2. Tempestività dei pagamenti - D.Lgs. n. 192/2012 del 9 novembre 2012

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1 Allegato alla Circolare n. /2014 Direzione Generale Ufficio Monitoraggio Risorse e Ragioneria della S.A.C. Il Direttore f.f. n. Reg. Mo.R.Ra. 799/2014 Roma, 10 dicembre 2014 Oggetto: Pagamento delle fatture o delle richieste equivalenti di pagamento relative agli acquisti di beni, servizi e forniture 1. Premessa Nell ultimo biennio, il legislatore ha profondamente inciso nella materia dei pagamenti dei debiti commerciali da parte della pubblica amministrazione, innovazioni finalizzate a generare un effetto favorevole sul rilancio dell attività economica del Paese, attraverso una maggiore celerità dei pagamenti. Gli interventi normativi, intervenuti in modo continuo e pervasivo, seguono tutti un unico filo conduttore e rendono necessaria, a parere dello scrivente, una trattazione sistematica e riassuntiva, che consenta agli operatori della Rete scientifica di percepire il disegno complessivo del legislatore e di comprendere come tutti gli adempimenti illustrati siano strettamente correlati tra loro. Si richiama l attenzione delle SS.VV. alla puntuale applicazione delle norme in seguito riportate, anche alla luce delle sanzioni previste. 2. Tempestività dei pagamenti - D.Lgs. n. 192/2012 del 9 novembre 2012 Come già dettagliatamente indicato nella circolare CNR 36/2012 (all. 1), alla quale si rimanda per la trattazione di dettaglio, le norme in oggetto si applicano ad ogni pagamento effettuato a titolo di corrispettivo in una transazione commerciale, intendendo come tale i contratti, comunque denominati, tra imprese e pubbliche amministrazioni, che comportano, in via esclusiva o prevalente, la consegna di merci o la prestazione di servizi contro il pagamento di un prezzo. In tale ambito è fatto obbligo di effettuare il pagamento dei corrispettivi ordinariamente entro trenta giorni: 1

2 - dalla data della verifica ai fini dell'accertamento della conformità della merce o dei servizi alle previsioni contrattuali (cd. prestazione resa), se la fattura viene ricevuta in data precedente alla data di verifica. - dalla data di ricevimento della fattura o della richiesta di pagamento di contenuto equivalente se la fattura viene ricevuta in data successiva alla data di verifica. Nel caso in cui il pagamento venga effettuato successivamente alla data di scadenza, calcolata con le modalità sopra indicate: - gli interessi moratori decorrono, senza che sia necessaria la costituzione in mora, dal giorno successivo alla scadenza del termine per il pagamento; - il saggio degli interessi legali di mora è pari al tasso di riferimento BCE maggiorato di otto punti percentuali (ad oggi pari al 8.15% annuo), da calcolarsi su base giornaliera; - il creditore ha diritto anche al rimborso dei costi sostenuti per il recupero delle somme non tempestivamente corrisposte; - al creditore spetta, senza che sia necessaria la costituzione in mora, un importo forfettario di 40 euro a titolo di risarcimento del danno. È fatta salva la prova del maggior danno, che può comprendere i costi di assistenza per il recupero del credito. 3. Indicatore di tempestività dei pagamenti Art. 9 DPCM 22/9/2014 L art. 9 del DPCM 22/9/2014 ha stabilito che le pubbliche amministrazioni elaborano,., un indicatore annuale dei propri tempi medi di pagamento relativi agli acquisti di beni, servizi e forniture, denominato: «indicatore annuale di tempestività dei pagamenti» (ndr. sono quindi esclusi i lavori). A decorrere dall'anno 2015, le pubbliche amministrazioni elaborano,, un indicatore trimestrale dei propri tempi medi di pagamento relativi agli acquisti di beni, servizi e forniture, denominato: «indicatore trimestrale di tempestività dei pagamenti» L'indicatore di tempestività dei pagamenti di cui ai commi 1 e 2 del presente articolo è calcolato come la somma, per ciascuna fattura emessa a titolo corrispettivo di una transazione commerciale, dei giorni effettivi intercorrenti tra la data di scadenza della fattura o richiesta equivalente di pagamento e la data di pagamento ai fornitori moltiplicata per l'importo dovuto, rapportata alla somma degli importi pagati nel periodo di riferimento. La norma chiarisce, infine, che sono esclusi dal calcolo i periodi in cui la somma era inesigibile essendo la richiesta di pagamento oggetto di contestazione o contenzioso ; pertanto non vengono prese in considerazione altre cause di differimento dei termini. 2

3 A tal fine, e in modo particolare in seguito all obbligatorietà della fatturazione elettronica da parte dei fornitori verso il CNR (dal 31/3/2015), nella procedura di contabilità SIGLA, nel folder fattura passiva, è stato inserito il campo stato liquidazione ed il relativo campo causale. Il calcolo di tale indicatore, che dovrà essere pubblicato sul sito internet istituzionale nella sezione Amministrazione trasparente/pagamenti dell'amministrazione di cui all'allegato A del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, in un formato tabellare aperto che ne consenta l'esportazione, il trattamento e il riutilizzo, verrà calcolato e pubblicato dallo scrivente Ufficio, sulla base delle scritture contabili risultanti dalla procedura di contabilità SIGLA. Considerata la rilevanza dell adempimento, si raccomanda, pertanto, alle SS.VV. di procedere al corretto calcolo della data di scadenza dei pagamenti in conformità delle norme e di inserire tale data nell apposito campo data di scadenza contenuto nel folder fattura passiva presente nella procedura di contabilità SIGLA. Appare evidente che la responsabilità della correttezza del dato, è del Direttore/Dirigente di ogni CdR dell Ente dotato di autonomia contabile. Oltre alle sanzioni previste dalla mancata pubblicazione di tale indicatore sul sito internet istituzionale nella sezione Amministrazione trasparente/pagamenti dell'amministrazione, di particolare rilievo è la sanzione che il legislatore opera con il richiamo all art. 41 del D.L. 66/2014. Tale ultima norma prevede che le amministrazioni pubbliche che, registrano tempi medi nei pagamenti superiori a 90 giorni nel 2014 e a 60 giorni a decorrere dal 2015, rispetto a quanto disposto dal decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, nell'anno successivo a quello di riferimento non possono procedere ad assunzioni di personale a qualsiasi titolo, con qualsivoglia tipologia contrattuale, ivi compresi i rapporti di collaborazione coordinata e continuativa e di somministrazione, anche con riferimento ai processi di stabilizzazione in atto. Appare evidente che l incorrere in tale sanzione comporterebbe per il CNR effetti disastrosi. Si raccomanda, quindi, una particolare attenzione al monitoraggio dei tempi di pagamento e di segnalare allo scrivente Ufficio e alla Direzione Generale situazioni di particolare criticità. 3

4 4. Registro delle fatture emesse - Art. 42 del D.L. 66/2014 Come già comunicato con Circolare CNR 24/2014 (all. 2), l art. 42 del D.L. 66/2014 ha introdotto per le pubbliche amministrazioni l obbligo di adottare il registro unico delle fatture nel quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti. E' esclusa la possibilità di ricorrere a registri di settore o di reparto. Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile". Tale registro è stato prontamente adottato dal CNR ed è in uso dal 1/7/2014, come prescritto dalla norma; appare evidente che tale registro è alimentato dall inserimento nella procedura di contabilità SIGLA delle fatture o delle richieste equivalenti di pagamento. Oltre a sottolineare l importanza che tale adempimento venga adempiuto entro dieci giorni dal ricevimento del documento, si sottolinea che la responsabilità della correttezza del dato, è del Direttore/Dirigente di ogni CdR dell Ente dotato di autonomia contabile. Anche per tale adempimento si raccomanda lo scrupoloso rispetto dei tempi. 5. Piattaforma di certificazione dei crediti (PCC) Art. 27 del D.L. 66/2014 In materia di certificazione dei crediti contratti dalle pubbliche amministrazioni, già oggetto delle circolari CNR 14/2013 (all. 3) e 26/2013 (all. 4), l art. 27 comma 1 del D.L. 66/2014 ha nuovamente e profondamente innovato l ambito di applicazione e la portata dei controlli (cfr. e_mail dello scrivente in data 23/7/2014 h in all. 5). In particolare dispone che A decorrere dal 1 luglio 2014 utilizzando la medesima piattaforma elettronica omissis, le amministrazioni pubbliche comunicano le informazioni inerenti alla ricezione ed alla rilevazione sui propri sistemi contabili delle fatture o richieste equivalenti di pagamento relativi a debiti per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali Pertanto le fatture emesse dal 1 luglio 2014 vengono registrate sulla piattaforma PCC e rese disponibili ai fornitori. Tale adempimento viene effettuato in modo automatico per il tramite dei dati inseriti sulla procedura di contabilità SIGLA. Successivamente al 31 marzo 2015, con l obbligatorietà dell emissione della fattura elettronica anche nei riguardi del CNR, tali dati saranno direttamente resi disponibili dal Sistema di Interscambio e non più dal sistema di contabilità SIGLA. Il comma 4 del suddetto art. 7 bis, inoltre, prescrive che a decorrere dalla medesima data le amministrazioni pubbliche comunicano, mediante la medesima piattaforma elettronica, 4

5 entro il 15 di ciascun mese, i dati relativi ai debiti non estinti, certi, liquidi ed esigibili per somministrazioni, forniture e appalti e obbligazioni relative a prestazioni professionali, per i quali, nel mese precedente, sia stato superato il termine di decorrenza degli interessi moratori di cui all'articolo 4 del decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231, e successive modificazioni. Inoltre il comma 5 prescrive che le amministrazioni pubbliche, contestualmente all'ordinazione di pagamento, immettono obbligatoriamente sulla piattaforma elettronica i dati riferiti alla stessa. Pertanto la piattaforma PCC permette di tracciare e rendere trasparente l intero ciclo di vita dei debiti commerciali per i quali sia stata emessa fattura (o richiesta equivalente di pagamento) a decorrere dal 1 luglio Anche tali adempimenti vengono effettuati in modo automatico per il tramite dei dati inseriti sulla procedura di contabilità SIGLA e continueranno ad operare anche dopo il 31/3/2015 (fattura elettronica PA). Alla luce di quanto sopra esposto, è evidente che i dati inseriti nella procedura di contabilità SIGLA confluiranno direttamente nella piattaforma di certificazione dei crediti. Si raccomanda pertanto la massima attenzione nell inserimento dei dati e lo scrupoloso rispetto dei tempi di registrazione e della corretta indicazione della data di scadenza di tali debiti commerciali. Si segnala che la medesima norma prevede che Il mancato rispetto degli obblighi di cui ai commi 4 e 5 è rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale del dirigente responsabile e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensi degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, o misure analogamente applicabili Nuova Organizzazione CNR nella PCC Al fine di gestire in modo accentrato ed automatico gli adempimenti sopra descritti, lo scrivente Ufficio ha provveduto ad inserire nella Piattaforma di Certificazione dei Crediti (PCC) una nuova struttura organizzativa del CNR, coincidente con quella presente nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e congruente con i Codici Univoci Ufficio (CUU) da utilizzare per la fatturazione elettronica (cfr. all. 6). La nuova struttura vede il CNR registrato come Amministrazione, dotata di un unico Responsabile, ed una articolazione sottostante che corrisponde: - per la rete scientifica: Dipartimenti, Istituti, Unità Operative di Supporto (UOS) degli Istituti; - per l amministrazione centrale: Direzione generale, Direzioni centrali, Uffici (dirigenziali e non), Strutture di Particolare Rilievo. 5

6 Per la rete scientifica ogni soggetto CNR precedentemente accreditato alla Piattaforma verrà nuovamente accreditato come incaricato (FIRMAAD) e dovrà completare la procedura di iscrizione. Il Responsabile per la Piattaforma di Certificazione dei Crediti (PCC) del CNR è la Dott.ssa Tiziana Micolitti (tiziana.micolitti@cnr.it ), alla quale sarà possibile rivolgersi per qualsiasi chiarimento/informazione/supporto in merito agli adempimenti legati alla certificazione dei crediti. 6. Fattura elettronica DMEF 55/2013 Come ormai noto, tutti i processi di fatturazione verso la pubblica amministrazione dovranno essere effettuati in forma elettronica. Infatti come previsto dal DMEF 55/2013, dal 6 giugno 2014 l obbligo di fatturazione elettronica è entrato in vigore nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti Nazionali di assistenza e di previdenza sociale, mentre dal 31/3/2015 riguarderà tutti le altre amministrazioni pubbliche, tra cui il CNR (per eventuali approfondimenti cfr. slide in allegato 7). Rimandando ad una successiva circolare le istruzioni operative per la gestione di tale nuovo adempimento, in questa sede si forniscono le prime indicazioni operative. Già dal 6 giugno 2014 è operativa in SIGLA l emissione di fatture elettroniche attive nei confronti dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli Enti Nazionali di assistenza e di previdenza sociale e, nei prossimi giorni, verrà resa totalmente automatica la gestione di tale adempimento e di tutti quelli conseguenti (gestione delle notifiche, ecc.). Dal 31 marzo 2015 verrà messa in produzione (attualmente è in fase di test) una procedura automatica di gestione della ricezione delle fatture elettroniche passive emesse da parte di tutti i fornitori italiani. Tale procedura comporterà l inserimento automatico in SIGLA di tali fatture che, pertanto, non dovranno più essere registrate manualmente, ma soltanto completate di ulteriori dati relativi al ciclo passivo (accettazione, collegamento all impegno, ecc.). Relativamente agli adempimenti che dovranno essere effettuati con la massima sollecitudine e comunque entro il 31 dicembre 2014, rientra la comunicazione del Codice Univoco Ufficio (CUU) a tutti i fornitori del CNR. L amministrazione centrale ha terminato la registrazione nell Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) di tutti gli uffici deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture elettroniche che sono stati identificati come segue: 6

7 - per la rete scientifica: Dipartimenti, Istituti, Unità Operative di Supporto (UOS) degli Istituti; - per l amministrazione centrale: Direzione generale, Direzioni centrali, Uffici (dirigenziali e non), Strutture di Particolare Rilievo. Come previsto dalla normativa, ognuna delle strutture sopra indicate dovrà comunicare entro il 31 dicembre p.v. il proprio Codice Univoco Ufficio (CUU) (contenuto nell allegato 7) ai propri fornitori, unitamente alla relativa associazione con i contratti vigenti. Tale codice dovrà essere indicato in ogni nuovo contratto stipulato. Per quel che concerne i contratti relativi alle utenze che vengono pagate centralmente dall Ufficio Servizi Generali dell Amministrazione centrale, dovrà essere indicato il CUU relativo a tale Ufficio: YLLZWZ. 7. Corretta gestione del procedimento contabile di spesa Alla luce di quanto esposto nei precedenti paragrafi appare evidente che riveste una importanza cruciale la corretta pianificazione e gestione del procedimento di spesa ed in particolare la corretta gestione della fase dell impegno. Come previsto dall art. 28 del vigente Regolamento di amministrazione, contabilità e finanza del CNR L impegno costituisce autorizzazione ad impiegare le risorse finanziarie con cui, a seguito di obbligazione giuridicamente perfezionata, è determinata la somma da pagare, il soggetto creditore e la ragione. La registrazione dell impegno è subordinata alla preventiva verifica della regolarità della documentazione e dell esistenza dei fondi sui pertinenti capitoli di bilancio, anche con riferimento alle diverse commesse. Pertanto prima della stipula di un contratto/ordine andrà accertata l esistenza della prescritta copertura finanziaria sulla pertinente voce di bilancio, provvedendo, laddove necessario, in via preventiva alle variazioni/storni di bilancio al fine di allocare le risorse su capitoli di bilancio coerenti con la natura delle spese da sostenere. Al momento della stipula del contratto/ordine, dovrà essere prontamente registrato l impegno in contabilità SIGLA, previa verifica di regolarità amministrativo contabile da parte del segretario amministrativo della struttura. Appare evidente che laddove al momento delle ricezione della fattura elettronica non venga prontamente indicato l impegno di spesa relativo, la fattura stessa potrebbe essere considerata dagli stakeholder e dagli organismi di controllo quale debito fuori bilancio. Inoltre sarà fondamentale procedere alla pronta liquidazione (art. 29 del Regolamento di contabilità) delle spese a seguito del riscontro operato sulla regolarità della fornitura o della 7

8 prestazione al fine di consentire allo scrivente ufficio di provvedere al trasferimento delle disponibilità di cassa necessarie a far fronte al pagamento entro i trenta giorni prescritti dalle norme. Il Direttore f.f. (Roberto Tatarelli) Allegato 1 Circolare CNR n. 36/2012 Allegato 2 Circolare CNR n. 24/2014 Allegato 3 Circolare CNR n. 14/2013 Allegato 4 Circolare CNR n. 26/2013 Allegato 5 Comunicazione del 23/7/2014 Allegato 6 Organizzazione CNR con codice CUU e PCC Allegato 7 Slide Fattura elettronica Relazione al corso di Bressanone 28/5/2014 8