Un caso concreto di dematerializzazione e semplificazione dei processi inter -amministrazioni: la gestione dei contratti dei docenti

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1 FORUMPA maggio 2008 Un caso concreto di dematerializzazione e semplificazione dei processi inter -amministrazioni: la gestione dei contratti dei docenti Modello applicativo e tecnologico dott.ssa Maria Pia Giovannini Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC CNIPA

2 I CONTENUTI Il CNIPA Gli strumenti abilitanti il Sistema Pubblico di Connettività SPC la cooperazione applicativa la firma digitale e la posta certificata la gestione documentale Il progetto il modello applicativo di riferimento Le conclusioni

3 IL CNIPA: MISSIONE Il Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) opera presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l attuazione delle politiche per la innovazione tecnologica, con la missione di contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della Pubblica Amministrazione, fornendo a questa supporto nell'uso innovativo dell'informatica e più in generale dell ICT (Information and Communication Technology) In questo contesto, le modalità di azione del CNIPA sono: l attività di consulenza e proposta relativamente a strategie e azioni puntuali rivolte ai decisori politici, alle pubbliche amministrazioni e agli operatori del settore; l emissione di normative tecniche a livello secondario, quali linee guida e guide tecniche; la valutazione - ex ante (di coerenza con le strategie nazionali di innovazione del Governo), in itinere (durante l attuazione dei progetti programmati), ed ex post (sui risultati raggiunti) - delle attività ICT della Pubblica Amministrazione centrale, sia a livello strategico, sui Piani pluriennali di sviluppo dei sistemi informativi, sia a livello di singoli interventi, che per legge sono sottoposti a parere (obbligatorio, ma non vincolante), di congruità tecnica ed economica da parte del CNIPA; la definizione e gestione (a livello di committente e con riferimento in particolare alle specifiche funzionali) di progetti dimostrativi, ad alto impatto, nell uso dell ICT nella P.A. centrale, nelle regioni e negli enti locali

4 SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD)

5 SISTEMA PUBBLICO DI CONNETTIVITÀ (ART.73 DEL CAD) Pienamente operativo da novembre 2007 Sostituisce la RUPA - Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione (attiva dal 1999) Utilizza collegamenti ad alta velocità per connettere 58 domini delle amministrazioni centrali e oltre 200 amministrazioni territoriali consentendo l integrazione delle applicazioni, flessibilità e servizi avanzati Permette qualsiasi tipo di comunicazione - dati, fonia e immagini - tra le pubbliche amministrazioni centrali, con elevati standard di sicurezza Ha permesso alla pubblica amministrazione centrale di dimezzare la spesa annuale per la propria interconnessione dati che è passata da 130 milioni di euro del 2005 a 54 milioni di euro attuali con prestazioni incrementate. La capacità di trasporto è infatti passata da 29,3 Gigabit/sec a 70 Gigabit/sec

6 SPC-COOP COOPERAZIONE APPLICATIVA S P C Amministrazioni pubbliche SP Cooperazione SP Connettività Busta di egovern ment Porta di Dominio 1 Porta di Dominio 2 Servizi applicativi Messaggi Pacchetti Servizio 1 Servizio 2 Servizio 3 Servizio 4 La cooperazione applicativa SPC - COOP permette alle amministrazioni collegate in rete di effettuare lo scambio di comunicazioni, dati e servizi secondo modelli organizzativi e tecnologici condivisi, evitando a cittadini e imprese sovrapposizioni e duplicazioni burocratiche dovute alla mancanza di dialogo tra tutte le amministrazioni

7 COOPERAZIONE APPLICATIVA SPC - COOP Principi della SPC -COOP Cooperazione tra amministrazioni Le amministrazioni cooperano per l erogazione e/o la fruizione di servizi applicativi Ambito di responsabilità Ciascun amministrazione cooperante mantiene la responsabilità dei servizi da essa erogati e dei dati forniti attraverso tali servizi, dando luogo ad un singolo Dominio di servizi applicativi (brevemente Dominio) Accordi Un servizio applicativo opera sulla base di accordi tra almeno due soggetti (erogatore e fruitore), accordi che hanno un fondamento normativo/istituzionale oltre che tecnico Tecnologie di cooperazione I servizi applicativi vengono erogati/fruiti attraverso tecnologie e standard indicati genericamente come Web Service; queste rappresentano la soluzione proposta oggi dal mercato per l interoperabilità di sistemi applicativi eterogenei in grado di soddisfare i requisiti precedentemente indicati.

8 LA FIRMA DIGITALE, LA POSTA CERTIFICATA In attuazione del CODICE DELL AMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.lgs 7 marzo 2005 n.ro 82) il CNIPA provvede inoltre alla diffusione di Posta elettronica certificata Emanazione di norme e regole tecniche Gestione dell elenco pubblico dei gestori previsto dall'art. 14 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (oltre 22 gestori certificati) Firma digitale Emanazione di norme e regole tecniche Gestione dell elenco pubblico dei certificatori, previsto dall articolo 29, comma 1 del DLGS 7 marzo 2005 nn. 82 e DPCM 13 gennaio 2004 Vigilanza sull attività dei certificatori qualificati ai sensi dell articolo 31 del Codice dell amministrazione digitale Indice delle Pubbliche Amministrazioni Istituito con DPCM del 31 ottobre 2000 contiene la struttura organizzativa e gli indirizzi di posta certificata delle amministrazioni

9 LA GESTIONE DOCUMENTALE Nel corso del 2007 il CNIPA ho effettuato una rilevazione che ha riguardato la situazione al 31 dicembre 2006 di 65 pubbliche amministrazioni centrali I risultati sono stati pubblicati nel Quaderno 34 Valutazione delle azioni della Pubblica Amministrazione sul tema del protocollo informatico e sulla gestione dei flussi documentali Nell ambito dell indagine sullo stato dell informatizzazione nella Pubblica Amministrazione, nel corso del 2008 il centro di competenza per il protocollo informatico e gestione documentale del CNIPA ha curato la raccolta dei dati relativi al 31 dicembre 2007 coinvolgendo 51 pubbliche amministrazioni centrali I risultati della rilevazione sono in corso di pubblicazione da parte del CNIPA

10 LA GESTIONE DOCUMENTALE Alcune anticipazioni 298 milioni (208 mln ingresso, 90 mln uscita) rilevazione milioni (199 mln ingresso, 84 mln uscita) rilevazione % (42% del 2006) protocollati elettronicamente (151 mln) 30% (29% del 2006) archiviati elettronicamente (90 mln) 13 % (2% del 2006) scambiati via posta elettronica (38 mln) 87% (98% del 2006) scambiati in via tradizionale (260 mln) 62% (60% del 2006) scambiati tra amministrazioni (186 mln)

11 LA GESTIONE DOCUMENTALE AOO definite PEC con Protocollo informatico (88%) con Caselle PEC censite su IPA (9%) 26 milioni di messaggi 18,1 % tasso di utilizzo della PEC sul totale dei documenti protocollati Firma digitale firme distribuite ai dirigenti della PA Solo 3 amministrazioni su 51 (che gestiscono il 50% dei documenti archiviati elettronicamente)

12 LA GESTIONE DOCUMENTALE Il quadro generale Nonostante risulti in aumento il numero delle amministrazioni provviste di strumenti per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali la percentuale di documenti protocollati elettronicamente supera di poco il 50% dei volumi trattati dimostrando comunque un miglioramento nella diffusione e utilizzo delle procedure rispetto al 2006 mentre rimane costante la situazione per i documenti archiviati ( dal 29% nel 2006 al 30% nel 2007) confermando le difficoltà di carattere organizzativo che le amministrazioni incontrano nella diffusione della gestione documentale

13 IL SERVIZIO PROTOCOLLOASP Servizio di protocollo e gestione documentale ProtocolloASP best practices che ha costituito un modello di riferimento anche per altri progetti diversi dalla gestione documentale Diffusione del servizio Adesioni 21 amministrazioni attive su 31 aderenti utenti ordinati 20 milioni di registrazioni di protocollo ordinate 1,5 milioni di documenti da gestire sulla piattaforma documentale In corso di avvio il riuso presso la SOGEI per la diffusione del servizio alle amministrazioni fiscali ( utenti e documenti)

14 IL SERVIZIO PROTOCOLLOASP Andamento Servizio (dati al 31 marzo 2008)

15 LA GESTIONE DOCUMENTALE La gestione documentale negli Enti Locali L e-government nei Comuni di piccole e medie dimensioni studio del CNIPA 28 marzo 2008 Campione esaminato comuni aderenti, di cui hanno fornito le informazioni riportate

16 LA GESTIONE DOCUMENTALE Diffusione del Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle modalità di adozione) Media Nazionale: Nucleo minimo 78,2% Gestione Documentale 15,9% Workflow 5,9%

17 LA GESTIONE DOCUMENTALE Diffusione dei servizi ASP di Protocollo Informatico nei comuni (% sul totale delle soluzioni) Media Nazionale: 12,8 %

18 LA GESTIONE DOCUMENTALE Il quadro generale Si conferma anche per gli enti locali quanto registrato per le amministrazioni centrali Il processo di automazione della gestione documentale è una innovazione che ha raggiunto parzialmente l obiettivo prefissato in quanto le amministrazioni locali, analogamente alle amministrazioni centrali, utilizzano gli strumenti informatici principalmente per le sole funzioni di gestione del protocollo

19 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL PROCEDIMENTO Automazione dei procedimenti inter-amministrativi un caso concreto La dematerializzazione dei contratti scolastici La diffusione del protocollo informatico, delle procedure di gestione documentale, di strumenti di workflow management, l interoperabilità degli strumenti di base (attraverso i modelli della cooperazione applicativa) costituiscono le basi abilitanti per l automazione dei procedimenti amministrativi. Gli attori MPI MEF - RGS MEF - DPSV contratti/anno

20 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI SCENARIO DI RIFERIMENTO ATTUALE Gestione documentale Protocollo informatico MPI Sistema Informativo Amm. Cooperazione applicativa busta di e-gov Posta Certificata Firma Elettronica MEF/DPSV Sistema Informativo Amm. Servizi di connettività - SPC Sistema Informativo Amm. MEF/RGS

21 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI SCENARIO DI RIFERIMENTO A REGIME Gestione documentale Protocollo informatico MPI Sistema Informativo Amm. Cooperazione applicativa busta di e-gov Posta Certificata Firma Elettronica MEF/DPSV Sistema Informativo Amm. Servizi di connettività - SPC Altra Amm. Sistema Informativo Amm. Inpdap Sistema Informativo Amm. MEF/RGS Ente locale Sistema Informativo Amm.

22 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL MODELLO APPLICATIVO Il formato per il documento prescelto contiene: la segnatura xml base che consente di veicolare il documento tra applicazioni di protocollo e gestione documentale che adottano le regole tecniche (circolare AIPA n.28 del 2000) la segnatura xml estesa che contiene i dati strutturati definiti per il tipo documento e che permette l automazione del procedimento Il formato PDF-A contenente l immagine del documento (con il certificato di firma in caso di documento firmato con firma digitale)

23 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL MODELLO APPLICATIVO I contenuti vengono trattati secondo regole standard in relazione al canale utilizzato SEGNATURA BASE Cooperazione applicativa Busta e-gov SEGNATURA ESTESA Posta elettronica certificata Interoperabilità messaggio Struttura MIME header testo Segnatura.xml documento 1... documento n La presenza è opzionale Se presente, può essere significativo o meno (indicazione nella segnatura) La struttura XML ha come root un elemento Segnatura Documenti informatici, con eventuale firma digitale e/o cifratura CONTRATTO Flusso dati EDI/FTP

24 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL MODELLO TECNOLOGICO MPI Web service Cooperazione applicativa Interoperabilità Posta certificata Flusso dati MEF/DPSV Sistema Informativo Amm. Protocollo ASP Sistema Informativo Amm. Protocollo ASP Sistema Informativo Amm. MEF/RGS

25 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL MODELLO APPLICATIVO l infrastruttura del sistema di gestione documentale (ProtocolloASP ) porta gli ulteriori benefici: Gestione integrata del workflow inter-amministrazione Tracciatura del processo in tutte le fasi con possibilità di darne visione all utente finale Identificazione e classificazione automatica dei documenti attraverso la gestione del tipo documento Gestione del procedimento correlato al tipo documento sulla base di regole definite per esso

26 DEMATERIALIZZAZIONE DEI CONTRATTI SCOLASTICI IL PROCEDIMENTO MPI MEF - RGS MEF - DPSV SIDI - ProtocolloASP ProtocolloASP SPT Predisposizione del contratto (in formato pdf/a) Il documento elettronico conterrà oltre al testo del contratto tutte le informazioni utili organizzate in una struttura XML (per i controlli svolti dalla RPS e per la messa in pagamento delle competenze). Convalida e firma digitale del contratto per la trasmissione. Invocazione, tramite web service, del sistema di protocollo per la registrazione in uscita dei contratti, che varranno quindi trasmessi, tramite interoperabilità (posta certificata), alla RGS. Trasmissione di un flusso con i contratti al sistema informativo dl MEF (SPT) per la loro elaborazione al fine della liquidazione delle competenze. Il sistema di protocollo di RGS registra in ingresso il contratto e popola automaticamente i campi del tipo di documento corrispondente con i dati associati al contratto. Effettua i controlli di competenza che si concludono con il visto o con il rilievo. Trasmette le ricevute di ritorno di avvenuta consegna. Trasmette tramite interoperabilità (posta certificata) a MPI e SPT il risultato dei controlli sotto forma di elenco di trasmissione con l analico dei provvedimenti registrati o con il testo dei rilievi effettuati. SPT elabora i dati ricevuti. Se l elaborazione va a buon fine, dispone la liquidazione delle competenze. SPT trasmette alle DPSV il contratto in formato elettronico. SPT predispone il flusso con i risultati delle elaborazione.

27 EVOLUZIONE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE METAPROTOCOLLO Evoluzione dei sistemi di protocollo e gestione documentale verso infrastrutture tecnico organizzative che consentano la gestione dei processi STP (straigh( thruogh processing) ) tra le amministrazioni pubbliche al fine di fornire servizi on line ai cittadini OBIETTIVO completare il processo di automazione della gestione documentale

28 CONCLUSIONI

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