Direzione Sistemi Informativi, Servizi e tecnologie Informatiche - Maggio 2015 Andrea Mongera

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1 Adozione di servizi in cloud: Google Apps for Education Direzione Sistemi Informativi, Servizi e tecnologie Informatiche - Andrea Mongera

2 Il cloud computing è un modo per realizzare dei servizi IT ed offrirli all utente attraverso la rete. Alcune delle caratteristiche sono: accedo ai servizi dovunque io sia e da qualsiasi tipo di terminale, con un unica identità (account & password) ho dati, files, , appuntamenti sempre sincronizzati su tutti i dispositivi non devo installare programmi speciali e posso fare tutto anche via Web i servizi hanno un altissimo grado di affidabilità e continuità (h24 x 365g) posso condividere informazioni e collaborare con altri utenti in modo sicuro ed autonomo Gli investimenti per realizzare il cloud a livello globale sono enormi, sia per garantire servizi affidabili a centinaia di milioni di utenti sia per la continua innovazione tecnologica. Tra i principali fornitori di servizi cloud nel mondo troviamo oggi IBM, Salesforce, Amazon, Microsoft, Oracle, SAP, Google, Citrix, DropBox. Cloud 2

3 Il cloud è un fenomeno in rapidissima crescita e il suo successo nel sostituire dei tradizionali servizi IT interni - deriva anche da questi fattori: risparmio sui costi di funzionamento, nessun immobilizzo di capitale in hw&sw presidio specialistico costante, grande affidabilità e disponibilità h24 garanzia di un aggiornamento tecnologico continuo accesso universale ai dati e applicazioni per tutti i dipendenti orientamento social tipico dei nuovi ambienti collaborativi Un altro fattore a favore della diffusione del cloud in azienda è la familiarità che le persone già hanno con i servizi usati nel privato, ma i servizi cloud offerti gratuitamente all utente finale (consumer) hanno un costo coperto dai profitti della pubblicità e vengono forniti as is i servizi business forniti alle aziende hanno precisi SLA e canoni pay per use (a partire da circa 40 $ / anno per utente); non è prevista pubblicità né vengono raccolte informazioni sulle preferenze dell utente a fini commerciali. Molti utenti ignorano però tali differenze e i servizi cloud di tipo consumer vengono usati talvolta anche in contesti professionali lavorativi. Due tipi di cloud 3

4 Google e Microsoft da alcuni anni offrono gratis alle Università e Centri di Ricerca nel mondo la suite dei loro servizi cloud professionali. Considerata la necessità di un forte investimento nel 2015 per aggiornare l intera infrastruttura centrale di d Ateneo - ormai a fine vita dal punto di vista hw&sw e che presenta ricorrenti problemi di affidabilità - abbiamo effettuato negli scorsi mesi una sperimentazione pilota interna al fine di verificare la fattibilità della migrazione al cloud di alcuni nostri servizi di posta elettronica e collaboration. Ci siamo anche confrontati con altri utenti già in cloud: a fine 2014 in Italia la situazione nelle Università era: Google: unibs, unical, unicam, unisg, unife, unifg, unipv, uniroma1, unistrasi, uniurb, unito, unive, iuav Google solo studenti: unipd, unimore, unifi, unimib, unipa Microsoft: poliba, uninsubria, polimi, unicatt, uniroma3 In ambito locale, hanno adottato Google Apps for Education: Fondazione Mach (2012), sistema scolastico Trentino (2013), Fondazione Bruno Kessler (2014). L offerta Educational 4

5 Il servizio è proposto da Google Ireland Limited, con sede a Dublino (IE) Non prevede alcun costo per l intera durata La gestione dei dati personali è garantita secondo la Direttiva UE 95/46/CE (Google incaricato del trattamento e Unitn responsabile) E disciplinato dalla legge Italiana ed il Foro esclusivamente competente è il Tribunale di Milano Viene garantita l assenza di contenuti pubblicitari (tranne che eventualmente per gli Alumni, opzione che non risulta mai essere stata attivata ad oggi negli altri Atenei) La piattaforma di produzione ed i servizi sono gli stessi di quelli di Google Apps for Business (ad eccezione di Google Classrom offerto solo alle Università) che vengono acquistati ed utilizzati da aziende di tutto il mondo, incluse molte Italiane Anche i livelli di servizio, SLA, coincidono con quelli di Google Apps for Business; in particolare l'interfaccia web dei Servizi che rientrano in Google Apps viene garantita operativa e disponibile almeno al 99,9% Google Apps for Edu 5

6 La nostra prima migrazione al Cloud è stata del servizio che collegava un indirizzo privato degli studenti ad un alias del tipo Sono molti i problemi legati all alias sorti in passato quali ad es: spam e perdita di messaggi, black listing dei server d Ateneo e impossibilità per gli studenti di presentarsi all esterno con un indirizzo di tipo unitn.it. Il 23/3/2015 abbiamo creato oltre 80K caselle reali di posta elettronica del tipo: nome.cognome@studenti.unitn.it nome.cognome@alumni.unitn.it I nostri studenti attivi hanno ora anche il servizio Google Drive, ovvero uno spazio personale per i loro documenti. Migrazione studenti Nr. accessi degli studenti nel primo mese di servizio 6

7 Alumni Studenti Docenti & Staff Gmail Drive Calendar, contacts Google Groups Hangouts Sites G+ Google Apps for Work Unlimited (spazio utente illimitato) Google Classroom Le Googl Apps sono assegnate in modo diverso in base al tipo di utenti UniTrento 7

8 L accesso ai servizi può avvenire in modo diretto o da un widget nel proprio myunitn. Una volta autenticati con il nostro Account d Ateneo è possibile utilizzare tutte le Apps. Ogni utente avrà, come ora, un indirizzo principale nome.cognome@unitn.it ed eventuali altri indirizzi legati alle proprie afferenze, che potranno essere usati sempre per ricevere e, di volta in volta a propria scelta, per spedire messaggi. Gmail è compatibile con i protocolli standard POP e IMAP, e si può continuare ad utilizzare i client di posta preferiti. Il browser Chrome di Google offre alcune funzionalità che lo rendono in alcuni casi preferibile (Es: gestione identità multiple, lavoro off line, molte estensioni dedicate) Accesso ai servizi 8

9 Il 30 giugno 2015 è la data di termine del supporto dei server di posta elettronica centrale d Ateneo, dopo la quale l assistenza diventa critica e i nostri servizi meno garantiti. Programmiamo prima di allora con ciascun Dipartimento / Centro / Direzione una data per garantire una migrazione il più possibile omogenea (un intero dominio o gruppi di utenti all interno dei domini nei casi più complessi). Ciascun utente riceverà, dal momento stabilito, queste con questo messaggio: 1 Dopo alcune ore e fino ad un giorno 2 Entro la fine dell estate 3 «Hai le G Apps: ricevi solo su Google tutte le nuove . Puoi già usare i servizi Google: accedi subito via myunitn, usa la posta con Webmail e/o configura il tuo client di .» «Ora su Google hai tutte le tue mail degli ultimi 3-8 mesi, contatti e calendario.» «Ora su Google hai tutte le mail che hai ricevuto in Modalità di attivazione 9

10 Oltre ad un supporto diretto da parte del personale tecnico per configurazioni di PC e recupero informazioni, verranno organizzate e ripetute in ciascuna sede delle sessioni di formazione e introduzione ai nuovi servizi, fornite istruzioni e manuali via web, garantito un supporto on line da parte di operatori dedicati. supporto alla migrazione 10