Compliance in Banks 2010

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1 Compliance 2010 La sfida di integrazione dei controlli interni Compliance in Banks 2010 La sfida di integrazione dei controlli interni IL REGIME DEI CONFLITTI DI INTERESSE E DEGLI INDUCEMENT DAL PUNTO DI VISTA DELLA FUNZIONE COMPLIANCE Alessandro Papaniaros Banco Popolare

2 Agenda Conflitti di Interesse Identificazione dei conflitti Gestione dei conflitti Disclosure dei conflitti Registro dei conflitti Processo per la rilevazione e la gestione dei conflitti Inducement Classificazione dei compensi Test di ammissibilità Disclosure degli inducement Processo per la rilevazione e la gestione degli inducement 2

3 Conflitti di Interesse Principali novità introdotte dalla nuova normativa rispetto alla alla precedente: Attribuisce un valore determinante alle procedure e misure organizzative che l intermediario è tenuto a porre in essere al fine di una corretta individuazione e gestione dei conflitti di interesse nella prestazione dei servizi e attività di investimenti ed accessori. La disclosure: non è più da sola sufficiente ad adempiere agli obblighi imposti dalla normativa; va prevista nei soli casi in cui le misure adottate dall intermediario non siano ritenute sufficienti a tutelare il cliente. Impone l obbligo all intermediario di consegnare ai clienti la propria Policy sui conflitti di interesse. 3

4 Organizzazione a livello del Gruppo La valutazione dei conflitti richiede il coordinamento al livello del Gruppo, con un ruolo centrale di control room e guida nelle valutazioni assegnato alla Compliance della Capogruppo. Tavola 11 Fase di gestione Viste per intermediario del registro dei conflitti Fase 3: valutazione dei conflitti Fase 2: rilevazione dei conflitti Registro dei conflitti Compliance Base dati situazioni rilevanti Conflitti potenziali Referenti della funzione di compliance presso le banche e società del Gruppo La valutazione e gestione dei conflitti potenziali viene svolta dalle funzioni di Compliance (o omologhe) degli intermediari interessati, con il coordinamento della Compliance della Capogruppo. Alla Compliance della Capogruppo è attribuita una funzione di control room delle situazioni di conflitto, svolta avvalendosi del concentratore di Gruppo (base dati situazioni rilevanti). La Compliance della Capogruppo ha inoltre la responsabilità di tenere il registro dei conflitti, che è unico al livello del Banco, e che prevede viste logiche specifiche per ogni intermediario autorizzato. Fase 1: identificazione delle situazioni rilevanti Holding Banche Territoriali PrivateBank Investment bank Merchant Bank SGR Sgr Alternative Altre aziende La segnalazione delle situazioni potenzialmente rilevanti nella formazione di conflitti è demandata a tutte le aziende del Gruppo che svolgono servizi di investimento e servizi a emittenti strumenti finanziari. Le segnalazioni possono essere automatiche o manuali, e confluiscono tutte in un solo concentratore a livello del Gruppo. 4

5 Conflitti di Interesse Registro dei Conflitti Strutture di business Procedura Informatica Funzione di Compliance Segnalazione degli Interessi Registro dei conflitti Gestione dei Conflitti di Interesse Identificazione e segnalazione di nuovi interessi Aggiornamento degli interessi segnalati Generazione automatica dei conflitti, sulla base degli algoritmi definiti da Funzione di Compliance Gestione dei passaggi di stato dei conflitti (workflow) Invio delle disclosure, ove previsto Gestione di eventuali errori o anomalie La procedura Conflitti di Interesse elabora le segnalazioni effettuate per rilevare l esistenza di conflitti e le storicizza nel Registro dei conflitti di interesse, indicando: Il servizio al quale si riferisce la registrazione la tipologia e la condizione di conflitto la funzione e la persona che segnala la situazione di conflitto l emittente di strumenti finanziari o lo strumento specifico ai quali il conflitto si riferisce l esito delle valutazioni della funzione di Compliance sulle modalità di gestione e di disclosure Il testo standard della disclosure del conflitto (se prevista). 5

6 Processo per la rilevazione e la gestione dei conflitti di interesse Chi Cosa Compliance di Gruppo Funzioni Utente / Flussi Automatici Procedura Conflitti di Interesse Controlli della Compliance di Gruppo Procedure Informatiche Funzioni Utente 1. Identificazione delle tipologie di conflitto e degli interessi rilevanti ai fini dei conflitti 2. Registrazione degli interessi rilevanti ai fini dei conflitti 3. Rilevazione dei conflitti 4. Iscrizione a Registro dei conflitti 5. Segnalazione Disclosure alla clientela 6. Registrazione cessazione dell interesse rilevante ai fini dei conflitti 7. Chiusura del conflitto a Registro dei conflitti 8. Chiusura Segnalazione Disclosure ai alla clientela La Funzione Compliance sulla base delle Linee Guida Approvate dal Consiglio di Gestione della Capogruppo ha individuato e definito e codificato le tipologie di operazioni in potenziale conflitto di interesse Le funzioni in possesso delle informazioni relative alle tipologie di operazioni definite da Compliance, registrano in procedura Conflitti Interesse l insorgere e il cessare delle operazioni stesse secondo regole predefinite Sulla base degli interessi registrati in procedura dagli Utenti e delle regole di matching definite da Compliance, la procedure Conflitti determina l esistenza di un effettivo conflitto di interessi. Nei casi in cui ha determinato l esistenza di un conflitto, la procedura aggiorna sia in base a criteri automatici predefiniti ovvero, dopo la validazione di Compliance, iscrive nel registro dei conflitti una segnalazione relativa all emittente/titoli ed alla relativa tipologia di conflitto verificata. In relazione delle regole predefinite da Compliance, per una determinata tipologia di conflitto è prevista la disclosure al cliente, la procedura Conflitti invia specifica segnalazione contenente il testo della disclosure stessa da fornire al cliente nelle previste modalità (Modulo di pre-ordine, Prospetto Informativo, Mandato, Ricerca, ecc.) 6

7 Conflitti di Interesse Identificazione dei conflitti La La funzione di di Compliance ha ha contribuito ad ad identificare tutte le le situazioni di di conflitto di di interesse, indicando il il perimetro delle attività ed ed il il perimetro dei dei soggetti coinvolti. Perimetro delle attività Tutti i servizi e le attività di investimento e i servizi accessori identificati dal TUF. Il servizio di gestione collettiva del risparmio. Perimetro soggetti coinvolti L intermediario che presta un servizio I suoi soggetti rilevanti I soggetti che hanno con l intermediario o con i soggetti rilevanti un legame di controllo diretto o indiretto. 7

8 Conflitti di Interesse Identificazione dei conflitti Tipologie legate ai ai rapporti intrattenuti dal dal Gruppo e dai dai Soggetti Rilevanti con con l emittente degli strumenti finanziari oggetto dei dei servizi prestati: Partecipazioni Presenza negli organi sociali di Soggetti Rilevanti Finanziamenti Rapporti d affari Propria emissione Tipologie legate alla alla prestazione dei dei servizi a uno o più piùclienti: Prestazione congiunta di servizi (allo stesso cliente) Prestazione contemporanea di servizi (a clienti diversi) 8

9 Conflitti di Interesse Gestione dei Conflitti La La funzione di di Compliance ha ha contribuito ad ad identificare le le misure di di gestione per per ciascuna tipologia di di conflitto individuata Presidi Logistico // Organizzativi Separazione logistica e funzionale (c.d. Chinese Walls) tra le strutture del Gruppo che svolgono servizi e attività potenzialmente in conflitto. Separatezza nell archiviazione della documentazione, anche a livello informatico (archiviazione di file protetta da password). Divieto di scambio di informazioni rispettivamente detenute in relazione alla propria attività. I soggetti coinvolti nelle attività in conflitto devono essere sottoposti o fare a capo, gerarchicamente, a responsabili di servizio distinti 9

10 Gestione dei Conflitti Conflitti di Interesse Predisposizione di di Policy e Regolamenti interni La gestione dei conflitti di interesse è assicurata anche da alcune policy/procedure che pur non regolando direttamente le materie di conflitto contengono norme e misure idonee ad evitare che eventuali conflitti possano danneggiare interessi dei clienti: Execution Policy Regolamento delle Informazioni Privilegiate Linee guida sulle operazioni personali Regolamento del Servizio di Ricerca Regolamento Operazioni Sospette 10

11 Gestione dei Conflitti Conflitti di Interesse Esempio di individuazione di un conflitto di interesse e assegnazione di presidi di gestione Servizio di investimento Tipologia di conflitto Natura del conflitto Ulteriori presidi richiesti* Negoziazione per conto proprio - Per partecipazione - Per soggetto rilevante - Per rapporti d affari - Per propria emissione - Per finanziamento - Possibilità per l intermediario di evitare una perdita o realizzare un guadagno a danno del cliente - Strategia di esecuzione degli ordini - Procedure di selezione e pricing degli strumenti negoziati in contropartita della clientela - Regolamentazione per la prevenzione degli abusi di mercato (informazioni privilegiate) - Codici di comportamento per gli esponenti aziendali - Per prestazione contemporanea di servizi oricerca oconsulenza alle imprese - Possibilità per l intermediario di evitare una perdita o realizzare un guadagno a danno del cliente - Regolamentazione del servizio di ricerca - Regolamentazione per la prevenzione degli abusi di mercato * Oltre a: separatezza informativa, separatezza di supervisione, separatezza funzionale, protezione da influenze indebite, indipendenza delle retribuzioni 11

12 Conflitti di Interesse Disclosure dei conflitti La La funzione di di Compliance ha ha contribuito all individuazione delle situazioni per per le le quali le le misure adottate dall intermediario non sono ritenute sufficienti a tutelare il il cliente e per per le le quali, pertanto, occorre fornire disclosure Valutazioni del rischio legato ad un conflitto di interesse Valutazione dell efficacia dei presidi preposti Decisione in merito alla disclosure del conflitto 12

13 Disclosure dei conflitti Valutazioni di di rischio Alti Conflitti di Interesse Costi della mancata gestione Medi Bassi Alta Rischio alto Rischio alto Rischio medio Probabilità di manifestazione del conflitto Media Bassa Rischio alto Rischio medio Rischio medio Rischio basso Rischio basso Rischio basso La probabilità di manifestazione del conflitto Cresce con: I costi della mancata gestione Crescono con: Frequenza dei contratti e delle transazioni soggette al conflitto; Complessità dei processi di vendita e svolgimento del servizio; Grado di discrezionalità degli operatori nello svolgimento del servizio Diminuisce con: Esistenza di regole di Vigilanza specifiche e oggettive Dimensione totale e media (per cliente) della raccolta indiretta (o fondi gestiti) e dei ricavi generati dal servizio; Frequenza di reclami, eccezioni dell audit interno e dei revisori esterni, rilievi della Vigilanza, in relazione al servizio (nei due anni precedenti la data di valutazione); Grado di attenzione dimostrato recentemente dalla Vigilanza in relazione allo specifico servizio o alla tipologia di conflitto. 13

14 Disclosure dei conflitti La valutazione di efficacia dei presidi viene svolta in relazione ai presidi necessari identificati per ciascun servizio e per tipologia di conflitto. Conflitti di Interesse Efficacia dei dei presidi Valutazione di dettaglio Sono guidate da una scheda di valutazione che attribuisce un valore all efficacia del singolo presidio: Efficacia Alta Efficacia Media, Efficacia Bassa Valutazione sintetica Viene assegnata all insieme dei presidi un efficacia: Alta, se: Tutti i presidi previsti sono esistenti, e la maggioranza con efficacia alta I presidi, nel loro complesso, non lasciano evidenti aree di non copertura dell operatività Media, se: Tutti i presidi previsti sono esistenti, e la maggioranza con efficacia media I presidi, nel loro complesso, non lasciano evidenti aree di non copertura dell operatività Bassa, negli altri casi. 14

15 Conflitti di Interesse Disclosure dei conflitti Le decisioni sulla disclosure dipendono dalla combinazione di rischio ed efficacia dei presidi Efficacia dei presidi Alta Media Bassa Alta Casi particolari Disclosure richiesta Disclosure richiesta Rischio Media Disclosure non richiesta Casi particolari Disclosure richiesta Bassa Disclosure non richiesta Disclosure non richiesta Casi particolari Disclosure non richiesta: in relazione al rischio rilevato, l efficacia dei presidi è costantemente sufficiente a eliminare, ragionevolmente, la possibilità di danni significativi al cliente. Disclosure richiesta per casi particolari: non si ritiene necessario dare normalmente disclosure della situazione di conflitto; tuttavia, la funzione Compliance può richiedere, in casi specifici, che la disclosure venga data. Disclosure richiesta: i presidi in essere non sono sufficienti ad assicurare, con ragionevole certezza, che il rischio di nuocere agli interessi del cliente sia evitato; il cliente, quindi, deve essere informato della situazione prima di concludere un contratto o una transazione 15

16 Agenda Conflitti di Interesse Identificazione dei conflitti Gestione dei conflitti Disclosure dei conflitti Registro dei conflitti Processo per la rilevazione e la gestione dei conflitti Inducement Classificazione dei compensi Test di ammissibilità Disclosure degli inducement Processo per la rilevazione e la gestione degli inducement 16

17 Inducement Classificazione dei compensi La La funzione di di Compliance ha ha contribuito all analisi ed ed alla alla classificazione delle convenzioni vigenti in in capo alla alla banche del del Gruppo, sulla base della nuova normativa sugli inducements Sono stati individuati accordi che prevedevano remunerazioni: Ammissibili; Non ammissibili; Ammissibili in presenza di determinate condizioni (test di ammissibilità) volte ad assicurare che i compensi siano idonei ad: accrescere la qualità del servizio fornito al cliente; non deve ostacolare l adempimento da parte dell intermediario dell obbligo di servire al meglio gli interessi del cliente. 17

18 Inducement Test di ammissibilità La La funzione di di Compliance ha ha contribuito a definire i i fattori determinanti ai ai fini fini della valutazione dell ammissibilità dei dei compensi l attività di distribuzione di strumenti finanziari emessi o collocati è abbinata al servizio di consulenza a titolo gratuito (valutazione di adeguatezza); vengono fornite al cliente attività regolari di post vendita, quali ad esempio: verifiche periodiche dell adeguatezza della composizione degli investimenti del cliente con le caratteristiche ed il profilo di rischio dello stesso; assistenza nella fase successiva al collocamento stesso, in termini di prestazione di servizi informativi di cui il cliente dovesse necessitare proposte di aggiornamento/revisione dell allocazione del patrimonio del cliente 18

19 Inducement Disclosure degli inducement La La funzione di di Compliance ha ha contribuito alla alla definizione delle modalità di di disclosure degli inducements, ove ove prevista Disclosure sintentica: nella documentazione contrattuale in essere con il cliente viene fornita una disclosure sintetica dei pagamenti che l intermediario riceve da terzi (range percentale in relazione alla famiglia di strumento finanziario ed alla tipologia di commissione) Disclosure analitica: in fase di prestazione del servizio di investimento viene fornita al cliente una disclosure analitica dei pagamenti che l intermediario riceve in connessione alla specifica operazione richiesta. 19

20 Processo per la rilevazione e la gestione degli inducement La La funzione di di Compliance è coinvolta nel nel processo della stipula di di nuovi accordi commerciali, per per la la valutazione di di ammissibilità dei dei compensi Commerciale / Legale Funzione di Compliance Commerciale / Segreteria societaria Proposta una nuova convenzione Valutazione di ammissibilità Firma degli accordi Una volta individuato il partner commerciale, la Struttura Commerciale cura con la controparte la definizione degli aspetti economici e prende contatto con Funzione Consulenza Legale Finanza La Struttura Commerciale trasmette il testo condiviso con la Consulenza Legale Finanza a diverse strutture (IT, Contabilità, Consulenza Fiscale, Compliance) la Funzione di Compliance ha il compito di effettuare la valutazione di ammissibilità secondo quanto previsto dalla Policy sugli inducement Passaggio in delibera del Consiglio Stipula degli accordi 20

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