Roma, 28 febbraio 2014

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1 Roma, 28 febbraio 2014 Protocollo: 22965/RU ALL AGENZIA PER L ITALIA DIGITALE Rif.: Allegati : 1 ALL A.I.C.I.G. ASSOCIAZIONE ITALIANA CONSORZI INDICAZIONI GEOGRAFICHE ALL INDICAM ISTITUTO DI CENTROMARCA PER LA LOTTA ALLA CONTRAFFAZIONE MILANO AI PARTECIPANTI AL TAVOLO E- CUSTOMS LORO SEDI OGGETTO: Regolamento (UE) N. 608/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 12 giugno 2013 e relativo e Regolamento di esecuzione (UE) N. 1352/2013 della Commissione del 4 dicembre Circolare 24/D del 30 dicembre Progetto FALSTAFF Trasmissione on-line delle istanze di tutela. Sono stati realizzati gli interventi di automazione volti a recepire nel sistema Falstaff le novità introdotte dal Regolamento (UE) N. 608/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 12 giugno 2013 relativo alla tutela dei diritti di proprietà intellettuale da parte delle autorità doganali. Così come già evidenziato nella Circolare 24/D del 30 dicembre 2013 emanata da questa Agenzia, tale Regolamento: - abroga il precedente regolamento (CE) n. 1383/2003 del Consiglio - estende la tutela doganale a nuovi diritti e violazioni; - introduce una procedura specifica per le piccole spedizioni (non applicabile in Italia); - promuove lo scambio di informazioni con i Paesi Terzi per le merci in transito sospettate di violare un diritto di proprietà intellettuale. DIREZIONE CENTRALE TECNOLOGIE PER L INNOVAZIONE Ufficio gestione e monitoraggio Roma, Via Mario Carucci, 71 Telefono Fax

2 Per quanto concerne il trattamento delle domande di tutela, il capo V del Regolamento (Scambio di dati tra gli Stati membri e la Commissione sulle decisioni riguardanti le domande e il blocco) prevede, all articolo 32, l istituzione di una banca dati centrale per l inserimento delle decisioni: - di accoglimento delle domande di tutela, - di proroga del periodo durante il quale le autorità doganali devono intervenire o di revoca/modifica della decisione di accoglimento di una domanda - di sospensione di una decisione di accoglimento di una domanda. Il comma 5 dell articolo 31 del citato Regolamento disciplina l utilizzo della banca dati da parte delle autorità doganali degli Stati membri, prevedendo che l accesso alle informazioni contenute nella banca dati centrale avviene secondo necessità, per l adempimento delle responsabilità giuridiche che incombono loro nell applicazione del presente regolamento e stabilendo che l accesso alle informazioni contrassegnate dalla menzione trattamento riservato è riservato alle autorità doganali degli Stati membri in cui è richiesto l intervento. Il successivo comma 6 stabilisce, inoltre, che ciascuna autorità doganale che ha inserito informazioni nella banca dati centrale è responsabile dell esattezza, dell adeguatezza e della pertinenza di tali informazioni. Per quanto concerne le disposizioni sulla protezione dei dati (cfr. art. 33, commi da 1 a 5) ciascuna autorità doganale che ha inserito dati personali nella banca dati centrale è responsabile del trattamento di tali dati e ogni interessato ha il diritto di accedere ai dati personali che lo riguardano e che sono trattati attraverso la banca dati centrale e, se del caso, ha il diritto di rettificare, cancellare o bloccare i dati personali conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 o alle norme nazionali di esecuzione della direttiva 95/46/CE. Il successivo comma 6 prevede che tutte le richieste per l esercizio del diritto di accesso, rettifica, cancellazione o blocco sono presentate all utorità doganali che provvedono al loro trattamento. La banca dati, denominata CO.PI.S. (anti-counterfeit and anti PIracy information System), è alimentata dal sistema Falstaff, opportunamente modificato per implementare il dialogo applicativo con il sistema unionale, attraverso un interfaccia system to system. Nella nuova versione di Falstaff sono state realizzate funzionalità per la trasmissione delle domande nazionali e per l acquisizione di quelle inserite da altri Stati Membri. Nulla varia in relazione alle modalità di inserimento delle domande già prevista con la nota della scrivente prot. nr /RU del 4 febbraio 2010: la presentazione delle istanze di tutela dei diritti di proprietà intellettuale ai sensi del vigente Regolamento 608/2013 può essere effettuata dai titolari dei diritti di proprietà intellettuale o dai loro 2

3 rappresentanti, tramite trasmissione telematica ovvero in modalità cartacea presso l Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l utenza della Direzione centrale legislazione e procedure doganali. Dal 1 luglio 2014 le domande, unitamente alla documentazione, dovranno essere presentate esclusivamente in via elettronica previa abilitazione al Servizio Telematico Doganale. Le istruzioni per ottenere l abilitazione sono riportate nella sezione Servizio Telematico Doganale EDI del sito internet dell Agenzia. L accesso avviene attraverso il portale AIDA - Servizi per l Interoperabilità selezionando la voce Istanze on line. In considerazione dell imminente obbligo di presentazione telematica si invitano i titolari e i loro rappresentanti ad effettuare con ogni sollecitudine invii di test nell ambiente di prova dei Servizi per l interoperabilità, al fine di intercettare per tempo ogni possibile criticità derivante dalla necessaria familiarizzazione con il nuovo servizio. Per le ulteriori novità introdotte dal regolamento in parola, si richiamano le indicazioni della già citata Circolare 24/D del 30 dicembre 2013 e si informa che, sul sito della Commissione, è disponibile 1 un manuale d uso ed è scaricabile 2 gratuitamente un corso di formazione in modalità e-learning. Le istruzioni operative, di cui si allega una breve sintesi, sono consultabili accedendo alla sezione Assistenza on line del sito internet dell Agenzia. Il Direttore Centrale f.to Teresa Alvaro Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell art. 3, comma 2, del d.lgs.39/93 1 L indirizzo è 2 L indirizzo è 3

4 ALLEGATO 1 - ISTRUZIONI OPERATIVE La facoltà di presentazione di un istanza di tutela è riservata ai soggetti indicati all art. 3 del Regolamento 608/2013, nella misura in cui essi sono legittimati ad avviare un procedimento al fine di determinare se un diritto di proprietà intellettuale è stato violato nello Stato membro o negli Stati membri in cui le autorità doganali sono invitate a intervenire. In conformità a quanto previsto all articolo 5.6 del già citato regolamento, la procedura telematica consente la presentazione delle richieste via web, secondo le disposizioni che regolano le condizioni e le modalità tecniche per la presentazione tramite il Servizio Telematico Doganale dei documenti di rilevanza doganale. In particolare, la procedura consente l acquisizione, la trasmissione, l aggiornamento, il rinnovo e la consultazione di istanze nazionali e unionali. Sono descritte nel seguito le istruzioni per l abilitazione, l accesso e l utilizzo della procedura. 1) Adempimenti preliminari L accesso all applicazione avviene previa autenticazione al Servizio Telematico Doganale. I soggetti già autorizzati all uso del Servizio Telematico possono richiedere un integrazione alle abilitazioni in loro possesso secondo le istruzioni presenti nella scheda informativa: Modifiche alle autorizzazioni al Servizio Telematico Doganale, selezionando l apposita casella nella scheda-variazioni alla voce Lotta alla Contraffazione. I soggetti non ancora autorizzati devono richiedere obbligatoriamente l adesione al Servizio Telematico secondo le modalità descritte nella sezione Servizio Telematico Doganale EDI del sito internet dell Agenzia, avendo cura di evidenziare, nella compilazione dell istanza di adesione al servizio, l apposita casella presente nella sezione 2. (Documenti da trasmettere e tipologia di utente) della scheda, denominata "Lotta alla Contraffazione". Per completare la procedura di abilitazione, è necessario essere registrati anche al Servizio per la trasmissione on-line delle istanze come utenti on-line. A questo scopo, è necessario presentare all Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l utenza la documentazione necessaria per attestare il ruolo di soggetto autorizzato. In particolare, sono richieste le informazioni anagrafiche relative ai soggetti rappresentati. Dopo i controlli del caso, l Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l utenza procede ad effettuare le abilitazioni come utenti on-line. 2) Accesso 1

5 L accesso avviene attraverso il portale AIDA - Servizi per l Interoperabilità al seguente link: https://aidaservizi.agenziadogane.it/, inserendo le credenziali in proprio possesso e selezionando la voce Istanze on line. Il link del Portale dei Servizi è raggiungibile anche dalla Home Page del sito dell Agenzia, nella sezione dedicata allo Sportello Unico Doganale. Limitatamente al primo accesso, l utente deve aderire ai Servizi Telematici. Selezionando il pulsante "Aderisci ai servizi" viene abilitato un menu in alto a destra, denominato Servizi disponibili ; l'utente ha a disposizione la sola funzione Servizi Telematici, che deve selezionare. 3) Principali funzionalità a) Acquisizione di una nuova istanza nazionale/unionale Le informazioni che costituiscono l istanza sono inserite attraverso le sezioni successive di seguito riportate. Dati generali: contiene le informazioni generali sull istanza, sul soggetto richiedente la tutela, sulle autorizzazioni. Richiesta tutela nei Paesi UE: contiene le informazioni sui Paesi nei quali si richiede la tutela e sui contatti amministrativi/tecnici. Diritti: contiene l elenco dei diritti di proprietà intellettuale con le relative informazioni di dettaglio. Prodotti: contiene la descrizione dei prodotti autentici e contraffatti, a ciascuno dei quali sono associate informazioni quali tipologia, descrizioni, valore, produzione, aziende coinvolte, distribuzione, procedura, ecc. Informazioni addizionali: consente di inserire informazioni aggiuntive e altri allegati. L inserimento degli allegati è possibile in ciascuna delle seguenti sezioni: Dati Generali, Diritti, Prodotti, Informazioni addizionali successivamente all inserimento delle informazioni di base, attraverso il pulsante di visualizzazione/modifica. La dimensione massima per ciascun allegato è di 1 MB, per un totale di 60 MB per istanza. La funzione Valida presente in basso in ogni schermata, consente il controllo sulla valorizzazione dei campi obbligatori e condizionali. La funzione Salva Istanza effettua un controllo complessivo su tutti i campi dell istanza, salvando i dati inseriti. Si raccomanda di utilizzare tale funzione dopo la compilazione di ciascuna sezione. 2

6 Ad ogni istanza è associato un identificativo univoco progressivo selezionabile per la lavorazione; l istanza è lavorabile in fasi successive, sino a quando non è esplicitamente trasmessa dal richiedente. b) Invio telematico dell istanze A fronte della fase di acquisizione, l utente trasmette l istanza per via telematica, utilizzando l apposita funzione Invia Istanza dell applicazione. L invio dell istanza è consentita solo se tutte le informazioni obbligatorie sono state inserite. A fronte dell invio, l Ufficio AEO, altre semplificazioni e rapporto con l utenza verifica la coerenza della documentazione disponibile con i dati acquisiti a sistema e, a conclusione della disamina della pratica, pone l istanza nello stato Accettata ovvero Rifiutata. c) Aggiornamento L aggiornamento delle istanze è consentito attraverso la funzione Modifica. E possibile modificare sia le istanze in lavorazione che quelle già inviate fermo restando la convalida di ogni modifica inserita dagli utenti da parte del competente Ufficio centrale AEO, altre semplificazione e rapporti con l utenza. d) Rinnovo Il rinnovo consente di prorogare istanze di tutela inviate, fino a 30 giorni prima della scadenza. Successivamente a tale limite temporale, si dovrà procedere all inserimento dell istanza attraverso la funzione Nuova Istanza. e) Consultazione La consultazione consente di visualizzare le informazioni di base relative alle istanze inviate, inclusi i cambiamenti di stato. 3

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