IP Office 4.1 Guida per l'utente di Phone Manager

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1 IP Office 4.1 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( )

2 Guida per l'utente di Phone Manager 2007 Avaya Inc. Tutti i diritti riservati. Nota Sebbene sia stata posta la massima cura nel verificare l'accuratezza e la completezza delle informazioni contenute nel presente documento al momento della stampa, Avaya Inc. non si assume alcuna responsabilità per eventuali errori. Nelle versioni future potrebbero venire inserite modifiche e correzioni alle informazioni contenute in questo documento. Esonero dalla responsabilità sulla documentazione Avaya Inc, non è responsabile per qualsiasi modifica, aggiunta o cancellazione effettuata sulla versione originale pubblicata di questa documentazione, a meno che tali modifiche, aggiunte o eliminazioni siano state effettuate da Avaya. 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Per gli altri numeri dell'assistenza telefonica, visitare il sito Web Avaya: Pagina ii Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

3 Sommario Sommario Introduzione...7 IP Office Phone Manager... 7 Novità... 8 Phone Manager Phone Manager Phone Manager - Confronto delle funzionalità... 9 Avvio di Phone Manager... 9 Accesso a Phone Manager Accesso come agente Modalità Telecommuter Finestra Elenco utenti Selezione di un'unità di controllo IP Office diversa Finestra principale...17 Panoramica Area Dettagli chiamata Riquadro Cronologia chiamate Panoramica Scheda In entrata Scheda In uscita Scheda Perse Scheda Tutte Scheda Porta Gestione chiamate...27 Panoramica Risposta a una chiamata Scheda Stato Esecuzione di una chiamata Termine di una chiamata Richiamata di una chiamata persa Uso della finestra Chiamata Messa in attesa di una chiamata Parcheggio di una chiamata Registrazione di una chiamata Trasferimento di una chiamata Esecuzione di una chiamata di consulenza Trasferimento di una chiamata non monitorato...36 Trasferimento di un chiamante alla voic Finestra Trasferimento Richiesta di una chiamata Uso della funzione Conferenza Creazione di una conferenza Scheda Conferenza Phone Manager e Conferencing Center Codici account e restrizioni PIN Uso dei codici account Scheda Codici account Creazione di una Composizione rapida codice account Operazioni conpin Code Utilizzo delle code Scheda Coda Voic Panoramica Ascolto dei messaggi Guida per l'utente di Phone Manager Pagina iii IP Office Versione 16a ( )

4 Guida per l'utente di Phone Manager Scheda messaggi Scheda Voic Annunci personali Utilizzo di Annunci personali Registrazione di annunci Assegnazione di un annuncio temporaneo Assegnazione di Annunci personali Inserimento delle opzioni di trasferimento Elenchi di distribuzione personali Panoramica Visualizzazione di un elenco di distribuzione personale Modifica di un elenco di distribuzione personale Creazione di un elenco di distribuzione personale...61 Utilizzo di un elenco di distribuzione personale Eliminazione di un elenco di distribuzione personale Funzioni...65 Panoramica Impostazione di un messaggio di assenza Utilizzo della guida Gestione delle rubriche Panoramica Creazione di una rubrica personale Aggiunta di una voce alla rubrica Creazione di una voce di rubrica da una chiamata esistente Modifica di una voce di rubrica La scheda Script Creazione ed utilizzo delle composizioni rapide Visualizzazione delle composizioni rapide Scheda Composizioni rapide Utilizzo della composizione rapida Creazione di un gruppo composizione rapida Creazione di una composizione rapida Modifica di una composizione rapida Eliminazione di una composizione rapida Configurazione di Phone Manager...81 Modifica delle impostazioni di Phone Manager Panoramica Configurazione della modalità Agente Modifica delle impostazioni Codec audio Modifica del formato dell'orologio Visualizzazione di Phone Manager nella modalità compatta Modifica delle impostazioni di data Impostazione dell'opzione Non disturbare Attivazione dei pulsanti di sblocco porta Impostazione delle opzioni di inoltro Attivazione della Messaggistica istantanea Creazione di slot di parcheggio personali Modifica delle impostazioni generali di Phone Manager Selezione delle code da monitorare Modifica dei Tasti di scelta rapida Configurazione della Visualizzazione schermo Selezione dei comandi telefonici Configurazione delle impostazioni USB Configurazione delle opzioni Voic Impostazione delle preferenze Panoramica Attivazione o disattivazione del servizio Voic Pagina iv Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

5 Sommario Attivazione o disattivazione della richiamata Voic Risposta alle chiamate da un altro interno Ritrasferimento a un interno inoltrato Impostazione dell'opzione Non disturbare (ND) Impostazione di un numero Eccezione di non disturbo Attivazione/disattivazione di una chiamata in attesa Attivazione/disattivazione di Funzionamento disattivato Selezione delle schede da visualizzare in Cronologia chiamate Salvataggio delle preferenze Utilizzo delle versioni Phone Manager Pro Funzionamento PC Softphone Funzionamento con Viva voce Funzionamento in modalità Agente Modifica dell'aspetto di Phone Manager Utilizzo di Phone Manager in Modalità compatta Caricamento di una skin Dimensione predefinita Appendice Suggerimenti Icone della barra degli strumenti Tasti di scelta rapida Utilizzo dell'icona di Phone Manager Glossario Indice analitico Guida per l'utente di Phone Manager Pagina v IP Office Versione 16a ( )

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7 Introduzione IP Office Phone Manager In questa guida viene spiegato come ricevere ed eseguire chiamate utilizzando l'applicazione IP Office Phone Manager. L'applicazione IP Office Phone Manager è un'applicazione unica che è possibile eseguire in tre diverse versioni. La versione per ogni utente viene impostata attraverso la configurazione IP Office e viene controllata anche tramite licenze immesse nella configurazione IP Office. La versione è Phone Manager Lite a meno che non vengano immesse licenze adatte sul sistema telefonico. Se le licenze non sono sufficienti, avviare Phone Manager in modalità Lite. Phone Manager Lite Nessuna licenza necessaria. Phone Manager Pro Una chiave di licenza Phone Manager Pro è necessaria per ciascun utente Phone Manager Pro. Se le licenze non sono sufficienti, avviare Phone Manager in modalità Lite. Modo Agente Questa modalità è selezionabile da utenti di Phone Manager Pro. In questa modalità l'utente Phone Manager ha accesso a varie funzioni relative ad agenti quali le icone della barra degli strumenti. Modalità Login (Hot Desking) Questa modalità è selezionabile da utenti di Phone Manager Pro. L'avvio o l'arresto di Phone Manager consente di connettere o disconnettere l'utente da un interno. L'interno è specificato all'avvio di Phone Manager. Mentre si è connessi, il numero di interno Phone Manager ha la priorità sul numero di interno fisico. Modalità Telecommuter (Phone Manager 4.1+) In questa modalità un utente che utilizza Phone Manager Pro su un PC con un collegamento dati a IP Office (ad esempio tramite VPN) può indirizzare le proprie chiamate a un numero di telefono specificato all'avvio di Phone Manager. Quando l'utente effettua una telefonata utilizzando Phone Manager, IP Office chiamerà il numero telefonico specificato dell'utente e alla risposta, stabilirà quindi la chiamata in uscita per l'utente. Allo stesso modo, le chiamate in entrata all'interno dell'utente su IP Office verranno indirizzate al numero remoto. Dato che il collegamento vocale di tutte le telefonate è avviato da IP Office, il costo per tali chiamate sarà addebitato a IP Office. Phone Manager Pro PC Softphone Le conversazioni si svolgono grazie a una scheda audio o un microfono/cuffia USB. Per ogni utente è necessaria una licenza "Phone Manager Pro" e una licenza "Phone Manager Pro IP Audio Enabled". Ogni riferimento contenuto nella guida che indica che una funzione è disponibile solo per Phone Manager Pro implica che la funzione è disponibile anche per Phone Manager PC Softphone. Ulteriori di informazioni relative su Avaya IP Office sono disponibili all'indirizzo e anche all'indirizzo Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 7 IP Office Versione 16a ( )

8 Guida per l'utente di Phone Manager Novità In questa sezione viene offerto un riassunto delle modifiche principali effettuate a differenti versioni di IP Office Phone Manager. Phone Manager 4.0 Avviso di costo Se l'avviso di costo è supportato e attivo per l'utente con la configurazione di IP Office, i dettagli sui costi vengono visualizzati nell'area sui dettagli delle chiamate di Phone Manager. Skin predefinita La skin predefinita di Phone Manager è stata cambiata per essere in linea con altre applicazioni Avaya. Phone Manager 4.1 Modalità Telecommuter Nella configurazione di IP Office è possibile configurare come Telecommuter un utente di Phone Manager Pro. In questa modalità un utente che utilizza Phone Manager Pro su un PC con un collegamento dati a IP Office (ad esempio tramite VPN) può indirizzare le proprie chiamate a un numero di telefono specificato all'avvio di Phone Manager. Quando l'utente effettua una telefonata utilizzando Phone Manager, IP Office chiamerà il numero telefonico specificato dell'utente e alla risposta, stabilirà quindi la chiamata in uscita per l'utente. Allo stesso modo, le chiamate in entrata all'interno dell'utente su IP Office verranno indirizzate al numero remoto. Dato che il collegamento vocale di tutte le telefonate è avviato da IP Office, il costo per tali chiamate sarà addebitato a IP Office. Supporto Citrix esteso Il numero di copie simultanee di Phone Manager in esecuzione come applicazioni client Citrix è aumentato da 5 a 40. Pagina 8 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

9 Phone Manager - Confronto delle funzionalità Nella tabella vengono elencate le differenze di esecuzione di Phone Manager in ciascuna versione. Introduzione Funzione Lite Pro PC Softphone Esecuzione e ricezione di chiamate tramite l'applicazione Configurazione delle preferenze per il telefono Configurazione dei tasti di scelta rapida da tastiera Visualizzazione di ID/Nome chiamante Creazione di composizioni rapide Creazione di Campi spia di occupato tramite composizione rapida Creazione di schede tasti di composizione rapida per raggruppare le icone campo spia di occupato Visualizzazione dell'applicazione nella modalità compatta 10 schede 100 per scheda 10 schede 100 per scheda Creazione di una rubrica locale Visualizzazione del registro cronologico di tutte le chiamate e dei messaggi persi Visualizzazione di un registro diverso per le chiamate in entrata e in uscita Ascolto dei nuovi messaggivoic Controllo della casella di posta vocale dall'applicazione. (modalità Intuity e IP Office) Creazione di un elenco di distribuzione personale (solo per la modalità Intuity) Assegnazione di scripting per le chiamate in entrata Visualizzazione della durata di una chiamata Controllo dell'apertura porta Monitoraggio delle code Visualizzazione controllo conferenza Pulsanti di azione centro conferenza Visualizzazione dei contatti su schermo Creazione di record contatti in Outlook Modalità agente Squillo differenziato (file.wav) Indicazione Avviso di costo (AoC) ISDN (se configurato su IP Office) Composizione dopo la connessione (per l'invio di toni DTMF durante la connessione) Per il funzionamento è necessaria una chiave di licenza sul PBX Identificazione di una chiamata mediante assegnazione di un tag descrittivo Modifica del codec audio Impostazione dei numeri per trasferimento Voic Creazione di annunci Voic Applicazione di restrizioni PIN Uso di codici account Trasferimento delle chiamate utilizzando la selezione e il trascinamento Modalità telecommuter *Visualizzazione dello stato di un utente interno, ad esempio in linea *Invio di messaggi IM a un utente interno * Queste funzioni sono disponibili solo se è disponibile anche Microsoft Live Communications Server (LCS). Avvio di Phone Manager Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 9 IP Office Versione 16a ( )

10 Guida per l'utente di Phone Manager Accesso a Phone Manager Prima di utilizzare l'applicazione, è necessario effettuare l'accesso a Phone Manager. La finestra Login contiene dettagli che consentono a Phone Manager di comunicare con il sistema telefonico. Se non si riesce a effettuare l'accesso, contattare l'amministratore di sistema. Suggerimento: se si utilizza l'opzione sottostante Ricorda password, quando si riavvia successivamente Phone Manager non viene visualizzato il menu Login, se la connessione a IP Office è corretta. Per avviare Phone Manager: 1. Fare clic su Start > Programmi > IP Office > Phone Manager. Viene visualizzata la finestra di acceso a IP Office Phone Manager. Se viene visualizzata anche una sezione Modo Agente, l'applicazione Phone Manager consente di accedere all'interno di un'estensione fisica da utilizzare mentre si è connessi. Vedere Accesso come agente. Non inserire il proprio numero di interno nella sezione Modo Agente. 2. Nel campo Nome utente\int, digitare il numero di interno o il nome utente. Il nome utente distingue tra maiuscole e minuscole. In alternativa, fare clic su Elenco utenti per aprire l'elenco degli utenti nel sistema IP Office attualmente selezionato. 3. Nel campo Password digitare la password se ne è stata assegnata una dall'amministratore di sistema. 4. Se si desidera effettuare automaticamente l'accesso con Phone Manager agli avvii successivi, selezionare Ricorda password. Per tornare al menu Login in seguito, avviare Phone Manager e selezionare File Login. 5. Il campo Nome unità\indirizzo IP contiene l'indirizzo IP del sistema IP Office. Fare clic su Sfoglia per selezionare un sistema diverso. 6. Fare clic OK.Se il tasto OK non è disponibile, ciò può essere dovuto a diversi motivi: Un indirizzo IP Office non è corretto. Fare clic su Sfoglia e selezionare dall'elenco l'unità di controllo di IP Office. Il nome utente o la password non sono validi. Inserire di nuovo i dati. Ricordare che sia il nome utente che la password distinguono tra maiuscole e minuscole. È possibile selezionare il nome utente dalla finestra Elenco utenti. L'eventuale presenza di problemi di rete. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Il telefono potrebbe non essere collegato o connesso al sistema telefonico. 7. Per gli utenti Phone Manager Pro che utilizzano la modalità Telecommuter verrà visualizzato un ulteriore menu in cui viene richiesto "Dove lavorare", vedere Modalità Telecommuter. 8. L'applicazione Phone Manager effettua l'accesso. Accesso come agente Pagina 10 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

11 Introduzione La modalità Agente consente agli utenti di Phone Manager Pro di eseguire il login a un interno diverso sul sistema IP Office, ovvero a un interno il cui numero sia diverso dall'interno in uso. Quando Phone Manager è in esecuzione, quell'interno diventa il numero di interno dell'utente interessato e può essere utilizzato per eseguire e ricevere chiamate. Quando si chiude Phone Manager si viene disconnessi e il telefono torna ad avere il proprio numero interno di base predefinito. Nota: se si dispone di un interno telefonico, mentre si è collegati a un altro interno, per l'interno normale viene visualizzato lo stato Nessun utente e le chiamate non vengono ricevute. Dopo la disconnessione, l'interno normale torna in funzione, a meno che non si sia stati impostati su Login forzato da Per avviare Phone Manager quando si lavora in modalità Agente: 1. Fare clic su Start > Programmi > IP Office > Phone Manager. Viene visualizzata la finestra di acceso a IP Office Phone Manager. 2. Nel campo Nome utente\int, digitare il numero di interno o il nome utente. Il nome utente distingue tra maiuscole e minuscole. In alternativa, fare clic su Elenco utenti per aprire l'elenco degli utenti nel sistema IP Office attualmente selezionato. 3. Nel campo Password digitare la password se ne è stata assegnata una dall'amministratore di sistema. 4. Se si desidera effettuare automaticamente l'accesso con Phone Manager agli avvii successivi, selezionare Ricorda password. Per tornare al menu Login in seguito, avviare Phone Manager e selezionare File Login. 5. Il campo Nome unità\indirizzo IP contiene l'indirizzo IP del sistema IP Office. Fare clic su Sfoglia per selezionare un sistema diverso. 6. Fare clic su Espandi per mostrare i dati relativi alla modalità Agente. 7. Per eseguire il login a un interno diverso dal proprio interno normale, selezionare Login/Logout. 8. Immettere il numero interno di base dell'interno a cui si desidera accedere e ricevere/eseguire chiamate. 9. Fare clic su OK. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 11 IP Office Versione 16a ( )

12 Guida per l'utente di Phone Manager Modalità Telecommuter Normalmente, Phone Manager viene utilizzato per il controllo delle chiamate e per le informazioni sulle chiamate su una connessione dati a IP Office, e la conversazione oggetto delle chiamate viene veicolata tramite una connessione parallela diversa per chiamate vocali. Le applicazioni IP Office 4.1 e Phone Manager 4.1+ supportano la modalità Telecommuter che consente un collegamento della conversazione su una postazione telefonica remota e non su IP Office. L'uso di questa modalità può essere assegnato dall'amministratore di sistema agli utenti nella configurazione IP Office Quando gli utenti di questa modalità avviano Phone Manager, viene loro richiesto di inserire la loro ubicazione, che può essere Interna o Remota. Lo stato interno viene utilizzato quando è in uso il numero di interno normale di IP Office. In tale stato il numero di interno e Phone Manager funzionano proprio come per gli altri utenti interni di Phone Manager. L'opzione Remota è utilizzata per coloro che si trovano in una postazione esterna dalla quale dispongono di una connessione dati per Phone Manager all'ip Office e di un telefono dal quale possono effettuare e ricevere telefonate dirette. È possibile specificare il numero della postazione remota quando si esegue l'accesso o utilizzare un numero di postazione salvato in precedenza. Il numero di telefono remoto utilizzato deve essere selezionabile direttamente da IP Office, ad esempio non tramite tastiera, centralino o servizio di assistente automatico. Si applicano le normali limitazioni delle chiamate IP Office, se è necessario includere qualsiasi prefisso o prefisso esterno quando si utilizza IP Office. Quando si è connessi a Phone Manager come telecommuter remoto: Le chiamate in uscita a un numero interno IP Office o per ascoltare la voic vengono avviate tramite Phone Manager, che invia un segnale a IP Office che connette una chiamata al numero di postazione remota e quindi al numero di interno richiesto. Anche le chiamate in uscita verso numeri esterni a IP Office vengono avviate tramite Phone Manager, che invia un segnale a IP Office che connette una chiamata al numero di postazione remota e quindi una chiamata da IP Office al numero esterno richiesto, come se la chiamata fosse stata effettuata dal normale interno di IP Office. Anche queste chiamate sono soggette a eventuali restrizioni di composizione dell'utente IP Office. Le chiamate in ingresso verso il normale interno IP Office dell'utente vengono reindirizzate al numero di postazione remota e accompagnate dalle informazioni sul chiamante nella schermata di dettaglio delle chiamate di Phone Manager. Il normale numero di interno di IP Office viene disconnesso quando si è in modalità Telecommuter. Quando si chiude Phone Manager si viene connessi di nuovo al proprio interno, a meno che non sia stato impostato l'accesso forzato o un altro utente non sia connesso a quell'interno. Non è possibile accedere alle funzionalità dei codici funzione di IP Office utilizzando le cifre di composizione. Si presume che il telefono nella postazione remota sia un telefono con una sola linea. Se nella configurazione di IP Office in uso è stata attivata la messa in attesa, è possibile utilizzarla per una sola chiamata aggiuntiva, quando è collegata una chiamata precedente tramite IP Office. Pagina 12 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

13 Avvio di Phone Manager (modalità Telecommuter) 1. Assicurarsi che il PC sia dotato di una connessione dati alla rete su cui si trova IP Office. 2. Fare clic su Start > Programmi > IP Office > Phone Manager. Introduzione 3. Se necessario, compilare le informazioni di login normali di Phone Manager relative al proprio nome utente e interno. Vedere Accesso a Phone Manager. 4. Dopo il riconoscimento dell'utente in modalità T, viene visualizzato un ulteriore menu Login riportato di seguito. Interno Selezionare Interno se si utilizza l'interno IP Office per ricevere ed eseguire chiamate. Selezionare Remoto se si è a una postazione remota ma si ha accesso a un telefono con un numero diretto. Remoto Selezionare Remoto se si è a una postazione remota esterna presso la quale è disponibile un numero di telefono diretto da utilizzare contemporaneamente come connessione dati a IP Office. Utilizzare l'elenco a discesa per recuperare le informazioni sulla postazione remota salvate in precedenza, oppure inserire nuove informazioni e quindi fare clic su Salva profilo. Nome Il Nome viene utilizzato solo per identificare le impostazioni qualora queste vengano salvate. Numero Deve essere il numero che sarebbe stato composto dall'interno IP Office, deve quindi includere, ad esempio, il prefisso esterno. Deve essere un numero che è possibile chiamare direttamente da IP Office, non tramite tastiera, centralino o servizio di assistente automatico. È soggetto a tutti i blocchi chiamate o ad altri comandi che si applicano all'utente per le telefonate dal proprio interno IP Office. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 13 IP Office Versione 16a ( )

14 Guida per l'utente di Phone Manager Modalità continua Questa modalità consente di controllare l'utilizzo della connessione da IP Office alla postazione remota. Opzione disattivata se non è selezionata la Modalità continua, IP Office chiamerà solo il numero nella postazione remota quando necessario, ovvero quando si eseguono o ricevono chiamate IP Office. Ad esempio quando si esegue una chiamata tramite Phone Manager, l'applicazione IP Office chiamerà la postazione remota e alla risposta eseguirà un'altra chiamata tramite il numero richiesto in Phone Manager. È possibile terminare la chiamata tramite Phone Manager o cambiando il telefono. In questa modalità è possibile eseguire e ricevere chiamate non IP Office dal telefono nella postazione remota. Le telefonate IP Office si distinguono per l'indicazione nella schermata di dettaglio delle chiamate. Non sarà possibile telefonare se l'applicazione IP Office rileva che è in uso un trunk con avvio di ciclo analogico o una emulazione dello stesso. Le chiamate cercapersone non vengono reindirizzate. Le chiamate Intercom e a composizione diretta saranno reindirizzate come telefonate normali. Opzione attivata Se è selezionata la Modalità continua, dopo l'accesso a Phone Manager, l'applicazione IP Office chiamerà il numero di postazione remota e al momento della risposta sarà necessario lasciare la connessione aperta (ricevitore sollevato). Questa è la situazione che si verifica sia in caso di telefonata di prova, se necessaria, o quando si fa clic su OK. L'applicazione Phone Manager viene quindi utilizzata esclusivamente per eseguire e ricevere telefonate, mentre IP Office connette la chiamata al ricevitore del telefono nella postazione remota come e quando necessario. Questa opzione deve essere utilizzata quando sono utilizzate o quando si sospetta l'utilizzo di trunk con avvio di ciclo analogico o con emulazione dello stesso. In tal caso sono inclusi anche telefoni cellulari collegati a gateway cellulari su trunk analogici. Richiedi chiamata di prova Se questa opzione è selezionata IP Office tenterà di eseguire una chiamata al numero della postazione remota. Questa opzione non è selezionabile se è attiva la Modalità continua. 5. Fare clic su OK. Se è stata selezionata la Modalità continua, il telefono squilla e alla risposta parte la musica di attesa di IP Office. Fare clic su per terminare la chiamata da IP Office. NON RIAGGANCIARE IL RICEVITORE DEL TELEFONO. Se è stata selezionata l'opzione Richiedi chiamata di prova, il telefono squilla. Rispondere alla chiamata. In Phone Manager viene visualizzato un messaggio che chiede se la chiamata è stata ricevuta. Fare clic su Sì per terminare l'accesso e su No per tornare alle informazioni di accesso. Se non si riesce a eseguire una telefonata con IP Office, in Phone Manager viene visualizzata la possibile causa. Ad esempio "Chiamata non risposta" o "Blocco delle chiamate in uscita". 6. Dopo l'accesso utilizzare Phone Manager per eseguire e rispondere a chiamate IP Office. Pagina 14 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

15 Introduzione Finestra Elenco utenti Il campo Nome utente\int della finestra di accesso può essere compilato selezionando i dettagli da un elenco. Per aprire la finestra Elenco utenti: 1. Nella finestra di accesso, fare clic su Elenco utenti. Verrà visualizzata la finestra Elenco utenti. 2. Digitare il nome o il numero nel campo appropriato. Verranno elencate soltanto le voci corrispondenti. 3. Fare clic sulla voce richiesta. I campi Numero e Nome sono completati. 4. Per tornare alla finestra di accesso, fare clic su OK. I dettagli selezionati vengono immessi nel campo Nome utente\int. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 15 IP Office Versione 16a ( )

16 Guida per l'utente di Phone Manager Selezione di un'unità di controllo IP Office diversa Quando si fa clic sul pulsante Sfoglia nella finestra Login, viene visualizzata la finestra Unità di controllo IP Office. Se è disponibile più di un sistema IP Office, è possibile selezionare l'unità di controllo da utilizzare. Per selezionare un'unità di controllo IP Office diversa: 1. Fare clic sull'unità di controllo IP Office nell'elenco. 2. Fare clic su OK. Se il sistema IP Office richiesto non è incluso nell'elenco, contattare l'amministratore di sistema. Pagina 16 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

17 Finestra principale Panoramica L'aspetto della finestra principale dipende dalla concessione di licenza e dalle impostazioni di configurazione applicate. La barra del titolo indica la versione di Phone Manager in uso. Nell'esempio la versione utilizzata è Phone Manager Pro. In tutte le versioni di Phone Manager i riquadri fondamentali sono gli stessi. Per maggiori informazioni, vedere Confronto delle funzioni di Phone Manager. La schermata principale di Phone Manager è suddivisa nelle aree descritte di seguito: Barra del titolo Nella barra del titolo è riportata la versione di Phone Manager. Il nome dell'utente si trova tra parentesi quadre. Se la barra del titolo contiene le parole "Phone Manager", significa che non è collegata a IP Office. Barra dei menu Nella parte superiore della schermata si trova la barra dei menu principale. In ogni menu sono contenuti comandi e azioni, alcune voci sono accessibili solo quando si verificano le condizioni appropriate. Ciascun menu può essere aperto facendo clic sul pulsante del menu. È inoltre possibile aprire il menu premendo ALT e la lettera sottolineata relativa al menu desiderato. Ad esempio, premere ALT+A per aprire il menu Azioni. Le opzioni disponibili in ciascun menu sono: File Nel menu File è possibile salvare o caricare un profilo personale, accedere con un nome utente diverso, configurare la propria directory o uscire da Phone Manager. Visualizza Selezionare per eseguire Phone Manager in modalità completa o compatta. Inoltre, selezionare la lingua di visualizzazione e se visualizzare o meno la barra degli strumenti. È possibile cambiare la skin di Phone Manager da questo menu e accedere alle preferenze. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 17 IP Office Versione 16a ( )

18 Guida per l'utente di Phone Manager Azioni Il menu Azioni contiene le azioni per la gestione delle chiamate. Le opzioni non disponibili non sono applicabili alla situazione di chiamata corrente. Sono inoltre visualizzate anche le scelte rapide da tastiera.? Fornisce l'accesso agli aiuti di sistema e ai dettagli relativi ad Avaya IP Office Phone Manager. Per ulteriori informazioni, vedere Consultazione della guida. Barra degli strumenti Le icone sulla barra degli strumenti offrono tasti di scelta rapida per le opzioni che vengono utilizzate frequentemente. Per ulteriori informazioni, vedere Icone della Barra degli strumenti nell'appendice. Dettagli chiamata Nel riquadro Dettagli chiamata è visualizzato lo stato attuale di tutte le chiamate attive. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata. Cronologia chiamate Nell'area Cronologia chiamate vengono visualizzate numerose informazioni. Si divide in diverse schede. Le schede disponibili dipendono dalla configurazione di Phone Manager. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni generali sulla Cronologia chiamate. Slot di parcheggio Sono disponibili quattro slot per le chiamate parcheggiate. Potrebbe essere necessario "parcheggiare" temporaneamente una chiamata per gestire altre attività, ad esempio per ricevere una nuova chiamata o occuparsi di una interruzione. Per ulteriori informazioni, vedere Parcheggio di una chiamata. Pagina 18 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

19 Finestra principale Area Dettagli chiamata Nel riquadro Dettagli chiamata sono presenti tutti i dati relativi allo stato attuale di tutte le chiamate attive. I dettagli visualizzati sono i seguenti: Icona di stato della chiamata Le icone indicano lo stato di una chiamata al proprio numero interno. La visualizzazione dello stato della chiamata in alcuni casi potrebbe non corrispondere al display del telefono. Il telefono è disattivato. La chiamata con la quale si è attualmente collegati. La chiamata è in attesa. Il numero che si sta chiamando è occupato. Indica una chiamata in entrata indirizzata al proprio interno. Numero Viene visualizzato il numero di telefono in entrata oppure il numero di telefono chiamato. Nell'esempio viene visualizzato il numero di telefono esterno. Se la chiamata è interna, viene visualizzato soltanto il numero dell'interno. Da In questa colonna viene visualizzato il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. La rubrica locale è disponibile solo in Phone Manager Pro. A In questa colonna viene visualizzato il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. La rubrica locale è disponibile solo in Phone Manager Pro. Tag Testo immesso per identificare la chiamata. Avviso di costo: Phone Manager 4+. Il campo Avviso di costo è disponibile soltanto in Phone Manager Pro. Quando vi sono informazioni sui costi di una chiamata esterna, le informazioni sono fornite nella colonna Avviso di costo. L'intestazione è visibile solo quando tutti i dettagli sono disponibili ed è disponibile solo durante una chiamata. Le informazioni non vengono salvate nell'area Cronologia chiamate. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 19 IP Office Versione 16a ( )

20 Guida per l'utente di Phone Manager Riquadro Cronologia chiamate Panoramica L area Cronologia chiamate di Phone Manager può mostrare diverse informazioni. È possibile configurare cosa mostrare modificando le proprie preferenze. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle impostazioni generali di Phone Manager. Le schede di Cronologia chiamate disponibili per tutte le versioni di Phone Manager sono: Perse: elenca le chiamate non risposte ricevute dal proprio interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Perse. Tutte: elenca tutte le chiamate in entrata, in uscita e perse. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Tutte. Messaggi: consente di visualizzare il numero di nuovi messaggi memorizzati nella casella voic dell utente. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Messaggi. Composizioni rapide: consente di memorizzare e creare le icone di composizione rapida. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Composizioni rapide. Conferenza: elenca i membri di una conferenza. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Conferenza. Per Phone Manager Pro, nel riquadro Cronologia chiamate vengono visualizzate anche le seguenti schede: In entrata: elenca tutte le chiamate ricevute al proprio interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda In entrata. In uscita: elenca tutte le chiamate effettuate dall'interno. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda In uscita. Stato: la scheda viene visualizzata quando una chiamata è in corso o si è nello stato Occupato impiego/occupato non disponibile. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Stato. Voic durante una chiamata alla propria casella voic , una scheda mostra tutti i messaggi. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Voic . Coda: questa opzione viene utilizzata per monitorare le code dei gruppi di suoneria. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Coda. Porta: utilizzata per attivare il rilascio di una porta. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Porta. Script : consente di visualizzare il testo configurato nel campo File script in una voce di rubrica. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Script. Codici account: consente di visualizzare le icone relative alle chiamate con codici account. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda Codici account. Pagina 20 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

21 Finestra principale Nelle schede In entrata, In uscita, Perse e Tutte sono contenute informazioni sulle chiamate. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una chiamata, vengono visualizzate le seguenti opzioni. Richiama numero: consente di chiamare il numero selezionato. Se non viene visualizzato il prefisso in uscita, ad esempio 9, contattare l'amministratore di sistema. Aggiungi alla rubrica: consente di creare automaticamente una voce di rubrica dai dati sulle chiamate. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni generali per la gestione delle voci di rubrica. Aggiungi a composizione rapida: crea automaticamente una composizione rapida dalle informazioni relative alla chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione delle composizioni rapide. Aggiungi a Outlook: consente di aggiungere automaticamente i dati della chiamata alla cartella dei contatti di Outlook. Per il corretto funzionamento dell'opzione Aggiungi a Outlook è necessario che sul computer sia installato Microsoft Outlook e che MAPI sia configurato correttamente. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema. Copia: il "numero" della chiamata selezionata viene copiato negli Appunti. Elimina voce: consente di eliminare la chiamata selezionata dalla cronologia chiamate. Cancella scheda: i dati della chiamata elencati nella scheda corrente vengono cancellati. Cancella tutte le schede: i dati della chiamata elencati nelle schede In uscita, In entrata, Perse e Tutte vengono cancellati. Scheda In entrata Disponibile solo nelle versioni Phone Manager Pro. Se la scheda In entrata non è visibile ed è in uso Phone Manager Pro, è necessario visualizzare le chiamate in entrata. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di Phone Manager. Nella scheda In entrata sono elencate tutte le chiamate ricevute dall interno dell utente. Possono essere elencate fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per comporre di nuovo il numero. I dati visualizzati nella scheda In entrata sono i seguenti: Campo Icona di stato della chiamata Numero Da A Tag Data e ora Tempo di squillo Tempo di attesa Durata della chiamata Descrizione L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata. Numero di telefono in entrata. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. La data e l'ora della chiamata. La durata degli squilli. Durata dell'attesa della chiamata La durata totale della chiamata. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 21 IP Office Versione 16a ( )

22 Guida per l'utente di Phone Manager Scheda In uscita Disponibile solo nelle versioni Phone Manager Pro. Se la scheda In uscita non è visibile ed è in uso Phone Manager Pro, è necessario selezionarla per visualizzare le chiamate in uscita. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di Phone Manager. La scheda In uscita elenca tutte le chiamate eseguite dall interno dell utente. Possono essere chiamate effettuate manualmente o mediante Phone Manager Pro La scheda In uscita contiene fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per comporre di nuovo il numero. I dati visualizzati nella scheda In uscita sono i seguenti: Campo Icona di stato della chiamata Numero Da A Tag Data e ora Tempo di attesa Durata della chiamata Descrizione L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata. Il numero di telefono composto. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. La data e l'ora della chiamata. Durata dell'attesa della chiamata La durata totale della chiamata. Pagina 22 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

23 Finestra principale Scheda Perse La scheda Perse è disponibile in tutte le versioni di Phone Manager. Se la scheda non è visibile, è necessario selezionarla per visualizzare le chiamate perse. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di Phone Manager. La scheda Perse elenca le chiamate in entrata sull'interno che non hanno ricevuto risposta. Possono essere elencate fino a 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più indietro nel tempo viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata persa per richiamare il numero. I dati visualizzati nella scheda Perse sono i seguenti: Campo Icona di stato della chiamata Numero Da A Tag Data e ora Descrizione L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata. Numero di telefono in entrata. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. La data e l'ora della chiamata. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 23 IP Office Versione 16a ( )

24 Guida per l'utente di Phone Manager Scheda Tutte La scheda Tutte è disponibile in tutte le versioni di Phone Manager. Se la scheda non è visibile, è necessario selezionarla per visualizzare le proprie chiamate. Per maggiori informazioni, vedere Modifica delle opzioni generali di Phone Manager. La scheda Tutte fornisce un elenco di tutte le chiamate in entrata, in uscita e delle chiamate perse registrate sul proprio numero interno. Nella scheda sono elencati i dati per un massimo di 100 chiamate. Se viene raggiunta la capacità massima, la registrazione più vecchia viene cancellata quando viene aggiunta una nuova registrazione. Se è in uso Phone Manager Pro, nelle schede In entrata e In uscita potrebbero essere presenti i dati relativi alle chiamate già eliminati dalla scheda Tutte. Fare clic con il pulsante destro su una chiamata per visualizzare un elenco di opzioni. È possibile fare doppio clic su una chiamata per telefonare al numero presente nell'elenco. I dati visualizzati nella scheda Tutte sono i seguenti: Campo Icona di stato della chiamata Numero Da A Tag Data e ora Descrizione L'icona consente di distinguere il tipo di chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Area Dettagli chiamata. Il numero di telefono in entrata oppure il numero di telefono chiamato. Se la chiamata è interna, viene elencato soltanto il numero dell'interno. Il nome associato al numero nella rubrica sullo stesso sistema principale o nella rubrica locale. Il nome associato al numero chiamato nella rubrica sul sistema principale o nella rubrica locale. Testo immesso per identificare la chiamata. Tutte le chiamate annotate presentano un testo registrato in quest'area. La data e l'ora della chiamata. Pagina 24 Guida per l'utente di Phone Manager Versione 16a ( ) IP Office 4.1

25 Scheda Porta Disponibile solo nelle versioni Phone Manager Pro. Finestra principale Se la scheda Porta è disponibile nel riquadro Cronologia chiamate, è possibile "sbloccare" una porta facendo clic sul pulsante della porta appropriato. Il relè viene aperto a impulso per 5 secondi. I pulsanti della porta sono disponibili solo dopo la relativa configurazione. Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione dei pulsanti di rilascio della porta. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 25 IP Office Versione 16a ( )

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27 Gestione chiamate Panoramica È possibile utilizzare Phone Manager per gestire le chiamate telefoniche in entrata e in uscita. In questa sezione della guida viene spiegato come gestire le chiamate telefoniche. Le aree di gestione delle chiamate trattate sono: Come sapere che c'è una chiamata in entrata a cui rispondere e cosa può accadere in Phone Manager quando si risponde a una chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Risposta a una chiamata. Come utilizzare le rubriche disponibili del telefono o richiamare una chiamata persa. Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione di una chiamata. Come trasferire una chiamata a un'altra persona o a una voic . Per ulteriori informazioni, vedere Esecuzione di una chiamata di consulenza e Trasferimento di una chiamata alla Voic . Come mettere in attesa una chiamata e come rispondere a una chiamata che era in attesa. Per ulteriori informazioni, vedere Messa in attesa di chiamata. Come "parcheggiare" una chiamata e segnalare lo slot di parcheggio con i dettagli della chiamata. Per ulteriori informazioni, vedere Parcheggio di una chiamata. Come registrare una conversazione telefonica. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione di una chiamata. Come creare una chiamata tra più di due persone. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una conferenza. Come eseguire le chiamate con codici account o con le limitazioni PIN. Per ulteriori informazioni, vedere Uso dei codici account e Operazioni con limitazioni PIN. Come vedere il numero di chiamate in attesa in coda e rispondere a una chiamata in coda. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzo delle code. Guida per l'utente di Phone Manager Pagina 27 IP Office Versione 16a ( )