Fatturazione Elettronica Release 2014.C.01 (Giugno 2014)

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1 Fatturazione Elettronica Release 2014.C.01 (Giugno 2014) Appunti sugli obblighi derivanti dall'uso della fattura elettronica da leggere con attenzione e da confrontare con le indicazioni date dal proprio consulente fiscale. La fattura elettronica va firmata con un dispositivo di firma digitale. La fattura elettronica va marcata con data certa con un dispositivo di marca temporale. La fattura elettronica in quanto dematerializzata, ai fini civilistico fiscali, non può essere conservata in maniera cartacea tradizionale insieme alle altre fatture ma dovrà necessariamente essere archiviata tramite un servizio di Conservazione Sostitutiva (interno od esterno all'azienda). La Conservazione Sostitutiva, a termine di legge Iva, va effettuata entro 15 giorni dalla data di emissione della fattura, per cui si raccomanda di abbonarsi ad un servizio di conservazione sostitutiva presso un operatore abilitato prima di spedire la fattura elettronica alla P.A. onde evitare la decorrenza dei termini ed incorrere in sanzioni anche rilevanti. La Conservazione Sostitutiva, se gestita tramite un operatore esterno, comporta la modifica del luogo in cui sono tenute le scritture contabili, questo fatto va comunicato all'agenzia delle entrate nel rispetto dei termini previsti dalla legge Iva. La fattura elettronica, in quanto dematerializzata e gestita separatamente dalle altre fatture cartacee, va numerata tramite un sezionale Iva separato, attenzione quindi ad applicare il cambio di sezionale e di numerazione. Nota: Questa lista di obblighi viene data a solo titolo informativo. Non vuole ( e non può vista la complessità della normativa) essere esaustiva e non sostituisce in alcun modo la consulenza del vostro consulente fiscale.

2 Generazione del file fattura elettronica tramite Activity Con l'obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione, sono stati introdotti in Activity nuovi campi. Il presente documento riporta le istruzioni per una corretta compilazione dei dati al fine di generare il documento elettronico. 1. Attivazione del modulo Fattura Elettronica: Per attivare la gestione della fattura elettronica andare in Configura Azienda, entrare in modifica e attivare l'opzione nella pagina Attivazione menù ; 2. Configurazione Dati di Intestazione Fattura Elettronica: Queste informazioni sono indispensabili al fine di un corretto recapito del documento elettronico. Aprire la nuova pagina Fatt. Elettronica in configura azienda e procedere a inizializzare i campi di interesse. Tipo società: da compilare solo se Spa, Sapa, Srl, altrimenti lasciare Altro; Regime Fiscale: campo obbligatorio, aprire il menù a tendina e scegliere il regime a cui si appartiene; Dati trasmittente: è il codice ISO e il codice identificativo fiscale (p.iva/cod.fisc.) del soggetto che trasmette materialmente la fattura elettronica; Telefono e dati facoltativi, possono essere non compilati; Dati anag. del cedente, REA: queste informazione devono essere sempre compilate qualora il tipo società indicato sia diverso da Altro ; Nome/Cognome: vanno valorizzati quando il cedente è una persona fisica e on ci sia una Denominazione ; Dati ritenuta: da compilare solo nel caso si emettano fatture con ritenuta; Verificare inoltre di aver valorizzato correttamente anche i seguenti campi della pagina Dati Azienda

3 Solo in caso di Spa, Sapa, Srl Il sistema di acquisizione fatture della PA non riconosce come valido il carattere & impostato di solito in ragione sociale per definire le società di persone. Sembra ammissibile sostituire la & con la parola (and) comprese le parentesi ed escluse le virgolette. Se del caso verificare col proprio consulente. 3. Assegnare il Codice ufficio in anagrafica clienti: Per identificare le amministrazioni a cui inviare la fattura elettronica, è necessario assegnare il codice dell'ufficio rilevabile dalla rubrica Indice PA del sito 4. Adeguare Tabella Modalità di Pagamento Integrare le modalità di pagamento con le codifiche previste dalla pubblica amministrazione.

4 5. Adeguare Tabella Aliquote Iva Tutte le aliquote che NON rientrano tra quelle IMPONIBILI vanno integrate con la codifica della natura e del riferimento normativo: Fattura secondo art. 73 DPR 633/72: questa opzione va spuntata se il documento viene emesso secondo modalità e termini stabiliti dal decreto che consente al cedente/prestatore di emettere nello stesso anno più documenti aventi stesso numero; Aliquota per il Reverse Charge: da spuntare se la fattura viene emessa all'ente pubblico in regime di reverse charge. 6. Compilazione della Fattura Le tipologie di documento ammesse alla generazione della fattura elettronica sono: fatture; acconto/anticipo su fattura; acconto/anticipo su parcella; nota di credito; nota di debito; parcella. In Activity è possibile elaborare una fattura elettronica a partire da fatture immediate, differite e accompagnatorie, fatture professionisti, note di accredito e di addebito. Per gestire la tipologia acconto/anticipo, spuntare in fase di redazione documento il flag Fattura di acconto. Nel dettaglio degli articoli da fatturare sono state inserite nuove colonne per l'indicazione dei riferimenti al contratto/ordine di acquisto dell'ente. Queste informazioni non sono obbligatorie ma fortemente consigliate per la dematerializzazione del ciclo passivo delle amministrazioni.

5 Il campo tipo cessione va valorizzato solo se la riga riferisce a una tipologia prevista dal menù a tendina, in questi casi è accettato in fattura elettronica l' importo di riga negativo. Una cosa importante da evidenziare è che nella fattura elettronica non sono ammesse righe solo descrittive e la dimensione max della descrizione è di 100 caratteri. Abbiamo attivato percui una colonna di descrizione in più a completamento dei già presenti 60 caratteri. 7. Generazione della Fattura Elettronica E' possibile generare ora una fattura elettronica. Clicchiamo sul pulsante per visualizzare lo schema a video della fattura elettronica. Da questa finestra è possibile visionare i contenuti del tracciato XML generato che compone la fattura, effettuare una stampa di controllo e generare il file XLM su cui poi apporre la firma elettronica e la marca temporale. Prima di spedire la fattura via PEC all'indirizzo sd1@pcert.agenziaentrate.it è consigliabile verificare la fattura usufruendo del servizio di Controllo ed errori disponibile sul sito all'indirizzo: