi necessari per la validazione. Dopo la validazione da parte del dirigente, il dipendente deve consegnare alla segreteria: - la stampa del modulo per la richiesta del rimborso; - i giustificativi in originale delle spese sostenute (escluso il biglietto del treno acquistato con la procedura on-line). PER LE SEGRETERIE Al termine dell iter, alla segreteria pervengono: - per via telematica, il modulo Autorizzazione missione ; - e da parte del dipendente, una stampa del modulo ed i giustificativi delle spese sostenute. La segreteria deve verificare che il modulo sia stato compilato correttamente rispetto agli allegati e che i rimborsi spese richiesti siano previsti dalla normativa (per eventuali chiarimenti la normativa vigente si trova nella Intranet: intranet aree tematiche rapporto di lavoro missioni. Se mancano i giustificativi cartacei sarà cura della segreteria chiederli al dipendente. 8

9 La segreteria può apportare anche delle modifiche al modulo, se riscontra delle incongruenze tra gli importi indicati, i giustificativi cartacei e la normativa. Ovviamente la modifica deve essere fatta anche sul modulo cartaceo. L eventuale variazione degli importi spettanti, comporterà una modifica del budget assegnato alla D.G.. Al termine delle verifiche la segreteria valida il modulo che viene inviato automaticamente al Settore Amministrazione del Personale. Allo stesso Settore la segreteria deve anche inviare la documentazione cartacea. PER I DIRIGENTI Il dirigente ha il compito di verificare che le richieste effettuate da parte dei dipendenti della propria struttura rientrino nel budget. Il budget è aggiornato in tempo reale sulla base delle richieste ed è rilevabile nella Intranet regionale (all indirizzo Il dirigente deve validare giornalmente le missioni dei dipendenti assegnati, per validare sia l autorizzazione che la richiesta di rimborso deve, a differenza degli altri giustificativi on line, aprire il modulo. Inoltre la validazione della richiesta di rimborso deve avvenire dopo aver visionato la documentazione consegnata dal dipendente. Le eventuali correzioni effettuate dalle segreterie o dal Settore Amministrazione del Personale in fase di controllo, sono automaticamente inviate per e.mail al dipendente interessato, al fine di una corretta e trasparente gestione della missione in oggetto. PARTICOLARITA E CASI ECCEZIONALI BIGLIETTI FS ACQUISTATI ON LINE: IMPOSSIBILITA A RECARSI IN MISSIONE Il dipendente che, dopo l autorizzazione alla missione Italia da parte del suo dirigente, ha acquistato i biglietti FS on line e non può più recarsi in missione, deve attivare le seguenti procedure: Se è in tempo utile e prevede di svolgere una missione successivamente con la stessa destinazione, dovrà effettuare il cambio di prenotazione (ulteriore validità fino ad un massimo di 60gg.) per riavvalersi dei medesimi biglietti già acquistati; Se non è in grado di sapere se dovrà svolgere successivamente la missione, fare comunque il cambio di prenotazione, in modo da rendere possibile l utilizzo di tali biglietti anche da altri dipendenti. Contestualmente dovrà contattare immediatamente l ufficio missioni che provvederà ad attivare la procedura necessaria. Se non è possibile che il dipendente faccia il cambio di prenotazione, dovrà giustificare con lettera scritta, al proprio dirigente e per conoscenza all ufficio missioni, il perché della mancata missione, specificando il numero di riferimento della missione in oggetto. Rientrano come motivi giustificabili, la missione non effettuata a causa di motivi di salute documentati con certificato medico, ovvero per motivi di servizio o altri motivi non dipendenti dalla volontà del dipendente, idoneamente documentati. 9

10 NOTA: le informazioni fornite sono variabili in base ad eventuali rettifiche che Trenitalia si riserva periodicamente di effettuare nei regolamenti. Le indicazioni operative saranno pubblicate sulla intranet regionale all inizio del prossimo anno, nella sezione AREE TEMATICHE/RAPPORTO DI LAVORO/MISSIONE al seguente indirizzo: Per ogni eventuale richiesta di chiarimenti è possibile inviare una mail all indirizzo: o contattare: Aldo Montemurro 4491 Laura Aramini 4411 Sandra Di Leo