Contratti e Ordini. GUIDA OPERATIVA vers.2.0. Pag. 1 a 89

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2 INDICE INDICE... 2 MODALITA DI ACCESSO... 4 GESTIONE DEGLI ACQUISTI... 8 CONTRATTO GENERICO... 9 Inserimento nuovo Contratto Inserimento Riga Contratto Inserimento Onere Accessorio Associazione PNI Fascicolo Elettronico Rendere esecutivo il Contratto CONTRATTO PER LAVORI Inserimento nuovo Contratto Inserimento Riga Contratto Oneri e Sicurezza Cronoprogramma dei lavori Fascicolo Elettronico Associazione PNI Rendere esecutivo il contratto Cronoprogramma dei lavori gestione SAL CONTRATTO DI SOMMINISTRAZIONE Inserimento Nuovo Contratto di Somministrazione Inserimento Somministrazione Annuale Inserimento Righe di Somministrazione Annuale Fascicolo Elettronico Rendere esecutivo contratto - Consolida somministrazione Rilavorazione Contratto Consultazione righe somministrazione Pag. 2 a 89

3 Inserimento Somministrazione Annuale per Esercizi Futuri ORDINE DIRETTO Inserimento nuovo Ordine Inserimento Riga di Ordine Inserimento Onere Accessorio Associazione a PNI Fascicolo elettronico Firma dell ordine ORDINE SU CONTRATTO Gestione Ordine su Contratto Inserimento nuovo Ordine su Contratto esistente Inserimento Righe Ordine Inserimento Onere Accessorio Firmare Ordine Pag. 3 a 89

4 MODALITA DI ACCESSO La nuova modalità di accesso al Sistema Ciclo Acquisti Integrato, avviene attraverso l'autenticazione sul sistema SICOGE, inserendo le proprie credenziali. Pag. 4 a 89

5 L autenticazione permette all utente di accedere all Area Riservata, dalla quale potrà, digitando sul link VIDEO, visualizzare il tutorial che illustra le principali funzionalità del Sistema Ciclo Acquisti Integrato. Per poter invece accedere alle funzionalità di SCAI, l utente dovrà procedere nell accesso al sistema SICOGE, digitando nuovamente le proprie credenziali Pag. 5 a 89

6 A questo punto, dal menù di SICOGE è possibile accedere alle funzionalità di Scai, selezionando la terza voce del menù Ciclo Acquisti Contratti e Ordini ed infine selezionando la voce Accesso. Pag. 6 a 89

7 L utente accede alla funzione di scelta del profilo SCAI, solo nel caso in cui l'utente sia abilitato a più profili Se invece l utente è abilitato ad un solo profilo, accederà direttamente al Ciclo Acquisti Contratti e Ordini Pag. 7 a 89

8 GESTIONE DEGLI ACQUISTI L utente, dopo aver acceduto al suo profilo nell ambito della Gestione degli Acquisti, avrà la possibilità di effettuare le varie attività descritte nel menù contenuto nella seguente schermata Pag. 8 a 89

9 CONTRATTO GENERICO Per accedere alla gestione di un contratto, selezionare nella voce di menù Contratti, il link Contratto Generico. È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, digitando il tasto Vai alla ricerca, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto Nuovo contratto. Pag. 9 a 89

10 Inserimento nuovo Contratto Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto, dove è necessario inserire nei campi gialli i dati obbligatori dello stesso. Per effettuare la scelta del soggetto contraente, occorre selezionare il pulsante che attiva la finestra pop-up Soggetto Contraente. Pag. 10 a 89

11 É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica, digitando il tasto Ricerca, e nel caso in cui non sia presente, inserirne uno nuovo, digitando l apposito tasto Inserisci Persona Fisica o Inserisci Persona Giuridica. Per l inserimento di una Persona Giuridica o di una Persona Fisica, è necessario valorizzare i campi obbligatori e selezionare il tasto Salva. Pag. 11 a 89

12 Il Sistema segnalerà che l inserimento è stato eseguito correttamente. Per dettagliare il contratto con gli oggetti di fornitura, è necessario procedere con l'inserimento delle righe, selezionando il tasto Salva e continua. Pag. 12 a 89

13 Per procedere all'inserimento della o delle righe è necessario effettuare la scelta tra Riga contratto o Onere accessorio, selezionando l apposito check. E successivamente, nel primo caso, selezionare il pulsante che attiva la finestra pop-up Oggetto di Fornitura. Invece nel secondo caso, ossia nel caso si tratti di una riga di Onere accessorio, è necessario effettuare la scelta del Tipo di onere accessorio, selezionando tra quelli disponibili nell apposito menù, e valorizzare gli altri campi obbligatori in giallo. Pag. 13 a 89

14 Inserimento Riga Contratto È possibile ricercare nella finestra pop-up l oggetto di fornitura, se presente in anagrafica digitando il tasto Ricerca, e nel caso in cui non sia presente, è possibile inserirlo digitando il tasto Inserisci Oggetto di Fornitura. Dopo aver valorizzato i campi obbligatori, è necessario salvare l oggetto di fornitura digitando il tasto Salva. Pag. 14 a 89

15 Dopo aver valorizzato tutti gli altri campi obbligatori per l inserimento della riga contratto, è richiesto di dichiarare Centro di Costo, solo se l'oggetto di fornitura è un bene. Per salvare quanto inserito o se si è completato l inserimento dei dati, è possibile tornare alla schermata precedente, selezionando il tasto Salva ed esci. Altrimenti per inserire una nuova Riga contratto o un Onere accessorio, selezionare il tasto Salva e continua. Pag. 15 a 89

16 Inserimento Onere Accessorio Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori. L indicazione del Centro di costo, in questo caso non è obbligatoria, poiché l'onere accessorio è assimilato ad un servizio. Successivamente selezionare il tasto Salva e continua, al fine di permettere l inserimento di altre Righe contratto o altri Oneri accessori. In alternativa, se si è completata la registrazione del Contratto, digitare il tasto Salva e esci. Pag. 16 a 89

17 Il sistema prospetta la seguente schermata che permette di salvare i dati del contratto, mediante la selezione del tasto Salva. Pag. 17 a 89

18 Associazione PNI Una volta perfezionato il contratto generico si può procedere all associazione delle righe al programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Si procede pertanto con la selezione del tasto Completa contratto. Se non si effettua tale associazione non è possibile rendere esecutivo il contratto generico. Indicare l importo nel campo apposito e selezionare l icona di ricerca relativa al PNI Pag. 18 a 89

19 Il sistema propetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l anno e il capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto Ricerca il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato. Ripetere tale associazione per ogni riga contratto. Pag. 19 a 89

20 È possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future indicando l importo e selezionando il PNI afferente all esercizio di gestione. È inoltre possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future, indicando l importo e selezionando il PNI nella pop-up, relativo all esercizio successivo, ad esempio l esercizio 2018, precedentemente inserito con la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Pag. 20 a 89

21 Nell ambito dello stesso contratto generico non è possibile associare PNI diversi che afferiscano allo stesso capitolo piano gestione per lo stesso esercizio. È invece possibile per le diverse righe del contratto generico associare PNI diversi, se afferenti a capitoli piani di gestione differenti. Nella sezione Anni programmabili è possibile aggiungere annualità future valorizzando i campi appositi Anno da e Anno a selezionando il tasto Aggiungi. Una volta completata l associazione per tutte le righe che compongono il contratto generico, selezionare il tasto Conferma. Il sistema restituisce un messaggio di avvenuta associazione. Per modificare il contratto è necessario rimuovere l associazione con il PNI eliminando l importo indicato e selezionare il tasto Conferma. Per procedere con la rettifica selezionare il tasto Modifica nei dati generali del contratto. Per tornare ai dati generali del contratto selezionare il tasto Indietro. A questo punto è possibile rendere esecutivo il contratto generico. Pag. 21 a 89

22 Fascicolo Elettronico Contestualmente alla registrazione del contratto generico viene generato un fascicolo elettronico relativo allo stesso che può essere incrementato con la documentazione in qualsiasi fase dell iter del contratto. Per allegare al contratto stesso la documentazione è necessario indicare la descrizione del documento selezionare il tasto Sfoglia e successivamente effettuare l upload del documento. È inoltre possibile effettuare il download del documento appena caricato. Per eliminare il documento allegato è sufficiente selezionare il tasto Elimina. Pag. 22 a 89

23 Rendere esecutivo il Contratto Per rendere esecutivo il Contratto, e quindi non più modificabile, si seleziona il tasto Rendi esecutivo. Dopo aver inserito le date di stipula e di inizio/ fine validità del contratto, se sarà necessario inserire ulteriori ordini in seguito, è necessario selezionare il tasto Contratto esecutivo con ordini successivi, altrimenti, per concludere definitivamente la registrazione del contratto, si seleziona il tasto Contratto esecutivo. Pag. 23 a 89

24 Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato del contratto. Il Contratto definitivo sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell ambito della Contabilità finanziaria, selezionando la macro-funzione Impegno, e nell ambito della Contabilità economica patrimoniale, selezionando la macro-funzione Operazioni di gestione. Pag. 24 a 89

25 CONTRATTO PER LAVORI Per accedere alla gestione di un contratto per lavori, selezionare nella voce di menù Contratti, il link Contratto per Lavori. È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, digitando il tasto Vai alla ricerca, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto Nuovo contratto. Pag. 25 a 89

26 Inserimento nuovo Contratto Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto, dove è necessario compilare nei campi gialli i dati obbligatori dello stesso. Pag. 26 a 89

27 In particolare l utente dovrà indicare l oggetto dell appalto selezionando nella tendina Modalità di prestazione il tipo di appalto A CORPO, A MISURA A CORPO E A MISURA. In base alla Modalità di Prestazione selezionata il sistema prospetterà il tab corrispondente. Per effettuare la scelta del soggetto contraente, occorre selezionare il pulsante per attivare la finestra pop-up Soggetto Contraente. É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica, digitando il tasto Ricerca, e nel caso in cui non sia presente, inserirne uno nuovo, digitando l apposito tasto Inserisci Persona Fisica o Inserisci Persona Giuridica. Pag. 27 a 89

28 Per l inserimento di una Persona Giuridica o di una Persona Fisica, l utente dovrà, dopo aver selezionato l apposito tasto, valorizzare i campi obbligatori, e successivamente selezionare il bottone Salva. Oltre alle informazioni generali del contratto, l utente inserirà anche quelle tipiche dei contratti per lavori: Garanzia: indicandone la presenza o meno e l importo in termini percentuali; R.U.P.: indicando il cognome e nome RUP Direttore dei lavori: indicando il cognome e nome del direttore dei lavori Data avvio lavori: dato fondamentale per la generazione del documento Certificato di Pagamento Pag. 28 a 89

29 Dopo aver completato l inserimento dei dati del contratto l utente dovrà selezionare il tasto Salva per confermare l inserimento, oppure selezionare il tasto Annulla per tornare al menù principale senza salvare i dati inseriti. Pag. 29 a 89

30 Inserimento Riga Contratto Per procedere alla lavorazione del contratto è necessario selezionare il tasto Nuova riga contratto SAL. Il sistema propone nella sezione in alto i dati generali del contratto precedentemente inseriti e salvati, nella parte sottostante il tab relativo all inserimento delle righe di contratto per lavori che potrà essere Riga Contratto a corpo, Riga Contratto a misura o Riga Contratto a corpo e a misura. L utente dovrà valorizzare il campo Numero Riga, e attraverso l'apposita pop-up il campo Oggetto di fornitura, a seconda della modalità di prestazione selezionata precedentemente. Pag. 30 a 89

31 È possibile ricercare nella finestra pop-up l oggetto di fornitura se presente in anagrafica, digitando il tasto Ricerca ; la finestra proporrà la lista delle Categorie Omogenee attraverso la quale è possibile selezionare l oggetto precedentemente censito per quella categoria. Nel caso in cui non fosse presente, è possibile inserire l oggetto di fornitura, digitando il tasto Inserisci Oggetto di Fornitura, valorizzando i campi obbligatori Voce di Fabbisogno, Categoria omogenea e Descrizione e selezionando il tasto Salva. Dopo aver valorizzato gli ulteriori campi obbligatori: Imponibile, Aliquota IVA e Importo totale, per completare l inserimento della riga occorre selezionare il tasto Salva. Pag. 31 a 89

32 L utente avrà comunque la possibilità di continuare con l inserimento di altre righe, selezionando nuovamente il bottone Nuova riga Contratto SAL. Pag. 32 a 89

33 Oneri e Sicurezza Attraverso il tab Oneri Sicurezza è possibile inserire eventuali Oneri di Sicurezza presenti sul contratto, selezionando il tasto Modifica attraverso la selezione del pulsante Aggiungi Oneri Sicurezza. Valorizzando i campi obbligatori e selezionando il tasto Salva, il sistema restituirà il messaggio di aggiornamento contratto eseguito correttamente. Pag. 33 a 89

34 Cronoprogramma dei lavori All interno del tab Cronoprogramma dei Lavori, selezionando il tasto Modifica, l utente potrà inserire i dati richiesti. L utente dovrà indicare la data di inizio e di fine dei lavori della singola riga di contratto e la periodicità del SAL e successivamente selezionare il tasto Salva per confermare l inserimento. Pag. 34 a 89

35 Fascicolo Elettronico Contestualmente alla registrazione del Contratto viene generato un Fascicolo Elettronico relativo allo stesso, che può essere implementato con la documentazione in qualsiasi fase dell iter del contratto. L utente per inserire la documentazione nel fascicolo dovrà selezionare l apposito tab. L utente dovrà indicare la descrizione del documento, selezionare il tasto Sfoglia e scelto il documento, effettuare l upload del file. L utente avrà inoltre la possibilità di effettuare il download del documento appena caricato selezionando l apposito tasto, per eliminare il documento caricato dovrà selezionare il tasto Elimina. Pag. 35 a 89

36 Associazione PNI Una volta perfezionato il contratto per lavori si può procedere all associazione delle righe al programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Si procede pertanto con la selezione del tasto Completa contratto. Se non si effettua tale associazione non è possibile rendere esecutivo il contratto per lavori. Indicare l importo nel campo apposito e selezionare l icona di ricerca relativa al PNI Pag. 36 a 89

37 Il sistema prospetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l anno e il capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto Ricerca il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato. Ripetere tale associazione per ogni riga contratto. Pag. 37 a 89

38 È possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future indicando l importo e selezionando il PNI afferente all esercizio di gestione. È inoltre possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future, indicando l importo e selezionando il PNI nella pop-up, relativo all esercizio successivo, ad esempio l esercizio 2018, precedentemente inserito con la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Pag. 38 a 89

39 Nell ambito dello stesso contratto per lavori non è possibile associare PNI diversi che afferiscano allo stesso capitolo piano gestione per lo stesso esercizio. È invece possibile per le diverse righe del contratto per lavori associare PNI diversi, se afferenti a capitoli piani di gestione differenti. Una volta completata l associazione per tutte le righe che compongono il contratto per lavori, selezionare il tasto Conferma. Il sistema restituisce un messaggio di avvenuta associazione. Per modificare il contratto è necessario rimuovere l associazione con il PNI eliminando l importo indicato e selezionare il tasto Conferma. Per procedere con la rettifica selezionare il tasto Modifica nei dati generali del contratto. Nella sezione Anni programmabili è possibile aggiungere annualità future valorizzando i campi appositi Anno da e Anno a selezionando il tasto Aggiungi. Per tornare ai dati generali del contratto per lavori selezionare il tasto indietro. È possibile a questo punto rendere esecutivo il contratto per lavori. Pag. 39 a 89

40 Rendere esecutivo il contratto Per completare la registrazione del contratto per lavori, sarà necessario selezionare il tasto Rendi Esecutivo, una volta reso esecutivo lo stesso non sarà più modificabile. Dopo aver inserito le date di stipula e di inizio e fine validità del contratto, l utente dovrà confermare l operazione selezionando il tasto Contratto esecutivo. Pag. 40 a 89

41 Il sistema restituirà un messaggio, che il contratto è stato reso definitivo. Pag. 41 a 89

42 Cronoprogramma dei lavori gestione SAL Il contratto, reso definitivo, è stato inserito nel cronoprogramma dei lavori. L utente a questo punto, entrando nell apposito tab potrà selezionare il tasto Lista SAL. Cliccando sul tasto Modifica si attivano i tasti Nuovo SAL e Genera SAL. Se nell inserimento delle date nel Tab Cronoprogramma dei Lavori è stata indicata un tipo di periodicità tra MENSILE, BIMESTRALE, TRIMESTRALE, SEMESTRALE O ANNUALE, l utente mediante la selezione del tasto Genera SAL, otterrà automaticamente dal sistema una lista di SAL tanti quanti sono i mesi previsti nell arco di tempo indicato. Pag. 42 a 89

43 Per ognuno di essi, indicando la data di emissione nell apposito campo, e selezionando il tasto Salva, sarà possibile rendere definitivo e non più modificabile ciascuno dei SAL generato. Nel caso in cui non fosse stata indicata la Data Avvio Lavori, presente nei dati generali del contratto, è obbligatorio inserirla prima del salvataggio. Il sistema restituirà il messaggio di aggiornamento riga contratto SAL eseguito correttamente. Tale operazione, che ha reso definitivo e non più modificabile la riga SAL, renderà disponibile il Certificato di pagamento, che potrà essere visualizzato attraverso la selezione dell apposito tasto presente nella lista dei SAL. Pag. 43 a 89

44 Selezionando il tasto Indietro si ritorna ai dati generali del contratto. L utente selezionando il tasto Salva, renderà definitivo il salvataggio. Il Contratto definitivo sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell ambito della Contabilità finanziaria, selezionando la macro-funzione Impegno, e nell ambito della Contabilità economica patrimoniale, selezionando la macro-funzione Operazioni di gestione. Pag. 44 a 89

45 CONTRATTO DI SOMMINISTRAZIONE Per accedere alla gestione di un contratto di somministrazione, si seleziona nella voce di menù Contratti, il link Contratto di somministrazione. È possibile effettuare una ricerca dei contratti già presenti in anagrafica, oppure inserirne uno nuovo, selezionando l apposito tasto. Pag. 45 a 89

46 Inserimento Nuovo Contratto di Somministrazione Il Sistema propone una schermata con i dati generali del contratto di somministrazione. Una volta valorizzati i campi gialli obbligatori, si procede con la valorizzazione del soggetto contraente, selezionando il pulsante che attiva l apposita finestra pop-up Soggetto Contraente. É possibile ricercare il soggetto contraente in anagrafica e nel caso in cui non sia presente, inserirne uno nuovo, selezionando l apposito tasto Inserisci Persona Fisica o Pag. 46 a 89

47 Inserisci Persona Giuridica. È necessario valorizzare i campi obbligatori e selezionare il bottone Salva. Dopo aver valorizzato tutti i campi obbligatori, è possibile concludere temporaneamente la registrazione del contratto selezionando il tasto Salva ; per procedere con la stipula del contratto selezionare il tasto Salva e continua. Pag. 47 a 89

48 Il sistema visualizza una finestra pop-up nella quale viene esposta la data di stipula indicata in precedenza; se non presente, occorre valorizzarla prima di procedere alla selezione del tasto Salva e Continua. Pag. 48 a 89

49 Inserimento Somministrazione Annuale È possibile inserire una sola somministrazione annuale per lo stesso Anno Esercizio. Per inserire i dati relativi alla somministrazione annuale, dopo aver valorizzato i campi obbligatori, è necessario procedere selezionando il tasto Salva. Pag. 49 a 89

50 Inserimento Righe di Somministrazione Annuale Per inserire la riga di somministrazione annuale è necessario selezionare il tasto Nuova Riga Somministrazione Annuale È possibile inserire righe di somministrazione annuale o righe di onere accessorio, selezionando l apposito check. Per inserire la riga di somministrazione annuale, è obbligatorio inserire l'oggetto di fornitura, selezionando il pulsante che attiva l apposita finestra pop-up Oggetto di fornitura. Pag. 50 a 89

51 Attraverso la finestra pop-up, è possibile effettuare la ricerca, per voce di fabbisogno, impostando il flag sul check relativo alla Ricerca per voce di fabbisogno, o per oggetto di fornitura, valorizzando uno dei parametri disponibili, selezionando successivamente il tasto Ricerca. Nel caso in cui non sia presente l oggetto di fornitura, è possibile inserirne uno nuovo, attraverso la selezione del tasto Inserisci Oggetto di Fornitura. Valorizzati i campi gialli obbligatori, tra i quali quello della voce di fabbisogno mediante la selezione del pulsante che attiva l apposita finestra pop-up, occorre successivamente selezionare il tasto Salva. Pag. 51 a 89

52 A questo punto l utente deve valorizzare gli altri campi per l inserimento della riga di somministrazione annuale. L'importo da indicare, è un importo presunto che potrà essere modificato in seguito. Nell ambito della sezione Gestione Centri di Costo associati alla Riga Somministrazione Annuale possono essere indicati uno o più centri di costo. Nell ambito della sezione PNI, sarà possibile selezionare il Programmato Non Impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione Cronoprogramma di Sicoge; e associarlo alla riga stessa. Pag. 52 a 89

53 Il sistema prospetta la seguente finestra pop-up nella quale sarà necessario indicare l anno e il capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto Ricerca, il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato. Selezionando il PNI da associare, questo verrà automaticamente riportato nel campo Programmano Non Impegnato della riga in lavorazione. Per rimuovere l associazione del PNI alla riga occorre selezionare il link Rimuovi selezione Pag. 53 a 89

54 Per completare l inserimento della riga occorre selezionare il tasto Conferma e Salva. Pag. 54 a 89

55 Dopo aver inserito le varie righe di somministrazione annuale con e senza PNI associato, qualora si volessero inserire ulteriori righe di somministrazione o righe di onere accessorio, o modificare le righe precedentemente inserite è necessario selezionare il tasto Modifica. Pag. 55 a 89

56 Verranno visualizzate le icone di Modifica e/o "Elimina" a fianco di ogni singola riga. Se la riga inserita è stata già associata ad un PNI verrà visualizzata solo l icona, che permetterà di entrare nel dettaglio della riga ed effettuare modifiche o eliminarne del tutto l inserimento, previa rimozione del PNI. Se la riga inserita non è stata associata ad un PNI verranno visualizzate le icone e, sia per la modifica che per l eliminazione diretta della stessa. Inoltre per aggiungere ulteriori righe di somministrazione annuale, sarà necessario selezionare il tasto Nuova Riga Somministrazione Annuale. Per completare l'inserimento della somministrazione annuale, con le sue righe di dettaglio, occorre selezionare il tasto Salva. Pag. 56 a 89

57 Il sistema ritorna ai dati generali della somministrazione e, qualora si volessero effettuare ulteriori rettifiche, sarà possibile selezionando il tasto Modifica. Pag. 57 a 89

58 Fascicolo Elettronico Contestualmente alla registrazione del contratto di somministrazione viene generato un fascicolo elettronico relativo allo stesso che può essere incrementato con la documentazione in qualsiasi fase dell iter del contratto. Per allegare al contratto stesso la documentazione è necessario indicare la descrizione del documento, selezionare il tasto Sfoglia e successivamente effettuare l upload del documento. È inoltre possibile effettuare il download del documento appena caricato. Per eliminare il documento allegato è sufficiente selezionare il tasto Elimina. Pag. 58 a 89

59 Rendere esecutivo contratto - Consolida somministrazione Per completare la registrazione del contratto di somministrazione, dopo aver associato tutte le righe di somministrazione ai PNI, è necessario selezionare il link relativo al numero di somministrazione annuale da completare. Pag. 59 a 89

60 Successivamente è necessario selezionare il tasto Consolida, che risulta abilitato entrando nella somministrazione. Il sistema espone una finestra pop-up in cui risulta valorizzata la data di registrazione, se già indicata nei dati generali della somministrazione annuale; qualora non fosse stata indicata, tale data deve essere valorizzata prima di rendere esecutivo il contratto tramite la selezione del tasto Consolida. Pag. 60 a 89

61 Rilavorazione Contratto Nel caso si volesse procedere, dopo il consolidamento della somministrazione, alla rilavorazione della somministrazione, occorre selezionare il tasto Rilavora. Verrà visualizzata l icona di "Modifica" a fianco delle righe inserite ed il tasto di Nuova riga Somministrazione annuale : - se è necessario modificare le righe di somministrazioni parzialmente impegnate, sarà possibile entrare nel dettaglio della riga e aumentare o diminuire l'importo fino a al tetto del totale impegnato (sarà possibile gestire eventuali variazioni negative registrate su Sicoge e tornare indietro su tutto a fronte di un atto di annullamento) - se è necessario modificare le righe di somministrazioni totalmente impegnate, sarà possibile entrare nel dettaglio della riga e aumentare l'importo precedentemente indicato o in alternativa sarà possibile inserire una nuova riga di somministrazione (sarà possibile gestire eventuali clausole di variazione positive registrate su Sicoge) - se è necessario eliminare una riga di somministrazione (sempre se non è l unica presente nella somministrazione annuale), sarà necessario precedentemente entrare nel dettaglio della riga e rimuovere il PNI tramite il link Rimuovi selezione - successivamente alle modifiche, alle cancellazioni o ai nuovi inserimenti di righe non è necessario consolidare nuovamente la somministrazione annuale in quanto lo stato della stessa rimarrà sempre Consolidato, anche dopo aver selezionato il pulsante Rilavora - quando una somministrazione annuale è nello stato Consolidata non sarà possibile eliminare tutte le righe, dovrà quindi rimanere almeno una riga di somministrazione. Pag. 61 a 89

62 Dopo aver effettuato e salvato le modifiche, il sistema restituirà la schermata con l informazione Aggiornamento Somministrazione Annuale eseguito correttamente. Pag. 62 a 89

63 Consultazione righe somministrazione Tornando nella schermata iniziale, mediante la selezione del tasto Indietro, sarà possibile, selezionando il tasto Visualizza ass. PNI, consultare gli importi totali relativi ai PNI/impegni e fatture associati alla somministrazione. Pag. 63 a 89

64 Inserimento Somministrazione Annuale per Esercizi Futuri È possibile inserire una nuova somministrazione annuale per esercizi futuri, attraverso la selezione del tasto Inserisci Nuova Somministrazione Annuale. Dopo aver valorizzato i campi gialli obbligatori della somministrazione annuale per l esercizio futuro, è necessario selezionare il tasto Salva e quindi procedere con l inserimento delle righe di somministrazione come descritto in precedenza. Il contratto di somministrazione stipulato e con somministrazioni annuali consolidate sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell ambito della Contabilità finanziaria, nella macrofunzione Impegno, e nell ambito della Contabilità economica patrimoniale, nella macro-funzione Operazioni di gestione. Pag. 64 a 89

65 ORDINE DIRETTO Per accedere alla gestione di un ordine, selezionare nella voce di menù Ordini, il link Ordine diretto. È possibile effettuare una ricerca degli ordini già presenti in anagrafica, digitando il tasto Vai alla ricerca, oppure inserirne uno nuovo, digitando il tasto Nuovo ordine. Pag. 65 a 89

66 Inserimento nuovo Ordine Nella prima schermata il Sistema richiede l inserimento dei dati generali dell ordine; per procedere sarà necessario valorizzare almeno i dati obbligatori evidenziati dal colore giallo e selezionare il tasto Salva Pag. 66 a 89

67 È possibile indicare un fornitore tra quelli già censiti in anagrafica aprendo l apposita finestra popup e digitando il tasto Ricerca ; nel caso il fornitore non sia presente, è possibile censirlo digitando il tasto Inserisci Persona Fisica o Inserisci Persona Giuridica Pag. 67 a 89

68 Nel caso in cui l utente scelga di inserire un nuovo fornitore, dopo aver valorizzato i dati obbligatori richiesti, dovrà selezionare il bottone Salva Dopo aver completato l inserimento dei dati generali dell ordine, l utente può selezionare il tasto Salva oppure, per continuare con la digitazione dei dati di dettaglio dell'ordine, selezionare il tasto Salva e continua. Pag. 68 a 89

69 Inserimento Riga di Ordine Per procedere nell'inserimento della riga dell'ordine, occorre indicare se inserire una riga afferente ad un oggetto di fornitura Riga ordine oppure ad un Onere accessorio. Nel primo caso, l utente aprendo la finestra pop-up Oggetto di fornitura potrà ricercare l'oggetto di fornitura tra quelli già censiti in anagrafica, oppure inserirne uno nuovo. Pag. 69 a 89

70 Nel caso in cui decida di inserire un nuovo oggetto di fornitura, l utente dovrà selezionare l apposito tasto. Successivamente l utente, dopo aver valorizzato i campi obbligatori Voce di Fabbisogno, Codice Articolo Produttore e Oggetto fornitura, dovrà selezionare il tasto Salva per concludere l inserimento dell oggetto di fornitura. Pag. 70 a 89

71 Per terminare la registrazione della Riga Ordine è obbligatorio indicare la Quantità Da Ordinare e il Prezzo Unitario della merce oggetto dell ordine e selezionare l'aliquota Iva da applicare. Sarà obbligatorio inserire il centro di costo, selezionando l apposito tasto, nel caso in cui l'oggetto di fornitura sia un bene. È facoltativo indicare il centro di costo nel caso in cui l'oggetto della fornitura sia un servizio (gli oneri accessori sono assimilati ai servizi). Per salvare quanto inserito o se si è completato l inserimento dei dati, è possibile tornare alla schermata precedente, selezionando il tasto Salva ed esci. Altrimenti per inserire una nuova Riga ordine o un Onere accessorio, selezionare il tasto Salva e continua. Pag. 71 a 89

72 Inserimento Onere Accessorio Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori. L indicazione del Centro di costo, in questo caso non è obbligatoria, poiché l'onere accessorio è assimilato ad un servizio. Successivamente selezionare il tasto Salva e continua, al fine di permettere l inserimento di altre Righe ordine o altri Oneri accessori. In alternativa, se si è completata la registrazione dell Ordine, digitare il tasto Salva e esci. Pag. 72 a 89

73 Il sistema prospetta la seguente schermata che permette di salvare i dati dell ordine, mediante la selezione del tasto Salva. Pag. 73 a 89

74 Associazione a PNI Una volta perfezionato l'ordine diretto si può procedere all associazione delle righe al programmato non impegnato, precedentemente inserito utilizzando la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Si procede pertanto con la selezione del tasto Completa ordine. Soltanto dopo aver associato interamente l ordine al PNI, sarà possibile renderlo esecutivo. Indicare l importo nel campo apposito e selezionare l icona di ricerca relativa al PNI. Pag. 74 a 89

75 Il sistema prospetterà la seguente pop-up nella quale sarà necessario indicare l anno e il capitolo a cui afferisce il PNI che si intende associare. Selezionando il tasto Ricerca, il sistema presenta la lista dei PNI afferenti al capitolo indicato. Ripetere tale associazione per ogni riga dell'ordine. Pag. 75 a 89

76 È possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future indicando l importo e selezionando il PNI afferente all esercizio di gestione. È inoltre possibile suddividere l importo di ogni riga su annualità future, indicando l importo e selezionando il PNI nella pop-up, relativo all esercizio successivo, ad esempio l esercizio 2018, precedentemente inserito con la funzione Cronoprogramma di Sicoge. Pag. 76 a 89

77 Nell ambito dello stesso ordine diretto non è possibile associare PNI diversi, per lo stesso esercizio, che afferiscano allo stesso capitolo piano gestione. È possibile associare a righe diverse dell'ordine PNI differenti, afferenti a capitoli piani di gestione differenti. Nella sezione Anni programmabili è possibile aggiungere annualità future valorizzando i campi appositi Anno da e Anno a selezionando il tasto Aggiungi. Una volta completata l associazione per tutte le righe che compongono l ordine, selezionare il tasto Conferma ; il sistema restituisce un messaggio di operazione correttamente eseguita. E questo punto è possibile firmare l ordine. Per modificare l ordine è necessario rimuovere l associazione con il PNI eliminando l importo indicato e selezionare il tasto Conferma. Per procedere con la rettifica selezionare il tasto Modifica nei dati generali dell ordine. Per tornare ai dati generali dell'ordine selezionare il tasto Indietro. A questo punto è possibile firmare l ordine. Pag. 77 a 89

78 Fascicolo elettronico Contestualmente alla registrazione dell Ordine viene generato un Fascicolo Elettronico relativo allo stesso, che può essere implementato con la documentazione in qualsiasi fase dell iter dell ordine. L utente per inserire documentazione nel fascicolo dovrà selezionare l apposito tab. L utente dovrà indicare la descrizione del documento, selezionare il tasto Sfoglia e scelto il documento, effettuare l upload del file. L utente avrà inoltre la possibilità di effettuare il download del documento appena caricato selezionando l apposito tasto, per eliminare il documento caricato dovrà selezionare il tasto Elimina. Pag. 78 a 89

79 Firma dell ordine L utente per completare l Ordine in modo definitivo e non più modificabile dovrà selezionare il tasto Firma Il sistema propone una finestra pop-up di conferma nella quale l utente dovrà impostare la Data di Registrazione dell Ordine, qualora non digitata nelle fasi precedenti, e quindi selezionare il tasto Firma. Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato dell ordine. L Ordine firmato sarà visualizzabile sul sistema Sicoge nell ambito della Contabilità finanziaria, selezionando la macro-funzione Impegno, e nell ambito della Contabilità economica patrimoniale, selezionando la macro-funzione Operazioni di gestione. Pag. 79 a 89

80 ORDINE SU CONTRATTO Gestione Ordine su Contratto Per accedere alla gestione di un Ordine su Contratto, selezionare nella voce di menù Ordini, il link Ordine su Contratto. Per inserire un nuovo ordine di acquisto, è necessario effettuare una ricerca o per Ricerca ordine o per Ricerca Contratto, ed in base alla scelta interessata cliccare sul tasto Ricerca. È possibile effettuare la ricerca per ordine, se già un ordine esistente è stato associato precedentemente ad un contratto ed eventualmente modificarlo. Pag. 80 a 89

81 Oppure effettuare una ricerca per contratto, per creare uno o più ordini da associare ad un contratto già esistente. Pag. 81 a 89

82 Inserimento nuovo Ordine su Contratto esistente Per poter utilizzare la funzione Nuovo ordine su contratto esistente, devono essere stati inseriti contratti per i quali, nella fase di rendere esecutivo il contratto è stata scelta l opzione di registrazione con ordini successivi. L utente dopo aver effettuato la ricerca del contratto, può procedere con l inserimento di un nuovo ordine cliccando sul contratto interessato. Il sistema visualizza il dettaglio del contratto inserito precedentemente. Pag. 82 a 89

83 Cliccando sul tasto Registra Ordine il sistema rimanda ad una nuova finestra per l inserimento dei dati generali del nuovo ordine. Il sistema propone il fornitore già inserito nel contratto. Se il fornitore risulta differente da quello precedentemente inserito, è possibile indicare un nuovo fornitore, scegliendo tra persona fisica o giuridica, tramite la selezione dell apposito tasto. Pag. 83 a 89

84 Si procede quindi alla valorizzazione dei dati obbligatori e alla conferma dell inserimento cliccando sul pulsante Salva. Pag. 84 a 89

85 Inserimento Righe Ordine Per procedere nell'inserimento della riga dell'ordine, occorre indicare se inserire una riga afferente ad un oggetto di fornitura Riga ordine oppure ad un Onere accessorio. Per procedere nell inserimento della riga dell'ordine occorre selezionare il pulsante che attiva l apposita finestra pop-up Oggetto di fornitura. Il sistema propone l oggetto di fornitura indicato nella riga di contratto precedentemente inserito. Una volta selezionato l oggetto di fornitura, l utente ha la possibilità di indicare una quantità minore o uguale alla quantità contrattualizzata. È obbligatorio inoltre inserire il Pag. 85 a 89

86 centro di costo nel caso in cui l'oggetto di fornitura sia un bene, tale indicazione è facoltativa nel caso in cui l'oggetto della fornitura sia un servizio (gli oneri accessori sono assimilati ai servizi). Se è necessario inserire altre Righe Ordine o Righe di Onere accessorio utilizzare il bottone Salva e Continua, altrimenti, se l'inserimento dell'ordine è stato completato si può procedere selezionando il tasto Salva ed Esci. Pag. 86 a 89

87 Inserimento Onere Accessorio Per registrare un Onere Accessorio selezionare il pulsante apposito. Per inserire un Onere accessorio è necessario compilare i campi obbligatori (l indicazione del Centro di costo, in questo caso non è obbligatorio, poiché l'onere accessorio è considerato un servizio e non un bene) e successivamente selezionare il tasto Salva e continua ; in tal modo è possibile inserire altre Righe contratto o altri Oneri accessori. In alternativa, se si è completata la registrazione del Ordine, selezionare il tasto Salva ed esci. Pag. 87 a 89

88 Firmare Ordine Per firmare l Ordine, e quindi renderlo non più modificabile, occorre selezionare l apposito tasto Completa Ordine. Il sistema propone una finestra pop-up di conferma nella quale impostare la data di registrazione dell'ordine, qualora non sia stata già inserita nelle fasi precedenti. Selezionando il tasto Firma l'ordine verrà posto nello Stato di firmato e sarà possibile riconciliare i documenti contabili ad esso relativi. Pag. 88 a 89

89 Il sistema restituisce la seguente schermata con lo stato aggiornato dell ordine. Pag. 89 a 89