SISTEMI RIS/PACS: AGGIORNAMENTI SUL TEMA

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1 SISTEMI RIS/PACS: AGGIORNAMENTI SUL TEMA Firma digitale e conservazione sostitutiva Gabriele Faggioli MIP Politecnico Milano Milano, 18 gennaio 2007

2 Aspetti introduttivi L evoluzione e la diffusione delle tecnologie informatiche ha radicalmente modificato consuetudini radicatesi nei decenni precedenti; alla conservazione dei documenti cartacei, per esempio, va sostituendosi progressivamente quella dei documenti informatici Con sempre maggior frequenza le informazioni, anche quelle di maggior importanza, sono conservate su supporti informatici (si pensi ai documenti la cui conservazione costituisce adempimento ad un obbligo di legge) Si pone il problema della corretta conservazione di un enorme mole di informazioni in formato digitale

3 Il documento informatico Il legislatore italiano, su pressione degli organismi comunitari, ha adeguato le norme del nostro ordinamento giuridico per venire incontro all affermarsi delle nuove tecnologie ed in particolare del documento informatico. Attualmente il Codice dell Amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82) riconosce pieno valore giuridico al documento informatico definito come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui al Codice dell Amministrazione digitale sono validi e rilevanti agli effetti di legge (art. 20 comma 1). L idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità (art. 20 comma 1bis). la data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale (art. 20 comma 3).

4 Le firme elettroniche: tipologie Lo stesso Codice dell Amministrazione digitale disciplina altresì la materia delle firme elettroniche che sono così definite: firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. firma elettronica qualificata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

5 Le firme elettroniche: valore probatorio Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità (art. 21 comma 1) Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (scrittura privata). L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria art c.c.: La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

6 Possibili utilizzi della firma digitale in ambito sanitario Metodo di autenticazione informatica Sottoscrizione di documenti (anche quelli per i quali è necessaria la forma scritta) Protocollo informatico Archiviazione ottica e sostitutiva di documenti Procedure telematiche di acquisto (.)

7 La conservazione dei referti radiologici e di medicina nucleare Si applica il decreto ministeriale 14 febbraio 1997 che distingue tra: documenti radiologici e di medicina nucleare (periodo di conservazione non inferiore a 10 anni): consistono nella documentazione iconografica prodotta a seguito dell'indagine diagnostica utilizzata dal medico specialista nonché in quella prodotta nell'ambito delle attività radiodiagnostiche complementari all'esercizio clinico. resoconti radiologici e di medicina nucleare (periodo di conservazione a tempo indeterminato): la documentazione consiste nei referti stilati dal medico specialista radiologo o medico nucleare. il decreto medesimo prevede la possibilità di memorizzare i documenti di cui sopra in archivi elettronici in conformità alle direttive dell Agenzia per l informatizzazione della pubblica amministrazione (ora Centro Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione) a condizione che la documentazione sia resa disponibile a richiesta per successive esigenze mediche.

8 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti Aspetti introduttivi La materia è disciplinata dalla delibera del Centro Nazionale per l informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali Alcune definizioni (art.1): Archiviazione: processo di memorizzazione di un documento su qualsiasi supporto per la sua acquisizione classificazione e attribuzione di un codice univoco per il riconoscimento; Conservazione sostitutiva: processo finalizzato a rendere un documento informatico non deteriorabile, disponibile nel tempo nelle sua integrità ed autenticità; Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui (documenti cartacei nastri magnetici ecc.); Documento analogico originale: documento analogico che può essere unico o non unico, nel caso in cui sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche presso terzi.

9 Conservazione sostitutiva di documenti informatici - art. 3 - Processo di conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti e eventualmente delle loro impronte. Procedimento Memorizzazione su un supporto ottico. Apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sull insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Il riferimento temporale è l informazione contenente la data e l ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici.

10 Conservazione sostitutiva di documenti analogici - art.4 - La conservazione sostitutiva dei documenti consente di trasferire gli archivi esistenti in formato cartaceo (analogico) in quello digitale. Procedimento Memorizzazione dell immagine, ed eventualmente della relativa impronta, dei documenti analogici direttamente su supporto ottico. Apposizione, sull insieme dei documenti, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Il riferimento temporale ha in questo caso la funzione di bloccare ad una data certa il contenuto dei documenti memorizzati. Per i documenti analogici originali unici il processo di conservazione si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d origine.

11 Il riversamento dei documenti conservati art. 1 - La delibera regolamenta anche i casi nei quali vi sia la necessità di trasferire i documenti digitali conservati da un supporto ad un altro. Vi sono 2 casi: Riversamento diretto il documento conservato viene trasferito da un supporto ad un altro senza che ne venga alterata la rappresentazione digitale. (es. copie di sicurezza). La delibera non prescrive particolari modalità. Riversamento sostitutivo il trasferimento comporta la modifica della rappresentazione informatica del contenuto del documento. Può rendersi necessario quando l evoluzione tecnologica rende impossibile o sconveniente mantenere il vecchio formato.

12 Il riversamento sostitutivo dei documenti conservati artt. 3 e 4 - Per effettuare il riversamento sostitutivo, dopo la memorizzazione su un altro supporto sono necessari l apposizione sull insieme dei documenti, o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Per i documenti informatici sottoscritti con firma elettronica e nel caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici, il procedimento si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento d origine.

13 Il responsabile della conservazione - art. 6 - (1) Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato. Archivia e rende disponibili, con l'impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; estremi identificativi del responsabile della conservazione; estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; indicazione delle copie di sicurezza. Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni. Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione.

14 Il responsabile della conservazione (2) Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione. Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite. Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale. Verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

15 Il responsabile della conservazione (3) Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione. Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2 (riversamento sostitutivo di documenti informatici), e dall'art. 4, commi 2 e 4 (conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici e riversamento sostitutivo di documenti analogici conservati), casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.

16 Supporti di memorizzazione art.8 - E data facoltà alle pubbliche amministrazioni e ai privati, ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla delibera CNIPA.

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