Comune di Parma. Scarto documentale del Nucleo Contenzioso, Verbali ed Accertamenti del Corpo di Polizia Municipale. Impegno di spesa per l anno 2011.

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1 DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE N DD/ DEL 30/11/2011 Comune di Parma Centro di Responsabilità: Centro di Costo: CORPO POLIZIA MUNICIPALE I2100 CORPO POLIZIA MUNICIPALE Determinazione n. proposta PD\ IV/4/0.15/6 OGGETTO: Scarto documentale del Nucleo Contenzioso, Verbali ed Accertamenti del Corpo di Polizia Municipale. Impegno di spesa per l anno Il Direttore del Settore Sicurezza Premesso che con deliberazione di Giunta Comunale n del , esecutiva ai sensi e per gli effetti di legge, è stato approvato il Piano Esecutivo di Gestione per l anno 2011, demandando, pertanto, al Dirigente Responsabile l adozione degli atti di gestione finanziaria relativi alle spese connesse alla realizzazione degli obiettivi nel rispetto della normativa vigente; Appurata la necessità di provvedere allo scarto di documentazione conservata nell archivio di deposito del Nucleo Contenzioso, Verbali ed Accertamenti della Polizia Municipale, essendo ormai trascorsi i limiti di tempo della loro obbligatoria conservazione e risultando non più utili per finalità amministrative e giuridiche; Considerato che lo scarto documentale rappresenta un importante strumento per gestire in maniera ordinata un archivio corrente di deposito, in quanto consente di conservare solo ciò che, terminato il periodo di valenza amministrativa e legale, ha assunto un valore storico e permette di eliminare documentazione superflua per una gestione ordinata e razionale dell archivio stesso; Visti: Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2011, n. 27 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello stato ( n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999) che all articolo 8 prevede che Le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato disposto lo scarto, vengono stabilite da ciascuna amministrazione anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce Rossa Italiana, Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 articolo 21 lettera d) Codice dei beni culturali del paesaggio, ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2022, n. 137 e

2 successive modificazioni ed integrazioni, che prevede il rilascio di un autorizzazione ministeriale per lo scarto di documenti degli archivi pubblici, in quanto beni culturali, Circolare del Ministero del Tesoro Prot. n. 2/662 del 07 aprile 2004 Croce Rossa Italiana. Servizio ritiro carta da macero, Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell amministrazione digitale Circolare del Ministero per i Beni e le Attività Culturali n. 5, prot del 08 marzo 2007 Scarto materiale archivistico e cessione alla Croce Rossa Italiana in cui si ricorda che la cessione gratuita degli atti di archivio da parte degli uffici statali e degli enti pubblici può andare a favore della C.R.I. o di altre organizzazioni di volontariato, Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice di protezione dei dati personali ; Verificato che una delle criticità per lo scarto di documenti prodotti dal sopra citato Nucleo di Polizia Municipale è rappresentata dal fatto che la maggior parte dei documenti esistenti contiene dati personali identificativi; Tenuto presente che proprio per la tutela della riservatezza dei documenti da scartare e per evitarne un uso improprio è opportuno che le operazioni della loro eliminazione siano totalmente distruttive e che avvengano, perciò, mediante uno dei sotto elencati processi: incenerimento, triturazione, macerazione della carta; Preso atto che la C.R.I. non ha accettato di farsi carico del prelievo ed eliminazione gratuita del materiale di che trattasi, né ha individuato un soggetto preposto allo scopo che effettui gratuitamente le operazione di distruzione dei documenti e che occorre, pertanto, cedere il tutto come rifiuto ad una ditta privata autorizzata al recupero o allo smaltimento ai sensi del D. Lgs. n. 152/2006; Appreso dal Servizio Archivi del Comune che ditta qualificata operante nel settore è la società Ghirardi S.p.A. con sede in Strada Martinella, 76/a Loc. Alberi di Parma con C.F./P. I.V.A ; Vista la nota prot. gen. 2011/ del a firma del Responsabile del sopra citato Servizio con la quale è stata trasmessa alla Soprintendenza Archivistica per l Emilia Romagna la proposta di scarto di atti di archivio depositati presso l archivio di deposito del Nucleo Contenzioso, Verbali ed Accertamenti della Polizia Municipale e così riassunto: 60 scatoloni di verbali contravvenzioni al codice della strada anni , 2 scatole di relative notifiche anni , 8 scatole di avvisi di giacenza anni per un peso complessivo di circa Kg. 1220; Vista la relativa autorizzazione concessa dalla Soprintendenza Archivistica per l Emilia Romagna con loro nota prot. MBAC-SA-ERO SABO CI /844.1 del 11/10/2011 ed assunta al protocollo generale del Comune di Parma in data 12 ottobre 2011 al n , allegata al presente atto quale parte integrante e sostanziale; Atteso che, per procedere in merito e tenuto presente quanto sopra esposto, è stato richiesto un preventivo alla sopra identificata ditta la quale ha presentato un offerta,

3 acquisita al protocollo generale del Comune di Parma in data 28 novembre 2011 col n. 2011/ e così riassunto: servizio di noleggio gratuito di automezzi regolarmente autorizzati alla raccolta di scarti di carta e cartoni, compilazione gratuita di idoneo documento di identificazione del rifiuto; trasporto al luogo della distruzione mediante triturazione 130,00= a viaggio I.V.A esclusa; facchinaggio a persona (solo se necessario) 26,00= ad ora I.V.A. esclusa; Calcolato che la spesa presunta a sostenersi sia quantificabile in 500,00= I.V.A. inclusa; Visto il nuovo Regolamento per l affidamento di lavori, servizi e forniture in economia adottato il 16 maggio 2011 con deliberazione di Consiglio Comunale n 33; Tenuto presente che il suddetto Regolamento prevede, all articolo 8, comma 2, che si possano effettuare spese in economia tramite trattativa diretta con un unico interlocutore per servizi e forniture la cui spesa non superiori i ,00=, sempre che il responsabile del procedimento esprima un giudizio di congruità sul costo proposto dal fornitore interpellato; Giudicato che la ditta interpellata svolgerà il servizio secondo le caratteristiche richieste dal Corpo di Polizia Municipale e che l offerta presentata sia congrua ed in linea con i prezzi di mercato; Ritenuto, quindi, di procedere in merito e di: affidare alla Ditta Ghirardi S.p.A. con sede in Strada Martinella, 76/a Loc. Alberi di Parma con C.F./P. I.V.A il servizio di ritiro e avvio al recupero, previa triturazione, di documenti contenenti dati sensibili ( cod. cer ) siti presso l archivio di deposito del Nucleo Contravvenzioni e Notifiche del Corpo di Polizia Municipale; di assumere il necessario e conseguente impegno di spesa al capitolo Corpo Polizia Municipale: Spese per rimozione e rottamazione veicoli, spese di funzionamento e generali che presenta l adeguata disponibilità finanziaria; dare atto che il relativo contratto di fornitura con la sopra citata società avverrà attraverso lo scambio di corrispondenza commerciale ai sensi e per gli effetti dell articolo 1326 del Codice Civile ex articolo 17 Regio Decreto n 2440/1923 a cura del Settore Sicurezza, secondo quanto disposto dall articolo 61 punto 1 del vigente Regolamento per la disciplina dei contratti; Dato atto che il Direttore del Settore Sicurezza ha nominato, con atto prot. gen. n IX/1 del , tre coordinatori responsabili per il Corpo di Polizia Municipale ed i servizi di Sicurezza Urbana e Protezione Civile; Considerato che l atto in questione è riferito al Corpo di Polizia Municipale; Preso atto che con nota prot. gen I/9.1/5 del il suddetto coordinatore del Corpo di Polizia Municipale ha delegato alla firma degli atti amministrativi di propria competenza il coordinatore del Servizio di Sicurezza Urbana;

4 Dato atto, pertanto, che il Responsabile del procedimento è individuabile nel coordinatore del Servizio Sicurezza Urbana, Dott. Antonio Assirelli; Visti gli artt. 107 e 183 del T.U. Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n. 267; Visto l art. 90 dello statuto comunale; DETERMINA di autorizzare, sulla base delle premesse di cui in premessa che qui si intendono integralmente riportate, il Nucleo Contenzioso, Verbali ed Accertamenti del Corpo di Polizia Municipale a procedere allo scarto della documentazione di archivio, come risultante dall autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per l Emilia Romagna prot. MBAC-SA-ERO SABO CI /844.1 del 11/10/2011 ed assunta al protocollo generale del Comune di Parma in data 12 ottobre 2011 al n ; di affidare alla ditta Ghirardi S.p.A. con sede in Strada Martinella, 76/a Loc. Alberi di Parma con C.F./P. I.V.A il servizio di ritiro e avvio al recupero, previa triturazione, di documenti contenenti dati sensibili ( cod. cer ) siti presso l archivio di deposito del sopra citato Nucleo del Corpo di Polizia Municipale; di impegnare, per detta prestazione di servizio la somma totale di 500,00= (I.V.A di legge compresa) al seguente intervento e capitolo del Bilancio/P.E.G. 2011, : int cap Corpo Polizia Municipale: Spese di rimozione e rottamazione veicoli di funzionamento e generali che presenta adeguata disponibilità a favore della ditta in parola; di dare atto che la fornitura è stata affidata ai sensi dell art. 8 comma 2 del vigente Regolamento per l affidamento di lavori, servizi e forniture in economia; di comunicare alla ditta affidataria l adozione del presente provvedimento, ai sensi dell art. 191 del D. Lgs. n. 267/2000; di perfezionare il contratto mediante scambio di corrispondenza, secondo gli usi del commercio ai sensi e per gli effetti dell articolo 1326 del Codice Civile ex articolo 17 Regio Decreto n 2440/1923, secondo quanto disposto dall articolo 61 punto 1 del vigente Regolamento per la disciplina dei contratti; di dare atto che la triturazione del materiale da eliminare si svolga alla presenza di un dipendente del Comune assegnato al Servizio Archivi che provvederà alla stesura del verbale dell operazione, da trasmettersi, a conclusione della procedura di scarto, alla Soprintendenza Archivistica dell Emilia Romagna; di dare atto che il Responsabile del procedimento, è individuato nel coordinatore del Servizio di Sicurezza Urbana, Dott. Antonio Assirelli;

5 di dare atto che la produzione degli effetti giuridici del presente provvedimento è subordinata al verificarsi dell apposizione del visto di regolarità contabile e dell assolvimento delle forme contrattuali prescritte dal vigente regolamento per la disciplina dei contratti. Parma, 30/11/2011 Sottoscritta digitalmente dal Dirigente ASSIRELLI ANTONIO

6 Euro 500,00 Impegno Intervento Capitolo POLIZIA MUNICIPALE - SPESE RIMOZIONE E ROTTAMAZIONE VEICOLI, DI FUNZIONAMENTO E GENERALI - Bilancio 2011 Visto di regolarità contabile attestante la copertura finanziaria (comma 4, art. 151 del D.LGS. 267 del 18/8/2000) IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO FINANZIARIO ANNOVI CRISTIANO

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