INCONTRI CON TOUR OPERATOR E AGENZIE VIAGGIO FIRENZE, SETTEMBRE 2017

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1 Prot. n Cod. Prog. 17INT009 Firenze, 11/05/2017 Alle Aziende turistiche e p.c. alle Associazioni di categoria INCONTRI CON TOUR OPERATOR E AGENZIE VIAGGIO FIRENZE, SETTEMBRE 2017 Spettabile Azienda, PromoFirenze nei giorni 24, 25 e 26 settembre 2017 accoglierà a Firenze 2 delegazioni di tour operator specializzati nell offerta dei seguenti pacchetti viaggio tematici: 1. ENOGASTRONOMICO: con operatori provenienti da Nord Europa, Repubbliche Baltiche, Polonia; 2. SENIOR: con operatori provenienti da Germania, Paesi Bassi, Ungheria, Rep. Ceca. Selezione operatori: L obiettivo di PromoFirenze è invitare delegazioni di operatori turistici esteri specializzati nell offerta di pacchetti viaggio tematici rivolti a nicchie di turisti. Gli eventi prevedono incontri B2B con le controparti ma anche tour di conoscenza delle destinazioni proposte. A chi sono rivolti gli incoming: Gli incoming sono pensati per il sistema di offerta turistica dell area metropolitana di medio ed alto livello: alberghi, residenze d epoca, strutture extra alberghiere, ristoranti, servizi turistici quali tour operator, DMC, PCO, guide turistiche, bus operator, scuole di cucina, produzioni tipiche e artigianali, ecc. Nell ambito del turismo enogastronomico, oltre alle strutture ricettive e ai ristoranti, gli incoming sono indirizzati anche a cantine, frantoi, caseifici, distillerie, birrerie, e altre realtà produttive, oltre a centri di informazione gastronomica, strade tematiche e scuole di cucina. Nell ambito del turismo senior, oltre alle strutture ricettive in grado di garantire accessibilità e assistenza completa ai propri ospiti, l evento si rivolge alle agenzie specializzate in itinerari culturali, paesaggistici ma anche sportivi adatti a un pubblico più maturo che predilige un organizzazione puntuale. Attenzione anche per servizi/attività da sviluppare in bassa stagione. Benefici per le aziende partecipanti Le aziende partecipanti realizzeranno incontri bilaterali con gli operatori esteri, sulla base di agende predefinite e personalizzate, che verranno inviate da PromoFirenze, insieme ai company profile degli operatori esteri, una settimana prima dell evento. I profili di tutte le aziende italiane aderenti saranno pubblicati in un catalogo che verrà distribuito agli operatori esteri prima dell evento. Proponiamo modalità di adesione sempre più differenziate: le aziende aderenti potranno diventare protagoniste nella costruzione dell evento contribuendo alla sponsorizzazione di cene, pranzi, servizi meeting, transfer e pernottamenti per gli operatori invitati oppure potranno prenotare la site inspection della propria azienda. P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 1

2 Fasi e tempi di realizzazione 1. Ricezione delle schede di adesione da parte delle aziende fiorentine entro il 26 luglio Selezione degli operatori dai mercati interessati. 3. Grafica e stampa catalogo delle imprese partecipanti, da consegnare ai tour operator esteri prima dei b2b. 4. Incontri di business con gli operatori esteri a Firenze il settembre, che saranno organizzati presso una sala meeting nel centro della città e saranno svolti in lingua inglese (PromoFirenze non fornirà servizio di interpretariato). Si consiglia di portare durante gli incontri materiale di presentazione delle proprie aziende. Costi di partecipazione Le due delegazioni saranno presenti contemporaneamente a Firenze, ma gli incontri bilaterali saranno organizzati in modo da facilitare la partecipazione delle aziende ad entrambe le iniziative. Ogni azienda può decidere di partecipare agli incontri B2B con una o con entrambe le delegazioni. In questo secondo caso, il costo di partecipazione per incontrare le due delegazioni sarà scontato del 10%. Condizioni di partecipazione a 1 INCOMING strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle e Catene di strutture ricettive Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese strutture ricettive fino a 4 stelle strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive Condizioni di partecipazione a 2 INCOMING strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle e Catene di strutture ricettive Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese strutture ricettive fino a 4 stelle strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive COSTO 240,00 + IVA 360,00 + IVA 480,00 + IVA 400,00 + IVA 500,00 + IVA COSTO 432,00 + IVA 648,00 + IVA 864,00 + IVA 720,00 + IVA 900,00 + IVA P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 2

3 Modalità di adesione Per aderire all iniziativa è possibile scegliere una delle seguenti opzioni: a) VIA POSTA ORDINARIA: le imprese, ove impossibilitate ad utilizzare la firma digitale, devono inviare entro il 26 luglio p.v. la scheda di partecipazione allegata, via posta ordinaria in originale, dopo averla necessariamente anticipata via mail a turismo@promofirenze.it entro e non oltre lo stesso 26 luglio. Unitamente alla scheda di adesione, le imprese aderenti, devono inviare via mail a turismo@promofirenze.it anche la copia del bonifico bancario ed il company profile (Allegato 1), compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai tour operator esteri. b) TRAMITE FIRMA DIGITALE: ove le aziende dispongano di firma digitale, devono inviare a PromoFirenze, entro il 26 luglio p.v., tramite propria posta certificata a promofirenze@pec.it ed in copia a turismo@promofirenze.it, l apposita scheda di partecipazione predisposta per la firma digitale, che dovranno richiedere entro il 21 luglio alla turismo@promofirenze.it. Fornitura dei servizi per l organizzazione dell evento Per una più efficace promozione della propria attività agli operatori esteri, PromoFirenze richiede alle aziende partecipanti la disponibilità nel fornire alcuni servizi (vitto, alloggio, transfer, sala meeting, etc). Le forniture saranno assegnate ed eventualmente confermate da PromoFirenze sulla base delle necessità funzionali dell iniziativa. Ulteriori dettagli e clausole contrattuali sono esplicitati nella scheda di partecipazione. Contatti Per informazione contattare Federica Burresi, Chiara Davide e Luca Piscitello (tel /462/402), e- mail: turismo@promofirenze.it. Su è possibile scaricare tutte le informazioni e le condizioni dettagliate del servizio. L occasione ci è gradita per porgervi i nostri più cordiali saluti. Mario Casabianca Direttore Vicario P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 3

4 Prot. N SCHEDA DI PARTECIPAZIONE INCONTRI CON TOUR OPERATOR E AGENZIE DI VIAGGIO 2017 Firenze, settembre 2017 Da inviare entro il 26 luglio 2017 a promofirenze@pec.it e turismo@promofirenze.it DATI DELL IMPRESA (OBBLIGATORI) Azienda* Ragione sociale* (per fatturazione) Indirizzo Telefono Via/P.za n. CAP Località Prov. Sito Internet* per invio della fattura* Codice fiscale* Tipologia P.IVA* 5 stelle 4 stelle 3 stelle Agriturismo Ville/Residenze Affittacamere Casa Vacanze Agenzie viaggio Ristoranti Altro: Nome: Partecipante incontri B2B* Qualifica: di contatto: Selezionare a quale B2B partecipare (uno o due scelte) Travel & Taste Nord Europa, Rep. Baltiche e Polonia Turismo Senior Germania, Paesi Bassi, Ungheria e Rep. Ceca P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 4

5 CLAUSOLE CONTRATTUALI L impresa sottoscritta chiede di partecipare al Progetto INCONTRI A FIRENZE CON TOUR OPERATOR E AGENZIE DI VIAGGIO 2017 alle condizioni sotto indicate e si impegna a versare la somma di (barrare l opzione scelta): Condizioni di partecipazione a 1 INCOMING strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle e Catene di strutture ricettive Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese strutture ricettive fino a 4 stelle, servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive COSTO 240,00 + IVA 360,00 + IVA 480,00 + IVA 400,00 + IVA 500,00 + IVA Condizioni di partecipazione a 2 INCOMING strutture ricettive con più di 6 camere e fino a 4 stelle, Tour Operator, agenzie di viaggi e servizi turistici strutture ricettive di 5 stelle e Catene di strutture ricettive Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese strutture ricettive fino a 4 stelle strutture ricettive di 5 stelle, Catene di strutture ricettive MODALITÀ DI ADESIONE DA SELEZIONARE COSTO 432,00 + IVA 648,00 + IVA 864,00 + IVA 720,00 + IVA 900,00 + IVA 1. ISCRIZIONE Per aderire all iniziativa è possibile scegliere una delle seguenti opzioni: c) VIA POSTA ORDINARIA: le imprese, ove impossibilitate ad utilizzare la firma digitale, devono inviare entro il 26 luglio p.v. la presente scheda di partecipazione (compilata in ogni sua parte, siglata e comprensiva dell eventuale dichiarazione de minimis), via posta ordinaria in originale, dopo averla necessariamente anticipata via mail a turismo@promofirenze.it entro e non oltre lo stesso 26 luglio. Unitamente alla scheda di adesione, le imprese aderenti, devono inviare via mail a turismo@promofirenze.it anche la copia del bonifico P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 5

6 bancario ed il company profile (Allegato 1), compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai tour operator esteri. La presente scheda di partecipazione va spedita a: PROMOFIRENZE Azienda Speciale della CCIAA di Firenze Via Castello D Altafronte Firenze C.a. Federica Burresi o Chiara Davide o Luca Piscitello d) TRAMITE FIRMA DIGITALE: ove le aziende dispongano di firma digitale, devono inviare a PromoFirenze, entro il 26 luglio p.v., tramite propria posta certificata a promofirenze@pec.it ed in copia a turismo@promofirenze.it, l apposita scheda di partecipazione predisposta per la firma digitale, che dovranno richiedere entro il 21 luglio alla turismo@promofirenze.it. L iniziativa si svolgerà presso sale congressuali da individuare nel centro di Firenze. Costituisce parte integrante del presente contratto l allegato 1 (company profile dell impresa partecipante). Il consenso al trattamento dei dati personali del company profile avviene con la sottoscrizione del presente contratto. PromoFirenze potrà inviare alle aziende partecipanti, prima dell iniziativa, l agenda degli appuntamenti ed i profili degli operatori solo se avrà ricevuto dalle aziende stesse i company profile e la copia del bonifico bancario. 2. RITARDATO INVIO DELLA DOMANDA Le richieste di partecipazione giunte dopo la data di cui alla precedente clausola n.1, non saranno prese in considerazione ai fini della partecipazione all evento dell'impresa richiedente, senza che alcuna responsabilità possa essere attribuita a PromoFirenze per la mancata partecipazione dell'impresa richiedente allo stesso. PromoFirenze si riserva tuttavia di accettare le adesioni giunte dopo la data di scadenza. 3. FORNITURA DEI SERVIZI Per una più efficace promozione della propria attività agli operatori esteri, PromoFirenze richiede alle aziende partecipanti la disponibilità nel fornire alcuni servizi (vitto, alloggio, transfer, sala meeting, etc). Le forniture saranno assegnate ed eventualmente confermate da PromoFirenze sulla base delle necessità funzionali dell iniziativa. È prevista una visita aziendale presso tutte le aziende che forniranno pernottamento o servizi (si veda art. 8). Nello schema sottostante è possibile indicare quale servizio l azienda è disponibile a fornire: PERNOTTAMENTO PER 8 OPERATORI PER 1 NOTTE IN 24 settembre - OUT 25 settembre IN 25 settembre - OUT 26 settembre IN 26 settembre - OUT 27 settembre SERVIZI (CENA / PRANZO / SERVIZI MEETING / SERVIZIO TRANSFER AEROPORTO/HOTEL) (i servizi si intendono per tutti gli 8 operatori) CENA (inserire data proposta ) PRANZO (inserire data proposta ) SERVIZI MEETING NOLEGGIO SALA (inserire data proposta ) SERVIZIO TRANSFER Aeroporto/hotel (16 ottobre) P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 6

7 4. FATTURAZIONE PromoFirenze provvederà ad emettere alle aziende aderenti una fattura per il servizio richiesto così come indicato nella tabella MODALITÀ DI ADESIONE DA SELEZIONARE, a ricezione della presente scheda compilata. Nel caso l azienda partecipante all iniziativa si impegni e venga selezionata per offrire il pernottamento o uno o più servizi, ciò esplicitando la sua offerta nel punto 3 del presente contratto, la stessa azienda provvederà a fatturare a PromoFirenze un importo in base al servizio offerto: gli importi da fatturare a PromoFirenze sono riportati nella sottostante tabella. Non è ammessa compensazione tra gli importi reciprocamente dovuti, i quali devono essere pagati interamente a mezzo di bonifico bancario. strutture ricettive fino a 4 stelle e servizi turistici che offrono PERNOTTAMENTO per 1 NOTTE agli 8 TO strutture ricettive di 5 stelle e Catene ricettive che offrono PERNOTTAMENTO per 1 NOTTE agli 8 TO Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese che offrono PERNOTTAMENTO per 1 NOTTE agli 8 TO strutture ricettive fino a 4 stelle e servizi turistici che offrono SERVIZI (CENA / PRANZO / SERVIZI MEETING / TRANSFER AEROPORTO/HOTEL) agli 8 TO strutture ricettive di 5 stelle e Catene ricettive che offrono SERVIZI (CENA / PRANZO) agli 8 TO Consorzi e Associazioni Temporanee di Imprese che offrono SERVIZI (CENA / PRANZO / SERVIZI MEETING / TRANSFER AEROPORTO/HOTEL) agli 8 TO IMPORTO DA FATTURARE a PromoFirenze da parte di aziende che offrono il servizio per 1 incoming IMPORTO DA FATTURARE a PromoFirenze da parte di aziende che offrono il servizio per 2 incoming 240,00 + IVA 432,00 + IVA 360,00 + IVA 648,00 + IVA 480,00 + IVA 864,00 + IVA 40,00 + IVA 72,00 + IVA 160,00 + IVA 288,00 + IVA 280,00 + IVA 504,00 + IVA 5. MODALITA DI PAGAMENTO Qualora l impresa sia IVA esente dovrà inviare la relativa documentazione probante. Il pagamento dovrà essere effettuato all atto dell iscrizione a mezzo bonifico bancario da effettuarsi sul c/c , intestato a PromoFirenze Azienda Speciale della Camera di Commercio di Firenze, della Banca CR Firenze, Filiale 101 sede, Via Bufalini 4, ABI CAB CIN X IBAN IT 18X specificando nella causale il nome dell iniziativa Incoming Turismo oltre che quello dell azienda aderente. 6. ACCETTAZIONE DELLE DOMANDE L accettazione delle domande di partecipazione da parte di PromoFirenze sarà effettuata in base alla data di arrivo. Le domande dovranno pervenire compilate in ogni parte e corredate di tutto quanto richiesto (copia del bonifico bancario e company profile compilato in inglese con una foto e logo della propria azienda in alta risoluzione per la redazione del catalogo da presentare ai tour operator esteri). PromoFirenze accetterà l adesione, entro la data del 26 luglio, di massimo 50 aziende ad iniziativa. La partecipazione all iniziativa è comunque subordinata al pagamento di quanto previsto alla precedente pagina 2. Nel caso l'impresa richiedente non versi la quota dovuta o non invii la copia dell'avvenuto bonifico entro la data del 26 luglio, PromoFirenze, ai sensi dell art c.c., potrà astenersi dal porre in essere in favore dell'impresa inadempiente le attività ed i servizi oggetto dell iniziativa, e potrà escluderla dalla stessa senza che alcuna responsabilità possa P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 7

8 esserle imputata. Si precisa inoltre che non saranno ammesse le richieste di quelle ditte che hanno conti in sospeso o che in precedenti iniziative promozionali di PromoFirenze non abbiano rispettato le condizioni per la partecipazione. 7. RECESSO L'eventuale rinuncia all iscrizione dovrà pervenire a PromoFirenze tramite PEC (promofirenze@pec.it) o per lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, entro il 13 settembre, anticipando la decisione del recesso via mail (turismo@promofirenze.it). In tal caso PromoFirenze restituirà la differenza tra il prezzo pagato e quello dovuto per la nuova opzione scelta, con riferimento alle tariffe previste per la tipologia di partecipante e il numero d incontri. Qualora la comunicazione della decisione di recesso avvenga successivamente ai termini indicati o vi sia la mancata partecipazione all evento, la quota d iscrizione sarà comunque dovuta per il suo intero importo. In questo caso l impresa riceverà comunque il materiale dell evento, laddove fornito dagli operatori. Il suddetto recesso si estende automaticamente alla fornitura di servizi, richiesti da PromoFirenze, eventualmente assegnati all impresa recedente, salvo il caso in cui PromoFirenze intenda avvalersi comunque della fornitura. Resta salva la facoltà di richiedere il risarcimento di eventuali maggiori danni. 8. VISITE AZIENDALI A latere della sessione di incontri, gli operatori avranno la possibilità di visitare alcune strutture in provincia di Firenze o testare esperienze di viaggio, anche esse in provincia, tramite candidatura da parte delle aziende aderenti (art. 3), al momento della sua sottoscrizione. PromoFirenze si farà carico del servizio di transfer da e per le strutture che saranno selezionate per le visite. 9. VARIAZIONI DI PROGRAMMA Si riserva la facoltà di rinviare l evento per esigenze organizzative, dandone comunicazione via ai partecipanti, stabilendo una nuova data senza ulteriori oneri per l impresa. PromoFirenze si riserva la facoltà di annullare ciascun evento programmato dandone comunicazione via ai partecipanti almeno 7 gg prima di ciascun evento; in tal caso provvederà al rimborso della quota di partecipazione, senza ulteriori oneri. PromoFirenze si riserva la facoltà di modificare il programma e/o sostituire gli operatori indicati con altri tour operator di pari livello professionale per esigenze organizzative. 10. RESPONSABILITÀ CIVILE PromoFirenze, per la sua funzione, non è responsabile riguardo a danni causati a persone, oggetti, materiali, prodotti esposti od altro che per qualsiasi ragione si trovino sull area della partecipazione collettiva. 11. CONTROVERSIE Per qualsiasi controversia con PromoFirenze inerente l iniziativa cui sia data adesione è competente il foro di Firenze. Per accettazione l impresa: Data Firma del legale rappresentante (con timbro se azienda/ente) P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 8

9 Ai sensi e per gli effetti di cui all'art C.C. si approvano specificatamente le clausole: n.2 (ritardato invio della domanda), n.6 (accettazione delle domande), n.7 (recesso), n.9 (variazioni di programma), n.10 (responsabilità civile), n.11 (controversie). Data Firma del legale rappresentante (con timbro se azienda/ente) IMPORTANTE (compilare sempre) Informativa e consenso ai sensi del D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) Il /La sottoscritto/a (stampatello) nel trasmettere i propri dati a PromoFirenze Azienda Speciale della Camera di Commercio di Firenze, dichiara ai sensi e per gli effetti dell art. 13 del D.lgs n.196/2003 e s.m.i., di aver preso visione sul sito dell intera informativa al consenso del trattamento dei dati. Il /La sottoscritto/a dichiara altresì che, riguardo al trattamento dei dati per le finalità promozionali e commerciali proprie del titolar CONSENTE NON CONSENTE Luogo, data e firma P. IVA / CF: REA FI info@promofirenze.it PEC: promofirenze@pec.it 9