La conservazione digitale tra obblighi e opportunità

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1 Giuseppe Santillo La conservazione digitale tra obblighi e opportunità Bologna 13 Maggio 2014

2 AGENDA O INDICE Gli impatti normativi in tema di conservazione La conservazione digitale: un obbligo normativo La conservazione digitale: un opportunità progettuale

3 Gli impatti normativi in tema di conservazione

4 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE L obbligo di invio delle fatture emesse verso la PA in sola forma elettronica, come previsto dal DM 55/2013, introduce, anche se indirettamente, degli obblighi relativamente alla conservazione dei documenti L art. 39 del DPR 633/72, integrato dal DM 52 del 20/02/2004, recita testualmente: Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica sono archiviate nella stessa forma 4

5 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE Dal 12 aprile 2014 è inoltre in vigore il DPCM del 03/12/2013, che definisce le nuove regole tecniche per la conservazione digitale dei documenti, tra le quali evidenziamo: Introduzione dell obbligo di redazione del manuale della conservazione che dettaglia Processo di conservazione Ruoli Formati dei vari pacchetti 5

6 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE Introduce la gestione di diverse figure all interno del processo Responsabile gestione documentale Responsabile conservazione Responsabile sistemi informativi Dettaglia e stabilisce degli standard per i pacchetti di conservazione, in modo da garantire l interoperabilità tra diversi sistemi di conservazione 6

7 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE Tra gli aspetti normativi più impattanti sui processi e sull organizzazione evidenziamo come: l archiviazione e la conservazione «digitale» o «sostitutiva» va effettuata entro 15 giorni dall emissione del documento è possibile gestire in conservazione digitale solo una parte dei documenti emessi, purché indentificati con un apposito sezionale con numerazione autonoma 7

8 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE Sezionale separato per fatture PA Conservazione digitale delle fatture PA Conservazione tradizionale per le altre fatture emesse Obbligo conservazione fatture emesse PA Sezionale unico per tutte le fatture emesse Conservazione digitale per tutte le fatture emesse Recupero in sostitutiva delle fatture da inizio anno 8

9 GLI IMPATTI NORMATIVI IN TEMA DI CONSERVAZIONE L obbligo della conservazione «sostitutiva» o «digitale» aldilà del luogo fisico dove sono emessi i singoli documenti (in centrale o su singolo Pdv) risiede sempre in capo all emittente del documento, anche se può: Gestire la conservazione «inhouse» essendo di conseguenza responsabile della conservazione secondo le normali regole Delegare la conservazione ad un ente terzo evitando gran parte dei compiti e delle responsabilità previste 9

10 La conservazione digitale: un obbligo normativo

11 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Di.Tech, con l ausilio di partner specializzati, offre ai propri clienti la possibilità di gestire in outsourcing la conservazione dei documenti rilevanti a fini tributari Infatti, in base all art.5 comma 2 del DPCM 03/12/2013, la conservazione può essere affidata in toto o in parte a soggetti terzi 11

12 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO In questo caso è il soggetto terzo che si assume l incarico di essere responsabile della conservazione, adempiendo a tutti gli obblighi previsti dalla legge, ivi compresa la redazione del manuale di conservazione 12

13 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO L azienda avrà solo la responsabilità di produrre il pacchetto di versamento, concordato con il conservatore, per trasferire i documenti all archivio 13

14 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO La trasformazione del pacchetto in uno dei formati accettati dalla norma per la conservazione, pacchetto di archiviazione, la firma e la marcatura temporale saranno a cura del conservatore 14

15 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Conservazione OK SDI Firma Documenti

16 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Conservazione Pacchetto di Archiviazione Outsourcer Pacchetto di Versamento Consultazione via web Emittente

17 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO L outsourcer deve sempre garantire: La consultazione dell archivio direttamente tramite form web, attraverso le chiavi di legge previste e solo ai fini dell esibizione alle autorità di controllo La produzione eventuale di copie dell archivio informatico da conservare presso il cliente 17

18 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Riepiloghiamo quanto messo a disposizione da Di.Tech per poter rispettare, con il minor impatto possibile, la normativa : Offrire una soluzione (Open Business) che garantisca la produzione di un pacchetto di archiviazione Offrire una soluzione (Servizio in outsourcing) che garantisca la conservazione digitale fino all ultimo adempimento In alternativa al punto precedente, mettere a disposizione il pacchetto di archiviazione per chiunque l azienda voglia delegare alla gestione della conservazione, ovvero: l azienda stessa con un proprio sistema documentale altro outsourcer diverso dai partner Di.Tech 18

19 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO A titolo di esempio ipotizziamo le diverse fattispecie: Cliente A: ha già un proprio sistema di conservazione sostitutiva per tutti i documenti emessi Cliente B: ha già un sistema di conservazione sostitutiva in outsourcing Cliente C: non ha nessun sistema di conservazione 19

20 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Cliente A: Per la propria rete diretta, sfruttando la soluzione Open Business, può inviare al proprio sistema di conservazione, le fatture emesse alla PA secondo il formato previsto (XML) Per i documenti emessi dai Pdv con diversa ragione sociale offrirgli, con le stesse modalità descritte al punto precedente, una vero servizio di conservazione in nome e per conto degli stessi In alternativa, solo per i Pdv terzi, affidare la conservazione «digitale» in outsourcing 20

21 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Cliente B: Sfruttando la soluzione Open Business, inviare al outsourcer attualmente utilizzato le fatture emesse alla PA secondo il formato previsto (XML) In alternativa, sfruttando sempre la soluzione Open Business, inviare all outsourcer individuato da Di.Tech i documenti emessi alla PA secondo il formato previsto (XML) Nel secondo caso citato, aldilà di avere tutti i documenti in conservazione sostitutiva, occorre impostare in ogni caso il doppio protocollo in quanto i documenti sono tenuti i conservazioni in due sistemi diversi. 21

22 LA CONSERVAZIONE DIGITALE: UN OBBLIGO NORMATIVO Cliente C: Sfruttando la soluzione Open Business per la produzione del pacchetto di archiviazione, può inviare il tutto ad un sistema di conservazione digitale in outsourcing Eventualmente può attivare il sistema di conservazione nella formula «pay for user» proposto da Di. Tech 22

23 La conservazione digitale: un opportunità progettuale

24 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Garantito il rispetto, nei modi e nei tempi dovuti, delle citate novità normative, per chi non ha ancora affrontato progetti di «Gestione Documentale» abbiamo ritenuto doveroso porci alcune domande: Perché limitarsi alle sole fatture della PA? Perché non cogliere l occasione, sfruttando quanto già avviato per la PA, per migliorare tutto il processo dei documenti emessi sul Pdv? Aldilà della conservazione sostitutiva o digitale perché non provare a rivedere anche la gestione dei documenti ricevuti sui Pdv? Perché fermarsi al Pdv? 24

25 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE A queste domande abbiamo cercato di dare delle risposte immaginando un possibile e auspicabile percorso che possa nel tempo garantire: Rispetto delle normative Procedere in modo graduale Ottimizzare gli investimenti Incrementi di efficienza e di efficacia Integrazione di filiera 25

26 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 26

27 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 27

28 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Conservazione OK SDI Firma Documenti

29 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Conservazione Pacchetto di Archiviazione Outsourcer Pacchetto di Versamento Consultazione via web Emittente

30 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 30

31 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Avviare una gestione documentale per tutto il ciclo attivo per la propria rete o associata, il che significa: Avviare una gestione documentale «inhouse» In particolare, per la gestione della propria rete diretta, portarsi eventualmente in casa la conservazione digitale e sostitutiva Mentre per i Pdv con ragioni sociali diverse, attivare in nome e per conto la conservazione sostitutiva 31

32 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Visualizzazione Archiviazione Arricchimento SDI Visualizzazione Contabilizzazione 32

33 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Ciò potrebbe produrre immediati vantaggi, tra i quali: Sfruttare tutto quanto predisposto per gli obblighi connessi alla fatturazione alle PA (disponibilità di una versione digitale o digitalizzata del documento) Evitare il flusso di documenti dal Pdv alla centrale Avere disponibilità della visualizzazione del documento cartaceo direttamente dalla contabilità e in tempi rapidi Offrire un eventuale servizio di «conservazione sostitutiva e digitalizzata» al Pdv come vero outsourcer 33

34 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 3 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo dei Pdv 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 34

35 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Avviare una gestione documentale per tutto il ciclo passivo per la propria rete o associata, il che significa: Avviare una gestione documentale «inhouse» Razionalizzare il passaggio delle diverse tipologie di documenti che oggi arrivano presso i singoli Pdv che successivamente devono essere raccolti e portati in centrale Ottimizzare il processo di registrazione e visualizzazione dei documenti passivi 35

36 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Ricezione del Doc Scansione Invio Controllo Archiviazione Visualizzazione Attribuzione Cod Ottico Registrazione Arricchimento 36

37 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE Anche in questo caso evidenziamo alcuni dei diversi vantaggi rilevabili: Evitare il flusso di documenti dal Pdv alla centrale Avere disponibilità del documento per la registrazione in tempo quasi «reale» Con la PEC, anche l attività del punto vendita può essere evitata, portando ad un notevole risparmio di tempi e di costi Offrire un eventuale servizio di «conservazione sostitutiva e digitalizzata» al Pdv 37

38 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 4 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo in centrale 3 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo dei Pdv 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 38

39 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 5 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo della centrale 4 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo in centrale 3 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo dei Pdv 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 39

40 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 6 Avviare una gestione documentale dei processi intercompany 5 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo della centrale 4 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo in centrale 3 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo dei Pdv 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 40

41 UN OPPORTUNITÀ PROGETTUALE 7 Avviare una gestione in sostitutiva di tutti i documenti e registri fiscali 6 Avviare una gestione documentale dei processi intercompany 5 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo della centrale 4 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo in centrale 3 Avviare una gestione documentale del ciclo passivo dei Pdv 2 Avviare una gestione documentale del ciclo attivo dei Pdv 1 Conservazione sostitutiva di tutte le fatture emesse dai Pdv in outsourcing 0 Conservazione digitale delle fatture verso la PA in outsourcing 41

42 Grazie per l attenzione

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