TOOL KIT SUL GRUPPO DI LAVORO Strumenti per lo sviluppo del Project Work

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1 TOOL KIT SUL GRUPPO DI LAVORO Strumenti per lo sviluppo del Project Work IL GRUPPO DI LAVORO: DINAMICHE, CRITICITÀ, POTENZIALITÀ E STRUMENTI PER IL MIGLIORAMENTO.

2 1.1 INTRODUZIONE Nelle organizzazioni il processo di integrazione delle funzioni, delle competenze è diventato un presupposto dell agire organizzativo. La forma elementare di gestione della vita organizzativa è basata sul gruppo: team orientati ai progetti, al prodotto, rappresentano forme diverse di gruppi di lavoro. Sempre più spesso attività quali l analisi, la progettazione, la verifica degli indirizzi organizzativi, la definizione di strategie operative, tecniche e progettuali si realizzano in gruppo. Il gruppo di lavoro rappresenta uno strumento complesso per il lavoro organizzativo, attraverso cui definire obiettivi, confrontare idee, prospettive, ma anche modelli di intervento e prendere decisioni sull agire organizzativo. Come per gli altri strumenti di integrazione organizzativa, il gruppo di lavoro ha una logica interna: richiede lo sviluppo di una competenza specifica sia riguardo all osservazione dei processi in atto, sia rispetto alla gestione dell attività. Siete chiamati a produrre un project work che sviluppi il tema proposto. 1.2 LE RISORSE A DISPOSIZIONE - Il contesto: la giornata di lavoro sui project work è organizzata in maniera tale da coinvolgere ognuno di voi, anche se su tematiche differenti, in gruppi di lavoro. Il vostro gruppo di lavoro si troverà dunque a sviluppare un prodotto entro un sistema complesso che potremmo definire a matrioska : I livello: l oggetto tematica del vostro project work è il gruppo di lavoro da approfondire relativamente alle sue dinamiche, criticità potenzialità e strumenti per il miglioramento; II livello: siete un gruppo di lavoro: vi troverete a dovervi organizzare in quanto tale; III livello: siete immersi in un sistema organizzativo che funzionerà per gruppi di lavoro, avrete dunque a disposizione e riprodotto per n volte l oggetto della vostra riflessione. IV livello: il contesto scolastico richiede sempre più la competenza di gestione di gruppi di lavoro e competenze nel lavorare in gruppo. - L appartenere ad una comunità di pratica: in queste comunità, gli individui mirano a un apprendimento continuo attraverso la consapevolezza delle proprie conoscenze e di quelle degli altri. Alcuni tratti rilevanti della comunità sono riconducibili a: a) l esistenza di impegni reciproci tra i membri che valorizzano i momenti dell aiuto, del supporto nell apprendimento, nella cooperazione per lo sviluppo delle competenze; b) la convergenza su uno scopo comune, ritenuto socialmente necessario e che costituisce la fonte primaria dell identità professionale e dell appartenenza alla comunità; c) la presenza di un repertorio condiviso di modi ripetuti e costanti di fare le cose (routines), di modelli d azione e di simboli, che fa della comunità un entità socialmente e culturalmente coesa. In tal senso il lavoro che svilupperete in questo gruppo, così come il lavoro prodotto dagli altri, sarà una risorsa preziosa. - Gli strumenti: L osservazione in acquario e una griglia di base per l osservazione delle dinamiche di gruppo Le 7 Variabili per la costruzione di un gruppo di lavoro come proposto da Quaglino e Casagrande La rete, il web.

3 Linee guida per l osservazione in acquario La metafora indicata dal termine acquario prefigura un lavoro di osservazione in cui, alcuni membri di un gruppo di lavoro, si pongono all esterno del gruppo stesso e osservano gli altri mentre interagiscono durante sessioni operative diversamente finalizzate. Gli osservatori debbono stare in silenzio ed eventualmente prendere appunti attraverso le griglie di osservazione, relativamente a quanto succede nel gruppo, all interno dell acquario. Si tratta di una tecnica utile poiché offre la possibilità d esercizio di quell osservazione distanziata che dovrebbe costituire un tratto distintivo di un gruppo di lavoro maturo, capace di riflettere sulle sue dinamiche, un gruppo, in cui ciascun membro abbia la possibilità di compiere un lavoro di analisi sugli altri, ma di riflesso anche su se stesso. Fattore cruciale per la buona riuscita delle attività di osservazione è la predisposizione di criteri che consentano la discriminazione tra gli elementi utili e quelli superflui, in base agli scopi che ci si prefiggono, che vanno dal miglioramento delle dinamiche interpersonali, all accrescimento qualitativo dell operatività e dell efficienza e dell efficacia del gruppo, alla formazione delle capacità di osservazione stessa, obiettivo che si connette con un ampio progetto di empowerment del gruppo stesso. Per questo motivo la griglia che segue è volutamente snella. Essa potrà essere rifinita in gruppo sulla base degli obiettivi che definirete per il vostro project work.

4 LE VARIABILI DI UN GRUPPO DI LAVORO Quaglino Casagrande Di seguito alcuni alcuni elementi chiave che concorrono nella costruzione e nell evoluzione di un efficace gruppo di lavoro: Obiettivo Nessun gruppo di lavoro può essere efficace se l obiettivo che deve raggiungere non è chiaro e ampiamente condiviso dai suoi membri. L obiettivo di un gruppo di lavoro efficace deve essere definito in termini di risultato, costruito su dati osservabili e risorse disponibili, espresso in termini chiari, chiarito e articolato in compiti, e infine valutabile. Un obiettivo chiaro e ben esplicitato contribuisce a consolidare la coesione e il senso di appartenenza al gruppo da parte dei suoi componenti e contemporaneamente contribuisce a definire in maniera chiara il rapporto con l organizzazione, quindi il clima interno. Metodo Il metodo assume per il gruppo una duplice accezione: da una parte stabilisce i principi, i criteri e le norme che orientano l attività del gruppo, dall altra richiama le modalità di organizzazione e strutturazione efficace dell attività stessa. Un buon metodo di lavoro da sicurezza al gruppo e permette un miglior utilizzo nell uso e nella gestione delle risorse disponibili. Ruolo Il ruolo rappresenta la parte assegnata a ciascun membro del gruppo in funzione del riconoscimento delle sue competenze e capacità; esso racchiude poi anche l insieme dei comportamenti che ci si attende da chi occupa una certa posizione all interno del gruppo stesso. Fondamentale per un efficace sistema di ruoli è la qualità della comunicazione interna al gruppo stesso perché un suo corretto funzionamento permette che si realizzi corrispondenza tra attese e richieste dei singoli e prestazioni e comportamenti del gruppo. Leadership La leadership è la variabile di snodo tra le variabili di tipo strutturale, quali obiettivo, metodo e ruoli, e variabili di tipo processuale, quali clima, comunicazione e sviluppo. Il leader si definisce in primo luogo come un professionista di relazioni, anche se non esiste "il buon leader" per antonomasia, ma piuttosto si dovrebbero definire delle funzioni di leadership efficacemente svolte e ruoli di leader ben negoziati e definiti. E inoltre impor-

5 tante che la funzione di leadership sia quanto più possibile circolare e diffusa a seconda degli obiettivi e dei compiti del gruppo nelle diverse occasioni. Questo significa che esisterà un leader istituzionale, che è quello individuato dall organizzazione e che avrà la responsabilità e l autorità del ruolo formalmente affidatogli, ma che proprio grazie ad essi, questo leader avrà la facoltà di scegliere i leader situazionali di volta in volta più idonei al perseguimento degli obiettivi del gruppo stesso. Dunque egli avrà il compito di individuare, sulla base della conoscenza delle competenze degli altri membri del gruppo, quelle persone che di volta saranno più idonei ad affiancarlo e a cui potranno essere delegati compiti e funzioni necessari per il buon funzionamento del gruppo stesso. Comunicazione La comunicazione è il processo chiave che permette il funzionamento del lavoro di gruppo poiché permette lo scambio di informazioni finalizzato al raggiungimento dei risultati. Tuttavia essa orienta ed è a sua volta orientata dal sistema di relazioni e ruoli presenti nel gruppo stesso. Essa presuppone tre livelli: - uno interattivo, che va a impattare sulla struttura relazionale del gruppo; - uno informativo, che è relativo allo scambio e all elaborazione di materiali e conoscenze inerenti il lavoro; - uno trasformativo, che concerne gli scambi che producono il cambiamento. Il processo comunicativo diventa anche il luogo di verifica del linguaggio del gruppo e la definizione del codice. Clima Il clima consiste nell insieme degli elementi, delle opinioni, delle percezioni dei singoli membri rispetto alla qualità dell ambiente del gruppo e della sua atmosfera. Una buona percezione del clima si attua quando c è un giusto sostegno e calore nel gruppo, i ruoli dei singoli sono riconosciuti e valorizzati, la comunicazione è aperta, chiara e fornisce feedback accettabili sui comportamenti delle persone e sui risultati conseguiti dal gruppo. Una leadership partecipativa e gli obiettivi opportunamente calibrati alle capacità del gruppo sono tra i fattori che maggiormente influenzano il clima. Sviluppo Questa variabile identifica la costruzione del sistema di competenze del gruppo di lavoro e parallelamente la crescita del sistema delle competenze individuali. I due processi dovrebbero portare da una parte allo sviluppo del singolo all interno del gruppo e dall altra alla creazione all interno del gruppo di un sapere condiviso e diffuso e alla capacità di lavorare in modo efficace.

6 GRIGLIA PER L OSSERVAZIONE L osservatore dovrà analizzare quanto sta accadendo all interno del gruppo di lavoro ponendo particolare attenzione alle seguenti aree: - Metodo ed Obiettivo Come si organizza il gruppo al fine di raggiungere l obiettivo? (modalità di esplicitazione degli obiettivi, rilevanza delle attività rispetto agli obiettivi e al piano dei lavori quali modalità di lavoro rispetto agli obiettivi. Equilibrio tra modalità di lavoro differenziate, modalità di verifica rispetto agli obiettivi, uso dei sussidi e delle risorse, dello spazio) -Gestione del tempo: vi è un presidio dei tempi? come viene attuato? da parte di chi? - Ruoli Come e quali funzioni vengono attribuite dal gruppo ai membri? In base a cosa? - Comunicazione In che modo si interagisce nel gruppo? (Modalità di interazione verbale: uso del feedback,sintesi.. comunicazione non verbale: disposizione, contatto oculare, postura, tono di voce)

7 - Clima Quale atmosfera credi si percepisca all interno del gruppo di lavoro? Presenza di situazioni conflittuali: latenti o esplicite come vengono affrontate? - Leadership

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