Verso la Certificazione di Bilancio Dipartimento Amministrativo USC Amministrazione Finanza e Controllo USS Economico- Finanziario

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1 Verso la Certificazione di Bilancio Dipartimento Amministrativo USC Amministrazione Finanza e Controllo USS Economico- Finanziario Dr.ssa Daniela Riva

2 IL PERCORSO NAZIONALE Armonizzazione contabile Valutazione straordinaria delle procedure Amministrativo Contabili Certificabilità dei bilanci Certificazione dei bilanci

3 Normativa nazionale Normativa regionale

4 La certificazione consiste nell espressione di un giudizio sulla attendibilità con cui il Bilancio presenta la situazione di un azienda. > Giudizio professionale, emesso da un professionista esterno all azienda ed abilitato. > Attendibilità nel caso di una azienda ospedaliera pubblica: appropriatezza e tracciabilità dell utilizzo delle risorse assegnate

5 PERCORSI ATTUATIVI DI CERTIFICABILITA DEL BILANCIO Finalizzato al raggiungimento di standard organizzativi, contabili, procedurali necessari a garantire la certificabilità dei dati e dei bilanci Obiettivo: Fornire indicazioni e linee guida per le fasi di predisposizione, presentazione, approvazione e verifica dell attuazione del PAC

6 PERCORSI ATTUATIVI DI CERTIFICABILITA DEL BILANCIO REQUISITI GENERALI B) GESTIONE SANITARIA ACCENTRATA REQUISITI GENERALI C) CONSOLIDATO REGIONALE

7 Progetto PAC Piani Attuativi della Certificabilità di Bilancio

8 Creato gruppo di lavoro multidisciplinare: Dipartimento Amministrativo e Dipartimento Servizi & Tecnologie, DMP, DPS, Farmacia, Qualità Incontri periodici Mappatura dei processi Analisi delle criticità e proposte di miglioramento Non è solo una questione per contabili

9 SOTTOSISTEMI: FATTURAZIONE ATTIVA FATTURAZIONE PASSIVA GESTIONE ORDINI MAGAZZINI PERSONALE CESPITI CONTABILITA ANALITICA. CONTABILITÀ GENERALE SISTEMI GESTIONALI EXTRACONTABILI BILANCIO D ESERCIZIO

10 OBIETTIVI definire sottoazioni richieste dal Decreto Legislativo 118/2011e dalla normativa regionale Mappatura dei processi in ottica gestionale Descrizione delle procedure operative Analisi dei miglioramenti

11 STRUMENTI: CHECK LIST Ar ea Obiettiv o Azi oni (N.) Azioni: DESCRIZIONE azione in essere e procedura scritta azione in essere - procedura non scritta azione parzialmen te in essere azione da attuare A) Area Requisiti generali termini per il completamento delle azioni 30 Giugno 2016 A A1) Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi a leggi e regolamenti che abbiano impatto significativo in bilancio attraverso ad esempio: il monitoraggio degli obblighi previsti dalla legge e l accertamento che le procedure operative siano sviluppate in maniera tale da tener conto di tali obblighi; raccolta e divulgazione delle leggi e regolamenti la cui mancata attuazione (da parte di aziende e personale dipendente) può generare impatti in bilancio. A A1 1 A A1 2 A A1 3 A A1 4 A1.1 - Definizione di adeguate procedure operative in grado di far fronte agli obblighi normativi e ai rischi aziendali. A1.2 - Attivazione di un sistema organizzato per la raccolta e la divulgazione delle leggi e dei regolamenti che consenta il monitoraggio costante dei cambiamenti normativi che possano comportare modifiche anche sostanziali all'apparato amministrativo, organizzativo e contabile dell'azienda. A1.3 - Adozione di un codice etico e deontologico, conforme agli obblighi previsti dalla normativa vigente. A1.4 - Corretta tenuta dei libri obbligatori, secondo i criteri e le modalità di tenuta e conservazione dettate dal Codice Civile, dalla disciplina fiscale e da altre disposizioni in materia di documenti obbligatori A A1 5 A1.5 - Recepimento delle linee guida contabili regionali (cfr. azione C2.1) definite in applicazione dei principi di valutazione specifici del settore sanitario e degli schemi di bilancio previsti dal D.lgs. 118/2011 e s.m.i. A A2) Programmare, gestire e successivamente controllare, su base periodica ed in modo sistemico, le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi di gestione prefissati.

12 AREA REQUISITI GENERALI Prevenire ed identificare eventuali comportamenti non conformi Programmare gestire e controllare su base periodica e in modo sistematico le operazioni aziendali allo scopo di raggiungere gli obiettivi prefissati Implementare la funzione di pianificazione e controllo Esistenza codice etici e comportamentale Sistema di monitoraggio e divulgazione leggi la cui mancata applicazione può generare impatti in bilancio Corretta tenuta libri obbligatori..

13 AREA IMMOBILIZZAZIONI Separazione di responsabilitànelle fasi di gestione, autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione delle transazioni Esistenza di idonee procedure di inventariazione fisica periodica Esistenza di idonee procedure di controllo dismissione cespiti Esistenza di un piano annuale degli investimenti Riconciliazione periodica risultanze libri cespiti e risultanze contabili..

14 AREA RIMANENZE Rilevare gli aspetti gestionali e contabili delle scorte garantendo un adeguato livello di correlazione tra i due sistemi Definire ruoli e responsabilitàconnessi al processo di rilevazione inventariale delle scorte (magazzini reparti/servizi -terzi) al 31 dicembre di ogni anno Garanzia di correlazione tra contabilitàdi magazzino e contabilità generale Garanzia di adeguatezza del sistema contabile di gestione dei magazzini per la corretta rilevazione di fatture da ricevere, e della valorizzazione degli scarichi di magazzino

15 AREA CREDITI E RICAVI Esistenza di una procedura di rilevazione, contabilizzazione, valutazione, estinzione crediti e correlati ricavi con separazione dei compiti e delle responsabilità Esistenza di una procedura di controllo della corrispondenza tra prestazioni prenotate-eseguite-incassatee abbinamento incassi con risultanze contabili Esistenza di idonee procedure di valutazione del rischio di inesigibilità e calcolo ratei e risconti..

16 AREA DISPONIBILITÀ LIQUIDE Esistenza di una procedura di rilevazione costi, debiti, pagamenti, ricavi, crediti, incassi con separazione dei compiti e delle responsabilità Esistenza di una procedura di controllo e riconciliazione periodica del fondo cassa con le risultanze contabili Esistenza di verifiche periodiche delle prestazioni erogate e non ancora incassate..

17 AREA PATRIMONIO NETTO Identificare tipologie di operazioni che provocano variazioni nel patrimonio netto Esistenza di un prospetto di riconciliazione tra cespiti acquistati e finanziamenti correlati con separazione contributi in c/esercizio e in c/capitale Riconciliazione incassi e contributi per finanziamenti.

18 AREA DEBITI E COSTI Separazione compiti e responsabilitàtra chi emette ordini e chi effettua pagamenti Esistenza idonee procedure di gestione degli ordini/gare secondo le normative vigenti Esistenza procedure di controllo verifica corrispondenza tra ordini-ddt-fatture Riconciliazione sezionale fornitori e contabilità generale Formalizzazione idonea procedura per il corretto trattamento economico del personale Circolarizzazione fornitori.

19 PROGETTI FATTURAZIONE ELETTRONICA: USC Amministrazione, Finanza e Controllo USC Informatica & Telecomunicazione AREA RIMANENZE (situazione inventari): USC Farmacia USC Servizi a gestione diretta GESTIONE DEL PROCESSO AMBULATORIALE E DRG: USC Direzione Medica di Presidio USC Accoglienza e Front- Office

20 ATTIVAZIONE DEL MINI-SITO QUALITÀAZIENDALE PROCEDURE DIBILANCIO

21 CRONOPROGRAMMA 2014 MARZO APRILE MAGGIO GIUGNO LUGLIO AGOSTO SETTEMBRE OTTOBRE NOVEMBRE DICEMBRE RACCOLTA E VERIFICA MATERIALE ESISTENTE/ PROGRAMMAZIONE CREAZIONE MATERIALE NON ESISTENTE MONITORAGGIO STATO DIAVANZAMENTO LAVORI VERIFICA LAVORI PRESENTAZIONE VERIFICA NOCC Raccolta ed analisi materiale nuovo/corretto e verifica ai fini dell obiettivo; Declinazione «sottoazioni» aziendali: definizione della procedura necessaria all attuazione delle singole azioni declinate dalla Regione. EVENTUALI AZIONI CORRETTIVE CHIUSURA PROGETTO Analisi materiale già disponibile: Verifica dello stesso ai fini del D.Lgs.118: analisi delle singole procedure che ne accerti l esistenza e l idoneità allo scopo; Formalizzazione materiale mancante: identificazione del processo/procedura mancante e definizione tempistica preparazione; Implementazione: materiale presente ma obsoleto/ non completamente confacente allo scopo.

22 STATO AVANZAMENTO

23 STATO AVANZAMENTO 15/12/14

24 PROCEDURA GENERALE BILANCIO

25 CRITICITÀ Vastità processi e attività Complesso lavoro di analisi e individuazione azioni correttive Difficoltà a comprendere le procedure richieste Molteplici persone e funzioni coinvolte Tendenza ad attribuire competenza esclusivamente a ragioneria

26 CRITICITÀ Processi poco standardizzati Materiale incompleto o non presente Esternalizzazione servizi Carenza di risorse Definizione di un programma d azione senza cronologie precedenti -sforzo organizzativo notevole

27 VANTAGGI Definizione e ottimizzazione processi Conoscenza punti di forza e di debolezza Prima mappatura sistematica e completa di tutte le attività amministrative Trasparenza formale e sostanziale delle informazioni Garanzia del dato contabile corretto e veritiero Miglioramento univoco della gestione aziendale e aumento di efficacia e efficienza delle attività Miglior controllo errori

28 VANTAGGI Forza aggregativa strutture Condivisione del metodo di lavoro, obiettivi e soluzioni Sistemi di controllo interno aziendale valido ed efficace Dematerializzazione Strutture certificate consolidano il loro percorso Strutture non certificate beneficiano della metodologia di qualità adottata

29 VANTAGGI TRACCIABILITÀ AUTOMATIZZAZIONE ARMONIZZAZIONE VERIFICABILITÀ INDIVIDUAZIONE CRITICITÀE CONSEGUENTI PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO

30 PROSSIMI PASSI Inventario al 31/12 Revisione regolamento monitoraggio servizi outsourcing Audit interni Fatturazione elettronica

31 GRAZIE