Innovare e semplificare il processo di fatturazione passiva con le soluzioni SAP per la ricezione, digitalizzazione e contabilizzazione.

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1 Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense. Utilizzata con concessione dell autore. Innovare e semplificare il processo di fatturazione passiva con le soluzioni SAP per la ricezione, digitalizzazione e contabilizzazione.

2 Nome dell azienda Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense Settore Previdenza e Assistenza Sito web SAP implementata SAP Vendor Invoice Management by OpenText Partner Techedge; Ente accreditato alla Archiviazione a Norma di Legge Nel 2008 è stato introdotto l obbligo per i fornitori della Pubblica Amministrazione di inviare le fatture esclusivamente in formato elettronico attraverso il Sistema Di lnterscambio (SDI). Il progetto nazionale di Fatturazione elettronica ha rappresentato un importante innovazione nell ambito della digitalizzazione della PA, permettendo sia l introduzione di una informatizzazione dell intero processo di acquisizione della fattura, sia l integrazione con i diversi gestionali aziendali. 2

3 Cassa Forense, Ente di Previdenza fondato nel 1952, è dal 1994 una fondazione di diritto privato con ampi poteri di autonoma gestione economico-finanziaria e organizzativa volta a garantire e assicurare gli equilibri e le compatibilità dei bilanci con le prestazioni future e ha lo scopo di: Assicurare agli avvocati che esercitano la professione e ai loro superstiti un trattamento previdenziale; Erogare assistenza a favore degli iscritti e dei loro congiunti; Gestire forme di previdenza integrativa; Attuare o partecipare a iniziative di sviluppo culturale e sicurezza sociale degli avvocati. 43% Utenti Coinvolti La percentuale mostrata indica la numerosità di coloro che attualmente beneficiano dell utilizzo della nuova piattaforma VIM. Il valore è stato calcolato sull insieme degli utenti coinvolti nel processo di acquisto di beni e servizi, appartenenti a uffici diversi e interessati anche alla liquidazione delle fatture. 3

4 Cassa Forense ha scelto il sistema gestionale SAP nel 2012 per supportare i processi di amministrazione, finanza e controllo, oltre agli acquisti e alla gestione immobiliare. Con l avvio del progetto di fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione è emersa l esigenza di introdurre una soluzione, a supporto di questo nuovo processo, il più possibile integrata e aderente allo standard e che fosse in grado sia di rispettare i nuovi vincoli, sia di essere operativa in tempo utile all entrata in vigore della nuova normativa. Inoltre la necessità è stata quella di gestire con flessibilità l unione ai mondi aziendali, non collegati a SAP, ovvero di avere una integrazione con le soluzioni applicative in essere, di rispettare la compliance con la normativa e con gli standard di mercato, di integrarsi nativamente con i processi PEC dell Ente e con la struttura del Conservatore. In altri termini si è puntato a introdurre, in tempi brevi, uno strumento integrato che permettesse di supportare l esigenza normativa ma anche di portare innovazione ed efficienza all interno dell Ente. 4

5 Cassa Forense aveva già intrapreso un progetto di investimento sulla soluzione applicativa gestionale SAP ERP, con l obiettivo di farla diventare il secondo pilastro fra gli strumenti software aziendali, dopo quello istituzionale dedicato ai processi previdenziali, contributivi e assistenziali. Il SAP VIM (Vendor Invoice Management) avrebbe permesso di sfruttare l integrazione nativa con il processo di gestione delle fatture fornitori e ciclo passivo già avviato e allo stesso tempo di avere una piattaforma tecnologica in grado di introdurre il nuovo requisito di legge legato alla Fatturazione Elettronica Digitale. Per l implementazione della soluzione, Cassa Forense ha scelto Techedge per la capacità di supportare in maniera efficace tutto il percorso di trasformazione tecnologica e di processo, grazie alla forte esperienza sulla soluzione SAP VIM e all acceleratore tecnologico per l integrazione del canale di Posta PEC con il layer di integrazione SAP PI/PO, piattaforma strategica per il cliente. La soluzione SAP ci ha effettivamente consentito di supportare i vari processi aziendali con una evoluta piattaforma ERP che, oltre a garantire un ampia copertura funzionale, ci ha permesso di affiancare ed integrare i complessi strumenti applicativi previdenziali, completando e consolidando l architettura applicativa dell Ente. Vittorio Colabianchi, CIO, Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense 5

6 L implementazione della soluzione SAP VIM ha permesso a Cassa Forense di raggiungere i seguenti obiettivi: dotarsi di una piattaforma tecnologica che rispettasse la normativa di Fatturazione Digitale; sfruttare al massimo l integrazione con i processi di acquisto SAP; aumentare il controllo sul processo identificando puntualmente i tempi di lavoro - anomalie di processo etc.; dare la stessa interfaccia applicativa SAP così da rendere più veloce il processo di Change Management focalizzandolo solo sulle nuove funzionalità; utilizzare uno strumento unico di comunicazione tra le varie funzioni aziendali; gestire in modo documentale il processo di verifica fattura, semplificando il passaggio di informazioni e documenti tra uffici. 6

7 La soluzione prevede l implementazione del ciclo di gestione delle fatture fornitori, secondo le specifiche contenute nel DPR 633/72 entrato in vigore a partire da Marzo 2015, utilizzando SAP PI e SAP Vendor Invoice Management by OpenText. L acquisizione delle fatture avviene attraverso la ricezione e il processamento di messaggi di posta elettronica certificata (PEC), con l ausilio del SAP PI e in particolare dall adapter PEC realizzato da Techedge. Il processo di lavorazione della fattura, oltre a rispettare i requisiti indicati dal Cliente in termini di reindirizzamento interno, è stato realizzato tenendo conto delle specifiche di Legge e pertanto la soluzione interagisce con i servizi esposti da SDI (Sistema di Interscambio, centrale unica per lo smistamento delle fatture verso la PA) per notificare le comunicazioni di avvenuta ricezione, approvazione fattura ovvero decorrenza termini nel caso sia trascorso il termine utile per l accettazione del documento. Al termine dell elaborazione della fattura in ingresso che si chiude normalmente con la registrazione del documento contabile, i documenti oggetto del processo vengono inviati al servizio di conservazione a norma già in uso da parte del Cliente. Per monitorare l avanzamento del processo sono stati utilizzati sia i tools standard messi a disposizione dalla piattaforma VIM che appositi cruscotti custom realizzati per la verifica del processo end-toend. La soluzione si è perfettamente integrata, sia con i processi autorizzativi aziendali, sia con gli evoluti strumenti di gestione PEC sui quali l Ente investe da tempo. Vittorio Colabianchi, CIO, Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense 7

8 I benefici raggiunti da Cassa Forense grazie alla piattaforma SAP VIM possono essere così sintetizzati: l intero ciclo di processamento delle fatture, dalla ricezione del documento fino all invio in conservazione a norma, è tracciato e monitorato attraverso la soluzione implementata nel rispetto della normativa introdotta dal DPR 633/72; il processo di trattamento e liquidazione delle fatture è stato standardizzato al 99%; sono stati ridotti drasticamente i tempi di registrazione del documento; sono state ridotte le inefficienze nello smistamento delle fatture presenti con il processo manuale (miglioramento e riduzione dei tempi di smistamento, riduzione smarrimento dei documenti, eliminazione attività manuali); il 100% delle fatture sono gestite in modo digitale con pieno controllo del processo; abbinamento immediato tra fattura e ordine di acquisto; identificazione automatica delle anomaile e indirizzamento agli attori responsabili della loro risoluzione con l eliminazione di attività extrasistema non monitorabili; gestione centralizzata di tutte le notifiche PEC legate al processo; trasparenza applicativa per utente tramite utilizzo dell interfaccia SAP; processo documentale a 360 gradi con la possibilità di arricchire il documento contabile con allegati utili al processo (ad es. Audit, etc.); integrazione del Canale PEC con SAP così da poter vedere in un unico punto (SAP) tutte le e- mail riferite al singolo processo di Fatturazione Elettronica. 8

9 Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense La roadmap di evoluzione della piattaforma VIM è articolata mediante 2 step importanti: integrazione con il nuovo sistema documentale aziendale; integrazione dei concetti di approvazione mediante Firma Digitale integrata in SAP. Copyright/Trademark Privacy Impressum Cassa Forense invece ha più in generale in roadmap l evoluzione dell attuale piattaforma, gestionale e di analisi e reporting, verso SAP HANA e SAP S/4 HANA. 9 Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense. Utilizzata con concessione dell autore.