Guida dell'utente del sistema di posta vocale Cisco Unity Express 2.3

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1 Guida dell'utente del sistema di posta vocale Cisco Unity Express 2.3 Revisione: 31 luglio 2006, OL Prima pubblicazione: 31 luglio 2006 Ultimo aggiornamento: 31 luglio 2006 In questa guida vengono fornite informazioni su alcune funzioni avanzate di posta vocale del sistema di posta Cisco Unity Express. La presente guida illustra come accedere a queste funzioni durante l'utilizzo del sistema Cisco Unity Express, del telefono IP Cisco Unified e di VoiceView Express. Utilizzare la presente guida insieme ai documenti elencati nella sezione "Documenti correlati" a pagina 3. Sommario Restrizioni, pagina 2 Documenti correlati, pagina 3 Parte I Sistema di posta vocale Cisco Unity Express (Call-in) Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono, pagina 3 Opzioni di posta vocale, pagina 4 Accesso alle opzioni di setup, pagina 4 Gestione dei messaggi di benvenuto, pagina 4 Impostazione delle notifiche dei messaggi, pagina 7 Uso degli elenchi di distribuzione, pagina 13 Modifica della password, pagina 20 Modifica del nome registrato, pagina 20 Cosa fare quando si ricevono notifiche via telefono, pagina 20 Ricezione dei messaggi di posta vocale via , pagina 21 Sede centrale: Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Drive, San Jose, CA U.S.A Cisco Systems, Inc. Tutti i diritti riservati.

2 Restrizioni 2.3 Parte II Sistema di posta vocale Cisco Unity Express (VoiceView Express) Accesso a Cisco Unity Express utilizzando il telefono IP Cisco Unified e VoiceView Express, pagina 23 Accesso a VoiceView Express, pagina 24 Ricezione e invio dei messaggi, pagina 25 Gestione della casella messaggi, pagina 30 Personalizzazione delle impostazioni, pagina 31 Accesso alle Caselle trasmissione generiche, pagina 35 Amministrazione dei messaggi broadcast, pagina 35 Restrizioni Alcune funzioni descritte nel presente documento (ad esempio il recupero via dei messaggi di posta vocale, la configurazione delle notifiche di posta vocale e il recupero dei messaggi di posta vocale mediante il telefono IP Cisco Unified) devono essere abilitate dall'amministratore del sistema. Nel caso in cui non fosse possibile accedere a una funzione, contattare l'amministratore del sistema per assicurarsi che la funzione sia abilitata sul sistema in uso. Se è in corso una sessione di posta vocale Cisco Unity Express, non può essere avviata una seconda sessione per lo stesso utente. Tale regola non si applica alle sessioni di posta vocale avviate tramite client IMAP, come Microsoft Office Outlook. Se si avvia una sessione di posta vocale utilizzando il telefono IP Cisco Unified per chiamare il sistema di posta vocale, il tentativo di accedere a VoiceView Express non causerà l'annullamento della sessione di posta vocale. Se si è effettuato l'accesso a VoiceView Express, l'utilizzo del telefono IP Cisco Unified per chiamare il sistema di posta causerà l'annullamento della sessione di VoiceView Express. La sessione di VoiceView Express terminerà automaticamente senza alcun avviso. Una volta effettuato l'accesso a VoiceView Express, il successivo accesso a una seconda sessione di VoiceView Express da un altro telefono causerà l'annullamento della prima sessione. La prima sessione di VoiceView Express terminerà automaticamente senza alcun avviso. VoiceView Express è soggetto a un timeout di inattività, in seguito al quale la sessione di VoiceView Express termina automaticamente senza alcun avviso. Se è stato effettuato l'accesso a VoiceView Express mediante il telefono IP Cisco Unified e si riceve una chiamata in entrata, le informazioni sulla chiamata vengono visualizzate sul display del telefono. Sollevare la cornetta o premere il pulsante auricolare o speaker per connettere la chiamata. A seconda del telefono IP Cisco Unified in uso, è possibile tornare alla sessione VoiceView Express qualora la chiamata viene terminata prima che la sessione venga chiusa a causa del timeout di inattività. In caso contrario, la sessione di VoiceView Express terminerà automaticamente senza alcun avviso. Consultare la guida dell'utente del telefono IP Cisco Unified per ulteriori informazioni. 2

3 2.3 Documenti correlati Documenti correlati All'indirizzo seguente sono disponibili documenti correlati per Cisco Unity Express: Argomento correlato Configurazione della Casella vocale Ascolto dei messaggi vocali Invio dei messaggi vocali Impostazioni personalizzate Invio di messaggi broadcast utilizzando il sistema di amministrazione telefonica 1 Utilizzo dell'interfaccia utente di Cisco Unity Express AvT per: Accedere alle impostazioni della posta vocale, incluse le notifiche Gestire le sottoscrizioni ai gruppi di posta vocale Modificare la password Gestire gli elenchi di distribuzione di posta vocale Titolo del documento Guida di riferimento rapida del sistema di posta vocale Cisco Unity Express Guida dell'amministratore di Cisco Unity Express AvT Guida in linea di Cisco Unity Express (premere il pulsante della guida durante l'utilizzo dell'interfaccia utente di Cisco Unity Express) 1. L'accesso al sistema di amministrazione telefonica è generalmente riservato agli utenti con diritti amministrativi; contattare l'amministratore del sistema per ulteriori informazioni. Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono Comporre il numero di telefono interno o esterno per contattare Cisco Unity Express. Se richiesto, inserire il PIN e premere #. Nota Se la chiamata viene effettuata da un altro telefono, premere * per inserire l'id (solitamente il proprio interno telefonico), quindi premere #. Inserire quindi il PIN e premere nuovamente #. Se viene richiesto l'id (solitamente il proprio interno telefonico), inserirlo e premere #. Inserire quindi il PIN e premere nuovamente #. 3

4 Opzioni di posta vocale 2.3 Opzioni di posta vocale Durante l'utilizzo di Cisco Unity Express, è possibile selezionare le seguenti opzioni dal menu principale: 1 Ascolto dei nuovi messaggi. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida di riferimento rapida del sistema di posta vocale Cisco Unity Express. 2 Invio di un messaggio. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida di riferimento rapida del sistema di posta vocale Cisco Unity Express. 3 Ascolto dei vecchi messaggi. Per ulteriori informazioni, consultare la Guida di riferimento rapida del sistema di posta vocale Cisco Unity Express. 4 Accesso alle opzioni di configurazione, quali i messaggi di benvenuto della posta vocale, gli elenchi di distribuzione, le password e le notifiche dei messaggi. Fare riferimento alla sezione Accesso alle opzioni di setup. Accesso alle opzioni di setup Durante l'utilizzo di Cisco Unity Express, dopo aver premuto 4 per accedere alle opzioni di configurazione, è possibile selezionare i seguenti numeri per accedere alle seguenti funzioni: 1 Gestione dei messaggi di benvenuto. Fare riferimento alla sezione Gestione dei messaggi di benvenuto. 2 Configurazione o modifica delle impostazioni dei messaggi. Fare riferimento alle sezioni: Impostazione delle notifiche dei messaggi Uso degli elenchi di distribuzione 3 Configurazione delle impostazioni personali. Fare riferimento alle sezioni: Modifica della password Modifica del nome registrato 4 Configurazione delle opzioni della lingua (non disponibile su tutti i sistemi). Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema. Gestione dei messaggi di benvenuto I messaggi di saluto sono i messaggi che i chiamanti ascoltano quando contattano la casella vocale. Sono disponibili i seguenti messaggi: Messaggio di saluto standard: messaggio normale inviato ai chiamanti quando contattano la casella vocale. Può essere un messaggio di sistema predefinito ("Spiacenti,<interno xxxx>/<nome utente> non disponibile") o un messaggio registrato e impostato come messaggio di saluto standard. Messaggio di saluto alternativo: messaggio registrato dall'utente e attivato o disattivato utilizzando il menu della casella vocale. Questo messaggio viene utilizzato come messaggio alternativo al messaggio standard; ad esempio, durante un periodo di assenza, è possibile registrare un messaggio particolare. 4

5 2.3 Accesso alle opzioni di setup Per gestire i messaggi di benvenuto: Eseguire le operazioni descritte in "Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono" per visualizzare il menu principale della casella vocale. Premere 4 per accedere al menu delle opzioni di configurazione. Premere 1 per accedere al menu dei messaggi di benvenuto. Viene riprodotto il messaggio di saluto attivo. Per registrare nuovamente il messaggio di saluto corrente, premere 1. Fare riferimento alle sezione "Nuova registrazione del messaggio di saluto corrente". Per attivare o disattivare il messaggio di saluto alternativo, premere 2. Fare riferimento alla sezione "Attivazione e disattivazione dei messaggi di benvenuto alternativi" a pagina 5. Per modificare gli altri messaggi di benvenuto, premere 3. Fare riferimento alle sezioni "Nuova registrazione del messaggio di saluto standard" e "Nuova registrazione del messaggio di saluto alternativo" a pagina 6. Per ascoltare tutti i messaggi di benvenuto, premere 4. Fare riferimento alla sezione "Revisione di tutti i messaggi di benvenuto" a pagina 6. Nuova registrazione del messaggio di saluto corrente Dopo aver ascoltato il messaggio di saluto corrente, premere 1 per registrare nuovamente il messaggio. Dopo il segnale acustico, registrare il proprio messaggio di saluto. Al termine della registrazione, premere #. Viene riprodotto il nuovo messaggio di saluto registrato. Per eseguire nuovamente la registrazione, premere 1. Attivazione e disattivazione dei messaggi di benvenuto alternativi Per attivare o disattivare il messaggio di saluto alternativo, premere 2 nel menu dei messaggi di benvenuto. Se attivato, viene riprodotto il messaggio alternativo. Premere 2 per disattivare il messaggio alternativo. Se il messaggio alternativo non è attivato, premere 2 per attivarlo. Se non è stato ancora registrato un messaggio alternativo o se si desidera registrarlo nuovamente, effettuare le operazioni descritte nella sezione Nuova registrazione del messaggio di saluto alternativo. 5

6 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Nuova registrazione del messaggio di saluto standard Per registrare nuovamente il messaggio di saluto standard: Nel menu dei messaggi di benvenuto, premere 3. Premere 1 per eseguire nuovamente la registrazione del messaggio di saluto. Dopo il segnale acustico, registrare il proprio messaggio di saluto. Al termine della registrazione, premere #. Viene riprodotto il nuovo messaggio di saluto. Per accettare il messaggio e continuare, premere #. Per eseguire nuovamente la registrazione, premere 1. Nuova registrazione del messaggio di saluto alternativo Per registrare nuovamente il messaggio di saluto alternativo: Nel menu dei messaggi di benvenuto, premere 3. Premere 3 per eseguire nuovamente la registrazione del messaggio di saluto. Dopo il segnale acustico, registrare il proprio messaggio di saluto. Al termine della registrazione, premere #. Viene riprodotto il nuovo messaggio di saluto. Per eseguire nuovamente la registrazione, premere 1. Revisione di tutti i messaggi di benvenuto Per ascoltare tutti i messaggi di benvenuto, premere 4 nell'apposito menu. Vengono riprodotti i messaggi di benvenuto standard, alternativo e corrente. È possibile effettuare quanto le operazioni seguenti: Per registrare nuovamente il messaggio di saluto corrente, premere 1. Per attivare o disattivare il messaggio di saluto alternativo, premere 2. Per registrare nuovamente altri messaggi di benvenuto, premere 3. Per rivedere tutti i messaggi di benvenuto, premere 4. 6

7 2.3 Accesso alle opzioni di setup Impostazione delle notifiche dei messaggi Accesso al menu Notifiche È possibile impostare Cisco Unity Express per la notifica dei messaggi di posta vocale appena ricevuti tramite telefono, cercapersone o . Cisco Unity Express contatterà il dispositivo scelto per avvisare l'utente che è stato ricevuto un messaggio di posta vocale. La presente sezione descrive l'utilizzo del sistema telefonico di posta vocale per configurare esclusivamente le notifiche per telefoni o cercapersone numerici. È inoltre possibile utilizzare i seguenti strumenti per impostare notifiche per cercapersone alfanumerici e (in aggiunta ai telefoni e ai cercapersone numerici): Cisco Unity Express VoiceView Express Utilizzare il telefono IP per impostare notifiche mediante telefoni, cercapersone alfanumerici o . Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Personalizzazione delle impostazioni, pagina 31. Interfaccia utente di Cisco Unity Express Utilizzare il PC per configurare le notifiche mediante telefoni, cercapersone alfanumerici o . Accedere all'interfaccia utente utilizzando Microsoft Internet Explorer per connettersi al server Cisco Unity Express ed eseguire la connessione utilizzando l'id utente alfanumerico e la password. Contattare l'amministratore di sistema se non si conosce l'indirizzo del server, l'id utente o la password. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dell'interfaccia GUI per configurare le notifiche, consultare la guida in linea. Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono" per visualizzare il menu principale della casella vocale. Premere 4 per accedere al menu delle opzioni di configurazione. Nel menu Opzioni d'impostazione, premere 2 per accedere a Impostazioni messaggi. Premere 1 per configurare le notifiche dei messaggi. Il sistema indica se le notifiche sono abilitate e, in caso positivo, per quali dispositivi. 7

8 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Scegliere il dispositivo al quale inviare la notifica Nel menu Notifiche dei messaggi, premere uno dei seguenti numeri per selezionare il dispositivo al quale inviare la notifica: 1 Cercapersone 2 Telefono abitazione 3 Telefono ufficio 4 Telefono cellulare Dopo aver selezionato il dispositivo che si desidera configurare, è possibile selezionare le seguenti azioni in base al numero: 1 Attivazione delle notifiche dei messaggi (se disattivate) o disattivazione delle notifiche dei messaggi (se attivate). 2 Ascolto delle impostazioni di notifica correnti. 3 Modifica del numero di telefono della notifica (il numero del telefono personale o del cercapersone). Cisco Unity Express compone il numero per inviare notifiche alla ricezione di un messaggio di posta vocale. Consultare la sezione "Modifica del numero di telefono delle notifiche" qui di seguito. 4 Ascolto della pianificazione corrente delle notifiche. Configurare l'ora del giorno in cui si desidera ricevere le notifiche; ad esempio se si desidera disattivare le notifiche nelle ore serali. Consultare la sezione "Configurazione della programmazione delle notifiche" qui di seguito. 5 Modifica delle preferenze delle notifiche (se si desidera ricevere notifiche per tutti i messaggi o solo per i messaggi urgenti). Consultare la sezione "Modifica delle preferenze delle notifiche" qui di seguito. Modifica del numero di telefono delle notifiche Dopo aver premuto 3 nel menu Notifiche dei messaggi per modificare il numero di telefono delle notifiche, il sistema indica se un numero di telefono è attualmente assegnato al dispositivo in uso (telefono o cercapersone). Se è già assegnato un numero di telefono, effettuare una delle seguenti operazioni: Premere * per mantenere il numero attuale. Inserire il nuovo numero e premere #. Se non è stato ancora assegnato un numero di telefono, inserire il nuovo numero e premere #. Nota Inserire esclusivamente cifre da 1 a 9. Non è possibile inserire interruzioni, spazi o altre variabili speciali. 8

9 2.3 Accesso alle opzioni di setup Dopo aver immesso il numero: Se è stato immesso un nuovo numero consentito dal sistema di posta vocale, il sistema ripete il numero. Se è stato immesso un numero non consentito dal sistema (ad esempio un numero a pagamento), verrà visualizzato un messaggio di errore. Premere * per mantenere il numero o, se si desidera, immettere un nuovo numero e premere #. Premere * per continuare. Il sistema indica se sono state impostate cifre aggiuntive. Le cifre aggiuntive sono numeri inviati da Cisco Unity Express dopo che il telefono o il cercapersone ha risposto alla chiamata di notifica; ad esempio è possibile utilizzare le Cifre aggiuntive per raggiungere un determinato interno dopo aver digitato un numero di accesso principale. Per impostare Cifre aggiuntive, consultare la sezione "Impostazione di Cifre aggiuntive" qui di seguito. Per uscire, premere *. Impostazione di Cifre aggiuntive Le cifre aggiuntive sono numeri inviati da Cisco Unity Express dopo che il telefono o il cercapersone ha risposto alla chiamata di notifica; ad esempio è possibile utilizzare le Cifre aggiuntive per raggiungere un determinato interno dopo aver digitato un numero di accesso principale. Se sono impostate cifre aggiuntive, il sistema utilizza tali cifre. Se non sono impostate cifre aggiuntive, il sistema invia una segnalazione all'utente. Premere 1 per impostare cifre aggiuntive. Inserire le cifre aggiuntive e premere #. Per includere un'interruzione di 1 secondo, premere *. Il sistema immette le cifre aggiuntive indicate. Premere # per mantenere queste cifre o tornare al Passaggio_2. Il sistema utilizza le cifre aggiuntive impostate. Configurazione della programmazione delle notifiche È possibile impostare una pianificazione delle notifiche per abilitare o disabilitare le notifiche in determinate ore del giorno, determinati giorni della settimana o tutti i giorni. Ad esempio, è possibile disabilitare le notifiche durante la notte. Per impostazione predefinita, le notifiche sono attive da lunedì a venerdì dalle 8.00 alle Dopo aver premuto 4 nel menu Notifiche dei messaggi per configurare l'ora del giorno in cui si desidera ricevere le notifiche, premere uno dei seguenti numeri: 1 Ascolto della pianificazione corrente delle notifiche. Consultare la sezione "Ascolto della pianificazione corrente" qui di seguito. 2 Modifica della programmazione delle notifiche per tutti i giorni. Consultare la sezione "Modifica della pianificazione per tutti i giorni" qui di seguito. 3 Modifica della programmazione delle notifiche per un giorno specifico. Consultare la sezione "Modifica della pianificazione per un giorno specifico" qui di seguito. 9

10 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Ascolto della pianificazione corrente Dopo aver premuto 1 nel menu Programmazione notifiche per ascoltare la pianificazione delle notifiche attuale, immettere uno dei seguenti numeri per scegliere il giorno: 1 Domenica 2 Lunedì 3 Martedì 4 Mercoledì 5 Giovedì 6 Venerdì 7 Sabato Nel caso in cui sia stata configurata una notifica per almeno una mezz'ora di un determinato giorno, il sistema applica la programmazione delle notifiche. Immettere un numero per ascoltare la pianificazione per un altro giorno oppure premere * per uscire e tornare al menu Notifiche dei messaggi. Modifica della pianificazione per tutti i giorni Dopo aver premuto 2 nel menu Programmazione notifiche per cambiare la pianificazione delle notifiche per tutti i giorni, attenersi alla procedura descritta di seguito: Premere #. Immettere l'ora di inizio per l'invio delle notifiche. È necessario immettere l'ora nel formato a due cifre; ad esempio, per indicare le ore 9.00, immettere "09". A seconda del numero immesso, eseguire una delle seguenti operazioni: Cifra immessa Selezionare 0 Premere 1 per iniziare l'invio delle notifiche a mezzanotte. Premere 2 per iniziare delle notifiche alle Premere 1 per iniziare l'invio delle notifiche a mezzanotte. Premere 2 per iniziare l'invio delle notifiche alle Premere 3 per iniziare l'invio delle notifiche a mezzogiorno. Premere 4 per iniziare l'invio delle notifiche alle Premere 1 per iniziare l'invio delle notifiche a un'ora specifica del mattino. Premere 2 per iniziare l'invio delle notifiche a una mezz'ora del mattino. Premere 3 per iniziare l'invio delle notifiche a un'ora specifica della sera. Premere 4 per avviare le notifiche a una mezz'ora della sera Premere 1 per iniziare l'invio delle notifiche a un'ora specifica della sera. Premere 2 per iniziare l'invio delle notifiche a una mezz'ora della sera. 10

11 2.3 Accesso alle opzioni di setup Passaggio 5 Premere #. Passaggio 6 Immettere l'ora finale per l'invio delle notifiche. È necessario immettere l'ora nel formato a due cifre; ad esempio, per indicare le ore 9.00, immettere "09". A seconda del numero immesso, eseguire una delle seguenti operazioni: Cifra immessa Selezionare 0 Premere 1 per terminare l'invio delle notifiche a mezzanotte. Premere 2 per terminare l'invio delle notifiche alle Premere 1 per terminare l'invio delle notifiche a mezzanotte. Premere 2 per terminare l'invio delle notifiche alle Premere 3 per terminare l'invio delle notifiche a mezzogiorno. Premere 4 per terminare l'invio delle notifiche alle Premere 1 per terminare l'invio delle notifiche a un'ora specifica del mattino. Premere 2 per terminare l'invio delle notifiche a una mezz'ora del mattino. Premere 3 per terminare l'invio delle notifiche a un'ora specifica della sera. Premere 4 per terminare l'invio delle notifiche a una mezz'ora della sera Premere 1 per terminare l'invio delle notifiche a un'ora specifica della sera. Premere 2 per terminare l'invio delle notifiche a una mezz'ora della sera. Passaggio 7 Nel caso in cui sia stata immessa un'ora valida, il sistema indica le ore scelte per le notifiche. Premere uno dei numeri seguenti: 1 Consente di salvare la pianificazione. Quindi effettuare una delle seguenti operazioni: Premere 1 per impostare una pianificazione aggiuntiva. Vedere il passaggio 1. Premere # per interrompere l'operazione di aggiunta delle pianificazioni. Il sistema notifica che la pianificazione è stata impostata. 2 Consente di modificare la pianificazione appena immessa. Vedere il passaggio 1. 11

12 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Modifica della pianificazione per un giorno specifico Dopo aver premuto 3 nel menu Programmazione notifiche per cambiare la pianificazione delle notifiche per un giorno specifico, attenersi alla procedura descritta di seguito: Immettere uno dei numeri seguenti per scegliere il giorno: 1 Domenica 2 Lunedì 3 Martedì 4 Mercoledì 5 Giovedì 6 Venerdì 7 Sabato Seguire i passaggi da 1 a 7 nella sezione Modifica della pianificazione per tutti i giorni. Modifica delle preferenze delle notifiche È possibile modificare le preferenze delle notifiche per specificare i tipi di messaggi per i quali si desidera ricevere una notifica. Ad esempio, è possibile ricevere notifiche per tutti i messaggi o solo per i messaggi urgenti. Suggerimento La possibilità di impostare pianificazioni per tutti i messaggi deve essere consentita dall'amministratore del sistema. Dopo aver premuto 5 nel menu Notifiche dei messaggi per configurare le preferenze delle notifiche, il sistema indica se le notifiche sono state impostate per tutti i messaggi o solo per i messaggi urgenti. Se le notifiche sono attualmente impostate per tutti i messaggi e si desidera cambiare questa impostazione, premere 1 per ricevere notifiche solo per i messaggi urgenti. Se le notifiche sono attualmente impostate per i messaggi urgenti e si desidera cambiare questa impostazione, premere 1 per ricevere notifiche per tutti i messaggi. Se il sistema consente di modificare le preferenze delle notifiche per tutti i messaggi, verrà ricevuto un messaggio che indica che le preferenze sono state modificate. Se il sistema non consente di modificare le preferenze delle notifiche, l'utente riceverà un messaggio di errore. Per uscire e tornare al menu Notifiche dei messaggi, premere *. 12

13 2.3 Accesso alle opzioni di setup Uso degli elenchi di distribuzione Utilizzare gli elenchi distribuzione per inviare un messaggio di posta vocale a più utenti del sistema contemporaneamente. I membri degli elenchi possono essere: Utenti Utenti remoti Indirizzi nascosti Gruppi Caselle di trasmissione generiche Altri elenchi pubblici Altri elenchi privati Nota Gli elenchi privati non possono essere membri di elenchi pubblici. Questi elenchi possono essere membri solamente di altri elenchi privati in uso. Per accedere agli elenchi di distribuzione, è possibile: Utilizzare il telefono; consultare la sezione Accesso al menu degli elenchi di distribuzione qui di seguito. Utilizzare l'interfaccia utente di Cisco Unity Express. Accedere all'interfaccia utente utilizzando Microsoft Internet Explorer per connettersi al server Cisco Unity Express ed eseguire la connessione utilizzando l'id utente alfanumerico e la password. Contattare l'amministratore di sistema se non si conosce l'indirizzo del server, l'id utente o la password. Accesso al menu degli elenchi di distribuzione Per accedere al menu degli elenchi di distribuzione, attenersi alla procedura descritta di seguito: Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono" per visualizzare il menu principale della casella vocale. Premere 4 per accedere al menu delle opzioni di configurazione. Nel menu Opzioni d'impostazione, premere 2. Premere 4 per accedere agli elenchi di distribuzione della casella vocale. 13

14 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Nel menu degli elenchi di distribuzione, è possibile selezionare le seguenti azioni in base al numero: 1 Controllo degli elenchi di distribuzione privati. Consultare la sezione "Revisione degli elenchi di distribuzione privati" qui di seguito. 2 Aggiunta o modifica dei membri degli elenchi di distribuzione privati o dei nomi registrati. Consultare le sezioni "Aggiunta di un elenco di distribuzione privato" o "Modifica di un elenco di distribuzione privato" più avanti. 3 Eliminazione di un elenco di distribuzione privato. Consultare la sezione "Eliminazione di un elenco di distribuzione privato" qui di seguito. 4 Controllo degli elenchi di distribuzione pubblici. Consultare la sezione "Revisione degli elenchi di distribuzione pubblici" qui di seguito. 5 Aggiunta o modifica dei membri degli elenchi di distribuzione pubblici o dei nomi registrati. Consultare le sezioni "Aggiunta di un elenco di distribuzione pubblico" o "Modifica di un elenco di distribuzione pubblico" qui di seguito. 6 Eliminazione di un elenco di distribuzione pubblico. Consultare la sezione "Eliminazione di un elenco di distribuzione pubblico" qui di seguito. Configurazione degli elenchi di distribuzione privati Nella presente sezione vengono illustrati i seguenti argomenti: Revisione degli elenchi di distribuzione privati Aggiunta di un elenco di distribuzione privato Modifica di un elenco di distribuzione privato Eliminazione di un elenco di distribuzione privato Revisione degli elenchi di distribuzione privati Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 1 per ascoltare un riepilogo degli elenchi di distribuzione privati. Inserire il numero dell'elenco (da 1 a 5) per ascoltare i membri dell'elenco. Durante la revisione degli elenchi è possibile selezionare le seguenti azioni in base al numero: 3 Eliminazione di un membro. Premere durante l'ascolto del nome del membro. Premere 1 per confermare la rimozione. 7 Ripetizione dell'ascolto del membro precedente. 77 Ritorno all'inizio dell'elenco. 8 Sospensione dell'ascolto. 9 Passaggio al membro successivo. 99 Passaggio all'ultimo membro dell'elenco. 14

15 2.3 Accesso alle opzioni di setup Aggiunta di un elenco di distribuzione privato Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 2. Inserire il numero di un elenco vuoto, non configurato (da 1 a 5). Seguire le istruzioni fornite nella sezione "Modifica di un elenco di distribuzione privato" qui di seguito per aggiungere uno o più membri all'elenco o per registrare un nome di elenco. L'elenco viene salvato e viene creato un nuovo elenco di distribuzione. Modifica di un elenco di distribuzione privato Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 2. Inserire il numero dell'elenco (da 1 a 5). Selezionare una delle seguenti azioni in base al numero: 1 Aggiunta di un membro all'elenco. Consultare la sezione "Aggiunta di un membro a un elenco di distribuzione privato" qui di seguito. 2 Ascolto dei nomi dei membri dell'elenco corrente. Vedere le opzioni nella sezione "Revisione degli elenchi di distribuzione privati" o premere # per uscire. 3 Rimuovere un membro. Consultare la sezione "Rimozione di un membro da un elenco di distribuzione privato" qui di seguito. 4 Registrazione del nome dell'elenco. Consultare la sezione "Registrazione del nome di un elenco di distribuzione privato" qui di seguito. Aggiunta di un membro a un elenco di distribuzione privato Passaggio 5 Passaggio 6 Passaggio 7 Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 2 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 1 per aggiungere un membro. Inserire il nome del membro (predefinito) o premere ## per passare dall'indirizzamento per nome all'indirizzamento per numero. Premere # dopo ciascuna voce. Premere # per aggiungere un nuovo membro, o * per iniziare una nuova ricerca. Se sono presenti più nomi di membri, scegliere il membro in base al numero. Premere * per interrompere l'operazione di aggiunta dei membri. 15

16 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Rimozione di un membro da un elenco di distribuzione privato Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 2 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 3 per eliminare un membro. Selezionare una delle seguenti azioni in base al numero: 1 Ascoltare i nomi dei membri dell'elenco corrente ed eseguire la rimozione durante l'ascolto. Vedere le opzioni nella sezione "Revisione degli elenchi di distribuzione privati" a pagina 14. Premere # per uscire. 2 Rimuovere un membro dell'elenco in base al nome o all'interno: 1. Inserire il nome del membro (predefinito) o premere ## per passare dall'indirizzamento per nome all'indirizzamento per numero. 2. Premere # dopo ciascuna voce. 3. Premere 1 per rimuovere il membro. 4. Se sono presenti più nomi di membri, scegliere il membro in base al numero. 5. Premere * per iniziare una nuova ricerca. Registrazione del nome di un elenco di distribuzione privato Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 2 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 4 per registrare il nome dell'elenco. Dopo il segnale acustico, registrare il nome dell'elenco. Suggerimento Registrare il numero e il nome dell'elenco. Durante la registrazione è possibile selezionare una delle seguenti azioni in base al numero: 1 o * Arrestare la registrazione. La registrazione viene nuovamente riprodotta. Premere 1 per eseguire nuovamente la registrazione o * per accettare il nome registrato. 2 Salvare la registrazione. La registrazione viene nuovamente riprodotta. Premere 1 per eseguire nuovamente la registrazione o * per accettare il nome registrato. 16

17 2.3 Accesso alle opzioni di setup Eliminazione di un elenco di distribuzione privato Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 3. Inserire il numero dell'elenco (da 1 a 5) o premere ## per passare dall'indirizzamento in base al numero all'indirizzamento in base al nome. Compitare il nome dell'elenco di distribuzione. (Nota: il nome dell'elenco di distribuzione è il nome configurato nell'interfaccia utente di Cisco Unity Express, e non il nome vocale creato per l'elenco seguendo i passaggi descritti nella sezione Registrazione del nome di un elenco di distribuzione privato). Se vengono individuati più elenchi, scegliere il numero dell'elenco. Se viene individuato un solo elenco, premere # per eliminare l'elenco. Premere * per iniziare una nuova ricerca. Configurazione degli elenchi di distribuzione pubblici Nella presente sezione vengono illustrati i seguenti argomenti: Revisione degli elenchi di distribuzione pubblici Aggiunta di un elenco di distribuzione pubblico Modifica di un elenco di distribuzione pubblico Eliminazione di un elenco di distribuzione pubblico Revisione degli elenchi di distribuzione pubblici Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 4. Inserire il numero dell'elenco che si desidera rivedere. Durante la revisione degli elenchi è possibile selezionare le seguenti azioni in base al numero: 3 Eliminazione di un membro. Premere durante l'ascolto del nome del membro. Premere 1 per confermare la rimozione. Nota È necessario essere proprietari di un elenco di distribuzione pubblico o possedere privilegi di gestione degli elenchi pubblici per eliminare i membri di un elenco. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. 7 Ripetizione dell'ascolto del membro precedente. 77 Ritorno all'inizio dell'elenco. 8 Sospensione dell'ascolto. 9 Passaggio al membro successivo. 99 Passaggio all'ultimo membro dell'elenco. 17

18 Accesso alle opzioni di setup 2.3 Aggiunta di un elenco di distribuzione pubblico Nota È necessario possedere privilegi di gestione degli elenchi pubblici per aggiungere un elenco di distribuzione pubblico. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 5. Inserire il numero di un elenco vuoto, non configurato (da 1 a 5). Seguire le istruzioni fornite nella sezione "Modifica di un elenco di distribuzione pubblico" qui di seguito per aggiungere uno o più membri all'elenco o per registrare un nome di elenco. L'elenco viene salvato e viene creato un nuovo elenco di distribuzione. Modifica di un elenco di distribuzione pubblico Nota È necessario essere proprietari di un elenco di distribuzione pubblico o possedere privilegi di gestione degli elenchi pubblici per modificare l'elenco. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. Aggiunta di un membro a un elenco di distribuzione pubblico Passaggio 5 Passaggio 6 Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 5 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 1 per aggiungere un membro. Inserire il nome del membro (predefinito) o premere ## per passare dall'indirizzamento per nome all'indirizzamento per numero. Premere # dopo ciascuna voce. Se sono presenti più nomi di membri, scegliere il membro in base al numero. Premere # per interrompere l'operazione di aggiunta dei membri. Rimozione di un membro da un elenco di distribuzione pubblico Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 5 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 3 per eliminare un membro. 18

19 2.3 Accesso alle opzioni di setup Selezionare una delle seguenti azioni in base al numero: 1 Ascoltare i nomi dei membri dell'elenco corrente ed eseguire la rimozione durante l'ascolto. Vedere le opzioni nella sezione "Revisione degli elenchi di distribuzione pubblici" a pagina 17. Premere # per uscire. 2 Per rimuovere un membro dell'elenco in base al nome o all'interno: Inserire il nome del membro (predefinito) o premere ## per passare dall'indirizzamento per nome all'indirizzamento per numero. Premere # dopo ciascuna voce. Se sono presenti più nomi di membri, scegliere il membro in base al numero. Registrazione del nome di un elenco di distribuzione pubblico Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 5 e selezionare il numero dell'elenco. Premere 4 per registrare il nome dell'elenco. Dopo il segnale acustico, registrare il nome dell'elenco. Suggerimento Registrare il numero e il nome dell'elenco. Durante la registrazione è possibile selezionare una delle seguenti azioni in base al numero: 1 o * Arrestare la registrazione. La registrazione viene nuovamente riprodotta. Premere 1 per eseguire nuovamente la registrazione o * per accettare il nome registrato. 2 Salvare la registrazione. La registrazione viene nuovamente riprodotta. Premere 1 per eseguire nuovamente la registrazione o * per accettare il nome registrato. Eliminazione di un elenco di distribuzione pubblico Nota È necessario essere proprietari di un elenco di distribuzione pubblico o possedere privilegi di gestione degli elenchi pubblici per eliminare l'elenco. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. Nel menu degli elenchi di distribuzione, premere 6. Inserire il numero dell'elenco (da 1 a 5) o premere ## per passare dall'indirizzamento in base al numero all'indirizzamento in base al nome. Compitare il nome dell'elenco di distribuzione. Se vengono individuati più elenchi, scegliere il numero dell'elenco. Se viene individuato un solo elenco, premere # per eliminare l'elenco. Premere * per iniziare una nuova ricerca. 19

20 Cosa fare quando si ricevono notifiche via telefono 2.3 Modifica della password Per modificare la password della casella vocale, effettuare quanto segue: Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono" per visualizzare il menu principale della casella vocale. Premere 4 per accedere al menu delle opzioni di configurazione. Premere 3 per accedere alle impostazioni personali. Premere 1 per modificare la password. Passaggio 5 Inserire la nuova password. Premere #. Passaggio 6 Inserire di nuovo la password per conferma e premere #. Nota È possibile anche modificare la password utilizzando l'interfaccia utente di Cisco Unity Express. Accedere all'interfaccia utente utilizzando Microsoft Internet Explorer per connettersi al server Cisco Unity Express ed eseguire la connessione utilizzando l'id utente alfanumerico e la password. Contattare l'amministratore di sistema se non si conosce l'indirizzo del server, l'id utente o la password. Modifica del nome registrato Per modificare il nome registrato o il nome che identifica l'utente ai chiamanti, effettuare quanto segue: Passaggio 5 Passaggio 6 Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono" per visualizzare il menu principale della casella vocale. Premere 4 per accedere al menu delle opzioni di configurazione. Premere 3 per accedere alle impostazioni personali. Premere 2 per modificare il nome registrato. Per registrare un nuovo nome, attendere il segnale acustico e registrare nome e cognome. Al termine della registrazione, premere #. Viene riprodotto il nome registrato. Premere * per mantenere il nome registrato oppure, per registrare un nuovo nome, attendere il segnale acustico e registrare nome e cognome. Al termine della registrazione, premere #. Cosa fare quando si ricevono notifiche via telefono Quando si riceve una chiamata da Cisco Unity Express che notifica l'arrivo di un messaggio di posta vocale, è possibile: Premere 1 per disattivare la notifica di posta vocale per questo numero di telefono. Se si disabilita la notifica, il sistema invia un messaggio di posta vocale per confermare che la notifica è stata disabilitata. Inserire l'interno e il PIN per controllare i messaggi di posta vocale. (Questa funzione deve essere abilitata dall'amministratore del sistema). 20

21 2.3 Ricezione dei messaggi di posta vocale via Ricezione dei messaggi di posta vocale via Nota Questa funzione non è disponibile su tutti i sistemi. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore del sistema. È possibile impostare Cisco Unity Express per inviare i messaggi di posta vocale a un altro programma di posta elettronica. È necessario utilizzare un client IMAP (Internet Message Access Protocol) standard. I messaggi di posta vocale saranno inviati al programma di posta elettronica come file allegato all' in formato.wav. Il file può essere riprodotto con un riproduttore multimediale come ad esempio Microsoft Windows Media Player. Sono supportati i seguenti programmi di posta elettronica: IBM Lotus Notes (6.5, 6) Microsoft Outlook (2003, 2002, 2000) Microsoft Outlook Express 6.0 Download dei messaggi di posta vocale Per istruzioni su come impostare il programma al fine di ricevere messaggi IMAP, consultare la documentazione relativa al programma di posta elettronica. Il download dei messaggi di posta vocale di Cisco Unity Express viene effettuato in una cartella chiamata "Casella messaggi". Nel caso si riscontrassero problemi nella ricezione di messaggi di posta vocale, leggere quanto segue: Errore di "Autenticazione fallita" Accertarsi di utilizzare l'id utente e la password corretti per accedere al proprio account di Cisco Unity Express. Errore di "Password scaduta" La password è scaduta e deve essere modificata. Accedere al sistema di interfaccia utente di Cisco Unity Express per modificare la password. Errore di "Autorizzazione non riuscita" Non si possiedono i privilegi necessari per ricevere i messaggi di posta vocale via . Per ricevere assistenza, contattare l'amministratore del sistema. Dopo la ricezione dei messaggi di posta vocale Dopo aver ricevuto messaggi di posta vocale via , è possibile effettuare le seguenti operazioni: Ascolto dei messaggi Solitamente, è possibile fare doppio clic sul file.wav allegato al messaggio per ascoltarlo. Modifica dello stato di un messaggio Contrassegna un messaggio come "letto" o "non letto". Eliminazione dei messaggi Contrassegna un messaggio come "eliminato" nella casella messaggi e lo sposta nella porzione del sistema di posta vocale dedicata ai messaggi eliminati. Effettuando l'uscita dal client vengono rimossi tutti i messaggi eliminati nella casella di posta elettronica. Nota I messaggi eliminati devono essere rimossi per eliminare definitivamente i messaggi dal sistema. 21

22 Ricezione dei messaggi di posta vocale via 2.3 Ripristino dei messaggi Modifica lo stato di un messaggio da "eliminato" a "salvato" e lo rimuove dallo spazio di archiviazione dedicato ai messaggi eliminati. Finché i messaggi non vengono rimossi definitivamente, è possibile cambiare il loro stato da "eliminato" a "salvato". Rimozione definitiva dei messaggi eliminati Rimuove i messaggi eliminati dal client e dal server . L'aggiornamento dello stato di un messaggio nel programma di posta elettronica aggiorna lo stato del messaggio anche nel sistema di posta vocale. Ad esempio, contrassegnando un messaggio come "letto" sul client , il messaggio sarà contrassegnato come salvato sul sistema telefonico di posta vocale e l'indicatore di attesa messaggio sul telefono verrà disattivato, nel caso non vi siano ulteriori nuovi messaggi. Nota Non tutte queste operazioni potrebbero essere supportate dal programma di posta elettronica; per ulteriori informazioni consultare la documentazione del programma di posta elettronica. Messaggi di posta vocale privati È possibile eseguire il download esclusivamente delle intestazioni, o riassunti, dei messaggi di posta vocale ricevuti contrassegnate come private dal mittente. Per ascoltare il contenuto del messaggio di posta vocale privato, eseguire l'accesso al sistema di posta vocale. Precauzione Non eliminare un messaggio privato dalla Casella messaggi prima di ascoltarlo. L'eliminazione del messaggio nel client comporta l'eliminazione del messaggio di posta vocale dal sistema; non sarà quindi possibile ascoltare il messaggio. Messaggi broadcast È possibile eseguire il download solo per i messaggi broadcast ascoltati in precedenza e salvati mediante il sistema telefonico di posta vocale. Il download dei nuovi messaggi broadcast non viene eseguito nel programma di posta elettronica. 22

23 2.3 Accesso a Cisco Unity Express utilizzando il telefono IP Cisco Unified e VoiceView Express Accesso a Cisco Unity Express utilizzando il telefono IP Cisco Unified e VoiceView Express Questa sezione offre informazioni sull'utilizzo di VoiceView Express e sui tasti e pulsanti del telefono IP Cisco Unified per consultare, ascoltare e gestire messaggi di posta vocale nella casella vocale personale. Utilizzare uno dei seguenti tasti in qualsiasi momento durante l'utilizzo di Voice View Express: Pulsante di navigazione Consente di scorrere attraverso i menu e di evidenziarne gli elementi. Utilizzare il pulsante di navigazione in congiunzione con i pulsanti per attivare le funzioni relative a un elemento evidenziato. Pulsante Servizi Consente di accedere o di uscire da VoiceView Express. Tastiera Premere i numeri per scegliere gli elementi del menu corrispondenti. Per inserire numeri a più cifre, premere il primo numero e quelli seguenti in rapida successione. Premere i tasti per inserire dati e caratteri speciali. Ogni tasto rappresenta uno o più caratteri alfanumerici. Continuare a premere il tasto per selezionare il carattere alfanumerico desiderato dal menu successivo. I pulsanti svolgono le funzioni visualizzate come schede sul display LCD del telefono IP Cisco Unified. Le seguenti funzioni sono disponibili in qualsiasi momento durante l'utilizzo di Voice View Express, a seconda della finestra o menu di Voice View Express visualizzato. Attivare la funzionalità dei pulsanti premendo il pulsante corrispondente. << Consente di scorrere per modificare i caratteri. Utilizzare il pulsante backspace per cancellare caratteri digitati in modo errato. Altro Consente di visualizzare pulsanti aggiuntivi. Annulla Consente di ignorare le operazioni non ancora eseguite o le selezioni non salvate. Indietro Consente di annullare operazioni non ancora eseguite o selezioni non salvate e visualizzare il menu o la finestra visualizzati in precedenza. Logout (Solo finestra Casella personale) Consente di uscire dalla funzionalità View Express. OK Consente di confermare la ricezione di un messaggio visualizzato e visualizzare il menu o la finestra successivi. Selez. Consente di confermare una scelta e visualizzare il menu o la finestra successivi. 23

24 Accesso a VoiceView Express 2.3 Menu Casella personale Il menu Casella personale viene visualizzato esclusivamente dopo aver eseguito l'accesso a VoiceView Express. Utilizzando il menu Casella personale, è possibile effettuare le seguenti operazioni: Aprire la casella messaggi per elencare e gestire i messaggi di posta vocale. Inviare un messaggio di posta vocale a uno o più destinatari. Visualizzare il menu Opzioni personali per personalizzare le impostazioni. Aprire le caselle di trasmissione generiche a cui si è iscritti. Inviare un messaggio broadcast, solo se si possiedono privilegi broadcast o local-broadcast. Effettuare il logout per terminare la sessione VoiceView Express. Accesso a VoiceView Express Suggerimento Se la casella vocale non è ancora stata inizializzata e non si dispone di un PIN, non è possibile eseguire l'accesso a VoiceView Express. Per abilitare l'accesso a VoiceView Express, chiamare la casella vocale dal proprio interno e configurare la casella utilizzando l'interfaccia utente del telefono del sistema casella vocale. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Accesso al sistema Cisco Unity Express tramite il telefono, pagina 3. Per accedere e visualizzare il menu Casella personale: In base alla configurazione del sistema, eseguire una delle operazioni seguenti per visualizzare la finestra di accesso di VoiceView Express su un telefono IP Cisco Unified : Premere Servizi; dal menu Servizi, selezionare VoiceView Express e premere Selez.. Premere Servizi. Premere il pulsante VoiceView Express. Premere il pulsante riga VoiceView Express. Se viene visualizzata la finestra Personalizzazione guidata, premere OK per continuare, quindi: Suggerimento La funzione Avanti è disponibile durante l'utilizzo della procedura guidata. Premere il pulsante Avanti per visualizzare la finestra successiva. Per ascoltare il nome registrato, selezionare Ascolta e premere Selez.. Per registrare il nome salvato, selezionare Regist.. Premere Selez., registrare il nome, quindi premere Stop. Per ascoltare il messaggio di saluto standard, selezionare Ascolta e premere Selez.. Viene riprodotto il messaggio di saluto. Per registrare un messaggio di saluto standard personalizzato, selezionare Regist.. Premere Selez., registrare il messaggio di saluto, quindi premere Stop. Per modificare il PIN, selezionare Cambia per visualizzare la finestra Modifica PIN. Utilizzare il tastierino per inserire un nuovo PIN. Selezionare Conferma e utilizzare la tastiera per inserire nuovamente il nuovo PIN. Premere Invia. 24

25 2.3 Ricezione e invio dei messaggi Quando viene visualizzata la finestra di accesso di VoiceView Express: Precauzione Passaggio 5 Passaggio 6 Utilizzare sempre il pulsante di navigazione sul telefono IP Cisco Unified per selezionare il campo PIN prima di utilizzare la tastiera per inserire il PIN. Se si inserisce il PIN prima di selezionare il campo PIN, il PIN verrà visualizzato in testo non crittografato nel campo ID della casella vocale. Se si utilizza il telefono IP Cisco Unified, selezionare PIN. Utilizzare la tastiera per inserire il PIN, quindi premere Invia. Se si utilizza un altro telefono IP Cisco Unified personale, premere << per cancellare l'id casella. Utilizzare la tastiera per inserire l'id della casella vocale. Selezionare PIN, utilizzare la tastiera per inserire il PIN, quindi premere Invia. Se si sta eseguendo l'accesso dopo un tentativo di accesso non riuscito, premere Login. Selezionare PIN, utilizzare la tastiera per inserire il PIN, quindi premere Invia. Se la casella di posta vocale è piena o quasi piena, premere OK e, se necessario, eliminare i messaggi. Se la casella vocale contiene un messaggio broadcast, premere Ascolta per riprodurre il messaggio. Se la casella di posta contiene un messaggio scaduto, premere Ascolta, Salva o Elimina per ciascun messaggio scaduto. Viene visualizzato il menu Casella personale. Accesso in caso di PIN scaduto Per eseguire l'accesso se viene visualizzata la finestra PIN scaduto: Premere OK per accettare il messaggio relativo al PIN scaduto. Nella finestra Modifica PIN, utilizzare il tastierino per inserire un nuovo PIN. Selezionare Conferma e utilizzare il tastierino per inserire nuovamente il nuovo PIN. Premere Invia. Viene visualizzata la finestra di accesso. Fare riferimento alla sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24. Ricezione e invio dei messaggi La presente sezione include le seguenti informazioni: "Informazioni sui pulsanti per i messaggi di posta vocale" a pagina 26 "Ascolto dei messaggi" a pagina 27 "Risposta a un messaggio" a pagina 27 "Inoltro di un messaggio" a pagina 27 "Invio dei messaggi" a pagina 28 25

26 Ricezione e invio dei messaggi 2.3 Informazioni sui pulsanti per i messaggi di posta vocale Suggerimento Per visualizzare pulsanti aggiuntivi, premere il pulsante Altro. Durante la riproduzione dei messaggi è possibile premere uno dei seguenti pulsanti: AvVel Fine Ind. Pausa Consente di andare avanti di 3 secondi. Consente di passare alla fine del messaggio. Consente di riavviare il messaggio o tornare indietro di 3 secondi. Consente di interrompere o arrestare il messaggio. Dopo la riproduzione dei messaggi è possibile premere uno dei seguenti pulsanti: Ascolta Canc. Home InMsg MesPre MesSuc Nuovo Re-inv Risp. Salva Consente di riprodurre nuovamente il messaggio. Consente di contrassegnare un messaggio come "eliminato". Il messaggio viene eliminato permanentemente all'uscita da VoiceView Express. Consente di visualizzare il menu Casella personale. Consente di inoltrare un messaggio a un'altra casella vocale. Non disponibile per tutti i messaggi. Consente di visualizzare le informazioni sul messaggio precedente a quello attualmente visualizzato. Consente di visualizzare le informazioni sul messaggio successivo a quello attualmente visualizzato. Consente di contrassegnare un messaggio come "nuovo". Consente di inviare nuovamente un messaggio NDR (Nondelivery Receipt). Consente di attivare il microfono ed avviare la registrazione di un messaggio. Non disponibile per tutti i messaggi. Consente di salvare un messaggio. Suggerimento Consultare "Gestione della casella messaggi" a pagina 30 per modificare l'ordine e il tipo dei messaggi elencati nella casella della posta in arrivo. Se la casella messaggi contiene più di 32 messaggi, è possibile premere uno dei seguenti pulsanti per visualizzare le altre pagine dei messaggi: Home PagPrec PagSucc Consente di visualizzare il menu Casella personale. Consente di visualizzare la pagina precedente. Consente di visualizzare la pagina successiva della casella messaggi. 26

27 2.3 Ricezione e invio dei messaggi Ascolto dei messaggi Per aprire la casella messaggi e ascoltare i messaggi di posta vocale: Eseguire le operazioni descritte in "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale, selezionare Casella messaggi quindi premere Selez.. Selezionare un messaggio e premere Selez.. Premere Ascolta. Risposta a un messaggio Per rispondere a un messaggio immediatamente dopo averlo ascoltato: Per rispondere a un messaggio dopo averlo ascoltato premere Risp.. Registrare il messaggio, quindi premere Stop. Viene visualizzato il menu Invia messaggio. Per effettuare l'invio immediatamente dopo la registrazione del messaggio, premere Invia; in alternativa, scegliere una delle opzioni seguenti e premere Selez.: Ascolta messaggio registrato Consente di riprodurre il messaggio da inviare. Registra ancora Consente di attivare il microfono e avviare la registrazione. Registrare il messaggio, quindi premere Stop. Modifica destinatari Consente di ritornare al menu Elenco destinatari dove è possibile aggiungere o rimuovere destinatari. Contrassegna come urgente Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Contrassegna come privato Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Ora di invio del messaggio Consente di visualizzare il menu Invia messaggio. Fare riferimento alla sezione "Indicazione dell'ora di invio" a pagina 29 per pianificare l'invio del messaggio. Inoltro di un messaggio Per inoltrare un messaggio registrando un'introduzione o meno: Per inoltrare un messaggio dopo averlo ascoltato, premere InMes. Indirizzare il messaggio per numero o (facoltativo) premere Nome per aprire la finestra Indirizza per nome, quindi: Per indirizzare il messaggio per numero, utilizzare la tastiera per inserire il numero esatto del destinatario. Per interni in sedi remote, inserire l'id della sede prima del numero dell'interno. Per indirizzare il messaggio per nome, utilizzare la tastiera per inserire il nome completo del destinatario o il nome parziale per ricercare i nomi corrispondenti. Premere Invia. Viene visualizzato il menu Indirizzi corrispondenti. 27

28 Ricezione e invio dei messaggi 2.3 Passaggio 5 Passaggio 6 Selezionare l'indirizzo selezionato e premere Agg. per creare un elenco dei destinatari. Dopo aver aggiunto un indirizzo, premere uno dei pulsanti seguenti: AggAltri Consente di tornare alla finestra Indirizza per numero per aggiungere altri indirizzi all'elenco dei destinatari. Rimuovi Consente di rimuovere un indirizzo dall'elenco. Non è possibile svuotare l'elenco eliminando un unico destinatario. Annulla Consente di annullare una operazione. Fine Consente di visualizzare il menu Invia messaggio. Per effettuare l'invio immediatamente dopo la registrazione del messaggio, premere Invia; in alternativa, scegliere una delle opzioni seguenti e premere Selez.: Ascolta introduzione Consente di riprodurre l'introduzione registrata per il messaggio da inviare. Registra introduzione Consente di attivare il microfono e avviare la registrazione. Registrare il messaggio, quindi premere Stop. Modifica destinatari Consente di ritornare al menu Elenco destinatari dove è possibile aggiungere o rimuovere destinatari. Contrassegna come urgente Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Contrassegna come privato Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Momento per trasmissione messaggio Consente di visualizzare il menu Invia messaggio. Fare riferimento alla sezione "Indicazione dell'ora di invio" a pagina 29 per pianificare l'invio del messaggio. Invio dei messaggi Per registrare e inviare un messaggio di posta vocale: Passaggio 5 Passaggio 6 Eseguire le operazioni descritte alla sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale: selezionare Invia messaggio e premere Selez.. Indirizzare il messaggio per numero o (facoltativo) premere Nome per aprire la finestra Indirizza per nome, quindi: Per indirizzare il messaggio per numero, utilizzare il tastierino per inserire il numero esatto del destinatario. Per interni in sedi remote, inserire l'id della sede prima del numero dell'interno. Per indirizzare il messaggio per nome, utilizzare il tastierino per inserire il nome completo del destinatario o il nome parziale per ricercare i nomi corrispondenti. Premere Invia. Viene visualizzato il menu Indirizzi corrispondenti. Selezionare l'indirizzo selezionato e premere Agg. per creare un elenco dei destinatari. Dopo aver aggiunto un indirizzo, premere uno dei pulsanti seguenti: AggAltri Consente di tornare alla finestra Indirizza per numero per aggiungere altri indirizzi all'elenco dei destinatari. Rimuovi Consente di rimuovere un indirizzo dall'elenco. Non è possibile svuotare l'elenco eliminando un unico destinatario. 28

29 2.3 Ricezione e invio dei messaggi Passaggio 7 Annulla Consente di annullare una operazione. Regist. Consente di attivare il microfono ed avviare la registrazione. Registrare il messaggio, quindi premere Stop. Viene visualizzato il menu Invia messaggio. Per effettuare l'invio immediatamente dopo la registrazione del messaggio, premere Invia; in alternativa, scegliere una delle opzioni seguenti e premere Selez.: Ascolta messaggio registrato Consente di riprodurre il messaggio da inviare. Registra ancora Consente di attivare il microfono e avviare la registrazione. Registrare il messaggio, quindi premere Stop. Modifica destinatari Consente di ritornare al menu Elenco destinatari dove è possibile aggiungere o rimuovere destinatari. Contrassegna come urgente Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Contrassegna come privato Consente di selezionare o deselezionare il messaggio da inviare. Momento per trasmissione messaggio Consente di visualizzare il menu Invia messaggio. Fare riferimento alla sezione "Indicazione dell'ora di invio" a pagina 29 per pianificare l'invio del messaggio. Indicazione dell'ora di invio Suggerimento Il numero corrispondente a ciascuna ora è rappresentato nel formato a 24 ore. Ad esempio, "17" è il numero che corrisponde alle 5 p.m. Il numero relativo ai minuti è compreso tra 1 a 59. "60" è il numero che corrisponde a zero minuti. Per specificare l'ora di invio per un messaggio di posta vocale: Per inviare subito il messaggio, selezionare Immediatamente e premere Selez.; in alternativa, scegliere una delle opzioni seguenti, quindi premere Selez.: Più tardi oggi Consente di visualizzare il menu Momento per trasmissione messaggio per inviare il messaggio a un'ora specificata nel giorno corrente; quindi: selezionare l'ora desiderata e premere Selez.. Selezionare i minuti desiderati e premere Selez.. Domani Consente di visualizzare il menu Momento per trasmissione messaggio per inviare il messaggio a un'ora specificata nel giorno corrente; quindi: selezionare l'ora desiderata e premere Selez.. Selezionare i minuti desiderati e premere Selez.. Momento per trasmissione messaggio Consente di visualizzare il menu Momento per trasmissione messaggio per inviare il messaggio in un secondo momento, fino a un anno dalla data corrente; quindi: scegliere il mese e premere Selez., scegliere la data e premere Selez., scegliere l'ora e premere Selez., quindi scegliere il minuto e premere Selez.. Quando viene visualizzato il menu Invia messaggio con la data e l'ora modificati visualizzati in Momento per trasmissione messaggio, premere Invia. 29

30 Gestione della casella messaggi 2.3 Gestione della casella messaggi I messaggi nella casella messaggi sono elencati nelle relative pagine. Per impostazione predefinita, i messaggi sono ordinati secondo l'ordine seguente: Nuovo Urgente (NU) Nuovo (N) Salvato (S) I messaggi all'interno di una categoria sono ordinati secondo l'ordine in cui sono stati ricevuti. Sono visualizzati solo 32 messaggi per pagina. Quando sono presenti più di 32 messaggi nella casella messaggi, sono necessarie altre pagine di messaggi. La numerazione dei messaggi riparte da 1 in ciascuna pagina: i messaggi visualizzati in ciascuna pagina sono quindi numerati da 1 a 32. Nota Le modifiche all'ordine di visualizzazione e ai filtri vengono applicati alla casella messaggi solamente durante la sessione in corso di VoiceView Express. Modifica dell'ordine dei messaggi nella casella messaggi Per cambiare l'ordine dei messaggi nella casella messaggi: Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale, selezionare Casella messaggi quindi premere Selez.. Premere Altro, quindi premere Ordina per visualizzare il menu Ordina messaggi vocali. Scegliere un ordine e premere Selez. per visualizzare la casella messaggi, che viene quindi riordinata secondo il nuovo ordine. Filtro dei messaggi nella casella messaggi Per visualizzare un elenco di tutti i messaggi di una singola categoria nella casella messaggi: Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale, selezionare Casella messaggi quindi premere Selez.. Premere Altro, quindi premere Elenco per visualizzare il menu Tipo di elenco messaggi vocali. Selezionare un tipo di messaggio. Suggerimento Tutti i messaggi Consente di elencare tutti i messaggi, ordinati secondo l'ordine desiderato. Fare riferimento alla sezione "Modifica dell'ordine dei messaggi nella casella messaggi" a pagina 30 per modificare l'ordine della casella messaggi. Passaggio 5 Premere Selez. per visualizzare la casella messaggi, che elenca solo i messaggi del tipo specificato. 30

31 2.3 Personalizzazione delle impostazioni Personalizzazione delle impostazioni La presente sezione include le seguenti informazioni: "Gestione dei messaggi di saluto" a pagina 31 "Gestione delle impostazioni dei messaggi" a pagina 32 "Modifica del PIN" a pagina 34 "Registrazione del nome" a pagina 34 "Configurazione del numero operatore personalizzato" a pagina 35 Gestione dei messaggi di saluto I messaggi di saluto sono i messaggi che i chiamanti ascoltano quando contattano la casella vocale. Messaggio di saluto standard Un messaggio di saluto normale che viene ascoltato dai chiamanti. Può essere il benvenuto predefinito o un messaggio di saluto personalizzato registrato dall'utente e scelto come messaggio di saluto standard. Messaggio di saluto alternativo Messaggio registrato dall'utente e attivato o disattivato mediante il menu Messaggi di saluto. Per gestire i messaggi di benvenuto: Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale, selezionare Opzioni personali e premere Selez.. Dal menu Opzioni personali, selezionare Messaggi di saluto quindi premere Selez.. Suggerimento Nel menu Messaggi di saluto, viene visualizzato "(Attivo)" di fianco ai messaggi di benvenuto che i chiamanti ascoltano quando contattano la casella vocale. Dal menu Messaggi di saluto, selezionare Standard o Alternativo e premere Selez., quindi: Per ascoltare il messaggio di saluto, selezionare Ascolta e premere Selez.. Viene riprodotto il messaggio di saluto. Per registrare un altro messaggio di saluto, selezionare Regist.. Premere Selez., registrare il messaggio di saluto, quindi premere Stop. Per attivare un messaggio di saluto e disattivarne automaticamente un altro, scegliere Attiva e premere Selez.. 31

32 Personalizzazione delle impostazioni 2.3 Gestione delle impostazioni dei messaggi La funzione Notifiche dei messaggi consente al sistema di posta vocale di notificare all'utente i nuovi messaggi di posta vocale, basandosi su preferenze e pianificazioni, chiamando un telefono o un cercapersone numerico, oppure creando e inviando un messaggio di testo a un cercapersone testuale o a un indirizzo . I tipi di messaggi per i quali le notifiche possono essere inviate vengono configurati dall'amministratore del sistema. Nota Non tutti gli elementi del menu sono validi per tutti gli utenti. Nel caso venisse ricevuto un messaggio che avvisa che le notifiche dei messaggi sono disabilitate durante il tentativo di esecuzione della procedura, significa che tale funzione è disabilitata. Per configurare le impostazioni di notifiche dei messaggi: Passaggio 5 Passaggio 6 Eseguire le operazioni descritte nella sezione "Accesso a VoiceView Express" a pagina 24 per visualizzare il menu Casella personale. Dal menu Casella personale, selezionare Opzioni personali e premere Selez.. Dal menu Opzioni personali, selezionare Impostazioni messaggi quindi premere Selez.. Dal menu Impostazioni messaggi, selezionare Notifiche dei messaggi e premere Selez.. Selezionare il dispositivo di notifica da configurare e premere Selez.. Dal menu del dispositivo, selezionare una delle seguenti opzioni e premere Selez.: Disabilita (Abilita) le notifiche Consente di disabilitare (o abilitare) l'invio di notifiche al dispositivo specificato. Modifica numero Consente di visualizzare la finestra che permette di modificare il numero di un dispositivo di notifica basato su telefono, quindi: Suggerimento I caratteri consentiti nel campo Numero vanno da 0 a 9. Includere nel campo numerico i numeri necessari per accedere a una linea esterna. Se si rimuove il numero di telefono lasciando il campo vuoto, il dispositivo verrà automaticamente disabilitato. Nella finestra Modifica numero, premere << per cancellare le cifre da modificare. Utilizzare la tastiera per inserire un nuovo numero. Premere Invia. Cifre aggiuntive Consente di visualizzare la finestra Modifica cifre aggiuntive per modificare o configurare le cifre aggiuntive da inserire dopo la risposta del dispositivo telefonico, quindi: Suggerimento I caratteri consentiti nel campo Cifre aggiuntive sono 0-9, #, * e, per inserire una pausa, il segno più (+). Sono consentiti fino a 64 caratteri. Premere << per cancellare le cifre da modificare, se richiesto. Utilizzare la tastiera per inserire una cifra aggiuntiva. Per inserire il segno più (+), premere # e continuare a premere # per selezionare "+" dal menu successivo. Ripetere la procedura per ogni cifra da aggiungere, quindi premere Invia. Preferenza di notifica Consente di visualizzare il menu Trigger delle notifiche per modificare le preferenze delle notifiche per il dispositivo in uso; quindi: selezionare il trigger desiderato e premere Selez.. Se il trigger specifico non è consentito, viene visualizzato un messaggio di errore. 32

33 2.3 Personalizzazione delle impostazioni Programmazione notifiche Consente di visualizzare il menu Programmazione notifiche. Consultare la sezione "Modifica della programmazione delle notifiche" a pagina 33 per utilizzare il menu Notifiche per un dispositivo. Se il dispositivo di notifica è un cercapersone testuale o un dispositivo , selezionare uno degli elementi aggiuntivi elencati di seguito dal menu dei dispositivi e premere Selez.: Modifica indirizzo Consente di visualizzare la finestra Modifica numero, quindi: (facoltativo) premere << per cancellare la porzione di indirizzo da modificare. Utilizzare la tastiera per inserire l'indirizzo. Per inserire un trattino (-), un carattere di sottolineatura (_) o un punto (.), premere 0 e continuare a premere 0 per selezionare il carattere desiderato dal menu successivo. Per inserire il simbolo "at" (@), premere * e continuare a premere * per dal menu successivo. Ripetere l'operazione per ciascun carattere alfanumerico da aggiungere, quindi premere Invia. Allega messaggio vocale Sì (No) Consente di abilitare o disabilitare la funzione allega messaggio vocale per le notifiche. Questo elemento è disponibile solo per i messaggi . Modifica testo Consente di aggiungere o modificare testo da aggiungere al contenuto di una notifica. Premere << per cancellare la porzione di testo da modificare. Utilizzare il tastierino per inserire il nuovo testo, quindi premere Invia. Modifica della programmazione delle notifiche Suggerimento Il numero corrispondente a ciascuna ora è rappresentato nel formato a 24 ore. Ad esempio, "17" corrisponde alle 5 p.m. Per utilizzare il menu Programmazione notifiche per un dispositivo: Dal menu Programmazione notifiche, selezionare una delle seguenti opzioni e premere Selez.: Visualizza programmazione attuale Consente di visualizzare la pianificazione settimanale delle notifiche per il dispositivo in uso. Modifica un giorno specifico Consente di modificare i parametri per un giorno della settimana da specificare. Scegliere il giorno della settimana da modificare e premere Selez.. Modifica tutti i giorni Consente di modificare i parametri per tutti i giorni. Modifica i giorni lavorativi Consente di modificare i parametri solamente per i giorni da lunedì a venerdì. Per stabilire un'ora di avvio e di arresto per l'abilitazione o la disabilitazione delle notifiche, selezionare Attiva intervallo di tempo o Disattiva intervallo di tempo e premere Selez., quindi: a. Selezionare l'ora di avvio per l'azione desiderata e premere Selez.. b. Selezionare una delle opzioni seguenti e premere Selez.. 1 Consente di effettuare l'azione all'ora desiderata 2 Consente di effettuare l'azione alla mezz'ora desiderata c. Selezionare l'ora di arresto per l'azione desiderata e premere Selez.. L'ora di arresto deve essere impostata in modo tale che sia successiva all'ora di avvio specificata, tra le 12 a.m. e le p.m. dello stesso giorno. 33