Sistema Pagamenti del SSR

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1 Sistema Pagamenti del SSR Utente del sistema di fatturazione regionale Manuale Utente Versione 1.2 del 15/01/2014

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3 Sommario Sistema Pagamenti del SSR Utente del sistema di fatturazione regionale Manuale Utente Indice delle figure 1 Premessa 1.1 Nota metodologica 2 Tipologia di utenti 3 Registrazione e Login 4 Manifestazione di volontà 5 Caricamento dei documenti attestanti i poteri di firma 6 Sottoscrizione Accordo Pagamenti per i fornitori di beni e servizi 7 Sottoscrizione Accordo Pagamenti per Strutture Sanitarie erogatrici di prestazioni sanitarie 8 Fatturazione del fornitore di beni e servizi 8.1 Inserimento manuale su Sistema Pagamenti 8.2 Trasmissione flusso fatture in formato XML 8.3 Trasmissione flusso fatture tramite Web Services 9 Fatturazione della struttura sanitaria 10 Scelta del service 11 Scelta del cessionario e gestione delle cessioni 12 Reportistica sincrona/asincrona 13 Firma Digitale

4 Indice delle figure Figura 1 - Manifestazione di volontà Figura 2 - Upload poteri di firma Figura 3 - Firma digitale Figura 4 - Upload atto Figura 5 - Accordo Pagamenti struttura sanitaria Figura 6 - Conferma inserimento fattura Figura 7 - Lista delle fatture Figura 8 - Caricamento fatture tramite flusso Figura 9 - Compilazione fatture ASP Figura 10 - Scelta del service Figura 11 - Blocco delle cessioni Figura 12 - Inserimento/ricerca delle cessioni Figura 13 - Inserimento delle fatture nella cessione Figura 14 - Gestione cessionari Figura 15 - Report sincrono D.Lgs 35 Figura 16- Report asincrono in stato IN LAVORAZIONE Figura 17- Download dei report disponibili

5 1 Premessa La Regione Lazio, con Decreto n. U00501 del 23 dicembre 2013, ha disposto di dare continuità all Accordo Pagamenti anche per gli anni 2014/2015 al fine di gestire, secondo procedure uniformi, i crediti commerciali oggetto di fatturazione a decorrere dal 1 gennaio Si riportano nel seguente manuale, le procedure essenziali per l utilizzo del Sistema Pagamenti del SSR. 1.1 Nota metodologica Il presente documento sarà passibile di successive modifiche ed aggiornamenti, conformemente alle implementazioni e alle nuove release del Sistema Pagamenti del SSR a cui fa riferimento.

6 2 Tipologia di utenti Fornitori 1. Gestione dell'anagrafica utente 2. Gestione dell'associazione con i Service per la gestione dell'accordo Pagamenti 3. Funzionalità per l'immissione puntuale o massiva di Fatture e Note di Credito e reportistica dedicata 4. Gestione e controllo dello stato di liquidazione delle fatture emesse 5. Funzionalità dedicate alla registrazione di cessioni di fatture verso i Cessionari accreditati in Accordo Pagamenti e reportistica dedicata 6. Gestione degli ordini ricevuti dalle aziende sanitarie 7. Consultazione dello stato di pagamento delle fatture immesse nel Sistema Pagamenti Cessionari 1. Gestione della propria anagrafica cessionario e dei dati relativi alla stipula dell'accordo Pagamenti 2. Gestione dell'anagrafica utente 3. Visualizzazione delle anagrafiche relative ai fornitori associati 4. Gestione e controllo delle fatture acquisite e cedute e reportistica dedicata 5. Gestione e controllo delle cessioni di fatture acquisite e cedute verso terzi e reportistica dedicata 6. Controllo dello stato di pagamento delle fatture acquisite tramite cessione Service

7 1. Gestione della propria anagrafica di service e dei dati relativi alla stipula dell'accordo Pagamenti 2. Gestione dell'anagrafica utente 3. Visualizzazione delle anagrafiche relative ai fornitori associati 4. Gestione e controllo delle fatture, note di credito e note di debito inserite da fornitori associati e reportistica dedicata 5. Funzionalità per l'immissione puntuale o massiva di Fatture, Note di Credito e Note di Debito per contro dei fornitori associati e reportistica dedicata 6. Gestione e controllo dello stato di liquidazione delle fatture emesse per conto dei fornitori associati 7. Funzionalità dedicate alla registrazione di cessioni di fatture, note di credito e note di debito verso i Cessionari accreditati in Accordo Pagamenti e reportistica dedicata 8. Gestione degli ordini ricevuti dai fornitori associati da parte dalle aziende sanitarie 9. Consultazione dello stato di pagamento delle fatture emesse per conto dei fornitori associati e reportistica dedicata Persone fisiche 1. Gestione dell'anagrafica utente ASL 1. Visualizzazione delle anagrafiche di Fornitori/Cessionari/Service e reportistica dedicata 2. Visualizzazione dell'accordo Pagamenti per Fornitori/Cessionari/Service 3. Gestione dell'anagrafica utente

8 4. Ricerca e visualizzazione delle Fatture/Note di credito/note di debito inserite, consultazione dei dati di verifica operazioni eseguite da parte degli utenti relativi alla immissione dei documenti contabili e reportistica dedicata 5. Funzionalità di respingimento e richiesta di storno (Note di credito) delle fatture emesse 6. Gestione e controllo dello stato di liquidazione delle fatture inserite tramite la comunicazione dello stato di liquidazione delle fatture emesse attraverso canali dedicati (PEC e Web services) 7. Visualizzazione e controllo delle Cessioni di fatture presenti sul Sistema Pagamenti 8. Gestione Ordine elettronico verso i fornitori registrati nel Sistema Pagamenti attraverso canali dedicati (Web services) 9. Visualizzazione dei pagamenti relativi alle fatture immesse sul SistemaPagamenti, attraverso una reportistica dedicata Enti Previdenziali 1. Gestione della propria anagrafica di ente previdenziale e dei dati relativi alla stipula dell'accordo Pagamenti 2. Gestione dell'anagrafica utente 3. Visualizzazione delle anagrafiche relative ai fornitori che hanno stipulato un atto di cessione 4. Gestione e controllo delle fatture acquisite e cedute e reportistica dedicata 5. Gestione e controllo delle cessioni di fatture acquisite e cedute verso terzi e reportistica dedicata

9 3 Registrazione e Login Ciascun utente dovrà procede alla registrazione sul Sistema Pagamenti del SSR. Al termine della registrazione verranno inviate all indirizzo di posta elettronica indicato, Username e Password, generate automaticamente dal sistema informatico, che sarà necessario acquisire e memorizzare al fine di effettuare il primo accesso alla propria area personale del Sistema Pagamenti del SSR. 4 Manifestazione di volontà Accedendo alla propria area personale, tramite autenticazione, l Impresa dovrà inserire la propria Manifestazione di volontà attraverso la quale verrà dichiarato l impegno dell Impresa a disciplinare il pagamento di tutti i crediti derivanti dai propri Contratti già in essere alla data del presente accordo e/o che saranno stipulati successivamente. L Impresa, accedendo alla propria area personale sul Sistema Pagamenti tramite autenticazione, nella sezione Anagrafica e Contratti - Accordo Gestione Accordo - Manifestazione di Volontà dovrà inserire il flag di convalida della propria Manifestazione di Volontà il cui testo è presente anche nel documento denominato Accordo Pagamenti.

10 Figura 1 - Manifestazione di volontà 5 Caricamento dei documenti attestanti i poteri di firma Per poter sottoscrivere il Nuovo Accordo Pagamenti, l utente deve caricare, nella sezione Anagrafica e Contratti - Accordo Gestione Contratto la documentazione, in formato pdf, attestante i poteri di straordinaria amministrazione ovvero il potere di sottoscrivere il Nuovo Accordo Pagamenti. Figura 2 - Upload poteri di firma 6 Sottoscrizione Accordo Pagamenti per i fornitori di beni e servizi Solo successivamente all espletamento delle precedenti azioni, sarà possibile procedere con la sottoscrizione dell Accordo Pagamenti tramite firma digitale direttamente sul Sistema Pagamenti del SSR, previo inserimento dell apposito flag nella sezione Firma Digitale.

11 Figura 3 - Firma digitale Il Sistema, nella sezione Anagrafica e Contratti Accordo Gestione Contratto, renderà disponibile le funzionalità per scaricare il documento Atto fornitori beni e servizi, firmarlo tramite firma digitale e ricaricarlo appositamente sottoscritto direttamente sul Sistema Pagamenti. Figura 4 - Upload atto

12 7 Sottoscrizione Accordo Pagamenti per Strutture Sanitarie erogatrici di prestazioni sanitarie Solo successivamente all espletamento delle precedenti azioni, sarà possibile procedere con la sottoscrizione dell Accordo Pagamenti tramite firma digitale direttamente sul Sistema Pagamenti. Il Sistema, nella sezione Anagrafica e Contratti Accordo Gestione Accordo - Atto prestazioni Sanitarie, renderà disponibile la funzionalità per scaricare l Accordo 2014 e l Allegato 1 precedentemente compilato con i riferimenti degli atti amministrativi (es. Delibera, Decreto, Atto di Accreditamento, ecc.). La Struttura dovrà firmare, tramite firma digitale, entrambi i documenti, ovvero prima l allegato 1 e successivamente l atto, e ricaricare gli stessi, digitalmente sottoscritti, direttamente sul Sistema Regionale vedi figure 6 e 7 per la corretta sequenza delle operazioni. Figura 5 - Accordo pagamenti struttura sanitaria

13 Figura 6-Firma Allegato 1 strutture sanitario Procedere cliccando su Scarica allegato 1 (contratti), il Sistema Pagamenti genererà un file in formato PDF/A che è possibile salvare sul proprio computer: prendere visione del contenuto e, se corretto, firmarlo digitalmente e caricarlo cliccando su Carica allegato 1(contratti). Figura 7- Esito firma allegato 1 struttura sanitaria Il Sistema valorizza il campo Data Firma dell allegato 1 (contratti), l utente può cliccare di Atto prestazioni sanitarie e firme e procedere alla firma digitale dell Atto.

14 Figura 8- Accordo pagamenti strutture sanitarie scarica atto per firma digitale Cliccare prima su Scarica Atto, il sistema genererà un Atto in formato PDF/A che è possibile firmare digitalmente, utilizzare Carica atto firmato per caricare il file. Nota 1: la firma dell atto è per ogni ASL/AO ovvero per Allegato 1 Nota 2: non è possibile eliminare contratti per i quali è presente una firma o sono associate fatture Nota 3: è possibile aggiornare un Allegato 1 inserendo nuove tipologie di prestazione, in questo caso il sistema genererà un nuovo allegato 1 che è necessario firmare per procedere alla fatturazione. 8 Fatturazione del fornitore di beni e servizi Sarà obbligo di ogni Impresa che sottoscriverà l Accordo Pagamenti, inserire tutte le fatture derivanti da forniture di beni e servizi, ad eccezione di quelle esplicitamente escluse, emesse dal giorno di sottoscrizione dell'accordo fino alla data di scadenza dello stesso. L'inserimento delle fatture sarà possibile, accedendo al Sistema Pagamenti tramite autenticazione, solo successivamente alla sottoscrizione dell'accordo. E possibile inviare fatture tramite:

15 1. Inserimento manuale su Sistema Pagamenti 2. Trasmissione di flusso in formato xml 3. Trasmissione di flusso in formato xml via Web Services 8.1 Inserimento manuale su Sistema Pagamenti Il fornitore se vuole inserire manualmente le fatture su Sistema Pagamenti deve andare nella sezione Fatture Ricerca Nuova fattura/nota di credito. Il sistema guida il fornitore alla compilazione delle fatture permettendo di salvare in qualsiasi momento lo stato corrente della fattura. La procedura di inserimento fatture ha termine quando il fornitore conferma di voler inserire la fattura. Figura 9 - Conferma inserimento fattura Il sistema permette al fornitore di visualizzare la lista delle fatture, note di credito e note di debito immesse attraverso la sezione Fatture - Ricerca. Le fatture non confermate si trovano nello stato BOZZA e possono essere modificate in qualsiasi momento.

16 Figura 10 - Lista delle fatture Manca descrizione Log degli Eventi 8.2 Trasmissione flusso fatture in formato XML Il file in formato XML dovrà essere stato generato rispettando lo standard riportato nei file di documentazione del tracciato disponibili sul portale regionale ed avere il nome conforme allo standard definito INV_<Cod. Fornitore>_<AAAAMMGG>.xml. Dove: Cod.Fornitore è il codice identificativo del fornitore rilasciato dalla Regione al momento della sottoscrizione all accordo pagamenti AAAAMMGG è la data di invio flusso in formato anno mese giorno. Al fine dell immissione dei documenti contabili (Fatture e Note di Credito) è necessario accedere al Sistema, previo inserimento di Username e Password. Dopo essere entrati nel Sistema, nel menù a sinistra accedere all area Gestione Fatture/Note di Credito nella quale sarà disponibile la funzione di

17 caricamento del tracciato XML. Figura 11 - Caricamento fatture tramite flusso Si potrà procedere al caricamento del file xml cliccando sull apposito pulsante Caricamento flusso posto nella pagina tramite il quale apparirà la funzione standard del browser per il caricamento (upload) di file. Si dovrà quindi selezionare il file xml compresso (zip) presente sul disco locale del proprio computer. Un messaggio del Sistema comproverà il corretto completamento della procedura di inserimento. Nota: il pulsante Caricamento Flusso compare a seguito di un caricamento di un file zip (contenente il file xml delle fatture) avvenuto con successo nell ambiente di validazione raggiungibile qui: Trasmissione flusso fatture tramite Web Services Il sistema di fatturazione elettronica realizzato dalla Regione Lazio per i fornitori della sanità funziona da tramite per lo scambio di documenti elettronici e di informazioni tra i fornitori stessi e le Aziende Sanitarie, oltre ad offrire servizi

18 specifici ai services ed ai cessionari. Molti di questi scambi hanno natura massiva ed automatica, e richiedono meccaniche di integrazione tra sistemi. A tale scopo, oltre alle funzionalità online offerte dal portale, è stato creato un insieme di web services per indirizzare le esigenze di interfacciamento. Il servizio Fatture espone i metodi per gestire le informazioni relative alle fatture immesse nel portale. Il Web Service Fatture consente ai fornitori di eseguire l'upload del flusso fatture in formato XML, evitando di dover utilizzare l'upload da form, che risulta poco pratico da automatizzare. Il metodo esegue il solo caricamento del file, che in caso di successo viene preso in carico dal sistema ed accodato per l'elaborazione, la quale avviene in maniera asincrona esattamente come accade per il caricamento da form. Il file XML dovrà essere validato contro l'xsd pubblicato dalla Regione Lazio e scaricabile qui: Il file xml dovrà essere compresso in un formato ZIP, nel quale dovrà essere archiviato con un nome avente la seguente struttura: INV_<codice_fornitore>_<data>[_progressivo].xml. Il codice fornitore è il codice assegnato dal sistema al momento dell'iscrizione; la data deve essere specificata nel formato YYYYMMDD; il progressivo opzionale deve essere un codice numerico. Il file ZIP così costruito dovrà essere infine codificato sotto forma di stringa in formato Base64. 9 Fatturazione della struttura sanitaria Sarà obbligo di ogni struttura che sottoscriverà il suddetto Accordo, inserire tutte le fatture, emesse dal 1 gennaio 2014, derivanti da prestazioni sanitarie, ad eccezione di quelle esplicitamente escluse. La struttura sanitaria può compilare le fatture nella sezione Gestione fatture/note di credito

19 Figura 12 - Compilazione fatture ASP 10 Scelta del service I service sono degli utenti, scelti dai fornitori del Sistema Pagamentni, con il compito di inserire le fatture su Sistema Pagamenti al posto dei fornitori. I fornitori selezionano il proprio service nella sezione Anagrafica e Contratti Scelta Service. Figura 13 - Scelta del service Una volta aggiunto un service, il fornitore non può più inserire fatture o effettuare cessioni su Sistema Pagamenti.

20 Figura 14 - Blocco delle cessioni 11 Scelta del cessionario e gestione delle cessioni E possibile inserire un cessionario attraverso la sezione Fatture Cessioni Ricerca Nuova Cessione. Il sistema visualizza l elenco delle cessioni già effettuate e permette al fornitore di inserirne di nuove. Le informazioni di anagrafica del cessionario saranno presenti nell documento Accordo che è necessario firmare (vedi par XX) Figura 15 - Inserimento/ricerca delle cessioni L utente seleziona un cessionario e inserisce i dettagli della cessione. Selezionando il pulsante Dettaglio della cessione si procede all inserimento puntuale o massivo delle fatture nella cessione.

21 Figura 13 - Inserimento delle fatture nella cessione I fornitori che al momento della sottoscrizione di Accordo Pagamenti hanno già delle fatture cedute, devono aggiungere i cessionari di tali fatture attraverso la voce Anagrafica e Contratti Dettaglio fornitore - Gestione Accordo Gestione Cessionari. Figura 16 - Gestione cessionari

22 12 Reportistica sincrona/asincrona Su Sistema Pagamenti abbiamo 2 tipi di reportistica: 1. reportistica sincrona 2. reportistica asincrona Fanno parte dei report sincroni tutti quei report che non richiedono un eccessivo tempo di elaborazione e quindi possono essere scaricati immediatamente dall utente. I report asincroni invece richiedono elevati tempi di elaborazione, perciò quando l utente richiede un report asincrono, questo viene accodato alla lista dei report asincroni. Un processo dedicato elabora il report e l utente può monitorare lo stato d esecuzione del report dal menù Reportistica Asincrona, dove sono accodati tutti i report asincroni richiesti. Figura 17- Report asincrono in stato IN LAVORAZIONE Figura 18- Download dei report disponibili

23 13 Firma Digitale Il presente capitolo illustra il procedimento di validazione per la verifica dei documenti firmati digitalmente (.p7m) presenti nel Sistema Pagamenti del SSR. La verifica dei documenti avviene, da parte del Sistema Pagamenti, in 4 fasi: 1. verifica formale del documento p7m: si verifica che il documento sia un p7m valido; 2. verifica della presenza della firma tecnica auto-generata dal Sistema Pagamenti, ogni documento scaricato dal Sistema Pagamenti è già firmato digitalmente e contiene la seguente firma digitale : CN=Sistema Informativo Regionale Accordo Pagamenti,OU=LAit S.p.A.,O=Regione Lazio,L=Roma,ST=RM,C=IT. 3. verifica di validità del certificato: si verifica che il certificato utilizzato per firmare digitalmente il documento non sia scaduto; 4. verifica di validità dell ente emittente il certificato di firma digitale: si verifica che l organizzazione che ha emesso il certificato sia accreditata come CA presso la DigitPA (ex CNIPA); 5. verifica di revoca del certificato: si verifica che il certificato non sia stato revocato, accedendo alle CRL (Certificate Revocation List) della CA.

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