BOARD in Mitsubishi Il toolkit BOARD elettrizza Mitsubishi

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1 BOARD in Mitsubishi Il toolkit BOARD elettrizza Mitsubishi L azienda Nel 1996 nasce la Mitsubishi Electric Europe B.V, società sussidiaria interamente di proprietà di Mitsubishi Electric Corporation Japan, che accorpa tutte le attività di vendita e marketing a livello europeo per il gruppo Mitsubishi. In conseguenza di questa operazione nel Regno Unito, venne creata la Mitsubishi Electric Ltd. Questa società ha 6 divisioni operative: Living Environmental Systems (LES) più nota come divisione climatizzazione, Factory Automation (FA), Visual Information Systems (VIS), Diamond Vision (DV), Lift & Escalator Division (LED) e Automotive. Architettura Nel 1998 Mitsubishi Electric ha installato un sistema di gestione aziendale SAP e attualmente si avvale della versione 4.6C. L azienda dispone inoltre di un sistema di gestione clienti-ordini (System 42) che fornisce agli utenti un front-end intuitivo e semplice per l utilizzo del sistema SAP. Questo consente agli operatori di inserire i dati e verificare le scorte di tutti i materiali, nonché i loro prezzi e le relative quantità, con la possibilità di produrre e archiviare preventivi. Se questi ultimi vengono accettati, il sistema di gestione System 42 elabora ed invia l ordine al sistema SAP. Business Challenge Si riteneva che il sistema ERP (SAP) avrebbe risposto a tutte le esigenze di reporting di Mitsubishi Electric. Tuttavia nel lungo periodo questo non si è verificato, soprattutto a causa della costante evoluzione delle procedure di business, che richiedeva una continua attività di programmazione della reportistica: una procedura che si rivelava lenta, complessa e dispendiosa. Per ogni variazione dei report era necessario che un programmatore modificasse il codice. A seconda della complessità della variazione richiesta, il programmatore impiegava ore o giorni per produrla. Naturalmente, ogni errore del programmatore imponeva la ripetizione dell intero processo. Mitsubishi Electric ha prodotto centinaia di report nel corso degli anni. Le continue variazioni sembravano non avere mai fine e il processo appena descritto veniva ripetuto all infinito. La complessità del processo, inoltre, portava all impossibilità di rispondere in maniera rapida e proattiva ai requisiti di business, costringendo gli utenti alla creazione di molteplici fogli di calcolo, utilizzati come soluzione temporanea all esigenza di poter disporre nella forma desiderata dei dati contenuti nell ERP. Di conseguenza, era possibile che le informazioni esistessero in più di un foglio di calcolo contemporaneamente e che tali informazioni differissero tra un foglio e l altro. C era bisogno di uno strumento, che garantisse: Possibilità di integrare i dati provenienti dai sistemi SAP e System 42 (vendite/cliente e sistema di gestione degli ordini) in un unico ambiente Capacità di fornire Dashboard/ KPI/Analisi/Reporting Capacità di fornire Forecast & Budgeting (Write-back)

2 Possibilità di ridurre l impegno a carico del dipartimento IT per quanto riguarda la creazione di report e query ABAP (Advanced Business Application Programming), reso troppo gravoso dalla complessità delle tecnologie esistenti Capacità di accelerare da giorni a minuti o secondi l offerta delle informazioni Flessibilità, intesa come esigenza di gestire rapidamente nuovi dati e requisiti Autosufficienza, come capacità di aiutare il business a creare report e analisi in modo totalmente autonomo Possibilità di ridurre l impegno a carico del sistema SAP in termini di produttività alla fine del mese Accesso in tempo reale alle informazioni transazionali Potenza, intesa come possibilità di visualizzare dati aggregati ed effettuare drill fino ai dettagli della transazione Capacità analitiche multidimensionali Distribuzione pervasiva dei dati. Software selection Mitsubishi Electric ha innanzitutto selezionato un certo numero di prodotti che spaziavano dalle soluzioni interne ai vendor di Business Intelligence. Successivamente alla costruzione di un prototipo (Proof of Concept) e alla sua integrazione con il sistema SAP, dislocato in Giappone, l azienda ha selezionato BOARD per la sue doti di velocità, semplicità, flessibilità e capacità di integrare il sistema. BOARD ha costruito un prototipo (PoC) con i nostri dati in pochissimi giorni. Per di più, l integrazione di BOARD ci garantiva che una volta scelta questa soluzione non avremmo più dovuto acquistare altri moduli aggiuntivi o disparati. L ambiente BOARD è estremamente completo e offre una piattaforma in grado di gestire alla perfezione le nostre esigenze di BI e CPM anche nel prossimo futuro, spiega John Quickenden, Manager di Business Support Group. Massima pervasività in azienda Executive Dashbard/KPI/Reporting Le funzioni Executive Dashboard e KPI di BOARD, senza impattare sul dipartimento IT, offrono agli utenti le informazioni necessarie e la possibilità di analizzare immediatamente questi dati: Fatturato Fatturato e budget/varianza in % Margine/Margine in % Budget di vendita (valore, costo delle vendite, margine lordo). Gli utenti possono applicare tecniche di analisi drill e slice&dice a tutti i dati appena indicati per ognuna delle dimensioni sotto riportate: Tempo Società Divisione Centro profitti e/o centro di costo Materiale e/o gruppo di materiali Quantità Cliente Dettagli della fattura. Per eseguire questo report standard con parametri di analisi definiti sarebbero stati necessari sino a 25 minuti. Adesso questo report è stato creato in BOARD ed è disponibile in immediato a tutti i responsabili di divisione, con la possibilità di applicare tecniche di analisi drill, filter e slice&dice per qualsiasi variazione richiesta. Analisi/pianificazione di vendite e ordini N. di preventivi preparati Autore del preventivo Tasso di conversione da preventivo a ordine Attività associate The new World of BI & CPM

3 Confronti per filiale Dettagli sulla bolla di consegna Budget (quantità, vendite nette, costo delle vendite, margine lordo) per: mese, materiale, centro di profitto, versione del budget, ecc... Valore di vendita e ordine (quantità, vendite nette, costo delle vendite, margine). I dati indicati qui sopra possono essere analizzati per ciascuna delle dimensioni seguenti: Giorno - Materiale - Acquirente - Destinatario Agente di vendita Tipo registrazione Tipo/numero fattura (possibilità di recuperare il documento effettivo). Mitsubishi Electric può quindi valutare: Quanto sono accurate in media le previsioni dei suoi agenti di vendita Quali sono le tendenze di acquisto dei clienti Quanto sono lunghi i cicli di vendita Lo sconto medio ammesso per uno specifico gruppo di clienti Quanti preventivi sono stati preparati per un progetto Il tasso medio di conclusione (positiva/negativa) della trattativa e l identità dei concorrenti Quali sono le vendite previste per i prossimi sei mesi. Supply Chain e Logistica In entrata e in uscita (quantità, valore, volume, peso) Pianificazione della capacità dei magazzini N. di notifiche di spedizione da completare N. di notifiche di spedizione in scadenza oggi/domani/in settimana ect. Attività Merci in entrata e Merci in uscita Consegne mancate (con audit dei motivi) Utilizzo dei magazzini - registrazione di informazioni su volume e peso dei materiali che consentono di valutare: - % attualmente utilizzata del volume totale di un magazzino Valori delle scorte (quantità, valore, volume, peso) I dati indicati qui sopra possono essere analizzati con modalità drill e slice&dice per ciascuna delle dimensioni seguenti: Tempo Posizione di impianto e stoccaggio Magazzino N. materiale Merci materiali Centro profitto Stato Notifica di spedizione Ordine di acquisto e altre ancora. Verifica del credito La divisione Automotive di Mitsubishi Electric dispone di diversi impianti produttivi nel Regno Unito e in altri paesi che vendono ricambi per auto, sistemi di intrattenimento multimediale per auto e sistemi di navigazione satellitare. I componenti vengono spediti agli impianti del cliente (produttori di vetture). Il cliente richiede i materiali di cui ha bisogno e auto-produce le fatture necessarie, inviandone copia fisica a Mitsubishi Electric. Storicamente i dipartimenti contabili avrebbero poi dovuto riconciliare manualmente queste fatture, una procedura che sarebbe durata anche un paio di settimane. Ora, invece, ricevono una copia virtuale delle fatture dai clienti, la caricano in BOARD e la riconciliano entro un ora, evidenziando anche eventuali imprecisioni ed errori per ulteriori analisi. Budgeting e Forecasting integrati Il dipartimento contabile tradizionalmente utilizzava uno strumento dedicato per preparare i budget e successivamente inviava fogli di calcolo alle varie divisioni. Queste a loro volta impostavano bilanci previsionali da restituire alla contabilità. La contabilità provvedeva infine a caricarli nello strumento esterno. In precedenza per queste operazioni ci sarebbero volute 10 ore, adesso con BOARD bastano 2 secondi.

4 L ambiente completamente integrato di BOARD, che supporta anche il write-back, ha integrato ed esteso queste capacità. Ora gli utenti possono effettuare direttamente su BOARD il write-back dei loro piani previsioni sino al livello Materiale, offrendo una maggiore flessibilità e capacità di analisi. Nello strumento dedicato precedentemente utilizzato si potevano invece produrre solo previsioni a livello aggregato ( Centro di costo e Centro profitti ). Forecasting per la divisione Automation Mitsubishi Electric utilizza un rolling forecast di 4 mesi che è stato inserito nel sistema BOARD. Gli utenti hanno effettuato le proprie previsioni sulla base di: Storico vendite - Tasso di vendita attuale Scorte attuali Gli utenti sono poi in grado di analizzare la propria posizione giornalmente sulla base di qualsiasi dimensione. Broadcasting Mitsubishi Electric grazie alle funzionalità di broadcasting messe a disposizione da BOARD può inviare quotidianamente agli utenti una serie di report ed informazioni. Efficacia della soluzione Entro tre settimane BOARD ha iniziato ad offrire all azienda i risultati sperati. l utilizzo: BOARD ci ha fornito la flessibilità, le capacità e la velocità necessarie a supportare questa trasformazione nell intera azienda. In conclusione, sempre secondo Quickenden: Il toolkit BOARD permette agli utenti finali di gestire in prima persona le soluzioni, riducendo la pressione esercitata sugli altri dipartimenti. Più approfondisco la mia conoscenza del toolkit e più mi rendo conto di quanto sia ben calcolata la sua curva di apprendimento. Questo vantaggio è dovuto all ambiente integrato e privo di esigenze di programmazione di BOARD. Gli utenti possono navigare tra le informazioni e realizzare immediatamente le proprie analisi senza impegnare il dipartimento IT. Il toolkit BOARD permette agli utenti finali di gestire in prima persona le soluzioni, riducendo la pressione esercitata sugli altri dipartimenti. Più approfondisco la mia conoscenza del toolkit e più mi rendo conto di quanto sia ben calcolata la sua curva di apprendimento. John Quickenden, Manager di BSG Industry Manufacturing & Logistics Application Area Dashboard, KPI, Analysing, Reporting, Forecasting, Integrazione di dati da sistemi SAP e clienti, Sistema di gestione degli ordini Quando abbiamo adottato BOARD, avevamo previsto un certo numero di utenti, ma durante l implementazione lo straordinario successo raccolto da BOARD ci ha convinti ad aumentare notevolmente il numero iniziale, commenta John Quickenden. Più le persone usano BOARD, più ne vogliono ampliare The new World of BI & CPM

5 Partner Come partner di implementazione BOARD, in Mitsubishi è stato scelto SDG Consulting. John Quickenden commenta: SDG Consulting, il partner di BOARD che ci ha assistito durante la fase di implementazione, ha svolto il suo compito in modo eccellente. Quickenden continua dichiarando: SDG ci ha fornito le abilità di implementazione e le competenze di settore e dibusiness necessarie per analizzare, supportare e consegnare le soluzioni richieste dalla nostra azienda. Si tratta di un partner professionale, competente e in grado di garantire ottimi risultati. Piani futuri Inizialmente, si era pensato di limitare l implementazione di BOARD al Regno Unito, ma dato il successo delle soluzioni ora Mitsubishi Electric intende espanderne l utilizzo su scala internazionale, implementandolo in Francia, Germania, Irlanda e in altre nazioni.

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