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1 Descrizione della Fornitura Situazione As Is Attualmente tutte le scadenze relative agli adempimenti normativi periodici obbligatori, vengono gestite con il supporto di un DB Access. Gli adempimento vengono inseriti all interno di una anagrafica gestita in Access; tali inserimenti vengono eseguiti da un utente amministrativo preposto. Il DB Access che ospita i dati relativi gli adempimenti,è strutturato come segue: Anagrafiche generali o Comparto o Argomento o Frequenza scadenza o Provincia o Comune Elementi del singolo adempimento o Autorizzazione/Adempimento o Numero o Oggetto o SubOggetto o Riferimento archivio o Data ultimo adempimento o Data scadenza prossima o Data attivazione o Legge di riferimento o Enti Interessati Al momento il supporto di gestione Adempimenti è totalmente manuale e totalmene statico. Infatti gli utenti che desiderano consultare lo stato degli Adempimenti, devono accedere al DB Access per verificare le seguenti informazioni: elenco adempimenti in scadenza nel mese e/o nella settimana elenco adempimenti eseguiti stampa dello scadenziario stampa dell esito degli adempimenti completati Obiettivi del progetto Il progetto di realizzazione del nuovo sistema di Gestione degli Adempimenti, richiede di impostare tutta l applicazione in un ambito proattivo di collaborazione role-based. Al momento si richiede di mantenere semplice e snella la struttura dell applicazione, in questa ottica, proponiamo di configurare l applicazione come segue, per rispondere ai requisiti di base. L applicazione dovrà configurarsi come segue: ospitare tutti i dati relativi ai diversi adempimenti suddividere gli adempimenti in tipologie differenti gestire lo Stato dell adempimento gestire tutte le anagrafiche di supporto necessarie per meglio catalogare l adempimento (si veda elenco campi riportati da DB Access nelle pagine precedente) gestire le funzionalità per i seguenti ruoli: Amministratore: controllo completo su tutta l applicazione Inseritore: inserisce i dati relativi ai diversi adempimenti

2 Esecutore dell adempimento: conferma l avvenuta esecuzione dell adempimento Responsabile dell Esecutore: riceve un report sull esecuzione dell adempimento Differenziare gli accessi e gli inserimenti in base all appartenenza a siti produttivi differenti gestire le seguenti tipologie di notifiche: Segnalazione all utente Esecutore, dell avvicinarsi di una scadenza, sino ad adempimento eseguito Segnalazione al Responsabile dell Esecutore, dello Stato dell Adempimento produrre report basati sulle tipologie di adempimenti e sul loro stato produrre report basati su filtri utilizzando i diversi campi descrittivi presenti a sistema (ad es.: Provincia, Comune, Tipologia Adempimento, Stato, ecc.) tutta la reportistica dovrà essere disponibile on-line ma anche scaricabile in formato compatibile per la stampa tutta la reportistica e le schede degli adempimenti devono essere filtrate in base al ruolo, al dipartimento e all area geografica di appartenenza. Gli utenti previsti in questa fase sono: o 10 inseritori o 30 persone in totale sull applicazione Per una gestione complessiva di 1000 pratiche annue Flusso

3 Dettaglio attività di progetto Architettura Si prevede di realizzare l applicazione utilizzando le seguenti tecnologie: o Ambiente MOSS 2007 versione enterprise o Database SQLServer2005 o Versione di Office che verrà utilizzata per la verifica di compatilibità: Microsoft Office 2007 Liste Custom list per anagrafiche o Comparto o Argomento o Frequenza scadenza o Provincia o Comune o Enti interessati o Area Geografica o Dipartimento o Stato o Tipologia Contact list per gli utenti o Nome o Cognome o Responsabile o Area Geografica o Dipartimento o Ruolo Gruppo sharepoint contenente gli utenti responsabili. Legato al campo Responsabile della lista utenti, in modo da consentire la gestione di una gerarchia di Utenti e di Responsabili Task list per contentere gli adempimenti. Tale elenco verrà utilizzato in modifica per poter gestire i cambi di stato attraverso una scheda di inserimenti Infopath Gestione accesso alle liste Sulla base dell elenco di anagrafiche al punto precedente, il componente di gestione di accesso alle liste di occupa di: individuare i diversi gruppi di utenti e singoli componenti dei gruppi suddividere tali gruppi in tipologie di permessi diversificati consentire ai diversi gruppi accessi diversificati alle liste, in base ai permessi definiti, ad esempio: o permessi per area geografica o permessi per tipologia di adempimento o permessi per tipologia di profilo utente

4 Viste Sviluppo web part page ad-hoc in grado di visualizzare gli adempimenti in base all area geografica di appartenenza e di eseguire ricerche sugli adempimenti stessi e il loro stato di svolgimento L applicazione si appoggia su web services La web part di gestione delle viste include i seguenti componenti: o Inserimento: Creazione e visualizzazione di liste di anagrafica gestite in SharePoint o Visualizzazione: Gestione dei Permessi sui singoli elementi della vista Avvisi e notifiche Segnalazione al Responsabile dell esecutore dello stato dell adempimento e della modifica dell adempimento nella task list. Segnalazione inviata tramite EventHandler: invia mail su modifica stato utente responsabile in sharepoint o Aggiorna il db sui dati modificati o Copia l item se completato in lista archivio (gestione creazione lista archivio se non esiste per l anno corrente) Servizi Segnalazione dell avvicinarsi di una scadenza sino ad adempimento eseguito attraverso messaggistica o Applicazione che avvisa, su data impostata in tasklist, attraverso utente responsabile in sharepoint o L applicazione si appoggia a web services Report I report di seguito riportati saranno filtrati per ruolo, dipartimento e area geografica di appartenenza Lista di tutti gli adempimenti con visualizzazione del campo Tipologia e Stato Lista Adempimenti filtrati per ogni elemento di anagrafica o Applicazione basata su InfoPath che legge i dati da sharepoint per le anagrafiche e da db per gli adempimenti Vincoli L applicazione archivierà una parte dei dati in un DB di appoggio per la gestione della lista Adempimenti e loro Stato. I web services che sostengono tutta l applicazione, leggono e scrivono su sharepoint e su sqlserver, l utente che verrà utilizzato per la gestione dei web services, dovrà poter raggiungere sia la macchina server sharepoint che la macchina server sql. I servizi devono essere processati sulla macchina server o comunque da una macchina che possa connettersi e leggere sul server sharepoint e sulla quale siano abilitati i servizi di mailing in modo da poter gestire tutta la parte di notifiche e segnalazioni . Nel file di configurazione dell applicazione web services, verranno definiti ed archiviati i seguenti dati:

5 server database principal address sharepoint sito sharepoint nome TaskList e costruzione nome tasklist archivio utente amministratore sharepoint Installazione e Configurazione L intervento di installazione e configurazione del sistema, prevede le seguenti attività: Installazione Gestione impostazione filtro ricerca documenti pdf Configurazione servizi di base Gestione Gruppi e permessi su SharePoint Gestione Gruppi e permessi su ogni oggetto inserito Gestione Ricerca all interno dell applicazione Inserimento dell applicazione all interno del frame di SharePoint Migrazione dei dati da DB Access a nuova applicazione L intervento deve prevedere: la migrazione dei dati attualmente presenti sia storici che attivi nel DB Access in uso la migrazione di tutte le anagrafiche presenti nel DB Access in uso la predisposizione delle anagrafiche utente e la realizzazione dei gruppi come da criteri di profilazione utente indicati nei paragrafi precedenti Il tutto effettuato attraverso data entry previo sviluppo di un applicazione ad hoc

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