LE BANCHE DATI - INTRODUZIONE

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1 Guide all uso di banche dati LE BANCHE DATI - INTRODUZIONE Dispensa di Lucia Antonelli 27 luglio 2016

2 Definizione Una banca dati è una raccolta di informazioni su supporto elettronico, organizzata - sia dal punto di vista logico che da quello tecnologico - in modo da essere interrogata da utenti finali. Le banche dati possono contenere e organizzare informazioni e/o documenti di varia natura, quali: articoli, dati bibliografici, dati anagrafici, materiali didattici, normativa, giurisprudenza, atti amministrativi, mappe, fotografie, dati statistici, filmati, immagini, ecc.). Una banca dati si può consultare on line oppure, in alcuni casi, su dvd o cd-rom. La consultazione di una banca dati avviene attraverso l utilizzo di sistemi di ricerca, che possono essere più o meno sofisticati, a seconda dei casi e in base alle finalità informative della banca dati. La struttura della banche dati Le banche dati sono strutturate in record : che sono definiti come unità di contenuto e formato standard, formate da un insieme di informazioni strutturate in unità minime informative dette campi. Ciascun record è quindi costituito da un insieme di campi, vale a dire da aree che accolgono un solo elemento. Ad esempio, nel caso di una banca dati anagrafica, il singolo record relativo a un nominativo di una persona, conterrà per ciascun record diversi campi: il campo nome, il campo cognome, il campo data di nascita, il campo luogo di nascita, eccetera. A seconda dei casi, si possono avere banche dati che riportano solo pochi campi essenziali, Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 2

3 oppure banche dati più articolate che possono offrire molte informazioni e che presentano molti campi. I contenuti delle banche dati dipendono, come accennato, dalle finalità informative prestabilite, oltre che dalla tipologia di utenza a cui la banca dai è destinata. Ad esempio: in una banca dati anagrafica piuttosto semplice, i campi essenziali potrebbero essere: il nome, il cognome, la data di nascita, il luogo di nascita, il sesso. Nel caso, invece, di una banca dati anagrafica più articolata, oltre a questi campi si potranno trovare anche quelli relativi a: luogo di residenza, numero di telefono, titolo di studio, stato civile, professione, e altro ancora. Gli elementi delle banche dati Si è detto che le unità costitutive di una banca dati sono i record, ciascuno dei quali è strutturato in campi. Ma in quale contesto sono presenti i record? Per rispondere a questa domanda è opportuno introdurre un altro concetto fondamentale per definire una banca dati, soffermandosi sui suoi possibili elementi. Dunque, una banca dati può essere caratterizzata da diversi elementi, che ne determinano la natura e le finalità informative. Tali elementi variano a seconda dei casi, anche se, in generale, si può affermare che alcuni di essi sono comuni alla gran parte delle banche dati. Una banca dati può essere caratterizzata dai seguenti elementi: L Area disciplinare questo elemento determina il campo disciplinare a cui la banca dati afferisce. Ad esempio: si può trattare di una banca dati di diritto, oppure di psicologia, oppure di matematica, ecc. La Tipologia documentaria questo elemento fa riferimento al tipo di Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 3

4 informazione o documento contenuto nella banca dati. Ad esempio: ci possono essere banche dati di articoli, banche dati di documenti amministrativi, banche dati di dati statistici, di dati anagrafici, e così via. La Copertura geografica questo elemento fa riferimento all area geografica relativa alle informazioni veicolate dalla banca dati: Ad esempio a seconda dei casi - una banca dati può coprire un area geografica specifica, come: Italia, Australia, Sud America, ecc.; oppure, può avere ha una copertura geografica internazionale o ancora, una copertura geografica locale. Chiaramente questo dipende sempre dal tipo di informazione supportata dalla banca dati. La Copertura cronologica questo elemento può essere presente in molte tipologie di banche dati. Per esempio: se una banca dati normativa ha una copertura cronologica dal 1990 in poi, significa che non conterrà la legislazione precedente a tale data. La Lingua questo elemento distintivo di una banca dati testuale può riportare, ad esempio, solo testi o informazioni in lingua inglese, oppure solo in francese, o solo in spagnolo; oppure è possibile avere una banca dati multilingue. La Frequenza dell aggiornamento questo elemento è molto importante e soprattutto è opportuno che in moti casi sia ben specificato all utente che consulta una banca dati. Ad esempio si può avere un aggiornamento della banca dati quotidiano, trimestrale, settimanale, annuale, ecc. La Modalità d accesso questo elemento varia molto a seconda delle banche dati e dipende non solo dalla finalità della banca dati ma spesso dal suo produttore (ad esempio se pubblico o privato). A seconda dei casi sono possibili diverse modalità di accesso: totalmente gratuito, a pagamento (totalmente o in parte), gratuito ma solo per utenti registrati, ecc. Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 4

5 In sintesi, una banca dati di buon livello dovrebbe indicare in modo chiaro e facilmente accessibile almeno alcuni di questi elementi, in modo da fornire all utente informazioni dettagliate su cosa potrà trovare a seguito della consultazione. Le tipologie di banche dati Dunque, le banche dati possono contenere documenti e/o informazioni di diversa natura. Tali informazioni sono determinanti per definire la tipologia di una banca dati. Solo a titolo di esempio e senza alcuna pretesa di esaustività, tra le tipologie di banche dati si possono annoverare: Le Banche dati bibliografiche. Sono, nella maggior parte dei casi, i cataloghi di una biblioteca. Oppure si possono avere banche dati bibliografiche che riportano informazioni su uno specifico argomento, come ad esempio le bibliografie o le banche dati contenenti i titoli degli articoli di periodici. Le Banche dati documentali. Queste banche dati possono riferirsi, ad esempio ad un archivio di documenti ufficiali, una raccolta di materiali didattici, una selezione di articoli di una specifica disciplina, o altro. In questo caso la banca dati riporta i documenti full text, ossia consente l accesso al testo pieno del documento e non solo alle informazioni utili per reperirlo. Le Banche dati giuridiche. A questa tipologia appartengono, ad esempio, le banche dati di normativa o le banche dati di giurisprudenza, anch esse in genere full text, soprattutto se gestite e rese disponibili da istituzioni pubbliche. Un esempio di banche dati di questo tipo è fornito dalla Gazzetta Ufficiale telematica o da Normattiva. Le Banche dati statistiche. Queste banche dati possono riportare, ad esempio, i dati Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 5

6 statistici relativi ad una specifica area geografica, oppure ad uno specifico argomento o a individui. Le Banche dati anagrafiche. Queste banche dati riportano, ad esempio, i dati personali di una comunità territoriale oppure di una azienda, un ente o altro. Come si utilizza una banca dati Rispetto alla consultazione di una banca dati, se si vuole recuperare un informazione, esistono diverse modalità di ricerca che si possono utilizzare: - per parole chiave - per estremi - scorrimento per liste Tutte e tre le modalità di interrogazione di una banca dati sono attivate attraverso una maschera di ricerca che l utente dovrà riempire digitando dei termini (o dei numeri, a seconda dei casi). Una volta riempita la maschera di ricerca con i termini digitati, la ricerca viene attivata cliccando i tasti funzione predisposti. Ma vediamo ora nel dettaglio come funzionano le diverse modalità di ricerca a cui si è appena accennato. Interrogare una banca dati - Ricerca per parole chiave Usando la Ricerca per parola chiave è possibile interrogare una banca dati inserendo, nella maschera di ricerca, uno o più termini prescelti. Una volta digitati i termini, si attiva la ricerca con il tasto invio predisposto. Quando si digitano due o più termini, la maschera di ricerca può prevedere che i termini siano collegati tra loro da operatori logici (AND, NOT, OR), utili per ottenere una ricerca più Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 6

7 mirata. Ad esempio, in una banca dati contenente le statistiche della popolazione nazionale, se si avesse la necessità di trovare i dati relativi al comune di Verona, si digiteranno nella maschera di ricerca le parole Verona e comune. Se infatti si digitasse solo Verona, si potrebbero ottenere dei risultati non rilevanti per l utente, perché potrebbero essere visualizzati anche i dati relativi all intera provincia, informazione che, in quel caso, non sarebbe attinente all obiettivo dell utente. Come accennato, la ricerca per parole chiave può prevedere, in modo più o meno esplicito a seconda dei casi, anche l uso di operatori logici, come ad esempio gli operatori booleani : AND, OR, NOT. A seconda dell operatore logico prescelto si possono ricercare documenti in base al tipo di relazione logica tra le parole ricercate. In particolare, vediamo quali sono le funzioni di ricerca attivate da ciascun operatore booleano: - AND implica che due o più o termini siano entrambi presenti nel documento ricercato; - OR che siano presenti o l'uno o l'altro, indifferentemente; - NOT implica che sia presente un termine con l'esclusione dell'altro. - Tali operatori logici sono utilizzati anche per le ricerche on line sui motori di ricerca in internet. Interrogare una banca dati - Ricerca per estremi Utilizzando invece la Ricerca per estremi, l utente formula una ricerca in base ad informazioni specifiche. In questo caso, nei campi predisposti nella maschera di ricerca si possono digitare, ad esempio, la data e il numero di un documento, oppure gli estremi Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 7

8 relativi alla data di sua pubblicazione. Questo metodo di interrogazione è previsto in molte tipologie di banche dati, tra cui, ad esempio, anche quelle giuridiche, perché consente di ricercare un documento attraverso il numero o la data di pubblicazione o di repertorio. La ricerca per estremi si può utilizzare, ad esempio, quando si cerca un atto amministrativo, una legge, un decreto o una sentenza di cui si conoscono, in anticipo, gli estremi esatti (numero, data, pubblicazione, ecc.). Interrogare una banca dati - Scorrimento per liste Lo scorrimento per liste, Anche detto browsing, è un metodo previsto in molte banche dati e permette di interrogare la banca dati scorrendo gli elenchi di termini in ordine alfabetico. Questa modalità di ricerca permette di visualizzare le voci secondo l ordinamento alfabetico della banca dati partendo dalla lettera iniziare della parola ricercata e nell ambito della categoria di voci prescelta. A seconda dei casi ci possono essere elenchi di autori, di titoli o di argomenti. Attivando, ad esempio, lo scorrimento per liste di autori, se si digita il termine gall si possono visualizzare in ordine alfabetico tutti gli autori presenti nella banca dati a partire da Gallo in poi (ad esempio, fino a Galluzzo ). Cliccando poi su un determinato autore della lista, si visualizzano tutti i record ad esso collegato. A seconda delle diverse banche dati, ci possono essere elenchi di autori o di titoli di documenti, o di argomenti, ecc. È anche possibile scorrere le liste di argomenti o le liste relative ai settori disciplinari; o ancora, è possibile, se previsto, lo scorrimento per data, sia in ordine cronologico diretto (dalla data più antica a quella più recente) sia inverso (dalla più recente alla più antica). Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 8

9 La visualizzazione di risultati A seguito di una ricerca in una specifica banca dati, l utente otterrà uno o più risultati che presumibilmente potranno soddisfare l esigenza informativa di partenza. Nel caso in cui venga effettuata una ricerca per estremi di un atto in una banca dati normativa, ad esempio, si otterrà un unico risultato. Cercando, ad esempio la L. 157 del 2010, si otterrà unicamente quel riferimento normativo specifico. Nel caso in cui, invece si è optato per una ricerca per parole chiave o per browsing, si potranno ottenere più risultati. Se ad esempio nella maschera di ricerca di un catalogo bibliografico si è lanciata una ricerca per termini digitando la stringa di ricerca ordinamento enti locali, è possibile che all utente venga presentato un elenco di diversi risultati, tra i quali, poi, sarà possibile scegliere uno o più riferimenti bibliografici attinenti all esigenza informativa di partenza. In entrambi i casi, la visualizzazione completa del record consentirà, a seconda dei casi, di recuperare l informazione o il documento d interesse. Conclusioni Viste le diverse possibilità di interrogazione di una banca dati, è possibile individuare un metodo ideale e sempre efficace per effettuare una ricerca? In realtà, tutti i metodi descritti (per parole, per estremi o per scorrimento di elenchi) possono essere efficaci: non esiste in assoluto uno strumento migliore per ottenere le informazioni che si stanno cercando. Tutto dipende, infatti, dal bisogno informativo dell utente della banca dati e, in base ad esso, si sceglierà il metodo di interrogazione più congruo e adeguato. Ad esempio, si può ricercare per parole chiave quando non si è in possesso di riferimenti Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 9

10 precisi su un tema. Oppure si può effettuare una la ricerca per estremi quando si sa già cosa si sta cercando e si ha bisogno di uno specifico documento o di una determinata informazione. Infine, si utilizza lo scorrimento per liste quando la informazioni a disposizione prima della ricerca sono molto vaghe, o se si ha idea di consultare una specifica tipologia di dati o informazioni: è questo il caso, ad esempio, di una ricerca bibliografica per soggetti in un catalogo bibliografico. Scorrere la lista può essere di aiuto per interpretare meglio un bisogno informativo non chiaramente individuato o definito e può suggerire informazioni in più rispetto a quelle già in possesso di chi sta utilizzando la banca dati. Lucia Antonelli Le Banche dati. Introduzione 10