Il sistema di Rendicontazione e Controllo di gestione dell ISFOL Roma, 7 dicembre Paride Ferrara Team Gov Project Manager GESINF S.r.l.

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1 Il sistema di Rendicontazione e Controllo di gestione dell ISFOL Roma, 7 dicembre 2011 Paride Ferrara Team Gov Project Manager GESINF S.r.l.

2 Contesto di riferimento ISFOL L ISFOL gestisce circa 200 progetti, distribuiti su ca. 40 unità amministrative, per i quali effettua il trattamento analitico a fini interni e di rendicontazione al Ministero competente. La rendicontazione avviene in termini finanziari, di cassa e di competenza, per aggregati di capitoli, definiti macrovoci di spesa, attualmente 8. Il Bilancio generale è invece basato su 5 centri di responsabilità, 13 macro progetti e ca. 160 capitoli (struttura DPR 97/2003).

3 Requisiti di Rendicontazione La gestione dei progetti e relativa rendicontazione deve rispettare i seguenti requisiti : 1. Definizione del budget finanziario di progetto e consuntivazione in tempo reale, entrambe basate sull effettivo impiego delle risorse dirette e indirette impiegate sul progetto. 2. Costante allineamento della situazione contabile (impegnato/assegnato/liquidato/pagato) con lo stato dei progetti, in termini aggregati (CRA e macro progetti) e di dettaglio (capitoli).

4 Requisiti di Rendicontazione 1. Definizione del budget finanziario di progetto e consuntivazione in tempo reale, entrambe basate sull effettivo impiego delle risorse dirette e indirette. Nelle spese di progetto (pluriennali) devono essere incluse quelle di diretta imputazione, del personale effettivamente impiegato, e la quota parte delle spese generali e comuni imputabili allo stesso tramite algoritmi di riallocazione.

5 Requisiti di Rendicontazione 2. Costante allineamento della situazione contabile (impegnato/assegnato/liquidato/pagato) con lo stato dei progetti, in termini aggregati (CRA e macro progetti) e di dettaglio (capitoli). Il bilancio dell ente deve essere coerente con le rilevazioni sui progetti, sia a livello di preventivo che nelle diverse fasi della spesa. L allineamento strutturale è l unico sistema per garantire la correttezza del dato analitico e la conformità della gestione operativa all indirizzo stabilito a livello decisionale.

6 Criticità emerse ( ) Struttura del Bilancio Analitico «coerente» con il Bilancio Generale : 38 Centri di Responsabilità, 184 Progetti, 158 Capitoli Unità Previsionali di base: Alta complessità e rigidità del sistema amministrativo, sia in merito alla previsione che per le successive fasi di impegno/accertamento e rilevazione della spesa. Riallocazioni complesse. Elevata numerosità dei dati di dettaglio, difficoltà operative di gestione e di riconciliazione. Impasse degli uffici amministrativi.

7 Nuovo approccio (Gesinf, 2011) Separazione del livello contabile (bilancio dell Ente) dal livello analitico (progetti) con nuovi elementi e funzioni per l integrazione automatica ed in tempo reale dei due aspetti: Struttura del Bilancio Generale in linea con le esigenze amministrative: 5 CRA, 13 Macro-Progetti, 158 Capitoli. Struttura del Bilancio di progetto in linea con le esigenze gestionali: 200 Progetti, 8 macrovoci di spesa, 47 strutture.

8 Sistema Integrato Nuove strutture in ambito Team Gov, interdipendenti ma autonome. Livello Bilancio Funzione Obiettivo (Macroprogetto) CRA (Macroarea) Capitolo 1 Capitolo n Progetto 1 Struttura 1 Macrospese Livello Rendicontazione Progetto n Struttura n

9 Sistema Integrato Preventivo su due livelli Preventivo di Progetto 1 Preventivo di Progetto 2 Preventivo di Progetto n Progetto Struttura I due livelli sono distinti e non necessariamente sequenziali. Aggregazione Preventivo Finanziario Macroarea Macroprogetto Capitolo Macrospesa Disaggregazione (su dati storici) Il dettaglio può seguire all aggregato.

10 Sistema Integrato Fasi della spesa di secondo livello Impegno Macroarea Macroprogetto Capitolo Rendicontazione Progetto Struttura Macrospesa Il dettaglio delle singole fasi è all interno delle scritture di Team Gov, e vale per: Impegno Assegnazione Liquidazione Mandato La distribuzione di dettaglio può essere effettuata anche successivamente, ed è riconciliata in automatico.

11 Sistema Integrato Fasi della spesa di secondo livello Impegno Macroarea Macroprogetto Capitolo Rendicontazione Progetto Struttura Macrospesa Per le spese di diretta imputazione: La distribuzione di secondo livello è effettuata in modalità MANUALE. Per le spese generali e gli stipendi: La distribuzione di secondo livello è effettuata in modalità AUTOMATICA, tramite driver di allocazione, basati sull impiego delle risorse.

12 Sistema Integrato Elementi per il calcolo dei driver Il riferimento scelto dall ISFOL per la distribuzione delle spese generali è basato sul numero di persone impiegate sul progetto/area. Il dato è valido anche per gli stipendi. La definizione avviene in Team GOV, per i due livelli, anche in fasi successive. Risorsa Impiego mensile % Impiego mensile % Livello Bilancio Livello Rendicontazione

13 Sistema Integrato Acquisizione Stipendi Gli stipendi vengono contabilizzati sulla base dell effettivo impiego mensile delle risorse, indicato in Team Gov, sia per il livello di bilancio che per quello di rendicontazione. Team Gov Risorse INAZ Paghe Bilancio Rendicontazione Team Gov Modulo di acquisizione stipendi. * Allegati elettronici

14 Sistema Integrato Spese Generali, calcolo dei driver I driver mensili vengono generati a partire dalle risorse effettivamente impiegate sui progetti. Team Gov Risorse INAZ Paghe Driver di Bilancio (ora mensile) Driver di rendicontazione Team Gov Generazione Driver Mensili * Modulo DQL

15 Sistema Integrato Spese Generali e Macro Impegni Tramite nuovi elementi (Macro-Impegni, Macro- Assegnazioni, Macro-liquidazioni) è possibile la generazione/ri-parametrizzazione di impegni/assegnazioni/liquidazioni basati sui driver. Driver di Bilancio Driver di rendicontazione Macro Impegno Generazione Impegni Fasi contabili e distribuzione analitica

16 Risultati Gestione integrata ed agevole delle fasi della spesa, per le spese dirette e generali; Ri-parametrizzazione guidata e controllata delle spese. Indipendenza della gestione amministrativa ordinaria dalle informazioni necessarie alla gestione dei progetti. Isolamento dei due livelli (anche per variazioni). Riconciliazione e quadratura strutturale del bilancio e della contabilità di progetto; Generazione automatica dei tracciati (SIGMA) e dei report di analisi; Possibilità di introdurre rapidamente nuovi criteri di analisi/calcolo (DQL).

17 Possibili estensioni Integrazione di regole e driver esterni o personalizzati, con diversi possibili punti di ingresso (livello risorse, livello driver). Budget Economico e Conto Economico di secondo livello ottenibile con i dati disponibili. Estrazione dati secondo nuove regole, tramite funzioni DQL. Generazione automatica di tracciati di rendicontazione diversi e/o pubblicazione dei risultati ad uso interno.

18 Grazie per l attenzione!