PROTOCOLLO ex D.Lgs 231. Operazioni con parti correlate

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1 PROTOCOLLO ex D.Lgs 231 Operazioni con parti correlate Doc. Nr: Ed.: 1.0 Data: Class.: USO INTERNO Nome Funzione Data Firma Elaborato da: F. Paolucci CIA 29/11/2007 Verificato da: O. Arrivabene CFO 29/1/2008 Verificato da: G. Martellino LEG 1/04/2008 Approvato da: Consiglio di Amministrazione CDA 8/5/08 Pagina 1 di 11

2 Storia del Documento ED. DATA ELAB. DA VERIF. DA APPROV. DA DESCRIZIONE 1 Prima Edizione Pagina 2 di 11

3 INDICE 1 INTRODUZIONE SCOPO DESCRIZIONE DEL PROCESSO FUNZIONI COINVOLTE PRINCIPI COMPORTAMENTALI DESCRIZIONE DELLE FASI INDIVIDUAZIONE PARTI CORRELATE INDIVIDUAZIONE DELLE OPERAZIONI CON PARTI CORRELATE DISCIPLINA DELLE OPERAZIONI CON PARTI CORRELATE REGOLAMENTO DELLE SITUAZIONI IN CUI UN AMMINISTRATORE/SINDACO E PORTATORE DI UN INTERESSE PER CONTO PROPRIO O DI TERZI (AI SENSI DELL ART DEL CODICE CIVILE E DELL ART. 9.C.2 DEL CODICE DI AUTODISCIPLINA DELLE SOCIETÀ QUOTATE) PROCEDURE INTERNE ALLE CONTROLLATE VERIFICA DELL ODV ED INFORMAZIONE AGLI ORGANI SOCIETARI ARCHIVIAZIONE MODULISTICA ALLEGATI... 9 Pagina 3 di 11

4 1 INTRODUZIONE 1.1 Scopo Il presente Regolamento, adottato in attuazione di quanto previsto dall art bis del codice civile e di quanto raccomandato dagli art. 9.C.1 e 9.C.2 del Codice di Autodisciplina delle società quotate, individua le regole che disciplinano l approvazione e l esecuzione delle operazioni con parti correlate poste in essere da Cementir Holding S.p.A. (la Società ), direttamente ovvero per il tramite di società controllate, al fine di assicurare la trasparenza e la correttezza sia sostanziale che procedurale delle operazioni stesse rientranti nell ordinaria gestione della Società che non presentano particolari criticità (Operazioni Usuali) sia quelle eccedenti l ordinaria gestione (Operazioni Significative o Significative e Rilevanti). Il presente documento ha altresì lo scopo di definire le soluzioni operative idonee ad agevolare l individuazione ed una adeguata gestione delle situazioni in cui un amministratore sia portatore di un interesse per conto proprio o di terzi. 2 DESCRIZIONE DEL PROCESSO Definizione Operazioni con parti correlate Processo num.: Attori: Scopo: Tipologia: Protocollo 231 Processi collegati: Procedura gestione dei rapporti con i sindaci Strumenti: Elementi in ingresso: Fasi: Elementi in uscita: 3 FUNZIONI COINVOLTE Definizioni CE Comitato Esecutivo della Società CG Collegio Sindacale della Società CCI Comitato di Controllo Interno della Società CDA Consiglio di Amministrazione della Società CIA Chief Internal Auditor della Società CFO Chief Financial Officer della Società Controllate le società direttamente e indirettamente controllate da Cementir Holding Spa, come indicate nell Allegato A Direzione I dirigenti responsabili della realizzazione di un operazione, di volta in volta rilevante, secondo l organigramma in vigore nella relativa società, inclusi i legali rappresentanti delle Controllate LEG Legal Affairs Director della Società OdV Organismo di Vigilanza della Società istituito ai sensi del D.Lgs. 231/2001 Presidente Il Presidente del Consiglio di Amministrazione della Società Società Cementir Holding Spa 4 PRINCIPI COMPORTAMENTALI Pagina 4 di 11

5 Nell'esame di ciascuna Operazione con Parti Correlate, l'attenzione deve essere rivolta alla sostanza del rapporto e non semplicemente alla sua forma giuridica. Il CdA prima di deliberare in merito alle Operazioni Significative con Parti Correlate deve ricevere un'adeguata informazione sulla natura della correlazione, sulle modalità esecutive dell'operazione, sulle condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, sul procedimento valutativo seguito, sull'interesse e sulle motivazioni sottostanti e sugli eventuali rischi per la Cementir Holding Spa. Nelle Operazioni con Parti Correlate, gli amministratori che hanno un interesse anche potenziale o indiretto nell'operazione: a) informano tempestivamente ed esaurientemente il CdA sull'esistenza dell'interesse e sulle circostanze del medesimo b) si allontanano dalla riunione consigliare al momento della deliberazione. 5 DESCRIZIONE DELLE FASI 5.1 Individuazione Parti Correlate Ai fini del presente documento per parti correlate, in base alla relativa nozione fornita dal principio contabile internazionale IAS 24 (richiamato dall art. 2, comma 1, lettera h) del Regolamento approvato con la Delibera Consob n /1999), si intendono: a) i soggetti che direttamente e/o indirettamente, per il tramite di società controllanti o controllate, società fiduciarie o interposta persona (da considerare a loro volta quali parti correlate): i) controllano la Società; ii) sono controllati dalla Società; iii) condividono con la Società il medesimo soggetto controllante; iv) detengono una partecipazione nella Società tale da poter esercitare una influenza notevole su quest ultima 1 ; v) controllano congiuntamente la Società; b) le società collegate alla Società 2 ; c) le joint venture cui partecipa la Società; d) gli Amministratori ed i Sindaci effettivi della Società, nonché i dirigenti con responsabilità strategiche della Società e delle società da essa direttamente e/o indirettamente controllate 3 ; e) gli stretti familiari dei soggetti indicati ai punti precedenti (a) o (d) 4 ; f) i soggetti sottoposti al controllo, anche in forma congiunta, ovvero alla influenza notevole di uno dei soggetti indicati ai precedenti punti (d) o (e), ovvero in cui tali ultimi soggetti detengono, direttamente o indirettamente, una quota significativa di diritti di voto; g) i fondi pensione per i dipendenti e i dirigenti della Società o di qualsiasi soggetto ad essa correlato. Ai fini di quanto indicato nel presente paragrafo 2.1 la nozione rilevante di controllo è quella individuata dall articolo 93 del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (c.d. Testo Unico della Finanza o TUF) Il Comitato per il Controllo Interno provvede a risolvere i casi in cui l individuazione di una parte correlata risulti 1 Ai sensi dell articolo 2359, comma 3, del codice civile, l influenza notevole si presume quando nell assemblea ordinaria può essere esercitato almeno un decimo dei voti se la società ha azioni quotate nei mercati regolamentati. 2 Ai sensi dell articolo 2359, comma 3, del codice civile, sono considerate collegate le società sulle quali un altra società esercita un influenza notevole. 3 Per dirigenti con responsabilità strategiche si intendono i soggetti che hanno il potere e la responsabilità, direttamente o indirettamente, della pianificazione, della direzione e del controllo delle attività della Società ovvero delle società da essa direttamente e/o indirettamente controllate. 4 Si considerano stretti familiari di un soggetto i familiari che ci si attende possano influenzare, o essere influenzati, dal soggetto interessato nei loro rapporti con la Società ovvero con le società da essa direttamente e/o indirettamente controllate. Tali si considerano: i) il coniuge non separato legalmente, il convivente more uxorio e i figli, anche del coniuge o del convivente more uxorio; ii) le ulteriori persone a carico del soggetto interessato che siano ad esso legate da rapporti di parentela od affinità. Pagina 5 di 11

6 controversa in base alla relativa definizione contenuta nel paragrafo precedente. L individuazione di ulteriori parti correlate rispetto a quelle indicate nel paragrafo 3.1, da effettuare comunque in base ai criteri stabiliti dal principio contabile internazionale IAS 247, è rimessa al Comitato per il controllo interno. 5.2 Individuazione delle operazioni con Parti Correlate Prima del compimento di qualsiasi operazione, la Direzione della relativa società deve preliminarmente verificare se l operazione possa essere considerata Operazione con Parte Correlata. Ai fini del presente documento costituiscono operazioni con parti correlate i trasferimenti di risorse, servizi od obbligazioni tra la Società (ovvero le società da essa direttamente e/o indirettamente controllate) ed una o più delle parti correlate individuate ai sensi dell art. 3, indipendentemente dalla circostanza che sia stato pattuito un corrispettivo. A titolo esemplificativo e non esaustivo, rientrano tra le operazioni con parti correlate: - gli atti di disposizione, anche a titolo gratuito, di beni mobili e immobili; - le prestazioni di opere e servizi; - la concessione o l ottenimento di finanziamenti e garanzie; - ogni altro atto avente ad oggetto diritti a contenuto patrimoniale. Se l operazione da porre in essere è da considerarsi Operazione con Parte Correlata, la Direzione della relativa società valuta, al fine dell applicazione della relativa procedura, in quale delle seguenti tipologie l Operazione rientri: 1. Operazioni Usuali: sono le Operazioni con Parti Correlate rientranti nell ordinaria gestione della Società riconducibili ad una o più delle seguenti categorie: - operazioni il cui corrispettivo è fissato sulla base di quotazioni ufficiali di mercato (ad es. contratti relativi a valute, tassi d interesse e commodities), qualora gli eventuali differenziali concordati rientrino nella normale prassi commerciale; - operazioni tipiche o usuali, per tali intendendosi quelle che per oggetto o natura risultano coerenti con il core business della Società e delle società da essa direttamente e/o indirettamente controllate, e che non presentano particolari elementi di criticità connessi alle loro caratteristiche, ai rischi inerenti alla natura della controparte o al tempo del loro compimento; - operazioni a condizioni standard, per tali intendendosi quelle concluse a condizioni analoghe a quelle usualmente praticate nei rapporti con soggetti che non siano parti correlate. - operazioni infragruppo, ossia quelle effettuate tra la Società e le Controllate e tra le Controllate salvo che tali operazioni non abbiano, singolarmente prese, un valore complessivo pari o superiore al 2% del Patrimonio Netto di Gruppo. 2. Operazioni Significative: sono le Operazioni con Parti Correlate non rientranti nell ordinaria gestione della Società che abbiano, singolarmente prese, un valore complessivo pari o superiore al 2% del Patrimonio Netto di Gruppo e siano riconducibili ad operazioni atipiche od inusuali, per tali intendendosi quelle che per significatività/rilevanza, natura delle controparti, oggetto della transazione, modalità di determinazione del prezzo di trasferimento e tempistica dell accadimento (prossimità alla chiusura dell esercizio) possono dare luogo a dubbi in ordine alla correttezza/completezza dell informazione in bilancio, al conflitto d interesse, alla salvaguardia del patrimonio aziendale, alla tutela degli azionisti di minoranza; 3. Operazioni Significative e Rilevanti: sono le Operazioni Significative che abbiano, singolarmente prese, un valore complessivo pari o superiore al 2% del Patrimonio Netto di Gruppo e che possono avere un rilevante impatto sul patrimonio aziendale o sulla completezza e correttezza delle informazioni, anche contabili, relative alla Società e per le quali sussiste l obbligo di procedere ad apposita informativa al pubblico nel rispetto delle modalità e dei termini individuati dall art. 71-bis del Regolamento approvato con la Delibera Consob n /1999. A titolo esemplificativo, sono Operazioni Significative e Rilevanti: 1. Le fusioni e scissioni in cui uno dei seguenti parametri sia uguale o superiore al 25%: a - totale attivo della società incorporata (fusa) ovvero delle attività oggetto di scissione/totale attivo dell'emittente (dati tratti dal bilancio consolidato, se redatto); b - risultato prima delle imposte e dei componenti straordinari della società incorporata (fusa) ovvero delle attività da scindere/risultato prima delle imposte e dei componenti straordinari dell'emittente (dati tratti dal bilancio consolidato, se redatto); Pagina 6 di 11

7 c - totale patrimonio netto della società incorporata (fusa) ovvero del ramo d'azienda oggetto di scissione/ totale patrimonio netto dell'emittente (dati tratti dal bilancio consolidato, se redatto). 2. Le acquisizioni e dismissioni di aziende o rami d azienda in cui uno dei seguenti parametri sia uguale o superiore al 25 %: a - prezzo della società (o del ramo di azienda o delle attività) acquisita (o ceduta)/capitalizzazione media degli ultimi sei mesi dell'emittente; b - risultato prima delle imposte e dei componenti straordinari della società (o del ramo d'azienda) acquisita (o ceduta)/risultato prima delle imposte e dei componenti straordinari dell'emittente (dati tratti dal bilancio consolidato, se redatto); c - totale patrimonio netto della società (o del ramo d'azienda) acquisita (o ceduta)/totale patrimonio netto dell'emittente (dati tratti dal bilancio consolidato, se redatto). 5.3 Disciplina delle operazioni con parti correlate Con riguardo alle Operazioni Usuali non è necessaria alcuna presentazione al Consiglio di Amministrazione della Società ai fini della relativa approvazione, fermo restando gli adempimenti che seguono: a) il CFO predispone, con cadenza almeno trimestrale, un prospetto relativo alle Operazioni Usuali e Infragruppo concluse nel periodo di riferimento e lo trasmette al CE. b) il CE sottopone il prospetto di cui alla lettera a) che precede all attenzione del CCI, del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, in modo tale che i gli organi suddetti ne siano informati in occasione della prima rispettiva riunione utile ed, in ogni caso, con cadenza almeno semestrale Se l Operazione è Significativa, la Direzione interessata predispone a favore del CFO un adeguata informativa in merito agli elementi caratteristici della operazione stessa (sotto il profilo strategico, economico-finanziario, legale, fiscale, ecc.), nonché alla natura della correlazione, alle modalità esecutive ed alle condizioni economiche pattuite per la relativa realizzazione, al procedimento valutativo seguito, alle motivazioni sottostanti e agli effetti economici e patrimoniali connessi alle medesime operazioni. Conseguentemente Il CFO elabora una presentazione relativa all Operazione Significativa e la trasmette al LEG, il quale inserisce la proposta di deliberazione tra le materie da sottoporre all approvazione del CE. Il CE, sentito il CCI, provvede alla preventiva approvazione (nel caso di operazioni di competenza dalla Società) ovvero alla preventiva valutazione (nel caso di operazioni di competenza delle società direttamente e/o indirettamente controllate dalla Società) delle operazioni interessate. Il CE predispone, con cadenza almeno trimestrale, un prospetto relativo alle Operazioni Significative concluse nel periodo di riferimento e lo trasmette all attenzione del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, in modo tale che i gli organi suddetti ne siano informati in occasione della prima rispettiva riunione utile ed, in ogni caso, con cadenza almeno semestrale Se l Operazione è Significativa e Rilevante, il CFO predispone a favore del CCI un adeguata informativa in merito agli elementi caratteristici della operazione stessa (sotto il profilo strategico, economico-finanziario, legale, fiscale, ecc.), nonché alla natura della correlazione, alle modalità esecutive ed alle condizioni economiche pattuite per la relativa realizzazione, al procedimento valutativo seguito, alle motivazioni sottostanti e agli effetti economici e patrimoniali connessi alle medesime operazioni. Conseguentemente, il CCI elabora una presentazione relativa all Operazione Significativa e Rilevante e la trasmette al LEG, il quale inserisce la proposta di deliberazione tra le materie da sottoporre all approvazione del Consiglio di Amministrazione. Il Consiglio di Amministrazione della Società, sentito il CCI, provvede alla preventiva approvazione (nel caso di operazioni di competenza dalla Società) ovvero alla preventiva valutazione (nel caso di operazioni di competenza delle società direttamente e/o indirettamente controllate dalla Società) delle operazioni interessate. Ove la natura, il valore o altre caratteristiche dell operazione lo richiedano, al fine di evitare che per l operazione siano pattuite condizioni diverse da quelle che sarebbero state negoziate tra parti non correlate, il Consiglio di Amministrazione può avvalersi dell assistenza di esperti indipendenti chiamati ad esprimere un parere tecnico o finanziario o legale, utilizzando eventualmente nei casi più significativi esperti diversi per ciascuna parte correlata. Le Operazioni Significative e Rilevanti, una volta approvate dal Consiglio di Amministrazione, formano inoltre oggetto di informativa al pubblico secondo le modalità previste dall articolo 71 bis del Regolamento Emittenti. Pagina 7 di 11

8 5.3.4 In tutti i casi in cui il Consiglio di Amministrazione è coinvolto, qualora la correlazione sussista con un Amministratore della Società o con una parte correlata per il suo tramite, l Amministratore interessato deve informare tempestivamente il Consiglio di Amministrazione circa la natura, i termini, l origine e la portata del proprio interesse, allontanandosi dalla riunione consiliare al momento della deliberazione ove ciò non pregiudichi la permanenza del quorum costitutivo ovvero il Consiglio di Amministrazione non disponga altrimenti. Qualora la correlazione sussista con l Amministratore Delegato della Società o con una parte correlata per il suo tramite, egli si astiene dal compimento dell operazione investendo della stessa il Consiglio di Amministrazione. Si applica inoltre in tal caso quanto indicato nel periodo precedente. Qualora la correlazione sussista con uno dei Sindaci effettivi della Società o con una parte correlata per il suo tramite, il Sindaco interessato provvede ad informare tempestivamente gli altri Sindaci ed il Presidente del Consiglio di Amministrazione circa la natura, i termini, l origine e la portata del proprio interesse Le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione della Società in merito ad operazioni con parti correlate provvedono a motivare adeguatamente le ragioni e la convenienza delle operazioni stesse per la Società Il Consiglio di Amministrazione della Società riceve adeguata informativa in merito alla intervenuta esecuzione delle operazioni con parti correlate sulla cui approvazione o valutazione esso abbia deliberato. Tale informativa viene fornita nell ambito della relazione periodica predisposta dal Presidente in merito all attività svolta, al generale andamento della gestione ed alle operazioni di maggiore rilievo effettuate dalla Società e dalle controllate. 5.4 Regolamento delle situazioni in cui un Amministratore/Sindaco e portatore di un interesse per conto proprio o di terzi (ai sensi dell art del Codice Civile e dell art. 9.c.2 del Codice di autodisciplina delle Società Quotate) Gli Amministratori ed i Sindaci effettivi della Società provvedono a dare tempestiva comunicazione al Comitato per il controllo interno, non appena ne vengano a conoscenza, in merito alla negoziazione in corso di operazioni con la Società ovvero con società da essa direttamente e/o indirettamente controllate che vedano coinvolti gli Amministratori o Sindaci medesimi, i loro stretti familiari, i soggetti sottoposti al controllo, anche in forma congiunta, ovvero alla influenza notevole degli Amministratori o Sindaci in questione e/o dei loro stretti familiari ovvero i soggetti in cui gli stessi Amministratori o Sindaci e/o i loro stretti familiari detengono, direttamente o indirettamente, una quota significativa dei diritti di voto. L informativa fornita al Comitato per il controllo interno esplicita la natura, i termini, l origine e la portata dell interesse degli Amministratori o Sindaci in questione al compimento di tali operazioni. 5.5 Procedure interne alle controllate I consigli di amministrazione delle Controllate sono responsabili: a) di impartire opportune istruzioni alle proprie controllate, ove esistenti, affinché la presente procedura sia applicata dalle stesse; b) di garantire che le Operazioni Significative e le Operazioni Significative e Rilevanti siano approvate dagli organi di amministrazione delle proprie controllate e siano tempestivamente trasmesse al Consiglio di Amministrazione della Società; c) di assicurare che di tutte le Operazioni con Parti Correlate, sia Usuali che Significative e Significative Rilevanti, sia mantenuta idonea archiviazione per un periodo di 10 anni. 6 VERIFICA DELL ODV ED INFORMAZIONE AGLI ORGANI SOCIETARI L Organismo di Vigilanza, istituito ai sensi del D.Lgs. 231/2001, deve vigilare: - sull effettività del modello, che consiste nel verificare la coerenza tra comportamenti concreti e modello istituito; - sull adeguatezza del modello ossia l idoneità dello stesso ad evitare i rischi di realizzazione degli illeciti di cui al D.Lgs. 231/2001; - sull aggiornamento del modello, a seguito sia di mutamenti nella realtà organizzativa sia di eventuali mutamenti delle Pagina 8 di 11

9 normative vigenti. Il CIA verifica il rispetto e la corretta applicazione della presente procedura e ne riferisce al CCI, al Collegio Sindacale e all OdV, in occasione della prima riunione utile di ciascuno di essi e, in ogni caso, con cadenza almeno trimestrale. 7 ARCHIVIAZIONE Gli Amministratori Esecutivi o i dirigenti responsabili della realizzazione dell'operazione con Parti Correlate, raccolgono e conservano adeguate informazioni sulla natura della correlazione, sulle modalità esecutive dell'operazione, sulle condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, sul procedimento valutativo seguito, sull'interesse e le motivazioni sottostanti e sugli eventuali rischi per la società. 8 MODULISTICA Non sono presenti moduli 9 ALLEGATI Allegato 1 Elenco società controllate e collegate del Gruppo Cementir (incluse nell area di consolidamento al ) Elenco delle società incluse nell area di consolidamento: Denominazione Cementir Holding SpA 5 - Capogruppo Aalborg Cement Company Inc. Aalborg Portland A/S Aalborg Portland Islandì EHF Aalborg Portland Polska Spzoo Aalborg Portland US Inc Aalborg Portland White A/S Aalborg Portland White China A/S Aalborg Resources Sdn Bhd Aalborg White Anqing Co Ltd Aalborg White Asia Sdn Bhd Aalborg White Cement Pty Ltd Aalborg White Italia Srl Aalborg White OOO Sede Dover (USA) Aalborg (Danimarca) Kopavogur (Islanda) Warszawa (Polonia) Dover (USA) Aalborg (Danimarca) Aalborg (Danimarca) Perak (Malesia) Anqing (China) Perak (Malesia) Sydney (Australia) S. Petersburg (Russia) 5 La società Cementir Holding SpA (già Cementir Cementerie del Tirreno SpA) ha modificato la denominazione sociale con Assemblea Straordinaria del 15 gennaio 2008 Pagina 9 di 11

10 Denominazione AB Sydsten AGAB Syd AB Alfacem Srl Bakircay AS Betontir SpA (già Calcestruzzi Picciolini SpA) Cementir Delta SpA Cementir Espana SL Cementir Italia Srl (già Cem 2004 Srl) CemMiljo A/S Cimbeton AS Cimentas AS Destek AS Ekblads Betong AB Elazig Cimento Everts Betongpumpning AB 4K Beton A/S Gaetano Cacciatore Inc. Globocem SL Illion Cimento Ltd Intercem SA Italian Cement Company (Cemit) LLC JEPA Grus & Container Kars Cimento AS SCI Marketing & Services Sdn Bhd. 6 Sinai White Portland Cement Co. SAE Skane Grus AB Skim Coat Industries Sdn Bhd B Sydsten Helsingborg AB Unicon A/S Unicon AS Vianini Pipe Inc. Sede Malmö (Svezia) Malmö (Svezia) Izmir (Turchia) Madrid (Spagna) Aalborg (Danimarca) Izmir (Turchia) Izmir (Turchia) Izmir (Turchia) Jönköping (Svezia) Elazig (Turchia) Halmstad (Svezia) Copenaghen (Danimarca) Somerville N.J.(USA) Madrid (Spagna) Soma (Turchia) Lussemburgo (Lussemburgo) Krasnodar (Russia) Malmö (Svezia) Kars (Turchia) Perak (Malesia) Cairo (Egitto) Malmö (Svezia) Perak (Malesia) Helsingborg (Svezia) Roskilde (Danimarca) Sandvika (Norvegia) Somerville (USA) 6 Società in liquidazione Pagina 10 di 11

11 Denominazione Yapitek AS Sede Izmir (Turchia) Elenco delle società collegate valutate con il metodo del patrimonio netto: Denominazione EKOL Unicon Spzoo Leigh White Cement Company - J.V. Secil Unicon SGPS Lda Sola Betong AS Speedybeton SpA Storsand Sandtak AS Sede Gdansk (Polonia) Allentown (USA) Lisbona (Portogallo) Risavika (Norvegia) Pomezia - RM (Italia) Saetre (Norvegia) Pagina 11 di 11