La gestione integrata dei servizi agli immobili: la Convenzione Consip Facility Management per immobili ad uso ufficio

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1 La gestione integrata dei servizi agli immobili: la Convenzione Consip Facility Management per immobili ad uso ufficio

2 INTRODUZIONE ALL INIZIATIVA La Convenzione Facility Management Uffici ha per oggetto la fornitura dei servizi agli immobili, in uso a qualsiasi titolo alle Pubbliche Amministrazioni,. E indirizzata prevalentemente alle Pubbliche Amministrazioni caratterizzate da patrimoni immobiliari complessi e di grandi dimensioni ed ha come obiettivo principale quello di soddisfare in modo completo e personalizzato le esigenze delle Amministrazioni con la logica della gestione integrata dei servizi agli immobili. GESTIONE INTEGRATA La P.A. seleziona e stipula un contratto con un unico fornitore che è responsabile sia delle attività di governo che di quelle operative. LEGENDA Consulenza gestionale Servizi operativi Ente appaltante P.A. Fornitore unico Servizio 1 Servizio Servizio 2 2 Servizio Servizio n n PERCHE LA SCELTA DEL MODELLO FACILITY MANAGEMENT? VANTAGGI ORGANIZZATIVI L introduzione della gestione integrata consente di coordinare e programmare i servizi Danno Dalla gestione riparativa Chiamata Intervento La gestione per chiamata è sostituita da un approccio per manutenzione preventiva e annulla i tempi di attesa Programmazione interventi alla gestione programmata Manutenzione preventiva Dalla gestione della fornitura Ufficio responsabile gara Gestione contratti Le unità amministrative non gestiscono più le procedure di fornitura esterna ma si riqualificano nelle funzioni di controllo e di strategia Ufficio responsabile al controllo e alla strategia Supervisore/ Programmatore

3 Il valore annuo della domanda potenziale dei servizi oggetto dell iniziativa è stata stimata in funzione della superficie degli immobili adibiti ad ufficio in uso alle Amministrazioni centrali e periferiche dello Stato e del prezzo unitario per l erogazione dei servizi in Convenzione. Il valore totale della spesa potenziale è stato analizzato in funzione dei seguenti elementi: disponibilità di un dato puntuale sulle superfici degli immobili destinati ad uso ufficio delle Amministrazioni centrali e periferiche dello Stato riduzione del costo annuo unitario dei servizi in funzione dei ribassi ottenuti nella gara GS Uffici e del conseguente effetto benchmark sulle altre Amministrazioni Valore Fonte/ Modalità di domanda calcolo potenziale Superficie PA centrale e periferica (mq destinati ad uso ufficio) Prezzo annuo al mq per servizi di Facility Management Valore domanda potenziale (mln /anno) Stima domanda potenziale ,7 /mq IL FABBISOGNO DELLA PA Osservatorio Nazionale sul Facility Management Prezzo stimato in base ai ribassi medi del 16,4% della gara GS Uffici Milioni di euro Fabbisogno per categorie merceologiche Comparto Stato 52 % 5,5% Comparto Enti Locali mln Manutenzione Pulizia ed igiene Altri servizi Totale ambientale 1340 mln (61%) Comparto Regioni e Autonomi e Locali 866 mln (39%) Comparto Stato Il Il valore valore annuo annuo della della domanda domanda potenziale potenziale per per servizi servizi di di Facility Facility Management Management è è stimato stimato in in circa circa milioni milioni di di Euro/anno. Euro/anno. Per Per minimizzare minimizzare gli gli impatti impatti sul sul mercato mercato di di riferimento riferimento delle delle P.M.I., P.M.I., la la Consip Consip ha ha adottato adottato la la politica politica di di aggredire aggredire solo solo una una piccola piccola percentuale percentuale della della domanda domanda dei dei servizi servizi oggetto oggetto della della Convenzione Convenzione

4 La Convenzione Consip Facility Management Uffici succede in termini temporali alla Convenzione Global Service Uffici, prima coraggiosa ed innovativa iniziativa dedicata al tema della gestione dei servizi agli immobili pubblici nell ambito del Programma per la Razionalizzazione degli acquisti della Pubblica Amministrazione. LA Convenzione Global Service Uffici, attivata nel marzo del 2002 e della durata di 2 anni, ha conseguito risultati più che soddisfacenti in termini di: LA PRIMA ESPERIENZA : LA CONVENZIONE GLOBAL SERVICE UFFICI PARTECIPAZIONE ALLA GARA Alla gara hanno partecipato 20 RTI per un totale di circa 80 imprese CONTRATTI STIPULATI Gli Ordinativi Principali di Fornitura stipulati ammontano a N. RTI Concorrenti RTI partecipanti alla gara N. Lotti 22 Contratti stipulati 33 EROSIONE DEL MASSIMALE Il massimale della gara, pari a 723 Milioni di euro, è stato eroso per il 90% % 100% 80% Evasione dei massimali 44 Grado di di soddisfazione della P.A. (%) 17% 3%1% 2% 35% ottimo buono soddisfacente carente 44 SODDISFAZIONE DELLE P.A. 60% 121% 99% 98% 97% 40% 86% 90% Circa l 80% dei punti totalmente 61% 20% ordinanti si è dichiarato inadeguato complessivamente 0% 42% non applicabile Lotti soddisfatto del livello di servizio offerto dal fornitore Il Il ribasso medio conseguito rispetto ai ai prezzi posti a base d asta è stato pari a circa il il 16,4%

5 L OGGETTO DELL INIZIATIVA Nella Pubblica Amministrazione, come nel privato, la domanda di servizi agli immobili si è orientata verso la richiesta di un interlocutore unico per il coordinamento, la pianificazione degli interventi ed il governo di tutti i servizi. Impianti Pulizie Facchinaggio Servizi di governo, programmazione e coordinamento Reception Rifiuti Call center Anagrafica Giardinaggio Coordinaento e pianificazione Sistema informativo Servizi di gestione tecnica del patrimonio immobiliare Disinfestazione Il Facility Management è caratterizzato dalla presenza di una serie di servizi di governo, che ne formano il cuore e l elemento caratterizzante, destinati a governare e coordinare i veri e propri servizi di gestione del patrimonio immobiliare.

6 I SERVIZI IN CONVENZIONE La Convenzione FM Uffici comprende complessivamente 15 servizi manutentivi. L acquisto dei Servizi di Consulenza Gestionale è obbligatorio, ad eccezione del servizio di Gestione e coordinamento di servizi già in essere, il cui acquisto è facoltativo in relazione alla esigenze specifiche della Amministrazioni. MANUTENZIONE PROGRAMMATA PULIZIA ED IGIENE AMBIENTALE ALTRI SERVIZI SERVIZI DI CONSULENZA GESTIONALE SERVIZI DI MANUTENZIONE PROGRAMMATA Impianto Elettrico Impianti Raffrescamento Impianti Riscaldamento Impianti Idrico-Sanitari Impianti Elevatori Impianti Antincendio Impianti di sicurezza e controllo accessi Reti SERVIZI DI CONSULENZA GESTIONALE Progettazione e gestione del Sistema Informativo per il governo dei servizi Costituzione e gestione dell anagrafica tecnica Gestione del Call Center Preventivazione attività e gestione ordini di intervento Preventivazione delle attività e gestione ordini di intervento Gestione e coordinamento di servizi già in essere SERVIZI DI PULIZIA ED IGIENE AMBIENTALE Pulizia Disinfestazione Raccolta e smaltimento rifiuti speciali Giardinaggio Reception Facchinaggio interno ALTRI SERVIZI Facchinaggio esterno/traslochi

7 Dal Global Service al Facility Management: Evoluzioni tecniche e strategiche (1/2) Nella Convenzione Facility Management sono state adottate alcune soluzioni volte al superamento delle criticità emerse nel corso della Convenzione Global Service Uffici. In particolare, per facilitare l utilizzo della Convenzione, sono state ridefinite: caratteristiche, modalità e sistemi di remunerazione dei Servizi di Consulenza gestionale caratteristiche, modalità e sistemi di remunerazione delle attività extra-canone gli strumenti a supporto per la gestione della Convenzione le procedure di controllo dei livelli e delle modalità di erogazione dei servizi. Infine, Per ridurre l impatto sul mondo della piccola e media Impresa sono stati inseriti dei parametri minimi di accesso. GLOBAL SERVICE FACILITY GLOBAL MANAGEMENT SERVICE Consulenza Gestionale Il Capitolato Tecnico di GS non definiva nel dettaglio le specifiche tecniche e le tempistiche di rilascio dei principali servizi di consulenza gestionale Nella Convenzione GS era difficile quantificare, in fase di subappalto, il valore dei servizi di consulenza gestionale rispetto agli altri servizi previsti, in quanto il costo dei primi era compreso nel costo degli altri Il Capitolato di FM definisce nel dettaglio le specifiche tecniche e le tempistiche di rilascio di ciascun servizio di consulenza gestionale Nella Convenzione FM, per i servizi di consulenza gestionale, sono stati definiti specifici prezzi e relativi driver di calcolo, oggetto di ribasso in sede di offerta economica Listini ed Extra canone Nella Convenzione GS non erano espressamente previste le specifiche tecniche per l attività di presidio fisso, nonché le indicazioni precise sulla determinazione del corrispettivo, determinando spesso un eccessiva onerosità del servizio Non era stato definito un corretto processo operativo per gli interventi extra-canone e sull uso dei relativi listini Il Capitolato FM stabilisce le regole per formalizzare tra le parti le modalità e condizioni di esecuzione delle attività del presidio fisso e le modalità di calcolo del corrispettivo ( /ore/uomo) È stato definito un processo operativo per gli interventi extra-canone con vincolo nell utilizzo dell Ordine di Intervento e di copertura finanziaria con importo a consumo, nonché una chiara regolamentazione nell utilizzo dei listini

8 Dal Global Service al Facility Management: Evoluzioni tecniche e strategiche (2/2) GLOBAL SERVICE FACILITY GLOBAL MANAGEMENT SERVICE Parametri di accesso Nella Convenzione GS, non essendo previsto alcun parametro minimo di accesso, era possibile ordinare anche un unico servizio vanificando l efficacia del modello e la convenienza economica della gestione dei servizi integrati. La Convenzione FM prevede un Ordinativo Minimo di Fornitura (1 Mln/4 anni) e un Set minimo di Servizi (3 servizi di cui 1 di manutenzione), che definiscono come target di utilizzo le PA con immobili ad alta funzionalità, di medio-grandi dimensioni e medio-alto livello di dotazione/complessità impiantistica. Nella Convenzione GS sono emerse alcune criticità: Nella Convenzione FM si è provveduto alla: Gestione Convenzione Necessità di semplificare e snellire il processo di gestione e utilizzo della Convenzione, sia da parte della PA che dei Fornitori. Sistema Informativo gestito direttamente dal Fornitore, con accesso limitato per la PA. Informatizzazione dei processi e alla riduzione dei documenti cartacei grazie all utilizzo del Sistema Informativo che sarà aggiornato da parte del Fornitore ma costantemente accessibile anche alla PA. Razionalizzazione del Capitolato tecnico per consentire una migliore comprensione e renderlo uno strumento di lavoro più snello. Procedure di controllo Un ulteriore evidenza emersa nella fase di gestione della Convenzione era relativa alla necessità di disporre di un più efficace modello di controllo del livello e delle modalità di erogazione dei servizi.. Il Sistema Informativo diventa per la PA uno strumento per una costante verifica delle attività svolte. È introdotto l utilizzo di metodi statistici per rilevare oggettivamente il livello di servizio erogato.

9 PARAMETRI MINIMI DI ACCESSO ALLA CONVENZIONE (2/2) Le Amministrazioni, possono personalizzare i servizi in base alle proprie esigenze, alle dimensioni ed alle peculiarità specifiche dei propri immobili. TIPOLOGIA TIPOLOGIA DI DI IMMOBILE IMMOBILE PERSONALIZZAZIONE DEI DEI SERVIZI SERVIZI La Convenzione offre alle PA, in base alle specifiche esigenze di ciascun immobile, e nel rispetto dell Ordinativo minimo di Fornitura, la possibilità di personalizzare la scelta dei servizi da attivare in termini di: tipologia dell attività; frequenza dell attività; localizzazione degli ambienti; livelli di servizio; tempi di attivazione non contestuali per i servizi da attivare indicati nel set minimo La personalizzazione investe anche i Servizi di Consulenza gestionale che saranno pertanto commisurati, sia nel grado di dettaglio, sia nel costo, alla tipologia del servizio da attivare. ORDINATIVO ORDINATIVO MINIMO MINIMO SET MINIMO DI SERVIZI CON ALMENO 1 MANUTENZIONE Impianti Impianti Elettrici Elettrici Pulizia Pulizia Reception Servizi di di Consulenza Gestionale Servizio Prezzi a supporto dei servizi manutentivi Valore Unità di misura Sistema Informativo Call Center Anagrafica Preventivazione attività Preventivazione attività Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici Servizio di Reception Servizio di Pulizia Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici Servizio di Reception Servizio di Pulizia Servizio di Manutenzione Impianti Elettrici Servizio di Reception Servizio di Pulizia Servizio di Manutenzione Impianto Elettrico Servizio di Reception Servizio di Pulizia /mq/anno % canone /mq/anno /mq/anno % canone /mq/anno Anagrafica Architettonica /mq/anno Anagrafica tecnica Impianti Elettrici /mq/anno % canone % canone % canone % canone % canone % canone

10 MODALITA DI REMUNERAZIONE I servizi in Convenzione sono remunerati a canone. Di seguito sono brevemente descritte le attività base, comprese nel canone, relative ai servizi di manutenzione e pulizia: CATEGORIA CATEGORIA SERVIZI SERVIZI TIPOLOGIA TIPOLOGIA DI DI SERVIZI SERVIZI ATTIVITÀ ATTIVITÀ COMPRESE COMPRESE NEL NEL CANONE CANONE SERVIZI DI MANUTENZIONE CONDUZIONE MANUTENZIONE PREVENTIVA E PROGRAMMATA La conduzione consiste nel sovrintendere al normale funzionamento degli impianti tecnologici provvedendo a tutte le regolazioni necessarie al fine di garantire i livelli prestazionali concordati. Manutenzione eseguita a intervalli predeterminati o in accordo a criteri prescrittivi, per ridurre la probabilità di guasto o la degradazione di un entità. MANUTENZIONE A GUASTO ( SOTTO FRANCHIGIA) Manutenzione eseguita a seguito di un avaria, entro una franchigia determinata, volta a riportare un entità nello stato in cui essa possa eseguire la funzione richiesta. SERVIZI DI PULIZIA PULIZIA GIORNALIERA PULIZIA PERIODICA Pulizia degli ambienti da effettuarsi una o più volte al giorno in relazione al tipo di operazioni e di ambienti, secondo le indicazioni riportate nel capitolato tecnico. Pulizia periodica degli ambienti da effettuarsi con cadenza settimanale, quindicinale, mensile, bimestrale, etc in relazione al tipo di operazioni e di ambienti, secondo le indicazioni riportate nel capitolato tecnico. Per incentivare la richiesta da parte delle Amministrazioni di più servizi in un ottica di gestione integrata degli stessi, è prevista la possibilità di beneficiare di uno sconto proporzionale al numero di servizi richiesti

11 Alla gara per la Convenzione di Facility Management hanno partecipato complessivamente 14 diversi concorrenti (13 RTI e 1 Società Consortile) per un totale di 203 Imprese (in media 4 Raggruppamenti Temporanei d Impresa per lotto). Hanno presentato offerte tutte le principali imprese che erogano Servizi Integrati nel settore del Facility Management, associate in raggruppamenti anche con piccole e medie imprese leader di specifici settori merceologici (pulizie, manutenzioni, altri servizi). LA PARTECIPAZIONE ALLA GARA FACILITY MANAGEMENT UFFICI RTI PARTECIPANTI PER LOTTO PARTECIPANTI ALLA GARA FM UFFICI PER SETTORE DI APPARTENENZA 10 N. Imprese partecipanti N. RTI Concorrenti N. Lotti Servizi Integrati Manutenzione Pulizia ed igiene ambientale Altro 203 Totale Gran parte degli RTI partecipanti alla gara hanno presentato offerta su una pluralità di lotti. Solo tre RTI hanno presentato offerta su un unico lotto Le tipologie di imprese che hanno partecipato alla gara rispecchiano l attuale struttura del mercato dell offerta (sia per numerosità che per dimensione). Ciò riflette l orientamento dell iniziativa di rivolgersi verso un particolare segmento dell offerta preservando il business delle PMI

12 GLI AGGIUDICATARI DELLA GARA LOTTI MANDATARIA RTI Pirelli & C. Real Estate Facility Management S.p.A MANDANTI RTI CO.L.SER Servizi Soc. Coop. a.r.l. L'Operosa Società Cooperativa a.r.l. Palmar S.p.A, MA. CA. Srl LOTTO 2 Lombardia. 55 milioni LOTTO 3 Trentino A.A., Friuli V.G., Veneto. 60 milioni 2-4 SIRAM S.p.A STI S.p.A. GE.FI. Fiduciaria Romana S.p.A. CNS - Consorzio Nazionale Servizi Soc. Coop. Consorzio Stabile Miles Servizi Integrati Prima Vera S.r.l. Ingegneria Biomedica Santa Lucia S.p.A. EnerSJ S.r.l. LOTTO 1 Piemonte, Valle d Aosta. 49,5 milioni LOTTO 5 Toscana, Umbria LOTTO 4 Emilia Romagna, Liguria. 79,5 milioni LOTTO 6 Abruzzo, Marche. 45,5 milioni 5-6 Manutencoop Facility Management S.p.A. 7 CIDS S.p.A Romeo Gestioni S.p.A. S.N.A.M. Lazio Sud S.r.l. Società Nazionale Appalti Manutenzioni Impresa Pulizie e Sanificazione Salus S.r.l. Nuova Ciemme S.p.A. Ecosfera S.p.A. Mariani Petroli S.r.l. Eis S.p.A. Consorzio Alma Consorzio Romeo Facility Services LOTTO 7 Lazio (escluso Comune Roma), Sardegna. 44,5 milioni. 46 milioni LOTTO 8 I Municipio Comune Roma. 50,5 milioni LOTTO 9 Comune Roma (escluso I Municipio). 95 milioni LOTTO 11 Molise, Puglia. 44 milioni LOTTO 10 Campania, Basilicata. 80,5 milioni LOTTO 12 Sicilia, Calabria. 70 milioni

13 RISULTATI ATTESI/CONSEGUITI (1/2) La Convenzione FM Uffici, a nove mesi di distanza dalla sua attivazione, e quindi a metà della sua durata, ha ottenuto risultati più che soddisfacenti rispetto alle attese in termini di: 1 RISPARMIO E RAZIONALIZZAZIONE DEI COSTI PER LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI in virtù dei seguenti parametri: Elevata Partecipazione all iniziativa Più del 50% delle adesioni è pervenuto da nuovi Punti Ordinanti che non avevano aderito alla Convenzione GS Uffici NPO 57% DETTAGLIO ORDINI VPO 43% VPO NPO Numero di Ordini stipulati Il numero degli Ordinativi Principali di Fornitura ad oggi stipulati è pari a RPF di cui RPF-PDI-OPF 597 PDI di cui 323 OPF n Valore economico degli Ordini n Il valore degli Ordini ad oggi stipulati ammonta a 451 Milioni di Euro, pari a circa il 63% del massimale complessivo di gara DETTAGLIO VALORE 681 Mln PDI di cui 451 Mln OPF L interesse crescente verso le Convenzioni Consip che offrono servizi integrati agli immobili ha consentito di conseguire un risparmio (%) medio pesato per tutti i lotti rispetto al prezzo medio complessivo di mercato della PA rilevato del 29% ca., superando ampiamente le aspettative ipotizzate che si attestavano su un valore medio del 15%.

14 RISULTATI ATTESI/CONSEGUITI (2/2) 2 INNALZAMENTO DEI LIVELLI DI QUALITA attraverso una valutazione puntuale dei servizi erogati dal Fornitore, grazie al Livello del Servizio costituito dal prodotto tra: IP INDICATORE GLOBALE DI DI PRESTAZIONE Misura il livello di prestazioni effettivamente erogate e delle modalità di lavoro Misura il livello di soddisfazione manifestato dagli utenti La misurazione delle prestazioni ed il calcolo degli indicatori sono effettuati con il supporto del sistema informativo IS X = LS INDICATORE DI DI SODDISFAZIONE LS LIVELLO DI DI SERVIZIO Confronto con livello obiettivo (compreso tra 0,75 e 1) 1) per la la determina zione di di eventuali penali LSo LIVELLO DI DI SERVIZIO OBIETTIVO 3 VALORIZZAZIONE DEGLI IMMOBILI attraverso l esecuzione di interventi di manutenzione preventiva L utilizzo di adeguate competenze tecniche ed il ricorso ad una manutenzione costante comporta riscontri tangibili in termini di valore degli immobili di proprietà della Pubblica Amministrazione 4 VANTAGGI PER GLI UTENTI DEI BENI attraverso la programmazione delle attività L esecuzione di una corretta e regolare manutenzione programmata riduce al massimo il ricorso alle emergenze limitando le interferenze con il regolare svolgimento delle attività esercitate nei pubblici edifici

15 L EVOLUZIONE DELL INIZIATIVA (1/2) I diversi scenari di riferimento normativo e le dinamiche del mercato della domanda e dell offerta hanno indirizzato l evoluzione dell iniziativa sui servizi di Facility Management per immobili a destinazione d uso uffici Evoluzione dell iniziativa Evoluzione dell iniziativa Regime normativo Regime normativo Evoluzione dell iniziativa Innovazione GLOBAL SERVICE Perfezionamento FACILITY MANAGEMENT Continuità FACILITY MANAGEMENT 2 Periodo attivazione Convenzione LF 2008: obbligo di pianificazione e programmazione tecnico-finanziaria mediante piani triennali per gli immobili in uso alla PA; regime facoltativo per la Convenzione Facility Management; obbligo di utilizzo per gli Enti Locali dei parametri di prezzo-qualità negli acquisti di servizi LF 2007 (L. 296/2006): regime facoltativo per la Convenzione Facility Management obbligo utilizzo MEPA per acquisti sotto soglia (dal 1/7/2007) LF 2004 (L.350/2003 e s.m.i): Eliminazione principio di obbligatorietà delle Convenzioni; obbligo di utilizzo dei parametri di prezzo-qualità LF 2002 (L.448/2001): Obbligo di utilizzo per gli Enti Locali dei parametri di prezzo-qualità; Obbligo di adesione alle Convenzioni per gli Enti pubblici e privati interamente partecipati dallo Stato LF 2000 (L.488/1999): Obbligo di adesione alle Convenzioni per le PP.AA. Centrali e periferiche 2002/ /

16 L EVOLUZIONE DELL INIZIATIVA (2/2) La seconda edizione della gara Facility Management Uffici, pubblicata a febbraio 2008, ha introdotto, a corredo dei Servizi di Consulenza gestionale già esistenti, dei nuovi servizi di Governo mirati a fornire supporto decisionale alle Amministrazioni che recepiscono l esigenza introdotta dalla Legge Finanziaria 2008 di programmazione tecnico-economica del sistema immobile mediante piani triennali. SERVIZI DI PIANIFICAZIONE ED OTTIMIZZAZIONE Nuovi Servizi di Governo PIANIFICAZIONE TRIENNALE PER LA LA RAZIONALIZZAZIONE DEI SERVIZI AGLI IMMOBILI OTTIMIZZAZIONE DEI SERVIZI OPERATIVI EROGATI GESTIONE ED ED OTTIMIZZAZIONE UTENZE Ha l obiettivo di fornire alle Amministrazioni il piano delle possibili misure di razionalizzazione dei servizi agli immobili, necessarie e/o opportune per ottenere benefici funzionali nell utilizzo di immobili ed impianti, e di conseguire una possibile riduzione dei costi di esercizio Ha l obiettivo di predisporre un progetto di ottimizzazione dei servizi erogati ovvero di individuare una nuova configurazione e/o diverse modalità operative di erogazione che, a parità di contenuti prestazionali, consenta di ottenere concrete riduzioni dei costi previsti Ha l obiettivo di acquisire e gestire le informazioni relative alle utenze idriche, elettriche, telefoniche, del gas, etc., e contemporaneamente di effettuare uno studio di fattibilità per la ricerca di possibili migliorie I prossimi passi nel percorso evolutivo, che si concretizzeranno nella terza edizione del FM Uffici, saranno volti all individuazione di strumenti che favoriscano una maggiore integrazione delle facilities ed un più efficace controllo della qualità dei servizi erogati.