STUDI TRIBUTARI E CENTRI SERVIZI.

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1 STUDI TRIBUTARI E CENTRI SERVIZI info@digitechsystem.net

2 IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO

3 IL PROCESSO CONTABILE CARTACEO

4 VISUALIZZAZIONE Gecom Multi richiama Doc Finder è può visualizzare i documenti

5 GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE Gli archivi di conservazione (genericamente definiti DAV Documenti Acquisto e Vendita) Archivio unico per ditta in grado di contenere Fatture acquisto Fatture Vendita Note Credito Documenti Contabili Per diversi sezionali Per diversi anni

6 CREARE GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE La creazione degli archivi avviene con una maschera guidata che agevola la creazione massiva.

7 A PROPOSITO DI ANAGRAFICHE La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire

8 LA SCANSIONE La eliminazione delle anagrafiche inutili con la DISATTIVAZIONE aiuta ad avere un archivio più facile da gestire

9 LA REGISTRAZIONE I documenti PROCESSATI vengono inviati al gestionale e visualizzati dai menu di registrazione.

10 L AGGIORNAMENTO DEI DATI Lanciare il comando STPRI. Scegliere Gen. Spool per Archivia ordinario o Gen. Spool per Archivia se2mplificato Impostare i filtri di esportazione Impostare il nome del file STPRIO.TXT o STPRIS.TXT che verrà generato Selezionare la ditta o le ditte da esportare Cliccare su stampa e confermare ESEGUIRE ARCHIPRINT PER ARCHIVIARE LA PRIMA NOTA GENERATA Eseguire Archiprint e attivare l archiviazione spuntando il flag Archiviazione Spools di stampa

11 GLI ARCHIVI DI CONSERVAZIONE

12 RICEZIONE E CONSERVAZIONE FATTURE Il DL 216 semplifica la conservazione delle fatture elettroniche Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Anche un file pdf (senza firma digitale) può essere validato autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Ovvero tramite EDI

13 Cos è il sistema di controllo richiesto? Fattura servizi Utenza corrisponde Pagamento tracciato Servizi plausibili Importi ragionevoli. oppure esiste contratto di ricezione Fattura di merci Il cliente ha tutte le bolle relative e gli ordini Fattura con firma digitale Estendibile ad altri documenti Si (estratti conto, contabili, acquisti on line) In tutti questi casi la fattura elettronica può essere conservata come tale. Non è necessaria la stampa, l etichettatura, la scansione Per approfondire il concetto di Sistema di controllo è utile questo documento tion/vat/traders/invoicing_rules/explanatory_notes_it.pdf

14 L ACCORDO Il DL 216 PREVEDE COMUNQUE CHE TRA LE PARTI VI SIA UN ACCORDO E NON MANCANO INTERPRETAZIONI RIGIDE il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario. Negli anni passati sono state concesse accettazioni all invio di fatture PDF Fino ad ora il ricevente doveva stampare il pdf e trattarlo come cartaceo Ora secondo la direttiva quello è un documento elettronico e come tale andrebbe trattato Non è quindi da escludere che qualche competitor in queste condizioni parli di OBBLIGO ad attivare la conservazione elettronica

15 GLI EFFETTI POTREBBERO ESSERE POSITIVI IN AZIENDA Una buona fetta di fatture può essere ricevuta in formato pdf tramite , una parte si può scaricare dal sito del fornitore. Ipotizzabile che più del 50% delle fatture diventeranno elettroniche Negli studi Evoluzione COME FACCIO A GESTIRE I DOCUMENTI ELETTRONICI? ARRIVANO AL CLIENTE DEVO PRENDERMI CARICO DELLE ? DEVO PRENDERMI CARICO DEL PERCORSO DI CONTROLLO? Anche i documenti contabili (estratti conto, contabili banche, altri costi) possono essere conservati in modalità elettronica

16 Estensione ai documenti contabili? Se la garanzia di originalità di una fattura è data da percorsi di controllo che ne dimostrino la coerenza, per un estratto conto bancario ci possono essere dubbi? L e.c. carta di credito? Contabili Bancarie? Pagamenti imposte? Costi del personale? Acquisti web treni aerei navi? Un buon 50% dei documenti può essere elettronico

17 SOLUZIONE STUDI Indispensabile il coinvolgimento della ditta Il cliente ha internet? Il cliente ha un pc? Il cliente ha una multi funzione, o scanner? Il cliente ha una segretaria o una competenza sufficiente per gestire l invio documenti? si COLLEGO LA DITTA

18 Il percorso contabile

19 L ACCORDO CON LA DITTA La Ditta si assume la responsabilità della originalità dei documenti immessi nel sistema (con l invio attesta etc. etc.) Le tipologie di documenti e le forme ammesse (cartaceo o elettronico) sono decise al momento del rilascio del client I documenti cartacei dovranno essere preventivamente divisi e numerati con le etichette Quelli elettronici vanno solo identificati nella tipologia. cod_tipo_ doc_f cartacei elettronici 0 contabili fatt. vendita fatt. acquisto Note credito 0 1 L accordo si tramuta in una serie di indicatori che specificano i tipi di file da riceve e relativi sezionali

20 CONFIGURAZIONI PIU ARTICOLATE La configurazione personalizzata Configurazione protocolli standard prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico 1 0 Documenti Contabili Fatture vendita Fatture Acquisto Note debito Note Credito 0 1 Esempio di personalizzazione prog Cod_tdf tdf descrizione cartaceo elettronico 1 0 Documenti Contabili Documenti Contabili Filiale senigallia Fatture vendita Fatture vendita Filiale senigallia Fatture Acquisto Fatture Acquisto Filiale senigallia Note debito Note Credito 0 1 Esempio ditta quater 1 0 Documenti Contabili Fatture vendita Alimentari Fatture vendita Tabaccheria Fatture Acquisto Alimentari Fatture Acquisto Tabaccheria Note debito Note Credito 0 1

21 IL SERVIZIO DI RICEZIONE Il programma in esecuzione sul server Archivia Plus (anche pc win7 no xp) è attivo in ascolto su una apposita porta. La porta reindirizzata dal server di accesso consente ai client di autenticarsi e dialogare. Pc o server Archivia Porta xx Server pubblico o firewall L autenticazione avviene a livello di programma. Il file di configurazione viene generato dallo studio. ip locale internet ip pubblico Si può gestire ogni tipologia con diversi sezionali e, in prospettiva, consentire l imputazione di maggiori dati. Client documentale

22 I file ricevuti I documenti elettronici vengono immediatamente protocollati da AutoSpool. Le immagini dei documenti cartacei finiscono nell archivio scansioni per il processo Bar Code di ArchiScan

23 LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA Creare 2 aree per il protocollo Inviati ricevuti DITTE Inviati ricevuti Studio Con l Addins di Outlook (o con il protocollo pec), possiamo Protocollare l ricevuta e inviare il file allegato (la fattura vera e propria) alla cartella di conservazione. Il sistema di protocollo dei files provvederà a inserire il documento nell archivio e ad avviare l esportazione per la registrazione Tra l e la fattura archiviata rimane un collegamento.

24 LO STUDIO RICEVE DOCUMENTI DA UNA IL COLLEGAMENTO TRA E FATTURA E UN ELEMENTO DI AUTENTICITA

25 CARTELLE PER DITTA Le cartelle vengono create dalla anagrafica ditta contestualmente vengono pianificati in Archifile i trattamenti per i documenti elettronici che verranno depositati in quei percorsi Significa che per OTTENERE IL PROTOCOLLO ELETTRONICO delle varie tipologie di documenti basta depositarli nelle apposite cartelle

26 ArchiFile raccoglie e protocolla

27 I due processi

28 ESPORTAZIONE PER LA REGISTRAZIONE

29 VISUALIZZAZIONE Gecom Multi richiama Doc Finder è può visualizzare i documenti

30 SISTEMA IBRIDO? CARTELLE PER DITTA CLIENT SCANSIONE IN STUDIO

31 TIPI DOCUMENTI ELETTRONICI FATTURE VENDITA NOTE CREDITO FATTURE ACQUISTO (PARTE) finanziari ESTRATTI CONTO BANCA CONTABILI BANCARIE ESTRATTI CONTO CARTE CREDITO Pagamenti imposte - tributi BIGLIETTI VIAGGIO (PARTE) RIEPILOGHI DI FATTURE MENO DI 150 EURO COSTI PERSONALE

32 GLI ASPETTI CRITICI Dl 216 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Ovvero tramite EDI DM 23/01/ I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; - sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

33 GLI ASPETTI CRITICI Dl 216 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. autenticità dell origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell emittente Ovvero tramite EDI DM 23/01/ I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica; - sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6; - sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.

34 GLI ASPETTI CRITICI chiusura quindicinale DM 23/01/ Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il Procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell AIPA n. 42 del Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. DM 23/01/2004 modifiche previste 3. La conservazione di cui ai commi 1 e 2 è effettuata con cadenza almeno annuale. Avviare la conservazione digitale delle fatture senza preoccuparsi della cadenza quindicinale è ragionevole Non c è motivo per non effettuare la firma quindicinale in quelle emesse In caso di problemi, numerazione con programma e stampa (risoluzione 14/e e 161/e)

35 REQUISITI Archivia Plus Suite Estensione Sql Express ArchiScan Client in numero adeguato (1 collegamento 1 client) No xp

36 Novità già introdotte Aggiornamenti automatici Miglioreremo con flag per aggiornamenti indispensabili e facoltativi Personalizzabile Tele assistenza con supporto audio Personalizzabile Controllo rapido anagrafiche Per disattivare velocemente quelle inutili Filtri per creare liste

37 Feedback