Soluzioni di gestione della stampa. YSoft SafeQ. Risparmiate denaro, tempo e risorse

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1 Soluzioni di gestione della stampa YSoft SafeQ Risparmiate denaro, tempo e risorse

2 YSoft SafeQ 2 Risparmiate denaro, tempo e risorse

3 3 Soluzioni di gestione della stampa

4 YSoft SafeQ 4 Controllate, proteggete e ottimizzate i servizi di stampa della vostra organizzazione YSoft SafeQ è la soluzione di gestione della stampa basata su server che include un set di innovazioni completo in grado di consentire alla vostra YSoft organizzazione SafeQ è la di soluzione controllare di l'ambiente gestione della di stampa, diminuire basata su i costi, server che include aumentare un set la sicurezza di innovazioni dei documenti completo e in ridurre grado di al minimo consentire l'impatto alla vostra organizzazione ambientale dei processi di controllare di stampa. l'ambiente di stampa, diminuire i costi, aumentare la sicurezza dei documenti e ridurre al minimo l'impatto ambientale dei processi di stampa. La maggior parte delle organizzazioni non conosce l'importo speso per i prodotti e i servizi correlati alla stampa o la modalità di utilizzo delle La stampanti. maggior La parte mancanza delle organizzazioni di queste informazioni non conosce rende l'importo dificile speso l'ottimizzazione per i costi correlati dell'ambiente alla stampa di stampa o la e modalità l'identiicazione di utilizzo di delle opportunità stampanti. per La ridurre mancanza i costi. di queste YSoft SafeQ informazioni offre soluzioni rende dificile eficaci l'ottimizzazione per il monitoraggio dell'ambiente e la gestione di stampa e dell'ambiente l'identiicazione di stampa di opportunità che consentono per ridurre alle i costi. organizzazioni YSoft SafeQ di ottimizzare offre soluzioni l'utilizzo delle eficaci stampanti per il monitoraggio e implementare e la il gestione controllo dell'ambiente dei costi. di stampa che consentono alle organizzazioni di ottimizzare l'utilizzo delle stampanti e implementare il controllo dei costi. Indipendentemente dal fatto che la vostra società sia una grande banca, una compagnia di assicurazioni, un'università, un'azienda indipendente di piccole Indipendentemente dimensioni o un'organizzazione dal fatto che non la vostra proit, YSoft società SafeQ sia una è in grande grado di banca, assicurarvi una il controllo compagnia completo di assicurazioni, del vostro ambiente un'università, di stampa un'azienda a prescindere indipendente dalle di piccole dimensioni, dimensioni dal numero o un'organizzazione di iliali o dalla complessità non proit, della YSoft struttura SafeQ aziendale. è in grado di assicurarvi il controllo completo del vostro ambiente di stampa a prescindere dalle dimensioni, dal numero di iliali o dalla complessità della struttura aziendale.

5 5 Soluzioni di gestione della stampa Grazie alla possibilità di monitorare e contabilizzare ogni processo di stampa, Grazie copia e alla scansione possibilità nell'intero di monitorare ambiente e contabilizzare di stampa, avrete ogni processo a disposizione stampa, copia dati signiicativi e scansione per nell'intero ottimizzare ambiente la vostra di infrastruttura stampa, avrete di stampa a disposizione e ridurre dati notevolmente signiicativi i costi. per ottimizzare la vostra infrastruttura di stampa e ridurre notevolmente i costi. L'autenticazione protetta consente di ridurre i rischi associati ai documenti L'autenticazione lasciati nei cassetti protetta di output consente o raccolti di ridurre dalle persone i rischi associati sbagliate. ai Gli documenti utenti lasciati eseguono nei l'identiicazione cassetti di output e l'autenticazione o raccolti dalle persone tramite una sbagliate. smart card, Gli utenti eseguono nome utente l'identiicazione e password o e un l'autenticazione PIN. tramite una smart card, nome utente e password o un PIN. Facile da distribuire e gestire, YSoft SafeQ consente agli amministratori di monitorare e ottimizzare l'ambiente di stampa in modo semplice e rapido. I Facile privilegi da distribuire accesso e basati gestire, sui ruoli, YSoft i SafeQ report dettagliati consente e agli un amministratori dashboard di centralizzato monitorare e basato ottimizzare sul Web l'ambiente sempliicano di stampa la gestione in modo del semplice sistema e di rapido. stampa. La I privilegi soluzione di accesso YSoft SafeQ basati può sui essere ruoli, i report inoltre dettagliati gestita senza e un che dashboard sia necessaria centralizzato una basato formazione sul Web speciica sempliicano o l'ausilio la gestione di altri tecnici. del sistema di stampa. La soluzione YSoft SafeQ può essere inoltre gestita senza che sia necessaria una formazione speciica o l'ausilio di altri tecnici.

6 YSoft SafeQ 6 Massimizzate il potenziale del vostro sistema di stampa, riducendo i costi e proteggendo le informazioni sensibili Ottimizzare l'ambiente di stampa Sempliicate i processi di stampa nella vostra organizzazione. YSoft SafeQ offre gli strumenti per determinare il numero di dispositivi multifunzione necessari e dove installarli. Monitorare e ripartire tutti i costi Monitorate e contabilizzate con precisione i costi dei processi di stampa, copia e scansione suddividendoli per utente, centro di costo, reparto, cliente o progetto. Per il sistema di stampa basato sul credito potrete utilizzare smart card o PIN per veriicare che gli utenti dispongano del credito necessario per pagare il processo prima della stampa. Ridurre il numero di stampe risparmiando denaro e risorse naturali Grazie a regole imposte automaticamente per controllare cosa e come viene stampato dagli utenti, potrete ridurre sostanzialmente i costi. YSoft SafeQ consente di ridurre il numero di stampe e di copie non necessarie. I report verdi forniscono informazioni sull'esatta entità della riduzione dell'utilizzo di risorse naturali, come alberi e acqua, in modo da sviluppare negli utenti quella sensibilità ambientale che li porterà nel tempo a modiicare le loro abitudini di stampa.

7 7 Soluzioni di gestione della stampa Migliorare l'efficienza dell'amministrazione Rendete l'amministrazione e la gestione del vostro sistema di stampa più semplice, rapida ed eficiente. YSoft SafeQ è semplice da distribuire e gestire tramite un'amministrazione centralizzata basata sul Web e report dettagliati per tutte le operazioni di stampa, copia e scansione. Aumentare la produttività Assicurate agli utenti la lessibilità di recuperare i propri documenti dalla stampante più comoda all'interno dell'intera organizzazione, senza alcuna limitazione geograica. Proteggere le informazioni sensibili Fate in modo che gli utenti eseguano l'identiicazione e l'autenticazione prima dell'esecuzione di processi di stampa, copia o scansione per proteggere i documenti e le informazioni sensibili.

8 YSoft SafeQ 8 Controllo completo Aumentare la produttività e la protezione riducendo i costi e gli sprechi Controllare gli accessi e aumentare la protezione Proteggete i vostri dispositivi multifunzione dagli utilizzi non autorizzati. Abilitate un sistema di autenticazione semplice ottimizzato per l'ambiente di stampa della vostra organizzazione: PIN, carta magnetica o smart card, nome utente/password. Migliorate la comodità e la protezione grazie alla funzionalità di stampa mobile, che consente agli utenti di eseguire processi di stampa su qualsiasi stampante dell'organizzazione dopo aver eseguito l'autenticazione. Monitorare e contabilizzare con precisione ogni stampa, copia e scansione Recuperate informazioni dettagliate su tutte le operazioni eseguite sui dispositivi multifunzione creando report nel formato più adatto alle vostre esigenze. Utilizzate una contabilità di progetto multilivello e granulare per ripartire e fatturare ogni documento stampato o copiato ai rispettivi clienti (funzionalità importante soprattutto per gli studi legali e le altre aziende basate sui progetti). Create report verdi che illustrino i risparmi a livello ambientale dell'organizzazione, ad esempio in termini di utilizzo ridotto di acqua e alberi o di bassi livelli di CO2.

9 9 Soluzioni di gestione della stampa Grazie a YSoft SafeQ, in T-Mobile siamo riusciti a sfruttare tutti i vantaggi forniti dalla stampa di rete. Il volume delle operazioni di stampa è già diminuito semplicemente monitorando l utilizzo. Kateřina Šuvarinová Responsabile del Servizio Clienti e Supporto alle Vendite T-Mobile Aumentare l'efficienza, la produttività e la comodità per gli utenti Impostate diritti per singoli utenti, ruoli e reparti per assicurarvi che le stampanti vengano utilizzate nel modo più economico ed eficiente possibile. Mediante i diritti è ad esempio possibile stabilire se le stampanti devono essere utilizzate a colori o in bianco e nero e se le stampe devono essere solo fronte o fronte e retro. Consentite agli utenti di inviare processi di stampa ovunque si trovino (in auto, all'aeroporto, al ristorante o a casa) e di recuperare le stampe in un secondo momento da qualsiasi stampante all'interno dell'organizzazione. La stampa mobile è rivoluzionaria perché libera l'utente dalla necessità di disporre di un computer o della connessione a una rete locale. Rendere la scansione semplice e rapida Con un semplice clic gli utenti possono automaticamente eseguire una scansione e inviare il documento a una casella oppure a una cartella senza dover cercare o immettere informazioni come un nome o un indirizzo . Deinite in modo semplice lussi di lavoro di scansione avanzati che facilitino i processi di scansione quotidiani. Implementare sistemi di pagamento semplice Consentite agli studenti e al personale di utilizzare per la stampa e la copia lo stesso account di credito che utilizzano per usufruire degli altri servizi della scuola o dell'università. Impostate prezzi diversi per le stampe in base all'utente o al tipo di processo, ad esempio a colori o in bianco e nero. Ricaricate regolarmente in modo automatico account o gruppi di account selezionati.

10 YSoft SafeQ 10 YSoft SafeQ - Il sistema di gestione della stampa completo e ricco di funzionalità La contabilizzazione precisa dei costi, l'elevata protezione e l'amministrazione sempliicata sono i vantaggi principali della famiglia di prodotti YSoft SafeQ. YSoft SafeQ è progettato dall'inizio alla ine per consentire un controllo centralizzato senza precedenti sulle operazioni di stampa, copia e scansione. Grazie a YSoft SafeQ, è possibile monitorare e recuperare i costi di stampa, nonché rendere più eficienti i lussi di lavoro correlati ai documenti, con un basso costo totale di proprietà. L'architettura innovativa e solida del software YSoft SafeQ consente di aumentare la protezione dei lussi di lavoro di stampa e la produttività di tutti i dispositivi multifunzione garantendo la stabilità dell'ambiente di stampa grazie alle funzionalità di bilanciamento del carico e di failover. Gli amministratori possono inoltre sfruttare i vantaggi dell'interfaccia basata sul Web che sempliica notevolmente la gestione dell'intera rete di stampa sia nei piccoli ufici sia nelle aziende di grandi dimensioni.

11 11 Soluzioni di gestione della stampa Monitoraggio e creazione di report Panoramiche complete delle operazioni di stampa, copia e scansione sono a vostra disposizione nei pratici formati HTML, PDF, XLS, XML e CSV. Report predeiniti o personalizzati in base alle esigenze. La contabilità dei progetti multilivello ripartisce e attribuisce ogni processo di stampa, copia e scansione al cliente e al progetto corretti. I report, eseguiti su richiesta o generati automaticamente a intervalli speciicati, forniscono panoramiche complete sull'intero ambiente di stampa per i responsabili aziendali e per qualsiasi altro utente che necessiti di un report strutturato e di facile lettura. I report verdi quantiicano i risparmi raggiunti a livello ambientale con dettagli relativi al minor consumo di acqua, agli alberi salvati e ai livelli inferiori di CO 2. Gestione della stampa e stampa basata su regole La gestione basata sui diritti assicura che i dispositivi multifunzione vengano utilizzati con la massima eficienza e risparmio. I diritti concessi deiniscono la modalità di stampa per singoli utenti, ruoli e reparti, ovvero a colori o in bianco e nero, solo fronte o fronte e retro. Le attività di ogni utente risultano sempliicate grazie alla possibilità di stampare nuovamente o eliminare un processo, salvare i preferiti e visualizzare l'anteprima della stampa. La stampa mobile consente agli utenti di inviare processi di stampa ovunque si trovino (in auto, all'aeroporto, al ristorante o a casa) e recuperare le stampe da un dispositivo multifunzione qualsiasi nella rete di stampa.

12 YSoft SafeQ 12 YSoft SafeQ Il sistema di gestione della stampa completo e ricco di funzionalità Distribuzione semplice e rapida YSoft SafeQ è una soluzione scalabile in grado di supportare dalle aziende di piccole dimensioni in cui vengono utilizzati solo alcuni dispositivi multifunzione alle organizzazioni di grandi dimensioni con centinaia di iliali e migliaia di dispositivi multifunzione. Grazie a YSoft SafeQ Private Cloud, ogni processo di stampa inviato a YSoft SafeQ da una determinata posizione può essere recuperato in qualsiasi dispositivo multifunzione nell'intero ambiente di stampa. L'intelligenza incorporata rende le operazioni di conigurazione semplici e intuitive. L'amministrazione e la gestione sono completamente centralizzate ed è possibile estendere una modiica a tutti i dispositivi multifunzione con un semplice clic. Le funzionalità di clustering del server, bilanciamento del carico e failover garantiscono la stabilità consentendo agli utenti di continuare un processo di stampa anche quando si veriica un guasto. Sistema di report centralizzato La raccolta centralizzata dei dati consente di recuperare informazioni dettagliate sull'ambiente di stampa dell'intera organizzazione, incluse le iliali. Gli amministratori possono facilmente creare report personalizzati in base a un'ampia gamma di parametri, come l'orario, la stampante, il reparto, l'utente e il progetto. I report possono essere generati automaticamente a intervalli speciici e inviati tramite a determinati elenchi di utenti. I graici includono statistiche a lungo e a breve termine in un formato di facile comprensione.

13 13 YSoft Payment System YSoft Payment System consente il pagamento in base alla stampa, alla copia e alla scansione. Potrete creare listini prezzi diversi per vari gruppi di utenti. Gli utenti possono ricaricare comodamente i propri account di credito presso punti con personale di servizio, tramite i dispositivi di pagamento YSoft o mediante PayPal. Payment System viene integrato con il sistema di credito esistente dell'organizzazione, ad esempio quello per l'acquisto di materiale scolastico o di pasti in mensa. Soluzioni di gestione della stampa

14 YSoft SafeQ 14 Terminali YSoft SafeQ Per elevare gli standard Progettati, sviluppati e prodotti internamente, i terminali YSoft SafeQ dispongono di un'ampia scelta di funzionalità in grado di superare le aspettative dei clienti. Nelle stampanti in cui vengono installati, i terminali YSoft SafeQ richiedono agli utenti di eseguire l'identiicazione e l'autenticazione proteggendo così i documenti sensibili dagli accessi non autorizzati e consentendo di monitorare e contabilizzare le operazioni del sistema di stampa. Mediante i terminali, è inoltre possibile utilizzare funzionalità avanzate come Print Roaming, i Preferiti e molto altro ancora. Grazie a un'ampia gamma di lettori di smart card supportati di diversi partner leader del mercato e alla possibilità di collegarsi praticamente a qualsiasi tipo di stampante o dispositivo multifunzione, i terminali YSoft SafeQ rappresentano una soluzione estremamente lessibile e afidabile in grado di rispondere alle esigenze attuali e future dei clienti. Terminali YSoft SafeQ Opzioni utente Terminal UltraLight Terminal Professional Terminal Embedded Autenticazione mediante PIN * Autenticazione mediante smart card ** Autenticazione mediante nome utente e password Stampa, copia e scansione * Visualizzazione e selezione di processi (da stampare, preferiti e stampati) Contrassegno dei processi selezionati come preferiti Stampa dei processi preferiti mediante selezione al terminale Eliminazione dei processi dalla coda Visualizzazione dell'anteprima dei processi di stampa * Visualizzazione dei dettagli dei processi * * Per veriicare la disponibilità della funzionalità, contattare il rappresentante di YSoft. ** Per veriicare quale lettore sia più adatto ai propri dispositivi, contattare il rappresentante di YSoft.

15 15 YSoft SafeQ Terminal UltraLight Grazie all ottimizzazione del nostro ambiente di stampa tramite i dispositivi multifunzione Konica Minolta con YSoft SafeQ, siamo riusciti a ridurre il costo delle operazioni di stampa e copia del 30%. Di questo passo, prevediamo di recuperare il capitale investito entro due anni. Compatto, resistente, economico, facile da utilizzare Consente l'autoassegnazione delle smart card mediante codice di attivazione per gli utenti a cui non è assegnata alcuna smart card Non necessita di localizzazione Kit di montaggio universale di piccole dimensioni Supporta PIN e lettori di smart card 2 pulsanti funzione LED: Stampa, Copia 4 indicatori di stato LED: Acceso, Pronto, In funzione, Errore 2 connettori Ethernet, blocco del pannello hardware e tastierino numerico capacitivo (matrice 3 4) Karel Hercík Responsabile ICT RPG Real Estate YSoft SafeQ Terminal Professional Interfaccia semplice da usare con display touchscreen a colori Supporta Print Roaming Consente agli utenti di gestire i processi al terminale (eliminazione, stampa di tutti i processi, preferiti e altro ancora). Consente l'autoassegnazione delle smart card mediante codice di attivazione o nome utente/password per gli utenti a cui non è assegnata alcuna smart card Compatibile con la maggior parte dei dispositivi multifunzione e le altre stampanti Supporta più di 30 lingue Commutatore a 4 porte per la connessione di altri dispositivi YSoft SafeQ Embedded Terminal Soluzione basata sul software incorporata nel dispositivo multifunzione Semplice da distribuire e gestire Consente la conigurazione centralizzata Supporta l'amministrazione remota Supporta i codici di fatturazione a più livelli per la contabilizzazione dei costi Soluzioni di gestione della stampa

16 YSoft SafeQ 16 Licenze YSoft SafeQ Nuovo modello di licenza YSoft SafeQ ancora più semplice Basato su una notevole esperienza nel settore, il nuovo modello di licenza è semplice e intuitivo. Da ora in poi, prima di fare un'offerta non dovrete più esaminare l'architettura dell'ambiente di stampa del cliente. Le licenze sono infatti basate sulle stampanti del cliente e sulle sue esigenze speciiche in termini di funzionalità. Grazie a questa lessibilità che consente di offrire licenze relative alle sole funzionalità richieste dal cliente, potrete proporre soluzioni economiche per le aziende di piccole e medie dimensioni. Le licenze per le grandi organizzazioni possono includere la suite YSoft SafeQ 5 completa di tutte le funzionalità, mentre le aziende più piccole possono scegliere di acquistare licenze per alcuni moduli di base. Sono ora disponibili due tipi principali di licenze, entrambe per stampante/ dispositivo multifunzione: Licenza con terminale incorporato Licenza senza terminale incorporato

17 17 Soluzioni di gestione della stampa Licenze in grado di rispondere alle esigenze di tutte le organizzazioni di qualsiasi tipo e dimensione Le licenze per la soluzione di gestione della stampa basata su server YSoft SafeQ sono ora incentrate sulle stampanti e sulle esigenze speciiche dei clienti. Scegliete innanzitutto la licenza con terminali incorporati o quella senza terminali incorporati. Per le grandi organizzazioni scegliete quindi YSoft SafeQ 5 Suite che include tutte le funzionalità e le caratteristiche di tutti e sei i moduli disponibili. Per le piccole organizzazioni scegliete invece la licenza che include solo i moduli che offrono le funzionalità richieste dal cliente. In questo modo potrete proporre un prezzo accessibile iniziando solo con alcuni moduli ed estendendo gradualmente l'offerta ad altre funzionalità e vantaggi di YSoft SafeQ. Infine, moltiplicate per il numero di dispositivi multifunzione o stampanti e il gioco è fatto!

18 YSoft SafeQ 18 Moduli di YSoft SafeQ Autenticazione Accesso protetto degli utenti alle stampanti. Gli utenti eseguono l'autenticazione a un terminale YSoft SafeQ (tramite PIN, smart card, nome utente e password o una combinazione di questi metodi) Print Roaming* Gli utenti possono stampare documenti e recuperarli in una stampante qualsiasi della rete YSoft SafeQ. I processi di stampa possono essere annullati, ripetuti o contrassegnati come Preferiti. Le code condivise VIP consentono agli utenti di condividere i processi di stampa. * Richiede il modulo Autenticazione. Creazione di report Gli amministratori e gli altri utenti autorizzati possono accedere a report Web e di gestione completi relativi all'intero ambiente di stampa. Gli amministratori possono impostare report automatici e deinire report personalizzati. Gli amministratori possono impostare prezzi per tutte le opzioni di stampa, copia e scansione. Credito e fatturazione All'utente che stampa un processo direttamente alla stampante, viene addebitato il prezzo calcolato in base al listino prezzi applicato. È possibile creare più listini prezzi in base all'utente, al centro di costo o alla stampante. Gli utenti possono assegnare codici di fatturazione ai processi di stampa.

19 19 Soluzioni di gestione della stampa Servizi di stampa e copia di qualità elevata con il livello più alto possibile di affidabilità sono uno dei requisiti essenziali per il funzionamento della nostra banca. 650 dipendenti stampano più di copie al mese. Per la maggior parte si tratta di stampe monocromatiche nel classico formato A4. Centinaia di copie vengono stampate nel formato A3. Igor Dobrický Responsabile del reparto IT della banca Volksbank CZ, a.s. Gestione della scansione* Gli utenti possono eseguire l'autenticazione a un terminale YSoft SafeQ e selezionare un lusso di lavoro predeinito inviando la scansione a una casella , a una cartella oppure a uno script. * Richiede il modulo Autenticazione. Stampa basata su regole Ai processi stampati dagli utenti vengono applicate automaticamente regole predeinite, ad esempio fronte o fronte/retro oppure a colori o in bianco e nero. Stampa mobile Gli utenti possono inviare processi di stampa dal proprio dispositivo mobile tramite oppure caricarli nell'interfaccia Web Stampa mobile e utilizzare tale interfaccia per stampare il processo sulla stampante speciicata tramite la coda diretta.

20 YSoft SafeQ 20 USA Dove siamo PERU CHILE

21 21 Soluzioni di gestione della stampa GREAT BRITAIN FRANCE CZECH REPUBLIC HUNGARY UKRAINE SLOVENIA JAPAN ISRAEL UAE SINGAPORE AUSTRALIA SEDE CENTRALE UFFICI LOCALI

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23 2014 YSoft Corporation. Tutti i diritti riservati. Il contenuto del presente documento non può essere riprodotto in alcuna forma senza l'autorizzazione di YSoft Corporation. YSoft e YSoft SafeQ sono marchi registrati di YSoft Corporation nell'unione Europea e/o negli altri paesi. Tutti gli altri marchi registrati sono di proprietà delle rispettive aziende. Le informazioni contenute nel presente documento sono soggette a modiica senza preavviso.

24 Y Soft Europe, the Middle East and Africa phone: info@ysoft.com Y Soft North and South America phone: info.na@ysoft.com Y Soft Asia and Pacific phone: info.ap@ysoft.com