COMUNE DI LASTRA A SIGNA (Provincia di Firenze)

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1 COMUNE DI LASTRA A SIGNA (Provincia di Firenze) AREA AMMINISTRATIVA E CONTABILE SERVIZIO ECONOMATO REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI ECONOMATO E PROVVEDITORATO approvato con atto CC N.30 del l 08/07/2002 modificato con atto GC N 48 del 29/04/2003

2 Capo 1 = Ordinamento generale Capo 2 = Fornitura di beni e servizi Capo 3 = Esecuzione delle forniture Capo 4 = Spese di non rilevante ammontare Capo 5 = Cassa economale Capo 6 = Procedure contabili Capo 7 = Patrimonio Capo 8 = Inventari Capo 9 = Gestione magazzini economali Capo 10 = Alienazione materiale fuori uso Capo 11 = Missioni e trasferte Capo 12 = Disposizioni finali

3 CAPO 1 - ORDINAMENTO GENERALE. Art. 1 - Oggetto del Regolamento Il presente regolamento determina, ai sensi dell art. 153 del D.lgs 267 del e dell art. 63 del regolamento di Contabilità, le funzioni del servizio di Economato e Provveditorato del Comune di Lastra a Signa. Art. 2 - Ordinamento e dotazione dell'economato e Provveditorato La posizione e l'ordinamento del servizio economato/provveditorato, d'ora innanzi servizio, nell'ambito dei servizi comunali, il numero dei collaboratori e le qualifiche funzionali del personale addetto a tale servizio sono individuate dal funzionario responsabile. La dotazione di personale deve essere adeguate, per quantità e qualifiche, al complesso ed al livello delle funzioni attribuite al servizio stesso dal presente regolamento, al servizio sono assegnati locali idonei per gli uffici e per i magazzini. La gestione contabile, la gestione dei magazzini e la tenuta degli inventari viene effettuata con sistema informatizzato. Art. 3 - L'Economo provveditore L'Economo/Provveditore, d'ora innanzi Economo, è responsabile dell'espletamento delle funzioni attribuite all'economato, del buon andamento, della regolarità e dell'efficienza della struttura operativa. Ha la responsabilità diretta del servizio di cassa economale e dei valori allo stesso posti in carico, fino al regolare discarico ai sensi di legge. Assicura, di concerto con gli eventuali collaboratori del servizio, l'osservanza delle norme del presente regolamento e di quelle stabilite dalle vigenti leggi in materia di forniture di beni e servizi. L'Economo:

4 a) attiva ogni iniziativa ritenuta idonea al fine di disporre costantemente di un flusso interno di informazioni relative alla dinamica dei fabbisogni qualitativi e quantitativi dell'organizzazione comunale; b) ricerca all'esterno ogni utile informazione circa le innovazioni offerte dal mercato, in rapporto all'evoluzione tecnologica e le comunica ai Responsabili di Area e di Staff interessati per concorrere alla razionalizzazione dei servizi e delle procedure; c) predispone e tiene l inventario dei beni mobili degli uffici, affidati ai Responsabili di Area e di Staff, i quali rispondono della loro utilizzazione e conservazione. Art. 4 - Ripartizione delle funzioni Nell'ambito delle funzioni di responsabilità del servizio, l'economo determina compiti e responsabilità di ciascun eventuale collaboratore, fermo restando quelle a lui attribuite dal presente regolamento. Il personale deve operare con spirito di collaborazione, onde favorire il costituirsi di competenze intercambiabili, ciò al fine di facilitare l'assolvimento di tutte le competenze attribuite al servizio Economato e Provveditorato. Art. 5 - Attribuzioni generali L'Economo nell'ambito dell'organizzazione comunale, ha competenza per gli approvvigionamenti, la gestione, la manutenzione e la conservazione del materiale necessario per il funzionamento di tutti i servizi comunali e per l'espletamento dei servizi dagli stessi effettuati, entro i limiti e le attribuzioni previste dal presente regolamento. E demandata all Economo Comunale la tenuta dei relativi inventari. L'Amministrazione Comunale non riconosce e non assume alcun onere per forniture di beni, e servizi ordinati direttamente a terzi da soggetti non abilitati, ancorché si tratti di forniture di beni e servizi alla cui prestazione il Comune sia tenuto per legge. In tale caso la materia è disciplinata dagli art. 191 e seguenti del Dl.gs 267 del Art. 6 - Competenze dell'economo comunale Le competenze dell'economo comunale sono le seguenti: 1 - Acquisto di beni e materiale vario per la gestione e manutenzione del patrimonio disponibile e indisponibile; 2 - Acquisto, manutenzione e riparazione di macchine, arredi, attrezzature, strumenti tecnici e materiale occorrente per il funzionamento dei servizi, uffici comunali e scuole per i quali il Comune è tenuto per legge a provvedere;

5 3 - Acquisto di pneumatici, benzine, lubrificanti e pezzi di ricambio occorrenti per la riparazione di automezzi, autoveicoli, macchine operatrici in dotazione ai servizi comunali, nonché revisioni, volturazioni e radiazioni degli automezzi stessi; 4 - Acquisto di beni di uso corrente, cancelleria, materiale di facile consumo, accessori necessari per il funzionamento di macchine per scrivere, fotocopiatori, stampanti e personal computer in dotazione ai servizi, uffici comunali e scuole per i quali il Comune è tenuto per legge a provvedere; 5 - Effettuazione di spese postali, telegrafiche e di trasporto materiali; 6 - Acquisto custodia e distribuzione di stampati a modulo continuo e stampati vari, registri e materiale occorrente per i servizi comunali e scuole per i quali il Comune è tenuto per legge a provvedere; 7 - Acquisto di materiale di pulizia per gli uffici comunali; 8 - Acquisto di libri, pubblicazioni, materiale didattico e facile consumo per gli asili nido; 9 - Acquisto gazzette ufficiali, bollettini regionali, pubblicazioni e riviste per gli uffici e servizi comunali; 10 - Effettuazione delle spese di rappresentanza ricorrenti o occasionali. Per spese di rappresentanza si intendono quelle connesse alla titolarità massima della funzione pubblica, legate alla soggettività giuridica e quindi alla rappresentatività istituzionale; 11 - Spese per l'organizzazione e gestione di mostre, iniziative e manifestazioni varie; 12 - Acquisto di medaglie, targhe, diplomi e altro materiale occorrente per cerimonie e manifestazioni; 13 - Pubblicazione di avvisi di gare di appalto e concorsi, nonché spese per notifica atti; 14 - Pagamento dei canoni, censi a carico del Comune; 15 - Spese per visure Ufficio Tecnico Erariale, Conservatoria Registri Immobiliari e pareri obbligatori; 16 - Acquisto di vestiario per il personale avente diritto in ottemperanza a quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e dai regolamenti comunali; 17 - Gestione e tenuta dell'inventario delle pubblicazioni giuridiche, tecniche e amministrative, con indicazione dei servizi presso di cui sono conservati; 18 - Servizio di cassa economale, disciplinato dalle norme previste al Capo 5 artt e 21 del presente regolamento; 19 - Autorizzazione all'effettuazione di rimborsi di non rilevante entità, derivanti da errata fatturazione di servizi effettuati dal Comune, entro un limite massimo di 16.00; 20 - Spese aventi carattere di contingibilità e urgenza, necessarie per il funzionamento dei servizi e uffici comunali, entro i limiti e con le modalità stabilite dal presente regolamento; 21 - Proposte di alienazione di materiale, attrezzature e arredi dichiarati fuori uso;

6 22 - Predisposizione, aggiornamento e tenuta degli inventari del patrimonio mobile del Comune; 23 - Organizzazione e gestione del magazzino economale e vigilanza sulla tenuta della contabilità di magazzino; 24 - Tenuta della modulistica dei vari bollettari e stampati; 25 - Tenuta e consegna delle marche segnatasse (diritti di segreteria); 26 - Rimborso spese sostenute dai dipendenti per conto dell Amministrazione per trasferte, ove non sussista l apposita indennità (servizi pubblici, pedaggi, parcheggi ecc.); 27 - L economo assolve le competenze del presente articolo nei limiti e con le modalità di cui al Capo 4 del presente regolamento. Art. 7 - Competenze dell'economo Entrate a) - Incasso versamento e rendicontazione dei proventi derivanti da vendite occasionali di materiale di modico valore risultante da scarto di magazzino; b) - Rendicontazione dei proventi derivanti dalla cessione di materiale dichiarato fuori uso, CAPO 2 - FORNITURA DI BENI E SERVIZI Art. 8 - Forniture aventi valore di stima uguale o superiore alla soglia comunitaria La fornitura di beni e servizi aventi valore di stima uguale o superiore alla soglia comunitaria, sarà effettuata avvalendosi delle norme comunitarie e della vigente legislazione in materia di appalti di beni e servizi. Art. 9 - Forniture aventi valore di stima inferiore alla soglia comunitaria La fornitura di beni e servizi aventi un valore di stima inferiore alla soglia comunitaria sarà effettuata dall economo comunale per le materie e le attribuzioni di competenza avvalendosi della normativa di cui al DPR 573 del

7 Art Adempimenti di competenza In esecuzione a quanto previsto dal DPR 573 del l economo comunale di concerto con i singoli responsabili di area o di staff predispone il programma per l acquisto di beni e prestazione dei servizi ai sensi del precitato DPR 573 del CAPO 3 - ESECUZIONE DELLE FORNITURE Art Esecuzione delle forniture e controllo Le forniture di beni e servizi sono ordinate con apposito buono d'ordine o mediante apposita lettera commerciale. In entrambi i casi l'ordine dovrà almeno indicare: a) - Servizio di pertinenza; b) - Determina e/o quanto altro di autorizzazione; c) - Capitolo di finanziamento e/o intervento; d) - Proposta di impegno; e) - Ditta fornitrice; f) - Quantità, caratteristiche, costo del bene da acquistare. L ordinativo deve essere effettuato nel rispetto di quanto previsto dall art. 191 del D.lgs 267/2000. Gli ordinativi sono firmati dall'economo o suo delegato. Sull'ordinativo deve essere indicato se la fornitura o prestazione deve essere effettuata presso il magazzino economale o presso altra sede. Per le forniture e prestazioni effettuate direttamente presso sedi diverse dal magazzino economale, il responsabile di Area o suo delegato e' tenuto a verificare la conformità del materiale fornito rispetto a quanto indicato nel documento di trasporto e/o buono d'ordine. In caso di irregolarità o difetti qualitativi o differenze quantitative, esse devono essere contestate per iscritto al fornitore entro 7 giorni decorrenti dalla data di consegna o ricevimento della merce. Ove la contestazione avvenga da parte del responsabile di Area o suo delegato, copia della lettera di contestazione deve essere rimessa all'economo per le eventuali ulteriori azioni da effettuare. Gli arredi, le macchine e le attrezzature devono essere registrati nell'inventario dei beni mobili, con le modalità previste dal presente regolamento e posti in carico ai consegnatari. Le forniture di materiale di facile consumo sono poste in carico al magazzino economale e scaricate allorché i beni stessi sono consegnati ai singoli servizi. Art Verifica e liquidazione delle fatture Nel buono e/o nella lettera d'ordine dovrà essere disposto che il fornitore alleghi alla fattura copia del buono d ordine medesimo. Per ciascuna fattura l'economo è tenuto ad effettuare le seguenti operazioni: a) - Controllo o avvenuto controllo da chi di dovere, circa l'esatta corrispondenza fra materiale ordinato e materiale fornito;

8 b) - Accertamento in ordine all'esatta applicazione dei prezzi convenuti; c) - Verifica della regolarità della fattura in relazione al materiale fornito, nonché della corretta osservanza delle disposizioni tributarie; d) - Regolazione con i fornitori di ogni eventuale contestazione ai sensi della L. 241/90; e) - Applicazione di eventuali riduzioni o penalità in caso di ritardi o violazioni di altri impegni assunti; f) - Certificazione, mediante annotazione apposta sulla fattura, dell'avvenuta esecuzione della fornitura e del rispetto delle condizioni pattuite; g) - Predisposizione dell'atto di liquidazione della spesa ed effettuazione del pagamento della fornitura con le modalità previste dal presente regolamento. CAPO 4 - SPESE DI NON RILEVANTE AMMONTARE Art. 13 Spese di non rilevante ammontare Le spese di non rilevante ammontare e le prestazioni aventi carattere di urgenza, comprese fra quelle previste nel presente regolamento ed indispensabili per assicurare il regolare svolgimento delle funzioni e dei servizi del Comune, che per la loro particolarità non possono essere programmate e previamente autorizzate con determinazione, sono eseguite dall'economo, nei limiti e con l'osservanza delle modalità di cui al presente regolamento. Con il presente regolamento sarà individuato il presunto fabbisogno economale semestrale ripartito per interventi e/o capitoli di bilancio con conseguente registrazione della comunicazione di spesa e attestazione del responsabile dell Area Amministrativa e Contabile. Art Limiti e modalità delle spese di non rilevante ammontare Le spese di cui al precedente art. 13 sono vincolate al rispetto dei seguenti limiti e modalità: a) - Ciascuna fornitura o prestazione deve riferirsi a spese che singolarmente considerate non superino il limite massimo di 1.000,00= oltre oneri fiscali; b) - La fornitura o prestazione avviene previa trattativa diretta con i fornitori; c) - Ove esista l'albo dei fornitori, l'effettuazione della fornitura deve avvenire, in prima istanza, tramite ditte iscritte nello stesso. Ove non sussista il predetto Albo, o nel caso in cui nessuna ditta sia disponibile ad effettuare la fornitura, l'economo sulla base di informazioni commerciali, individua altre ditte ritenute idonee con le quali procede alla trattativa privata; d) - La registrazione dei buoni d'ordine, dei documenti accompagnatori e delle fatture debitamente vistate per la regolare esecuzione, viene effettuata con sistema informatizzato; e) - Le spese sono ripartite per interventi o capitoli di bilancio; f) - Le registrazioni contabili circa il pagamento delle forniture sono gestite con sistema informatizzato; g) - Le spese rendicontate non possono superare i singoli impegni assunti ai sensi di quanto previsto al Capo 4 art. n. 13 secondo comma; h) - L' acquisto del materiale, delle attrezzature, degli arredi, dei manufatti, e di quanto altro occorrente richiamato al Capo 1 art. n. 6 deve essere effettuato nel rispetto delle modalità previste dal presente regolamento; i) - il rendiconto semestrale è approvato mediante proposta di liquidazione dell economo comunale, previa verifica delle singole poste da parte del dirigente responsabile dell Area Amministrativa e Contabili;

9 l) - L acquisto di beni mobili durevoli a fecondità ripetuta, finanziabili sul titolo 2, è effettuato nell ambito delle norme e delle attribuzioni previste dal regolamento di economato e provveditorato. m) Gli acquisti a valere sul PEG assegnato ai vari responsabili di area sono disposti dagli stessi con comunicazione scritta all economo. La prima assegnazione è effettuata entro il di ogni anno sulla base del PEG provvisorio. Di norma la determina di attribuzione dei fondi economali, da parte del responsabile dell area Amministrativa e Contabile, è redatta con cadenza quindicinale. Art Interventi di particolare urgenza Per forniture di beni e servizi eccedenti il limite previsto dal capo 4 art. 14 lettera a), aventi caratteristiche di imprevedibilità e particolare urgenza, l'economo è autorizzato ad effettuarne l'acquisto nonché a liquidarne la fattura, purché sussistano i seguenti presupposti: a) Esistenza dei requisiti di pericolo, urgenza e/o di imprevedibilità attestati dal responsabile dell area; b) Esistenza di disponibilità finanziarie sul pertinente capitolo di spesa, o su apposito fondo destinato a tale scopo; La regolarizzazione della fornitura del bene e/o servizio, dovrà essere effettuata a norma di quanto previsto dall'art. 191 comma 3 del D.lgs n. 267 del 18 agosto CAPO 5 - SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE Art Oggetto del Servizio Il servizio di cassa economale viene svolto con le modalità previste dal presente regolamento. Il servizio di cassa economale provvede: a) - alla riscossione delle entrate di cui al capo 1 art. 7 b) - al pagamento delle spese di cui al capo 1 art. 6. Art Funzioni del Cassiere L'Economo o persona da lui delegata, svolge funzioni di cassiere per i servizi di cassa economale di cui al presente regolamento. Nel caso in cui le funzioni di cassa siano svolte dalla persona delegata dall'economo, la costituzione del fondo cassa deve risultare da apposito verbale, sottoscritto dalle parti. Analoga procedura vale anche per la cessazione dalle funzioni di cassiere. La registrazione delle spese sarà effettuata su supporto informatico, ed il discarico della somma anticipata sarà controllato dall'ufficio di Ragioneria e autorizzato previe verifiche.

10 Art Assicurazione rischio furto L'Amministrazione Comunale provvede, a sue spese, ad effettuare la copertura contro i rischi di furto, rapina e atti connessi, per le somme ed i valori custoditi in cassaforte e per il trasporto valori. L'Amministrazione è tenuta altresì ad installare, in caso di necessità, opportuni sistemi di sicurezza. Art Riscossione delle entrate Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti: a) - dalla cessione in quanto rottame di attrezzature e arredi dichiarati fuori uso; b) - dalla cessione occasionale di beni di modico valore risultanti da scarti di magazzino; c) - da introiti occasionali e saltuari, per i quali e' inopportuna l'organizzazione di una apposita procedura di riscossione presso la Tesoreria Comunale. L'assunzione temporanea di ulteriori adempimenti in materia di riscossione, rispetto a quanto previsto dal presente articolo, può essere autorizzata dal responsabile dell Area Amministrativa Contabile o dal Direttore Generale ove nominato. La registrazione delle suddette entrate di cui ai punti a,b,c, è effettuata con sistema informatizzato, su apposito registro "Entrate". Le somme introitate sono conservate nella cassaforte e versate presso la Tesoreria Comunale, entro 15 giorni decorrenti dalla data di incasso. Il servizio Ragioneria e' tenuto ad emettere, previo controllo della documentazione, le apposite reversali di incasso. Entro la prima decade del mese successivo, il servizio Economato e' tenuto a comunicare all'ufficio Ragioneria l'entità delle somme versate presso la Tesoreria Comunale, ciò al fine di poter effettuare il dovuto riscontro fra le somme versate ed i relativi ordinativi di incasso. Art Anticipazioni pagamento delle spese. Il Servizio di cassa economale e' autorizzato ad effettuare il pagamento delle relative spese di competenza nel momento in cui si verifichi anche uno dei seguenti presupposti: a) per forniture di beni e/o prestazione di servizi entro i limiti di non rilevante ammontare di cui al Capo 4 art. 14 lettera a); b) - Ove il fornitore richieda espressamente il pagamento per contanti pronta cassa. Per provvedere al pagamento delle spese, nei limiti e con le modalità stabilite dal presente regolamento, l'economo dispone del fondo semestrale richiamato al capo 4 secondo comma art. 13. L'ammontare complessivo della dotazione trimestrale 1, viene individuato in ,00=. L'Economo utilizza l'anticipazione semestrale, per far fronte alle spese inerenti l'acquisto di beni e servizi relativi alle competenze e/o attribuzioni richiamate al Capo 1 art. 6, a condizione che le medesime siano disposte con l'osservanza di tutte le prescrizioni indicate nel presente regolamento, ed in particolare modo nel rispetto di quanto stabilito dal Capo 4 art. 14 In aggiunta a quanto sopra l'economo comunale è autorizzato ad effettuare il pagamento delle spese inerenti: 1 Modificato con deliberazione GC n.48 del 29/04/2003

11 c) - Spese per il servizio legale dell'ente, spese connesse a procedure, competenze e spese di notifica del predetto servizio; d) - Spese urgenti per i servizi effettuati per conto dello Stato o della Regione in dipendenza di obblighi di legge; e) - Anticipazioni per spese di missioni di amministratori pubblici e dipendenti; f) - Spese inerenti il pagamento di forniture di beni e servizi debitamente autorizzate con determinazioni dei responsabili d area. L'Economo per il pagamento delle spese di cui alle lettere c),d),f) e per le anticipazioni di cui alla lettera e) si avvale delle disponibilità del fondo economale. Le somme anticipate sono successivamente rimborsate dal servizio Ragioneria previa predisposizione della relativa proposta di liquidazione. Art rimborso scontrini e fatture soggette ad IVA L economo è autorizzato ad effettuare il rimborso o il pagamento di forniture di beni e servizi di importo inferiore a 25,00= previa presentazione di scontrini di cassa, purché controfirmati dal responsabile di Area o suo delegato. Quando la spesa attiene a servizi a domanda individuale ed al trasporto scuolabus, lo scontrino di cassa è ammesso fino ad un importo massimo di 5,00= ed il medesimo sarà rimborsato con le stesse modalità di cui al comma precedente. In tutti gli altri casi l acquisto deve essere effettuato con emissione di fattura. L economo comunale provvederà successivamente a trasmettere l originale della fattura al servizio Ragioneria per gli ulteriori adempimenti ai fini IVA. CAPO 6 - PROCEDURE CONTABILI Art Norme e procedure contabili Il pagamento delle fatture dei fornitori è disposto dall'economo. Ad ogni fattura liquidata, oltre alla copia della quietanza di pagamento secondo gli usi commerciali (copia bonifico bancario, copia della ricevuta di c/c postale, copia assegno circolare, ricevuta contanti) dovrà essere allegato un apposito ordinativo di pagamento comprendente: a) - numero progressivo; b) - esercizio finanziario; c) - estremi della determinazione autorizzativa; d) - servizio di pertinenza, capitolo e intervento; e) - nominativo del fornitore, numero, data e importo della fattura; f) - data di pagamento. L'ordinativo di pagamento è sottoscritto dall'economo.

12 Art Pagamento delle fatture Il pagamento delle fatture o spese può avvenire: a) - In modo diretto, previo rilascio di quietanza liberatoria da parte del creditore o suo procuratore, rappresentante o curatore; b)- Mediante accredito su conto corrente postale o bancario, intestato al creditore. La ricevuta di versamento allegata alla fattura costituisce quietanza del creditore, le spese postali sono poste a carico del creditore; c) - Mediante assegno circolare non trasferibile a favore del creditore, da spedire con lettera raccomandata A.R. e con spesa a carico del destinatario; d) - Mediante vaglia postale ordinario o telegrafico, con spesa a carico del destinatario. Art Rendiconto delle anticipazioni Il rendiconto dell'anticipazione semestrale ai sensi del Capo 4 art. 13 secondo comma avviene mediante rendicontazione semestrale. Il rendiconto su base annua deve essere presentato al servizio Ragioneria di norma entro i tre mesi successivi alla data di scadenza del semestre, ad eccezione del rendiconto di fine esercizio che deve essere presentato improrogabilmente, al servizio Ragioneria entro il mese di febbraio dell'anno successivo. I rendiconti devono essere predisposti per capitoli di spesa e/o interventi e corredati di tutta la documentazione giustificativa. Effettuata la verifica a cura del servizio Ragioneria, il responsabile dell area Amministrativa e Contabile emette reversale d'incasso a totale discarico della somma consegnata in anticipazione, nonché i mandati di pagamento intestati all'economo a titolo di rimborso delle somme pagate ai creditori con il fondo di anticipazione. Agli effetti puramente gestionali il responsabile dell area Amministrativa e Contabile controfirma i rendiconti semestrali. Art Contabilità di cassa L'Economo ha l'obbligo di tenere il giornale generale di cassa, aggiornato quotidianamente, nel quale sono registrate cronologicamente le varie operazioni. La tenuta del giornale di cassa viene effettuata con sistema informatizzato, senza supporto cartaceo. Art Verifica di cassa La verifica della cassa economale e' disposta dai Revisori dei Conti, a norma dell art. 223 del D.lgs n. 267 del , essa può essere effettuata anche dal responsabile dell Area Amministrativa e Contabile. Tale verifica riguarda: a) - il discarico dei pagamenti effettuati a fronte delle anticipazioni ottenute;

13 b) - la giacenza di cassa corrispondente al saldo complessivo fra anticipazioni e spese sostenute. Verifiche straordinarie della cassa economale possono essere effettuate in qualsiasi momento per iniziativa del responsabile dell Area Amministrativa e Contabile e/o dei Revisori dei Conti. Eventuali irregolarità riscontrate dai Revisori devono essere segnalate al Segretario Generale ed al Direttore Generale ove nominato. Di ogni verifica di cassa viene redatto apposito verbale, cui copia viene trasmessa al Responsabile dell Area Amministrativa e Contabile. Art Responsabilità L'Economo e, per quanto di loro pertinenza, gli altri eventuali collaboratori del servizio Economato autorizzati ad espletare funzioni di cassiere, sono personalmente responsabili delle somme avute in dotazione fino a quando non ne abbiano ottenuto legale discarico. Essi sono soggetti agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili e sono personalmente responsabili della regolarità dei pagamenti effettuati. Art Deposito presso la Tesoreria della cassa economale Presso l'istituto di Credito che gestisce il servizio di Tesoreria e' costituito un conto corrente per la gestione della cassa economale. Titolare del conto corrente e' l'economo comunale, il quale agisce per conto e nell'interesse del Comune. Esso e' abilitato ad operare sul conto corrente sia per quanto concerne i prelievi di somme, relativi alle spese da sostenere ai sensi del capo 1 art. 6, nonché per l'eventuale versamento di somme rimborsate su anticipazioni effettuate, come da appositi atti deliberativi. I prelevamenti sono effettuati mediante assegni a favore dell'economo stesso o dei creditori del Comune. Gli interessi maturati trimestralmente ed a fine esercizio sono versati alla Tesoreria Comunale, entro 30 gg. decorrenti dalla data di accredito. I documenti concernenti le operazioni contabili effettuate sul conto corrente, devono essere conservati ed allegati alla contabilità di cassa. Art 29 - Rendicontazione generale degli agenti contabili. A norma dell art. 233 D.lgs 267 del , l'economo deve rimettere il "Conto della gestione delle spese economali" Tale rendicontazione deve essere rimessa da tutti gli agenti contabili a denaro operanti nei vari servizi. Il versamento in Tesoreria delle somme incassate dagli agenti contabili a denaro, deve essere effettuato, mediante apposita modulistica, con cadenza mensile.

14 Il conto dell economo provveditore e degli altri agenti contabili è, ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall art. 152 comma 4 del D.lgs 267/2000, effettuato su apposita modulistica come da allegato A. CAPO 7 - PATRIMONIO Art Contabilità patrimoniale. La contabilità patrimoniale ha lo scopo di formare periodicamente alla fine di ogni esercizio finanziario il "Conto del patrimonio" mediante la rilevazione della situazione patrimoniale dell'ente e delle variazioni verificatesi negli elementi attivi e passivi sia per effetto della gestione del bilancio, sia per altra causa. Uno degli strumenti di rilevazione delle scritture patrimoniali è l'inventario dei beni comunali che, consentendo la conoscenza qualitativa, quantitativa e del valore dei beni stessi, costituisce un idoneo elemento di gestione, di controllo e rendicontazione dei cespiti comunali. Art Beni patrimoniali Ai fini della formazione dell'inventario i beni del Comune sono individuati in relazione ai differenziati regimi giuridici di diritto pubblico cui essi sono assoggettati nelle seguenti categorie: a) - beni immobili demaniali; b) - beni immobili patrimoniali indisponibili; c) - beni immobili patrimoniali disponibili; d) - beni mobili. Gli inventari sono tenuti distintamente: a) - beni patrimoniali immobili; b) - beni di uso pubblico o beni patrimoniali mobili. CAPO 8 - INVENTARI Art Tenuta degli inventari Responsabilità La responsabilità circa la formazione, tenuta e gestione dell'inventario dei beni mobili e' di pertinenza dell'economo.

15 L'Economo non risponde dell'abusivo e colpevole deterioramento dei beni regolarmente dati in uso ai consegnatari, o affidati per ragioni di servizio, se non in quanto abbia omesso la vigilanza attribuitagli dal presente regolamento. La vigilanza circa la corretta tenuta degli inventari da parte dell'economo è di pertinenza del responsabile dell Area Amministrativa e Contabile. La responsabilità in ordine alla tenuta dei beni conservati nel magazzino economale è dell'economo comunale o suo delegato. Art Rilevazione e gestione economale dei beni La rilevazione e la gestione, da parte dell'economo, degli inventari dei beni mobili è funzionale alla gestione economica ed a quella patrimoniale del bilancio. Per il raggiungimento di tale obiettivo, la rilevazione e la gestione avviene mediante sistema informatizzato. Essa si attiva sulla base di apposite "Schede di rilevazione dei beni mobili". I beni mobili devono essere suddivisi per classe e sottoclasse con indicazione, per ogni unità di rilevazione, dei dati ritenuti necessari al fine della sua esatta identificazione, quali: a) - servizi o centri produttivi e/o centri di costo o di responsabilità; b) - data di rilevazione; c) - numero di matricola;, d) - descrizione dell'oggetto; e) - quantità singola o insieme (universalità) qualora si tratti di beni aventi caratteristiche tecniche analoghe e destinati allo stesso uso; f) - valore determinato ai sensi dell'art. 230 comma 4 del D.lgs 267/2000; g) - ammortamento ai sensi dell'art. 229 comma 7 del D.lgs 267/2000; h) - variazioni apportate. L'inventario, sebbene tenuto con metodo informatizzato, deve essere prodotto anche su supporto cartaceo. Gli inventari devono essere redatti in duplice copia. Art Consegnatari dei beni Copia dell'inventario dei beni mobili viene trasmesso al responsabile di Area o suo delegato, o comunque a chi sostituisce il responsabile di Area, il quale diviene responsabile dei beni ricevuti in consegna, rispondendo del loro uso, custodia e conservazione ai sensi delle vigenti disposizioni di legge (depositario del Codice Civile). Al momento della consegna o constatazione dei beni le copie dell'inventario, di pertinenza, sono sottoscritte dall'economo o suo delegato, dal responsabile di Area o suo delegato. I consegnatari sono tenuti a comunicare, per iscritto con apposito modulo, tutte le eventuali variazioni e ad effettuare le opportune verifiche circa la corretta conservazione del bene. Essi sono personalmente responsabili del bene avuto in dotazione fino a che non ne abbiano ottenuto regolare discarico.

16 Art Immissioni L'inventariazione dei beni mobili acquistati successivamente alla data di rilevazione, avviene indicando, oltre gli elementi richiamati all'art. 39, anche i seguenti: a) I dati relativi alla fattura (nome del fornitore, numero e data della fattura); b) Gli estremi della determinazione di acquisto. bene. L'inventariazione dei mobili, arredi, attrezzature viene effettuata al momento della consegna del Art Dismissioni e alienazioni. La cancellazione dagli inventari dei beni mobili per fuori uso, deterioramento e/o cessione o per altri motivi, sarà effettuata con le modalità previste dal successivo capo 10 art. 52. La radiazione del bene dovrà essere accompagnata dagli estremi dell'atto con il quale il bene è stato alienato. In caso di cancellazione o radiazione del bene dovuta a responsabilità del consegnatario, la relazione di accompagnamento del responsabile di Area o suo delegato deve specificare la casistica. Art Individuazione del bene Al momento dell'immissione nell'inventario il bene deve essere contrassegnato da apposita etichetta, o altre modalità, indicante il numero di matricola del bene inventariato. Art Inventario libri e pubblicazioni Il materiale scientifico, i libri e le pubblicazioni in dotazione agli uffici comunali saranno inventariati mediante sistema informatizzato, indicando: a) - servizio cui viene assegnato in dotazione; b) - autore dell'opera; c) - titolo dell'opera; d) - casa editrice; e) - numero copie acquistate; f) - prezzo di copertina. Art. 39 Variazioni Tutte le variazioni eventuali che si verificano per i beni già inventariati, devono essere accompagnate da operazioni di carico e scarico, con emissione di ricevuta su supporto cartaceo.

17 Tale documento deve essere sottoscritto dall'economo o suo delegato e dal responsabile di Area o suo delegato che prende in carico il bene. Quanto sopra deve indicare: a) - il servizio da cui si discarica il bene; b) - il servizio cui si consegna il bene; c) - eventuali ulteriori indicazioni ritenute necessarie per l'individuazione del bene. Art Beni mobili Valutazione A norma dell'art. 230 lettera D del D.lgs 267 del i beni mobili sono valutati al costo di acquisto oltre Iva, e con esclusione degli oneri fiscali, per i servizi aventi rilevanza ai fini IVA. Art. 41 Ammortamento I coefficienti di ammortamento di beni, macchine, attrezzature ecc. sono stabiliti a norma di quanto previsto dall'art. 229 comma 7 del D.lgs 267 del A norma dell'art. 117 punto 2 del D.lgs 77 del , i beni mobili acquistati da oltre cinque anni dalla data di approvazione del presente regolamento sono da considerarsi completamente ammortizzati. Art Beni mobili A norma dell'art. 230 comma 8 del D.lgs 267 del , i beni mobili aventi un valore di acquisto inferiore o uguale a 500,00.= sono inventariati nel patrimonio fisico dell Ente e il loro ammortamento è contabilizzato nell anno a norma dl Codice Civile. Art Materiale di facile consumo Il materiale di facile consumo non è inventariabile, quale bene durevole. Ai fini patrimoniali esso è altresì iscritto nel registro del materiale di facile consumo, denominato "SCORTE o RIMANENZE", come previsto dall'art. 45 del presente regolamento "gestione magazzino". Art Beni mobili non inventariabili Non si inventariano ne si patrimonializzano i seguenti beni mobili: a) - oggetti di vetro, terracotta, porcellana ecc, fatta eccezione per gli oggetti di pregio e di valore; b) - zerbini di qualsiasi tipo e misura;

18 c) - quadri e/o poster di valore non rilevante. Sono invece patrimonializzati ad incremento del cespite immobiliare che li incorpora: d) - impianti di illuminazione ancorati a soffitto; e) - portalampada tipo a braccio ancorata a muro; f) - tendaggi di ogni tipo e genere. CAPO 9 - GESTIONE MAGAZZINI ECONOMALI Art Magazzini economali Per magazzini economali si intendono quei locali adibiti al carico, scarico e stoccaggio dei beni durevoli, vestiario, materiale di facile consumo e ricambi. La gestione e la contabilità dei magazzini economali sono effettuate con sistema informatizzato. La conservazione e distribuzione del materiale avviene negli appositi locali, da parte del consegnatario dei magazzini il quale, nella sua veste di responsabile del magazzino, cura la presa in carico, effettua le verifiche necessarie e procede alla consegna ai richiedenti. Art Presa in carico e verifica L economo sulla base dell'ordinativo e del documento accompagnatorio del bene provvede alla presa in carico, previa verifica circa la qualità e la quantità del materiale in ingresso in magazzino. In caso di anomalie e difformità fra il materiale ordinato e quello consegnato, l economo è tenuto ad attivare tutte le procedure necessarie per gli adempimenti del caso. Art Sistemazione del materiale e locali I magazzini economali debbono essere tenuti in perfetto ordine al fine di agevolare le operazioni di gestione fisica dei beni stoccati. I locali debbono rispettare le norme antincendio, devono avere gli impianti elettrici a norma di legge, le porte e le finestre devono essere munite di idonee serrature, vanno previsti adeguati impianti in relazione al valore dei materiali per la protezione da furti ed altri rischi consimili. Art Scorte di Magazzino La costituzione ed il mantenimento delle scorte di magazzino avviene con il metodo del "Punto di riordino" privilegiando per quanto possibile gli ordini "aperti" con stoccaggio esterno.

19 Art. 49 Vestiario Il vestiario da destinare in dotazione al personale avente diritto, deve essere conforme alle vigenti disposizioni in materia di sicurezza. L'approvvigionamento e la distribuzione del vestiario al personale avente diritto, avviene secondo quanto stabilito dall'apposito regolamento, nonché con le modalità previste dalle vigenti disposizioni regionali in materia. Il vestiario depositato nei magazzini sarà gestito con le stesse modalità previste per gli altri beni. Per il vestiario che non transita dal magazzino, le operazioni di controllo, verifica e distribuzione sono di pertinenza del responsabile d area o suo delegato. Art Contabilità di magazzino Il materiale di facile consumo, di cui all'art. 43 del presente regolamento, è inserito nel registro "Scorte di Magazzino". A norma dell'art. 229 del D.lgs 267 del , le scorte di magazzino e le giacenze inventariate, debitamente valorizzate, formano rimanenza finale al 31 dicembre e giacenza iniziale per l'esercizio successivo. L'assunzione in carico dei beni e del materiale avviene sulla base di idonea documentazione. La contabilità di magazzino deve individuare, per ciascun articolo, i seguenti elementi: a) - consistenza iniziale al 1 gennaio; b) - variazioni successive per immissioni o prelevamenti; c) - rimanenze risultanti dopo ciascuna operazione ed alla fine dell'esercizio. Il discarico dal magazzino avviene mediante buoni di consegna vistati dal ricevente e dall'economo o suo delegato. Alla fine di ciascun esercizio l'economo o suo delegato, effettua l'inventario fisico delle giacenze riscontrando le medesime con le scritture contabili. Eventuali differenze fra giacenze di magazzino e risultanze contabili devono essere segnalate al responsabile dell Area Amministrativa e Contabile per gli adempimenti del caso. Nel caso di cessazione dall'incarico del responsabile del magazzino sarà effettuato un controllo inventariale straordinario. Art Valutazione giacenze di magazzino La valutazione delle giacenze di magazzino viene effettuata a norma dell'art. 9 del D.lgs 127 del 9 aprile 1991, con il sistema LIFO (last in, first out), la valorizzazione del bene viene effettuata sulla base dell'ultimo prezzo di acquisto.

20 CAPO 10 - ALIENAZIONE MATERIALE FUORI USO Art Alienazione materiale fuori uso. I beni mobili che per normale usura e per rotture, oppure guasti e non riparabili, o non convenientemente riparabili e non ritenuti più idonei per soddisfare le esigenze per cui furono destinati, possono essere alienati. Lo stato di fuori uso o la non convenienza a mantenerli ancora in uso, deve essere certificata mediante apposito verbale predisposto e sottoscritto dall'economo e dal responsabile dell Area Amministrativa e Contabile, previa comunicazione del responsabile d Area di pertinenza. La cessione del bene dichiarato fuori uso può essere: a) a titolo oneroso; b) - a titolo di rottami. La cessione di cui al punto a) è svolta a norma dell'art. 159 del regolamento di Contabilità Generale dello Stato approvato con R.D. 827 del , ad imprese fornitrici nel caso in cui ricorrano gli estremi di cui all art. 52 del predetto regolamento nonché al D.P.R n La cessione di cui al punto b) viene effettuata dall'economo, previa effettuazione di apposita gara di appalto. L'attività di alienazione dei beni va svolta nei tempi e con modalità che rispettino criteri di convenienza interna. I beni, le apparecchiature e le attrezzature informatiche divenuti inutilizzabili sono assegnati in proprietà, a titolo gratuito, a istituzioni scolastiche, associazioni e altri soggetti non aventi fini di lucro che ne abbiano fatto richiesta (comma 21 art. 17 legge 127/97). CAPO II - MISSIONI E TRASFERTE AMMINISTRATORI E PERSONALE DIPENDENTE Art Missioni amministratori Le missioni degli amministratori, ai sensi di quanto previsto dall art. 25 della legge 265 del , sono regolate dalle seguenti disposizioni.

21 Il Sindaco e il Presidente del Consiglio Comunale per ragioni connesse al loro mandato possono effettuare missioni previa comunicazione ai sensi del suddetto art. 25 della legge 265 del (Allegato B). I componenti della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale per ragioni connesse al loro mandato, possono effettuare missioni previa specifica autorizzazione del Sindaco per i Componenti la Giunta e del Presidente del Consiglio Comunale per i Consiglieri ai sensi del più volte citato art. 25 legge 265 del (Allegato C). Al Sindaco e ai componenti della Giunta e del Consiglio Comunale che si recano per missione fuori dell ambito del territorio del Comune, compete in luogo della indennità di missione, il rimborso delle spese effettivamente sostenute, adeguatamente documentate. La partecipazione di delegazioni ufficiali di rappresentanza all estero deve essere autorizzata con atto della Giunta o del Consiglio Comunale per le specifiche competenze. Il rimborso delle spese sostenute dai soggetti di cui agli articoli precedenti, viene effettuato con il sistema a pie di lista. Quanto sopra in luogo del trattamento di indennità di missione previsto dall art. 1 primo comma e dall art. 3 primo e secondo comma dalla legge n Per le missioni degli amministratori pubblici l economo provvede ad effettuare l apposita anticipazione come previsto al capo 5 art. 20 lettera e). Trascorso il termine di 30 gg. decorrenti dalla data ultima di rendicontazione di cui al comma precedente, nel caso in cui l'interessato non provveda a presentare la rendicontazione della spesa e i relativi giustificativi, l'economo segnala l'inadempienza al servizio Ragioneria, il quale in sede di pagamento della indennità di carica e di presenza effettuerà il recupero della somma anticipata e la trasferirà all'economo. Art. 54 Rendicontazione missione amministratori La rendicontazione delle spese, nonché la restituzione delle somme non utilizzate, da parte del pubblico amministratore deve essere effettuata entro 20 gg. decorrenti dalla data di rientro dalla missione. Sono ammesse a discarico solo le spese debitamente documentate. Per le spese notoriamente non, o difficilmente documentabili, è sufficiente una dichiarazione da parte dell interessato dalla quale risulti la spesa sostenuta e la causale. La rendicontazione dovrà essere effettuata mediante apposito stampato e consiste nella elencazione analitica delle spese sostenute. (allegato D) Tale dichiarazione sarà sottoscritta dall interessato. Il responsabile del Servizio di Staff Organi Elettivi procederà alla liquidazione della spesa, attestando altresì la regolarità dei giustificativi di spesa. Trascorso il termine di 30 gg. decorrenti dalla data ultima di rendicontazione di cui al comma precedente, nel caso in cui l'interessato non provveda a presentare la rendicontazione della spesa e i relativi giustificativi, l'economo segnala l'inadempienza al servizio Ragioneria, il quale in sede di pagamento della indennità di carica e di presenza effettuerà il recupero della somma anticipata e la trasferirà all'economo.

22 Art Trasferte personale dipendente Le trasferte del personale dipendente sono regolate dalle vigenti disposizioni di legge e di contratto collettivo nazionale in materia, nonché dalle normative interne all Ente. La restituzione della somma anticipata al personale dipendente viene effettuata previo verifiche e liquidazione di spese del responsabile dell Area Risorse Umane con successiva emissione di mandato di pagamento da parte dell Area Amministrativa e Contabile. CAPO 12 - DISPOSIZIONI FINALI Art Aggiornamento limiti di valori Entro ogni biennio, o comunque ogni qual volta se ne ravvisi la necessità, si potrà provvedere alla verifica dei limiti di valore stabiliti dal presente regolamento, nonché al loro adeguamento in relazione alle variazioni dei valori monetari ed alle esigenze di funzionamento degli uffici e servizi comunali. Art. 57 Modulistica Nel rispetto delle norme e degli adempimenti contabili, fiscali, civilistici, contrattuali e di quanto altro, sarà cura dell'economo adottare e rinnovare la modulistica tipo ritenuta necessaria. Essa, per quanto compete, dovrà essere utilizzata dal personale e dagli amministratori nonché da terzi, se del caso. Art Disposizioni finali Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le norme di cui al D.lgs 267 del , dello Statuto Comunale, regolamento di contabilità comunale e/o contratti, nonché ogni altra disposizione di legge o regolamentare anche se successivamente intervenuta. Art Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore dalla data di esecutività dell atto di approvazione

23 ALLEGATO A COMUNE DI LASTRA A SIGNA Area Contabilità e Finanze Servizio Economato RENDICONTO GESTIONE ANTICIPAZIONE SPESE ECONOMALI Sig. anno.. Anticipazioni n.progr periodo Mandati di anticipazioni Importo euro Importo rendicontato versamenti in Tesoreria periodo n.ricevute data Importo versato Lastra a Signa lì Il presente conto contiene n..registrazioni e n..pagine L Economo Comunale Visto di regolarità Lastra a Signa lì Il Ragioniere Capo

24 Allegato B Al responsabile Servizio Staff Organi Elettivi All Economo Comunale S e d e Il sottoscritto, Sindaco pro-tempore del Comune di Lastra a Signa, in forza dell art. 25 della Legge 265/99, A U T O R I Z Z O il Sig. Assessore/Consigliere ad effettuare la missione a il giorno per partecipare al In occasione della trasferta sarà accompagnato dai Signori: - ; - ; - ; - ; - La somma presuntivamente occorrente per lo svolgimento della missione ammonta a.= - L Economo è autorizzato, a norma del vigente regolamento per le missioni degli Amministratori, ad anticipare la somma di..=. - La rendicontazione delle spese sostenute sarà predisposta in conformità delle prescrizioni contenute nel citato regolamento. - La copertura finanziaria è assicurata avvalendosi dello stanziamento previsto con apposita determinazione n. del. Lastra a Signa lì, Il Sindaco Il Presidente del Consiglio Comunale

25 Allegato C Al responsabile Servizio Staff Organi Elettivi All Economo Comunale S e d e Il sottoscritto, Sindaco pro-tempore del Comune di Lastra a Signa, in forza dell art. 25 della Legge 265/99, D I C H I A R O che il giorno mi recherò in missione a per partecipare al In occasione della trasferta sarà accompagnato dai Signori: - ; - ; - ; - ; - La somma presuntivamente occorrente per lo svolgimento della missione ammonta a.= - L Economo è autorizzato, a norma del vigente regolamento per le missioni degli Amministratori, ad anticipare la somma di.=. - La rendicontazione delle spese sostenute sarà predisposta in conformità delle prescrizioni contenute nel citato regolamento. - La copertura finanziaria è assicurata avvalendosi dello stanziamento previsto con apposita determinazione n. del. Lastra a Signa lì, Il Sindaco Il Presidente del Consiglio Comunale

26 Allegato D All Economo Comunale S e d e Oggetto: Missione effettuata dal a il giorno Autorizzazione del Sindaco / Presidente del Consiglio Comunale del. Il sottoscritto attesta che a seguito dell effettuazione della missione in oggetto indicata di aver sostenuto le seguenti spese, come di sotto riportato: DESCRIZIONE FATTUR DATA IMPORTO NOTE A N PER UN IMPORTO TOTALE di Lastra a Signa lì, (firma) ************************************************************************************ Il sottoscritto, responsabile Servizio Staff Organi Elettivi, riscontrati i giustificativi, ATTESTA che la spesa è a carico del Bilancio del corrente esercizio, di cui alla Determinazione n. - Cap./PEG - Proposta n. e ne propone la liquidazione di un ammontare di =. Lastra a Signa lì, Il Servizio Staff Organi Elettivi

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