Avvocato Diego Fulco. Studio Legale Imperiali

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1 GOVERNANCE del personale e diritto ai controlli difensivi Avvocato Diego Fulco Studio Legale Imperiali Studio Legale Imperiali

2 Le domande ricorrenti Studio Legale Imperiali

3 Le domande ricorrenti/1 Posso compiere attività di investigazione/accertamento interno sui dipendenti? Quando e quali sono i presupposti? Quali sono i limiti dei controlli difensivi? Posso incaricare agenzie esterne e quali sono le mie e le loro responsabilità? Esiste il segreto professionale dell investigatore privato e in quale misura? Posso produrre in giudizio le prove raccolte?

4 Le domande ricorrenti/2 Posso investigare su di un dipendente sospettato di commettere illeciti ai danni dell azienda? In questo caso, posso audio-video riprenderlo, video sorvegliarlo e localizzarlo col GPS? Il GPS nelle investigazioni è legale? L uso di microspie audio e/o video è legale? Posso collocare microspie nelle autovettura? Posso effettuare accertamenti sulle persone da assumere e in quale modo?

5 Da cosa difendersi Situazioni di rischio Illeciti penali e illeciti aziendali Studio Legale Imperiali

6 Da cosa difendersi Appropriazione indebita di danaro Truffe (es. furti di identità per ottenere credito) Riciclaggio di denaro sporco Supporto ad una altrui concorrenza sleale Divulgazione di informazioni aziendali riservate Accesso abusivo a sistemi informatici Rischi di responsabilità 231 per l azienda

7 Prima di difendersi Studio Legale Imperiali

8 Prima di difendersi (I) Domande da porsi C è stata un adeguata politica di informazione/formazione? Il controllo con strumenti elettronici è l unica strada possibile per individuare i responsabili? L accesso alle informazioni (log, immagini) è consentito solo a pochi soggetti incaricati per iscritto? Prima di arrivare al singolo, sono stati fatti richiami collettivi al rispetto delle regole? L attività di controllo è stata autorizzata dal vertice aziendale e vede coinvolti i superiori dei controllati?

9 Quando difendersi Studio Legale Imperiali

10 Controlli preventivi Presupposti di legittimità Accordo con le RSA Di base, controlli anonimi, su aggregati g Rilevazione dell anomalia Politiche di richiamo collettivo Privilegiare alternative Gradualità nell avvicinamento al singolo Solo se necessario, controlli su base individuale fondati su sospetti gravi, precisi e concordanti Proporzionalità nei provvedimenti disciplinari

11 Controlli successivi (I) Definizione Si è verificata una condotta antiaziendale o illecita Occorre scoprire il responsabile La finalità è, in alternativa o contemporaneamente Difesa in giudizio procedimento civile nei confronti del dipendente Accertamento e repressione di reati mperiali Studio Legale Im segnalazione alla Polizia

12 Controlli successivi (II) Limiti e modalità del controllo Imprimatur di vertice per l avvio del controllo Autorizzazione ad effettuare controlli Svolgimento da parte di soggetti autorizzati Individuazione dei controllori Designazione con incarico scritto Rilascio di istruzioni Limite quantitativo Individuazione dell area aziendale oggetto di controllo Coinvolgimento dei superiori delle persone controllate Limite qualitativo Il controllo deve riguardare solo il profilo incriminato Sospetti gravi, precisi e concordanti

13 Codice privacy e investigazioni private Studio Legale Imperiali

14 Lo spartiacque: la finalità 1. Finalità correlata alla difesa di un diritto in giudizio 2. Finalità diversa da quelle di difesa in giudizio, ma considerata legittima dall ordinamento per es. se un azienda desidera raccogliere informazioni su una controparte con cui sta portando avanti una trattativa contrattuale, per capire se le conviene stipulare il contratto 3. Finalità illegittima perché intrusiva, discriminatoria, o contraria alla normativa privacy mperiali Studio Legale Im

15 Esempi di finalità illegittima Un datore di lavoro che commissiona a un investigatore privato un indagine sui costumi privati dei suoi dipendenti rischia di incorrere in sanzioni penali Un azienda che decide di ingaggiare un detective per verificare le abitudini sessuali o le condizioni di salute di un candidato prima di affidargli un ruolo (di dirigente o anche di dipendente), si espone a sanzioni penali Sia il committente che l investigatore privato rischiano responsabilità penale per trattamento illecito, se dall indagine deriva nocumento per gli interessati

16 Il sistema dei ruoli privacy Titolare è chi decide fini e modalità del trattamento Chi eroga servizi e funge da braccio operativo del Titolare, andrebbe nominato Responsabile L investigatore privato ha una naturale vocazione ad essere nominato Responsabile Se c è tale nomina, gli adempimenti privacy nei confronti della persona indagata rimangono a carico del Titolare Fra questi adempimenti, l indicazione, nell informativa alla persona indagata, del coinvolgimento di un investigatore privato quale Responsabile

17 Codice deontologia investigazioni difensive e difesa in giudizio Studio Legale Imperiali

18 Perimetro di applicazione Le disposizioni del Codice di deontologia privacy per la difesa in giudizio devono essere rispettate nel trattamento di dati personali per svolgere investigazioni difensive o nel trattamento per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria sia nel corso di un procedimento sia nella fase propedeutica all'instaurazione di un eventuale giudizio

19 L approccio del Codice di Deontologia/1 Il Codice Deontologico Privacy non ha vietato tout court le tecniche di raccolta dei dati più visibilmente antitetiche alla cultura privacy ha scelto di responsabilizzare gli investigatori privati obbligandoli a dotarsi di un modello organizzativo, censire i trattamenti e i dati, realizzare controlli sull operato dei propri collaboratori

20 L approccio del Codice di Deontologia/2 Il vero nemico della privacy non è l investigatore privato che usa tecniche di indagine invasive Il vero nemico della privacy è l investigatore privato, disattento alla norma o disorganizzato che usa tecniche di indagine invasive quando non sarebbero necessarie che pur di accaparrarsi alcuni dati, ne raccoglie moltissimi altri superflui che non custodisce adeguatamente i dati raccolti, non dà istruzioni ai collaboratori, non li controlla, ecc.

21 Probabili ragioni di questo approccio Non sarebbe equo porre troppi paletti a chi cerca le prove Però bisogna costringere chi cerca prove ad essere estremamente organizzato, per evitare che la ricerca della giustizia a vantaggio di qualcuno (raccolta di dati) si trasformi in un incetta di dati sovrabbondanti rispetto allo scopo, o utilizzabili a fini illeciti oppure, per negligenza, si trasformi in ingiustizia a danno di qualcun altro (perdita o circolazione abusiva di dati).

22 L obbligo dell analisi sulla quanità e qualità delle informazioni L investigatore deve fare «un analisi della quantità e qualità delle informazioni che utilizza e dei possibili rischi» Un azienda (Titolare) può nominare un investigatore privato Responsabile solo se costui ha requisiti di «esperienza, capacità ed affidabilità» che «forniscano idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento», fra queste vi è anche la redazione della risk analysis In linea di massima, la materiale redazione della risk analysis è onere dell investigatore privato.

23 Oneri formali L investigatore privato che effettua indagini connesse ad un attuale o futuro procedimento giudiziario deve farsi rilasciare dal difensore o dal cliente un atto scritto di incarico, che chiarisca tre punti: 1. il diritto che il cliente intende difendere e la legittimazione del cliente a difenderlo 2. gli elementi di fatto che giustificano l indagine 3. il termine ragionevole di chiusura mperiali Studio Legale Im

24 Indicazione nominativa dei collaboratori L obbligo di indicare nominativamente nell atto di incarico tutti i collaboratori coinvolti nell attività investigativa intende evitare una partecipazione incontrollata di preposti che metta a repentaglio la privacy L eventuale coinvolgimento nelle investigazioni private di collaboratori non indicati nell atto di incarico comporta inutilizzabilità dei dati raccolti da costoro.

25 Altri oneri dell investigatore Previsione di regole relative all accesso accesso alle informazioni ed al sistema informatico fondate sui principi need to know, need to do e segretation of duty Soluzione ottimale è la configurazione di audit log, generati automaticamente dai sistemi con cadenza settimanale. Per i controlli sull accesso a banche dati cartacee, si potrebbe ipotizzare la compilazione (e la verifica settimanale) di registri di consultazione. Controllo settimanale sugli incaricati mperiali Studio Legale Im

26 Natura dell intercettazione ambientale Fino all entrata in vigore del Codice Deontologico Privacy, dubbio sulla raccolta dati mediante intercettazioni ambientali: presso l interessato o presso terzi? Se l intercettazione tt i fosse stata t considerata come raccolta di dati presso l interessato un investigatore privato avrebbe dovuto informare la persona pedinata circa l uso di microspie e telecamere Nel Preambolo al Codice Deontologico, l intercettazione ambientale è qualificata come raccolta di dati presso terzi dunque, non richiede l informativa

27 Parametri di legittimità del rilevamento a distanza/1 l ricorso ad attività lecite di rilevamento, specie a distanza, e di audio/video ripresa, possibile nel rispetto di principio di liceità e in particolare eventuali limitazioni specifiche poste da altre fonti normative: per esempio, leggi che vietano l utilizzo di questi sistemi in luoghi destinati a esercitazioni militari, ecc principio di necessità: un rilevamento a distanza è illegittimo se l investigatore poteva raggiungere lo stesso obiettivo mediante tecniche meno intrusive; principio di finalità: gli esiti dei rilevamenti devono essere usati solo per lo scopo per cui sono stati pianificati, anche se potenzialmente utili ad altri fini;

28 Parametri di legittimità del rilevamento a distanza/2 principio di qualità ed esattezza: la tecnologia usata deve garantire affidabilità delle immagini e dei suoni, e porre al riparo da errori giudiziari; principi di pertinenza e non eccedenza: un rilevamento deve essere proporzionato al tipo di processo; inoltre, i rilevamenti vanno impostati in modo da raccogliere solo ciò che serve alla difesa del cliente, senza catturare dati sovrabbondanti; principio di conservazione dei dati per un tempo proporzionato allo scopo.

29 Ma allora, quando un rilevamento a distanza può dirsi lecito? Quando Lo scopo è la difesa di un diritto in giudizio Non ci sono altri modi per raccogliere prove L investigatore ha fatto una analisi dei rischi L incarico all investigatore è scritto è conferito da chi ne ha titolo indica i nomi degli investigatori coinvolti indica il tempo di chiusura dell indagine La tecnologia usata è affidabile L uso della tecnologia è il meno invasivo i possibile cioè il meno prossimo possibile al corpo dell interessato

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